2 - Comunicación en la era de internet

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Comunicación en la era de internet
La administración es comunicación
Cada función y actividad administrativa comprende alguna forma de comunicación directa o indirecta. Las decisiones administrativas y las políticas organizacionales son inefectivas si no las entienden los responsables de ponerlas en práctica. La comunicación efectiva es crítica para la motivación de los empleados y su satisfacción con el trabajo.
Dimensiones básicas del proceso de comunicación
Comunicación es un intercambio interpersonal de información y comprensión. Es un proceso bidireccional de elementos vinculados en forma consecutiva. Los administradores que entienden ese proceso pueden analizar sus propios hábitos de comunicación y diseñar programas de comunicación que encajen en las necesidades organizacionales.
Modelo de proceso perceptivo de la comunicación
Todo mundo sabe que la comunicación no es sencilla y clara. Está plagada de errores. El modelo perceptivo de la comunicación describe como un proceso en el que los receptores crean significado en su propia mente.
-Emisor: Es un individuo, grupo u organización que intentan o desean comunicarse con un receptor dado.
-Codificación: La comunicación se inicia cuando el emisor codifica una idea o pensamiento.
-Mensaje: El producto de la codificación es un mensaje. Dos aspectos importantes, el primero, que tienen más de lo que parece. Los mensajes pueden tener significados ocultos y generar reacciones afectivas o emocionales. El segundo, que los mensajes deben tener correspondencia con el medio usado para trasmitirlos.
-Elección del medio: Todos los medios de comunicación tienen ventajas y desventajas, además de que deben usarse en situaciones distintas.
-Decodificación: Es la versión de la codificación correspondiente al receptor. Consiste en traducir los aspectos verbal o visual de un mensaje a una forma interpretable.
-Creación de significado: El modelo perceptivo de comunicación se basa en la idea de que el receptor crea el significado del mensaje en su mente. Así pues, su interpretación del mensaje puede diferir de las intenciones del emisor. A su vez, los receptores actúan en base a su propia interpretación, no la del emisor.
-Retroalimentación: La respuesta del receptor a un mensaje. La retroalimentación se usa como una prueba de comprensión.
-Ruido: El ruido es todo lo que interfiere en la trasmisión y comprensión del mensaje. El ruido abarca factos como problemas del habla, conexiones telefónicas deficientes, estructura ilegible, datos estadísticos imprecisos o informe, problemas auditivos o visuales y distancias físicas entre el emisor y receptor.
Deformación comunicativa entre administradores y empleados
La deformación comunicativa ocurre cuando un empleado modifica intencionadamente el contenido de un mensaje y, con ello, reduce la exactitud de la comunicación con un administrador. Los empleados tienden a esta práctica como resultado de la política en los centros de trabajo.
La deformación es un problema importante en las organizaciones, ya que las modificaciones a los mensajes hacen que se trasmitan directivas erróneas, se emitan mensajes no directivos, se comunique información incorrecta, y ocurran muchos otros problemas relacionados con la cantidad y calidad de la información.
Se han identificado cuatro antecedentes circunstanciales en la deformación en la comunicación ascendente.
Los directivos pueden reducir la deformación de diversas maneras:
1) Aminorar el énfasis en las diferencias de poder entre ellos y sus subordinados directos.
2) Aumentar la confianza mediante un proceso de evaluación del rendimiento que tenga sentido, que retribuya el rendimiento verdadero.
3) Estimular la realimentación del personal con juntas más pequeñas e informales.
4) Establecer objetivos de rendimiento que alienten en los empleados enfocarse en los problemas, no en la personalidad.
5) Limitar la deformación al fomentar el dialogo entre personas con puntos de vistas opuestos.
Comunicación interpersonal
La calidad de la comunicación interpersonal en una organización es muy importante. Las personas con buenas habilidades de comunicación ayudaron a que los grupos tomaran mejores decisiones y fueran promovidas más frecuentemente que personas en que esa capacidad estaba menos desarrollada.
-Comportamiento asertivo, agresivo y no asertivo: Las investigaciones muestran que el primero es más efectivo que el segundo en los contextos laboral y de consumidores. El estilo asertivo es expresivo y de mejoramiento personal. En contraste, el estilo agresivo es expresivo y de mejoramiento personal, además de que trata de sacar ventaja injusta de otros. El estilo no asertivo se caracteriza por la timidez y negación de la propia persona. Es inefectivo, ya que brinda ventaja injusta a los demás.
Los administradores pueden mejorar su competencia en comunicación si intentan un mayor asertividad personal y menos agresividad o falta de asertividad personal.
Fuentes de la comunicación no verbal
La comunicación no verbal es todo mensaje, enviado o recibido con independencia del lenguaje escrito o hablado. Los expertos calculan que 65-90% de las conversaciones se interpretan en parte con base en el lenguaje corporal.
-Gestos y movimientos corporales: los movimientos corporales, como inclinarse o reclinarse, y los gestos, como los de señalar con el dedo, aportan información no verbal adicional que pueden mejorar u obstaculizar el proceso de comunicación. La inmediatez representa una actitud abierta, calidez, cercanía y disponibilidad para la comunicación. La actitud defensiva se comunica con gestos como los de cruzar los brazos, manos o piernas. El análisis del lenguaje corporal es subjetivo, muy susceptible a malinterpretaciones y muy dependiente del contexto y de diferencias transculturales. 
-Contacto Físico: el contacto físico es otro indicio verbal poderoso. Las personas suelen tocas a quienes les agradan. Sin embargo, debe tenerse cuidado en el contacto físico con sujetos de otras culturas.
-Expresiones faciales: comunican mucha información. Por ejemplo, una sonrisa suele reflejar calidez, felicidad o amistad, mientras que fruncir el ceño comunica insatisfacción o enojo.
-Contacto Visual: Es un indicio no verbal poderoso, que también varía entre culturas. En occidente, se enseña desde temprana edad a los niños que vean a sus padres cuando les hablan. En Asia la enseñanza es de evitar dicho contacto con los padres o superiores, para mostrar obediencia y sumisión. 
-Consejos Prácticos: Es importante tener buenas habilidades de comunicación no verbal, en vista de su relación con el desarrollo de relaciones interpersonales positivas.
Interlocución activa
Escuchar implica mucho más que oír un mensaje. Escuchar es el proceso de decodificar e interpretar activamente los mensajes verbales. Ello requiere atención cognoscitiva y procesamiento de la información, que no se precisan para oír.
-Estilos de interlocución:
	-Interlocutores con estilo de resultados: No gustan en andarse por las ramas. Son directos y orientados a la acción, les gusta hacer preguntas y les interesa escuchar primero el meollo del mensaje.
	-Interlocutores con estilo de razones: Desean conocer los fundamentos de lo que se dice o propone. Prefieren sopesar la información, además de que esperan que se les presente un orden lógico.
	-Interlocutores con estilo de proceso: Se inclinan por analizar los temas con detalles. Se orientan a las personas más que a los resultados y les interesan mucho las relaciones, en la creencia de que éstas y las personas son clave para el éxito a largo plazo.
Los administradores pueden lograr mayor aceptación de sus ideas y propuestas si adaptan la forma y contenido del mensaje al estilo de interlocución del receptor:
1) En el caso de un interlocutor con estilo de resultados, el emisor debe presentar el meollo del mensaje al comienzo de este último.
2) Deben explicarse los fundamentos de algo a un interlocutor con estilo de razones
3) Conviene describir el proceso y los beneficios a un interlocutor con estilode proceso.
Los hombres y mujeres se comunican de manera distinta
Las diferencias básicas en el género se deben parte a los estilos lingüísticos que suelen utilizar hombres y mujeres. El estilo lingüístico es la forma de hablar característica de una persona. Incluye aspectos como el uso del lenguaje directo o indirecto, ritmo, pausas, elección de palabras y uso de elementos como las bromas, figuras de expresión, relatos, preguntas y disculpas.
- ¿Por qué los estilos lingüísticos difieren en hombres y mujeres?: Existe dos explicaciones competitivas que incluyen el viejo debate entre naturaleza y crianza. Algunos investigadores piensan que las diferencias interpersonales entre géneros se heredan biológicamente. De manera más específica, atribuye las diferencias de género en la comunicación a impulsos, necesidades y conflictos relacionados con las estrategias reproductivas de hombres y mujeres. En contraste, la teoría de papeles sociales se basa en la idea de que hombres y mujeres aprenden formas de hablar durante su niñez. Las investigaciones muestran que las niñas aprenden hábitos y habilidades de conversación que se enfocan en la identificación personal y las relaciones, y los niños, otras enfocadas en el estatus y jerarquías. 
-Mejoramiento de la comunicación entre géneros: Todo mundo necesita tener conciencia de cómo funcionan los estilos lingüísticos y su influencia en las percepciones y juicios personales. El conocimiento de los estilos lingüísticos ayuda a lograr que se escuche a las personas con datos o ideas valiosos.
Comunicación en la era de la información computarizada
-Internet/Intranet/Extranet: Internet es una red global de computadoras que funcionan independientemente y, al mismo tiempo, están interconectadas. Internet conecta todo tipo de equipos, como supercomputadoras, mainframes de empresas, organismos gubernamentales y universidades, y computadoras personales en oficinas y hogares. Una intranet no es más que la internet privada de una organización. Las intranets tienen firewalls, que bloquean el acceso a la información interna por usuarios de internet ajenos a la organización. Una extranet es una suerte de intranet extendida que permite la conexión de empleados internos con clientes, proveedores y otros socios estratégicos escogidos.
La ventaja principal de internet, las intranets y las extranet es que aumentan la capacidad de los empleados para encontrar, crear, administrar y distribuir información. Sin embargo, la efectividad de estas redes depende de la manera en que una organización configure y administre su intranet/extranet y el modo en que los empleados usen la información adquirida.
-Correo electrónico (e-mail): El correo electrónico se usan internet/intranets para enviar documentos y texto generados con computadoras a otras personas.
-Videoconferencias: Las videoconferencias o teleconferencias consisten en el uso de audio y video con las computadoras para que personas ubicadas en sitios se vean, se escuchen y hablen entre sí. Ello permite que individuos de ubicaciones distintas celebren una junta sin necesidad de viajar.
-Computación colaborativa: La computación colaborativa implica el uso del software y hardware de computadora más avanzados para ayudar a que las personas trabajen conjuntamente. Los sistemas colaborativos permiten compartir información sin limitaciones de tiempo y espacio. Ello se logra con redes de computadoras que enlazan a personas que están en un mismo sitio o al otro lado del planeta. Las organizaciones que usan sistemas colaborativos completos pueden crear equipos virtuales o incluso operar como organización virtual.
-Teletrabajo: Realizar, fuera de la oficina, el trabajo que habitualmente se realiza en ella, con uso de diferentes tecnologías de la información.
Barreras a la comunicación efectiva
El ruido en la comunicación es una barrera a su efectividad, que interfiere en la trasmisión y recepción precisas de un mensaje
1) Barreras de proceso: todos los elementos del modelo perceptivo de la comunicación son una posible barrera de proceso (barrera del emisor, codificación, mensaje, medio, decodificación, receptor, retroalimentación)
2) Barreras personales: La primera es la capacidad para comunicarse con efectividad. Una segunda barrera es la forma en que las personas procesan e interpretan la información, el hecho de que los individuos usan marcos de referencia y experiencias distintos para interpretar el mundo que los rodea, las personas prestan atención selectiva a diversos estímulos. Esas diferencias afectan lo que una persona dice y lo que piensa haber escuchado. En tercer lugar, el nivel de confianza interpersonal del emisor y el receptor. Los estereotipos y prejuicios pueden deformar poderosamente lo que se percibe de otras personas, el ego es una quinta barrera, las habilidades de interlocución deficientes son una sexta barrera. La séptima es la tendencia natural a evaluar a juzgar el mensaje del emisor. La incapacidad para escuchar con comprensión.
3) Barreras físicas: La distancia entre los empleados puede interferir en la comunicación efectiva. Es difícil entender a alguien que habla a unos nueve metros de distancia. Las diferentes zonas (husos) horarias también constituyen una barrera física. La calidad de las líneas telefónicas o la caída del sistema en las computadoras son barreras físicas que obstaculizan la capacidad para comunicarse con la tecnológica de la información. 
4) Barreras semánticas: La semántica es el estudio de las palabras. Las barreras semánticas se muestran en la forma de errores de codificación y decodificación, ya que se trata de fases de la comunicación en que se trasmiten y reciben palabras y símbolos.