AAYGI-GRUPO-06-TP-03-PLANEACION-MEDIMPORT - Amedd Sisalema

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EMPRESA MEDIMPORT- PLANEACIÓN
La empresa Medimport, S.A presenta un problema en el área administrativa por lo que urge hacerle una auditoria para identificar sus problemas y lograr un optimo crecimiento y desarrollo empresarial.
OBJETIVO
OBJETIVO GENERAL 
Identificar los problemas ocurrentes en la etapa de organización de la empresa Medimport SA, realizando una adecuada auditoria para poder dar una solución rápida que permita seguir desempeñando las funciones adecuadamente.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
· Conocer la situación actual de la empresa y su funcionamiento con respecto a la etapa de organización
· Identificar los problemas causantes dentro de la etapa de organización que limita su buen funcionamiento
· Realizar un diagnostico previo de la situación actual de la etapa de organización
· Realizar la auditoria administrativa para identificar posibles deficiencias con el fin de mejorar su funcionamiento.
FACTORES A REVISAR
Se ha considera el factor a revisar dentro del proceso administrativo a la etapa de organización que actualmente presenta problemas en su funcionamiento.
Etapa de organización
Es la encargada de especializar y dividir el trabajo para agrupar funciones a unidades específicas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de con tribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de personas.
Propósito estratégico: diseñar e instrumentar la infraestructura para el correcto funcionamiento de la empresa.
Componentes:
· Estructura organizacional: La empresa Medimport si cuenta con una estructura organizacional ya que tiene especificado su organigrama con sus respectivos departamentos en donde se estable las funciones que van a desarrollar los miembros de la entidad y hacer que se alcancen las metas fijadas.
· División y distribución de funciones: La empresa Medimport cuenta dentro de su equipo de trabajo con especialistas en cada área mas no se especifica si se esta realizando una correcta división de trabajo.
· Cultura organizacional: Medimport tiene su cultura organizacional compartida entre los niveles de la estructura organizacional y no existe una estrategia de enseñanza cultural específica; sin embargo, la calificación de los trabajadores y la falta de movilidad de los empleados los hacen sentir que son parte de la empresa y crean entre la mayoría de las personas un ambiente de respeto y amistad.
Los valores de la organización de gestión no se han determinado públicamente en la organización ya varios documentos orientativos de la empresa que, por tanto, el comportamiento de los trabajadores dentro de la empresa no se basa en los valores previamente establecidos en los justificantes, sino en los valores morales arraigados en la formación de la personalidad.
· Recursos humanos: Medimport posee actualmente una planilla laboral de 34 empleados, donde la mayoría de ellos han iniciado desde que la empresa se creó.
· Cambio organizacional: Medimport plantea tres enfoques para actuar ante el cambio
1. Procedimientos planificados, es decir, desde la alta dirección generar los cambios como parte de la estrategia e implementarlos desde el nivel más alto hacia abajo.
2. Liderazgo visionario, los cambios son impulsados de manera informal por el líder de Medimport que tiene claro la concepción de lo que quiere lograr.
3. Aprendizaje inductivo, en el cual los cambios se generarán desde cualquier punto de Medimport y se filtra poco a poco a todos sus niveles.
Estos tres procesos de cambio pueden ser vistos como sustitutos entre sí, ya que el cambio en Medimport puede proceder a través de una planificación formal, del liderazgo manejado de manera informal o del aprendizaje inductivo
· Estudios administrativos: Actualmente Medimport tiene aspectos que poco se tiene en cuenta en el estudio sus proyectos como aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administración: organización, procedimientos administrativos, aspectos legales y reglamentos ambientales, por lo que el Estudio Administrativo consiste en determinar los aspectos organizativos que deberá considerar Medimport para su establecimiento tales como su planeación estratégica, su estructura organizacional.
Su objetivo es realizar un análisis que permita obtener la información pertinente para la determinación de los aspectos organizacionales de un proyecto, los procedimientos administrativos, aspectos legales, laborales.
 
· Instrumentos técnicos de apoyo: Los instrumentos que permite a Medimport gestionar eficazmente su estructura organizacional son:
· La organización y sus puestos. Estrategia y organización de Medimport 
· Descripción de los puestos
 Perfil humano del puesto
· Ajuste persona-puesto
· Diseño de puestos intrínsecamente motivantes
· Instrumentos de evaluación psico-profesional
FUENTES DE INFORMACIÓN
Las fuentes de información que se van a utilizar serán de tipo interna ya que se va a trabajar directamente con el personal del área de organización de la empresa Medimport para así poder obtener la información requerida que se registrara en los papeles de trabajo de la auditoria.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 
Se realizará una investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la empresa Medimport SA la cual se llevará a cabo de la siguiente manera:
· Se realizarán encuestas y entrevistas a los mandos superiores para conocer sobre los aspectos generales de la empresa, específicamente del área que causa problemas.
· Conocer los aspectos a evaluar de la etapa de organización de la empresa que permita tener una visión mas clara de como implementar la auditoria con el fin de cumplir con los objetivos establecidos.
PREPARACIÓN DEL PROCESO DE LA AUDITORÍA
Para la preparación del proceso de la auditoria se procederá a preparar la información necesaria con el objetivo de instrumentar la auditoria la cual va a incluir la propuesta técnica.
PROPUESTA TÉCNICA
Naturaleza: Se realizará una Auditoría Administrativa
Alcance: Se realizará la auditoria al Área administrativa, a la etapa de organización 
Justificación: Se realizará la auditoria con el fin que de exista un adecuado funcionamiento del área administrativa ya que esa área es la mas importante dentro de la empresa
Antecedentes: La empresa Medimport SA anteriormente no ha realizado auditorías en ninguna área de la organización.
Objetivos:
· Realizar una auditoria administrativa satisfactoria que de solución a los problemas planteados
· Informar la importancia de realizar auditorias a la empresa 
· Identificar los problemas dentro de la etapa de organización que no permite que exista un buen funcionamiento.
Estrategias:
1. Con el aporte de Medimport y mediante un trabajo en conjunto se realizará esta auditoria administrativa.
2. El proceso de cómo se llevará a cabo una auditoría administrativa estará establecida mediante un plan de trabajo detallado, el cual servirá de guía para el auditor.
3. El equipo del auditor, realizara visitas continuas y periódicas a Medimport SA con el fin de proporcionar que todas las actividades que se van a efectuar se cumplan de manera efectiva.
4. Obtendremos asesoría por parte de Dr. Enrique Benjamín Franklin, para tener claro el procedimiento y una adecuada orientación sobre lo que tenemos que realizar, así como también nos basaremos en el libro de Auditoría Administrativa para la elaboración de este documento.
Acciones:
1. Reunir toda la información necesaria, que será proporcionada por parte del personal administrativo mediante entrevistas o cuestionarios.
2. Realizar las visitas periódicas a Medimport, mencionadas con anterioridad en nuestras estrategias, las cuales estarán establecidas en un plan de trabajo.
3. Revisar todos los documentos que pueden ser de gran utilidad en la recolección de la información a todo el personal de la organización.
4. Utilizar observación directa con el fin de establecer cuáles son los aspectos que por alguna razón no hayan sido proporcionados pero el personal que se entrevistó, y cuya información puede ser crucial y necesaria para la realización de la auditoríaadministrativa en Medimport.
Recursos:
Los recursos que se utilizarán para la realización de la Auditoría Administrativa en Medimport, están establecidos de la siguiente manera:
Recursos Humanos: 4 miembros del equipo auditor y 1 asesor
Recursos Financieros: Aproximadamente $1.500 para cualquier gaste que represente la siguiente auditoría administrativa.
Recursos Materiales: Libros en base a Auditoría Administrativa, que nos ayuden en el proceso.
Recursos Tecnológicos: 4 computadores portátiles que cuenten con software y programas para la tabulación y análisis correspondiente a información estadística.
Resultados
Los resultados que se espera obtener mediante una auditoría administrativa en Medimport, están especificados de la siguiente manera:
· Conocer la forma en que opera y lleva a cabo su etapa de organización dentro del proceso administrativo la empresa Medimport, a partir de la información referente a su estructura organizacional, la distribución de sus funciones y cultura organizacional.
· Establecer un plan de acción, el cual se adecue a las necesidades Medimport en la etapa de organización.
· Conocer y detectar los factores que imposibiliten, debiliten o afecten el adecuado funcionamiento y desempeño del personal administrativo de Medimport SA.
· Implementar las acciones propuestas, con en el fin de convertir sus debilidades en fortalezas y de esta manera asegurar el correcto desempeño de Medimport SA.
Información complementaria
· Internet
· Recomendaciones y opiniones de auditores y docentes
DiagnÓstico Preeliminar
La empresa Medimport, S.A realiza este diagnóstico que se basa en la noción de que la comprensión del equipo auditor de la organización es una actitud hacia la realidad y la cultura organizacional. 
Génesis de la organización
Medimport SA de CV es una pequeña y mediana empresa con 30 años de experiencia en el servicio que sigue brindando productos de alta calidad y que satisfacen las necesidades del mercado mexicano. Medimport ha cambiado su estrategia comercial, desde la comercialización de medicamentos hasta la producción de medicamentos y la venta de productos de terapia natural y suplementos nutricionales. Tiene una misión y una declaración de visión, pero los empleados no comprenden su existencia.
Infraestructura
Medimport y su estructura organizativa no ha cambiado significativamente con el tiempo. La estructura organizativa proporcionada por Medimport SA de CV al equipo auditor no se corresponde con la situación real de la empresa.
 La empresa no cuenta con manuales organizativos y / o procedimientos previamente preparados desde que la empresa inició operaciones, la mayoría de los empleados han trabajado en Medimport. 
 Esta empresa cuenta con el nivel de desarrollo técnico suficiente para realizar adecuadamente las operaciones diarias.
Forma de operación
Medimport se divide en dos áreas principales: área administrativa y área operativa ya,la empresa no tiene indicadores que puedan usarse para medir el desempeño general de la organización.
Posición competitiva:
Naturaleza: Medimport SA de CV es una pequeña empresa con las siguientes características: La empresa es 100% capital de México y se encuentra registrada como persona jurídica ante las autoridades fiscales.
Tamaño: Pequeña empresa
Sector: Industrial
Giro industrial: Productos farmacéuticos (especialmente productos de terapia natural y complementos alimenticios) 
Competencias Centrales: Las ventajas competitivas que tiene la Empresa Medimport SA de CV (que la mantiene en el mercado desde hace 30 años) es la variedad de productos que brinda a los clientes (mayoristas y minoristas), y su alto nivel de innovación y desarrollo tecnológico la hacen Pequeñas y medianas empresas reconocidas en el campo de la fabricación y comercialización de productos farmacéuticos, todas ellas basadas en un procesamiento altamente personalizado para adaptar sus productos a las necesidades específicas del mercado objetivo.
Clientes: La empresa no realiza ventas directamente a los consumidores finales, sino que entregará productos a través de diferentes canales de distribución (como mayoristas y minoristas involucrados en este campo). Los principales son: gimnasios, tiendas naturistas y venta por catálogo
Proveedores: Medimport SA de CV tiene un catálogo extenso de proveedores en diferentes regiones de la República Mexicana, que le brinda todos los insumos que necesita para realizar su negocio. Para formar parte de este catálogo, los productos suministrados deben ser de alta calidad y deben cumplir con todas las especificaciones y requisitos exigidos por la empresa, pues de ello depende la calidad de los productos elaborados por Medimport. Ganar-ganar con los proveedores para asegurar futuras relaciones de negociación
Competidores: Existen diferentes empresas en el mercado que ofrecen productos similares a Medimport SA DE CV, estas empresas son principalmente pequeñas y medianas empresas. Sin competidores directos