UNIDAD UNO CP 510 LAB CONTABLE SISTEMATIZADO I pptx

Vista previa del material en texto

GREGORIA ESTHER DE ARMAS DE LA ROSA
Docente
CP 510 LABORATORIO CONTABLE
SISTEMATIZADOI
GREGORIA ESTHER DE ARMAS DE LA ROSA
Docente
CONTENIDO UNIDAD No.
1
INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Concepto de sistema de información. Teoría
general de los sistemas.
Sistemas de información en la organización.
Definición e importancia.
Sistemas de información contables aplicados a las
Normas Internacionales de Información Financiera.
Definición e importancia.
INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE
INFORMACION
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Brindar a los estudiantes, elementos conceptuales (teórico - prácticos) sobre los Sistemas de
Información Contable, su importancia, su composición, sus características; para que cumplan
con las necesidades de la empresa u organización
El estudiante aprenderá aspectos generales los Sistemas de Información Contable (SIC).
Definición de Sistemas de Información
Sistema
Conjunto de componentes que interaccionan entre sí para
lograr un objetivo común.
Pueden representarse a través de un
modelo formado por cinco bloques básicos
Elementos de
entrada
Elementos de
salida
Sección de
transformación
Mecanismos de control
Objetivos
Objetivos
Mecanismos de
control
Entradas Transformación Salidas
Concepto de Sistema de Información
El sistema de información se define como
“aquel que comprende los métodos,
procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para así llevar un control de las
actividades financieras y ser resumidas para
la
toma
contable
de decisiones. La
información se clasifica en
dos grandescategorías: contabilidad financiera y
contabilidad de costos.
La contabilidad de financiera muestra la información que se facilita
al público en general y que no participa en la administración de la
empresa, como son los accionistas, los clientes, entre otros,
aunque esta informaciones de mucho interés para los
administradores y directivos, esta contabilidad permite
informarnos en qué posición se encuentra la empresa.
La contabilidad de costos se dedica a estudiar la relación de los
costos, los beneficios el volumen de la producción etc, permite la
planeación y el control de la producción, la toma de decisiones
entre los precios, esta información no se puede difundir al público
como si se lleva a cabo con la contabilidad financiera” tomado de
gerencie.com
Elizondo, Arturo (1996) Sitúa al sistema de información contable “como una clase de sistema
para la dirección empresarial que, a través de la realización del proceso contable, suministra
información económica relevante para la gestión. Su utilización, por consiguiente, puede
contribuir notablemente a facilitar y mejorar las decisiones empresariales.”
Williams, Haka, & Bether (2000) “Afirman que un sistema de información contable consta del
personal, los procedimientos, los mecanismos y los registros utilizados, para una organización,
primero para desarrollar la información contable y segundo para trasmitir esta información a
quienes toman decisiones.” Por consiguiente, el propósito está en “satisfacer en la forma más
eficiente posible las necesidades de información contable de la organización.”
Importancia de los Sistemas
La importancia del sistema de información se puede inferir de
lo preceptuado en:
“Los sistemas de información contable están fundamentados
en las decisiones económicas de la compañía dentro y fuera
de la misma para maximizar la riqueza, enfatizando en
temáticas como la inversión, financiación y distribución de las
utilidades para así cumplir con un plan financiero de manera
estratégica teniendo en cuenta la rentabilidad, el
endeudamiento y la liquidez” (EAFIT, 2006)
Por lo que se puede decir que la importancia radica en
ofrecer una organización en el manejo de la información y de
los datos que se manejan en una empresa, logrando así que
la gestión realizada refleje los éxitos esperados.
Teoría general de los sistemas
Propuesta por Ludwig Von Bertalanffy en la década de 1940 con la finalidad de proporcionar un
marco practico a las ciencias en general. Se define como una meta-teoría ya que por sí sola no
demuestra ningún caso práctico, pero atada a otras ramas de la ciencia permiten su
investigación en sí (Gutiérrez, 2012, P17).
Sanz (2012) indica que “Esta teoría define el sistema como un conjunto de elementos que
interactúan con un componente estructural y funcional partiendo de límites, elementos, red de
comunicaciones e informaciones.”
Por otro lado, el sistema se puede definir como un conjunto de entidades que presentan ciertos
atributos que tienen una relación en sí y están unidas por un mismo ambiente cumpliendo cierto
objetivo. Este a su vez puede tener subsistemas definidos como un conjunto de elementos y
relaciones especializadas dentro de un sistema superior, en general, deben poseer las mismas
características del sistema (Dheimann, 2004)
Sistemas de información en la organización
Una de las bases en las cuales se sustenta el proceso para
guiar las actividades de un negocio, es el soporte que dan los
sistemas de información aplicada a los negocios.
Estos se clasifican en sistemas de producción, sistema de
ventas y sistema de administración y finanzas.
El conocimiento del ambiente del sistema de información de
una empresa, requiere conocer hasta qué punto sea
mecanizado los procesos y transacciones relacionadas con las
principales actividades y áreas operativas.
Uno de los puntos de referencia para la clasificación del sistema, lo representa el grado de
complejidad del calzado para el proceso de las operaciones. Las empresas que poseen
sistemas de grandes proporciones o complejos, por lo general, tienen estructuras que cuentan
con mayores niveles de existencia de una mayor división del trabajo.
Generalmente, una empresa empieza su experiencia con los sistemas de información, a través
de la implantación de programas para procesar la información contable y financiera; por esta
razón la responsabilidad en el manejo del sistema recae en un funcionario con todo lo
administrativo, sin embargo el grado de desarrollo tecnológico aunado a la necesaria división del
trabajo ha hecho que podamos identificar sistemas basándonos en las principales actividades y/
o funciones del negocio.
Clasificación de los sistemas de información en
la organización
Sistemas de producción
Un sistema de producción tiene como fin, manejar y controlar todas las operaciones que se
generan dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera, o el proceso de
prestación de servicios en una empresa de servicios.
Debe tener las siguientes funciones principales:
1. Planificación de la producción
Determinar lo que se va a producir en función de un presupuesto estimado de ventas, en
términos de cantidades, costos y recursos a utilizar, sean estos materiales o de recursos
humanos.
2. Planificación de la materia prima y otros costos
Calcular la materia prima necesaria para fabricar los
productos. Elaborar un listado de determinación de
materias primas, mano de obra directa y costos indirectos
de producción que sirven al momento de hacer control de
la producción.
La planificación de la producción da una visión general de
lo que será el proceso productivo.
El sistema para la planificación de la materia prima y otros
costos, nos dirá cuáles serán los requerimientos de
insumos de todo tipo.
3. Control de la producción
Luego de planificar la producción, se debe implementar las
medidas de control para todos los recursos a manejar.
Uno de los diversos controles que se pueden implantar para el
manejo de la producción, es el referente a la fijación de
estándares de producción para cada uno de los elementos del
costo de un producto.
Un sistema de costos estándar permite el control y comparación
entre lo que se espera sea la producción y los realmente incurrido
o consumido.
Sistemas de ventas
El sistema de ventas de un negocio debe realizar las siguientes
funciones principales:
1. Facturación y cobranzas
2. Control de los canales de distribución
3. MercadeoDe las anteriores funciones, la única relacionada con los
sistemascontables
facturación
es la primera, facturación y cobranzas. Un
sistema de sediseña con el objetivo de registrar y controlar las
operaciones de ventas de la organización. Y un sistema de cobranzas
permite controlar el proceso de cobranzas a través del registro y
mantenimiento de las cuentas por cobrar.
Facturación Cobranzas
∙ Control de los precios de cada producto
∙ Clasificación de productos por grupos y
subgrupos
∙ Emisión de presupuestos
∙ Definición de condiciones de pago
∙ Control de pedidos de clientes
∙ Emisión de facturas, giros y recibos
∙ Emisión de las ordenes de entrega
Análisis de la gestión de ventas o facturaciones
∙ Consulta de inventarios
∙ Actualización de inventarios
∙ Actualización de saldos de clientes
∙ Registrar las cuentas por cobrar bajo diferentes
condiciones de cobro, intereses o
formas de financiamiento
∙ Registro de cancelaciones parciales o totales
∙ Seguimiento a los procesos de cobranza
∙ Calculo de comisiones de vendedores
∙ Análisis de cobranza
∙ Emisión de notas de débito y crédito
∙ Emisión de estados de cuenta
∙ Actualización de saldos
∙ Control de gastos de cobranzas
Principales funciones de un sistema de facturación y de cobranzas:
Sistemas de administración y finanzas
Este sistema está representado por todos aquellos que se derivan de
las funciones de facturación y cobranzas. Algunos de los sistemas de
una empresa, que podemos identificar como de administración y
finanzas son:
• Manejo de inversión:
Una entidad puede manejar una serie de inversiones bajo distintas
edades monedas. Una empresa transnacional, por lo general, posee
inversiones en monedas de distintas denominaciones, por lo que el
departamento de tesorería se verá necesitado de disponer de una
herramienta que le permita controlar administrativamente todas las
operaciones referentes a las inversiones realizadas.
Cuentas por pagar:
Las cuentas por pagar se originan por la necesidad de financiamiento
que tiene una empresa para la adquisición de bienes y/o servicios
necesarios, que le permitan llevar a cabo el proceso de producción, o
mantener operativamente las funciones de apoyo de servicios a las
distintas unidades del negocio.
El objetivo principal del sistema es controlar todos los desembolsos
realizados por la empresa.
Compras:
Un sistema de compras surge como una necesidad para controlar
todas las requisiciones que se realicen, ya sea para el proceso de
producción o para el funcionamiento de las operaciones de tipo
administrativo.
• Activos fijos:
Aquellas empresas que requieren el uso intensivo de bienes
de capital, necesitan llevar un estricto control sobre el
renglón de los activos fijos adquiridos. Las cifras de rubro de
activo fijo para una empresa manufacturera que poseía
varias plantas de producción, junto a los inventarios para la
venta por lo general, representan un monto importante con
respecto al total de activos, por lo que surgirá la necesidad
de llevar un registro detallado de todos los activos fijos y los
inventarios que se posean.
Inventarios:
El sistema de inventarios debe permitir controlar todos los
materiales productos repuestos y suministros que mantiene y
maneja una empresa. Un sistema de inventarios
conceptualmente maneja dos tipos de movimientos: entradas
y salidas. Las entradas pueden ser por ejemplo compra de
materia prima, materiales y suministros, transferencias de
productos entre almacenes, terminación de fabricación de
productos y devoluciones de producto. Las salidas pueden ser
facturación o venta de productos, transferencia de productos
entre almacenes, destrucción de productos o incineración, y
consumos internos para la empresa.
Bancos:
Uno de los rubros de los estados financieros sobre los cuales una
compañía debe mantener un estricto control desde el punto de vista
operativo y administrativo, lo constituye el efectivo y sus
equivalentes. Desde la sencilla práctica de efectuar reconteos o
arqueos periódicos, hasta el hecho de sistematizar todas las
operaciones, se requiere que existan algunas normas,
procedimientos y controles aplicables al efectivo.
Recursos humanos:
Un sistema de gestión de la nómina desarrollar las siguientes
funciones: registro de empleados, definiciones de la
estructura
organizativa y sus cargos, creación de tabuladores de sueldos,de
asignaciones
y
deducciones, de asignaciones
y deducciones,
configuración
movimientos
prestaciones
liquidaciones,
sociales y utilidades,
cálculo y manejo y
control de préstamos,
registro de
cálculo de
emisión de
control de
comisiones a vendedores, control de vacaciones por empleado
y emisión de reportes necesarios para entidades
gubernamentales.
Contabilidad:
La importancia de un sistema contable radica en que es
la columna vertebral alrededor de la cual se mueven
todos los demás sistemas. Si el sistema de cuentas por
pagar genera información errónea y está es transferida
al sistema contable, las cifras de los estados financieros
que hayan sido afectados, tendrán que ser analizadas y
corregidas manualmente con el consiguiente trabajo y
pérdida de tiempo que ello ocasiona.
Orientaciones generales del sistema de información
en NIIF• Los estados financieros bajo NIIF, tienen la intención de
revelar la solvencia de la entidad (IASB, 2010, MC-B,
1.34), para inversionistas, acreedores y proveedores
existentes y potenciales (IASB, 2010, MC-A, OB2), para
participar en proyectos, realizar acuerdos, solicitar
créditos financieros, revelar información a otras entidades.
El párrafo OB3 del marco conceptual determina que la
contabilidad NIIF, debe servir a los inversionistas, juntas
directivas o su homologo, para evaluar la gestión de los
administradores y gerentes.
• La contabilidad debe estar directamente relacionada
con la estructura de gobierno, y las políticas
contables de las NIIF son para vigilar el proceso
administrativo y gerencial. La decisión de las políticas
contables debe dirigirse por un comité adscrito a la
Juntas directiva o de gobierno corporativo. Algunas
empresas dejan esta importante tarea a los
contadores, consultores, gerentes o administradores.
Lo que produce un riesgo de agencia.
• Los contables deben orientar las políticas contables y
el comité de gobierno debe ser el encargado de
deliberarlas.
• Se supone que las NIIF no deberían servir para el proceso de pago y revelación
tributaria; el marco conceptual parte A y B de la normatividad, ha dejado claro
que el comité del IASB no le interesa legislar políticas basadas en las
necesidades del regulador, dado que la intención no es el pago de impuestos
(IASB, 2009, FC1.34).
• La NIC 12 o la sección 29 de impuestos a las ganancias es un módulo para
conciliar las diferencias entre la revelación NIIF y fiscal, pues bajo el supuesto
de semejanza de la normatividad no sería necesario estás normas. La mayoría
de los países han dejado la normatividad NIIF por fuera de la contabilidad fiscal.
En Colombia todavía no hay claridad con respecto a esté direccionamiento.
• Aunque hay incertidumbre sobre el direccionamiento
fiscal sobre el tema de las NIIF, se reconoce que habría
puntos que claramente sería muy difícil conciliar, y que
llevaría obligatoriamente a diferencias normativas. Igual
que para el ente regulador, las NIIF, no sirve para el
proceso gerencial, dado que la información es de
carácter general dirigida a terceros, y la gerencia
requiere información de detalle que le permita tomar
decisiones internas (IASB, 2009, MC OB9).
• La mayoría de los programas informáticos de contabilidad han desarrollado varios
planes de cuentas y varios libros, con la intención de revelar la diferencias
normativas, y poder cumplir con las necesidades de cada usuario: 1. Fiscal, 2. NIIF,
3. Gerencial, 4. Otras entidades de poder.
• En la implementación a NIIF, se debe cuidar no afectar los otros usuarios, dado que
son igual de importantes. Se debe tener en cuenta, que el usuario fiscaltiene
exigencias de revelación muy complejas, que le ha permitido realizar trazabilidad de
las transacciones de los tributadores, que seguirá ejecutando, y lo más posible, es
que los ajustes se realice distintos a las NIIF. Esto aumentará la cantidad y dificultad
de los informes que se revelan por parte de la contabilidad.
• Por tal razón, se debe realizar un ajuste al programa
informático que facilite los procesos de revelación. Dejar
el sistema sin cambios, o pocos cambios, facilita la
parametrización, pero aumenta el trabajo manual por
parte del personal contable, y la posibilidad de errores en
la revelación. Lo que puede verse reflejado en asimetrías
que llevan a desconocimiento de la organización, multas,
manipulación de la información, pérdida de control de las
propiedades.
• La parametrización debe adecuarse en un modelo dinámico, que facilite adecuar los
futuros cambios. Los programas pueden plantearse en un 1 plan de cuentas, 1 libro; 1
plan de cuentas, 2 libros; 2 planes de cuentas, 2 libros; varios planes de cuentas, varios
libros. Entre más planes y libros más dinámico, pero requiere un diseño mejor
estructurado.
• Independiente de cual sea la metodología de registro, la normatividad se dirige a la
revelación de la taxonomía y no del proceso de acumulación de la información, y
cualquiera que sea la metodología los resultados deben ser iguales.
Sistema de información y las
NIIF
• En el proceso de adopción a las Normas Internacionales de Información Financiera
NIIF es necesario, que como aspecto fundamental, dicho proceso tome en
consideración un proceso de conversión de los sistemas de información que maneje
la Entidad, entiéndase Software Administrativo, de Gestión, Contables CRM, etc.
• La entidad que adopte por primera vez las NIIF (Transición por primera vez a las
NIIF), deberá seguir lo que indica la misma norma a tal aspecto, es decir la
transición del marco contable que posee la Entidad al de la NIIF.
• A tal punto es recomendable elaborar un plan de trabajo de adopción en el que se
indique paso a paso el procedimiento, que según la norma, se debe realizar. En este
plan debe incluirse el de la conversión de los sistemas de información para que
soporten y adapten a la transición de las NIIF.
Es necesario para que el registro de las operaciones,
de la transición y las futuras transacciones tengan
asidero normativo en los mismos. Las NIIF manejan
nuevas políticas contables las cuales con los sistemas
adaptados a las normas que poseen antes de la
transición no podrían registrarse e informar
adecuadamente las NIIF.
¿Por qué adaptar los sistemas de
información?
• Ejemplos de estas diferencias se encuentran: nuevas políticas de
consolidación y combinación de negocios, manejo de la figura de control para
determinar la participación en una consolidación; manejo de los conceptos
deterioro, valor del uso y el costo amortizado; nuevas formas de
reconocimiento de los ingresos, detalle y presentación separada de las
propiedades de inversión, criterios de valoración donde se incluye la figura del
valor razonable, esto entre otras políticas contables y contenido informativo
nuevo que posee la norma.
• De acuerdo al proceso de adopción de las NIIF, es necesario
realizarla preparando unos estados financieros de transición a
la norma y posteriormente una adopción continuada de
acuerdo a la NIIF. Lo anterior con la finalidad de presentar los
estados financieros comparativos a la fecha de la adopción.
• Según lo anterior, es necesario que en los sistemas de
información que posea la Entidad se puedan realizar las
conversiones necesarias y que en estos se reflejen los
ajustes, reclasificaciones y presentación de la información
financiera de acuerdo a las NIIF.
¿Por qué realizar una conversión en los
sistemas de
información?
• Debido a la introducción de nuevos conceptos y políticas contables en estas normas,
la entidad debe evaluar bien la adaptación a los sistemas de información existentes
en la Entidad. Como primer punto y uno de los más principales es que el módulo de
la contabilidad del sistema de información que se maneje contengan las cuentas
adecuadas para los registros de sus transacciones financieras, a mencionar, plan de
cuentas, código de cuentas, etc.
• Estos deben estar en concordancia con los conceptos y definiciones que maneja la
Norma Internacional de Información Financiera (NIIF), ejemplos de algunas de ellas
son: Deterioro valor de las Propiedades, Planta y Equipo, Propiedades de Inversión,
Impuestos Diferidos Activo, Impuesto Diferido Pasivo, entre otras.
Aspectos a considerar en los sistemas de
información con respecto a las NIIF
Otro aspecto en los módulos de contabilidad de estos sistemas, son la clasificación,
títulos encabezados y nomenclatura a usar, al momento de emitir los reportes
contables necesarios.
Ejemplo de esto último el bien conocido Balance General es denominado según las
NIIF, Estado de Situación Financiera, y el estado de Ganancias y Pérdidas, bajo la
norma, es llamado Estado Integral de Resultados.
Adicionalmente para precisar en el Estado de Situación Financiera (ESF) los Activos y
Pasivos se clasifican como Corrientes y No Corrientes, los cuales son los conocidos
antes de aplicar estas NIIF como Circulantes y No Circulantes o Corto o Largo Plazo.
Con relación al Estado de Resultados Integral, se deben manejar dos Estados de
Resultados a saber, Estado de Resultados y Estado de Resultado Integral, en este
último deben estar reflejados los Otros Resultados Integrales (ORI) los cuales son
incorporados en las NIIF para reflejar los ingresos y egresos no realizables en el
periodo que se informa.
• Con respecto a los otros módulos como los de; Inventarios,
Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Tesorería;
Propiedades, Planta y Equipo y otros que maneje la Entidad,
deberán incluir en el manejo de los mismos, conceptos de;
costo amortizado, valor de uso, deterioro, valor razonable,
valor neto realizable, valor actual neto, costo de reposición y
costo histórico entre otros. Y donde se deben realizar e
incorporar estos conceptos; para ello la Entidad debe evaluar
los sistemas información que posea en conjunto con el
personal de soporte del software y sistemas de información y
personal o consultores funcionales conocedores de las NIIF,
para que los mismos arrojen la información adecuada y
acorde con las NIIF y esta sea cotejada con los reportes
financieros en el módulo contable, principal módulo para
emitir los Informes necesarios para obtener los Estados
Financieros de la Entidad.
Como ejemplo de algunas transacciones entre otras manejadas por
los módulos de información de los sistemas que poseen las
Entidades y que deben tomar en cuenta los conceptos enunciados
anteriormente se describen a continuación:
Los préstamos bancarios se deben registrar al costo amortizado y ser
registrados a la tasa efectiva de interés. Para ello se deben registrar
los préstamos utilizando el Valor Actual Neto del Capital y calcular los
intereses a pagar según la tasa efectiva del Instrumento Negociado.
Para ello los sistemas de información que posea la Entidad deben
estar adaptados a esta manera de cálculo las cuales rigen las NIIF.
• . Las propiedades, planta y equipo, deben estar detalladas
y separadas de los terrenos y propiedades de inversión, en
adición a que deben de manejar el concepto de valor
razonable y valor neto realizable, como también, el
concepto de deterioro.
• Los inventarios según las NIIF no pueden ser valorados al
método LIFO o UEPS y deben manejarse el valor neto de
realización para la medición de las existencias
|
Para finalizar es importante mencionar que las NIIF se
realizaron para que la información financiera fuera entendida
globalmente y mostrara una información transparente a los
usuarios de la misma.
Las NIIF como resumen mejoran la rendición de cuentas,
ayudan a funcionar de forma eficiente reduciendo los costos del
capital y de información con la finalidad de promover laconfianza, el crecimiento y la estabilidad financiera a largo
plazo.
REFERENCIAS
BIBLIOGRAFICASESTOCON CARPIO, Fernando. Sistemas y Procedimientos Contables. Ed.
Mc
Graw Hill.
HERNANDEZ, Eusebio, Villero Faustino. Contabilidad y Gestión Comercial
Informatizado. Ed. Mc Graw Hill
LAUDON, Kenneth C. LAUDON jame P. Administración de los
Sistemas de información. Ed. Prentice-Holl
MURDICK Robert G. LAUDON Jame P. Sistemas de Información
Administrativos.
Ed. Prentice-Holl
PARRA PARRA, Orlando. Sistemas de información Financiera.
Organización y Métodos. Ed. ORPA.
REFERENCIAS
BIBLIOGRAFICAS
Revistas y folletos
SCOTT, George M. Principios de Sistemas de
Información Ed. Mc Graw Hill.
Manuales de los paquetes Contables y Financieros.
LEGIS, código de comercio
LEGIS, Régimen de Impuesto a las Ventas
Decreto 624 de 1989: Estatuto Tributario Colombiano
LEGIS, Medios Magnéticos
Vega, Edwuar Enrique. Manual de Información Exógena
2015. Escuela de Impuestos.