Desarrollo Organizacional Semana 4

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Semana
4
Organigramas
Organigrama
Organigramas
01.1 El Organigrama 
01.1 Concepto
El Organigrama es el cuadro que expresa la estructura jerárquica de una organización. Es la representación gráfica de la estructura de una empresa. Se le denomina también Carta o Gráfica de Organización. Sirve para visualizar la estructura de una organización social. 
Señala los NIVELES JERARQUICOS, unidades administrativas y funciones de una empresa. Cada puesto se representa por un cuadro. La unión de los cuadros mediante líneas indica los canales de autoridad y responsabilidad. 
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01.2 Utilidad de los Organigramas
En ellos se puede apreciar y deducir:
1. La división de funciones
2. Los niveles jerárquicos
3. Las líneas de autoridad y responsabilidad
4. Los canales formales de comunicación y coordinación
5. Los órganos de línea, asesoría y apoyo 
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01.3 Técnicas de Diseño de organigramas
Los elementos para diseñar un organigrama son: el rectángulo, la línea vertical y la línea horizontal (cuando se trate de proyectos, tanto los rectángulos como las líneas verticales y horizontales son punteados).
Se utiliza el rectángulo para representar áreas o cargos, mas no personas. El diseñador, por lo general hace los organigramas a mano alzada, es el dibujante técnico quien hace los cálculos de relaciones y proporciones para que el gráfico resulte estético y armonioso.
Las líneas llenas o punteadas, verticales u horizontales, que vinculan los rectángulos, representan la autoridad, la responsabilidad, los canales de comunicación y coordinación.
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01.3.1 Línea de Autoridad o de Mando 
El subjefe tiene funciones específicas, se le delega autoridad directa sobre los subalternos.
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01.3.1 Línea de Autoridad o de Mando 
El jefe no pierde autoridad directa. El sub jefe actúa como asistente. También se le llama jefe adjunto.
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01.3.1 Línea de Autoridad o de Mando 
El subjefe o asistente no se le da funciones específicas. Su actividad depende de lo que le asigne el jefe.
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01.3.2 Líneas de Subordinación
Es aquella que, formando una L, indica que la unidad administrativa inferior está subordinada a la superior. 
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01.3.3 Línea de Coordinación
Si la línea de coordinación cruza líneas de autoridad se representa así:
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01.3.4 Autonomía
Los grados de autonomía se representan formando recuadros de la siguiente forma:
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01.3.5 Unidades Orgánicas de Asesoría (Apoyo Profesional)
Los órganos y cargos dedicados a labores de ejercicio profesional, a nivel de especialistas, forman las áreas y cargos de asesoría. Dentro de éstos se consideran a la Asesoría Legal, Planificación, Asesoramiento de la Producción, Normas y Métodos y otros que a criterio técnico y de acuerdo a la línea de trabajo, se crean convenientes.
La misión de los cargos de asesoría es aportar conocimientos y experiencias de especialidad, para que Gerentes y Directores tomen las decisiones más adecuadas, respecto a los problemas que se presenten.
Las asesorías se grafican hacia el lado derecho. 
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01.3.5 Unidades Orgánicas de Asesoría (Apoyo Profesional)
Asesoría Personal
No necesita oficina en la organización. Nace de la unidad asesorada. No tiene horario de trabajo. Solo trabaja cuando el asesorado lo requiera. No gana sueldo. Cobra con recibo por honorarios.
La línea de Asesoría es aquella que partiendo de la línea de Autoridad va a unirse a la parte lateral de un rectángulo.
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01.3.5 Unidades Orgánicas de Asesoría (Apoyo Profesional)
Asesoría de Coordinación
Constituyen el “Staff”. Están en un punto medio. Tienen oficina y horario, y un personal a su cargo. Trabajan con la Gerencia y no tienen autoridad sobre nadie.
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01.3.5 Unidades Orgánicas de Asesoría (Apoyo Profesional)
Asesoría Técnica (Mando medio)
Es temporal. No puede quedarse más de un año.
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Partes del
Organigrama
Organigramas
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Organigrama
Las partes de un Organigrama son: 
 
1) Órganos Deliberativos, Resolutivos
2) Órganos de Apoyo
3) Órganos de Staff (Asesoría)
4) Órganos de Línea (Ejecutivos) 
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Organigrama
Los Órganos de Línea están ligados directamente a la producción de bienes o servicios que constituyen el quehacer fundamental de la empresa o entidad; por consiguiente en el organigrama se representan dependientes unos de otros hasta la Alta dirección. 
Los Órganos de Apoyo, como su nombre lo indica, prestan apoyo a los órganos de línea para hacer eficaz su gestión. En el organigrama aparecen graficados a la izquierda de la línea central y los órganos de asesoría, son los que por función, aconsejan y sugieren a las autoridades de línea tomen tal o cual decisión cuidando que tales decisiones no entren en conflicto ni con las disposiciones legales ni con las normas administrativas. Los cargos de asesorías, por lo general, son desempeñados por profesionales y especialistas. 
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01.3.6 Requisitos para diseñar un organigrama
a) 	Los organigramas deben ser claros. Evitar el excesivo numero de rectángulos y entre estos, los espacios o intervalos deben ser equidistantes.
b) 	Los organigramas son representativos de órganos y cargos que tienen carga de trabajo. No representan a personas.
c) 	En cada rectángulo debe escribirse el nombre del órgano o del cargo que corresponda.
d) 	En los organigramas no se registran elementos menudos de la organización, solo se incluyen aspectos significativos relacionados con las funciones, niveles y jerarquías. 
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01.3.6 Requisitos para diseñar un organigrama
a) 	Los organigramas deben ser claros. Evitar el excesivo numero de rectángulos y entre estos, los espacios o intervalos deben ser equidistantes.
b) 	Los organigramas son representativos de órganos y cargos que tienen carga de trabajo. No representan a personas.
c) 	En cada rectángulo debe escribirse el nombre del órgano o del cargo que corresponda.
d) 	En los organigramas no se registran elementos menudos de la organización, solo se incluyen aspectos significativos relacionados con las funciones, niveles y jerarquías. 
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Caso práctico
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Caso
SERFRISA
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
SERFRISA, es una empresa con 36 años de trayectoria, que comenzó brindando almacenamiento en sus cámaras de frío, así como con la comercialización de hielo industrial.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
SERFRISA exporta productos hidrobiológicos congelados, como: pota, calamar, pescados, camarones, entre otros.
Sus principales mercados son: España, Italia, Sud África y Estados Unidos.
El negocio de la exportación comenzó con la comercialización de productos sin valor agregado. Es decir, los productos se vendían con los procesos básicos de limpieza, congelado y empacado. 
Sin descuidar los negocios iniciales, el frigorífico fue creciendo, incursionando en la importación de menudencias vacunas congeladas, y hace más de cinco años ingresaron también al negocio de la exportación.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
En la actualidad SERFRISA ha desarrollado una serie de productos, que están teniendo mucho éxito en el mercado internacional. 
Actualmente están comercializando filetes de pota, hamburguesas de calamar, pescado en filetes, porciones, es decir productos con valor agregado, 
Inclusive están exportando productos listos para que sean comercializados en supermercados de todo el mundo.
Organigramas
SERFRISA
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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
El frigorífico cuenta con una cantidad de cámaras de congelación destinadas al almacenamiento de los productos de exportación. 
Lo ideal es poder almacenar la mayor cantidad posible de productos en estas cámaras y así no quitar espacio para los otros negocios. Con este fin se apilaban la mayor cantidad de cajas posibles, sin parihuelas. 
Sin embargo se presentaban una cantidad considerablede cajas dañadas en diferentes líneas de productos, tomando en cuenta el manipuleo constante al que se sometían los productos. 
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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
Se buscó solucionar el problema y se encontró deficiencias en las coordinaciones entre las áreas de producción de menudencias e hidrobiológicos, comercialización y la gerencia general, que redundaban en quejas de los clientes, así como pérdidas por mermas y desmedros. Los responsables de los departamentos se echaban la culpa entre sí
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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
El responsable de Productos hidrobiológicos argumenta que no tiene control absoluto sobre el abastecimiento de pescado, debido a que una gran parte del abastecimiento depende de la propia actividad pesquera que es negocio informal.
Así mismo depende de las vedas impuestas a los productos pesqueros que a veces no se pueden prever.
El abastecimiento es realizado principalmente para cumplir con los compromisos de venta de exportación, que es una actividad muy rentable.
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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La compra realizada es de gran tonelaje y muchas veces se adquiere para guardar en las cámaras sin tomar en cuenta las necesidades de espacio para los productos de las gerencias de producción o de comercio local, quienes a su vez exigen espacio para la comercialización de sus productos.
El departamento de exportación cierra una venta con un cliente extranjero y se compromete a cumplir con un pedido, considerando que es la temporada abundante del producto.
El departamento de producción empieza recepcionar la materia prima, y a procesarla. Sin embargo al cabo de unos días, el mar se embravece y los pescadores dejan de proveer el producto de manera permanente y continua. Llevando eventualmente a la planta productos que no son de óptima calidad. En otras ocasiones un ingreso desordenado dificulta las actividades de los otros departamentos.
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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
El departamento de control de calidad no acepta recepcionar la materia prima que ingresa eventualmente a la planta, por considerar que no cumple con las excelentes características requeridas.
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¿Cómo manejar este tipo de conflicto intergrupal?
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ANÁLISIS
Para alcanzar las metas y objetivos trazados, los departamentos de exportaciones, producción y control de calidad cumplen un papel muy importante.
Sin embargo hay situaciones en las que se presentan, conflictos de tipo horizontal, cuyo origen está basado esencialmente en la incertidumbre y complejidad del ambiente y en los objetivos que busca alcanzar cada departamento.
Así sus actividades entran en conflicto con las de los departamentos, en primer lugar Control de Calidad, quien certifica la inocuidad de los productos, esto afecta a los departamentos de Producción (de menudencias e hidrobiológicos), las quejas de los clientes afectan a los departamentos de Ventas (local y exterior). Esta situación llega a la Gerencia General.
En el organigrama ubicamos los departamentos en conflicto.
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SERFRISA
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TÉCNICA DE SOLUCIÓN: CONFRONTACIÓN
Con esta técnica de manejo de conflictos, se mejoran las actitudes cooperativas.
Lo que se debe buscar en esta confrontación, es enfocarse con el OBJETIVO de los departamentos involucrados que es el de ofrecer productos y servicios de buena calidad.
En esta confrontación es bueno que intervenga un departamento de control logístico para buscar soluciones conjuntas. Sin embargo, no se ha implementado en esta empresa.
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IMPLEMENTACIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Cantidad de cajas de productos de venta local y exportación dañadas en las cámaras frigoríficas
Confrontación entre las Gerencias involucradas para plantear soluciones de forma conjunta.
Solución: Implementar una Gerencia de Kardex y Control Logístico que coordine los stocks entre los departamentos
Síntoma del problema
Técnica
Implementación
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INFORME
La Gerencia de Kardex y Control Logístico que se implemente debe coordinar los stocks, actuales y previstos para coordinar con las Gerencias que usan las cámaras frigoríficas.
El departamento de control de calidad debe verificar la calidad de la mercadería que llega a la planta, en su totalidad, para reducir el desperdicio y lograr producto óptimo.
Se debe concentrar esfuerzos en ubicar la mayor cantidad de proveedores de todo el país que puedan abastecer especialmente del producto hidrobiológico.
Informar al cliente extranjero la situación del Mar, y tratar de ofrecer alternativas con productos que puedan satisfacerlo. 
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