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1 UN ENFOQUE MODERNO: EL ENFOQUE DE SISTEMAS La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años reciente. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta han enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, durante la década pasada, surgió un enfoque que pude servir como base para lograr la convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como un marco de referencia general. Puede ser usado también como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna. En este capítulo se estudiará la teoría general de sistemas, su propagación, sus interrelaciones con la teoría organizacional y su utilidad, a través de los siguientes temas: Teoría General de Sistemas. Difusión de la Teoría de sistemas. Enfoque de sistemas y de la teoría organizacional. La organización como un sistema abierto. Un punto de vista sistemático integrado de las organizaciones Otras propiedades de los sistemas organizacionales. Sistemas administrativos. Conceptos sistemáticos para la organización y la administración. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS En las dos últimas décadas el desarrollo de la teoría general de sistemas ha servido de base para la integración del conocimiento científico a través de una amplia gama. 1 Se ha definido el sistema como un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por los límites, identificables, de su ambiente o suprasistemas. El término sistema cubre una amplia gama del mundo físico, lógico y social. En el universo existen sistemas galácticos, geográficos y moleculares. En Biología se ha|bla del organismo como un sistema de partes dependientes, cada una de las cuales muchos subsistemas. El cuerpo humano es un organismo complejo que incluye, entre otros, el sistema ósea, el circulatorio y el nervioso. Cada persona encuentra a diario fenómenos tales como el sistema de transporte, los sistemas de comunicaciones y los sistemas económicos. 1 El nombre “Teoría General de Sistemas” y muchos de los conceptos básicos fueron establecidos por el biólogo Ludwig Von Bertalanffy. Para un estudio general de este punto de vista, véase “The Theory of Open Systems in Physics an Biology”, en Science, enero 13 de 1950, pág. 23-29; y General System Theory, George Braziller. Inc., Nueva York, 1968. 2 Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kenneth Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas que establece los siguiente niveles jerárquicos: 1. El primer nivel es el de la estructura estática. Se le puede llamar el nivel de los marcos de referencia; por ejemplo, la anatomía del universo. 2. El siguiente nivel es el sistema dinámico simple que considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo. 3. El mecanismo de control o sistema cibernético, para el que puede usarse el nombre de nivel termostato. El sistema es autorregulable para mantener su equilibrio. 4. El cuarto nivel es el del “sistema abierto”, o auto estructurado. En este nivel la vida se comienza a diferenciar de inanimación; puede denomirnársele nivel célula. 5. El siguiente puede ser llamado genético- social; está caracterizado por la plantas y domina el mundo empírico de los botánicos. 6. El nivel del sistema animal se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia. 7. El siguiente nivel es el nivel humano, que es el del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y los símbolos. 8. El sistema social o sistemas de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, las transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas. 9. Los sistemas trascendentales completan los niveles de clasificación. Estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones. 2 Los primero tres niveles de esta jerarquía se pueden clasificar como sistemas físicos o mecánicos y proporcionan las bases para el conocimiento en las ciencias físicas como son la propia Física y las Astronomía. El cuarto, quinto y sexto se refieren a los estudios biológicos y tienen interés de los biólogos, botánicos y zoólogos. Los últimos tres niveles se relacionan con los sistemas humanos y sociales y son los que se refieren a las ciencias sociales así como las artes, humanidades y religión. La teoría general de los sistemas constituye una base para el entendimiento e integración del conocimiento de una amplia variedad de campos de gran especialización. En el pasado, el conocimiento tradicional se desarrolló a través de líneas bien definidas. Bertalanffy sugiere que los distintos campos de la ciencia moderna han tenido una evolución continua hacia una paralelismo de ideas. Este paralelismos permite formular y desarrollar principios que sustentan a los sistemas en general. “ En la ciencia moderna, la interacción dinámica es el problema básico en todos los campos y se tendrá que formular los principios generales en una Teoría General de los Sistemas”. 3 “La Teoría General de Sistemas suministra el 2 Kenneth E. Boulding. “General Systems Theory: The Skeleton of Science”, en Management Science. Abril de 1956. Pág. 97-2088. 3 Ludwing Von Bertalanffy. Problems of life, Jhon Wiley &Sons, Inc., Nueva York, 1952, pàg. 201. En la página 176 se resalta este punto de vista: “Si se investigan los distintos campos de la ciencia moderna, se puede observar una evolución sorprendente. Han surgido principios y concepciones similares en áreas muy 3 amplio enfoque macroscópico desde el cual pueden ver a todo los tipos de sistemas. “ Así ha nacido la teoría de los sistemas, intentos por desarrollar principios científicos que ayuden a comprender los sistemas dinámicos que tiene un alto grado de interacción. 4 Bertalanffy hizo otras contribución significativa al establecer una distinción entre los sistemas cerrados y abierto. Los sistemas físico y mecánicos pueden ser considerados como cerrados en cuanto a su relación con su ambiente. Por tanto, los primeros tres niveles en la jerarquización de Boulding se refieren a sistemas cerrados; en tanto que los sistemas biológicos y sociales no son cerrados, sino que se encuentran en constante interacción con su medio ambiente. Este enfoque del fenómeno social y biológico como sistema abierto, tiene una profunda importancia para las ciencias sociales y la teoría organizacional. La teoría tradicional supone que la organización es una sistema cerrado, mientras que el enfoque moderno la considera un sistema abierto en interacción con su ambiente. Mientras que el desarrollo de la teoría general de sistemas ha permitido vislumbrar una panorama conceptual total para manejar estos tipos de fenómenos- físicos, biológicos y sociales -, han existido muchos nexos adicionales con el desarrollo intelectual, que han contribuido al desarrollo del enfoque sistemático. DIFUSIÓN DE LA TEORIA DE SISTEMAS En las sociedades complejas con rápida expansión del conocimiento, los distintos campos científicos llegan a ser claramente diferenciados y especializados. Durante las décadas pasadas,muchos campos científicos pusieron atención sobre todo al aspecto analítico, a los descubrimientos y a los planteamientos experimentales en áreas de alta especialización. Esto ha sido útil para desarrollar el conocimiento y atender los detalles de materias específicas y limitadas. Sin embargo, en algún paso debió haber un periodo de síntesis, reconciliación e interacción, para que los elementos analíticos y los descubrimientos se unificaran en teorías más generales y multidimensionales. 5 Existe evidencia de que cada campo del conocimiento humano pasa alternativamente a través de fases de análisis y descubrimientos a periodos de síntesis e integración. Hasta hace poco tiempo, la teoría de los sistemas proporcionó este marco de referencia para muchos campos – Física, Biología y Ciencias Sociales. Aún de mayor importancia es que tal teoría sirve de base para la diferentes, aunque este paralelismo de ideas es el resultado de desarrollos independientes, y trabajadores en los campos individuales difícilmente están conscientes de la tendencia común. Así, los principios de totalidad, de organización y de la concepción dinámica se hacen patentes en todos los campos de la ciencia.” 4 W. Ross Ashby en Mihajlo D. Mesarovic (dir.), Views on General Systems Theory, John & Sons, Inc, Nueva York, 1964, pág. 166 5 Eddington sugiere que la atención se ha centrado cada vez más en los sistemas completos como marcos de referencia para el trabajo analítico en distintas áreas. Este proceso sintetizados “significo una reacción al punto de vista de que todas las cosas en las que la ciencia necesita poner atención son descubiertas mediante la disección microscópica de los objetos. Este pensamiento suministró una alternativa en la que el centro de interés se desfasó de las entidades alcanzadas, por medio del análisis acostumbrado (átomos, potencial eléctrico, etc.) hacia cualidades inherentes al sistema como un todo, las cuales no pueden ser separadas y localizadas – un poco aquí y un poco allá- “. Sir Asthur Eddington, the Nature of the physical World, the University of Michigan Press, Ann Arbor, Mich., 1958, pág. 103- 104. 4 comunicación entre científicos de las distintas disciplinas, un problema de inmensa importancia para alto grado de especialización de los conocimientos. 6 Ackoff sugiere este progreso hacia la época de los sistemas como sigue: La Segunda Guerra Mundial marcó el fin de una etapa de la cultura occidental que comenzó con el Renacimiento, la Era de la Máquina, y el comienzo de una nueva época, la Era de los Sistemas. En la Era de la Maquina el hombre buscó fragmentar el mundo, analizar su contenido y las experiencias derivadas de ello condujeron a la última de las partes indivisibles; átomos, elementos químicos, células, instintos, percepción elemental y así sucesivamente. Estos elementos fueron tomados y relacionados de acuerdo a leyes causales, leyes que hacían ver el comportamiento del hombre como el de una máquina. Este concepto mecanicista del mundo no daba cabida en la ciencia, al estudio de la libre voluntad, búsqueda de objetivos y propósitos… Con la Segunda Guerra Mundial hubo una desviación hacia la Era de los Sistemas. Un sistema es un todo que no puede ser tomado en partes sin que se pierda sus características esenciales y, por lo tanto, se debe estudiar como u todo. Ahora en lugar de explicar el todo en términos de sus partes, las partes comienzan a ser explicadas en términos del todo. 7 La aplicación del enfoque de sistemas ha tenido significación particular para las ciencias sociales. Existe una relación estrecha entre la teoría general de los sistemas y el desarrollo del funcionalismo en las ciencias sociales. 8 Aunque la palabra “funcionalismo” tiene varios significados, básicamente se refiere a los sistemas de interrelaciones y la integración de la partes y subsistemas en un todo funcional. 9 Esta teoría intenta ver a los sistemas sociales en términos de su estructura, procesos y funciones, e intenta entender la relaciones entre sus componentes, subrayando que cada elemento de una cultura o institución social representa una función en el sistema más general. El funcionalismo, bajo la influencia de los primeros trabajos de A.R. Radcliffe Brown y Bronislaw Malinowski, se ha convertido en el marco estructural de la antropología moderna. 10 Estos estudiosos fueron los primeros en advertir que las costumbres sociales, con patrones de comportamiento e instituciones no existen de manera independiente, sino que están interrrelacionadas con la cultura total. Todos los aspectos de la vida social 6 Para un panorama completo de las posibilidades integrativas del enfoque sistemático, véase Walter Buckley (dir.), Modern Systems Research for the Behavoral Scientist, Aldine Publishing Company, Chicago, 1968. 7 Russell L. Ackoff, “ A Note on Systems Science”, en Interfaces, agosto de 1972, pág. 40. 8 Don Martndale, Functionalism in the Social Sciences, Monografía núm. 5, Académica Norteamericana de Ciencia Políticas y sociales, Febrero de 1965, pág. viii- ix 9 Robert K. Merton expone los distintos significados de la palabra función en Social Theory and Socail Structure, ed. Rev., The Free Prees of Glencoe, Nueva York, 1957, pás. 20-25 10 A.R. Radcliffe- Brown, Sturture and Function in Primitive Society, Cohen & West. Londres, 1952; y Bronislaw Malinowski, A Scientifi Theory of Culture, Oxford University Press, Nueva York, 1960. 5 forman un todo relacionado y se puede entender mejor a la sociedad como un sistema interconectado. Por lo tanto, cada acción social, como una ceremonia matrimonial, o el castigo de un crimen, tiene una función dentro de la cultura total y contribuye al mantenimiento de la estructura social. En sociología, Talcott Parsons condujo la adopción del funcionalismo y el punto de vista general de sistemas. 11 Aunque Parsons reconoció su duda con Pareto por el concepto de sistemas en la teoría científica, fue él mismo quien utilizó por completo el enfoque de sistema abierto para el estudio de las estructuras sociales. 12 No sólo desarrolló un amplio marco de referencia para el sistema social, sino que también relacionó sus ideas con la organización. Muchos de estos conceptos relacionados con la estructura y procesos de un sistema social se utilizaran más tarde en este libro. En el campo de la Psicología, el enfoque de sistemas ha logrado prominencia. Los distintos tipos de comportamiento en la teoría psicológica han marcado el camino hacia el holismo de la psicología de la gestalt y la teoría del campo. La misma palabra gestalt es alemana, y se utiliza con la significación de un todo o equivalente a “forma”. 13 Los gestalistas adoptaron pronto el concepto de sistemas, que es más que la suma de sus componentes y los cuales determina la actividad de sus componentes. 14 Kurt Lewin fue de los primeros en aplicar los dogmas de la Psicología de la Gestalt al campo de la personalidad individual. Encontró que las explicaciones puramente psicológicas de la personalidad eran inadecuadas y que deberían tomarse en consideración las fuerzas socioculturales. Consideró la personalidad como un sistema dinámico, influido por el medio del individuo. Harry Stack Sullivan, en su Teoría psiquiátrica Interpersonal, llegó aún más lejos al relacional la personalidad con el sistema sociocultural. Concibió los fundamentos de la personalidad como una extensión y elaboración de las relaciones sociales. La psicología social se puede ver como una extensión aún mayor de la Psicología para pode abarcar, de manera más amplia, lossistemas social e interpersonal. 15 11 Talcott Parsons usa el enfoque sistemático en gran parte de sus escritos, su libro The Social Sytem, The Free Press of Glencoe, Nueva York, 1951, presenta una tratado de sus puntos de vista. 12 Para un programa del trabajo de Pareto, véase Lawrence J. Henderson, Pareto´s General Sociology. Harvard University Press, Mass., 1935. 13 “Una Gestalt es una entidad o todo en el cual las partes, aunque distinguibles, son interdependientes; y tiene ciertas características originadas por su inclusión en el todo y éste tiene algunas características que no pertenecen a ninguna de las partes. Así, la gestalt constituye una entidad independiente de sus alrededores, cuyo comportamiento obedece a ciertas leyes de distribución de energía. Este se encuentra a través del comportamiento humano, así como en acontecimientos psicológicos y físicos y es, por lo tanto, un aspecto fundamental de los datos científicos”. Julius Gould y Willian L. Holb (dirs.)., A Dictionary of the Social Sciences, the Freee Press of Glencoe, Nueva York, 1964, pás. 287. 14 Ian Whitaker, “ The Nature And Value of Functionalism in Sociology”, en Functionalism in the social Sciences, Monografía ním.5, academia Norteamericana de Ciencias Políticas y Sociales, Febrero de 1965, pág. 137- 138. 15 Daniel Katz y Robert L. Kahn, teh Social Psychology of Organizations, Jhon Wiley & Sons, Inc., Nueva York, 1966; es un ejemplo del movimiento de la psicología social hacia sistemas más amplios de análisis. 6 La economía moderna ha recurrido cada vez más al método de sistemas. Los conceptos de equilibrio son fundamentales en el pensamiento económico, y las bases de este tipo de análisis se consideran partes del sistema total. La economía esta pasando de los modelos de equilibrio estáticos, apropiados para los sistemas cerrados, a los de equilibrio dinámico que se consideran para los sistemas abiertos. Leontief y sus seguidores utilizan el método sistemático en el análisis de insumo- producto industrial. “Visto desde el punto de vista del esquema insumo- producto cualquier economía nacional se puede describir como un sistema de industrias interdependientes o- si se prefieren términos más abstratos - actividades económicas interdependientes. En realidad, la interrelación cosiste en corriente más o menos estables de bienes y servicios, que directa o indirectamente entrelazan a todos los sectores de la economía.” 16 Los fundamentos básicos de la disciplina cibernética se basan en el enfoque sistemático. 17 Se interesa principalmente por el flujo de comunicación en los sistemas complejos. Aunque la cibernética se ha aplicado sobre todo a problemas de ingeniería mecánica, su modelo de retroalimantación, control y regulación tiene una gran aplicación tanto en sistemas biológicos como en los sociales. En épocas aún más recientes la sociedad ha manifestado una preocupación creciente por los problemas de contaminación y deterioro del ambiente natural. Tradicionalmente, se considera que el ambiente y los recursos naturales estaban a la disposición del hombre para que los utilizara y explotara. Se tenía un punto de vista mecánico, parcial y subóptimo del ecosistema. Cada acto del hombre contra la naturaleza se vio separado. La acumulación de las acciones individuales pueden llevar a un deterioro del ambiente, pero esto no se entendía así. Más recientemente se ha empezado a reconocer que las relaciones del hombre con su ambiente se deben ver desde un punto de vista sistemático. Commoner dice: Primera ley de la Ecología: cada cosa se relaciona con el todo. Esto refleja la existencia de una red elaborada de interconexiones en la ecosfera: entre diferentes organismos vivos, entre las poblaciones, especies, y organismos individuales y medios físicos- químicos. 18 Otro punto de vista similar que empieza a influir el pensamiento de muchas de las ciencias sociales y físicas es el concepto de holismo, que relaciona de manera estrecha con el funcionalismo y el enfoque de sistemas. El holismo considera que todos los sistemas – físicos, biológicos y sociales- están compuestos de subsistemas interrelacionados. El todo no sólo es la sumas de sus partes, sino que el sistema en sí mismo únicamente puede ser explicado como un todo. El holismo es lo opuesto al elementarismo, que ve al todo como la suma de sus partes. El punto de vista holístico es básico para el enfoque de sistemas. En la teoría organizacional tradicional, así como en muchas otras ciencias, los subsistemas se han estudiado por separado, con el propósito de reunir posteriormente las partes en un 16 Wassily Leontief y col., studies in the Structure of the American Economy, Oxford University Press, Nueva York, 1953, pág. 8. 17 Norbert Wiener, Cybernetics, John Wiley & Son, Inc., Nueva York, 1948. 18 Barry Commoner, The Closing Circle, Alfred A. Knopf, Inc., Nueva York, 1971, pág. 33. 7 todo. El enfoque de sistemas hace hincapié en que esto no es posible y que el punto de partida debe ser el sistema total. En la exposición anterior se ha intentado mostrar cómo el enfoque de sistemas y los puntos de vista relacionados, se han convertido en el marco de referencia operativo para muchas ciencias físicas y sociales. Los autores de este texto coinciden con Chin cuando afirma: Los psicólogos, sociólogos, antropólogos economistas han ido descubriendo y usando el modelo de sistemas. Al hacerlo han hallado indicios de una estimulante “unidad” de ciencia, debido a que los modelos de sistemas que han utilizado los biólogos y los físicos son muy semejantes. Por lo tanto, algunos teóricos han dicho que los modelos de sistemas son de aplicación universal tanto para la física y los eventos sociales, como para las interrelaciones humana en unidades pequeñas o grandes. 19 Es importante que el estudiante de organización y administración advierta que el desarrollo del cuerpo de conocimientos y las aplicaciones del enfoque de sistemas a las organizaciones complejas constituyen sólo una parte de la tendencia generalizada en las ciencia físicas y sociales, y que este campo es parte de una corriente de pensamiento muy extendida. Además, si se considera que la teoría organizacional puede colocarse en el contexto de la teoría general de sistemas, se comprenderá que tiene un común y acuerdos con una amplia variedad de disciplinas. Se verán con más detalle las relaciones directas entre el enfoque de sistemas y la teoría organizacional. EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y LA TEORIA ORGANIZACIONAL La teoría organizacional tradicional utiliza un enfoque que se basa en un sistema cerrado muy bien estructurado. En contraste la teoría moderna se ha orientado hacia el enfoque de sistemas abierto. “las cualidades distintivas de la teoría organizacional moderna constituyen su base analítica conceptual, su confianza en los datos de investigación empírica, y sobre todo, su naturaleza sintetizadora e integradora. Estas cualidades están enmarcadas por un filosofía que acepta la premisa de que el sistema es la única manera significativa de estudiar a las organizaciones.” 20 Chester Barnard fue uno de los primeros escritores de administración en utilizar el enfoque de sistemas. 21 Herbert Simon y sus colegas vieron a las organizaciones como sistemas complejos del proceso de toma de decisión. Simon ha buscado en diversos campos nuevos 19 Robert Chin, “The Utility of System Models and Developmental Models for Practitioners; en Warren G. Bennis, Kenneth D. Benne, y Robert Chin (dirs.), The Planning of Change, 2ª. Ed., Holt, Rinehart, y Winston. Inc. Nueva York, 1969. Pág. 299. 20 Willian G. Scoot y TerenceR. Mitchell, Organization Theory, ed. Rev., Richard D. Irwin, Inc., Homewood, III. 1972. Pág. 55. 21 Chester I. Barnard. The Functions of the Executive. Harvard University Press, Cambrige, Mass. 1938. 8 conocimientos disciplinarios que se puedan integrar a sus teorías de la organización. Sin embargo, el denominador común tanto en sus investigaciones como sus escritos, ha sido la utilización del enfoque de sistemas. “El termino sistemas se usa cada vez más con relación a métodos de análisis científicos que se adoptan particularmente para explicar aspectos complejos.” 22 Este teórico no sólo destaca este método para su enfoque sobre el comportamiento de las organizaciones, sino que también realza su importancia en la administración. Otros escritores de la ciencia de la administración han abogado por el enfoque de sistemas. Churchman y sus colegas fueron de los primeros en destacar este punto de vista. “El alcance de la investigación de operaciones es un ejemplo de componentes funcionales relacionados. Por lo tanto, una organización empresarial es una sistema social o un sistema hombre- máquina.” 23 Aunque el enfoque de sistemas ha sido adoptado y utilizado por la ciencia administrativa, los modelos empleados en general son cerrados, en el sentido de que considera únicamente ciertas variables y excluyen aquellas que no es posible cuantificar. El sociólogo George Homans usa los conceptos sistemáticos como una base para su investigación empírica de los grupos sociales. El desarrolló un modelo para sistemas sociales, que puede servir como una base apropiada para pequeños grupos así como para grandes organizaciones. 24 Según su punto de vista una organización está compuesta de un sistema externo y un sistema interno de relaciones que son interdependientes. Existen tres elementos en un sistema social: las tareas que desarrolla la gente; las interacciones que ocurren entre la gente cuando desarrolla sus tareas, y los sentimientos que se desarrollan entre las personas. Estos elementos son interdependientes entre sí. Philip Selznick utiliza el análisis funcional estructural y el enfoque de sistemas en sus estudios de las organizaciones. El líder institucional se interesa por la adaptación de la organización a sus sistemas externos. La organización es un sistema dinámico, que cambia constantemente y se adapta a las presiones internas y externas, es decir, se encuentra en un proceso continuo de evolución. La organización es un sistema formal influido por una estructura social interna sujeta a las presiones del medio institucional. “Los sistemas cooperativos están constituidos por individuos que interactúan como un todo en relación con un sistemas formal de coordinación. Por tanto, la estructura concreta es la resultante de la influencia recíproca de los aspectos formales e informales de la organización. Además, esta estructura es en sí misma una totalidad, un organismo “Adaptativo” que reacciona a las influencias del medio externo.” 25 Selznick emplea este marco de referencia 22 Herbert A. Simon “Approaching the Theory of Management” en Haold Koontz, (dir.), Toward a Unified Theory of Managemet, McGraw- Hill Book Company, Nueva York, 1964, pág., 82-83. 23 C. West Churchman, Ruseli l. Ackoff, y E. Leonard Arnoff, introduction to Operations Research, Jhon Wilev & Sons, Inc., Nueva York, 1957, pág. 7. 24 Geroge C. Homans, Tehe Human Group, Harcout, Brace & World, Inc., Nueva York, 1950. 25 Philip Selznick, “Foundations of the Theory of Organization”, en American Sociological Review, febrero de 1948, págs. 25-35. 9 de sistemas para investigación empírica en dependencias gubernamentales y otras organizaciones complejas. El enfoque sistemático también se ha usado en otros países. Miller puntualiza que Alexander Bogdancv, filósofo ruso, desarrolló en 1912 una teoría de la tecnología o ciencia universal de la organización, que proyectó el contorno de la teoría general de sistemas y utilizó muchos conceptos similares a los de los teóricos del método de sistemas. 26 El grupo de científicos sociales relacionados con el Tevistock Institute of Human Relations de Londres, es uno de los defensores más fuertes del enfoque de sistema abierto. Como resultado de varios estudios de más fuertes del enfoque de sistema abierto. Como resultado de varios estudios de investigación en la industria minera, textil y manufacturas en Inglaterra y otros países, este grupo desarrolló el concepto de sistema sociotécnico. 27 Ellos también resaltaron que la organización es un sistema abierto que interacciona con su medio. El enfoque de sistemas también ha sido adoptado por los psicólogos sociales como una base para el estudio de las organizaciones. Katz y Kahn utilizaron la teoría del sistemas abierto como un esquema conceptual general, y presentaron una teoría integrada de la organización. 28 Ellos sugieren que el enfoque psicosocial, en general, ha sido ignorado o no se ha manejado adecuadamente de acuerdo con la estructura y la organización social, por lo que emplearon conceptos de sistemas para desarrollar un modelo integrado. Existen numeroso ejemplos de la utilización del enfoque de sistemas a nivel operativo. Por ejemplo, las tendencias a la automatización suponen instrumentación de estas ideas. La automatización sugiere un sistema que se autocontiene con entradas, salidas y un mecanismo de control. Los sistemas de producción automatizados para el proceso de materiales se han vuelto muy importantes en muchas industrias. Otra fase, que ha sido automatizada es el flujo de información. Con la introducción de los equipos electrónicos para procesamiento de datos de gran escala, los sistemas de proceso de información se han desarrollado para cubrir muchas aplicaciones. Los sistemas físicos de distribución cada vez reciben mayor atención. Los conceptos de logística o administración de materiales, se han utilizado para destacar el flujo de materiales a través de los canales de distribución. El enfoque de sistemas se ha empleado como base para la organización de muchos de los programas estadounidenses de defensa y del espacio. La administración de programas se ha diseñado para satisfacer requerimientos administrativos cambiantes de investigación, desarrollo, obtención y utilización Con los nuevos programas complejos como la construcción de cohetes de balística y los avanzados programas del espacio se ha vuelto casi imposible pensar en segmentos individuales o partes del programa como unidades 26 Robert F. Miller, “The new Science of Administration in the USSR”, en Administrative Science Quarterly, septiembre de 1911. Págs. 249- 250 27 F. E. E,ery y E. L. Trist. “Socio-Technical Systems”, en C. West Chuchman y Michael Verhust (editores). Management Sciences: Models and Techniques, pergamon Press, Nueva York, 1960, Vol. 2, págs, 83.-97; y A. K. Rice, The Enterprice and Its Environment, Tavistock publications, Londres, 1963. 28 Katz y Kahn, op. Cit. 10 separadas y ha sido necesario orientarse hacia un amplio enfoque de sistemas. 29 En muchos otros tipos de proyectos gubernamentales, que requieren la integración de muchas actividades y dependencias, por ejemplo, problemas de transporte, control de la contaminación y renovación urbana, se empieza a utilizar el enfoque de sistemas. El desarrollo de la planificación del presupuesto por programas (PPP) representan uno de los más amplios e importantes ejemplos de la aplicación del enfoque de sistemas en la Administracion de organizaciones complejas. Esencialmente, el PPP es un enfoque de sistemas que intenta establecer objetivos, desarrollar programas para su realización, considerar los costos y beneficios de lasalternativas planteadas, y utilizar el proceso de presupuesto, que refleje las actividades del programas por un periodo prolongado. El PPP fue desarrollado primero por el gobierno federal y en la actualidad lo aplican muchas gubernamentales y locales. Estos ejemplos de la tendencia cada vez mayor de adaptar el enfoque sistématicos a la teoría organizacional modera y a la práctica administrativa no son de ninguna manera exhaustiva; sólo ilustra los desarrollos actuales. Sin embargo, son suficientes para indicar la atención que se está dando al resultado de las organizaciones como sistemas complejos. El punto de vista moderno trata a las organizaciones como un sistemas de partes dependientes y variables, que son parte del sistema total de la sociedad. La teoría organizacional moderna y la teoría general de sistemas están estrechamente relacionados. Muchos conceptos de sistema tomados de otros campos de la investigación como la física, Biología y sistemas sociales son significados para el estudio de las organizaciones. LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO Los sistemas se pueden considerar de dos maneras: 1)cerrado o 2) abiertos y en interacción con su medio. Esta distinción, aunque no es absoluta, es muy importante en la teoría organizacional. El pensamiento de sistemas cerrados se basa principalmente en las ciencias físicas y es aplicable a sistemas mecanicistas. Muchos de los primero conceptos de las ciencias sociales y de la teoría organizacional eran consideraciones de sistemas cerrados, porque ellos consideran el sistemas bajo estudio libre de influencias externas y determinístico. Las teorías sobre la administración tradicionales fueron vistas primero como sistemas cerrados, por lo que se concentraban únicamente en la operación interna de la organización y adoptaban enfoques altamente racionales, tomados de los modelos de las ciencias físicas. Se consideraban que la organización era suficiente e independiente de tal manera, que sus problemas podían analizarse en términos de su estructura interna, tareas y relaciones formales, sin hacer referencia al medio externo. 29 Para un diseño de la evolución de este enfoque en los programas militares y del espacio. Véase Fremont E. Kast y James E. Rosenz wig. “ Organizations and Management of Space Programs” en Federik I. Ordway, III (dir), Advances in Space Science and Tecnology, Academic Press, Inc., Nueva York. 1965, Vol 7. Págs, 273- 364. 11 Una característica de todos los sistemas cerrados es que tienden de manera inherente a moverse hacia el equilibrio estático y entropía. Entropía es un término propio de la termodinámica, pero aplicable a todos los sistemas físicos. Cualquier sistema cerrado tiende a moverse hacia una estado aleatorio caótico en que no existe potencial para transformar la energía o el trabajo. “El desorden, desorganizado, falta de estructura, u organización al azar de un sistema se conoce como su entropía. 30 Un sistemas cerrado tiene aumentar su entropía a través del tiempo, a moverse hacia mayores desórdenes y aleatoriedad. Los sistemas biológicos y sociales no caen dentro de esta clasificación. El punto de vista de sistema abierto reconoce que los sistemas biológicos o sociales se encuentran en una relación dinámica con su ambiente y que reciben diferentes entradas, que transforman de alguna manera y salen en forma de productos. La recepción de entradas en la forma de materiales, energía e información, permite al sistema abierto eliminar el proceso de entropía. Estos sistemas están abiertos no únicamente en relación a su ambiente, sino también en relación a sí mismo, o “internamente”, en aquellas interacciones entre componentes que afectan el sistemas como un todo. El sistema abierto se adapta a su ambiente mediante el cambio de estructura y de los procesos de sus componentes internos. 31 FIGURA 1.1 MODELO GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO Se debe considerar a la organización en términos de un modelo general de sistema abierto, como se muestra en la figura 1.1. El sistema abierto está en interacción continua con su medio y logra un “estado estable” o de equilibrio dinámico mientras conserva su capacidad de trabajo o de transformación de la energía. En efecto, la supervivencia del sistema no sería posible sin un flujo continuo de transformación y producción. En el sistema biológico o social este es un proceso cíclico. El sistema recibe suficientes recursos para mantener su operación, y saca los recursos transformados hacia el medio en cantidad suficiente para el ciclo continúe. Por ejemplo, la organización empresarial recibe insumos de la sociedad en forma de gente, materiales, dinero e información; transforma estos insumos en productos, servicios, y da la recompensa suficiente a los miembros de la organización para mantener su participación. Para la empresa, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el ciclo de 30 James G. Miller. “Living Systems: Basic Concepts”, en Behavioral Science, julio de 1965, pág. 195 31 Walter Buckley. “Society as a Complex System” en Buckley, op cit. Págs. 490- 491 Sistemas de información Productos Insumos Flujo de material/información 12 recursos entre ella y su ambiente. Se debe hacer el mismo tipo de análisis para cualquier tipo de organización social. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teoría organizacional más integrada. Aunque en este libro se usará el planteamiento del sistema abierto se debe observar, que el concepto abierto/cerrado es una asunto de grado. En el sentido absoluto, todos los sistemas son abierto o cerrados según el punto de referencia de que se parta. Por lo tanto, todos los sistemas son “cerrados” en algún grado a las fuerzas externas. Los límites del sistema siempre evitan que algunos factores del medio perjudiquen o impacten al sistema; y dan la capacidad para seleccionar los insumos. Este asunto de grado de apertura o cierre se verá completamente en el capitulo 6. ENFOQUE DE SISTEMA INTEGRAL SOBRE LAS ORGANIZACIONES Se considera a la organización como un sistema sociotécnico abierto compuesto de un cierto número de subsistemas, como se ilustra en la figura 1.2. Dicho sistema recibe insumos de energía, información y materiales del medio, los transforma y los regresa en forma de productos. Desde este punto de vista una organización no es simplemente un sistema técnico o social. Más bien, es la estructuración e integración de las actividades humanas alrededor de distintas tecnologías. Las tecnologías afectan el tipo de insumos por la organización, la naturaleza de los procesos de transformación y los productos obtenidos del sistema. Sin embargo, el sistema social determina la efectividad y eficiencia de la utilización de la tecnología. Se puede considerar que la organización interna está compuesta por varios subsistemas principales. Las metas y valores organizacionales son dos de los mas importantes subsistemas. La organización toma mucho de sus valores del medio sociocultural. Una premisa básica es que la organización, como un subsistema de la sociedad, debe cumplir ciertos objetivos que son determinados por el sistemas general. La organización realiza una función para la sociedad y si desea tener éxito en la recepción de insumo, debe conformarse a los requerimientos de la sociedad.. El subsistema técnico se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos. Este subsistema está determinado por las tareas requeridas por la organización y varía de acuerdo con el tipo particularde actividades. La tecnología para fabricar automóviles difiere significativamente de la que se utiliza en una refinería de petróleo o en una compañía electrónica. De manera semejante, los requerimientos de tareas y la tecnología de un hospital, son diferentes de una universidad. El subsistema técnico es conformado por la especialización de conocimientos y por la habilidades requeridas, por el tipo de maquinaria y el equipo de que dispone y por la distribución de servicios. La tecnología afecta la estructura de la organización y a su subsistema psicosocial 13 FIGURA 1.2 ELSISTEMA ORGANIZACIONAL . Cada organización tiene un subsistema psicosocial que está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema es formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones de Status y de papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia. También es afectado por los sentimiento, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de los miembros de la organización. Obviamente, el subsistema psicosocial recibe influencia de las fuerzas del medio externo así como o por las tareas, tecnología y estructura de la organización interna. Esta fuerzas establecen el “clima organizacional”, dentro del cual los participantes humanos desarrollan sus papeles y actividades. Por lo tanto, se debe esperar que los sistemas psicosociales difieran significativamente entre las diversas organizaciones. Ciertamente el medio para el “hombre que trabaja en una línea de ensamble” es diferente al científico en un laboratorio o al doctor en un hospital. Subsistema de Metas y valores Subsistema Técnico Subsistema administrativo Subsistema psicosocial Subsistema estructural 14 La estructura se refiere a la manera en que están divididas las tareas de la organización (diferenciación) y coordinadas (integración). En el sentido formal la estructura se establece mediante los organigramas de las organizaciones, por la descripción de las posiciones y de trabajo y por las reglas y procedimientos. También tiene que ver con los patrones de autoridad, comunicación y flujo de trabajo. La estructura organizacional facilita las bases para la formalización de las realizaciones entre los subsistemas técnicos y psicosociales. Sin embargo, se debe destacar que este enlace no es de ninguna manera completo y que deben ocurrir muchas interacciones o interrelaciones entre los subsistemas técnicos y psicosocial que se apartan de la estructura formal. El subsistema administrativo involucra toda la organización que relaciona a la organización con su medio, establece los objetivo, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control. En la figura 1-2 se muestra una manera de ver a la organización. Los objetivos y valores así como los subsistemas técnico, estructural, psicosocial y administrativo como parte integral de toda la organización. Esta figura ayuda a comprender la evolución de la teoría organizacional. La teoría administrativa tradicional recalcaba los subsistemas estructurales y administrativo y se preocupaba por el desarrollo de principios. Los estudios de las relaciones humanas y los científicos de la conducta destacan el subsistema psicosocial y concentraban su atención en la motivación, dinámica de grupos y otros factores relacionados. La escuela de la ciencia de la administración hacía hincapié en el subsistema técnico, los métodos cuantitativos para tomar decisiones y los procesos de control. Por lo tanto cada enfoque de la organización y la administración ha tenido a destacar un subsistema particular, menospreciando los otros. El enfoque moderno de la organización como un sistema sociotécnico abierto y considera a todos los subsistemas primario y sus interrelaciones. OTRAS PROPIEDADES DEL SISTEMA ORGANIZACIÓNAL El enfoque de sistemas hace hincapié en que la organización tiene un cierto número de subsistemas en interacción, y sólo pueden ser considerado dentro de un marco referencia holístico o sinérgico. Se pueden identificar otras características de los sistemas organizacionales. Sistemas Artificiales Las organizaciones sociales no son sistemas naturales como los mecánicos o biológicos; son artificiales. Tiene estructura, pero de eventos más que de componentes físicos, y no pueden separarse de los procesos del sistema. El hecho de que las organizaciones sociales sean inventadas por los seres humanos sugiere que éstas se pueden establecer para una 15 variedad infinita de objetivos y que no siguen los mismo patrones cíclicos de la vida, como el nacimiento, madurez, y muerte de los sistemas biológicos. Katz y Kahn dicen: Las estructura sociales son esencialmente sistemas inventados. Son hechas por hombres y, por lo tanto son sistemas imperfectos. Pueden desaparecer en cualquier instante, pero también pueden sobrevivir durante siglos a los organismos biológicos que los crearon. El vinculo que los mantiene unidos es esencialmente psicológico más que biológico. Los sistemas sociales se basan en las actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hábitos y expectativas de los seres humanos. 32 El reconocimiento de que las organizaciones sociales son sistemas inventados previene en contra la construcción de analogías exactas entre los sistemas físicos y los biológicos. Limites Considerar las organizaciones como sistemas sociotécnicos abiertos sugiere existe límites que los separan del medio. El concepto de límites ayuda a entender la distinción entre sistemas cerrados y sistemas abiertos. El sistema cerrado tiene límites rígidos e impenetrables, mientras que los abiertos tiene límites permeables entre el propio sistema y el suprasistema general. “ Los límites son las líneas o regiones de demarcación para la definición de las actividades apropiadas del sistema, para la admisión de miembros dentro del sistema y otros componentes del sistema. Los límites constituyen barreras para muchos tipos de interacciones entre la gente de adentro y afuera, pero incluyen algunos dispositivos que facilitan ciertos tipos particulares de transacciones necesarias para el funcionamiento de la organización.” 33 Los límites establecen el “dominio” de las actividades de la organización. Se pueden identificar en un sistemas físico, mecánico o biológico. En una organización social, no se pueden definir tan fácilmente ya que principalmente están determinadas por las funciones y actividades de la organización. Esta se caracteriza por sus límites más bien ambiguos y de gran permeabilidad. A menudo, en el estudio de las organizaciones sociales, trazar límites es un asunto de conveniencia y estrategia. Por tanto, al estudiar un pequeño grupo de trabajo se pueden establecer limites artificiales par incluir únicamente las actividades del propio grupo, y se pueden considerar las interacciones con otros grupos fuera de estos límites. O bien se pueden establecer límites para abarcar un departamento completo, una división, una compañía, una industria, o todo un sistema económico. Los límites de una organización social son frecuentemente muy flexibles y variables en tiempo, de acuerdo con sus actividades y funciones. 32 Katz y Kahn, op. Pág. 33. 33 Ibìíd, págs 60-61 16 Una de las funciones claves dentro de una organización es la regulación de sus fronteras entre los sistemas. Un papel básico de la administración es servir como punto de unión o como deslindador, para asegurar la cooperación y la integración entre los distintos sistemas. 34 Además otra función importante de la administraciónes servir como deslindador entre la organización y los sistemas ambientales. El concepto de interfase es útil para entender las interrelaciones fronterizas. Una interfase puede ser definida como el área de contacto entre un sistemas y otro. Por lo tanto, la organización empresarial tiene muchas interfases con otros sistemas: proveedores de materiales, la comunidad local, posibles empleados, sindicatos, clientes y dependencias gubernamentales, estatales, locales y federales. Existen muchos procesos de transacción a través de los límites del sistema en las interfases que comprenden la transferencia de energía, materiales, gente, dinero e información. Jerarquía de los sistemas En general, todos los sistemas- físicos, biológicos y sociales- pueden ser considerados en un sentido jerárquico. Un sistemas está compuesto de subsistemas de orden mayor y también forma parte de un suprasistema. Por lo tanto, existe cierta jerarquía entre los componente del sistemas. Las grandes organizaciones tiene, casi universalmente una estructura jerárquica. La gente está organizada en grupos; los grupos están organizados en departamentos, los departamentos en divisiones; las divisiones en compañías; y las compañías forma parte de una industria y una economía. Muchos autores de la teoría general de sistemas han concluido que esta relación jerárquica es muy importante en todo tipo de sistemas. “La subdivisión jerárquica no es una característica que sea peculiar a las organizaciones humanas. Virtualmente es un elemento común en todos los sistemas complejos de los cuales se tiene conocimiento. (Existen) fuertes razones para creer que casi cualquier sistema de suficiente complejidad debe tener la estructura de cuartos- dentros- de – cuartos que se observa en las organizaciones actuales. La razón para la jerarquización va mucho más allá de la necesidad de unidad de mando u otras consideraciones relacionados con la autoridad.” 35 La estructura jerárquica no sólo se relaciona con los niveles, sino que se basa en la necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas en un sistemas más amplio, con el objeto de coordinar las actividades y procesos. En las organizaciones complejas existe una jerarquización de procesos y de estructura. 34 Este punto de vista es expuesto por Rensis Likert en New Patterns of Managemet, McGraw- Hill Book Company suposición- grupo, en la cual “Función punto de enlace” Se realiza para integrar actividades de los distintos subsistemas en la organización. 35 Herbert A. Simon, The New Science of Management Decision, Harper & Row, Puvlishers, Incorporated, Nueva York, 1960, págs. 40-42 17 Entropía Negativa Los sistemas cerrados están sujetos a la fuerza de entropía que se incrementa hasta que eventualmente se detiene todo el sistemas. La tendencia hacia la entropía máxima es un movimiento hacia el desorden, ausencia completa de transformación de recursos, y muerte. En un sistemas cerrado, el cambio de entropía siempre debe ser positivo. Sin embargo, en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida y aun puede transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más complejo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque los sistemas abiertos los recursos (materiales, energía e información) utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantiene en un estado estable, y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y organización creciente.” 36 Obviamente, para el sistema biológicos, el proceso de entropía negativa no es perfecto. El organismo vive y crece por un periodo pero está sujeto al deterioro y a la muerte. La organización artificial o social que puede continuar la importación de nuevos componentes humanos y otros recursos, y con objetos de continuar su funcionamiento puede ser capaz de eliminar indefinidamente el proceso de entropía. Sin embargo, la única manera en la cual las organizaciones pueden eliminar la entropía es por la importación continua de materiales, energía e información en una forma o en otra, transformándolos y redistribuyendo los recursos al medio externo. El Estado Estable o Equilibrio Dinámico El concepto de estado estable se relaciona estrechamente con el de entropía negativa. Un sistema cerrado debe de manera eventual, lograr un estado de equilibrio con máxima entropía – muerte o desorganización -. Sin embargo, un sistema abierto, puede lograr un estado en que el sistema permanezca en equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e información. Esto se conoce con el nombre de estado estable. Esta relación entre la entropía negativa y el estado estable para los organismos vivos y los sistemas sociales fue sugerida por Emery y Trist. En contradicción con los objetivos físicos, cualquier entidad sobrevive importado cierto tipo de materiales del medio externo, y a su vez los transforma con sus propios sistemas y características, y envía otros tipos hacia el medio externo. Mediante este proceso el organismo obtiene energía adicional que lo convierte en “negentrópico”, es decir que es capaz de lograr 36 Ludwing Von Bertalffy, “General System Theory” en general Systems, Anuario de la Sociedad para el desarrollo de la teoría General de Sistemas. Vol 1, 1956, pág. 4. 18 la estabilidad en un estado estático independiente del tiempo- condición necesaria de adaptabilidad para las variaciones del medio -. 37 El estado estable para los sistemas abiertos, en contraste con el de los sistemas cerrados sujetos a la entropía, ocurre mientras el sistema puede aún mantener su funcionamiento y trabaja de manera efectiva. Bajo este concepto, una organización es capaz de adaptarse a los cambios en su medio y mantener un estado estable continuo. Es posible establecer una analogía con los sistemas biológicos. El cuerpo humano es capaz de mantener una temperatura estable del cuerpo a pesar de variaciones muy grandes de temperatura del ambiente. Obviamente, existen límites en el grado en el que los organismos biológicos o las organizaciones sociales pueden mantener su estado estable como respuesta a los cambios del ambiente. Pueden ocurrir cambios masivos del ambiente tan grandes que sea imposible para los sistemas el adaptarse. El organismo muere o la organización social desaparece. El estado estable tiene un significado adicional; dentro del sistema organizacional, los distintos subsistemas han logrado un balance entre la interrelaciones y fuerzas que permiten que el sistema total trabaje efectivamente. En los organismos biológicos el término homeostasis se aplica al estado estable del organismo. En las organizaciones sociales, no existe un estado estable absoluto sino más bien un equilibrio dinámico, en constante ajuste entre las fuerzas internas y el ambiente. La organización social intenta acumular ciertos excedentes de recursos que le ayuden a mantener su equilibrio y a mitigar algunas de las posibles variaciones en el flujo de requerimientos del medio. Mecanismo de Retroalimentación El concepto de Retroalimentación es muy importante para entender cómo mantiene los sistemas un equilibrio dinámico. A través del proceso de Retroalimentación, el sistemas recibe continuamente información desde su medio externo, lo que le ayuda a ajustarse. El concepto de Retroalimentación se ha utilizado para observar un cierto número de fenómenos biológicos. El mantenimiento de la homeostasis o el balance en el organismo vivo, depende de su continua Retroalimentación de información que ese organismorecibe de su ambiente. Por ejemplo, si la sangre se enfría debido a un descenso brusco de la temperatura externa estimula ciertos centros en el cerebro que activan los mecanismos productores de calor del cuerpo, y así se ajusta la temperatura del organismo a su nivel medio, de tal manera que se mantiene estable. El hombre utiliza el principio de Retroalimentación en muchas de sus actividades: por ejemplo, al manejar una bicicleta, recibe Retroalimentación acerca de la dirección y el balance, lo que le permite tomar acciones correctivas. La retroalimentación puede ser tanto positiva como negativa, auqnue en este texto, la consideración más importante es la de retroalimentación negativa. La 37 F.E.Emery y E. L. Trist, “The Causal Texture of Organizational Environments”, en Human Relations febrero de 1965, pág. 21. 19 retroalimentación negativa es un impulso de información que indica que el sistema se está desviando de un curso prescrito y debe ser reajustado a un nuevo estado estable. La Retroalimentación es de vital importancia para las organizaciones complejas, las cuales deben recibir continuamente impulsos de información desde su ambiente. La administración se interesa por la interpretación y corrección, según la Retroalimentación de datos. Esta es una parte vital de la función de control organizacional que se considerará con mayor detalle en el capitulo 18. Mecanismo de Adaptación y Mantenimiento Los sistemas deben mantener dos mecanismos que a menudo entran en conflicto. En primer lugar, para mantener un equilibrio, deben tener mecanismos de mantenimiento que aseguren que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio. Las fuerzas de mantenimiento son conservadoras e intentan prevenir el sistema contra cambios tan rápidos que originen el desequilibrio de los distintos subsistemas y el sistema total. En segundo lugar los mecanismo de adaptación son necesarios para suministras un equilibrio dinámico tal que cambia a través del tiempo. Por lo tanto, el sistema debe tener mecanismos de adaptación que le permitan responder a los cambios internos y externos. Algunas fuerzas dentro de la organización social están ajustados para mantener al sistema. Y los subsistemas que están ajustados para lograr la adaptación. Esta fuerzas opuestas en ocasiones crearán tensiones, choques y conflictos que son naturales y no se deben considerar como una disfunción total. 38 Katz y Kahn describen la importancia de los mecanismos de mantenimiento y adaptación de los organismos sociales. Si el sistema ha de sobrevivir, debe elaborar subestructuras de mantenimiento para conservar las paredes de las masa social en su lugar. No obstante, aun esto no será suficiente para asegurar la sobrevivencia de la organización. Esta existe en un ambiente con demandas cambiantes. Las estructuras adaptativas se desarrollan en las organizaciones para generar las respuestas apropiadas a las condiciones externas. Crecimiento de adaptación y mantenimiento. En los sistemas cerrados sujetos a las leyes de la física, el sistema se mueve hacia la entropía y desorganización. En contraste, los sistemas abiertos parecen tener la tendencia 38 Robert Chin dice: “ La presencia de tensiones, fricciones o deformaciones y conflictos dentro del sistema se consideran frecuentemente vergonzosas y deben ser eliminadas. La reducción de la tensión, relajamiento de la fricción y deformaciones, y la solución del conflicto se convierte en los objetos de trabajo de los administradores prácticos, pero algunas veces a costa de ignorar la posibilidad de incrementar las tensiones y conflictos, con el fin de facilitar la creatividad, innovación y cambio social.” Chin, op. Cit., pág. 204 20 opuesta, y se mueven para crear la diferenciación y niveles más altos de organización. Bertalanfy apunta la elaboración continua de los organismos biológicos: “En el desarrollo y evolución orgánica, parece ocurrir, una transición hacia estados superiores de orden y diferenciación. La tendencia hacia la complicación cada vez ha sido indicada como una característica de la naturaleza viviente como opuesta a la inanimada.” 39 Este mismo proceso parece ser cierto para la mayoría de los sistemas sociales, entre ellos existe la tendencia a elaborar sus actividades y alcanzar mayores niveles de diferenciación y organización. El examen de cierto atributos de la organizaciones sociales complejas pueden ayudar a explicar esta tendencia. Las organizaciones sociales complejas están constituidas por muchos subsistemas, algunos de los cuales tiene exceso de capacidad o recursos, lo cual era una presión continua hacia el crecimiento. Además, las organizaciones sociales con frecuencia tratan de incluir dentro de sus límites actividades adicionales con el objeto de limitar la incertidumbre y asegurar su supervivencia. La organización empresarial puede usar la integración vertical con objeto de asegurar el suministro continuo de materias primas. El patrón de diversificación de conglomerados y fusiones de muchas corporaciones en los Estados Unidos de Norteamérica, es otra indicación de este proceso. En muchos casos, estas funciones son el resultado de la innovación en los productos y de rupturas tecnológicas que permiten que la organización extienda sus límites hacias nuevas áreas. O tambien puede ser resultado de un desequilibrio entre las capacidades técnicas y administrativas que buscan una salida para sus actividades y creatividad. Un ejejmplo de esto ha sido la expansión de muchas grandes corporaciones a nivel internacional, con lo que ha incrementado significativamente las fronteras de sus operaciones. Existe también la tendencia de las grandes organizaciones hacia el logro de mayor diferenciación y especialización entre sus subsistemas internos. En las grandes organizaciones complejas es evidente, el gran numero de departamentos y actividades especializados. La gran proliferación de departamentos, cursos y materia académicas en las universidades, es otro ejemplo de esta diferenciación y elaboración. Equifinalidad de los sistemas Abiertos En los sistemas físicos existe una relación directa causa- efecto entre las condiciones iniciales y el estado final. Los sistemas biológicos y sociales operan de manera diferente. El concepto de Equifinalidad dice que los resultados finales pueden lograrse con diferentes condiciones iniciales y de manera diferente. Este enfoque sugiere que la organización social puede lograr sus objetivos con diferentes insumos y actividades. Por lo tanto, el sistema social no está restringido por la simple relación causa- efecto de los sistemas cerrados. 39 Ludwing Von Bertalanffy, “The Theory of Open Systems in Physics and Biology”, en Science, Enero 13 de 1950, pág. 26. 21 La Equifinalidad de los sistemas sociales tiene importancia relevante para la administración de organizaciones complejas. La relación de sistemas cerrado causa- efecto, adoptada de las ciencias físicas, sugería la existencia de una mejor manera para lograr un determinado objetivo. El concepto de Equifinalidad indica que la Administracion puede usar un grupo variable de insumos en la organización para transformarlo de diferentes maneras y lograr una producción satisfactoria. La extensión de este enfoque sugiere que la función administrativa no es necesariamente la búsqueda de una solución óptima rígida, sino que se debe disponer de una variedad de alternativas satisfactorias. Las anteriores son unas cuantas de las características de los sistemas abiertos. 40 Al estudiante que por vezprimera conoce estos conceptos, pueden parecerle complicados. Gran parte de la experiencia educacional destaca enfoques de sistemas cerrados, por ejemplo las Matemáticas y las ciencias físicas. El enfoque de sistema abierto, con las propiedades establecidas en las secciones anteriores es adecuado para la teoría organizacional. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS El sistema administrativo abarca a toda la optimización mediante la dirección tecnológica, organización de la gente y otros recursos, y relacionando la organización con su medio. El punto de vista de los autores de este texto es similar a lo expresado por Churchman: Este último, que determina los objetivos totales y relaciona los estándares del subsistema con respecto al todo, puede ser llamado el subsistemas administrativo. Es el subsistema que se interesara por los planes totales e instrumenta sus pensamientos. 41 Un enfoque del estudio de la organizaciones centra su atención en los procesos administrativos fundamentales- planeación, organización y control- que son esenciales si es que la organización ha de lograr sus objetivos y, metas fundamentales. Estos procesos administrativos básicos son necesarios para cualquier tipo de organización- empresarial, gubernamental, educaticativa- en las que los recursos humanos y físicos deben conbinarse para lograr ciertos objetivos. Además, los procesos son necesarios, sin importar el área de especialización de la administración- producción, finanzas o actividades de apoyo -. Otra manera de ayudar el entendimiento de la área administrativa es observar, dentro de las organizaciones, los distintos niveles o subsistemas. 40 Para un análisis adicional sobre las características de los sistemas, véase Russell L. Ackoff, “Towardas a System of Sistems Concepts, en Management Science, Julio de 1971, págs. 661- 671; y F.Kennth Berrien, General and Social Systems, Rutgers University Press, Nueva Brunswick, N. J., 1968. 41 C. West Churchman, the systems Approach, Dell Publishing Co., Ins., Nueva York, 1968, pág. 8 22 FIGURA1.3 LA ORGANIZACIÓN COMO UN COMPUESTO DE NIVELES/SUBSISTEMAS ESTRATEGICOS DE COORDINACION Y OPERATIVOS. El modelo que aparece en la figura 1.3 es una extensión del trabajo de Parsons, Petit y Thompson. 42 Existen diferencias básicas en la orientación de los sistemas administrativos en estos niveles. El sistemas operativo tiene que ver principalmente con la racionalidad técnico- económica, y trata de crear certidumbre “ cerrando el núcleo técnico” para muchas variables. Thompson dice: “Bajo las normas de racionalidad, las organizaciones buscan sellar sus núcleos tecnológicos para evitar las influencias del ambiente. Puesto que es imposible lograr una impermeabilidad total, se busca filtrar las influencias de los alrededores de sus núcleos técnicos mediante dispositivos de entrada y salida” 43 El punto de vista del sistema cerrado es aplicable al “núcleo técnico” o subsistemas operativo de la organización. 42 Talcott Parsons, Structure and Prodess in Modern Societies. The Free Press, nueva York, 1960. Páds. 60- 96; Thomas A. Petit, “A Behavioral Theory of Management, en Academy Og Management Journa, diciembre de 1967, págs 341-350; y James D. Thompson, Organizations in Action, McGraw- Hill Book Compañy, Nueva York, 1967. 43 James. D. Thompson, op, citi, pág. 24. Nivel/susbsistema estratégico Nivel/subsistema coordinado Nivel/Subsistema Operativo Productos hacia El medio Insumos hacia El sistemas Medio Ambiente Introducción de las fuerzas ambientales Limites 23 Fig. 5.4 la tarea administrativa: subsistemas estratégicos coordinados y operativo En contraste, el nivel estratégico de la organización encara el mas alto grado de incertidumbre en términos de los insumos provenientes de su medio externo, sobre las cuales tiene muy poco o ningún control. Por lo tanto, la administración a estos niveles debe tener puntos de vista de sistemas abierto y concentrarse en estrategias innovativas y/o adaptativas. El administrador coordinador opera entre los niveles operativo y estratégico y sirve de intermediario y coordinador de ambas. Estos niveles transforman la incertidumbre del medio en racionalidad técnico económica necesaria como insumo del subsistemas operativo. En muchas organizaciones estos papeles están separados teóricamente. Por ejemplo, en la universidad, el consejo universitario se concibe como si satisficiera la responsabilidad estratégica, mientras que el presidente, directores y jefes de departamento participan en asuntos de coordinación. Los profesores, bajo este concepto, desarrollan las funciones operativas. En un hospital, el patronato desarrolla el papel estratégico. El cuerpo administrativo del hospital se interesa por los aspectos de coordinación, mientras que los doctores, enfermeras y otros especialistas desarrollan las funciones “operativas”. Teóricamente, en las organizaciones empresariales el consejo directivo relaciona a la institución con su ambiente, la Administracion media y superior manejan los aspectos de coordinación y otros empleados desarrollan las tareas operativas. Sin embargo, esta distinción no esta claramente delineada en ninguna de estas organizaciones. Por ejemplo, Subsistemas O nivel Organizacion al Tarea Administrativa Básica Subsistemas Ambientales Periodo de planeación Punto de Vista Procesos Generale s Técnicas Para tomar Decisiones Relaciona la organización a su medio ambiente; diseña planes y sistemas integrales Integra las actividades internas Logra objetivos eficientes y efectivamente Operativa Coordinador Estratégico Abierto Cerrado Largo Plazo Corto plazo Satisfa- ciente Optimi- zante No Programable Pro- gramable De juicio Computacional 24 el presidente de una corporación a menudo tiene las responsabilidades tanto estratégicas como de coordinación. La figura 1.4 ilustra con mayor detalle las diferencias entre las tareas administrativas de los distintos niveles de la organización. Entre mas pequeña sea la organización, existen mayores posibilidades de que los distintos aspectos de la tareas administrativa sean llevados por un solo individuo. Obviamente, un solo propietario, el director propietario participa en todas las actividades establecidas en la figura 1.4. Debe definir su tarea en relación a su medio, planear sus actividades a corto y largo plazo, y después realizarlas para lograr sus objetivos. En las organizaciones más grandes y complejas, es más probable que estos subsistemas estén separados y sean identificables. La alta Administracion se interesa por relacionar a la organización con su medio ambiente- identificar el nicho que debe llenar, para sobrevivir y crecer -. La formulación de la estrategia también supone el diseño de sistemas integrados y planes. La filosofía del concepto de sistemas es útil en la conceptualización de la naturaleza a largo plazo de la organización, y en el ensamblaje de los recursos apropiados para lograr los objetivos deseados. El sistema ambiental es relativamente abierto; los procesos generales son típicamente no programables; y el objetivo es esencialmente satisfacer –encontrando soluciones operativas para problemas nuevos y mal estructurados. La toma de decisiones es gran parte juicio y meditación –evaluación racional de todos los insumos relevantes para el proceso de solución de problemas -. En el subsistema operativo la tarea fundamental es lograr los objetivos establecidos y efectivamente.Es aquí donde la organización “hace sus cosas”, produce bicicletas o pastas de dientes, proporciona salud y cuidado o protección contra fuego. El sistemas ambiental es relativamente cerrado, por lo que los procesos generales pueden programarse, por ejemplo, procedimientos estándares de operación o programas de computadoras. El análisis de sistemas da un marco de referencia para un panorama optimizando a corto plazo, y para la toma de decisiones computacionales a través del uso de técnicas cuantitativas. En el subsistema de coordinación –que cubre desde las actividades estratégicas hasta las operativas – la preocupación básica es la integración de la actividades internas que han sido especializadas por funciones y/o niveles. La administración media está implicada en la traducción de los planes integrales en planes operacionales y procedimientos. Participa en la interpretación de los resultados de sistema operativa y en la canalización de los recursos existentes en las direcciones apropiadas. El administrador de sistemas facilita la coordinación de varia funciones, proyectos o programas dentro de toda la organización. Un punto de vista pragmático es esencial para la integración de consideraciones a corto y largo plazo. Los compromisos son en ocasiones necesarios en la toma de decisiones a este nivel, con el objeto de lograr un resultado práctico o utilitario a través del análisis y síntesis de los problemas. 25 Los términos utilizados en las distintas dimensiones que se muestran en la figura 1.4 ilustran las tendencias generales, por ejemplo, las ,actividades o enfoques más probables. No se pretende afirmar que le juicio no es importante en el sistema operativo, o que las técnicas computacionales nunca se usan en el desarrollo de los planes integrados. Sin embargo, los términos proporcionan el esquemas básico de la tarea administrativa en tres diferentes subsistemas organizacionales. Esto tampoco significa que los diferentes subsistemas administrativos puedan operar independientemente. Por ejemplo, el subsistemas estratégico debe trabajar efectivamente si la organización ha de recibir los insumos necesarios para el subsistema operativo. El subsistema operativo también debe producir de manera eficiente para asegurar que la organización reciba el apoyo del medio ambiente. El papel del administrador Considerar la organización como un sistema sugiere un papel sustancialmente diferente para la administración, del que ha desempeñado bajo la teoría tradicional. “Se ha producido un profundo cambio en la manera en que la administración era concebida desde el advenimiento de la llamada revolución sintética”. En la teoría tradicional, se hacía hincapié en la racionalidad técnico- económica. Este enfoque del sistema cerrado era apropiado para le nivel operativo pero no para los niveles de coordinación y estratégico. Las relaciones humanas hicieron hincapié en el subsistemas psicosocial, ignoraron el técnico, estructural y los aspectos ambientales. El planteamiento de la ciencia de la administración fue desde un punto de vista de sistemas cerrados, enfocándose en las técnicas de la toma de decisiones gerenciales. El punto de vista de un sistemas sociotécnico abierto crea un papel más difícil para la administración. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo, debe preocuparse por adaptar la organización a nuevos y cambiantes requerimientos. La administración es un proceso que abarca y enlaza los distintos subsistemas de la organización. El punto de vista de sistema sugiere que las administración debe enfrentarse situaciones dinámicas, inciertas, y con frecuencia ambigüedad. La administración no tiene control completo de todos los factores de producción, como lo indica la teoría tradicional. Está fuertemente restringida por muchas fuerzas internas y del medio (tecnológicas, estructurales y psicosociales). Sayles describe el papel de la administración bajo el enfoque de sistemas: El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administración no tiene límites nítidos claramente definidos; más bien, el administrados moderno está colocado en medio de una red de interrelaciones dependientes… El único objetivo perdurable es el esfuerzo para construir y mantener un sistema predecible y de interrelaciones, de patrones de 26 conducta que están dentro de límites físicos razonables. Pero esto es la búsqueda de un equilibrio dinámico, ya que los parámetros del sistema (división del trabajo y los controles) evolucionan en constante cambio. Por tanto, la Administracion se esfuerza introducir regularidad en un mundo que nunca le permite lograr ese ideal…Unicamente aquellos administradores que pueden manejar la incertidumbre, la ambigüedad y batallas que nunca serán ganadas sino sólo bien peleadas, puede tener posibilidades de éxito. Una de las funciones más difundidas de la administración a todos los niveles es la toma de decisiones. La figura 1.4 indica que la estrategia de toma de decisiones difiere entre los distintos subsistemas de la organziación. En el subsistema operativo son apropiados, los enfoque del sistema cerrado. Sin embargo, a los niveles estratégicos y de coordinación, los enfoque para la toma de decisiones debe ser del sistemas abierto. Se verán con más detalle los sistemas administrativos información decisión en la parte 6. CONCEPTO SISTEMICOS DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION Las secciones anteriores constituyen la base para el resto de este libro. En las siguientes seis partes se estudiaran los conceptos básicos: Medio, limites y objetivos. Tecnología y estructura El sistema psicosocial. El sistema administrativo. Análisis comparativo y enfoque contingente. Cambio organizacional y el futuro. Este marco de referencia servirá como base para el desarrollo de la teoría organizacional moderna y la practica administrativa. Se empezará tratando el suprasistema ambiental y su impacto en la organización. Después se verán los objetivos organizacional. Esto establecerá la plataforma para la consideración de la tecnología y la evaluación de sus efectos sobre la estructura organizacional, así como sobre el sistema psicosocial. Entonces se revisará el sistema administrativo destacando el flujo de información, toma de decisiones y las funciones clave de planeación y control de las actividades de la organización. En efecto, se seguirá un proceso ordenado para estudiar con más detalle a cada uno de los subsistemas principales de la organización, tal como se muestra en la figura 5.2. Es evidente que se hace hincapié en los subsistemas y esto parece contradecir al espíritu del enfoque de sistemas. Sin embargo, es necesario ver los subsistemas principales con mas detalle antes de que se pueda retomar un punto de vista de sistemas más integrado. En el capitulo 19, “El análisis comparativo y el enfoque contingente”, se volverá entre los distintos subsistemas. Se aplicara entonces este punto de vista integrado de sistemas, como 27 un marco de referencia para el análisis comparativo al considerar el ejemplo de un hospital y la universidad. RESUMEN El enfoque de sistemas proporciona un marco de referencia integrado para la teoría organizacional moderna y la práctica administrativa. La teoría general de sistemas incluye conceptos para la integración de conocimientos en las ciencias físicas, biológicas y sociales. Existe una estrecha relación entre la teoría general de sistemas y el desarrollo del funcionalismo en las ciencias sociales. El funcionalismo subraya la integración de partes y los subsistemas en todo funcional. Dicha teoría se ha usado como marco básico de referencia en Antropología y sociología. En el campo de la Psicología, los conceptos de sistemas han logrado
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