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1 Diagnóstico y evaluación organizacional: repensando su abordaje Norberto H. Góngora1 y M. Florencia Cicatelli2 Introducción En este trabajo se presenta un modelo que describe las principales variables que deberían considerarse al realizar una aproximación a una organización. Este modelo facilita la integración de las distintas miradas sobre los fenómenos organizacionales y se presenta como un marco conceptual apto tanto para analizar, organizar, administrar como así también para evaluar una organización. El modelo plantea que todos los fenómenos organizacionales son multidimensionales. Como se verá en su desarrollo, las variables que conforman el modelo se encuentran en absoluta interrelación, por lo cual la variación en una de ellas provocará inevitablemente alteraciones en las otras, aunque en distinto grado. Por otro lado, para la adecuada comprensión del modelo que introducimos en este artículo, es importante remarcar que no existe una única mirada posible de las organizaciones. Cada individuo, de acuerdo a las características de su pensamiento, privilegiará unas variables sobre otras. En este esquema se ha querido dar una visión general sin sobrecalificar en principio a ninguna de ellas. En la primera parte del artículo se describe un modelo que trata de integrar múltiples variables para lo cual se ha utilizado como base textos elaborados con anterioridad3, introduciéndoles una serie de modificaciones y agregados. En la última parte del trabajo, proponemos una serie de criterios para la evaluación de las organizaciones a partir de las variables descriptas en el apartado anterior. A estos criterios los llamamos relaciones de evaluación, dado que surgen de la vinculación entre los productos o aportes generados por la organización y los distintos elementos que la componen. I. Modelo multidimensional para abordar la complejidad organizacional Para la adecuada comprensión del alcance del marco conceptual propuesto, resulta de interés destacar la diferencia existente entre una teoría y un modelo. 2 Una teoría es un conjunto interrelacionado de presupuestos y proposiciones, dispuestos de tal modo que se constituya en un esquema lógico y predictivo, del cual pueden ser derivadas hipótesis susceptibles de verificar. Son explicaciones acerca de un objeto de estudio, en este caso, las organizaciones, y de cómo se articulan las distintas dimensiones y variables referidas a este fenómeno. Las distintas teorías organizacionales permiten explicar lo que ocurre en las organizaciones. Un modelo se refiere a un conjunto de características organizacionales que permiten retratar una organización a partir de un determinado punto de vista o dimensión. Los modelos nos permiten describir una organización pero no explicar lo que ocurre en su seno. Toda organización realiza un proceso de transformación. Globalmente un hospital transforma una persona carente de salud en una persona sana, y a su vez cada uno de los servicios que conforma el hospital (pediatría, cirugía, clínica médica, etc.) realiza un proceso de transformación específico que contribuye al proceso de transformación básico general del hospital. Groseramente expresado, cada servicio realiza una modificación o transformación en la materia prima o sujeto a ser transformados (paciente) o agrega o procesa información como lo hace un área de apoyo, por ejemplo un laboratorio de análisis clínicos. Es decir que en todo tipo de organización existe un conjunto de insumos que son transformados parcial o totalmente en productos. A continuación se exponen las principales variables organizacionales que deben ser tenidas en cuenta cuando se analiza o administra una organización de cualquier tipo. Los distintos tipos de organizaciones pueden tener características que las hacen diferenciables, así por ejemplo, en las organizaciones públicas hay una alta incidencia de la política o en las empresas familiares existe una clara relación con los acontecimientos de la familia que las dirige. Estas caracterizaciones se visualizan cuando se realiza una mirada mas detallada de la vida organizacional. No obstante ello, paralelamente hay procesos que llevan a que las organizaciones tengan grandes similitudes, éstos son los procesos isomórficos que se establecen por coerción, imitación o por profesionalización4. El isomorfismo coercitivo está asociado a influencias políticas y al problema de la legitimidad de las organizaciones; deviene de presiones tanto formales como informales que sobre algunas organizaciones ejercen otras de las que dependen las primeras. 3 El isomorfismo por imitación o mimético es propiciado básicamente por la necesidad de hacer frente a la incertidumbre. Cuando las organizaciones se enfrentan a problemas de causas ambiguas o poco claras (por ejemplo no entienden demasiado bien las tecnologías, las metas son ambiguas, etc.) suelen seguir de modelo otras organizaciones a fin de encontrar una solución viable a la situación planteada. Por su parte, el isomorfismo normativo se relaciona con la profesionalización, que es la lucha colectiva de los miembros de una ocupación por definir las condiciones y métodos de su trabajo y establecer legitimidad a su autonomía ocupacional. Las profesiones están sujetas a las mismas presiones coercitivas y miméticas que las organizaciones, por ende sucede que profesionales de una organización presentan gran similitud con sus contrapartes profesionales de otras organizaciones. Estos procesos se explican en gran medida por las reglas y modelos impuestos en la educación formal y por el crecimiento de redes profesionales que van más allá de una organización (cámaras, asociaciones), generando de algún modo individuos casi intercambiables que ocupan posiciones y adoptan comportamientos similares en organizaciones diferentes. A estas tres dimensiones debería agregarse una cuarta: el isomorfismo cultural. Hofstede ha demostrado que los valores y creencias existentes en cada país condicionan las características culturales de las organizaciones locales. Es decir, las organizaciones que actúan dentro del mismo cultural nacional o regional tenderán a tener comportamientos parecidos. Volviendo al modelo propuesto, lo fundamental es que éste puede ser usado en todo tipo de organizaciones con las adecuaciones necesarias de acuerdo a las características propias de cada una. Por ejemplo en una organización pública, la variable “apoyos de la comunidad” deberá tener desagregaciones para identificar los distintos grupos que dan sustento a la misma, mientras que en una organización de la sociedad civil la variable “recursos humanos o sujetos transformadores” deberá descomponerse entre el personal rentado y el voluntario, dado que éste último generalmente adquiere una importancia singular. El modelo es una aproximación básica a las organizaciones. ♦ Contexto organizacional El contexto de la organización es todo lo que está fuera de los límites de la misma pero que condiciona e influye en su desenvolvimiento. De manera general, podemos decir que del contexto, la 4 organización obtiene los insumos que requiere para poder funcionar y en él vuelca los productos que genera. Si bien los límites de una organización son convencionales, ya que puede haber discrepancias entre los distintos actores interesados respecto a su conceptualización y percepción, siempre hay un "adentro" y un "afuera". El "afuera"es el contexto organizacional, es lo que rodea a la organización, es aquello que no le pertenece pero que impacta en su actividad. Los límites o fronteras son cambiantes o movibles ya que pueden modificarse de acuerdo a la estrategia de la organización en relación a la captación de los insumos y al alcance de los productos (esto último suele denominarse dominio organizacional5). Las organizaciones incorporan los insumos del medio en que está inserta a los efectos de realizar la transformación y consecuentemente producir bienes, servicios, símbolos u operar cambios en las personas. Por otra parte, las personas reclutadas han sido socializadas en una determinada cultura, de la que debe partir la organización para integrarlas. En los últimos años ha habido un gran aporte en este aspecto, especialmente con las contribuciones de Geert Hofstede6. Las fuentes de poder en la organización son, en parte, externas a ésta. Los recursos necesarios, en muchos casos, son controlados por el contexto, cuestión que también se ha legitimado en los últimos años a través del aporte de Henry Mintzberg respecto al poder en las organizaciones7. La tecnología puede ser creada por la organización pero también puede estar originada por el contexto. En ese contexto puede haber entidades competidoras de la organización y reguladoras de sus actividades. Por otro lado, el producto generado se vuelca al contexto. Es decir que la organización es un sistema abierto, que tiene intercambios permanentes con el contexto en que está inserta, pudiendo existir incluso una mutua influencia entre ambos. Por lo general, suelen diferenciarse dos niveles de contexto: el contexto inmediato o ambiente de trabajo de la organización, y el contexto mediato o general. El contexto mediato está compuesto por aquellos elementos que influyen indirectamente en la organización o, en otras palabras, que influyen en el contexto inmediato de la organización. En este nivel se incluyen aquellas condiciones geográficas, climáticas, económicas, demográficas, culturales, político‐jurídicas, científicas y tecnológicas que afectan a todas las organizaciones. 5 El contexto inmediato o ambiente de tareas de la organización, lo constituyen aquellas organizaciones, grupos o personas que influyen o son influidas, real o potencialmente, en y por la organización. Lo constituyen los proveedores de recursos (humanos, financieros, equipamiento, etc.), los proveedores de legitimidad y autoridad, los usuarios y/o clientes, los prestadores de servicios complementarios y las organizaciones competidoras. El contexto mediato influye en el contexto inmediato así por ejemplo, el contexto económico (contexto global) hace que existan menos insumos en el hospital (contexto inmediato). La organización mantiene relaciones interorganizacionales de distinto tipo con las entidades presentes en el contexto. El manejo de algunas relaciones o vinculaciones pueden ser críticas para la organización, ya que ésta puede ser altamente dependiente de otras entidades en el suministro de algunos insumos o en la colocación de sus productos. Estos elementos pueden ser fundamentales para el desarrollo de las actividades de la organización y consecuentemente causantes de vulnerabilidades organizacionales. Las organizaciones deberían orientar sus actividades a la satisfacción de las necesidades (sociales, políticas, culturales, científico‐ tecnológicas, etc.) existentes en el contexto en que desarrollan sus actividades. Estas necesidades sociales pueden estar formalizadas o no. En el primer caso se convierten en demandas sociales que realizan distintos actores sociales. En el segundo caso, si bien existe una necesidad, ésta no está expresada con claridad, lo que exige que las organizaciones elaboren mecanismos de captación y explicitación de estas necesidades socioeconómicas. Otros enfoques señalan las diferencias existentes entre demandas y necesidades se vincula a que las primeras están relacionadas con aquellos que tienen capacidad de pago, mientras que las segundas se refieren a aquellos elementos que hay que suministrar independientemente de la capacidad de pago. Así las entidades privadas trabajarían sobre la demanda mientras que las del Estado lo harían básicamente con las necesidades sociales. En este mismo sentido al cliente se lo vincula con la demanda y al usuario con las necesidades. Estos enfoques suelen distinguir entre clientes, usuarios, ciudadanos y súbditos8. Por otro lado, algunas de las organizaciones sociales pertenecen al aparato estatal. 6 En este sentido, son entes encargados de implementar políticas públicas que, por lo general, presentan objetivos, contenidos y prioridades con un alto grado de generalidad, lo que requiere un esfuerzo institucional para interpretar y desagregar estos objetivos y políticas de un nivel más agregado, en objetivos operativos y actividades concretas. Estas organizaciones necesitan orientar sus actividades, programas y proyectos hacia estas necesidades, demandas y prioridades políticas y socioeconómicas, a los efectos de obtener apoyos para su gestión, que se traducen fundamentalmente en recursos materiales y humanos que le son asignados y en reconocimientos simbólicos a los que se hace acreedora la organización. Estos elementos expresan la legitimidad del accionar organizacional y hace que existan apoyos a la acción de la institución. ♦ Insumos La organización necesita sujetos u objetos a ser transformados, capital, tecnología, mano de obra, materias primas, fijarse objetivos, etc. para llevar a cabo sus actividades. Objetivos y estrategias Toda organización tiene una razón de ser, es decir se crea por una serie de motivos y razones. A esta razón de ser se la denomina “misión”. Para definir la misión de una organización se deben considerar distintos factores: a qué sector o área de actividad específica se dedicará la organización, qué características distintivas tendrá el producto que brindará la organización ‐ya sea un bien o un servicio‐, cuáles serán sus usuarios o clientes específico de la organización, entre otros. Por otra parte, toda organización posee un modelo o tipo de organización que pretende llegar a ser. A esto se conoce como visión. La visión es la representación explícita de lo que se plantea la organización a largo plazo, distinguiéndose o asemejándose a otras organizaciones. La misión y visión de la organización definen quienes son los usuarios o clientes de la organización, los principales productos y servicios y sus características, en donde compite la organización, cual es la tecnología básica de la organización, cual es la preocupación por sobrevivir, a partir de la filosofía que tiene la organización. Dan el marco a los objetivos organizacionales. 7 Los objetivos institucionales son los elementos básicos que guía el accionar organizacional. Reflejan un estado futuro deseado por la organización. Por lo general, los objetivos están expresados en los documentos institucionales. A estos se los denominan objetivos oficiales. Dichos objetivos tienen un alto grado de generalidad que hace necesaria su desagregación a los efectos de que sirvan de elementos referenciales, para la formulación de proyectos concretos y de las actividades generales de la organización. El producto de esta desagregación lo constituyen los denominados objetivos operacionales, que son los que persigue realmente la organización en su accionar cotidiano. En principio en las organizacionesestatales, los objetivos institucionales, oficiales y operativos, deben estar vinculados a los objetivos y políticas públicas, a las demandas y necesidades sociales y coordinarse con el resto de las organizaciones que desarrollan actividades similares y/o complementarias. Sin embargo, este proceso de formación de los fines no posee una perfecta racionalidad, sino que es consecuencia de un complejo proceso que surge de: a) la interpretación de las necesidades y demandas contextuales y de los objetivos y políticas públicas en el área en que se desarrolla la organización; b) las relaciones establecidas entre los miembros de la organización, que poseen objetivos propios, intereses, inclinaciones y preferencias; y c) de las relaciones con las distintas instituciones que proveen recursos y/o de elementos valiosos para sus miembros o que le imponen restricciones a su funcionamiento. La definición de prioridades de acción institucional para el cumplimiento de sus objetivos constituye la estrategia organizacional. Esta comprende la determinación de las actividades que desarrollará la institución, así como la identificación de los productos en los que se especializará y los destinatarios principales de esos productos. Estrechamente vinculado a lo anterior, surgen las orientaciones respecto a la forma, velocidad y secuencia del desarrollo organizacional. En este sentido, se pueden establecer dos tipos de estrategias que persiguen, en general, las organizaciones: las conservadoras y las de expansión. Las estrategias conservadoras se basan en un desarrollo institucional que evita incursionar en áreas conflictivas gozando de una autonomía orientada hacia su crecimiento interno. Puede darse en organismos con cierta legitimidad desde su creación y que poseen abundantes recursos. Pueden, en este sentido, aislarse. Hay autores que denominan a esta estrategia “explotación”. 8 Otra estrategia conservadora busca desarrollarse respondiendo a demandas de sectores vinculados a su actividad. En este caso se establecen vínculos solamente con ciertas instituciones que pueden llevar a la rutinización de las actividades. Una estrategia de expansión, en cambio, se basa en la búsqueda de nuevas formas de crecimiento institucional. Significa la búsqueda de nuevos apoyos y mayor espacio en el ámbito de las actividades que desarrolla la organización. Puede originarse desde dentro de la organización o desde fuera de la misma, en este último caso, hay grupos en la estructura de poder que permanecen y respalden en cierto tipo de actividades. Hay autores que denominan a esta estrategia “exploración”. Los dos elementos mencionados, los objetivos y la estrategia de la organización dan fundamento de base a las acciones de planificación y programación que encare la organización. Estas acciones se traducen prácticamente, en las actividades que desarrolla la organización, y que se ordenan, por lo general, en base a áreas funcionales, a programas, a proyectos, que son las unidades a las que se asignan los recursos de distinto tipo que dispone la organización. Siempre se debe distinguir entre los objetivos formalizados o escritos y los que realmente persiguen las organizaciones. En este sentido habría que observar para cada uno de los objetivos formulados por una organización, las asignaciones presupuestarias y/o los recursos humanos afectados y/o el equipamiento y la infraestructura. El resultado de esta búsqueda indicaría cuales son los objetivos que realmente persigue la organización independientemente de lo declarativo, ya que en la asignación de recursos está la verdad de la vida organizacional. Materia prima o sujeto u objeto a ser transformado Toda organización transforma materia prima y así puede transformar acero y plástico en un automóvil. Para evitar inconvenientes terminológicos y problemas emergentes de expresiones equívocas decidimos referirnos a esta cuestión como sujeto u objeto a ser transformado ya que los procesos de transformación pueden realizarse sobre personas, objetos o símbolos. Es el elemento sobre el cual la organización realiza los procesos de transformación básicos por medios de tecnologías y a través de recursos humanos especializados. En las organizaciones que transforman personas, esta materia prima ‐que pueden ser pacientes, alumnos, internos ‐ tienen características particulares diferentes a los objetos inanimados: tienen 9 voluntad propia, traen consigo historias distintas, son desiguales, inestables, etc., lo cual complica el problema de transformación. Recursos humanos o sujetos transformadores Uno de los principales recursos con que cuenta una organización son las personas que en ella trabajan. Para evitar problemas terminológicos, señalamos que los recursos humanos también podrían denominarse sujetos transformadores ya que son los que utilizan las tecnologías al actuar sobre la materia prima o sujeto transformado. La administración de recursos humanos comprende la integración de las personas a la gestión de la organización y el compromiso de éstas con el logro de la misión y objetivos organizacionales. Esto implica una política que involucra el tratamiento de las relaciones existentes entre las personas que integran la organización, las formas de acceso y egreso a la organización, el modelo de liderazgo, la motivación, la capacitación continua, el modelo de recompensas utilizado, la evaluación de las tareas realizadas, entre otros elementos a considerar. La administración de los recursos humanos es una de las tareas prioritarias para la formación de la estrategia de la organización. El individuo es el depositario básico del conocimiento que se utiliza en el desarrollo de las tareas en las organizaciones. La motivación y los intereses individuales y sociales son elementos de gran importancia en la regulación, realización personal y autocontrol. Requiere de estructuras de trabajo de bajo grado de formalización y de procedimientos administrativos ágiles y no burocratizados; el control de las tareas es generalmente por resultados basados en el juicio profesional. Esto necesita de un medio de trabajo, de relaciones sociales y de posibilidades de desarrollo profesional adecuados, sin los cuales las tareas en este tipo de organizaciones son difíciles de concretar. Asimismo, estas actividades se verán por lo general favorecidas, si existe un fluido sistema de comunicación formal e informal, un liderazgo democrático, sistemas de participación en la toma de decisiones, etc. Interesa remarcar algunos aspectos. Los valores según Geert Hofstede9, son las convicciones que tienen los miembros de una organización en cuanto a preferir cierto estado de cosas por encima de otros. Estos valores repercuten en la organización a través del comportamiento de sus miembros. Los valores, sin priorizar, expuestos por el autor son: 10 1. Tener una buena relación con su jefe directo. 2. Poder aprender continuamente nuevas tareas y posibilidades. 3. Que el ambiente físico de trabajo sea agradable (buena ventilación, iluminación, espacio de trabajo, acuerdo, entre otros). 4. Sentir que lo que usted hace en la organización va a dejar una huella que los demás habrán de seguir en el futuro. 5. Que lo que esperan de usted esté bien definido, que sea claro. 6. Sentir que lo que usted hace y aprende en el trabajo le va a permitir conseguir trabajo en otro lugar. 7. Que se valorice lo que usted hace y aprende en el trabajo le va a permitir conseguir trabajo en otro lugar. 8. Que se valorice loque usted hace en la organización y la forma de hacerlo. 9. Que sea un trabajo poco rutinario y creativo. 10. Que su trabajo le permita vivir en un barrio agradable para usted y su familia. 11. Que su trabajo sea importante para la organización donde trabaja. 12. Realizar tareas que impliquen desafíos a través de los cuales pueda obtener un logro personal. 13. Ser consultado por el superior directo en las decisiones que afectan las tareas que usted realiza. 14. Tener estabilidad en el trabajo. 15. Tener oportunidad en la mejora de sus ingresos. 16. Tener oportunidad de crecimiento en su carrera. 17. Tener poco estrés en su trabajo. 18. Tener suficiente libertad para decidir sobre cómo organizar su trabajo. 19. Tener suficiente tiempo libre para su vida personal. 20. Trabajar en un grupo de gente que coopere entre sí. 21. Trabajar en una organización con prestigio. Un agrupamiento lógico de estos 21 valores, que surge como interesante y facilita su lectura e interpretación, es concentrarlos en cuatro categorías de necesidades motivacionales, las cuales guardan cierta similitud con la jerarquía de necesidades de Maslow. 11 Básicos: mejora de los ingresos, estabilidad laboral, ambiente físico agradable, solidez organizativa, poco estrés. Sociales: buena relación de trabajo con el jefe, cooperación grupal, tiempo libre, equidad de trabajo. Reconocimiento: crecimiento de carrera, empleabilidad, valoración del trabajo, ser consultado por el superior, trabajar en una empresa con prestigio. Autorrealización: trabajo importante para la empresa, tareas desafiantes. Trabajo creativo, libertad para realizar las tareas, trabajo importante para la comunidad, posibilidad de aprendizaje de nuevas tareas, posibilidad de dejar huellas. Respecto a la motivación podemos señalar que una versión tal vez complementaria y en parte antagónica de la misma se remarca en la importancia de los intereses. Estos son según Morgan un “complejo equipo de predisposiciones que abarca ambiciones, valores, deseos, expectativas y otras orientaciones e inclinaciones que conducen a una persona a actuar en una dirección en vez de otra”10. 12 Hay tres tipos de intereses: de cometido o de función, de carrera y de extramuros. Este aspecto integra lo que el autor mencionado llama metáfora política que, en contraste con el punto de vista que señala que las organizaciones son “empresas racionalmente integradas que persiguen metas comunes”11, anima a ver a las organizaciones como amplias redes de gente con intereses divergentes que se reúnen por conveniencia. Y para hacer prevalecer sus intereses, las personas forman coaliciones, siendo éste un aspecto importante de la vida organizacional. Tecnologías organizacionales Para desarrollar las actividades organizacionales se requieren una serie de métodos y procedimientos que posibiliten el proceso de transformación básico. El conjunto de estos métodos y procedimientos son las tecnologías organizacionales. Debe aclararse que a diferencia de otras conceptualizaciones en el tema organizacional, tecnología no significa sólo equipamiento o software, sino que incluye la acción humana en el proceso de transformación. En las organizaciones hay dos grandes tipos de tecnologías: las centrales, que son aquellas que facilitan la realización de las actividades básicas, esenciales o sustantivas de la organización, por ejemplo, cirugía. El segundo tipo son las de gestión o administrativas que contribuyen al buen desenvolvimiento de las centrales. Estas tecnologías administrativas son las referidas a la gestión de los insumos (por ejemplo: administración de recursos humanos, administración financieras, administración del equipamiento, administración de la infraestructura, etc.), del proceso de transformación (por ejemplo: planificación de la producción o de la atención; control de gestión; etc) y de los productos (por ejemplo: marketing, administración de ventas, difusión, transporte, etc.). Las tecnologías utilizadas en una organización tienen una alta influencia en el resto de los elementos organizacionales, ya que su funcionamiento específico puede determinar, por ejemplo, la estructura de la organización, las formas de interacción entre sus integrantes, la variabilidad en el tipo de producto generado (en su especificidad), en el tipo de programación de las tareas, el perfil de los recursos humanos, etc. Uno de los aspectos más trabajado en la literatura, es la íntima relación existente entre tecnología y estructura organizacional. Así se señala que los distintos métodos utilizados, generan distintos grados 13 de discrecionalidad, de coordinación, de especializaciones funcionales, de interdependencia, de centralización o descentralización, de formalización, distinto número de niveles jerárquicos, distinto poder de los grupos de apoyo, etc. Recursos financieros Los recursos financieros son importantes para cualquier organización. Las organizaciones deben presupuestar qué recursos se requieren, cómo obtener los fondos, planificar su asignación, distribuirlos entre las distintas unidades organizativas y controlar su destino. A tales efectos, se establecen planes de administración financiera y distintas técnicas específicas con diverso grado de sofisticación. Así en lo referido a tipos de presupuesto, por ejemplo, se encontrarán: presupuestos unificados, presupuestos por programas, presupuestos base cero, etc. Equipamiento e infraestructura La mayor parte de las actividades desarrolladas en las organizaciones requieren de equipos e infraestructura adecuada. El equipamiento moderno posibilita ahorro de tiempo y esfuerzo en las organizaciones, pero el alto costo de adquisición y mantenimiento, hace que en el contexto latinoamericano su utilización y mantenimiento sea problemática. Algunos estudios relacionan en las organizaciones al servicio del hombre12 , la existencia de equipamiento adecuado con un buen clima organizacional y con la satisfacción en el trabajo. A esto se denomina valor subjetivo del equipamiento. Sin embargo, el valor objetivo de un buen equipamiento es indiscutible, los problemas en este aspecto están vinculados al uso del equipamiento y también de la infraestructura en general. Información y nuevo conocimiento Otro de los insumos básicos de todas las organizaciones es la información y el conocimiento. Así, el nuevo conocimiento e información puede estar referido al "estado del arte" en un tema o en una disciplina científica que repercute en la tecnología que utiliza la organización para la transformación 14 de los insumos en productos. Pero también puede relacionarse con un mayor conocimiento del personal, de los productos y servicios ofrecidos o requeridos por los proveedores, usuarios y/o clientes, de las actividades y posibilidades de otras instituciones que desarrollan actividades similares o complementarias, de fuentes de financiamiento alternativas, del desarrollo del equipamiento e instrumental, de fuerzas y tendencias de distinto tipo que afectan a las organizaciones, etc. Marco jurídico normativo El marco jurídico normativo da sustento legal a la acción organizacional, pero a su vez le establece una serie de restricciones y rigideces. En las características jurídicas que rigen el funcionamiento de una organización, pueden distinguirse tres niveles. Un primer nivel que determina las restricciones establecidas y la delimitación de la capacidad decisoria: ámbitosexclusivos compartidos o de inhibiciones. Un segundo nivel se refiere a los cuerpos normativos que rigen el uso de los insumos, los procesos administrativos y los productos de la organización. En particular, en lo referido a: ‐ estructura y procedimiento administrativo (estructura orgánica, reglamentos orgánico ‐ funcionales, manuales de procedimientos administrativos, etc.); ‐ personal (ingresos, egresos, remuneraciones, licencias, etc.); ‐ gestión financiera; ‐ contratos administrativos; ‐ regímenes de prestación de servicios; etc. El tercer nivel se refiere a las normas vinculadas a las actividades sustantivas de la organización o al proceso básico de transformación. En este aspecto, la literatura de administración recoge distintas experiencias puntuales donde se ha tratado de mejorar algunas de estas restricciones. Sin embargo, se debe tener cautela en cierta tendencia a reproducir mecanismos normativos exitosos, ya que, las condiciones contextuales y de aplicación pueden ser totalmente distintas y hacer fracasar estrepitosamente supuestos esquemas idealmente perfectos. 15 Características climáticas‐geográficas Todas las organizaciones funcionan en un lugar determinado. Este espacio geográfico tiene particularidades climáticas y geográficas. En ese sentido, hay que observar los distintos aspectos climáticos por ejemplo, la temperatura. Supongamos que alguien quiere mejorar la productividad de los cultivos agrícolas en Santiago del Estero en el mes de enero (42º de temperatura o más) y quiera que se trabaje entre las 13 y las 15 horas, es evidente que es poco posible que esa decisión se pueda llevar a cabo dado la temperatura existente. En el mismo sentido no es lo mismo una organización donde sus procesos básicos se realizan a 3500 metros de altura, que la que se hace a nivel del mar, o a 600 metros de profundidad. Desde otro punto de vista la accesibilidad es otro punto que debe tenerse en cuenta al observar el funcionamiento de las organizaciones. Apoyos Las organizaciones pueden recibir muestras de beneplácito por su accionar por parte de la sociedad pero también pueden percibir la existencia de muestras de malestar e incluso de disgusto social por su propia existencia. Ejemplo del primer caso sería el gusto social de la existencia de un museo de ciencia y del segundo una población que se opone a la actuación de una entidad que elimina residuos patogénicos pese a la confiabilidad de sus procesos. Evolución histórica Cada organización debe sobrevivir, desarrollarse v expandirse en el contexto general, o contraerse o fusionarse, realizando los objetivos, llevando a cabo una serie de actividades y generando una serie de productos organizacionales. Esto depende de ciertas condiciones tales como: ‐ Factores y circunstancias que influyeron en su creación, nivel e intensidad del apoyo obtenido, vinculación institucional. ‐ Principales crisis y cambios en los objetivos organizacionales. 16 ‐ Origen y seguridad de recursos, emergencias financieras afrontadas. ‐ Grado de interferencia con otras organizaciones: independencia, complementariedad o competencia. ‐ Forma de inserción en la red institucional existente. ‐ Grado de poder propio y de influencia en las relaciones de poder, generación inicial de conflictos y modo de resolución de los mismos, existencia de liderazgos efectivos, permanencia en la configuración de los grupos de trabajo. ‐ Aprovechamiento de oportunidades para la obtención de recursos (financieros humanos, equipamiento, etc.) para generar productos, para obtener legitimidad institucional, etc. ‐ Historia del sector donde se desarrolla la organización e incluso la historia económica y social del país. Este conjunto de condicionamientos de la creación y de la historia de la organización, permite visualizar su estrategia operacional y el desarrollo institucional. No se puede analizar adecuadamente una organización sino se lo hace diacrónicamente, ya que en caso contrario la explicación de lo que ocurre en ella se vería limitada. Para comprender la situación actual debe necesariamente recurrirse a observar su evolución ya que las razones “del hoy” pueden encontrarse en su pasado. Debe considerarse también como muy importante la historia de los miembros de la organización ya que sus conocimientos y experiencias previas pueden condicionar el accionar presente y futuro de la organización. ♦ Elementos internos Actividades Para implementar los objetivos y estrategias organizacionales, las organizaciones desarrollan actividades de distinto tipo. Hay actividades que están vinculadas a los procesos de transformación básicos de insumos en productos y otras actividades que dan apoyo al normal desenvolvimiento de estos procesos. 17 Habría que determinar cuál es la importancia relativa de cada actividad y las relaciones existentes entre las distintas actividades que se desarrollan en la organización. Se debe tener presente que las actividades que se llevan a cabo no tienen la misma configuración a lo largo del tiempo, sino que éstas sufren modificaciones de acuerdo a cambios en el contexto, como la aparición de nuevas demandas, como respuesta a conflictos, fusiones, o luchas por el poder; a cambios de conducción o de coyuntura política, etc. Además, las tareas que coexisten en una organización tienen características y requerimientos básicos diferentes. Así, las actividades tienen distintas posibilidades de programación, autonomía en la ejecución de las tareas, incertidumbres y riesgos en su realización, tipo de supervisión de los trabajos, criterios de cuantificación para la evaluación de los distintos públicos, etc. Esta realidad requiere de cierto "Pluralismo" que posibilite el tratamiento diferenciado de cada una de las actividades desarrolladas dentro de la organización. Estructura organizacional La estructura organizacional es la división horizontal o funcional del trabajo (por ejemplo en un hospital, área de pediatría, cardiología, psiquiatría, etc.), la división vertical o jerárquica del trabajo (por ejemplo, Director, Jefe de Servicio, Médico de Planta, Jefe de Residentes, etc.) y la forma en que es coordinado el mismo (por ejemplo, por programación previa, por retroalimentación, etc.). La estructura tiende a mostrar como los recursos humanos son distribuidos teniendo en cuenta las relaciones interfuncionales e indicar las líneas de responsabilidad, autoridad y comunicación formal. La estructura refleja entonces, por un lado la división del trabajo organizacional y la distribución del poder formal. Debe distinguirse la estructura formal, que es aquella que está establecida en los organigramas y en las estructuras orgánico‐funcionales, de la denominada tradicionalmente estructura informal, que se integra con el conjunto de relaciones que tienen las personas dentro de la organización, fuera de las reglamentaciones existentes. Quiere puntualizarse que hay autores que señalan que las organizaciones son complejos sociotécnicos que enfrentan dos aspectos fundamentales: un conjunto de individuos que entran en relaciones sociales generando afectos, conflictos, solidaridades, tensiones, etc., y la realidad técnica de la 18 organización expresada en la división de tareas y los requerimientos específicos de los temas a desarrollar (tecnología). Este enfrentamiento puede ser conflictivo, y la cuestión es cómo compatibilizar la eficiencia en la ejecución de las tareas con las necesidades sociales de los miembros de la organización. Procedimientos administrativosAnteriormente señalamos la diferencia entre las denominadas tecnologías centrales y las tecnologías de gestión. Los procedimientos administrativos se llevan a cabo utilizando tecnologías de gestión o administrativas. Durante muchos años se identificó a la función de administración con el manejo de los procedimientos administrativos. También se consideró que éstos tenían existencia independiente y sus principios eran de aplicación universal. Esto era consecuencia del supuesto básico de que había una única y mejor manera de organizar (“One best way”), ya que los clásicos, basaban sus recomendaciones en un sólo tipo de organización: la rutinaria, que realiza actividades estandarizadas, utilizando los principios de la producción en línea, altamente programada y formalizada, etc. Muchas organizaciones sociales no tienen estas características, sino más bien las opuestas. En tal sentido, la aplicación de los procedimientos administrativos tradicionales es altamente cuestionable. Asimismo cabe señalar que no existen procedimientos de aplicación al universo de las organizaciones, ya que éstos dependen de una serie de características organizaciones y contextuales por demás variables. Fundamentalmente, las tecnologías de gestión tienen que ver con los siguientes procesos que se observan en todas las organizaciones: - Planificación y programación - Presupuestación - Coordinación - Control y sistemas de información. - Evaluación Ahora bien, estas tecnologías deben estar orientadas al apoyo de tres elementos básicos de las organizaciones: 19 - los insumos organizacionales, - los procesos de transformación o actividades, y - los productos organizacionales. Es decir, que estos procesos administrativos son los que contribuyen a administrar los insumos organizacionales, y así se habla por ejemplo de planificación, programación, evaluación y control de los recursos humanos, del equipamiento, de los recursos financieros, etc. Así como también coadyuvan a la programación, presupuestación, coordinación, control y evaluación de las actividades básicas de la organización y por otra parte, apoyan a la generación y transferencia de los productos organizacionales, a través de técnicas para su programación, evaluación, comercialización, etc. La programación consiste en determinar qué actividades y qué dimensiones realizará en el futuro la organización. Básicamente, la presupuestación es asignar un valor económico a cada una de las actividades a realizar. La coordinación es prever que se lleven a cabo adecuadamente todas las tareas que estaban programadas. El control es la verificación del cumplimiento de lo programado, presupuestado o de lo establecido por estándares normalizados. La evaluación es asignar valor a lo realizado cuantitativa pero básicamente cualitativamente; en otras palabras es emitir un juicio positivo o negativo sobre lo realizado. Proceso de toma de decisiones Los estudios sobre este aspecto tienden a determinar los principios sobre los cuales es construido un proceso de decisión efectivo en las organizaciones. En este sentido, se destaca el estilo de conducción, las formas de programación participativa, la socialización de la información institucional global, el desarrollo y resultados de los productos, etc. En cierta forma, se vincula el éxito en el proceso de toma de decisiones al clima y la cultura organizacional y viceversa. El proceso de toma de decisiones y las técnicas utilizadas en una organización rutinaria son diferentes a las posibles en una organización social, donde generalmente existe mayor incertidumbre en la realización de las tareas. En las primeras existirían muchas decisiones programadas (posibles de ser definidas previamente) mientras que en las sociales hay muchas no programadas (que no son posibles 20 de ser definidas previamente). En tal sentido, las posibilidades de aplicación de principios de racionalidad, de programación y prospectiva, son limitados. Desde otro punto de vista, la toma de decisiones se relaciona con lo que en la actualidad se denomina gobernabilidad. Ésta hace referencia en primer lugar a la capacidad de los órganos de gobierno de una organización para preservar un sentido de unidad y de misión institucional, de traducirlo en políticas y de transmitirlo a las acciones emprendidas y para motivar, promover y articular comportamientos, logrando a la vez la efectividad y la consolidación de la legitimidad. El jefe inmediato En trabajos recientes se determinó la considerable importancia que tiene el jefe inmediato para las personas que integran una organización, especialmente para la satisfacción del empleado, la confianza, el clima y la justicia organizacional. A continuación se detallan acciones del jefe inmediato, que impactan en forma directa en los empleados: - Tener en claro el rumbo de los servicios o productos que ofrece la organización. - Ser altamente imaginativo y sugerir formas alternativas de hacer las cosas. - Escuchar y mostrarse abierto a las nuevas ideas. - Mostrar respeto hacia los colaboradores. - Brindar ayuda, orientación y entrenamiento para que pueda mejorar el desempeño de los empleados. - Delega tareas y responsabilidades, como por ejemplo: permitir tomar decisiones en el trabajo diario. - Promover el trabajo en equipo. - Dar devoluciones periódicas sobre el desempeño. - Reconocer los logros que se alcanzan con el trabajo. - Conseguir resultados para la organización (tales como la eficiencia, satisfacción de los ciudadanos, etc.). - Dar directivas claras y precisas sobre lo que se espera de cada empleado. 21 Es importante aclarar que no se debe confundir el jefe inmediato con la máxima autoridad de la organización. Dirección El rol directivo es de vital importancia. Es conveniente que el Director tenga una alta legitimidad interna para la conducción de la organización. Hay otros elementos que también son importantes condiciones para el ejercicio adecuado del cargo, por ejemplo que el individuo posea una adecuada percepción contextual y de las características organizacionales internas, que el estilo de conducción sea el que más convenga a los miembros de la organización (por ejemplo, liderazgo participativo que acepte la distribución del poder), que posea vinculaciones adecuadas, que tenga una natural inclinación por las tareas gerenciales, etc. Interesa plantear aquí algunos comentarios referidos a la idea de los estilos gerenciales. Esta posición atribuye gran importancia al superior. La idea central es que el administrador responde a las solicitudes de sus subordinados y de las situaciones, en vez de modificarlas. La aproximación es fundamentalmente psicológica y tiene en cuenta variables de personalidad, usualmente actividad y relaciones, y no variables que tengan en cuenta las situaciones específicas de cada unidad organizativa (v.g. la tecnología, el medio ambiente, etc.). Autores que podrían ubicarse en este enfoque, son por ejemplo: Mc Gregor, Blake y Mouton, etc. Enfrentados con este gran enfoque, hay un grupo de autores que proponen que los administradores deben estructurar cada situación y seguir la "ley de la situación". Utilizan cinco elementos de la situación: organización, tecnología superior, contexto, colegas y subordinados. Los tres últimos no presentan dificultades. Tecnología es entendida como la forma en que el trabajo es hecho. Organización, se refiere a todos los factores que influyen elcomportamiento dentro del sistema social. Aunque parezca lo contrario en el análisis organizacional, en muchísimos casos, no se tiene en consideración esta variable posiblemente porque las autoridades de las organizaciones se consideran intocables pero en la realidad es frecuente que éstas sean en muchos casos responsables e incluso causante de los problemas organizacionales. Dinámica interna 22 Este aspecto se refiere a una serie de fenómenos organizacionales, altamente dinámicos, producto en general de las relaciones interpersonales que suceden en las organizaciones. Muchas veces las organizaciones pretenden que las personas actúen en su seno como engranajes o robots, pero son seres humanos que tienen sentimientos y problemas. Aquellos que consideran a una organización como una máquina, sienten que todo lo que significa actitudes y comportamientos humanos puede interferir en su funcionamiento, ya que afectan la racionalidad propia de esta aproximación a la realidad y por lo tanto o deben limitarse al mínimo posible o directamente suprimirse. Estos fenómenos están íntimamente interrelacionados, pero además están vinculados al tipo de actividades que se desarrollan en la organización, a los procesos administrativos, a la estructura organizacional, al contexto de tareas, etc. A continuación se plantearan brevemente los principales fenómenos a considerar en relación con la dinámica organizacional: ‐ Conflicto ‐ Poder ‐ Liderazgo ‐ Distancia Jerárquica ‐ Participación ‐ Cultura organizacional ‐ Clima organizacional ‐ Proceso de comunicación ‐ Confianza organizacional ‐ Justicia organizacional ‐ Ciudadanía organizacional ‐ Conflicto El concepto tradicional de organización induce la idea de estandarización, obediencia, formalización y otros conceptos opuestos a los principios de libertad e iniciativa requeridas por algunas actividades desarrolladas en las organizaciones. 23 El adoptar un tipo de organización mecánica que responda a esta concepción tradicional podría conducir a conflictos en estas organizaciones, en relación con los objetivos, los procedimientos para realizar las actividades en la organización, etc. Los conflictos señalados tienen que ver con la estructuración formal de la organización. Adicionalmente se presentan conflictos propios de la relación de trabajo interpersonal. Las organizaciones por lo general toman distintas actitudes frente a una situación conflictiva: pueden suprimir el conflicto a través de distintos mecanismos, aun cuando es muy posible que la situación de conflicto quede latente o pueden ignorar la situación conflictiva o bien pueden intentar superarla. El conflicto es inherente a la interrelación humana. Pero parece ser un tema tabú el cual, generalmente no se trata en público. ‐ Poder Muchas organizaciones consideran que los conflictos se superan a través de la asignación de poder a determinadas personas que son las encargadas de laudar en esas situaciones. El poder es una relación entre individuos, en la cual uno de ellos puede imponer su voluntad al otro, independientemente de los deseos de éste. En una organización existe también, el rol funcional de poder que es la capacidad de tomar decisiones que la comprometan en su totalidad. En las organizaciones hay distintas personas que pueden tener cierto poder relativo. El elemento fundamental es el acceso a alguna fuente de poder, es decir tener la posibilidad de manejar ciertos recursos valiosos para el resto. Así podemos citar, entre las fuentes de poder, la posición jerárquica, el prestigio, la relación externa para la obtención de recursos críticos, el dominio de ciertas actividades, tecnologías o conocimiento crítico para los procesos organizaciones, etc. La relación de poder puede tener un sentido positivo si está en juego el suministro de algo valioso que el segundo no tiene. Pero puede tener una connotación negativa, cuanto puede privar de algo necesario o incluso producir daño. Este fenómeno ha comenzado a estudiarse en el ámbito organizacional al reconocer que la organización se compone de miembros que tienen distintos intereses, que pueden ser contrapuestos, 24 y que ello puede conducir a una confrontación o a la imposición de un actor que impida el logro de metas organizacionales, que repercuta en el clima de trabajo y/o en la productividad de la organización, entre otros aspectos. Ya se ha señalado que los intereses son un complejo de inclinaciones, preferencias, gustos, etc. que llevan a una persona a actuar de una manera y no de otra. Hay tres tipos de intereses: de tareas, de carrera y de extramuros13. Éstos últimos tienen que ver con los intereses que tienen las personas fuera de su lugar de trabajo y que inciden notablemente en el comportamiento del personal. A los miembros de la organización no les interesa únicamente el trabajo sino que hay un mundo externo que necesariamente influye en la vida laboral. ‐ Liderazgo Aquí hay que diferenciar entre la autoridad y el liderazgo. Quien ocupa una posición jerárquica formal en la organización es un jefe, un directivo que ejerce la función de conducción. Un líder es un emergente grupal, que tiene capacidad de influir en el accionar de los miembros de la organización, independientemente de la posición que ocupa en la estructura organizativa. Las teorías sobre el liderazgo se basan en a) la empatía vinculada a la capacidad de ver las cosas desde el punto de vista del interlocutor, b) el conocimiento de sí mismo y del impacto entre otros, y c) la objetividad en el comportamiento con los demás. En general, al estudiar este tema en la literatura organizacional se procura analizar cómo un jefe puede ejercer un liderazgo, los tipos de liderazgo posibles en función de distintas perspectivas y situaciones, y cómo esto se relaciona con el desempeño y productividad en la organización. Para muchas personas este es un aspecto fundamental en las organizaciones, produciendo en muchos el sobredimensionamiento de su importancia14. ‐ Distancia jerárquica La distancia jerárquica, por ser una variable compuesta por varias dimensiones es bastante desconocida, incluso para los profesionales de la administración. La distancia jerárquica es la percepción que tiene el subordinado respecto a la distancia entre él y la persona que está por encima suyo. Tal vez haya que distinguir entre distancia jerárquica ascendente y 25 distancia jerárquica descendente. El fenómeno que plantea Hofstede15, remite a la distancia jerárquica ascendente, pero nos parece que se debe contemplar en el futuro, la distancia jerárquica descendente que está referida a los perfiles actitudinales que tienen algunas personas por su posición socioeconómica, intelectual, cultural, familiar, jerárquica o por su exposición mediática, u otros criterios a los que la persona en cuestión o parte de la sociedad le de importancia y que los lleva a suponer que están por encima de los demás miembros de una organización o de un sector social. Esta variable incide fuertemente en el clima de la organización y fundamentalmente en las posibilidades de cambio en la organización. Asimismo, es una variable muy relacionada con el temor existente en la organización y el estilo de liderazgo prevaleciente. Estos temas están vinculados a las “teorías de las elites” que fueron estudiadas hace muchos años para la sociedad o para la política, pero que ahora parecen renovarse vinculándolas a lo organizacional. ‐ Participación Participación es tomar parte dentro de unaorganización. En las organizaciones sociales al tener muchas personas con un alto grado de profesionalización y compromiso se presentan muchas demandas de participar. Por lo general, se ha considerado que la participación mejora el clima de trabajo, la satisfacción y el desempeño de las personas en la organización. Aunque cabe reconocer que no todas las personas tienen la misma tendencia a participar. En muchas organizaciones, la participación es limitada o retrocede por las autoridades, ya que en algunas de sus formas la participación implica una verdadera redistribución del poder. Hay varias formas y técnicas de participación, sólo algunas implican redistribución del poder. Habría que distinguir entre la propensión al fomento de la participación por parte de las autoridades y el compromiso o involucramiento con la participación por parte del personal. Para que la participación pueda llevarse a cabo debe preexistir información sobre las actividades institucionales, compromiso de asumir los resultados y predisposición de aceptar las reglas de juego que se establezcan. 26 En cada caso habrá que determinar los ámbitos en que se participa (proyectos, programas, áreas funcionales o conducción), el carácter (consultivo, informativo o decisional) y las instancias de participación (oportunidad, periodicidad, temas, etc.). La participación puede ser una de las forma de superar algunos conflictos organizacionales y mejorar el clima de trabajo de la organización e incluso de mejorar la productividad, por ejemplo el empowerment que plantean algunas empresas. ‐ Cultura organizacional La cultura es el conjunto de elementos (artefactos, palabras, usos, gestos, valores, normas, presunciones básicas, comportamientos, etc.) que conforman el universo simbólico de la organización y que brinda sentido a la pertenencia, la participación y las contribuciones de los integrantes de la institución. Se expresa a través de las maneras, compartidas o no, de percibir y apreciar la realidad. Es el modo de hacer las cosas en la organización. Da sentido a los supuestos implícitos de toda organización, a aquellas concepciones que no es necesario traducir en normas oficiales o expresar en forma manifiesta; da vida a una especie de personalidad particular de cada institución. Las tradiciones de los grupos, la historia, las contingencias enfrentadas, las perspectivas particulares asociadas a cada formación profesional y cada ámbito institucional dan cuerpo a la cultura. La cultura organizacional está muy vinculada a la cultura que impera en el sector donde funciona la organización y lógicamente a la propia del país. Se puede afirmar que la Cultura Organizacional es una de las variables organizacionales que condiciona el accionar de gran parte de las cuestiones que se consideran claves en las organizaciones: satisfacción en el trabajo, motivación, trabajo en equipo, distancia jerárquica, estrés, temor, confianza, justicia, ética, etc. ‐ Clima organizacional 27 El clima organizacional es una constelación interactiva de elementos que se supone tienen influencia sobre las actitudes y comportamientos de las personas, grupos y subgrupos de una organización de una manera más o menos temporaria, afectando la predisposición al trabajo grupal o solidario y el logro de los objetivos y la realización efectiva de las actividades organizacionales. Una organización al servicio del hombre no es un fin en sí misma es un instrumento que debe ser desarrollado al servicio de sus usuarios y clientes, y procura un equilibrio entre los intereses de sus miembros y los objetivos sociales y económicos perseguidos por la entidad. Para ello se requiere un buen clima de trabajo. Existen distintas visiones respecto de cómo se puede observar un buen clima. Algunos autores sostienen que se refleja en los comportamientos y en los grados de competencia, conflicto o cooperación que existan en la organización. Se expresa en la confianza que manifiestan sus miembros en las relaciones que se establecen, en los afectos que se movilizan en el desempeño de las tareas y en el grado de transferencia de los criterios que conforman las decisiones que se adopten. Otros autores señalan que el clima es la resultante de las actitudes, las motivaciones, los medios disponibles, los obstáculos organizacionales y la estima que se tenga del personal. La forma de observarlo es analizando la dedicación, la cooperación, los recursos, las dificultades organizacionales los valores profesionales y las promociones. Un tercer planteo señala que el buen clima organizacional se detecta si existe cohesión grupal, si hay percepción de libertad, posibilidades de crecimiento y realización personal y aptitud para realizar tareas organizacionales. Cabe destacar que el clima no se impone por una decisión unilateral sino que es el resultado de cierta convivencia en el lugar de trabajo, participan en su construcción todos los miembros por igual. Puede ser enriquecido por los comportamientos de la organización si permiten colaboración, confianza y transparencia. Se supone que va a influir en la satisfacción en el trabajo y con ello en la productividad de la organización. Así se llega a decir que el clima es una de los elementos organizacionales más importantes y que el liderazgo es de vital importancia para la creación de esa atmósfera. En nuestros trabajos hemos tenido en cuenta las dimensiones siguientes: - El grado de satisfacción general en el trabajo en esa organización 28 - Estructura de la organización: comprende la existencia o no de reglamentos, normas internas y exigencias impuestas por la organización formal, el estilo de autoridad, el ambiente físico, etc. Comunicación: refiere a la forma y los estilos comunicacionales preferidos dentro de la organización. - Recompensas: incluye tanto el sistema de remuneraciones monetarias como otro tipo de recompensas que la organización ofrece a sus miembros, tales como la promoción y los ascensos, la posibilidad de hacer carrera, la capacitación, etc. Se indaga sobre la relación existente entre tarea y remuneración. - Relaciones Humanas: comprende el grado en que se establecen vínculos de apoyo mutuo y solidaridad hacia el interior del grupo u organización, o bien dificultades / conflictos derivados de rivalidades y competencia grupal o personal. - Autonomía/responsabilidad: relativo al grado en que los miembros de la organización perciben que pueden desempeñarse con un cierto nivel de responsabilidad individual en sus cargos, asumiendo riesgos y tomando decisiones. - Organización y valores: comprende el sistema de valores que la organización sustenta y guían su acción para con sus empleados y clientes/usuarios. - El jefe: incluye la percepción del estilo de liderazgo de los jefes inmediatos por parte de los empleados, el grado en que los jefes evalúan y reconocen el trabajo de sus empleados y realizan devoluciones sobre los trabajos realizados. ‐ Proceso de comunicación El proceso de comunicación es esencial dentro de una organización, y está vinculado al clima y la cultura organizacional. Este proceso puede tener sentido horizontal cuando la comunicación se efectúa entre personas que están al mismo nivel jerárquico o vertical que es la que vincula a personas que están a distinto nivel. La comunicación puede ser descendente, ascendente o tener ambos sentidos. Puede darse a través de canales formales o informales. La comunicación excede a la información, ya que es habitual que sus contenidos se basen también en aspectos de intercambio social que tienegran importancia para el desarrollo de un adecuado clima organizacional. 29 ‐ Confianza organizacional El Diccionario de la Real Academia Española define la Confianza como “depositar en uno, sin más seguridad que la buena fe y la opinión que de él se tiene, la hacienda, el secreto u otra cualquier cosa” y es la “Esperanza firme que se tiene de una persona o cosa”. La Confianza es la expectativa que se genera entre los miembros de una comunidad de conducta normal, honesta y cooperativa, basada en normas compartidas. Tiene que ver con tener fe o no. Es una creencia. Es una actitud vinculada a la percepción. Es una limitación a lo racional. Puede referirse a los valores profundos (naturaleza de Dios o de la justicia) pero también comprende normas como pautas profesionales o códigos de conducta. La Confianza es la esperanza positiva que otra persona no se conduzca en forma oportunista, por medio de palabras, obras y decisiones dice Robbins (2009)16. Es un proceso que se da en el tiempo, requiere de familiaridad y se efectiviza cuando una persona puede sentirse vulnerable. Si bien se puede estudiar distintos aspectos de la Confianza Organizacional distinguiremos cinco tipos: (Góngora N., Reija L. y Larrivey F. 2013)17 1. Confianza General: Se refiere al grado en que una persona puede confiar en la mayoría de las personas dentro y fuera de la organización. 2. Confianza Organizacional: Se refiere al grado en que una persona confía en la mayoría de las personas que trabajan en una organización 3. Confianza en la Jefatura: Se refiere al grado en que una persona confía en la mayoría de las personas que tienen personal a cargo en la organización donde trabaja 4. Confianza en los subordinados: Se refiere al grado en que una persona confía en la mayoría de las personas que tienen personal a cargo en la organización. 5. Confianza clientelar: Se refiere al grado en que una persona confía en la mayoría de los clientes o usuarios de los servicios de la organización. El promedio de estos cinco tipos de Confianza se denomina Promedio de Confianza (que no es lo mismo que Confianza General). Se puede distinguir también entre Confianza Interna, que se refiere al promedio de los puntos 2, 3 y 4 arriba mencionados y que están referidos a la Confianza dentro de la organización y la Confianza Externa, que surge del promedio de 1 y 5. Lo que quiere adelantarse es que cuando el cociente entre 30 la Confianza Interna y Externa más se aproxima a 1 o es menos de 1 es muy posible que dentro de esa organización existan grandes problemas de más variada naturaleza. ‐ Justicia organizacional Se trata de un constructo multidimensional que se refiere a las percepciones de justicia de individuos que se desempeñan en una organización en relación con decisiones y acciones organizacionales que los involucran. Existen cinco tipos de justicia: interaccional, informativa, procedimental, distributiva y de tareas. Justicia interaccional: Se refiere a los juicios peyorativos, acusaciones o juicios falsos que amenazan la propia imagen, el engaño que supone el incumplimiento de expectativas o promesas que amenazan la confianza en la relación/persona, la invasión de la privacidad y la descortesía. Las reglas de veracidad, justificación y respeto han sido señaladas en la mayoría de los planteos teóricos. Está centrada en la interacción entre los empleados y quienes toman las decisiones y refiere a la justicia percibida en el trato. Justicia informativa: Refiere el grado que las personas piensan que cuentan con la información adecuada acerca de aquellos procedimientos y acciones que los afectan o en otras palabras, el grado en el que las personas perciben que están recibiendo la adecuada y necesaria información sobre sus comportamientos en la organización. Justicia procedimental: Refiere a las características formales de los procedimientos, su justificación y el trato interpersonal. Centrada en el proceso, refiere a la justicia percibida en relación con los medios utilizados para alcanzar resultados. Incluye la percepción de justicia en los criterios utilizados para la selección de personal, la promoción, para determinar los procedimientos disciplinarios, los aumentos salariales. Los individuos prefieren aquellos procedimientos que contribuyen a la consecución de sus objetivos e identifica seis características que definen a un procedimiento como justo: su consistencia, la 31 supresión de sesgos, su precisión, su modificabilidad, la representatividad y la ética. Otros autores señalan la importancia de dar voz a la gente en las decisiones, como efecto de un proceso justo. Justicia distributiva: Una de las primeras teorías que se ha centrado en esta dimensión es la teoría de la equidad de Adams (1965)18 , la cual plantea que los individuos aportan diferentes insumos al intercambio y obtienen diferentes resultados, juzgando sus resultados comparando la proporción de insumos –resultados propios y los de los otros. Si no existe proporcionalidad, los individuos perciben inequidad, esta genera una tensión que actúa como motivador de conductas que reduzcan la inequidad y por tanto la tensión que se pueden agrupar en cuatro procedimientos: tolerarla, cambiar el referente, cambiar la conducta y abandonar la situación. Justicia en las Tareas: Se refiere básicamente a la percepción de que las tareas que se llevan a cabo en la organización están justamente distribuidas. ‐ Ciudadanía organizacional Una de las definiciones más utilizada de comportamientos de ciudadanía organizacional (CCO) establece que son comportamientos discrecionales, no directa o explícitamente reconocidos por el sistema de recompensa formal y que, en el agregado, fomentan el funcionamiento eficaz de la organización. Los CCO deben cumplir los siguientes requisitos: - El comportamiento debe ser intencional, o sea, tiene que ser el resultado de una decisión deliberada para ejecutarlo - Tiene que ser voluntario, o sea, no puede ser formalmente prescripto y recompensado, ni formalmente castigado en el caso de su no ocurrencia - Tiene que ser desinteresado, o sea, básicamente orientado a beneficiar a alguien o a alguna cosa, más que al propio actor. - Tiene que ser percibido de manera positiva, ya sea por el propio actor o bien por el observador. 32 Otras teorías distinguen entre los CCO de ayuda –las cuales se traducen en colaboraciones frente a un problema o una tarea relevante para la organización, tales como orientar a nuevos compañeros, reemplazar a los ausentes, compartir la sobrecarga de trabajo – y los CCO de voz – que hacen referencia a la manifestación libre de opiniones y el desafío constructivo al status quo con el objetivo de mejorar, y no simplemente de criticar, pudiendo contribuir no solo al éxito del grupo, sino principalmente al éxito de las organizaciones. Una de las críticas que se realiza a estos enfoques es que si bien en un principio se refiere a los derechos y obligaciones ciudadanas tanto del empleado como de la organización, en los últimos tiempos ha derivado en que solo tiene en cuenta las obligaciones de los empleados olvidando las de la organización. ♦ Productos: bienes y servicios Los productos organizacionales son aquellos sujetos, objetos o símbolos que brinda la organización al contexto. Si se acepta la idea de que todas las organizaciones realizan un proceso de transformación de insumos en productos, deberíamos admitir que todos los insumos sufren algún tipo de transformación en el proceso productivo o dicho de otro modo, al llevara cabo las actividades organizacionales. Esto quiere decir, que hay una serie de "productos principales" que hacen al cumplimiento de los objetivos organizaciones que son generados por las actividades básicas de la organización y hay otros productos que habitualmente no son reconocidos como tales y que también son consecuencia del mismo proceso de transformación central. Estos son los “productos secundarios”, tales como la contaminación del medio ambiente a partir de los desechos del proceso de transformación. Pero también podemos identificar los productos humanos o de comportamiento. Ejemplo de éstos serían la realización, frustración, satisfacción en el trabajo, cansancio, estrés, temor, deseos de permanencia, con que los recursos humanos o sujetos transformadores que intervinieron en el trabajo salen de la organización, pero también ocurre con el reconocimiento y prestigio que alcanzó un Directivo en el contexto, gracias a su desempeño en la organización. En muchas oportunidades esta variable se la dimensiona como satisfacción, ausentismo, rotación, etc. Dentro de nuestro enfoque se quieren remarcar y valorar positivamente las cuestiones referidas a satisfacción en el 33 trabajo como de suma importancia especialmente para la salud y felicidad de las personas que trabajan en la organización. Y por último, también podemos decir que las organizaciones generan otros productos que denominamos organizacionales, que son aquellos que se generan para mantener su propio funcionamiento o bien que se consumen en la actividad de la organización, siendo necesarios para el mantenimiento de la misma. Ejemplos serían la generación de nuevo conocimiento e información en la organización, el aprendizaje organizacional, los sistemas de control internos, etc. Consideramos que los productos o aportes de organización son de distinto tipo y todos deberían ser tenidos en cuenta al analizar los resultados de una organización. En la realidad no todos los productos son considerados como tales o bien se los categoriza como resultados de importancia secundaria y son analizados circunstancialmente, generalmente cuando surge algún problema grave en la organización o en el medio ambiente. Un aspecto a destacar es que los individuos visualizan y priorizan los productos según el interés, la costumbre o la legitimidad. Ya se señaló que los intereses, según Morgan, son un complejo equipo de predisposiciones que abarcan ambiciones, valores, deseos, expectativas y otras orientaciones que guían a las personas en su comportamiento, en este caso a elegir determinados productos. La costumbre o tradición, en este caso está relacionada con que en esa organización las cosas siempre se hicieron de determinada manera o bien con que los usos y costumbres llevan a pensar que esos productos son los mas importantes. Legitimidad se podría definir como el reconocimiento del valor o las virtudes de una determinada forma de gobierno, pero en este caso implicaría el reconocimiento de determinada calidad o cualidades que pueden llegar a tener los productos, y que por eso se priorizan al momento de la elección. Es un reconocimiento direccional. Puede haber dos tipos de legitimidades: la interna, que es la que está montada en lo que piensan los directivos o los miembros de la organización; y la legitimidad social, que tiene que ver con el reconocimiento social de ese tipo de producto, en definitiva de lo que hace la organización. Pueda haber productos que deban realizarse o priorizarse de acuerdo a una ley o disposición que a veces es anterior de la creación de las propias organizaciones. 34 Por otro lado, existen una serie de problemas asociados a la identificación, medición y especificación de los productos organizacionales. En algunas organizaciones existen productos que presentan ciertas dificultades para ser identificados. Por ejemplo un posible producto para el Ministerio de Trabajo serían las “huelgas de trabajadores no producidas”, las cuales notoriamente serían muy difíciles de identificar y registrar. Otro ejemplo, se podría formular para el caso de un instituto de investigación respecto a las consultas que realizan personas de la comunidad o bien colegas y alumnos, no estando reconocidas ni identificadas. Asimismo, en muchos casos los productos son muy difíciles de medir. Existen ciertos problemas para determinar el volumen y la valoración de los productos organizacionales cuando éstos no son bienes o servicios tangibles que se comercian en un mercado competitivo. Por ejemplo cómo se hace para cuantificar los trabajos realizados en un instituto de investigación donde los productos son artículos, papers y trabajos de investigación que pueden llevar días, meses o años de elaboración. Cómo se mide o cuantifica este tipo de cuestiones. Otro de los problemas registrados, es la dificultad de especificar las características de algunos productos, sobre todo para el caso de bienes intangibles. Las preguntas que cabría formular son: el producto es bueno o es malo, sirve para los fines que fue creado? ♦ El contexto de salida u órbita de salida Los productos o aportes que realiza la organización al contexto son utilizados por distintas personas y organizaciones del medio y afectan distintos aspectos de la sociedad. En cierto modo, podría decirse que afecta a: - Los dueños o propietarios en el sector privado y los dirigentes políticos en el sector público que actúan como voceros de la sociedad. - Las organizaciones que le proveen o administran recursos (proveedores varios y entidades financieras). - Los clientes o usuarios de los bienes y servicios de la organización. - Las entidades competidoras con las que se establecen disputas o rivalidades por un cliente o usuario. También pueden ser tomadas como organizaciones de referencia competitiva. - Las entidades reguladoras. - Los sindicatos a los que están afiliados los integrantes de la organización. 35 - Entidades comunitarias con las que tenga intercambios. - Las entidades recaudadoras. - Las familias de los miembros de la organización tanto empleados como directivos que plantean aspiraciones y preferencias singulares. - En el caso de las organizaciones que transforman personas, también se debería tener en cuenta las familias de los estudiantes de una universidad, la de los pacientes de un hospital y la de los internos de una prisión, por ejemplo, que inciden notablemente en los logros y la recuperación de las personas. - Los vecinos a los que se puede afectar con ruidos o emanaciones de distinto tipo. - Loa medio de comunicación (periódicos, redes sociales, sistemas electrónicos de información, etc.) que son formadores de opinión sobre la acción organizacional - La sociedad en general que se ve afectada por los desplazamientos del personal o por movilizaciones de ésta. Pero hay un contexto mediato vinculado a la órbita de salida de la organización o a los productos que genera la entidad y que son afectados por el impacto o las consecuencias de sus acciones, así podrían mencionarse los aspectos económicos, sociales, demográficos, ambientales, culturales, científicos, tecnológicos, políticos y jurídicos. 36 Modelo para el análisis y la evaluación organizacional PRODUCTOS O APORTES - INSUMOS: MATERIA PRIMA RECURSOS HUMANOS TECNOLOGÍA FINANCIAMIENTO INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO INFORMACION MARCO JURÍDICO / NORMATIVO CARACTERÍSTICAS CLIMATICAS Y GEOGRÁFICAS - HISTORIA - OBJETIVOS CONTEXTO Demandas, Necesidades y Requerimientos Clientes, Usuarios
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