Evaluacion de la toma fisica de inventarios

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COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
 
Bodega: 
 
 
 
Fecha del Inventario: 
Responsable del 
Inventario: 
 
Ciudad: 
 
Fecha de la visita 
de Auditoría: 
 
 
 
Observaciones: 
Clase de Inventario: 
 
a. Materia Prima 
b. Producto Terminado 
c. Producto en Proceso 
d. Otros ___________________ 
_________________________ 
 
 
Auditor: 
 
 
Propósito 
Registrar los procedimientos y controles establecidos por la administración antes, durante y 
después del inventario, de tal forma que dicho inventario se ejecute dentro de las políticas y 
procedimientos de la organización. 
 
1. Aplicabilidad 
 
Este papel de trabajo deberá ser completado y revisado en su totalidad por el auditor 
designado y revisado por _______________________________. 
 
2. Objetivo 
 
Validar la aplicación de controles definidos en cada una de las etapas del inventario, de tal 
forma que se minimice el riesgo de desviaciones con relación a cada uno de los objetivos de 
control (existencia, integridad y completitud) para los elementos que conforman el inventario, así 
como de los resultados de este. 
 
3. Procedimientos 
 
Diligenciar el siguiente papel de trabajo identificando las debilidades importantes que 
puedan desviar los resultados de los inventarios. En caso de que alguna de las actividades 
descritas no aplique en el proceso, se deberá diligenciar la casilla de N/A, así como se deberán 
realizar los correspondientes comentarios y anexar la documentación soporte de todas 
aquellas situaciones que no correspondan a los lineamientos dados en la política y 
procedimientos de inventarios. 
 
Es importante que el auditor soporte cada comentario con evidencia suficiente y valida. 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
Nota: En caso de tener restricciones por parte de la administración para la entrega de 
información o la realización de las pruebas y/o verificaciones, por favor contacte 
inmediatamente al Supervisor y/o Gerente de Auditoría. 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
 
Antes del Inventario 
 
 
Solicite las políticas y procedimientos definidos 
tanto para la administración del inventario como 
para la realización de la toma física del inventario 
de fin de año. 
 
 
 
Solicite un reporte valorizado de todas las 
ubicaciones y/o localizaciones del inventario y de 
los productos y cantidades en cada localización. 
 
Por favor confirmar si se tienen bodegas de la 
organización en diferentes puntos geográficos. 
 
 
 
 
 
 
Solicite los reportes del inventario en consignación, 
identificando el cliente, ubicación, tipo de 
inventario, cantidad, valor y fecha en la cual fue 
entregado al cliente. 
 
 
 
Solicite el reporte de clientes que tienen inventario 
en la bodega, confirmando las referencias, 
cantidades, valor y fecha de retiro. 
 
 
 
 
 
 
Solicite un listado con todos los funcionarios 
responsables de los inventarios en los diferentes 
puntos geográficos, su cargo y el número telefónico 
de contacto. 
 
 
 
Verifique si se cuenta con un cronograma de 
entrega de mercancías previo a la fecha del 
inventario, de tal forma que en los días de 
inventarios no se tenga mercancía facturada y no 
entregada. 
 
 
 
Solicite con anticipación al inventario el 
instructivo, entregado a los funcionarios que 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
participan en el inventario, validando su 
completitud, así como su aprobación y divulgación. 
 
 
Verifique la realización de la capacitación y entrega 
de las instrucciones del inventario a los 
funcionarios que participan. 
 
 
 
Verifique si en la capacitación dada a los 
funcionarios se dieron instrucciones claras con 
relación a las medidas a utilizar de acuerdo con el 
tipo de producto y su nivel de procesamiento. 
 
 
 
 
 
 
Solicite la relación de los grupos de conteo para el 
primero, segundo y posible tercer conteo. 
 
 
 
Verificar si se cuenta formalmente con un 
programa alterno para la recepción y despacho de 
mercancía, en caso de no ser posible parar la 
operación al 100% durante el inventario. 
 
 
 
 
 
 
Verificar si se cuentan con tarjetas y/o planillas 
para el registro del inventario y si las mismas se 
encuentran pre numeradas. 
 
 
 
Entrevistarse con el cliente para identificar las 
principales debilidades del proceso de inventarios. 
 
 
 
 
Análisis de la Información 
 
 
De acuerdo con las técnicas de auditoría utilizadas 
y según los criterios establecidos, realice la 
selección de los productos que serán verificados 
durante el inventario y solicite la aprobación del 
Supervisor y/o Gerente. 
 
 
 
Según los puntos geográficos donde se encuentra 
ubicado el inventario, coordine con el Supervisor 
y/o Gerente de Auditoría el desplazamiento de los 
auditores a dichos puntos en caso de ser necesario. 
 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
 
Según el valor del inventario en consignación 
evalúe si es necesario realizar la verificación del 
estado de dicho inventario. 
 
 
 
Revise el instructivo y verifique si el mismo 
contempla todas las acciones a seguir por los 
funcionarios que participan en el inventario tales 
como: 
 
- Identificación y manejo del inventario en mal 
estado, dañado o de lenta rotación. 
- Diligenciamiento de las planillas del inventario. 
- Identificación de los elementos contados. 
- Organización del inventario 
- Tipos de conteo (cajas, kilos, metros) 
- Uso de los equipos asignados para el conteo. 
- Reporte de los resultados de los inventarios 
físicos ubicados en diferentes geografías. 
- Aprobación de los conteos y las tarjetas. 
 
En caso de considerar que las instrucciones no son 
los suficientemente claras, por favor informarlo 
mediante documento oficial, de tal forma que la 
Administración realice los ajustes necesarios. 
 
 
 
Verifique que los grupos de conteo estén 
conformados por personas que no estén 
involucrados en la custodia y administración del 
inventario 
 
 
 
Verifique si el instructivo y las políticas se 
encuentran aprobados por funcionarios de nivel 
adecuado. 
 
 
 
Verifique si las políticas y procedimientos han sido 
revisados y actualizados periódicamente, de 
acuerdo con el funcionamiento de la operación. 
 
 
 
Evalué si es necesario realizar una visita 
previamente a la Bodega para conocer el orden y 
aseo de esta, así como para familiarizarse con los 
productos. 
 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
En caso de realizar la visita y observar 
oportunidades de mejora para la toma física del 
inventario, se debe emitir un comunicado oficial 
por parte de Auditoría. 
 
 
Calcular el número de ubicaciones de inventario 
(contenedores, localizaciones) antes del conteo 
físico. 
 
 
 
Identificar los productos que han tenido 
interrupción en su inventario a lo largo del año y 
compáralo con la información del área de ventas. 
 
 
 
 
Analizar la tendencia de los ingresos por ventas 
contra el costo de ventas y las comparas. 
 
 
 
Revisar las transacciones con partes relacionadas, 
verificando el cumplimiento de los procedimientos 
y su aprobación. 
 
 
 
Al inicio del Inventario debe solicitar o verificar la siguiente información: 
 
 
La hora y días programados para el inventario son 
las registradas en el instructivo y las comunicadas 
a la organización 
 
 
 
Registrar los nombres de los funcionarios 
responsables de supervisar el inventario, así como 
analizar la idoneidad para desempeñar dicha 
función (experiencia, capacitación, independencia). 
 
 
 
Verificación de la asistencia de todos los 
participantes. 
 
 
 
Todos los funcionarios que forman parte de la Mesade Control asistieron a la hora de inicio del 
inventario. 
 
 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
Los funcionarios de la mesa de control no tienen 
ninguna relación con la administración y custodia 
del inventario. 
 
 
Realización del corte de documentos para todos los 
documentos que se requieren, según el instructivo, 
los procedimientos y las políticas antes y después 
del inventario. 
 
 
 
Registre los números de los documentos a los 
cuales les fue realizado el corte, y una vez finalice 
el inventario valide dichos consecutivos 
 
 
 
Generación de los reportes con los saldos del 
inventario físico y teórico. 
 
 
 
Lineamientos para realizar los movimientos del 
inventario en caso de que la operación continué 
durante la toma física. 
 
 
 
Todos los productos se encuentran en las 
localizaciones y están plenamente identificados. 
 
 
Están señaladas las rutas de evacuación, así como 
se tienen equipos de primeros auxilios 
 
 
 
Se tiene una ubicación para los productos 
obsoletos y/o dañados. 
 
 
 
Se tiene acceso restringido y controlado a los 
inventarios por medio de mallas y cámaras de 
seguridad, entre otros. 
 
 
 
Se encuentra plenamente identificada y separada la 
mercancía que corresponde a clientes y la cual no 
es retirada de la bodega. 
 
 
 
Se cuenta con evidencia formal de las solicitudes 
realizadas a los clientes para el retiro de la 
mercancía de forma oportuna. 
 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
 
Registrar el número de inicio y finalización del 
consecutivo de planillas. 
 
 
 
 
 
Durante la ejecución del Inventario debe solicitar o verificar la siguiente información: 
 
 
La bodega se encuentra en perfecto aseo y orden, 
así como no se evidencia la presencia de ningún 
tipo de animales (roedores, arañas). 
 
 
 
Se tienen identificados, separados y organizados 
por localización y/o bodega los diferentes tipos de 
inventario. (materias primas, productos en proceso, 
productos terminados e insumos, entre otros) 
 
 
 
Se ha identificado la mercancía que se encuentra en 
tránsito bien sea de proveedores o de otra sucursal. 
 
 
 
Los equipos de conteo cuentan con los elementos 
de seguridad necesarios para su participación en el 
inventario. 
 
 
Los equipos de conteo recibieron planillas pre 
numeradas. 
 
 
 
Se utilizaron tarjetas o planillas especiales para el 
registro de los ítems de lenta rotación, obsoletos o 
dañados. 
 
 
 
Verifique si las planillas o tarjetas par el registro de 
los inventarios, cuentan con una descripción clara 
del producto, así como su referencia. 
 
 
 
Verifique que las planillas o tarjetas en donde se 
registra el conteo no presentan el saldo registrado 
en el sistema. 
 
 
 
 
 
 
Todos los funcionarios asignados al conteo 
asistieron de forma puntal y completa a la jornada 
de inventario. 
 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
 
Los conteos en alturas se realizaron según las 
normas de seguridad. 
 
 
 
Los grupos de conteo siguieron las instrucciones 
para la toma física según la capacitación. 
 
 
 
Los grupos realizan el conteo al área asignada, 
dando total cobertura a todos los productos, y sin 
realizar conteos duplicados. 
 
 
 
Se designaron funcionarios para el ingreso de los 
resultados de los conteos y los mismos no pueden 
observar los saldos de las cantidades registradas 
en el sistema al momento de ingresar los 
resultados de los conteos. 
 
 
 
Los productos de mayor valor están debidamente 
custodiados. 
 
 
 
El inventario que no corresponde a la compañía 
esta claramente identificado como no inventariable 
y cuenta con su correspondiente documentación 
soporte, la cual fue verificada. 
 
 
 
Los grupos de conteo tuvieron zonas diferentes a 
las del primer conteo. 
 
 
Los elementos utilizados para la medición tales 
como básculas, regletas y demás están 
adecuadamente calibrados. 
 
 
 
Verifique si los conteos son realizados por los 
equipos de forma ordenada, así como el que cada 
ítem contado es identificado. 
. 
 
 
Las localizaciones contadas fueron marcadas con 
los elementos asignados para identificar el primero 
y segundo conteo. 
 
 
 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
Validar en la muestra seleccionada la existencia de 
los diferentes tipos de productos (valor, rotación). 
 
 
Comparar los resultados del inventario con el 
conteo realizado por el auditor, validando los 
resultados y las diferencias identificadas. 
 
 
 
Los elementos que se encontraban en cajas selladas 
fueron abiertos aleatoriamente de tal forma que se 
validó su contenido. Así como se verificó que tanto 
las cajas como los sellos correspondieran al 
proveedor. 
 
 
 
Los equipos de conteo verificaron que no existieran 
cajas vacías dentro del inventario. 
 
 
 
Verificar los productos empacados en alturas, 
confirmando que corresponden con los registros 
en las planillas. Debe solicitar que una parte de los 
productos empacados sean destapados, 
confirmando su existencia, exactitud y validez 
 
 
 
 
Verificar que el inventario almacenado sea 
propiedad de la organización y así se encuentren 
registrado en los estados financieros. 
 
 
 
Contar una muestra de productos que ya tengan el 
registro de la realización del primero y segundo 
conteo y comparar su resultado con los registros en 
las planillas de los grupos de conteo 
respectivamente, validando que no existan 
diferencias. 
 
 
 
 
Revisar que, dentro de la bodega de inventario, no 
se tengan cantidades significativas de bienes 
difíciles de mover, dañados o inutilizables que se 
registren dentro del inventario. 
 
 
 
Para una muestra de planillas de conteo 
diligenciadas, verifique su correcto 
diligenciamiento y control de consecutivos. 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
 
 
Determine el inventario en mal estado, obsoleto, 
dañado o de lenta rotación. 
 
 
 
Los movimientos de productos durante la toma 
física del inventario se realizaron según el 
procedimiento definido, así como fueron 
autorizados por el nivel que corresponde. 
 
 
 
Las planillas o tarjetas de conteo son ordenadas de 
acuerdo con el consecutivo y localización 
correspondiente 
 
 
 
Se realizó el tercer conteo para los productos que 
presentaron diferencias entre el primero y 
segundo conteo. 
 
 
 
 
Durante el cierre del Inventario debe solicitar o verificar la siguiente información: 
 
 
De acuerdo con los resultados del conteo y 
reconteo, indague sobre los sobrantes y faltantes 
de ítems, analice su razonabilidad para ser 
ajustados y verifique tanto la correspondiente 
autorización del ajuste como su correcto registro 
contable. 
 
 
 
Conciliar los saldos de inventario con los 
resultados del conteo. 
 
 
 
Para una muestra de productos, conciliar los 
precios registrados de acuerdo con la factura del 
proveedor y la información registrada en el 
sistema, validando los costos de cada artículo. 
 
 
 
Revisar el método de cálculo del costo y la política 
contable que tienen la organización para valorar 
sus inventarios. 
 
 
 
Conciliar las listas de inventario utilizadas y las no 
utilizadas con los consecutivos asignados. 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
 
 
Registrar el nombre y cargo de los funcionarios 
encargados de investigar las diferencias generadas 
luego de cruzados los resultados del inventario con 
los saldos del sistema.Revisar con la Administración la antigüedad de los 
ítems obsoletos, dañados y de lenta rotación, 
documentando lo manifestado por la 
administración, así como validando la periodicidad 
de retiro de dichos ítems. 
 
 
 
 
 
 
Reporte final de las diferencias encontradas 
 
 
 
Reportes de los inventarios teóricos y físicos una 
vez ha finalizado el inventario. 
 
 
 
Validación con el responsable del inventario de las 
situaciones observadas. 
 
 
 
Entrega de los ajustes aprobados y su 
correspondiente documentación soporte. 
 
 
 
Verifique que la provisión realizada al inventario 
dañado, obsoleto o de lenta rotación haya sido 
efectivamente registrada de acuerdo con su 
validación. 
 
 
Para los inventarios realizados antes del cierre 
fiscal, solicite la información de los movimientos de 
inventario hasta la fecha del cierre. 
 
 
 
Establecer con el responsable de la administración 
la entrega de todos los informes emitidos como 
resultado del inventario, de tal forma que se realice 
un seguimiento a los resultaos obtenidos en el 
inventario reportados por la administración e 
identificados por Auditoria. 
 
 
 
 
 
 
 
COMPAÑÍA XXX 
Programa de Auditoría para la Toma Física de Inventarios 
 
 
 
 
Actividad 
 
 
SI / NO / NA 
 
Comentarios 
Solicite el plan de acción a la Administración sobre 
las oportunidades de mejora identificadas, 
incluyendo la fecha de implementación. 
 
 
 
 
 
 
Observaciones 
 
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4. Evidencia de Revisión 
 
Como evidencia de revisión, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo elaboró y revisó. 
 
Nombre Fecha 
(dd/mm/aaaa): 
Firma 
Elaboró: 
Revisó: 
Revisó: