LINEAMIENTOS GENERALES PARA EVALUAR LA FASE DEL PRE- EVENTO

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PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN TURISMO 
UNIDAD CURRICULAR: GESTIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO 
LINEAMIENTOS GENERALES PARA EVALUAR LA FASE DEL PRE- EVENTO 
CAPÍTULO I: INVESTIGACIÓN
1. Antecedentes del tipo de evento a realizarse. 
2. Antecedentes del lugar donde se llevará a cabo el evento. 
3. Determinar qué tipo de evento se va a realizar (breve concepto). Concepto según autor.
- Finalidad del mismo.
.- Objetivos planteados. (¿Por qué y para qué?). Deben ser posibles de alcanzar. 
.- Público al cual va dirigido el evento:
.- Invitados VIP. Manejarlo por listado y por categorías. (Ejemplo: Profesores, funcionarios del
Estado, patrocinantes, empresarios, representantes de prensa, entre otros.).
.- Confirmación de los invitados. Lista con las confirmaciones de cada uno de acuerdo a las invitaciones entregadas.
.- Público general.
.- Lugar seleccionado
.- Abierto o cerrado. Inspección del área.
.- Diseño del plano. (Croquis). Salidas de emergencia, entrada, baños, mesas VIP, tarima, papeleras, hidratación, iluminación, decoración, etc.
.- Vías de acceso.
.- Fecha y duración. Apertura y cierre del evento.
.- Definir Cronograma:
.- Agenda: Se especifican todas las acciones para organizar el evento. (Pre- evento)
.- Definir Programa:
.- Acciones a seguir durante el evento. Apertura y cierre del evento
.- Descripción detallada con secuencia lógica.
.- Conformación del grupo de trabajo
.- Organizar la estructura jerárquica. (Organigrama)
.- Otorgar autoridad necesaria para la toma de decisiones. (Coordinador o Presidente)
.- Definir responsabilidades (Durante el Pre- Evento, Evento y Post- Evento)
.- Personal adicional a contratar: Guías, seguridad, paramédicos, decoradores.
.- Oradores: Maestro de ceremonias, moderador, locutores, lectores, anunciantes.
.- Administración (levantamiento del presupuesto, plan de financiamiento, patrocinantes).
.- Listado de los recursos a utilizar.
.- Comparación de costos.
.- Maneras de recaudar fondos. (Información detallada).
.- Financiamiento: ¿Quién cubrirá los gastos?
.- Todo a cargo de los participantes.
.- Parcialmente a cargo de los participantes; subsidios, oficiales o privados.
.- Totalmente financiado por los patrocinantes. (Aporte de dinero o recursos materiales). Presentar propuestas atractivas.
.- Planificar un excedente en caja chica para imprevistos.
.- Entregar un estado de cuenta, dinero recaudado y gastos hechos a la fecha.
CAPÍTULO III: EL MARKETING DEL EVENTO
.- Lema.
.- Diseño del logo.
.- Imagen.
.- Diseño de invitaciones: Personalizadas o generales. (Anexar modelos).
Diseño de material POP, volantes, entre otros. (Anexar modelos). 
.- Distribución del material. Fecha y manera de entregar las invitaciones, programas, memos, cuestionarios, encuestas, cartas, rifas, programa.
.- Distribución de piezas publicitarias: Pendón, ubicación, modelo del mismo.
.- Diseño de los porta nombres de cada comité. (Credenciales de acuerdo a las áreas de trabajo, patrocinantes, VIP, entre otros).
.- Definir Vestimenta de acuerdo al tipo de evento
CAPÍTULO IV: PRODUCCIÓN DEL EVENTO 
.- Entrega de cartas al hotel, patrocinantes, medios de comunicación.
.- Mobiliario a utilizar
.- Requisición de materiales a utilizar. (De acuerdo a los formatos impartidos en clases).
.- Solicitud de ornamentación. (Banderas, astas y ramos de flores, ubicación).
.- Señalización (Carteles, demarcación de áreas).
.- Servicio de A y B: Refrigerios, lunch, banquete, hidratación. Ubicación.
.- Entrega de souvenirs, obsequios. Cantidad de rifas y premios. 
.- Ubicación de fotógrafos, prensa, paramédico.
.- Maestro de Ceremonia:
.- Definir el parlamento, libreto. Con palabras de bienvenida, desarrollo y cierre.
.- Aspectos Protocolares:
.- Puestos de atención.
.- Recepción de invitados.
.- Sonido:
.- Descripción de los equipos incluidos.
.- Establecer horario de llegada para el montaje y desmontaje de equipos.
.- Grupos musicales o de danza a contratar.
.- Investigar su trayectoria.
.- Canciones a interpretar o bailar.
.- Equipos que requieren para su presentación.
.- Establecer reglamento del evento con sus sanciones:
.- Horarios de llegada de estudiantes.
.- Normas establecidas por el hotel o local. 
.- Horarios para el montaje y horarios de desmontaje.
.- Mantenimiento del área.
.- Información adicional.
.- Conclusiones.
.- Referencias bibliográficas.
.- Anexos: Cada uno de los documentos entregados a los patrocinantes, grupos musicales, paramédico, solicitud de ornamentación, empresas privadas (cartas o información electrónica), entre otros.