MANUAL DE PROCESOS

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INSTRUCTIVO COORDINACIÓN DE MANTENIMIENTO
	
	Fecha de Emisión: 9 de enero de 2021
Fecha de Revisión:
Fecha de Actualización:
	VERSIÓN 1.0
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1. OBJETIVO:
Garantizar el buen estado de los equipos de la institución mediante la formulación y seguimiento de un plan anual de mantenimiento, sumado al diligenciamiento de la hoja de vida de cada equipo y cualquier otro documento relevante para el cumplimiento de dicho fin.
2. ALCANCE:
Las diversas actividades necesarias para dar cumplimiento al objetivo del proceso requieren un aporte significativo de la comisión logística, al ser esta la encargada de proveer la información necesaria de los equipos y ser intermediaria en gran parte de los subprocesos, además, se requiere de comunicación efectiva con la coordinación de comunicaciones en torno a los procedimientos que involucran los equipos de radiocomunicaciones. Finalmente, este proceso puede afectar la comisión operativa en cuanto a la disponibilidad de los equipos, la cual dependerá de su estado y los mantenimientos programados. 
3. RESPONSABLE: 
La ejecución de los procesos descritos en el presente documento es una acción imprescindible para garantizar el adecuado funcionamiento de los diversos equipos de la Fundación, lo que aporta al cumplimiento de su misión en torno a la atención de calidad que se debe brindar. El velar por la consumación de este importante proceso es labor exclusiva del coordinador(a) de mantenimiento y el equipo de trabajo que tenga su disposición. 
4. DEFINICIONES:
Equipo: Corresponde a cualquier maquinaria, dispositivo funcional o conjunto de accesorios diseñados para cumplir un objetivo específico.
Equipo médico: Dispositivos médicos que requieren calibración, mantenimiento, reparación, capacitación del usuario y desmantelamiento. Se utiliza para fines específicos de diagnóstico y tratamiento de enfermedades o rehabilitación después de una enfermedad o lesión; puede emplearse solo o en combinación con cualquier accesorio, consumible u otra pieza de equipo médico.
Mantenimiento preventivo: Corresponde a actividades periódicas y planificadas para mantener un equipo dentro de las condiciones de diseño y alcanzar su vida útil. Incluye tareas de limpieza, lubricación, ajuste, comprobación y reemplazo de componentes defectuosos o con horas de servicio limitadas.
Pruebas de seguridad: Se llevan a cabo para verificar que el equipo está en correspondencia con las regulaciones y requerimientos de seguridad establecidos.
Verificación: Se ejecuta para comprobar que el equipo está completamente operacional dentro de los límites especificados (Evaluación de desempeño).
Calibración: Es el proceso de comparar los valores obtenidos por un instrumento de medición con la medida correspondiente de un patrón de referencia (estándar confiable).
Intervención menor: Durante la intervención únicamente se le realizan tareas de mantenimiento preventivo al equipo (limpieza, lubricación, ajuste, comprobación y reemplazo de componentes defectuosos).
Intervención mayor: La intervención incluye, además de mantenimiento preventivo, labores de verificación o calibración y pruebas de seguridad.
Mantenimiento correctivo: Es la reparación y restauración de los equipos que han fallado o funcionan mal, mediante este procedimiento no solo se repara sino que se realizan ajustes de equipos cuyos procesos tienen fallas. No es planificado, se lleva a cabo a partir del reporte que hace el usuario u operador del equipo a la coordinación de mantenimiento.
Mantenimiento de entorno: Corresponde al mantenimiento general que se le realiza al sitio en el cual se encuentran ubicados los equipos, tiempo que a su vez es empleado para realizar actividades de mantenimiento preventivo a aquellos equipos que no han sido incluidos en el plan anual de mantenimiento.
Índice de prioridad (PI): Indicador numérico obtenido a partir de la ponderación de 4 categorías, éste permite valorar los posibles fallos de un equipo y la urgencia de intervención para evitarlos.
Plan anual de mantenimiento: Corresponde a una serie de tareas que de manera planeada y programada se deben realizar a los diversos equipos de la institución, con una frecuencia específica para cada uno.
Hoja de vida del equipo: Documento que permite determinar la identificación de un equipo o máquina. Éste incluye las principales características del equipo, sus accesorios, información respecto a su compra y garantía, además de incluir la información del historial de los mantenimientos que se le han realizado a este ya sean correctivos o preventivos. 
Dar de baja un equipo: Hace referencia a retirar el equipo de los bienes materiales de la Fundación por daño, deterioro u obsolescencia tecnológica; su disposición final será la destrucción o venta a un usuario para chatarra. Dado el caso de que el equipo retirado pueda ser empleado para fines educativos, puede continuar en la Fundación siempre y cuando se realice la aclaración en su hoja de vida y se notifique al personal que no continuará operando con normalidad.
Pruebas de aceptación: Pruebas que se realizan a los equipos adquiridos mediante donación a fin de determinar si cumplen con las necesidades y/o requerimientos de la Fundación. Principalmente están orientados a verificar que el equipo cumpla con la normativa respectiva acorde a su tecnología o función. ​
5. GENERALIDADES DEL PROCESO:
El proceso relacionado con la coordinación de mantenimiento implica en primer lugar la evaluación y clasificación de los equipos acorde a su índice de prioridad, para lo cual es fundamental contar con el inventario de equipos de la institución actualizado (brindado por el Comisionado de Logística); esto permitirá realizar posteriormente el plan anual de mantenimiento que, como su nombre lo indica, deberá ser planteado anualmente y de forma previa a su año de vigencia, sin embargo, este podrá ser actualizado sobre la marcha en caso de la adquisición de un nuevo equipo en algún momento de su año de vigencia. Cabe resaltar que el seguimiento de este plan anual involucra el diligenciamiento de los formatos de cada mantenimiento preventivo realizado.
En adición a lo anterior, el proceso comprende otras actividades asociadas a la documentación propia de cada equipo, como el diligenciamiento y actualización de su hoja de vida y órdenes de mantenimiento respectivas, la búsqueda tanto de los manuales de mantenimiento como los posibles proveedores de dicho servicio en caso de necesitarlo, diligenciamiento de actas de baja al momento que el equipo deje de cumplir con los requisitos mínimos de funcionamiento y, cuando se trate de equipos donados, la realización de pruebas de aceptación y generación del acta respectiva.
6. DIAGRAMA DE PROCESO:
 
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
Como se menciona en apartados anteriores, el proceso inicia con la evaluación de los equipos que se encuentran en el inventario de la Fundación, otorgado por el Comisionado de Logística; dicha evaluación consiste en asignar una calificación al equipo en 4 categorías: Función, Riesgo, Historial de fallos y Requisitos de mantenimiento, la sumatoria de los puntajes obtenidos en cada categoría corresponde al índice de prioridad (PI), el cual indicará tanto la modalidad en la que el equipo será atendido (mantenimiento planificado, mantenimiento de entorno o solo mantenimiento correctivo) como su respectiva frecuencia en caso de que el equipo sea incluido en el plan anual de mantenimiento. Lo anterior debe realizarse siguiendo los lineamientos planteados en el protocolo No. 1.
En dicho documento también se encuentran las recomendaciones para la elaboración del plan anual de mantenimiento, que en términos generales consiste en programar el mantenimiento preventivo a lo largo del año de todos los equipos con un índice de prioridad superior a 12, teniendo en cuenta la frecuencia designada para cada equipo y la disponibilidad tanto del coordinador de mantenimiento como del prestador de servicios externo para aquellos equipos que lorequieran.
En caso de que el coordinador del proceso o alguno de los integrantes de su equipo de trabajo cuente con las competencias necesarias para llevar a cabo el mantenimiento preventivo de determinado equipo, éste deberá registrar en la hoja 2 del formato No. 2 “HOJA DE VIDA DEL EQUIPO” el tipo de intervención, las diversas actividades y/o pruebas realizadas y los insumos empleados, para posteriormente consignar el tiempo invertido en el mantenimiento en el plan anual. En caso contrario, se deberá contactar de forma oportuna al proveedor de servicios de mantenimiento del equipo para realizar una cotización y solicitarle al comisionado de logística la aprobación de la contratación del servicio; una vez aprobado se contacta nuevamente al proveedor para recoger el equipo, momento en el cual se le debe otorgar una sección de la hoja 2 del formato No. 2 junto con las indicaciones para diligenciarlo. Al momento de recibir el equipo se debe verificar su estado y solicitar la entrega del formato mencionado, asegurándose de que este correctamente diligenciado, éste pasará a ser digitalizado en la hoja de vida propia del equipo y se registrará en el plan anual únicamente el tiempo empleado en el mantenimiento del mismo, excluyendo tiempos muertos relacionados con el transporte del equipo.
Del mismo modo que el mantenimiento preventivo contratado con un proveedor externo, el mantenimiento correctivo requiere de un primer contacto con el proveedor para realizar la cotización del servicio, sumado al diligenciamiento de la sección “Solicitud de servicio técnico” en la orden de mantenimiento correctivo (hoja 3 del formato No. 2). Con estos dos documentos se procede a solicitar a la Comisión de logística la autorización para la contratación del servicio, una vez aprobado se le solicita al proveedor recoger el equipo con la precaución de registrar en la misma orden de mantenimiento la fecha y hora exactas en las que el equipo es recogido. Finalmente, al momento de recibir el equipo se verifica su adecuado funcionamiento, se le solicita al proveedor un informe de los costos y se diligencia la información faltante en la orden de mantenimiento; si la falla persiste el equipo debe ser dado de baja, por lo que se procede a generar el acta de baja (Formato No. 3).
Cabe resaltar que el mantenimiento tanto preventivo como correctivo de los equipos de radiocomunicaciones serán programados y/o autorizados por la coordinación de mantenimiento, sin embargo, su ejecución estará a cargo de la coordinación de comunicaciones, así como la búsqueda de un proveedor de los servicios mencionados en caso de necesitarlo.
De forma transversal a los procedimientos descritos previamente, se debe realizar una revisión y actualización continua de la documentación de los equipos que la requieran, dicha documentación incluye:
· Hoja de vida del equipo (Formato No. 2).
· Manuales de mantenimiento preventivo y correctivo.
· Contacto de proveedor de servicios de mantenimiento.
· Formatos completos y debidamente diligenciados de los diversos mantenimientos preventivos y/o correctivos realizados (hoja 2 y 3 del formato No. 2).
Para lo anterior es importante realizar una revisión básica de forma trimestral, en la cual se verifica si el equipo cuenta o no con la documentación mencionada. Adicionalmente se requiere de una revisión a profundidad la cual se realiza semestralmente e implica verificar la información presentada en la hoja de vida, la existencia de manuales de mantenimiento y contacto de proveedores y la comparación de lo estipulado en las órdenes y formatos de mantenimiento con lo establecido en el plan anual y/o la hoja de vida del equipo; esta revisión puede ser realizada por el equipo de trabajo con estricta supervisión del coordinador de mantenimiento o ejecutada por él mismo.
En lo que respecta a los equipos adquiridos mediante donación, de ser necesario, el comisionado de logística puede solicitar la realización de pruebas de aceptación a fin de verificar que cumplan con la normativa acorde a su tecnología o función, como es el caso de los equipos médicos eléctricos que deben cumplir con la norma IEC 60601-1. Dichas pruebas serán ejecutadas por el coordinador de mantenimiento, quien estará encargado de expedir el acta de aprobación del equipo siguiendo el formato No. 4, anexando las mediciones realizadas y los valores tanto obtenidos como normativos.
Finalmente, es importante resaltar la importancia de una comunicación efectiva con la Comisión de logística, pues además de las intervenciones mencionadas con anterioridad, cualquier adquisición de un nuevo equipo debe ser reportada oportunamente por dicha comisión, para que posteriormente el coordinador de mantenimiento cree la hoja de vida respectiva, recolecte la documentación relacionada con su mantenimiento (manuales y proveedores del servicio), clasifique el equipo y lo incluya en el plan de mantenimiento si es el caso.
8. INDICADORES DEL PROCESO:
Nombre: Cumplimiento en tiempo del plan anual de mantenimiento.
Definición: Se refiere al cumplimiento del plan anual de mantenimiento, evaluando el total de horas ejecutadas con respecto a las planificadas.
Tipificación: Cumplimiento.
Formulación: (horas realizadas / horas planificadas) * 100
Unidad de medida: Porcentaje.
Meta: 95%
Frecuencia: Trimestral.
Nombre: Cumplimiento en eventos del plan anual de mantenimiento. 
Definición: Se refiere al cumplimiento del plan anual de mantenimiento, evaluando los eventos de mantenimiento realizados con respecto a los planificados.
Tipificación: Cumplimiento.
Formulación: (mantenimientos realizados / mantenimientos planificados) * 100
Unidad de medida: Porcentaje.
Meta: 95%
Frecuencia: Trimestral.
Nombre: Tiempo de respuesta promedio.
Definición: Busca evaluar el tiempo que tarda el proveedor de servicios de mantenimiento en dar respuesta a una solicitud de mantenimiento correctivo. Este indicador se evaluará para cada proveedor de servicios que haya sido contratado en el trimestre.
Tipificación: Efectividad.
Formulación: ∑tiempos de respuesta / número de solicitudes
Unidad de medida: Días.
Meta: 2 días.
Frecuencia: Trimestral.
Nombre: Tiempo promedio de ejecución de mantenimiento correctivo.
Definición: Busca evaluar el tiempo empleado en la ejecución del mantenimiento correctivo por parte del proveedor de servicios de mantenimiento. Este indicador se evaluará para cada proveedor de servicios que haya sido contratado en el trimestre.
Tipificación: Efectividad.
Formulación: ∑tiempos empleados en mant. correctivo / número de solicitudes
Unidad de medida: Días.
Meta: 1 día.
Frecuencia: Trimestral.
Nombre: Tiempo promedio de cambio de estado.
Definición: Busca evaluar el tiempo transcurrido desde que se genera la solicitud de mantenimiento correctivo hasta que se recibe el equipo reparado. Este indicador se evaluará para cada proveedor de servicios que haya sido contratado en el trimestre.
Tipificación: Efectividad.
Formulación: ∑tiempos de cambio de estado / número de solicitudes
Unidad de medida: Días.
Meta: 5 días.
Frecuencia: Trimestral.
Nombre: Hojas de vida diligenciadas.
Definición: Permite evaluar si los diversos equipos de la Fundación que ameritan la creación de una hoja de vida cuentan con ella.
Tipificación: Cumplimiento.
Formulación: (Cantidad de hojas de vida/número de equipos que la requieren) * 100
Unidad de medida: Porcentaje.
Meta: 90%.
Frecuencia: Trimestral.
Nombre: Existencia de manuales de mantenimiento.
Definición: Permite evaluar si los diversos equipos de la Fundación que requieren manuales de mantenimiento cuentan con ellos.
Tipificación: Cumplimiento.
Formulación: (Cantidad de manuales / número de equipos que los requieren) * 100
Unidad de medida: Porcentaje.
Meta: 90%.
Frecuencia: Trimestral.
Nombre: Existencia de actas de baja de los equipos.
Definición: Permite evaluar si los diversos equipos que han sido dados de baja en la Fundación cuentan con su acta respectiva.
Tipificación: Cumplimiento.
Formulación: (Cantidad de actas de baja / número deequipos dados de baja) * 100
Unidad de medida: Porcentaje.
Meta: 90%.
Frecuencia: Trimestral.
9. DOCUMENTOS USADOS EN EL PROCESO
	CÓDIGO
	DOCUMENTO
	
	Protocolo para la evaluación y clasificación de equipos 
	
	Formato de clasificación de equipos y plan anual de mantenimiento
	
	Hoja de vida del equipo
	
	Acta de baja del equipo
	
	Acta de aprobación del equipo (donaciones)
10. REGISTRO DE CAMBIOS Y REVISIONES
	No Versión
	Fecha
Revisión / Actualización
	Pagina
	Solicitante
	Cambios y/o modificaciones realizadas
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	NOMBRE
	CARGO
	FIRMA
	ELABORÓ
	Daniela Campo
	Coordinadora de mantenimiento
	
	REVISÓ
	
	
	
	APROBÓ