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Microsoft Office System Integración única. Colaboración única. Utilización única. Transformación única. Momentos únicos en el trabajo 1 Se ha preguntado alguna vez … ¿Cuánto tiempo se ahorrarían sus empleados si accedieran en tiempo real a la información y a los datos de la empresa y a sus compañeros de trabajo cuando realizan los proyectos? ¿Qué precio tiene que pagar si no impide que se realicen cambios, intencionados o accidentales, en la documentación de la empresa sin que usted lo sepa? ¿Qué beneficios aportaría a su negocio el hecho de que los empleados pudiesen colaborar con sus compañeros de trabajo, Partners y clientes como si estuviesen en la misma sala aunque trabajen en franjas horarias diferentes? ¿Cuánto tiempo ahorrarían sus empleados si pudiesen gestionar con eficacia los correos electrónicos y el correo basura a pesar de que cada vez reciban más? ¿Acaso su empresa no se beneficiaría de un método de recopilación de datos automático más rápido y consistente? ¿Sus empleados están sacando el máximo partido a las inversiones que ha realizado en los sistemas empresariales? ¿Qué sucedería si todo esto pudiese hacerse utilizando un software con el que sus empleados ya están familiarizados? Ahora, gracias a Microsoft® Office 2003, ya es posible. Quizá opine que Microsoft Office no puede solventar este tipo de problemas. Seguramente solía dejar que fuese Microsoft Office quien actualizase y tomase las decisiones de compra de su departamento de TI. Ha llegado el momento de implicarse. 2 Presentación de Microsoft Office System Microsoft Office ha evolucionado a partir de un grupo de productos creados para incrementar la productividad personal hasta convertirse en un sistema integrado y completo formado por programas, servidores, servicios y soluciones de escritorio. Microsoft Office System le ayuda a reaccionar ante los retos de hoy ofreciéndole el bien más importante; la gente. Al conseguir que la comunicación entre la gente, los procesos, los clientes y el capital intelectual sea más fluida, Microsoft Office System le permite a usted y a su empresa a transformar la información en un valor importante para su negocio y hacerlo de una forma más sencilla. 3 Microsoft Office System ayuda a solucionar los problemas de productividad que surgen en cuatro áreas clave: 1Proceso de integración único: Si dispone de procesos automáticos y sencillos mejorará la capacidad de la organización para anticiparse a los cambios del mercado, reaccionar y hacerles frente. El resultado son procesos eficaces y de fácil manejo que ofrecen una mayor transparencia y control sobre las actividades diarias de la organización. De este modo, se consigue un mayor número de oportunidades para el negocio. Muchas organizaciones han descubierto que sus procesos no son eficaces: • Los formularios en papel y los procesos manuales llevan demasiado tiempo. • No pueden volver a utilizar los procesos porque es costoso y poco eficaz. 4 • La duplicación de información causa errores e ineficacia. • Los empleados no hacen una utilización homogénea de los procesos. Microsoft Office System hace frente a estas cuestiones ofreciendo a las organizaciones las herramientas necesarias para desarrollar rápidamente soluciones. Gracias a ellas, se puede guardar lo que están haciendo, mostrar lo que se debería hacer y conseguir que los procesos sean más productivos. Además, se saca el máximo partido al potencial de los programas de Microsoft y al hecho de que ya sean conocidos. Del mismo modo, se ofrece la flexibilidad necesaria para crear soluciones dinámicas que respondan a las exigencias específicas del entorno de los negocios. Case Study: Recortes en costes de abastecimiento y mejoras en la productividad Iconstruye “Microsoft Office System nos ayudará a incrementar los ingresos ya que hemos animado a más empresas de construcción a que envíen sus ordenes de pago a través de nuestro mercado. Tienen acceso a nuestros servicios gracias a las herramientas de productividad de uso diario y fácil manejo que ofrece Microsoft Office System. De este modo las empresas quieren incorporar nuestro mercado en sus procesos de negocios. Tenemos la convicción de que con Microsoft Office System el entorno de los proveedores chilenos verá cómo crece su productividad.” Nicolas Errázuriz, Cofundador de Iconstruye Iconstruye es una gran empresa de Santiago de Chile que se dedica al mercado de empresa a empresa para el sector de la construcción chileno. Gestiona unos 10$ millones al mes, entre 470 miembros proveedores y 70 compañías constructoras. Iconstruye quería ofrecer una solución para automatizar el proceso de abastecimiento para las PYMES de suministradores y las empresas de construcción con recursos tecnológicos limitados. Para hacerlo, Iconstruye implementó Microsoft Office System. Los trabajadores utilizarán las hojas de cálculo de Excel 2003 y los formularios de InfoPathTM 2003 para intercambiar información a través de una serie de servicios Web. Entonces, en lugar de lidiar con documentos en formato papel e intentar enviar información detallada a través de conexiones de red poco fiables, los usuarios pueden trabajar con documentos compatibles con XML sin conexión y luego subirlos o descargarlos al lugar de trabajo donde se integren con las aplicaciones de Iconstruye. Gracias a que dispondrán de un proceso más automatizado, las empresas podrán: • Recortar los gastos derivados de abastecimiento • Mejorar la productividad y la logística • Incrementar los márgenes de beneficio a través de un control de gastos más estricto Al disponer de un acceso mejor al mercado, la base de miembros de Iconstruye seguirá creciendo, aumentando los ingresos claramente. De hecho, Iconstruye ya se ha beneficiado de estas mejoras. Hace poco la empresa ha sido seleccionada para gestionar todas las transacciones del gobierno chileno, es decir una cantidad de 7.000$ millones al año. 5 2Colaboración única: Al disfrutar de una colaboración y una comunicación mejores conseguirá que los equipos, organizaciones, Partners y clientes se reúnan en una misma página y trabajen codo con codo con rapidez y agilidad. La gran variedad de entornos de trabajo que encontramos en la actualidad dificulta la colaboración entre las distintas partes que los conforman: • El trabajo se lleva a cabo en distintos países y con franjas horarias diferentes. • Las reuniones presenciales pueden suponer importantes gastos de viaje. • La creación de documentos y el control de las distintas versiones se complica debido a que la información procede de fuentes muy diversas. • La información confidencial llega a manos equivocadas. Gracias a que las herramientas que ofrece Microsoft Office System son familiares y de fácil manejo, las organizaciones simplifican los procesos de comunicación y fomentan la colaboración tanto dentro como fuera de la misma. Como consecuencia de eso, 6 se logra disponer de una organización inteligente y bien conectada.“Inteligente” porque ofrece una manera productiva y flexible de gestionar volúmenes de información cada vez mayores; “Bien conectada” porque mantiene a las personas, compañeros de trabajo, Partners, clientes, información y procesos en contacto. Por ejemplo, con la tecnología Office varios usuarios pueden colaborar sin problemas sobre documentos y proyectos con compañeros, clientes y Partners. Se pueden hacer versiones distintas de los documentos para que toda la información esté al día y no se pierda nada. Para evitar que se haga un mal uso o una utilización inadecuada de la informaciónconfidencial, Microsoft Office System también permite que los usuarios establezcan reglas para evitar que se produzcan reenvíos, copias o se impriman documentos o correos electrónicos. De ahí que se haya buscado la manera de que tanto los equipos como las organizaciones, Partners y clientes se encuentren en una misma página y puedan así realizar el trabajo de manera más eficaz. Case Study: Recortes en gastos y mejoras en la información compartida Lowe Enterprises “La puesta en marcha de Microsoft Office System se ha traducido en menos gastos generales y tasas reducidas en administración para Lowe Enterprises. A su vez esto se puede traducir en un mayor valor para los inversores y mejores oportunidades de crecimiento.” Keith Fletcher, Vice Presidente de Lowe Enterprises Lowe Enterprises es una firma multinacional de inversión, desarrollo y gestión inmobiliaria ubicada en Los Angeles. La firma cuenta con más de 7.000 empleados y ha desarrollado, adquirido y gestionado más de 65.000$ millones en bienes inmobiliarios repartidos por todo el mundo. La firma gestiona más de 2000$ millones en bienes inmobiliarios y actualmente está desarrollando más de 16.000$ millones en cuestiones comerciales, de acogida y proyectos comunitarios en toda la nación. Recientemente la empresa identificó tres problemas de productividad entre los empleados. Primero, los usuarios sin formación técnica de Lowe Enterprises tenían problemas a la hora de guardar, recuperar o compartir documentos a lo largo y ancho de la empresa debido al incremento de la complejidad y volumen de la documentación necesaria. En segundo lugar, una cantidad cada vez mayor de correos entrantes (spam) que provocaba que los empleados tuvieran dificultades para identificar los mensajes importantes. En tercer lugar, los empleados de la pequeña empresa a menudo no consiguen buenos resultados a la hora de recuperar correos electrónicos por limitaciones de la banda ancha. Para abordar estas cuestiones, la empresa implementó Microsoft Office System utilizando Microsoft Office Edición Professional 2003 y Microsoft Office SharePointTM Portal Server 2003. Gracias a esto dispone de un sistema de gestión de documentos más intuitivo. Además, registra mejores resultados en la gestión del correo electrónico gracias a la característica de caché de Outlook® 2003. Del mismo modo, ha podido fusionar sus servidores de correo pasando de nueve a dos. Ahora, los usuarios finales no tienen que perder tiempo buscando los documentos perdidos y disfrutan de una solución de correo más sólida para poder colaborar con otros usuarios. Lowe Enterprises ha registrado los beneficios siguientes desde la implementación: • La productividad y colaboración entre usuarios ha mejorado • Gestión más sencilla de documentos • Menos peticiones de soporte de escritorio • Reducción de gastos en la licencia y administración de los servidores Los resultados previstos son el ahorro de 80.000$ en un año así como el ahorro anual de 40.000$ en gastos de licencias y administración y 60.000$ en la gestión de documentos y proyectos. 7 3Utilización única de la información: Ofrece una mayor transparencia sobre la información empresarial de la que se puede disfrutar a lo largo y ancho de la organización. De esta manera todos puedan comprender mejor los procesos, adoptar decisiones mejor fundadas y tomar medidas efectivas. Microsoft Office System está compuesto de un entorno de escritorio con el que están familiarizados los empleados y utiliza información que, a menudo, se encuentra oculta en sistemas o bloqueada en los escritorios particulares. De ahí que las organizaciones puedan sacar mayor partido a los sistemas antiguos además de poder integrar sin problemas información y aunar los esfuerzos de empleados, socios comerciales y clientes. Los resultados cada vez son más las personas que dentro de la organización disfrutan de una información empresarial más transparente de . Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, afrontan diariamente retos a la hora de tener que acceder a la información necesaria para adoptar decisiones: • Se aplaza la toma de decisiones a la espera de información actualizada. • Se adoptan decisiones poco acertadas a partir de información anticuada o incompleta • Se tarda en recopilar datos procedentes de sistemas distintos. • Se duplica el trabajo 8 manera que pueden adoptar decisiones a tiempo y tomar las medidas que sean más adecuadas. Microsoft Office System aborda estos retos ofreciendo la información adecuada a las personas apropiadas en el momento oportuno. Puede hacerlo porque las tecnologías de Microsoft Office se han creado pensando en posibilitar la comunicación en casi cualquier tipo de sistema 4Transformación única: Gracias a las herramientas de fácil manejo y el acceso a la información relevante, todos pueden contribuir a incrementar el entorno de demanda de la empresa ya que les permite hacer que la información repercuta en el negocio. A veces puede ser complejo contribuir de manera eficaz en un entorno empresarial cada vez más exigente. • Sobrecarga de información y de correos electrónicos que frena la productividad. • Los conocimientos tecnológicos no siempre están al día de los últimos avances. • Las organizaciones se enfrentan a limitaciones de tiempo y presupuesto a la hora de ofrecer formación sobre los nuevos procesos empresariales. 9 Podrá incrementar las posibilidades de que la información repercuta de forma positiva en su negocio gracias a las herramientas ya conocidas y al acceso a información relevante que le ofrece Microsoft Office System. Los empleados pueden realizar tareas más sofisticadas sin que la organización tenga que incrementar sus gastos de formación y soporte. El objetivo de Microsoft Office System es ayudar a incrementar la productividad. Para ello se han incluido algunos programas nuevos, como por ejemplo, Microsoft Office OneNoteTM 2003, una aplicación para la toma de notas. También se han realizado mejoras drásticas en programas anteriores. Por ejemplo, las que se han hecho en Microsoft Office Outlook® , mejoras en la visualización de lecturas, carpetas de búsqueda y el modo caché que ayuda a gestionar, establecer prioridades y actuar a tiempo ante un volumen de información en continuo aumento. Gracias a estas y a otras mejoras, los usuarios son más productivos en su trabajo y pueden hacer que la información repercuta positivamente en el negocio. ¿Qué encontramos en Microsoft® Office System? Las ediciones de Microsoft Office 2003 ...............................-.......11 Microsoft Office InfoPathTM 2003 ...........….............................…....13 Microsoft Office OneNoteTM 2003 .........................................….....14 Microsoft Office Visio® 2003 .....................................................….15 Microsoft Office Project 2003...................................................….16 Microsoft Office FrontPage® 2003 .........................................…....17 Microsoft Office Publisher 2003...........................................….....18 Microsoft Office SharePointTM Portal Server 2003 ...........……......19 Microsoft Office Live Communications Server 2003 ...….............20 Microsoft Exchange Server 2003 ................................................21 Microsoft Office Live Meeting ......................................................22 Microsoft Office Solution Accelerators............…......................…23 10 Microsoft Office Edición Professional 2003 Microsoft Office Edición Professional 2003 puede ayudarle a usted y a su organización a establecer una comunicación inmediata e influyente. Programas nuevos pero de aspecto familiar y funciones antiguasmejoradas le ayudan a conseguir un comunicación fluida entre las personas, la información y los procesos de negocio. Gracias a las nuevas tecnologías y a las mejoras en el diseño, puede gestionar, establecer prioridades y responder ante un volumen de información empresarial cada vez mayor. Las innovaciones tecnológicas le ayudan a integrar la información en los procesos empresariales con mayor facilidad y a fomentar el intercambio y reciclaje de datos. En Microsoft Office Edición Professional 2003 se incluye: • Microsoft Office Word 2003 • Microsoft Office Excel 2003 • Microsoft Office Outlook® 2003 • Microsoft Office Outlook 2003 con Business Contact Manager • Microsoft Office Access 2003 • Microsoft Office PowerPoint® 2003 • Microsoft Office Publisher 2003 • Microsoft Office InfoPath 2003 (solo disponible en Office Edición Professional Enterprise en venta por volumen) Personas conectadas • El uso del panel de tareas del área de trabajo compartida. Podrá realizar un seguimiento de los cambios que se producen en los documentos, buscar las versiones actualizadas de los mismos, descubrir si los miembros del equipo están conectados, visualizar una lista de enlaces y documentos relacionados y ver las propiedades de cada documento. • La creación de áreas de trabajo de documentos desde los mismos en las distintas ediciones de Office 2003. Disfrute de procesos más sencillos de edición, revisión y co-autoría de documentos. • La organización de reuniones más fructíferas gracias a las áreas de trabajo para reuniones. Estos sitios Web creados para la colaboración suponen un lugar seguro donde se centraliza todo el material relacionado con las reuniones. • La protección de la información confidencial. Information Rights Management (IRM) es una política nueva de gestión de información que ayuda a proteger la documentación y los correos electrónicos confidenciales para que no se utilicen de manera no autorizada. Información conectada • Ayuda a reducir la plaga de correos electrónicos. La utilización de filtros de correo y el bloqueo de documentos adjuntos para evitar la entrada de correos no deseados. (continua) 11 Microsoft Office Edición Professional 2003 continuación • Los usuarios remotos y móviles utilizan el correo electrónico sin problemas. Gracias a las mejoras realizadas en Outlook 2003 puede acceder al correo de una manera más rápida y directamente con http, sin necesidad de tener una VPN. Procesos empresariales conectados • Datos compartidos e intercambiados entre sistemas diferentes. Office Edición Professional 2003 reduce el tiempo y dinero invertidos en convertir y reestructurar documentos que se hayan creado en entornos informáticos complejos. Del mismo modo, ofrece soporte para el estándar XML del sector y formatos personalizados para que sistemas diferentes puedan importar, organizar y analizar los datos recogidos en un documento sin tener que volver a crear código o cambiar formatos constantemente. • Ampliación del periodo de validez de la información. Al utilizar paneles de tareas programables en Word 2003 y Excel 2003, los desarrolladores pueden elaborar documentos inteligentes para automatizar tareas rutinarias. • Encontrar y gestionar información con mayor rapidez. Utilice las Etiquetas inteligentes de los documentos de Office Edición Professional para disfrutar de acceso instantáneo y poder gestionar la información. • Compilación flexible y eficaz de la información. Gracias a Microsoft Office InfoPath 2003 podrá recopilar información y reutilizarla sin problemas Otras ediciones de Microsoft Office 2003 incluyen: Microsoft Office Edición Pyme 2003 es la edición dirigida a las pequeñas empresas. En Office Edición Pyme 2003 se utiliza software integrado, con un manejo familiar y sencillo que le ayudará a usted y a su personal a gestionar clientes y las oportunidades que surjan en el sector de una forma más eficaz. Del mismo modo se pueden crear materiales de marketing y ventas extraordinarios, gestionar el correo electrónico y compartir información de una manera efectiva y segura. Microsoft Office Edición Standard 2003 es la solución básica para la productividad personal y empresarial que ofrece aplicaciones familiares y de fácil manejo para la auditoría, análisis, presentación y transmisión de documentos. En esta edición encontrará formas nuevas de colaboración, características mejoradas para compartir los correos y calendario y mayor fiabilidad gracias a los filtros de correo no deseado y la funcionalidad de recuperación de documentos. Microsoft Office Edición para estudiantes y profesores 2003* es un conjunto de aplicaciones de productividad personal de Microsoft con un precio asequible dirigida a estudiantes y profesores así como a instituciones educativas. El potencial de las funciones que sirven de base a estas aplicaciones de fácil manejo y de apariencia ya familiar le ayudará a usted y a su familia a crear, intercambiar y llevar sin problemas documentos de casa al colegio, gestionar correo electrónico de una forma más segura y eficaz e invertir menos tiempo investigando y más en otras tareas. Si quiere más información: www.microsoft.com/spain/office/choosing *Este producto solo va dirigido a uso no comercial. 12 Microsoft Office InfoPath 2003 El programa de Microsoft Office dedicado a la compilación y gestión de información Microsoft Office InfoPath 2003 es uno de los programas nuevos que se incluyen en Microsoft Office System que se ha diseñado para ayudarle a compilar información en formularios dinámicos y completos de una manera eficaz y flexible. De este modo puede compartir, reutilizar y reciclar información sin problemas a lo largo y ancho de la organización o del equipo, mejorando así la colaboración y la toma de decisión para tener una influencia positiva en la empresa. Recopilar información con mayor eficacia y precisión InfoPath proporciona una forma eficaz y precisa de recopilar la información necesaria para tomar decisiones mejor fundadas. • Facilita la recopilación de la información correcta a la primera, además de comprobar la autenticidad de los datos, trucos y formatos temporales. • Personaliza la información recogida. Agregar secciones nuevas a los formularios a medida que se quiera compilar una información u otra. • Trabajar con formularios con o sin conexión para recoger la información de gestión en cualquier momento y lugar. • Disfrutar de un entorno familiar como el de Microsoft Office System, reduciendo así al mínimo el tiempo dedicado a formación. Mantener conectados la información, las personas y los procesos de una manera más eficaz Gracias a InfoPath las organizaciones y equipos comparten, reutilizan y reciclan la información que recopilan sin problemas. • Compartir, reutilizar y reciclar información procedente de diferentes sistemas y procesos gracias a los Servicios Web XML. • Una colaboración más estrecha en equipo gracias a la fusión de InfoPath 2003 y los servicios de Microsoft® Windows® SharePointTM. Desarrollar y utilizar formularios dinámicos sin problemas Gracias a InfoPath la elaboración de soluciones de formularios fiables es más sencilla así como la implementación y mantenimiento de las mismas a lo largo y ancho de la organización. • Cree sus propios formularios para compilar información en el modo de diseño WYSIWYG (“what you see is what you get”) o trabaje sobre 25 muestras de formularios preparadas para su utilización. • Incluye características de gran potencial como la comprobación de la validez de los datos en los formularios sin tener que escribir código. • Elabore soluciones de formularios utilizando formatos predefinidos por los clientes. • Publique los formularios en una carpeta de red compartida, una librería de formularios de Windows SharePoint Services o envíelospor correo electrónico. Si quiere más información: www.microsoft.com/spain/office/infopath 13 Microsoft Office OneNote 2003 El programa de Microsoft Office dedicado a la toma de notas y su gestión Microsoft Office OneNote 2003 es uno de los programas nuevos que se incluyen en Microsoft Office System que se ha diseñado para ayudarle en la toma, organización y reutilización de las notas que haya guardado en portátiles, ordenadores de escritorio o Tablet PCs. Le ofrece la posibilidad de tener un lugar común donde almacenar todas las notas y la libertad de trabajar con ellas del modo que más le convenga. Gracias a OneNote puede incrementar la productividad en el escritorio, las reuniones y las presentaciones, sesiones creativas, cualquier lugar en el que tenga que trabajar con notas. OneNote es el “área de prácticas” perfecto para ir organizando las ideas y las notas antes de crear un documento oficial en Word, PowerPoint u otro programa de Office. Tomar notas del modo que quiera • Utilice OneNote 2003 en prácticamente cualquier ordenador; portátil, escritorio o Tablet PC. • Escriba las notas en cualquier área de la página y luego organícelas como quiera. • Grabe pistas de audio sincronizadas con las notas que haya escrito con el lápiz digital o con el teclado para no perderse ningún detalle. • Obtenga la información visual que necesite copiando gráficos como tablas o fotos en OneNote 2003 a partir de un Web o de otros programas Office. • Notas escritas de su puño y letra, dibujos y búsquedas además de la posibilidad de transformar las notas escritas a mano en OneNote 2003 en el Tablet PC. Organizar todas las notas en una única ubicación • Puede organizar todas las notas que quiera por secciones o páginas como lo haría en un cuaderno de notas normal. • Encuentre rápidamente cualquier nota que necesite gracias a la búsqueda por palabra clave. • Destaque fácilmente notas o acciones con las Banderas de señalización, agregue notas a las tareas de Outlook 2003. Reutilizar y compartir notas fácilmente • OneNote 2003 es totalmente compatible con Office, de manera que puede copiar y pegar notas en programas como Word o PowerPoint. • Comparta sin problemas sus notas a través del correo electrónico o mediante su publicación como si se tratase de páginas Web. • Disfrute de asistencia de equipo gracias a los bloc de notas compartidos. Si quiere más información: www.microsoft.com/spain/office/onenote 14 Microsoft Office Visio 2003 La solución para la creación de diagramas de negocios Microsoft Office Visio® 2003 es una aplicación de creación de diagramas dirigida a usuarios del entorno empresarial y técnico para ayudarles en el diseño de documentos capaces de transmitir ideas, procesos y sistemas complejos de manera que sean más efectivos. Gracia a la posibilidad de utilizar inmediatamente los servicios Web XML y el soporte que ofrece Microsoft Office Visio 2003 para este lenguaje, las organizaciones pueden comprender mejor las operaciones básicas que se realizan, Los usuarios finales utilizan sin problemas herramientas de creación de diagramas que luego pueden conectar a los datos del sistema back-end para que funcionen como un escritorio real de front-end para información y datos básicos. Microsoft Office Visio 2003 se comercializa en dos ediciones diferentes: Visio Standard. Visio Standard ofrece soluciones para la creación de diagramas que ayudan a los profesionales de los negocios (administradores de proyectos o directores de marketing y ventas, recursos humanos o personal administrativo) a visualizar y compartir información sobre personal, proyectos y personas con los que trabajan todos los días. Visio Professional. Visio Professional va dirigida a los profesionales del sector técnico (tecnología de la información TI, desarrolladores e ingenieros profesionales) para ayudarles a mostrar sus ideas, información y sistemas antiguos y crear nuevos. En Visio Professional se incluyen las soluciones de creación de diagramas de negocios que encontramos en la versión Standard. Escenarios de utilización • Procesar documentación y herramientas de diseño para que los administradores puedan localizar rápidamente problemas o identificar que áreas hay que mejorar. • Soporte para XML y Servicios Web para transformar los diagramas de Visio en escritorios digitales en tiempo real de manera que todos los usuarios de la organización puedan visualizarlos y trabajar sobre ellos. • Integración con tecnologías de Microsoft ampliando así el valor de las inversiones realizadas en TI. Si quiere más información: www.microsoft.com/spain/office/visio Utilice los diagramas de Visio como herramientas de control empresarial ya que puede estar en contacto con las fuentes y los sistemas de datos. Por ejemplo, haciendo un seguimiento de la actualización de cada empleado dentro de la organización 15 Solución para la administración de proyectos empresariales de Microsoft Office System Gracias a la solución EPM (Enterprise Project Management) de Microsoft Office System es más fácil administrar proyectos y recursos así como colaborar, analizar y realizar informes sobre la totalidad de proyectos. Las herramientas de administración basadas en la red ayudan a los directivos a coordinar a los empleados y los proyectos con los objetivos de la empresa. Los miembros del equipo pueden colaborar e interactuar con la información de los proyectos a través de correos electrónicos y la Red. Además, los administradores de proyectos pueden seguir utilizando unas características con las que ya están familiarizados ya que aparecían en Project Professional. La arquitectura de esta solución es flexible por lo que las organizaciones pueden personalizar e integrar la solución con los sistemas de línea de negocio que tengan para disponer de una solución completa. Comprender la dinámica del negocio Incrementar la transparencia de las tareas de la organización para poder realizar análisis más fiables y tomar decisiones mejor fundadas. • Controlar los resultados de los proyectos a través de una visualización de la puntuación de las métricas de los negocios. • Identificar las tendencias y modelos de posibles escenarios para abordar determinadas áreas problemáticas. • Integrar la información más importante de los proyectos como partes Web, además de la información esencial para el negocio en su propio portal. Administrar las tareas Administrar mejor su trabajo y sacar el máximo partido a los recursos para recortar los costes, mejorar la calidad y reducir el tiempo de duración de cada ciclo. • Mejorar los procesos de administración de proyectos mediante el establecimiento de estándares y de las mejores prácticas. • Hacer un seguimiento de los recursos y gestionarlos desde un fondo centralizado y asignar proyectos al personal utilizando herramientas de recursos humanos de gran potencial. • Asegurarse de que la organización dispone del personal adecuado y la capacidad necesaria para realizar proyectos en el futuro. Colaborar Conseguir que se compartan los conocimientos y se prepare a los miembros de los equipos para que hagan una gestión más eficaz de las actividades que tienen que realizar. • Ofrecer información sobre proyectos a equipos a través Microsoft Office Access Portal. • Mantener los planes y presupuestos de los proyectos actualizados gracias a la capacidad de elaboración de informes con el calendario de Outlook y el Web. • Gestionar de forma centralizada los documentos, editar y hacer un seguimiento de las distintas versiones gracias a la integración d Pro e ject Server 2003 con Windows SharePoint na plataforma flexible ón EPM es flexible y a i quiere más información visite: oject Services. U La arquitectura de la soluci dispone de una tecnología de seguridad mejoradpara cotejar sus procesos de negocios y compartir datos con otros sistemas e irse adaptando a sus necesidades. S www.microsoft.com/spain/office/pr . 16 Controlar el funcionamiento de los proyectos con métricas fiables y actualizadas y localizar problemas gracias a la visualización de las puntuaciones de cada proyecto Microsoft Office FrontPage 2003 Más potencial. Mejores resultados. Microsoft Office FrontPage® 2003 es una herramienta diseñada para la gestión y creación de sitios Web que le ofrece las características, flexibilidad y funcionalidad necesarias para que pueda elaborarlos con diseños más atractivos. Ahora, gracias a FrontPage 2003 puede diseñar sitios dinámicos e interactivos utilizando herramientas de diseño, codificación, recopilación de datos y publicaciones profesionales. Diseño Gracias a que las posibilidades de diseño se han mejorado se pueden elaborar sitios Web más atractivos. Herramientas nuevas de presentación y creación de gráficos que facilitan el diseño de sitios Web tal y como los quiere. • Mayor soporte para la creación de gráficos y animaciones que le permiten la utilización de sus herramientas favoritas. • Plantillas dinámicas de Web para editar con rapidez secciones enteras de un sitio y seleccionar qué partes del mismo se pueden editar y cuales no. • Presentaciones en píxeles precisos mediante herramientas de tablas de presentación y una serie de elementos visuales con formato por celdas. Codificación La utilización de herramientas de diseño para crear un código mejor o mejorar su capacidad de creación de código. Herramientas añadidas para crear secuencias de comandos con resultados interactivos. Gracias a las herramientas profesionales de creación de código, podrá escribirlo con mayor rapidez, más eficacia y de una forma más precisa. • Diseñar y ver el código final en la vista dividida o utilizar varios monitores. • Utilizar la característica de buscar y reemplazar para buscar en el sitio en etiquetas y atributos. • Mejorar la interacción del sitio con comportamientos para crear JavaScript®/JScript. • Reducir los errores de código utilizando herramientas profesionales como IntelliSense®, librerías de fragmentos de código y códigos en colores. Datos Llevar su sitio más allá de las conocidas páginas estáticas gracias a Windows SharePoint Services.* • Conectarse a numerosas fuentes de datos (como por ejemplo OLE DB, Servicios Web y XML) para crear sitios a partir de información. • Crear visualizaciones provechosas de información actualizada gracias al editor WYSIWYG-XSLT. • Crear soluciones sofisticadas de datos gracias a las conexiones de las partes Web, los paquetes Web las entradas en Web y los sitios de noticias y críticas entre otros. Publicación Elija de entre una amplia variedad de opciones de publicación. • Publicar en dos direcciones entre ubicaciones locales y remotas. • Publicar en el FTP y WebDAV desde la vista remota del sitio Web. Si quiere más información: www.microsoft.com/spain/office/frontpage *Para poder ejecutar Windows SharePoint Services necesita Windows Server 2003. 17 Microsoft Office Publisher 2003 Elabore material de marketing eficaz para imprimirlo, publicarlo en el Web o mandarlo por correo eléctrico Gracias a Microsoft Office Publisher 2003, un programa de publicación empresarial y creación de material de marketing, podrá elaborar su propio marketing de una manera rápida y eficaz. • Crear un grupo completo de publicaciones para el negocio mediante los asistentes del sitio Web, como por ejemplo, Easy Web Site Builder, los asistentes para correo electrónico, los boletines por correo. O bien, cree publicaciones como folletos, boletines, portales o tarjetas de presentación. • Utilice el nuevo Catalogue Merge Wizard para elaborar de manera automática publicaciones como hojas de datos, directorios, catálogos. Sólo tiene que combinar fotos y textos procedentes de Fuentes de datos como Microsoft Office Excel o Microsoft Office Access. Diseño professional elaborado internamente Publisher 2003 proporciona toda la ayuda necesaria para obtener resultados profesionales: utilice plantillas con diseño profesional que se pueden personalizar con combinaciones de colores, combinaciones de fuentes, diversas opciones de diseño o su propio criterio. O bien, comience a partir de publicaciones en blanco y dé rienda suelta a su creatividad con sofisticadas herramientas de tipografía y creación de páginas. • Mantenga la misma imagen empresarial en todo el material de comunicación del negocio. Seleccione de entre 10 nuevos grupos de diseños maestros (de un total de 45). • Identifique problemas imprevistos de impresión y publicación en sitios Web, obtenga ayuda para solucionarlos con el Verificador de diseños mejorado. • Disfrute de un mayor control de la publicación gracias a las mejoras en las Guías de diseños, igualar las guías de conceptos básicos, el clasificador de páginas y la compatibilidad con varias páginas principales. • Amplíe su colección de plantillas de Publisher descargando diseños y plantillas nuevas de la Galería de plantillas online de Microsoft Office. También puede descargar material de clip art y multimedia en Office Online. Trabajar de forma más inteligente y sencilla con las herramientas conocidas de Office Realice un trabajo productivo con todos los programas de Office System .Publisher ofrece la misma apariencia y funcionamiento que los otros programas de Microsoft Office System, de este modo se facilita más que nunca la utilización de la herramienta de Office más adecuada para cada tarea, al tiempo que se aprovechan los conocimientos y la experiencia que se tiene con Microsoft Office System. Si quiere más información: www.microsoft.com/spain/office/publisher 18 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Un portal para colaborar y compartir información Gracias a Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 las empresas pueden poner en marcha un portal inteligente al que se conectan sin problemas los usuarios, equipos y las informaciones. De este modo, todo el mundo puede sacar el máximo partido a la información relevante a lo largo y ancho de los procesos empresariales para trabajar de una forma más eficaz. Empiece a sacar partido a la información • Acceda a los bienes de comunicación de su empresa desde un único punto y mejore su capacidad de toma de decisiones. • Integre información proveniente de distintas aplicaciones y bases de datos, con sistemas de terceros o específicos del sector. • Servidores de buscadores de Web, Servidores seguros de Web, servidores de archivos, carpetas públicas de Exchange Server, Notas Lotus, sitios de SharePoint y bases de datos con un índice líder en el sector y posibilidades de realizar búsquedas. • Avisos de actualizaciones a los usuarios para que conozcan la información disponible. • Crear sobre la base de Microsoft Windows ServerTM 2003 para ofrecer una manejabilidad, escalabilidad y unos resultados de carácter empresarial. • Una arquitectura flexible y equilibrada que se puede implementar en un único servidor o una única granja de servidores, de arriba-abajo o de abajo-arriba, centralizada o descentralizada. Personas y áreas de trabajo de colaboración en conexión • Agregar, organizar y ofrecer sitios de Windows SharePoint Services para facilitar la colaboración en documentos, proyectos y reuniones con compañeros de trabajo, clientes y Partners. • Localizar personas y equipos y ponerlos a la altura así como encontrar las mejores prácticas del pasado en lugar de tener que crearlas a partir de cero. • Tanto los particulares como los equipos pueden publicar información para toda la organización. • Plantillas y acceso a los sitios de las mejores practicas de SharePoint . • Eliminar problemas de control de versiones yproblemas de correos con herramientas de colaboración en documentos que ya le son familiares. Información más productiva gracias a su focalización y personalización • Los empleados pueden realizar otras funciones gracias a que se permite al usuario final la personalización del contenido y la presentación del portal siguiendo las limitaciones de seguridad impuestas por los TI. • Elaborar visualizaciones personales y públicas de la información, los documentos y las aplicaciones que se utilizan a diario en Mi sitio (My Site). • Ofrecer contenido, aplicaciones y servicios Web al público siguiendo unos criterios de tareas, jerarquía y listas de distribución entre otros. • “Bloquear” ciertas partes del Web para asegurarse de que se distribuye la información más importante. • Hacer búsquedas en las galerías de las partes W para e eb ncontrar las partes más importantes y i quiere más información: personalizar así el Portal. S www.microsoft.com/spain/office/sharepoint/overview. asp Gracias al portal se amplían las posibilidades de los sitios de Windows SharePoint Services y permite a los equipos que publiquen información para consumo general 19 Microsoft Office Live Communications Server 2003 Microsoft Office Live Communications Server 2003 es un servidor de comunicación en tiempo real que proporciona una plataforma ampliable y que se ha diseñado pensando en las empresas. Este servidor incorpora control de presencia y mensajería instantánea para que las personas, la información y los procesos estén conectados de modo que los empleados puedan tomar con mayor rapidez decisiones bien fundadas. Una conexión en tiempo real entre personas, información y procesos Los empleados pueden comunicarse entre ellos y adoptar decisiones mejor fundadas y con más rapidez gracias a las posibilidades de detección de presencia y comunicación en los programas y procesos. • Aplicaciones de productividad individuales y aplicaciones empresariales integradas como, por ejemplo, sitios de equipo, correos electrónicos. Para que las personas que trabajen juntas puedan comunicarse sin verse limitados por cuestiones geográficas, listas de contactos o redes. • La incorporación de la detección de presencia incorporada, mensajería instantánea y comunicaciones en tiempo real en las aplicaciones de línea de negocio, con la gestión de atención al cliente (CRM), la planificación de recursos de empresas (ERP) y los sistemas de alerta incluidos. Creado para las empresas Live Communications Server ofrece un grado de seguridad y gestión de nivel empresarial. Se integra con estructuras e infraestructuras de directorio antiguas y utiliza un cliente familiar para que el programa del servidor se implemente y mantenga sin problemas. • Las infraestructuras antiguas que la empresa tiene en sus instalaciones se pueden seguir utilizando sin tener que depender de servicios públicos poco fiables e inseguros. • La autenticación y el cifrado convierten la mensajería instantánea en un bien de la comunicación empresarial gracias al control centralizado TI y la posibilidad de utilizar los estándares del sector como Single Sign ON (SSO) y los controles de espacio nominal. • Las entradas y el registro en archivos que permite hacer búsquedas en conversación por lo que la mensajería instantánea es ideal para las empresas que necesitan un registro escrito de los procesos de comunicación. • Acceso a soporte para redes privadas virtuales (VPN). Una plataforma que cubre todas las necesidades de comunicación real Live Communications Server ofrece una plataforma basada en los estándares del sector con soluciones de detección de presencia, mensajería instantánea, audio, video e intercambio de información, conferencias y telefonía. Además los Partners pueden integrar la detección de presencia y la comunicación en tiempo real en los programas antiguos. • La creación de programas innovadores y soluciones personalizadas utilizando las interfaces del programador de aplicaciones (APIs). • La elaboración del protocolo de inicio de sesión (SIP) para mejorar la interoperabilidad entre infraestructuras y dispositivos en toda la empresa, portadores y redes móviles. Si quiere más información: www.microsoft.com/spain/office/livecomm 20 Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft Exchange Server 2003 es una solución de mensajería segura y escalable con las que las organizaciones pueden transmitir información de una manera rápida e inteligente. Gracias a Exchange Server 2003 y a Outlook 2003 los trabajadores de la información pueden conseguir acceso a información crítica para el negocio prácticamente cuando y donde lo necesiten. Además este servidor se ha diseñado para ofrecer mayor seguridad, disponibilidad y fiabilidad. Microsoft Exchange Server 2003 es una aplicación de servidor de colaboración y mensajería que se ha diseñado para permitir que haya comunicación donde y cuando los trabajadores de la información más lo necesiten. La unión del acceso sencillo y seguro a Exchange con Outlook 2003 abre la puerta a nuevos campos de productividad para los trabajadores en información. Exchange Server Edición Standard 2003. Exchange Server Edición Standard se ha creado para responder a las necesidades de las PYMES y sus filiales. Esta edición ofrece soporte para dos bases de datos. Exchange Server Edición Enterprise 2003. La Edición Enterprise 2003 se ha creado para responder a las necesidades de los grandes negocios. Esta edición ofrece soporte para hasta 20 bases de datos y 8 nodos. Características nuevas y mejoras en las antiguas • Mayor seguridad gracias a las configuraciones por defecto que presenta, la posibilidad de bloqueo de correo no deseado y la autenticación Kerberos. • Dispositivo móvil agregado con soporte para buscadores Móviles y Exchange ActiveSync® con dispositivos móviles de Windows. • Un acceso de Outlook al Web que ha mejorado de manera considerable las características, la interfaz de usuario y los resultados • Mejor funcionamiento gracias al acceso HTTP y las características de modo caché de Exchange que unidas a Outlook 2003 permiten la creación de escenarios remotos/móviles nuevos para los trabajadores de la información • Herramientas de administración mejoradas para incrementar la productividad en la gestión de servidores y la solución de problemas. • Soporte para Recovery Storage Group y el servicio Volume Shadow Copy que posibilita una recuperación y creación de copias de seguridad rápidas. • Posibilidades de consolidación del servidor y los sitios con una arquitectura de múltiples bases de datos, la compresión de Outlook 2003 y el modo caché de Exchange. • Flexibilidad en las opciones de implementación de manera que las versiones anteriores de Exchange, Windows y Outlook pueden operar en entornos Mixtos. • Herramientas de desarrollo nuevas creadas para ayudar a actualizar desde Exchange 5.5 y Windows NT® 4. Si quiere más información: www.microsoft.com/office/exchange 21 Microsoft Office Live Meeting Desde su escritorio haga más en menos tiempo y de una manera más eficaz. Microsoft Office Live Meeting es una plataforma multimedia y un servicio de aplicaciones diseñado para la comunicación y colaboración en Red. Gracias a esta plataforma los negocios pueden realizar presentaciones interactivas y en tiempo real a través de Internet independientemente de dónde se encuentren y en qué franja horaria. Todo a una mínima parte del coste de las reuniones presenciales. Para utilizar Microsoft Office Live Meeting todo lo que necesita es un teléfono y un ordenador personal conectado a Internet y poder alojar desde 2 hasta 2500 participantes; de una manera rápida, sencilla y económica. Únase a los más de 4.000 clientes entre los que se incluyen más del60% de los 100 de la revista Fortune, que ya están utilizando Live Meeting para colaborar a lo largo y ancho del planeta. Con Live Meeting se organizan conferencias vía Web de una forma rápida y sencilla; desde presentaciones hasta demostración de cualquier software pasando por visitas a distintas Web, realización de sondeos virtuales e incluso interacción con el auditorio para poder tener una parte de ruegos y preguntas. Live Meeting ya está ayudando a organizaciones de eventos profesionales en todo el mundo y sesiones de colaboración en línea para clientes como Honeywell, Bank One y Computer Associates. En solo el año 2002, Live Meeting registró más de 5 millones de horas de utilización. Live Meeting es un acceso natural de Microsoft Office System, que se ha creado para que las personas, informaciones y procesos empresariales estén mejor conectados a lo largo y ancho de la organización. De este modo, se puede conseguir que la información repercuta positivamente en el negocio. Se tratará del primer servicio de colaboración completamente alojado de Microsoft Office System. Si quiere más información: www.microsoft.com/office /livemeeting 22 Microsoft Office Accelerators El acelerador de Microsoft Office para contratación ofrece a una empresa la posibilidad de optimizar su mano de obra e incrementar la productividad al tiempo que reduce los problemas relacionados con las funciones de contratación. El acelerador de Microsoft Office para Contratación se ha creado para ayudar a los clientes a recortar los gastos y cargas administrativas derivadas de los problemas de integración entre herramientas de contratación diferentes. El acelerador de Microsoft Office para propuestas ofrece a las empresas la posibilidad de elaborar propuestas fructíferas de una forma más rápida, eficaz y homogénea. Se ha creado para tratar cuestiones críticas para los clientes facilitando el proceso de creación de propuestas, sacando el máximo partido a la base de conocimiento empresarial, posibilitando una gestión eficaz de la documentación y la colaboración además de garantizar que se ejerce un control sobre los proyectos. El acelerador de Microsoft Office para Six Sigma ofrece la transparencia, conocimiento, control y flexibilidad que necesitan las empresas para lograr buenos resultados en sus negocios y conseguir conservarlos. Se ha creado para solucionar los inconvenientes derivados de la gestión de proyectos Six Sigma y para reflejar de manera precisa el impacto financiero de los mismos. El acelerador de Microsoft Office Sarbanes-Oxley ofrece posibilidades de cumplimiento de las iniciativas a la hora de gestionar información y documentos, automatizar los flujos de trabajo, colaborar en equipo y presentar informes. Este acelerador utiliza las principales tecnologías de Microsoft y dispone de Partners de implementación en todo el mundo. Tiene un precio económico y utiliza las inversiones anteriores en software, fácil de implementar, los usuarios ya lo conocen y se adapta a las necesidades, siempre tan cambiantes. El acelerador de Microsoft Office para Business Scorecards es una oferta nueva de Business Intelligence con las que las organizaciones podrán gestionar las iniciativas y estrategias clave, garantizar una toma de decisiones bien fundada y a tiempo y utilizar los bienes estratégicos de una forma más eficaz. El acelerador de Microsoft Office para la creación de informes en Excel es una oferta nueva de Business Intelligence con la que los ejecutivos y trabajadores de la información pueden incrementar su capacidad de elaborar informes personalizados e interesantes con Microsoft Excel. Si quiere más información: www.microsoft.com/office Acelerador para la contratación: planificación fácil y cómoda /solutionaccelerators 23 Microsoft Office ha evolucionado para ayudar a los negocios de hoy a afrontar los retos que se le presentan. Al ofrecer una comunicación más fluida entre las personas, los procesos, los clientes y el capital intelectual, su organización tendrá más posibilidades de conseguir que la información de la que dispone se convierta en un valor empresarial. Si quiere más información sobre cómo Microsoft Office System puede ayudarle a incrementar la productividad de su organización visite www.microsoft.com/greatmoments. Si quiere localizar un distribuidor u oficina autorizada de Microsoft de su área consulte www.microsoft.com/worldwide. Este documento responde a fines meramente informativos. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍA DE MANERA EXPLÍCITA O IMPLÍCITA EN ESTE DOCUMENTO. © 2003 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Microsoft, ActiveSync, FrontPage, InfoPath, IntelliSense, JScript, el logotipo de Office , OneNote, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Visio, Windows, Windows NT y Windows Server son marcas comerciales o ma as registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o otros países. rc 0903 24 Microsoft Office System Microsoft Office Edición Professional 2003 Personas conectadas Información conectada Microsoft Office Edición Professional 2003 Procesos empresariales conectados Recopilar información con mayor eficacia y preci� Mantener conectados la información, las personas� Desarrollar y utilizar formularios dinámicos sin� Tomar notas del modo que quiera Organizar todas las notas en una única ubicación Reutilizar y compartir notas fácilmente Escenarios de utilización Comprender la dinámica del negocio Administrar las tareas Colaborar Una plataforma flexible Diseño Codificación Datos Publicación Diseño professional elaborado internamente Trabajar de forma más inteligente y sencilla con� Empiece a sacar partido a la información Personas y áreas de trabajo de colaboración en c Información más productiva gracias a su focaliza Una conexión en tiempo real entre personas, info� Creado para las empresas Una plataforma que cubre todas las necesidades de Características nuevas y mejoras en las antiguas Microsoft Office ha evolucionado para ayudar a los negocios de hoy a afrontar los retos que se le presentan. Al ofrecer una comunicación
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