Manual de Usuario SST

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DIRECCIÓN DE TIC 
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 
CONTROL DOCUMENTAL 
GUÍA PARA ELABORAR MANUAL DE 
USUARIO 
Código: SDS-TIC-GUI-007 V.3 
Elaborado por: Laura 
Vélez, Zaida Moreno, 
Milton Esguerra 
Revisado por: Camilo 
Tiriat 
Aprobado por: Héctor 
Germán Páramo U. 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE USUARIO 
Tramites de Licencia y Seguridad en el Trabajo 
Secretaría Distrital de Salud 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
________________________________________________________________________ 
Yolanda León Mayorga 
Manual del Usuario 
Secretaría Distrital de Salud 
Bogotá, noviembre 23 de 2021 
 
 
 
 
DIRECCIÓN DE TIC 
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 
CONTROL DOCUMENTAL 
GUÍA PARA ELABORAR MANUAL DE 
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TABLA DE CONTENIDO 
 
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 4 
2. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 5 
3. MODULOS DEL SISTEMA ............................................................................................................. 6 
3.1.1 Módulo Mis Trámites ...................................................................................................... 6 
3.1.2 Modulo Registrar trámite .............................................................................................. 6 
3.1.3 Módulo Cambiar Contraseña ....................................................................................... 6 
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ........................................................................................................ 7 
4.1 Requerimientos ......................................................................................................................... 7 
4.2 Acceso al sistema ...................................................................................................................... 7 
4.3 MODULO DE REGISTRO ........................................................................................................... 12 
4.3.1 Registro Persona Natural ................................................................................................. 13 
4.4 MODULO DE REGISTRO DEL TRAMITE .................................................................................... 15 
4.4.1 Registro de solicitud y carga de documentos .......................................................... 16 
5. REPORTES ............................................................................................................................. 21 
6. GLOSARIO .............................................................................................................................. 22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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TABLA DE IMAGENES 
1: FIGURA ACCESO AL SISTEMA .................................................................................................... 8 
2: FIGURA LICENCIA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL 
TRABAJO .................................................................................................................................... 9 
3: FIGURA DIRECCIONAMIENTO A LA PÁGINA DE LA SECRETARIA DE SALUD .................... 10 
4: FIGURA INGRESO A LA SECRETARIA DE SALUD ................................................................... 10 
5: FIGURA INGRESO A LA SECRETARIA DE SALUD .................................................................. 11 
6: FIGURA PRESENTACIÓN VENTANILLA ÚNICA DE TRÁMITES Y SERVICIOS - LICENCIA EN 
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ............................................................................... 12 
7: FIGURA: REGISTRO PERSONA NATURAL .............................................................................. 13 
8: FIGURA DATOS BÁSICOS .......................................................................................................... 14 
9: FIGURA DATOS GEOGRÁFICOS ............................................................................................... 14 
10: FIGURA DATOS DEMOGRÁFICOS ........................................................................................... 15 
11: FIGURA MODULO REGISTRO DEL TRÁMITE ......................................................................... 15 
12: FIGURA INGRESO LICENCIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ......................... 16 
13: FIGURA VISUALIZACIÓN AL TERMINAR EL REGISTRO ........................................................ 17 
14: FIGURA OBSERVACIÓN AL INGRESAR AL MOMENTO DE REALIZAR EL TRÁMITE .......... 17 
15: FIGURA MODIFICACIÓN LICENCIA ......................................................................................... 18 
16: FIGURA RENOVACIÓN LICENCIA ............................................................................................ 18 
17: FIGURA INGRESO DESDE MIS TRÁMITES ............................................................................. 19 
18: FIGURA VER OBSERVACIONES DEL TRÁMITE ..................................................................... 19 
19: FIGURA OBSERVACIONES VISIBLES PARA EL CIUDADANO SOLICITANTE DEL TRÁMITE
 ................................................................................................................................................... 20 
20: FIGURA DESCARGAR LICENCIA ............................................................................................. 21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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1. INTRODUCCIÓN 
El modulo del trámite de licencia de seguridad y salud en el trabajo es un sistema 
que permite al ciudadano realizar el trámite en línea de la solicitud de la licencia 
paras su validación y aprobación y posteriormente descargar la licencia a través de 
esta plataforma. 
 
Este manual también ofrece al área de la Subdirección Inspección, Vigilancia y 
Control de Servicios de Salud una plataforma donde se puede verificar todos los 
tramites, revisar documentación, aprobar, rechazar y corregir los tramites de una 
manera ágil; permite adicionalmente llevar un control mediante reportes de todos los 
tramites que han sido gestionados mediante esta aplicación. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2. OBJETIVO 
 
El usuario pueda ingresar e interactuar en todo el proceso de su solicitud del 
trámite en la ventanilla única digital del trámite y servicios para la licencia y 
Seguridad en el Trabajo, facilitándole todas las herramientas que ofrece la 
página de la Secretaria Distrital de Salud y poderlo guiar paso a paso de su 
trámite de una forma clara, concisa y detallada. 
Durante este trámite, el usuario puede diligenciar, modificar, actualizar y/o 
subsanar cualquier información o cambiar cualquier documento anexo que sea 
requerido para poder obtener su licencia o en caso de no ser favorable pueda 
revisar el documento final en el estado de su solicitud para ser solucionado ycontinuar con su proceso. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3. MODULOS DEL SISTEMA 
Para ingresar al sistema se debe realizar a través de la siguiente dirección URL 
https://tramitesenlinea.saludcapital.gov.co/. 
 
3.1.1 Módulo Mis Trámites 
 
Este módulo brinda acceso a los listados específicos de cada trámite, encontrará 
los trámites que están registrados en el sistema con su correspondiente estado de 
gestión, la descripción de cada estado y los tiempos de gestión que con lleva cada 
trámite. Todos los trámites una vez son completados genera una notificación 
automática vía correo electrónico de su correspondiente documento 
administrativo, este documento podrá ser descargado en esta misma herramienta 
una vez sea concluido el trámite. Cada trámite es personal y reposa bajo la 
titularidad del usuario registrado. 
 
3.1.2 Modulo Registrar trámite 
 
En este módulo brinda acceso para ingresar como persona natural o jurídica al 
trámite de Licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo. 
 
3.1.3 Módulo Cambiar Contraseña 
 
Este módulo permite al ciudadano realiza el cambio de contraseña para el ingreso 
a la plataforma 
 
 
 
 
 
https://tramitesenlinea.saludcapital.gov.co/
 
 
 
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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 
4.1 Requerimientos 
 
Para tener acceso a la Ventanilla Única digital de Trámites y Servicios – 
Licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo, se deben de cumplir con los 
siguientes requisitos mínimos instalados, ya sea un celular, Tablet o 
computador con conexión a Internet compatible con los siguientes 
navegadores: 
 
• Google Chrome Versión 93.0.4577.82 o superior 
• Internet Explorer 8 o superior 
• Firefox 23.0.1 o superior 
 
El sistema cuenta con un diseño web adaptable, que responde a las 
necesidades de los usuarios y los dispositivos que estén usando, es decir, 
desde cualquier teléfono es posible acceder a una versión optimizada para 
ingresar al sistema Ventanilla Única digital de Trámites y Servicios de La 
Secretaria Distrital de Salud. 
 
El usuario para ingresar al sistema requiere de un perfil de usuario, en el cual 
debe contar con un acceso (usuario y clave), creado al ingresar al registro 
como persona natural o jurídica, contenido en el manual general de la 
ventanilla o perfil del usuario. 
 
4.2 Acceso al sistema 
 
En este módulo se puede ver como ingresar a la página Tramites en Línea – 
Licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo, ya sea desde la página de la 
Secretaria Distrital de Salud o desde la dirección URL. 
1. Desde la página de la Secretaria Distrital de Salud, digitando 
www.saludcapital.gov.co, desde su navegador de preferencia, dando Clic 
en “Agilinea”. Figura 1 
 
http://www.saludcapital.gov.co/
 
 
 
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1: Figura Acceso al Sistema 
 
 
FIGURA 1 
Posteriormente dar Clic sobre la figura de “Licencia en seguridad y salud en el 
trabajo”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2: Figura Licencia de Prestación de Servicios en Seguridad y Salud en el 
Trabajo 
 
Figura 2 
 
Trámites y Servicios 
 
En esta imagen se direcciona a la página gov.co, donde se selecciona la opción 
de “Hacer Trámite en Línea”. 
 
 
 
 
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3: Figura Direccionamiento a la página de la Secretaria de Salud 
 
Figura 3 
 
En esta acción se abrirá una nueva pestaña, ingresando a la Secretaria de Salud 
para ingresar a la Ventanilla Única digital de Trámites y Servicios – Licencia en 
Seguridad y Salud en el trabajo. 
 
4: Figura Ingreso a la Secretaria de Salud 
 
Figura 4 
 
 
 
 
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2. Otra forma de ingresar es directamente a la Ventanilla Única digital de 
Trámites y Servicios de la Secretaria Distrital de Salud con el siguiente LINK: 
 
https://tramitesenlinea.saludcapital.gov.co/, para ello es necesario seguir 
los siguientes pasos: 
 
• Abra el navegador de su preferencia (Internet Explorer, Google Chrome o 
Mozilla Firefox) 
 
• Dar clic para resaltar el lugar donde se encuentra la barra de direcciones (el 
gran espacio blanco en la parte superior de la ventana. 
 
 
 
5: Figura Ingreso a la Secretaria de Salud 
Figura 5 
https://tramitesenlinea.saludcapital.gov.co/
 
 
 
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• Digitar o escribir la dirección de Internet sobre ella, o presiona "Suprimir" 
en el teclado y luego escribir la URL 
http://tramitesenlinea.saludcapital.gov.co/ 
 
• Presione "Enter" en el teclado para dirigirse a la página. 
 
Una vez el solicitante ha entrado a la URL, el sistema presenta la página principal 
del Sistema Ventanilla Única de Trámites y Servicios como se visualiza en la 
siguiente figura 
 
6: Figura Presentación Ventanilla Única de Trámites y Servicios - Licencia en 
Seguridad y Salud en el Trabajo 
 
Figura 6 
 
4.3 MODULO DE REGISTRO 
Para realizar la inscripción debe hacer click en el botón Registro Persona Natural 
(este tipo de tramite solo es permitido para personas naturales). Clic “Registro 
Persona Natural”. 
 
 
 
http://tramitesenlinea.saludcapital.gov.co/
 
 
 
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7: Figura: Registro Persona Natural 
 
 
Figura 7 
 
4.3.1 Registro Persona Natural 
Es un formulario que la persona debe diligenciar para ingresar al sistema por 
primera vez, en el cual debe registrar sus datos personales, para que al final de su 
registro, le sea notificada una contraseña temporal al correo electrónico. El 
sistema lo redireccionara al formulario de cambio de contraseña, de acuerdo a 
unos parámetros y poder tener las credenciales de acceso al sistema de la 
Ventanilla Única digital de Trámites y Servicios de La Secretaria Distrital de Salud. 
Se debe diligenciar la siguiente información: 
 
 
 
 
 
 
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8: Figura Datos Básicos 
 
 
 
 
Figura 8 
 
9: Figura Datos Geográficos 
 
 
 
Figura 9 
 
 
 
 
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10: Figura Datos Demográficos 
 
 
Figura 10 
 
Al finalizar debe hacer Click en el botón Guardar y Terminar y el sistema le 
enviara un correo electrónico de confirmación del registro. 
 
4.4 MODULO DE REGISTRO DEL TRAMITE 
 
Una vez haya realizado el registro como persona natural o jurídica y el 
sistema haya confirmado el registro, debe proceder a realizar el registro del 
trámite para la solicitud de la licencia en seguridad y salud en el trabajo, el 
sistema mostrara un formulario para ingreso de usuario y contraseña los 
cuales fueron envidos a su correo al momento de la inscripción. 
 
11: Figura Modulo Registro del Trámite 
 
 
Figura 11 
 
 
 
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Al ingresar encontrará un listado de los trámites disponibles para su 
registro y solicitud, ubique en la parte inferior el trámite de licencia de 
seguridad y salud en el trabajo 
 
12: Figura Ingreso Licencia de Seguridad y Salud en el Trabajo 
 
Figura 12 
 
Para registrar su solicitud de click en el botón Registrar Solicitud. 
 
4.4.1 Registro de solicitud y carga de documentos 
 
Una vez ingrese a registrar su solicitud encontrará en la ventanilla única 
digital de trámites y servicios debe solicitar un nuevo trámite y cargara el 
formulario para diligencia la solicitud de la licencia, el cual debe diligenciar 
según sea su tipo de usuario (persona jurídica o natural) del cual el sistema 
lo identifica previamente según su registro previo. 
 
El sistema solicita campos para realizar el diligenciamiento y subir los 
soportes requeridos, una vez finalice todo el formulario debe dar click en el 
botón enviar el cual registrará la solicitud y enviará el número de registro con 
el que quedo el trámite. 
 
 
 
 
 
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13: Figura Visualización al Terminar el Registro 
 
 
Figura 13 
 
El usuario puede seleccionar el tipo de trámite que desea realizar, ya sea por 
primera vez, modificación o renovación, sobre los cuales pedirá unos 
campos adicionales. El sistema muestra un mensaje de alerta donde informa 
que en caso de haber realizado los estudios en otro ente territorial diferente a 
Bogotá puede ser anulado el trámite. 
 
14: Figura Observación al Ingresar al Momento de Realizar el Trámite 
 
Figura 14 
En caso de ser una modificación el sistema solicita seleccionar el motivo de la 
modificación y cargar la licencia que se encuentra vigente. 
 
 
 
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15: Figura Modificación Licencia 
 
 
Figura 15 
 
En caso de renovación el sistema enviara una alerta informando que en caso 
de que la renovación sea de una licencia fuera del ente territorial, esta no se 
puede realizar y no lo dejara continuar, en caso contrario permitirá realizar el 
registro del trámite. Solicitará como datos adicionales al formulario de registro 
el departamento y municipio donde la solicito previamente y el documento pdf 
con la licencia anterior. 
 
16: Figura Renovación Licencia 
 
Figura 16 
 
 
 
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Una vez diligenciado todo el formulario y guardado, el ciudadano, puede ingresa 
por “Mis tramites”, selecciona “Mis tramites de seguridad y salud en el trabajo”. 
 
17: Figura Ingreso desde Mis Trámites 
 
Figura 17 
 
Una vez ingrese el ciudadano, encontrará un ítem, en la columna de Acciones”, 
esta columna mostrará acciones como subsanar (ítem - editar trámite), 
observaciones durante el proceso de validación en la opción de “ítem - 
Observaciones” y/o resultado del trámite donde podrá aquí también descargar el 
PDF (ítem – PDF licencia generada) resultante del proceso de validación por parte 
de los funcionarios de la Secretaria Distrital de Salud. 
 
 
18: Figura Ver Observaciones del Trámite 
 
 
Figura 18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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19: Figura Observaciones Visibles para el Ciudadano Solicitante del Trámite 
 
 
Figura 19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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5. REPORTES 
 
Aprobación Licencia 
 
Una vez aprobada y firmada por el Rol Director de la Secretaria Distrital de 
Salud, el usuario puede descargar su documento, ingresando a la plataforma con 
su usuario y contraseña. Clic “Ver documento”. 
 
 
20: Figura Descargar Licencia 
 
Figura 20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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6. GLOSARIO 
Módulo: Un programa que presenta varias funciones y objetivos a cumplir. 
 
Perfil de usuario: Entorno personalizado para un individuo, de esta manera, 
cuando la persona inicia una sesión en un sistema con su perfil de usuario, se 
cargan los valores ya establecidos. 
 
Navegador web: aplicación o programa que permite acceder a páginas web y 
navegar por una red informática, principalmente Internet, ya sea desde un 
computador personales o dispositivos móviles. 
 
Megabyte (Mb): Es una unidad de información equivalente a 1024 Kilobytes. 
 
Archivo PDF: Formato de almacenamiento para documentos digitales. 
 
Logearse: Ingresar al sistema, mediante un usuario y contraseña. 
Estado del Trámite: Información que varía de acuerdo al trámite, pero indica el 
estado de gestión por cuenta de los diferentes actores del sistema. – “Registro de 
trámite usuario externo, Trámite finalizado por parte de usuario externo, Firma 
aprobado dirección, Firma negado dirección, Firma subsanación dirección, Firma 
programar visita técnica”. 
CONTROL DE CAMBIOS 
VERSIÓN FECHA DE 
APROBACIÓN 
RAZÓN DE ACTUALIZACIÓN 
 
3 
26 de noviembre 
de 2021 
Requerimientos en el proceso de la licencia Saludy Seguridad en el 
Trabajo, se modificó módulo, donde el ciudadano puede visualizar el 
estado de su trámite y/o observación que realiza los funcionionarios 
de la Secretaria de Salud, y visualizar el documentos en pdf. 
 
 
 
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