FINAL PLANIFICACION Y ORGANIZACION DE EVENTOS

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FINAL PLANIFICACION Y ORGANIZACION DE EVENTOS
FECHA:
DIFERENCIA ENTRE META Y OBJETIVO
Una meta cuenta con las siguientes características:
● Es amplia y es una intención de lograr algo.
● Puede tener un destinatario.
● Es a donde se quiere llegar.
Un objetivo es un proceso que se debe cumplir para alcanzar la meta propuesta. Debe tener
si o si:
● Una intención: meta, lo que se quiere lograr.
● Plazo: fecha límite para cumplirlo.
● Cuantificación / cantidad: refiere a cuantificar el objetivo en unidades para saber si
se cumplió o no (saber medidas o unidades, cantidad de plata, cantidad de
materiales).
DIFERENCIA ENTRE PLANIFICADOR, ORGANIZADOR Y
COORDINADOR
Planificador: es la persona que se encarga de armar un plan de acciones basándose en el
objetivo del evento y para ello se servirá de distintas herramientas (como el brief, grilla PSP,
gacetilla de prensa, check list, diagrama de Gants). Debe establecer una estrategia y un
plan de acción. Debe tener un perfil creativo, su primer tarea es transformar la meta del
cliente en objetivo y cuenta con dos formas de trabajar:
● Reactivo: le proponen un evento y acepta o no.
● Proactivo: va a buscar eventos, se adelanta y presenta propuestas novedosas que
son tendencia.
Organizador: es quien organiza el evento. Se va a reunir con los proveedores y busca 3
propuestas. Tienen en cuenta las competencias. Va a contar con un perfil detallista, atento,
actualizado, negociador. Va a buscar además los recursos que respondan a un plan de
acción ya establecido.
Coordinador: persona encargada de chequear que todo salga bien en el evento y que va a
estar presente ese día. Va tener un perfil resolutivo, ordenado, organizado, tranquilo,
metódico. Va a mostrar seguridad y tranquilidad ante cualquier situación crítica o imprevisto
(grilla PSP).
Va a contar con los siguientes mandamientos:
● Dirigir y supervisar cada área.
● No correr jamás, debe generar calma, no preocupación.
● No abandonar nunca la locación.
● No asumir / suponer nada.
EVENTO
● Acontecimiento.
● Eventualidad, hecho imprevisto o planificado.
● Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva.
● Indican una coincidencia en el espacio temporal.
● Personas.
● Objetivo común.
Son una herramienta de comunicación estratégica que transmiten un mensaje a un target
muy preciso. Además, comunican con una serie de medios de tipo vivencial:
Efectos audiovisuales.
● La comida.
● El espacio.
● Ambientación.
● Actividades.
● Aromas, texturas, música, etc.
Cuentan con diferentes componentes para que el evento sea necesario:
● Emisor.
● Mensaje (explícito que es un slogan o una frase).
● Objetivo.
● Grupo de personas.
● Conjunto de recursos (potencian el mensaje), que pueden ser tecnológicos,
humanos y de apoyo.
El tipo de evento lo va a definir el planificado, no quien asiste. El planificador arma la
estructura del evento y el formato en función de lo que el cliente quiera y en base a eso
dispone del eje central del evento.
¿Quién asiste al evento?
Coordinador del evento: no puede elegir si asistir o no, sino que debe ir obligatoriamente.
Planificador: puede ir, no es necesario pero igual puede ir a recibir al cliente.
Organizador: puede ir, no es obligatorio pero igual puede ir antes a recibir a los
proveedores.
EJES DEL EVENTO COMO ACCIÓN DE COMUNICACIÓN
Comunicación no verbal: elemento que basados en los sentidos comunicación ideas.
1. Necesidad de hacer el evento: por que.
2. Mensaje: que. Incluye una frase, un slogan.
3. Concepto: una palabra única y positiva, se trabaja en la comunicación interna para la
comunicación externa, es un sustantivo.
4. Perfil del público: a quien. Incluye variables blandas (si es vegetariano, vegano, etc.)
o variables duras (si es una enfermedad, como por ejemplo celiaquismo).
5. Recursos: como. Pueden ser materiales, humanos, tecnológicos, económicos y
financieros.
6. Resultados esperados: después del evento, a corto plazo.
7. Objetivo del negocio: contribución, a largo plazo.
5 vías de creación de experiencias vivenciales
1. Percepción: considerar el marco referencial del público (como articular colores,
formas, tamaños, sonidos, etc) para transmitir el concepto del evento.
2. Sentimientos: generar emociones que vuelvan más vulnerables a los asistentes.
3. Pensamiento: hacer reflexionar al público, informar.
4. Acción: considerar las conductas y definir cómo quiero que actúe el público.
5. Relación: crear experiencias sociales, fomentar la comunicación.
CLASIFICACIÓN DE EVENTOS
Según su eje convocante:
● Evento cultural: es aquel de eje en cuanto el interés de los que asistan (desfiles,
exposiciones, ferias, muestras, recitales, festivales).
● Evento de corporativos: es aquel de eje compromiso (marchas, concentraciones,
evento ideológico).
● Evento social: es aquel de eje de afecto (cumpleaños de 15, casamientos,
bautismo, baby shower).
● Evento empresarial: es aquel de eje obligatorio (conmemoraciones,
presentaciones, lanzamientos, actos de firmas de contratos, capacitaciones).
Según su naturaleza (deportivos, educativos, científicos, comerciales, virtuales, recreativos,
híbridos).
Según su cantidad de participantes (pequeño -hasta 150-, medio -hasta 500-, grande -hasta
3000-, mega -hasta 5000).
Según su grado de exclusividad (públicos o privados).
Según su magnitud (internacional, nacional, regional, municipal).
Según su criterio económico (auto beneficiable o subsidiado).
Según la técnica utilizada para el tratamiento de la información (congresos, convenciones,
ferias, exposiciones, talleres, foros, seminarios, asambleas, reuniones).
Según el espacio utilizado (abierto, cerrado, mixto).
Según su presencia en el mercado (nuevo, en crecimiento, institucionalizado).
Según el interés que despierta (comercial, cultural, turístico, deportivo, educativo).
ETAPAS DE UN EVENTO
1. PRE - EVENTO.
Incluye:
● Una gestión de la idea.
● Investigación: sirve para conocer tendencias, reconocer al público y sus variables,
búsqueda del concepto, herramientas. Despierta la creatividad.
● Planificación: consiste en establecer una estrategia y un plan de acción.
2. DURANTE
Realización del evento propiamente dicho. Dinámicas: presentar a cada uno de los
participantes, introducir a la audiencia con el tema a tratar, explicar la dinámica que se
desarrolla y cómo será el bloque de preguntas.
3. POST - EVENTO
Incluye:
● Evaluación de resultados.
● Acciones post - evento.
● Devolución del cliente.
● Objetivo del negocio.
Se evalúan los resultados esperados (después del evento, corto plazo) que quiero que haga
la gente.
AREAS DEL EVENTO
Área de finanzas: administra el dinero del evento y lo distribuye en cada área. Va a armar
dos presupuestos: uno real y uno financiero. También va a determinar las fuentes de
ingresos del evento y administrar los rubros de los sponsors.
Área de comunicación y prensa: se va a ocupar de la comunicación interna y la
comunicación externa construyendo mensajes mediante diferentes canales.
● Elabora piezas gráficas, digitales y audiovisuales.
● Define los medios de comunicación a utilizar.
● Establece la identidad: concepto, nombre, isologotipo y slogan.
● Elabora textos y supervisa el manejo de la imagen que se da a conocer a los medios
de comunicación y al público general.
● Arma gacetillas de prensa, cartas de comunicados de prensa, información de
prensa y textos para comunicarse con marcas, sponsors y famosos.
Área de artística:
● Visita las posibles locaciones.
● Define atracciones como shows, fotógrafo, camarero, juegos, dinámicas, montaje y
desmontaje del evento, ambientación y colores del evento y formato del evento.
● Le da identidad al evento. Elige plantillas, ambientación, gama cromática del evento.
● Arma la grilla PSP.
Área de logística: no está obligatoriamente en el evento.
● Visita posibles locaciones.
● Arma grilla PSP del lugar, plano de evacuación y plan.
● Limpieza del lugar elegido.
● Se encargadel transporte, el mobiliario, plano y montaje del evento.
● Considera medidas de seguridad necesarias y de prevención (baños químicos,
atención médica, impuestos musicales, seguro ART y RC para invitados, asistentes
y proveedores, imprevistos).
● Programar y coordinar práctica de simulacros.
Área de alimentos y bebidas (AABB): no está obligatoriamente en el evento.
● Planifica y define AABB del público (equipo, invitados y proveedores), basándose en
las condiciones como celiaquía, hipertensión, diabetes, veganismo, etc.
● Considera los anexos gastronómicos.
● Programar acuerdos y negociaciones con proveedores.
● Considera todas las medidas legales de AABB como la libreta sanitaria, curso de
manipulación de alimentos, REBA impuesto venta de bebida alcohólica.
● Define el formato de la comida y bebida.
SEGUROS Y HABILITACIONES PARA EL EVENTO
Medidas mínimas de seguridad:
● Salida de emergencia y servicio de emergencia.
● Baños y rampas para discapacitados.
● Sistema ignífugo.
● Grupo electrógeno.
● Señalética.
● Vigilancia y guardias de seguridad.
● Control de entrada y salida de vehículos.
● Planes de evacuación.
● Caños debidamente protegidos.
● Manual de procedimientos ante posibles contingencias.
Certificados de los servicios contratados:
● Salud.
● Seguridad.
● Contratamiento.
● Bromatología.
● Salubridad.
● Capacidad.
Seguros y habilitaciones:
● Formulario de habilitación del Gobierno de la ciudad / municipal.
● REBA (Registro de Expendio de Bebidas Alcohólicas): es un trámite para obtener
una licencia para comercializar bebidas alcohólicas.
● Libreta Sanitaria: certificado que se le exige a los trabajadores gastronómicos /
hoteleros para prevenir enfermedades infectocontagiosas.
● Curso de manipulación de alimentos y bebidas.
● Seguro R.C: seguro médico que cubre accidentes personales y hasta la muerte en
caso de que algún invitado / asistente / proveedor se accidente.
● ART (aseguradora de riesgos de trabajo): es para trabajadores del evento en caso
de accidentarse.
● Habilitación del lugar.
● Sadaic: autorización por parte de esta entidad para reproducir obras musicales bajo
derechos del autor.
GRILLA PSP
Es aquello que usa el coordinador para chequear y supervisar que todo salga en tiempo y
forma debido.
Recursos: responden a ¿cómo lo voy a hacer?
● Materiales: incluyen insumos, herramientas, mobiliario, bienes físicos y tangibles que
forman parte del evento.
● Recursos humanos: todas las personas necesarias para el evento (trabajadores,
presentadores, invitados, proveedores, etc).
● Recursos técnicos / tecnológicos: herramientas que se valen de la tecnología para
cumplir con su propósito (micrófonos, cámaras, pantallas, equipos de sonido, etc).
● Recursos económicos: todo aquello que no puede conseguirse financiado (dinero
físico / digital).
● Recursos financieros: todo aquello que se puede conseguir financiado aunque no
siempre es gratis, ya que se puede pedir un intercambio o un canje.
EL BRIEF
Se refiere a un documento que contiene la información más importante sobre el evento. Es
un plan de acciones que elabora el planificado y que contiene grillas que deben irse
completando. Lo primero que va a aparecer es el objetivo de clientes, lo cual es = el objetivo
del negocio (objetivo inicial).
Puntos del brief:
1. Objetivo de negocio: objetivo central del evento (no el del cliente).
2. Fecha, lugar y hora: se sitúa / define el evento en base al objetivo central. Si no se
sabe cuándo habrá que poner estación del año, día de la semana, fin de semana, si
es de día o de noche. Si no se sabe dónde habrá que poner si es en capital, en
provincia, si un espacio abierto / cerrado / mixto.
3. Tipología y formato del evento: desde qué lugar se convoca a la gente (corporativo,
cultural, social, empresarial) y que tipología y formato tendrá.
4. Perfil del público: hay que dividir al público en dos variables para acondicionar,
acomodar el lugar en función de ellos.
Variables:
● Duras: nivel socioeconomico, edad, sexo y condicion alimentaria o de salud
(hipertension - celiaquia) del publico que yo quiero que asista.
● Variables blandas: refieren a estilos de vida, decisiones personales.
5. Recursos: los necesito para armar el evento y llegar a mi objetivo.
DINÁMICAS DE LA COMUNICACIÓN
Toda dinámica informal depende de una dinámica formal, mientras que toda dinámica formal
no depende de una previa informal antes.
Formales: requieren de preparación previa desde la OPE y los actores. Son formas de que
el auditorio trabaje de forma conjunta y presencial la información recibida mediante la
dinámica formal elegida. Tipos de dinámicas formales:
Conferencia
❖ Discurso dado por una sola persona experta.
❖ Temas: asuntos de índole literario / artístico / científico / político.
❖ Preguntas al orador al finalizar.
❖ Es de tipo formativo / informativo. Permite la comunicación en un solo sentido.
❖ No hay interacción entre los participantes y el asistente.
❖ Va a tener una duración de 45’ a 50’.
❖ Va a contar con un solo orador.
Simposio: expertos hablan ante el público de diferentes aspectos acerca de un mismo
tema o problema. No se defienden posiciones, sino que se suma información específica y
especializada.
❖ Va a tener una duración de 15’ a 20’.
❖ Va a contar de 3 a 6 oradores.
Mesa redonda: equipo de expertos desarrolla aspectos contradictorios de un mismo tema
defendiendo cada uno su posición. Va a ser conducida por un moderador.
❖ Va a tener una duración de 10’.
❖ Va a contar de 3 a 6 oradores.
Panel: equipo de expertos discute de un tema en forma de diálogo / conversación ante el
grupo desde su especialización y puntos de lista. Se desarrollarán todos los aspectos
posibles del tema.
❖ Va a tener una duración de 1 hora.
❖ Va a contar de 4 a 6 oradores.
Diálogo o debate público: dos personas capacitadas conversan ante un auditorio sobre un
tema previsto (lo ideal: visiones opuestas). Permite obtener datos de dos fuentes a la vez.
❖ Va a tener una duración de 30’.
❖ Va a contar con dos oradores.
Entrevista o consulta pública: un experto es interrogado por un miembro del grupo ante el
auditorio sobre un tema prefijado.
❖ Interrogador - guía el desarrollo, propone los puntos de vista de interés y obliga al
experto a que hable de aquello que el grupo desea saber.
❖ Va a tener una duración de 40’ a 60’.
❖ Va a contar con 1 orador.
Entrevista colectiva: un equipo de miembros elegidos por el grupo interroga a un experto
ante el auditorio sobre un tema previamente establecido.
❖ Va a tener una duración de 40’ a 60’.
❖ Va a contar con un orador.
Informales: no requieren preparación previa de los actores. Son diferentes formas de
capacitar y de informar a la audiencia presente. Tipos de dinámicas informales:
Debate dirigido o discusión guiada: un grupo reducido trata un tema en discusión
informal con ayuda de un conductor. No es un debate improvisado, el tema es cuestionable
y con diversos enfoques.
Grupo de discusión (pequeño): un grupo reducido trata un problema en discusión libre e
informal, conducido por un coordinador.
❖ Intercambio cara a cara entre personas con interés en común, el tema está previsto,
el intercambio de ideas sigue cierto orden lógico en torno del objetivo central.
Phillips 66: un grupo grande se divide en subgrupos de 6 personas para discutir durante 6’
un tema o una conclusión de cada subgrupo y una general. Van a hablar 1’ por persona.
Cuchicheo: se divide al grupo en parejas que tratan en voz baja sobre un tema o cuestión
del momento y todo el grupo lo hace en simultáneo sobre el mismo tema.
❖ Va a tener una duración de 2’ a 3’.
❖ Su objetivo es conocer opiniones, puntos de vista y/o aprovechamiento.
Seminario.
Mixtas: utilización conjunta de ambas. Tipos de dinámicas mixtas:
Foros: un grupo trata o discute informalmente un tema / hecho / problema, conducido por
un coordinador. Suele realizarse luego de una actividad de interés general observada por el
auditorio(clase, conferencia, película, etc).