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Etapa 3 – Contextualización Aura Carolina Daza Orozco Servicio al Cliente Número de grupo. 102609ª_954 Tutor: luis Eduardo alvarez Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Fecha: Septiembre /2021 Tibú Introducción De acuerdo con Zeithalm y Bitner (2002), la importancia de la atención al cliente para las empresas en la actualidad se ha convertido en cierta ventaja competitiva que les permite mantenerse en el mercado, crecer y obtener rentabilidad. Esta ventaja atrae a los clientes y crea la confianza suficiente para que vuelva solicitar los productos y servicios ofrecidos por la empresa, obteniendo con esto que la misma logre un posicionamiento en el mercado y a su vez obtenga más ganancias y pueda desarrollarse de una forma integral y satisfactoria. El cliente en una empresa es lo principal, es por esa razón que todas las personas de la organización deben estar dispuestas a trabajar en pro de la satisfacción del cliente, trátese de una queja, de una petición o de cualquier otro asunto. Planeamiento del problema Hoy en día para toda empresa, el servicio al cliente ha cobrado gran auge, ya que la competencia es cada vez mayor, los productos ofertados son cada vez mayores y más variados, por lo que se hace necesario ofrecer un valor agregado. Los clientes son cada vez más exigentes, ya no sólo buscan precio y calidad, sino también, una buena atención, un ambiente agradable, comodidad, un trato personalizado, y sobretodo un servicio rápido. El "Servicio" según Peel (1990), citado por Zeithalm (2002), a quien señala por la claridad de su idea, puede ser descifrado como "aquella actividad que relaciona la empresa con el cliente, a fin de que éste quede satisfecho con dicha actividad". Objetivo Diseñar un esquema de servicio al cliente para una empresa dedicada a la elaboración, puesta en marcha y capacitación de proyectos productivos, con el fin de obtener la fidelización de los clientes por la calidad en el servicio ofrecido. Desarrollo de la Actividad Colaborativamente seleccionarán uno de los 5 casos de mal servicio al cliente socializados en la Etapa 2, posteriormente, construir un esquema de comunicación con el cliente que evite repetir una mala atención, incluir: Caso elegido Empresa prestadora de servicio de veta de tecnologías a cuotas y servicios de planes de datos donde el quien se queja por los incrementos en su factura y no se le da solución a su solicitud de queja porque al final el cliente siempre debe pagar lo que él no pidió y no se le consulto quedando así la empresa con mala imagen. El objetivo del esquema a desarrollar Dejar a los clientes en espera durante mucho tiempo Es esencial reducir los tiempos de espera tanto como sea posible. el tiempo de respuesta e identificar la problemática del cliente es primordial donde nuestro cliente queda satisfecho con el servicio. Usar lenguaje adecuado Usar el tono y el lenguaje adecuados es sólo un aspecto de un gran servicio al cliente. Las personas que llaman quieren sentir que tus agentes tienen la solución para cada problema, incluso si no la tienen. Es esencial capacitar a los agentes para que mantengan una actitud positiva y aborden los problemas con un enfoque de «sí se puede», a fin de reducir al mínimo el riesgo de que las personas que llaman terminen las interacciones con un mal sabor de boca. Transferir las llamadas una y otra vez El hecho de pasar de un agente a otro y otro es uno de los ejemplos más frecuentes de llamadas de mal servicio al cliente. Esto no sólo implica que tu personal no sabe cómo resolver un problema, sino que sugiere que toda tu estructura también necesita mejorar. Cuando un cliente llama con un problema específico, ya sea de naturaleza técnica compleja o algo un poco más simple, debe haber agentes dedicados que se especialicen en esa área} Dirigir a los clientes al sitio web Lo más probable es que el cliente ya haya buscado en el sitio web pero no haya podido encontrar las respuestas que necesitaba. Que te digan que cuelgues y esencialmente que soluciones el problema por ti mismo, no es lo que quieren escuchar los clientes que te llaman. Es comprensible, por supuesto. Quieres atender tantas llamadas como sea posible, y tu sección de preguntas frecuentes podría contener la solución al problema de la persona que llama. Sin embargo, han llamado por una razón y tu equipo necesita abordar eso. Escuche al cliente y muéstrale empatía genuina. El primer paso es simplemente escuchar al cliente. Sin importar el medio por cual el cliente se comunicó, un agente debe esperar pacientemente una explicación completa de la situación y luego mostrar empatía genuina por la frustración del cliente. Es fundamental mostrarle al cliente que una marca lo valora como persona, no sólo lo como comprador. Haga un seguimiento con el cliente. Es muy importante hacer un seguimiento con el cliente para ver cómo se sienten acerca de la resolución y para asegurarse de que el problema fue resuelto. Este paso le muestra a los clientes que su empresa los valorar y están trabajando duro para ofrecerle una mejor experiencia al cliente. 1. Los responsables Los responsables de este caso son todos los miembros de la empresa prestadora de servicio. 2. Identificar las fases del servicio El análisis de las fases del proceso de atención al cliente es un aspecto clave para poder dar una respuesta más adecuada a sus puntos de dolor. Así, la información que obtienes en cada una de las etapas del cliente en su relación con la empresa te permite tener un conocimiento más profundo de sus verdaderas necesidades y actuar en consecuencia. 1. Contacto Sin duda, el primer contacto con el cliente es de vital importancia para el resto del customer journey. El usuario acudirá a ti con determinadas expectativas: ser tratado con amabilidad, obtener una respuesta rápida, resolver una duda o problema, etc. En buena medida, las demás etapas del cliente quedarán condicionadas por esta primera impresión, por lo que es necesario prestarle la atención que merece. 2. Obtención de información La empresa debe esforzarse en escuchar la voz del cliente y comprender correctamente sus demandas. Es imprescindible no malinterpretar lo que el cliente necesita, por lo que deberías procurar que el proceso de escucha sea proactivo. 3. Resolución Bien se trate de dar respuesta a un problema técnico o bien aclarar una duda acerca del producto o servicio, esta es la fase decisiva dentro del proceso de atención al cliente. En este sentido, no solo importa el qué (resolver la cuestión), sino también el cómo (la forma). De este modo, el cliente suele apreciar en gran medida cuestiones como el trato recibido, las explicaciones detalladas o, incluso, la propuesta de alternativas ante un problema que la empresa no puede resolver. Sin duda, tus clientes serán más comprensivos ante posibles fallos si reciben un trato impecable y ven que la empresa hace todo lo posible por resolverlos. 4. Finalización En esta etapa final, es necesario confirmar de forma expresa que la demanda del cliente ha sido satisfecha y despedirlo conforme al protocolo establecido. Es, también, el momento en que se pueden introducir las encuestas de satisfacción. Estas encuestas deben ser breves, claras y combinar diferentes tipos de preguntas para que puedan ser un instrumento realmente útil para la empresa. 3. Parametrizar que procesos se realizan durante cada fase Las diferentes estrategias es importante descubrir cuáles son las fases de atención al cliente. Es importante decir que cada empresa puede definir sus fases de acuerdo a su necesidad. Capturar la demanda del cliente; Analizar y clasificar el registro, como duda, queja o solicitud; Registrar la demanda; Buscar la solución; Presentar la solución; Notificar cierre; Realizar la encuesta de satisfacción; Al momento que ya tienes sus fases bien definidas, debe desarrollar la atención comercial para determinar qué fases delproceso de servicio al cliente son más importantes para su empresa. Para esto, su empresa debe comprender quién es el público objetivo y cuáles son las demandas, problemas y dudas más comunes para que el idioma del servicio se adapte al servicio. Al evaluar las áreas de la empresa donde se concentran la mayoría de los problemas, es más fácil pronosticar entregas, organizar los equipos y articular el número más apropiado de fases del proceso de servicio al cliente: Con todo eso definido es importante establecer el alcance y el objetivo de cada una de ellas. Esto evita pasos repetitivos, garantiza una mayor agilidad de los procesos y hace que el equipo sea más consciente de su rendimiento preciso y de calidad. 4. Automatización y gestión de las fases del proceso de servicio al cliente, Que hacer y cómo hacerlo. Vale la pena mencionar la importancia de automatizar las fases del proceso de servicio al cliente. Es necesario invertir en herramientas que, además de estructurar estas etapas de la relación con el consumidor. Customer Relationship Management (CRM) es un ejemplo de una herramienta que gestiona sus relaciones con el cliente y sirve de apoyo a los profesionales que trabajan en todas las fases del proceso de servicio al cliente. Es un software que ayuda a gestionar las etapas de la relación con el cliente y, lo que es más importante, consolida toda la historia de contacto entre la empresa y el consumidor. Por lo tanto, además de tener el control de toda la información relacionada con cada cliente, la herramienta ayuda a evitar demoras en el servicio, fallas en la verificación de datos y acelera la resolución de preguntas simples. Por lo tanto, se puede decir que CRM es esencial para integrar todas las fases del proceso de servicio al cliente. Conclusiones La finalidad de este trabajo fue conocer la percepción del cliente sobre la imagen de la empresa, el servicio al cliente y la calidad del producto final. El esquema de servicio al cliente llevará a la empresa a lograr tener un personal más apto y sensible ante estas situaciones delatadas, al estar preparados e informados de cómo guiar e informar a los clientes de los requerimientos, pasos y normas a seguir para obtener un proyecto satisfactorio, y como principal objetivo dejar satisfecho al cliente y lograr su fidelidad. BIBLIOGRAFÍA Paul Iida. (2020). The Concise APA Handbook: APA 7th Edition: Vol. APA 7th edition. Information Age Publishing. https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx? direct=true&db=nlebk&AN=2527724&lang=es&site=eds-live&scope=site&ebv=EB&ppid=pp_51 Castillo Romero, J. A. (2019). Big data. IFCT128PO. IC Editorial. (pp. 44-55) https://elibro- net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/lc/unad/titulos/124254 Arenal Laza, C. (2019). Atención básica al cliente. MF1329. Editorial Tutor Formación. 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