TRANSFERENCIA PRIMARIA

Vista previa del material en texto

«LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL»
1
La transferencia primaria es el acto mediante el que se trasladan los acervos documentales del archivo de trámite al de concentración.
Antes que nada debemos tener en cuenta que se transfieren expedientes y no documentos, por otro lado el proceso se realiza en expedientes concluidos, esto es aquellos que han sido definitivamente terminados en sus trámites y por consecuencia se encuentran cerrados. 
Dícese de expedientes cerrados aquellos que su asunto quedo concluido administrativamente y se ingreso el documento que la pone punto final.
DEFINICIÓN Y CONCEPTO
Esta actividad se realiza con dos propósitos a saber:
Para evitar que las unidades administrativas se vuelvan pesadas al contener en sus instalaciones documentación que ya no les sirve para sus labores cotidianas.
Para que aquella documentación que cuenta con valores primarios y que por razones de peso deba resguardarse sea concentrada en un lugar de capacidad suficiente y con los recursos adecuados para su conservación por periodos de tiempo que van de 6 a 30 años promedio.
Para llevarla a cabo se realizan varias actividades que se pueden agrupar en dos partes de acuerdo al momento administrativo del proceso:
Preparación de los expedientes a trasladar, y
Actividad administrativa del proceso.
3
Se preparan los expedientes para su transferencia al realizárseles las siguientes actividades:
Limpieza,
Expurgo,
Foliación,
Elaboración de sus Portadas, e
Ingreso al Inventario de Transferencia.
Por cada una de estas actividades debemos entender lo siguiente:
4
LIMPIEZA DOCUMENTAL
Es una actividad que se realiza en los expedientes cerrados y consiste en retirar todo aquello que pueda afectar negativamente la conservación de los documentos integrantes de la Pieza documental.
Los materiales que son motivo de limpieza son:
Clips,
Grapas,
Mariposas,
Post ik, y
Otros materiales que pudieran ser agresivos a los documentos.
5
6
 
Para abordar el tema de expurgo en archivos debemos empezar por entender el significado del término:
Expurgo es una palabra española que denota purificar o limpiar.
En el argot archivístico se le utiliza para denotar la eliminación de los acervos documentales inútiles.
Tiene semejanza y denota lo mismo que selección y/o descarte.
EXPURGO.
La finalidad teórica y lógica del expurgo es mantener el principio del máximo de testimonios e informaciones necesarias en el mínimo de documentos fiables. consecuencia de esta minimización es que debe producirse una mejor conservación y más ágil servicio de documentos útiles tras la eliminación de los inútiles.
Es evidente que los archivos con un crecimiento anual de 20 a 50 metros lineales de estanterías no se plantean el expurgo como una necesidad, pero si se la plantean y se la han planteado los que experimentan crecimientos de kilómetros anuales.
La palabra expurgo denota la eliminación de acervos documentales y para llevar a cabo esta actividad se debe realizar una valoración sobre la utilidad o inutilidad de los documentos que serán motivo del procedimiento.
Junto con los valores de los documentos, debemos tener en cuenta una serie de criterios que ayudarán a reflexionar sobre la documentación que estamos investigando:
Criterio de procedencia y evidencia: Son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.
Criterio de contenido: Es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (ej. informes anuales y no mensuales).
Criterio diplomático: Es preferible conservar un original que una copia.
Criterio cronológico: Fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.
La organización que se pretende establecer conforme a los criterios que dicta la LGA se basa en la norma ISAD (G) y trata los acervos documentales desde el punto de vista funcional de las dependencias de la APF., para este tratamiento las personas (Archivónomos o no) que realicen las actividades de expurgo o depuración deben tener en cuenta los cuatro pasos que se enuncian a continuación:
Se decidirá que funciones y actividades necesitan ser documentadas.
Se determinará donde, dentro del organismo, se crean los documentos que evidencian las funciones importantes.
Se identificarán las series de documentos creadas por los responsables de las funciones importantes.
Se identificarán los documentos que ofrecen la documentación más completa y concisa de las funciones importantes.
Dentro de las oficinas existen tres tipos de documentos a saber:
Documentos de archivo.
Documentos de comprobación administrativa.
Documentos de apoyo informativo.
Los documentos que son motivo de expurgo son los enunciados en segundo y tercer lugar y debemos entender por cada uno de ellos lo que a continuación se detalla.
11
FOLIACIÓN.
La foliación es la actividad que consiste en otorgar un número a cada una de las hojas componentes de un expediente, para realizar esta actividad se deben establecer las siguientes condiciones:
La numeración de los folios de un expediente debe ser única y no mezclarse con cualquier otro expediente, si se compone de diferentes legajos o tomos se realizará la numeración corrida iniciando la serie numérica de un legajo donde termino el inmediato anterior.
El lugar donde se realizará: normalmente se folia en cualquiera de los ángulos del lado derecho de la hoja sea el superior o inferior.
La forma de asentar los folios: se puede realizar a mano o con una máquina foliadora, en cualquier caso se determinará el color de la tinta. En caso de que sea a mano se determinará si es a lápiz o pluma.
Correcciones en el foliado: se recomienda que se cruce el numero equivocado y debajo de éste se asiente el correcto, no es recomendable utilizar correctores u otro material.
14
15
ELABORACIÓN DE LA PORTADA 
DE EXPEDIENTE.
Los LINEAMIENTOS generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal (3 jul. 2015) mencionan lo siguiente respecto a este documento:
Décimo cuarto. Los expedientes deben contener, además de los documentos, la portada o guarda exterior, la cual debe incluir datos de identificación del mismo, de acuerdo con los instrumentos de control y consulta archivística.
 La identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: 
Unidad administrativa; 
Fondo; 
Sección; 
Serie; 
Número de expediente o clasificador;
16
Fecha de apertura y, en su caso, de cierre; 
Asunto; 
Valores documentales; 
Vigencia documental; 
Número de fojas útiles al cierre, y 
Condiciones de acceso a la información: público, reservado o confidencial y, en su caso, el periodo de reserva.
No hay un lugar específico para colocar la portada de expediente de archivo, hay quien la coloca dentro de la carpeta como primera hoja del expediente, también se puede pegar por fuera de la carpeta y hasta hay quienes la imprimen como parte de la pasta de la carpeta.
 
El formato de este documento depende de las políticas administrativas de cada Sujeto obligado. A efecto mas claros se presente un ejemplo:
17
18
COSIDO DE EXPEDIENTES
Por procedimiento se recomienda que los expedientes que serán transferidos al Archivo de Concentración se cosan a efecto de aumentar su conservación y evitar la extracción maliciosa de cualquier folio, para esto hay que tener en cuenta lo siguiente:
Si un expediente se organiza en mas de un legajo (o tomo), éste no debe rebasar 5 cm de grosor,
El cosido de los legajos se puede hacer con cualquier técnica, sea esta la del AGN o cualquier otra, lo relevante es que la documentación se encuentre segura.
La costuración se realizara en el margen del lado izquierdo tratando de salvar cualquier anotación que se encuentre en esta área.
19
Se utilizara hilo cáñamo de algodón preferentemente,
En caso de quese utilicen fólderes como pastas se recomienda que sean de color crema.
Para mayor claridad se muestran algunos ejemplos:
20
INGRESO A INVENTARIO DE 
TRANSFERENCIA PRIMARIA.
Con los datos que se tienen de las Portadas ya se puede realizar la captura en los Inventarios de transferencia, el formato que se utiliza para el efecto ya les fue proporcionado.
Existen datos adicionales que se asientan en los inventarios que se van recolectando conforma se captura el documento. 
21
La transferencia primaria de archivos consiste en llevar a cabo las actividades necesarias para que los archivos de uso esporádico en las unidades administrativas puedan enviarse al Archivo de Concentración para su conservación precautoria hasta cumplir su vigencia documental o, en su caso, llevar a cabo valoración documental para realizar trámites a efecto de obtener la autorización de baja de los archivos. A continuación se establecen las políticas y actividades que las unidades administrativas, a través del responsable de servicios de archivo, deberán llevar a cabo para la transferencia primaria de archivos. 
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA 
DEL PROCESO.
 POLÍTICAS.
Todos los archivos de uso esporádico en oficinas administrativas se transferirán al Archivo de Concentración de la dependencia, con excepción de aquellos cuya vigencia es indeterminada y de uso regular. 
Todo archivo que se transfiere se encontrará respaldado en un inventario de transferencia primaria, por lo que por ningún motivo se recibirán archivos sin inventario. 
El inventario de archivos a transferir será revisado y autorizado por el Coord. de Arch. antes de llevarse a cabo la transferencia física por lo que el Archivo de Concentración no recibirá archivos si los inventarios no han sido revisados y autorizados previamente. 
Es responsabilidad de cada unidad administrativa llevar a cabo la transferencia física de los archivos al Archivo de Concentración. 
El responsable de archivos de la unidad administrativa se encargará de solicitar revisión de inventarios y, en su caso, a hacer ajustes y acudir a la entrega de los archivos cuando se ha obtenido la autorización correspondiente. 
Una vez autorizada la transferencia, ésta se llevará a cabo mediante oficio.
El Archivo de Concentración recibirá transferencias a partir del 1º. de febrero y hasta el 15 de octubre de cada año, con excepción del año de transición gubernamental, cuando se harán lo ajustes que se consideren necesarios. 
Realizado el expurgo de la documentación se procede a realizar los trámites para la autorización y transferencia de documentación al archivo de concentración mediante la realización del procedimiento que se enuncia:
Conforme a lo señalado cada unidad administrativa elabora el o los inventarios para transferir archivos al Archivo de Concentración.
Cuando así lo requiera, el responsable de archivos solicitará asesoría para el
llenado de inventarios.
 Una vez elaborados los inventarios de archivos el responsable de los servicios de archivos de la unidad administrativa acude directamente a la Coord. De Arch. y solicita revisión de inventarios (no requiere oficio). 
El personal autorizado revisa inventarios en un plazo no mayor a 72 horas en días hábiles, o hasta tres semanas en inventarios de archivos de gran volumen, por lo que en todo caso se notificará al usuario cuando puede regresar por su documento. En su caso, se autorizan y se procede a la transferencia de archivos o se devuelven para ajustes y se vuelven a presentar a la Coordinación para nueva revisión.
La unidad administrativa prepara sus cajas de archivos y elabora oficio de transferencia.
El responsable de archivos de la unidad administrativa acude al Archivo de Concentración con las cajas de archivos, copia del oficio de transferencia y dos juegos de los inventarios. 
El responsable del Archivo de Concentración lleva a cabo verificación inicial y otorga acuse de recibo con la leyenda “Se tienen por recibidas ___ cajas, mismas que serán revisadas en su contenido contra inventario. De encontrarse anomalías se reportarán por escrito”. 
En caso de que el Archivo de Concentración encuentre errores en inventario o en expedientes después de su revisión, éstos serán reportados, mediante oficio, a la unidad administrativa correspondiente a fin de que se lleven a cabo los ajustes, de no recibirse respuesta en un lapso de 30 días hábiles, el Archivo de Concentración se deslinda de cualquier responsabilidad con respecto a lo reportado. 
La unidad administrativa conservará el expediente de transferencia de archivos hasta por un año después de vencido el periodo de conservación.
El Archivo de Concentración mantendrá hasta por 10 años los archivos de transferencias y trámites de baja. 
	
Una vez autorizada la transferencia de archivos, éstos serán colocados en cajas de
Cartón de 60 cms. de longitud. En el embalaje se observará lo siguiente: 
Los expedientes se colocarán conforme al orden en el que aparecen en el inventario.
La caja se identificará con la siguiente información: 
 Número secuencial de la caja.
 Unidad administrativa que realiza la transferencia. 
 Número y fecha del oficio de transferencia. 
 Número de expedientes que contiene la caja. 
	La caja no se cerrará con cinta adhesiva o similar. 
EMBALAJE DE EXPEDIENTES.
29
COMENTARIOS FINALES:
30
 Portada o Guarda del Expediente 
 Fondo: 
 Subfondo: 
 Unidad Administrativa: 
 
CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA: ASUNTO: 
 
FONDO: 
 
SUBFONDO: 
 
SECCIÓN: 
 
SUBSECCIÓN: 
 
SERIE: 
 
SUBSERIE: 
 
 
 
 
 
 
 
 FECHA DE APERTURA: FECHA DE CIERRE: 
1.- Número de expediente: 
2.- Número de hojas: 
3.- Número de tomo: 
 Ubicación Física del Expediente: 
 
 
 Valor Documental 
* Administrativo 
* Contable 
* Legal 
* Técnico 
 
 
 
 
 Clasificación de la Información 
* Público 
* Reservado 
* Confidencial 
* Versión Pública 
 
 
 
 
 Vigencia Documental: 
*En Trámite 
*Concentración 
 
 
 Fecha (s) de consulta INFOMEX (dd/mm/aaaa) 
1.- dd/mm/aaaa 
2.- dd/mm/aaaa 
3.- dd/mm/aaaa 
 
 
LOGOTIPO DE 
LA INSTITUCIÓN 
	 Portada o Guarda del Expediente
LOGOTIPO DE LA INSTITUCIÓN
 Fondo: 
 Subfondo: 
 Unidad Administrativa: 
	CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA: 
	ASUNTO:
	
FONDO: 
SUBFONDO: 
SECCIÓN: 
SUBSECCIÓN: 
SERIE: 
SUBSERIE: 
	
	 FECHA DE APERTURA: FECHA DE CIERRE: 
	1.- Número de expediente: 
2.- Número de hojas: 
3.- Número de tomo: 
		Ubicación Física del Expediente:
	 Valor Documental
	
	
	
	
* Administrativo
* Contable
* Legal
* Técnico
	 Clasificación de la Información
	
	
	
	
* Público
* Reservado
* Confidencial
* Versión Pública
	 Vigencia Documental:
	
	
*En Trámite
*Concentración 
	 Fecha (s) de consulta INFOMEX (dd/mm/aaaa)
1.- dd/mm/aaaa
2.- dd/mm/aaaa
3.- dd/mm/aaaa
 
 
 
Portada o Guarda del Expediente
 
 
Fondo:
 
 
 
 
Subfondo:
 
 
 
 
Unidad Administrativa:
 
 
 
 
 
CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA: 
 
ASUNTO:
 
 
FONDO:
 
 
 
SUBFONDO:
 
 
 
SECCIÓN:
 
 
 
SUBSECCIÓN:
 
 
 
SERIE:SUBSERIE:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FECHA DE APERTURA: 
 
 
 
 
FECHA DE 
CIERRE:
 
 
1.
-
 
Número de 
expediente:
 
 
2.
-
 
Número de hojas:
 
 
3.
-
 
Número de tomo:
 
 
 
Ubicación 
Física
 
del Expediente
:
 
 
 
 
Valor Documental
 
*
 
Administrativo
 
* Contable
 
*
 
Legal
 
* T
écnico
 
 
 
 
 
 
 
 
Clasificación de la Información
 
* Público
 
* Reservado
 
* Con
fidencial
 
* Versión Pública
 
 
 
 
 
 
 
Vigencia 
Documental:
 
*En Trámite
 
*Con
centración 
 
 
 
 
Fecha (s) de consulta INFOMEX 
(dd/mm/aaaa)
 
1.
-
 
dd/mm/aaaa
 
2.
-
 
dd/mm/aaaa
 
3.
-
 
dd/mm/aaaa
 
 
 
LOGOTIPO DE 
LA INSTITUCIÓN
 
 Portada o Guarda del Expediente 
 Fondo: 
 Subfondo: 
 Unidad Administrativa: 
 
CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA: ASUNTO: 
 
FONDO: 
 
SUBFONDO: 
 
SECCIÓN: 
 
SUBSECCIÓN: 
 
SERIE: 
 
SUBSERIE: 
 
 
 
 
 
 
 
 FECHA DE APERTURA: FECHA DE CIERRE: 
1.- Número de expediente: 
2.- Número de hojas: 
3.- Número de tomo: 
 Ubicación Física del Expediente: 
 
 
 Valor Documental 
* Administrativo 
* Contable 
* Legal 
* Técnico 
 
 
 
 
 Clasificación de la Información 
* Público 
* Reservado 
* Confidencial 
* Versión Pública 
 
 
 
 
 Vigencia Documental: 
*En Trámite 
*Concentración 
 
 
 Fecha (s) de consulta INFOMEX (dd/mm/aaaa) 
1.- dd/mm/aaaa 
2.- dd/mm/aaaa 
3.- dd/mm/aaaa 
 
 
LOGOTIPO DE 
LA INSTITUCIÓN