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Para abordar el contenido relacionado con esta lectura, tomaremos como base de estudio el caso Sol SA, presentado en la Lectura 1, partiendo específicamente desde la información relacionada con los sistemas de la empresa, e iremos analizando la nueva información presentada respecto de la realidad de dicha empresa. Caso de estudio Sistemas Componentes del diseño organizacional Video conceptual Referencias Organización como sistemas Sol S.A Sistemas Figura 1: Procesos Fuente: Elaboración propia La empresa está organizada a partir de sistemas, en los cuales se desarrollan procesos que permiten cumplir con los objetivos organizacionales. Los procesos que se desarrollan en la organización se pueden identificar gráficamente de la siguiente manera, observando que existe interrelación entre cada uno de ellos, y la empresa no podría funcionar si alguno de ellos dejara de existir. Como parte del funcionamiento del sistema, el Área de Auditoría Interna y Externa presenta informes trimestrales a las diferentes áreas involucradas, como así también a la Dirección. En dichos informes se LECCIÓN 1 de 5 Caso de estudio postulan los aspectos detectados como desvíos o no conformidades, que son las oportunidades de mejora en los procesos que se detectan en la organización para asegurar que se mantengan alineados a lo estipulado por las normas ISO 9001 (International Organization for Standarization [ISO], año 2015. Por su parte, a partir de dichos informes, la Dirección aprovecha para reconocer y premiar aquellas áreas que no superen el 2 % de desvíos aceptables en los procesos. Información adicional sobre el contexto Gobierno A partir de la asunción del Gobierno de Macri en el año 2015, y su decisión política de abrir las importaciones, las cuales habían sido cerradas por el Gobierno anterior de Cristina Kirchner, la empresa Sol SA encontró una forma de, en cierta medida, contrarrestar la disminución de las ventas que ha tenido en los últimos 10 años a partir de comenzar a importar desde China los insumos básicos para la producción. Esta medida le ha permitido a la organización reducir significativamente los costos, y así mantener los márgenes de rentabilidad, a pesar de las grandes caídas en ventas que viene sufriendo desde hace años. Competencia En el año 2017, la empresa Sol SA contrató una consultora para conocer el grado de posicionamiento que tiene con su marca en la industria del calzado; a continuación, se presenta un resumen de la información recabada. Tabla 1: Estudio de mercado industrial del calzado Posición Empresa % mercado Facturación anual 1 Dafiti 23 $240 000 000 2 Hush Puppies 18 $216 000 000 3 Batistella 15 $180 000 000 4 Falabella 12 $156 000 000 5 Vizzano 10 $132 000 000 6 Sol SA 8 $120 000 000 7 Roxy’s Calzados 6 $96 000 000 8 Renzo Rainero 4 $120 000 000 9 Paruolo 3 $60 000 000 10 Chocolate 1 $48 000 000 Fuente: Elaboración propia Algunas políticas organizacionales Tal como se mencionó en el caso en la Lectura 1, la posibilidad de realizar cambios en los procesos se encuentra limitada; solo podrán efectuarse cuando sean realmente significativos y estrictamente necesarios. Para iniciar una solicitud de cambio de procesos, existe un instructivo que estipula paso a paso cuáles son los casos en los cuales es viable la implementación de un cambio, qué requisitos debe presentar el solicitante para dar curso a la solicitud, y el cambio solo podrá ser aprobado por el comité de auditoría externa y la Dirección de la empresa. No podrán importarse insumos del producto BL-535, cuyas especificaciones estipulan que es un producto que busca proteger la industria nacional, motivo por el cual todos sus insumos deben ser adquiridos en el país. La empresa no selecciona personal de otras nacionalidades, ya que tiene como política fomentar el empleo de la población argentina. La producción de los zapatos comercializados por la empresa será realizada en la casa central de la ciudad de La Rioja, en donde se encuentra localizada la planta industrial. Desde allí se distribuye al resto del país, a través de un servicio tercerizado de transporte en la empresa Transporting SA. La empresa realiza una vez al año una encuesta de calidad entre sus clientes para evaluar sus niveles de satisfacción y detectar oportunidades de mejora. La empresa dispone de generadores propios de energía que están programados para comenzar a funcionar solo cuando los cortes energéticos hayan superado el margen definido de interrupción de la producción de 2 horas máximo. Podemos entender a un sistema como un conjunto de elementos, objetos interrelacionados entre sí que tienen un objetivo en común (Gili, Arostegui y Dovel, 2007). Si entendemos a este concepto de manera simple, no es algo que se limite a una organización, sino a cualquier enfoque que queramos plantear. Por ejemplo, un sistema de transporte, un sistema respiratorio, un sistema de comunicación, un sistema planetario, y así podríamos continuar. Componentes Figura 2: Componentes de un sistema LECCIÓN 2 de 5 Sistemas Entrada Son todos aquellos elementos o componentes requeridos para que el sistema pueda funcionar. Límites Es lo que permite identificar hasta dónde uno tiene acción directa sobre los procesos y qué cosas quedan por fuera. Contexto Es el entorno o medioambiente en el cual se desarrolla el sistema y que interactúa y se interrelaciona con él. Retroalimentación Es una instancia de control para validar si los objetivos han sido logrados según las salidas alcanzadas en el sistema. Esta puede ser positiva o negativa. Es positiva si los resultados alcanzados son iguales a los objetivos planteados y negativa en caso de que estos no alcancen o superen los objetivos del sistema. Salidas Son los resultados obtenidos del sistema y que deben estar alineados con los objetivos del sistema. Procesos Son el conjunto de relaciones, acciones, pasos que se deben ejecutar durante el período de ejecución de un sistema. Fuente: elaboración propia. Si analizamos desde el punto de vista de los componentes de un sistema a la organización planteada en nuestro caso, Sol SA, podemos observar que desde el proceso de compras obtendremos todas las entradas necesarias para que el sistema comience a funcionar. El proceso de compras es el encargado de adquirir todos los insumos necesarios para poner en funcionamiento el proceso productivo, que es el proceso que sigue en el gráfico de nuestro sistema de estudio. El proceso de producción será el encargado de llevar adelante todas las acciones necesarias de transformación de los insumos para obtener el producto final, en este caso, los diferentes zapatos que comercializa la empresa. También es necesario que el proceso de ventas se efectúe de manera eficaz para asegurar que la empresa logre los objetivos planteados. Como salida del sistema, tenemos al departamento de logística, que es el encargado de despachar la mercadería a los diferentes puntos del país, a través de la coordinación con la empresa de transporte contratada. Por su parte, el componente retroalimentación lo podemos observar, por un lado, a partir de la política que tiene la empresa de realizar una vez al año una encuesta de calidad entre sus clientes para evaluar sus niveles de satisfacción; ese feedback que nos proporciona es lo que le permite a la empresa detectar oportunidades de mejora. Por otro lado, tal como se menciona en el caso, el Área de Auditoría Interna y Externa presenta informes trimestrales a las diferentes áreas involucradas, como así también a la Dirección. La información contenida en dichos informes, tales como desvíos o no conformidades detectadas, constituyen la retroalimentación (negativa) necesaria para poder tomar medidas correctivas, como así también, la retroalimentación (positiva) necesaria para premiar y reconocer a aquellos que se desempeñan dentro de los niveles aceptables de desvío, queson, en definitiva, objetivos que estipula la organización. El contexto lo podemos observar, en el caso de Sol SA, por ejemplo, a partir de la influencia que tuvieron en la empresa las políticas de gobierno, la apertura de las importaciones que permitió que la empresa pudiera acomodar su situación financiera mediante una optimización de costos. Por otro lado, parte del contexto es la competencia a la cual se enfrenta la organización, y a partir de ese informe, si la empresa quiere lograr su visión, que tal como vimos en la Lectura 1 es ser la empresa líder en la industria del calzado nacional, reconocida por sus clientes por la excelencia de los colaboradores y su calidad de atención, deberá a partir de esta información comenzar a replantear su estrategia para poder ir escalando en posicionamiento a nivel nacional. Por lo tanto, mirar en este caso dentro del contexto a la competencia es lo que ayudará a la organización a poder encarar sus estrategias hacia el logro de su visión. Si analizamos los límites, podemos observarlos a partir de dos políticas que tiene la organización y que son, por un lado, que establece que no podrán importarse insumos del producto BL-535 cuyas especificaciones estipulan que es un producto que busca proteger la industria nacional, motivo por el cual todos sus insumos deben ser adquiridos en el país, y por el otro, que la empresa no selecciona personal de otras nacionalidades, ya que tiene como política fomentar el empleo de la población Argentina. Estas políticas establecen claramente un marco de acción para los procesos de compras y de recursos humanos. Conceptos relacionados con sistemas A continuación, desarrollamos algunos de los conceptos más importantes relacionados con los sistemas. Jerarquía – Este concepto nos lleva a pensar en el concepto de subsistemas, es decir, para comprender un sistema es necesario en muchos casos desagregarlo para profundizar su estudio y comprensión. Como por ejemplo, si tenemos un sistema como el ser humano, podemos entender la existencia de subsistemas, como el respiratorio o el circulatorio. Totalidad – Un sistema (o subsistema) debe ser considerado en un todo; precisa ser estudiado en la totalidad de sus interdependencias o interrelaciones. No podemos o no debemos aislarlo de sus relaciones, si no perdemos la noción de los efectos que esto puede generar ante cualquier cambio. Teleología – Es la persecución de un objetivo, ya que todos sus componentes o elementos persiguen el logro de una meta. Atributos – En el caso de la empresa Sol SA, podemos ver que dentro del sistema que es la organización en sí misma existen diferentes subsistemas que permiten su funcionamiento y que son necesarios para lograr el resultado final que espera. Cada uno de los procesos que observamos en la Figura 1 representa un subsistema en sí mismo; a partir de esta observación, vemos reflejados conceptos como la jerarquía, totalidad y teleología. Son aquellas características que identificamos en los elementos del sistema y que se pueden definir en concomitantes o definidores. Los concomitantes son aquellos en los que su presencia o ausencia no modifica la entidad, mientras que los definidores son absolutamente necesarios, si no dejaría de ser lo que es. Diferenciación – Dentro del comportamiento de un sistema, cada parte puede tener, y de hecho las tiene, funciones distintas. Equifinalidad – En un sistema podemos llegar al mismo resultado al modificar algunas entradas o procesos. Regulación y homeostasis – Cuando mencionamos el concepto de retroalimentación, indicamos que es un control sobre las salidas y el logro de los objetivos. Aquí es donde se aplican las modificaciones o ajustes necesarios para mantener el equilibrio. La homeostasis es el equilibrio dinámico obtenido mediante la regulación. La diferenciación la podemos observar en Sol SA a partir de que la empresa tiene definidos diferentes procesos y puestos dentro de su estructura. Los puestos están claramente descriptos en el manual de puestos, en donde figuran las funciones y responsabilidades de cada uno. A su vez, la empresa tiene diferentes niveles de documentación que regulan las actividades que se desempeñan en cada uno de los procesos, estipulando tareas, ejecutantes, objetivos, alcance, etcétera. Por otro lado, el concepto de equifinalidad lo podemos ver representado en nuestro caso a partir de la política definida por la organización para los casos de cortes energéticos. Significa que existe la posibilidad de modificar algunas entradas o procesos, en este caso, la entrada de energía, incorporando otros recursos, como son los generadores propios, y logrando así el mismo resultado, es decir, sin afectar la productividad. Respecto del concepto de regulación y homeostasis, lo vemos en el caso a partir de las auditorías internas y externas que se desarrollan en la organización, con el fin de controlar el funcionamiento de los procesos y minimizar sus desvíos. Es importante la identificación de los componentes, pero no solo por su conocimiento en sí, sino por la necesidad de comprender el flujo de información que se generarán entre sí, sus interrelaciones y los efectos que ocurren entre ellos. Por esta razón, revisaremos los siguientes temas. Elementos del diseño Figura 3: Elementos de diseño LECCIÓN 3 de 5 Componentes del diseño organizacional Estrategia La estrategia es lo que permitirá identificar qué hacer, cómo, quién, dónde; es lo que marca el rumbo hacia dónde quiere ir la organización y, por este motivo, para su implementación, debe ir acompañada del diseño de los demás elementos. La estrategia está compuesta por todo lo relacionado con la filosofía y cultura organizacional, la visión, la misión, los valores, objetivos, etcétera. Recursos Humanos La gente es un elemento vital, pero no solo debemos reconocer sus capacidades, sino que debemos ubicarlas en el lugar donde mejor se desempeñarán. Para ello, hay que medir el desempeño, evaluar roles y conocer los niveles de satisfacción. Tecnologías Son el conjunto de herramientas que permiten la transformación de la materia prima en producto. Procesos: Son un conjunto de actividades que se van a ejecutar en pos del logro de un elemento de valor para el destinatario. Por ejemplo: el proceso de producción de una golosina, un proceso de facturación o de entrega de la mercadería, entre otros. Estructura Estructura: las organizaciones utilizan los organigramas como manera de representación formal de sus estructuras jerárquicas y funcionales. Por esto es importante también identificar los tipos de estructura. Formal: es la definida en la organización y aparece en sus manuales. Presunta: cómo la perciben los empleados. Existente: es la que existe realmente luego de un análisis. Requerida: es lo que necesitan los individuos. Fuente: elaboración propia. Analicemos ahora cómo se aplican estos conceptos al caso de Sol SA. Si leemos el caso con detenimiento, podemos identificar la presencia de cada uno de ellos. Como primer punto, y tal como se menciona en el caso, en la Lectura 1, la empresa tiene claramente definida su estrategia; sabe perfectamente a dónde quiere llegar a partir de la definición de su visión, misión y valores. Por otro lado, y teniendo en cuenta que Sol SA es una empresa certificada, necesariamente, esto implica que debe tener un proceso de recursos humanos rigurosamente definido, que asegure no solo la selección de las personas adecuadas para cada uno de los puestos de la organización, sino también su constante capacitación y profesionalización para asegurar y mantener los estándares de calidad con los que se comprometió a la hora de certificar. La estructura de Sol SA está perfectamente definida de manera explícita a través del organigrama presentado en el caso en la Lectura 1 de este módulo, así como los procesos que vemos gráficamente en la Figura 1 de esta lectura, los cuales están diseñadosy claramente explicados a través de diferentes niveles de documentación, tal como se mencionó también en la lectura anterior. Respecto de las tecnologías, si bien el caso no especifica claramente qué tecnologías aplica para la transformación de sus insumos en productos terminados, podemos deducir que sí es una empresa que incorpora tecnologías a partir de la política de uso del generador energético, el cual funciona a través de una programación computarizada. A continuación, te invitamos a responder las siguientes actividades de repaso. El concepto ___________ hace referencia a que un sistema no puede o no debe ser aislado de sus relaciones, ya que perdemos la noción de los efectos que esto puede generar ante cualquier cambio. Escriba su respuesta aquí SUBMIT SUBMIT Enter a question title here... Elementos de diseño Recursos humanos Estructura Tecnología Procesos Estrategia, recursos humanos, tecnología, procesos y estructura. Hace referencia a las personas como elemento vital en una organización. Hace referencia a la representación formal de la organización. Herramientas que transforman materia prima en producto terminado. Conjunto de actividades por desarrollar para lograr un resultado. LECCIÓN 4 de 5 Video conceptual Video format not supported. Arostegui, Á. O., y Doval, I. M. (2007). En diseño Organizativo: estructura y procesos. Buenos Aires, AR: Granica. Secretaría Central de ISO en Ginebra (2015). Norma internacional ISO 9001. Suiza. LECCIÓN 5 de 5 Referencias
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