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CONTABILIDAD Y CONTROL
La Organización Contable
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Muchas empresas realizan miles de transacciones diariamente. No sería práctico, tampoco necesario, proponer un balance después de cada transacción.
Es preferible registrar las diferentes transacciones individuales, y proponer un balance a fines de cada mes o de cada período contable.
Este capitulo tiene como objetivo presentar el modelo conceptual y la mecánica de los sistemas empleados por el contador para recopilar, clasificar y resumir la información de las transacciones y preparar finalmente los estados contables.
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES
La Cuenta
Se denomina cuenta a un registro asociado a un rubro de la contabilidad de la entidad, destinado a recoger cada una de las variaciones resultantes de las transacciones que lo afectan.
Se requiere en principio de tantas cuentas como rubros diferentes contempla la contabilidad de la entidad. Ejemplos: Caja, Banco X Existencias línea de productos Y, Cuentas por pagar, Gastos en consumos básicos, Ingresos por comisiones.
Todas las cuentas, separadas, se mantienen personalmente en el libro de contabilidad que se identificará, más adelante, como libro mayor.
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES
	Fecha	Glosa	Ref.	Cant.	Fecha	Glosa	Ref.	Cant.
								
	DEBE	HABER
Estructura convencional y elementos de una cuenta (Cuenta “T”)
				Nombre de la Cuenta
				
Ambos lados del registro presentan las mismas características; el lado izquierdo se conoce con el nombre de DEBE y el derecho, como HABER.
Anotación en el lado Izquierdo: débitos o cargos.
Anotación en el lado derecho: créditos o abonos.
Determinación del Saldo de una Cuenta
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES
	Banco	
	Debe	Haber
	100	60
	50	12
	5	
	T. Débitos 155 	T. Créditos 72
	Saldo 83	
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES
Los aumentos en una cuenta se registran siempre en un mismo lado, y las disminuciones, en el otro.
Cuenta Deudora: suma de los débitos mayores que la suma de los créditos.
Cuenta Acreedora: suma de los créditos mayor que la de los débitos.
Tipos de Cuentas:
		- Cuentas de Activo.	
		- Cuentas de Pasivo.
		- Cuentas de Patrimonio.
		- Cuentas de Resultado (de Ingresos y de Gastos).
Normas y convenciones que debe cumplir el registro de cada transacción. 
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES
SUMA DÉBITOS = SUMA CRÉDITOS
	Cuentas de Activo	
	Debe	Haber
	Aumentos	Disminuciones
	(+)	(-)
	Cuentas de Gastos	
	Debe	Haber
	Aumentos	Disminuciones
	(+)	(-)
	Cuentas de Pasivo y Patrimonio	
	Debe	Haber
	Aumentos	Disminuciones
	(-)	(+)
	Cuentas de Ingresos	
	Debe	Haber
	Aumentos	Disminuciones
	(-)	(+)
Tipos de Cuentas y Saldos:
	Cuentas de de Activo y de Gastos: deudora
	Cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos: acreedora
Registro de transacciones y efectos en las cuentas T:
Transacción 1: Aporte de capital de los socios por $ 100.000
			
Transacción 4: Adquisición de mobiliario por $70.000, pagado $50.000 de contado:		
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES
	Banco	
	100	
	Capital	
		100
	Banco	
		50
	Muebles e Instalaciones	
	70	
	Acreedores Varios	
		20
Libro Diario
El Libro Diario es un registro cronológico de todas las transacciones efectuadas por una entidad, y recogidas bajo la forma de un asiento contable.	
“Todo comerciante está obligado a llevar para su contabilidad... Libro Diario, Libro Mayor o de Cuentas Corrientes, Libro de Balances...”.
“En el Libro Diario se asentarán en orden cronológico y día por día las operaciones mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carácter y circunstancia de cada una de ellas”.
Se prohíbe a los comerciantes:
Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.
Dejar blanco en el espacio de los asientos o a continuación de ellos.
Borrar los asientos o parte de ellos.
Arrancar hojas, alterar la encuadernación y foliatura y mutilar alguna parte de los libros.
Fuente: Código de Comercio, Título II: De las obligaciones de los comerciantes
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES: LIBRO DIARIO
Organización del Libro Diario: transacción por transacción, en un solo sitio y por orden cronológico.
Asiento Contable:
Glosa o párrafo breve explicativo de la transacción efectuada.
Fecha asociada a la operación, se anota en la primera columna de la izquierda
Cuentas deudoras afectadas, anotadas comenzando a la izquierda.
Cuentas acreedoras afectadas, se anotan corridas algunos espacios a la derecha.
Valores, se colocan en la columna correspondiente DEBE (débitos) o HABER (créditos).
Cada transacción debe registrarse en el Libro Diario apoyada por un comprobante contable prefoliado (ingreso, egreso o traspaso), y por los respectivos documentos fuente o sustentatorios de la operación.
Se consideran documentos sustentatorios las facturas, boletas de honorarios o de servicios, contratos, órdenes de compra, recibos de dinero, entre otros.
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES: LIBRO DIARIO
Formato de Libro Diario
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES: LIBRO DIARIO
	Fecha	#	Cuentas y Explicaciones	Ref.	DEBE	HABER
	01.03	1	Banco		100	
			 Capital			100
			Aporte Capital Inicial			
	02.03	2	Banco		50	
			 Obligaciones con Bancos			50
			Obtención préstamo bancario			
	10.03	3	Gastos Anticipados		20	
			 Banco			20
			Arriendo pagando 4 meses anticipados			
	14.03	4	Muebles e Instalaciones		70	
			 Banco			50
			 Acreedores Varios			20
			Compra mobiliario			
Libro Mayor
El libro mayor es un registro cuyo propósito es mantener la información de las transacciones, reclasificadas, agrupada por cuentas.
El mayor es un registro que sirve también de respaldo a los principales estados contables, al presentar la información ordenada por cuentas.
Las inscripciones en el Libro Mayor deben efectuarse, en principio, después de haberse registrado la información de todas las transacciones en el Libro Diario.
Mayorización
Proceso de transferir débitos y créditos del Diario General a las cuentas correspondientes del Libro Mayor.
Cada valor que aparece en la columna débito del Libro Diario se mayoriza registrándola en el lado débito de la cuenta mayor correspondiente.
Análogamente, cada valor que aparece en la columna crédito del Libro Diario se mayoriza registrándola en el lado crédito de la cuenta mayor correspondiente.
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES: LIBRO MAYOR
Formato de Libro Mayor
Ejemplo: Bancos 
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES: LIBRO MAYOR
	MAYOR GENERAL					
	Banco
					
	Fecha	Detalle	Ref.	Debe	Haber	Saldo
	01.03	Aporte Capital Inicial	1	100		100
	02.03	Obtención préstamo bancario	2	50		150
	10.03	Arriendo pagando 4 meses anticipados	3		20	130
	14.03	Compra mobiliario	4		50	80
Plan de Cuentas o Catalogo de Cuentas.
Nómina ordenada de los rubros, en los cuales se registran eventos de similar naturaleza, y respecto de los cuales interesa manejar información.
Nómina ordenada, de todas las cuentas, de activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos de una entidad.
El número de cuentas a considerar depende del tipo de actividad realizada por la entidad, y de la cantidad de información que se desee manejar.
El Plan de Cuentas debe incluir, como mínimo, las cuentas que forman parte del denominado Mayor General, y que son aquellas que deben presentarse, de acuerdo a las normas vigentes, con motivo de la difusión de estados contables.
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES: PLAN DE CUENTAS
Estructura de un Plan de Cuentas
Ejemplos:
CUENTAS Y ASIENTOS CONTABLES: PLAN DE CUENTAS
	Código	Nombre de la Cuenta	Tipo de Cuenta
	1.0.00.0.0	Activos	Componente Básico
	2.0.00.0.0	Pasivos	Componente Básico
	3.0.00.0.0	Patrimonio	Componente Básico
	4.0.00.0.0	Gastos	Componente Básico
	5.0.00.0.0	Ingresos	Componente Básico
	Código	Nombre de la Cuenta	Tipo de Cuenta
	1.	Activo	Componente Básico
	1.1	Activo Circulante	Agrupación de Partidas
	1.1.01	Disponible	Partida del Balance
	1.1.01.1Caja	Cuenta de Mayor General
	1.1.01.2	Banco	Cuenta de Mayor General
	1.1.01.2.1	Banco de Chile	Sub Cuenta o Cuenta de Mayor Auxiliar
Ciclo Contable:
Secuencia de procedimientos empleados para registrar, clasificar y resumir la información contable. Se inicia comunmente con el registro de cada transacción y culmina con la preparación de los Estados Financieros formales.
Etapas del Ciclo Contable:
Balance General de Apertura.
Análisis de cada transacción y asientos en el Libro Diario.
Mayorización.
Preparación de Balance de Comprobación: Verificar la exactitud del proceso de mayorización y el cálculo de los saldos de las cuentas del Libro Mayor.
Análisis y Asientos de Ajustes.
Preparación de Estados Financieros: Balance General, Estados de Resultados del Ejercicio.
Cierre de Cuentas.
CICLO CONTABLE Y PROCESOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
Balanza de Comprobación o Balance de Prueba y Saldos
Contiene todas las cuentas de la entidad, ordenadas según su ubicación en el Libro Mayor, un resumen de los débitos y créditos del período, y los correspondientes saldos de cada cuenta.
Objetivo:
Verificar que para transacción se ha registrado débitos y créditos iguales.
Verificar que los saldos de las cuentas se han calculado bien.
Disponer de información sumaria sobre saldos para continuar con la preparación de los estados contables
Una Balanza de Comprobación no constituye demostración de que las transacciones han sido analizadas y registradas correctamente.
CICLO CONTABLE Y PROCESOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
CICLO CONTABLE Y PROCESOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
BALANZA DE COMPROBACIÓN Y SALDOS
	Cuentas	Movimientos		Saldos		Inventario		Resultados	
		Débitos	Créditos	Deudor	Acreedor	Activo	Pasivo	Pérdidas	Ganancias
	Banco	220	180	40		40			
	Valores Negociables	30		30		30			
	Deudores por Venta	50		50		50			
	Existencias	100	75	25		25			
	Gastos Anticipados	20		20		20			
	Muebles e Instalaciones	70		70		70			
	Obligaciones con Bancos		50		50		50		
	Cuentas por Pagar		40		40		40		
	Acreedores Varios		20		20		20		
	Remuneraciones por pagar		6		6		6		
	Capital		100		100		100		
	Ingresos por Ventas		120		120				120
	Costo de Ventas	75		75				75	
	Gastos Financieros	3		3				3	
	Gastos de Administración	17		17				17	
	Comisiones	6		6				6	
	Arriendos								
	Depreciaciones								
	TOTALES	591	591	336	336	235	216	101	120
Análisis y Asientos de Ajuste
Realización de todos los asientos de ajuste e introducción de correcciones, empleando el documento llamado Hoja de Trabajo.
Hoja de Trabajo: Instrumento manual diseñada especialmente para registrar, en forma sistemática y conveniente, toda la información contable requerida al final del período contable.
Constituye un campo de prueba donde se ajustan, se cuadran y se arreglan las cuentas del mayor en la forma general de los estados financieros.
Objetivo: Brindar seguridad de que se han tomado en cuenta todos las consideraciones de los procedimientos contables al final del período.
CICLO CONTABLE Y PROCESOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
CICLO CONTABLE Y PROCESOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
 HOJA DE TRABAJO
	Cuentas	Balance Comprobación		Ajustes		Balance		Estado de Resultados	
		Debe	Haber	Deudor	Acreedor	Activo	Pasivo	Pérdidas	Ganancias
	Banco	40				40			
	Valores Negociables	30				30			
	Deudores por Venta	50				50			
	Existencias	25				25			
	Gastos Anticipados	20			15	5			
	Muebles e Instalaciones	70			3,5	66,5			
	Obligaciones con Bancos		50		1,5		51,5		
	Cuentas por Pagar		40				40		
	Acreedores Varios		20				20		
	Remuneraciones por pagar		6				6		
	Capital		100				100		
	Ingresos por Ventas		120						120
	Costo de Ventas	75						75	
	Gastos Financieros	3		1,5				4,5	
	Gastos de Administración	17						17	
	Comisiones	6						6	
	Arriendos			15				15	
	Depreciaciones			3,5				3,5	
	TOTALES	336	336	20	20	216,5	217,5	121	120
	Resultado (Pérdida)					1			1
	TOTALES	336	336	20	20	217,5	217,5	121	121
Asientos de Ajuste
CICLO CONTABLE Y PROCESOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
		DEBE	HABER
	Consumo del activo Gastos Anticipados:		
	Arriendos	15	
	 Gastos Anticipados		15
	Depreciación de Maquinarias y Equipos		
	Depreciación	3,5	
	 Depreciación Acumulada		3,5
	Gastos Financieros no registrados:		
	Gastos Financieros	1,5	
	 Obligaciones con Bancos		1,5
Preparación de Estados Contables y Cierre de Cuentas
El proceso de Cierre de Cuentas consiste en la transferencia de los saldos de las cuentas temporales, de ingresos y de gastos, a la cuenta resumen: Resultado del Ejercicio.
El cierre se efectúa realizando un cierre contrario, en la cuenta Resultado del Ejercicio, por un monto equivalente al saldo de cada cuenta temporal, quedando esta última con saldo cero.
Si los ingresos (saldos créditos) exceden los gastos (saldos débitos), la cuenta Resultado del Ejercicio tendrá un saldo crédito, que representa la utilidad neta.
Por el contrario, si los gastos exceden los ingresos, la cuenta Resultado del Ejercicio tendrá un saldo débito que presenta la pérdida neta.
CICLO CONTABLE Y PROCESOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
Asientos de Cierre en el Libro Diario
CICLO CONTABLE Y PROCESOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
		DEBE	HABER
	Resultado del Ejercicio	17	
	 Gastos de Administración		17
	Resultado del Ejercicio	6	
	 Comisiones		6
	Resultado del Ejercicio	15	
	 Arriendos		15
	Resultado del Ejercicio	3,5	
	 Depreciación		3,5
	Resultado del Ejercicio	75	
	 Costo de Ventas		75
	Resultado del Ejercicio	4,5	
	 Gastos Financieros		4,5
	Ingresos por Ventas	120	
	 Resultado del Ejercicio		120
Traspaso de los asientos de cierre a la cuenta de mayor “Resultado del Ejercicio”
CICLO CONTABLE Y PROCESOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
		Resultado del Ejercicio	
	Gastos de Administración	17	
	Comisiones	6	
	Arriendos	15	
	Depreciación	3,5	
	Costo de Ventas	75	
	Gastos Financieros	4,5	
	Ingresos por Ventas		120
		121	120
	Saldo	1	
Saldo de la cuenta Resultado del Ejercicio: $1.000 al DEBE (Conclusión: Pérdida).
Todas las cuentas de ingresos y gastos quedan con saldo final nulo.
La cuenta “Resultado del Ejercicio” pasa, al período siguiente, con su correspondiente signo a integrar el rubro “Utilidades Acumuladas” de la agrupación “Utilidades Retenidas”, que constituye parte del patrimonio inicial del nuevo ejercicio.
Control Interno
Objetivos:
Proteger los recursos de la organización.
Asegurar la exactitud y confiabilidad de la información de las operaciones.
Asegurar el cumplimiento de las políticas y normas corporativas.
Evaluar el desempeño organizacional.
Consideraciones básicas útiles para tener en cuenta:
Definición y asignación de responsabilidades.
Subdivisión de funciones o principio de responsabilidad compartida.
Procedimientos para una transacción: autorización, aprobación individual, ejecución y registro.
Separación de las funciones de custodia de los activos de las de registro o mantención del registro de los bienes.
Manejo de efectivo: separar manejo de registro; depósitos diarios; pagos con cheque. Separar funciones de aprobación de gastos de firma de cheques.
Otras medidas: auditoría interna, pronósticos, documentos prefoliados, uso de cuentas de control, conciliación bancaria periódica, empleo de documentos de control
SISTEMA CONTABLE: CONSIDERACIONES ADICIONALES
Un sistema contable eficiente debe satisfacer, en general, los siguientes objetivos:
Procesar la Información al mínimo costo.
Generar Información oportuna y confiable.
Mayores Auxiliares
Registros paralelos para transacciones de la misma naturaleza, respecto de las cuales interesa disponer de información adicional, para fines de análisis.
Ejemplos: Libro de Compras, Libro de Ventas, etc.
SISTEMA CONTABLE: CONSIDERACIONES ADICIONALES