FClínica 13 Clase Politica, Normas y POE de Calidad en Instituciones

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Farmacia Clínica, UM 13ºClase 
Manual de Políticas y Procedimientos. Normas y Procedimientos en Instituciones de Salud
Documentación en áreas de Salud
Llamamos documentación a: información + sistema de soporte de la misma
Sin un sistema de soporte, la comunicación de la información es oral, y por lo tanto no es efectiva ni eficiente. Es transitoria, subjetiva y sólo queda en la memoria de los que intervinieron. ( Lo que no está escrito no existe , es solo un rumor).
Los documentos deben 
· ser útiles para realizar tareas o probar su correcta realización
· reconocidos por todos los involucrados
· contener información suficiente, precisa y confiable.
¿Qué tipos de documentos deben hallarse presentes en el Área de Farmacia?
· Normas legales ( FA, leyes, resoluciones,etc)
· Normas de Organizaciones relacionadas con la actividad (OMS, MS, COFA)
· Manuales
· Especificaciones
· POES
· Instructivos
· Registros
La documentación de calidad consta de por lo menos los siguientes niveles conocidos
también como Jerarquía Documental 
I. Manuales ( manual de calidad , manual de políticas y procedimientos ) resumen las políticas generales y procedimientos para el personal, pacientes, organismos de acreditación y/o organismos legales a fin de proporcionar una visión general del funcionamiento del área ( en caso de instituciones u organizaciones que por ley o por opción implementen sistemas de calidad ISO 9000 o basados en esta norma se proporciona una visión del sistema de calidad , por ej laboratorios medicinales con los requerimientos de 2819/2004).
II. Procedimientos documentados tales como Procedimientos Operativos Estandar (SOPs) ( o POEs)
Los Procedimientos Operativos Estandar describen procedimientos estandarizados a seguir de una manera concisa y proporcionan suficiente información como para llevar a cabo el trabajo en cuestión.
III. Las instrucciones de trabajo dan información de interés sobre los procedimientos estandar. 
Las instrucciones de trabajo o ejemplares de formularios pueden estar directamente incluidos en el SOP respectivo, en caso pertinente.
IV.Otros documentos de calidad tales como formularios, informes o registros
A ) Manuales
Los manuales son herramientas administrativas que permiten a cualquier organización normalizar su operación.
Se documentan políticas y procedimientos de la empresa de forma tal que aquellos que poseen la experiencia dejan constancia de ello y por otra parte pueden delegar funciones rutinarias y dedicarse a la confección de nuevos proyectos.
La confección de los manuales es una continua interacción entre el personal que los confecciona y el técnico que aporta su experiencia.
 “es de poco valor el sabio aislado en su montaña”
Manual de Políticas y Procedimientos (MPP)
Este tipo de manual documenta las tareas ( procesos ,servicios) que incumben a un área o a la totalidad de una institución.
Debe en él quedar documentadas las respuestas a preguntas sobre qué se hace (Políticas ) y cómo se hace (Procedimientos) y la forma de control de los mismos.
En el caso de la Farmacia Hospitalaria, la misma debería contar con un MPP propio del área. Esto no implica que no deba contar con información de procedimientos o protocolos de procesos que se desarrollan en otras áreas pero que están relacionados con las tareas del Servicio de Farmacia, como hemos visto en otras clases.
La elaboración de estos manuales necesita previamente de la definición de áreas, funciones y responsabilidades.
Si la institución o el área ha certificado o aplica normas ISO 9000 deberá encontrarse ya en uso un Manual de Calidad.
Contenido de los MPP
Es variable, pero se pueden sugerir los siguientes ítems:
· Portada
· Índice
· Política de Calidad ( si aplica)
· Objetivos
· Hoja de Revisiones y Actualizaciones
· Políticas
· Procedimientos
· Anexos
B Procedimientos
Un procedimiento es una guía detallada que muestra ordenada y secuencialmente como una o más personas realizan un trabajo
Los POEs son instrucciones escritas para ciertas operaciones particulares y aplicables a diferentes productos o insumos. 
Beneficios de los procedimientos escritos
· Son la primera herramienta en el entrenamiento del nuevo personal.
· Garantizan que las tareas se realicen siempre de la misma forma, dando mayor confiabilidad al resultado.( reproducibilidad).
· Sirven para evaluar al personal y conocer su desempeño
· Al ser de revisión periódica, sirven para verificar su actualidad y como reentrenamiento del personal con experiencia.
· Promueven la comunicación entre distintas áreas de una institución.
· Son útiles para el desarrollo de autoinspecciones y auditorías.
Recomendaciones para la emisión de POEs
· Tomar siempre en cuenta los sectores que se afectan con el POE.
· Disponer de un período de implementación, posterior a su aprobación para ofrecer adiestramiento.
· Realizar auditorías periódicas para verificar su cumplimiento.
· Verificar que estén disponibles los documentos mencionados en el POE (manuales, referencias u otros POEs) y que se hallen en español.
· Actualizar anexos al efectuar las revisiones.
· Pedir opinión de quien lo va a ejecutar al redactar el POE
· Ejecutar el POE tal como está escrito, no realizar libres interpretaciones
Escribir lo que se hace y hacer lo que se escribió
· No implementar cambios que no sean aprobados previamente
Partes de un POE
1. Título del POE.
2. Logotipo de la Institución
3. Número de Pág ( 1 de ..)
4. Número de POE (código numérico o alfa-numérico, diseñado de tal forma que se puedan evitar las duplicaciones).
5. Fecha
6. Número de versión
7. Espacios donde firman los encargados de los sectores intervinientes.
8. Quién y cuándo genera / Quién y cuándo revisa / Quién y cuándo aprueba.
9. Propósito ( u objetivo) : indica el porqué de la existencia del POE.
10. Alcance: describe las operaciones que abarca el procedimiento.
11. Responsabilidad: Indica el sector o el cargo responsable de la ejecución del POE.
12. Información general: Detalla los conceptos teóricos que se deben o son útiles conocer.
13. Información de seguridad: En caso de POEs que alcancen operaciones técnicas, incluir este ítem, donde se deberá indicar: precauciones a tener en cuenta, los elementos de seguridad a utilizar, la forma de protección del medio ambiente, cuando corresponda.
14. Procedimiento o desarrollo: Descripción de la tarea de alcance del POE
15. Documentos relacionados
16. Anexos : Se incluirá aquí: Historial de cambios , flujogramas, planillas, etiquetas
( ver ejemplos al final del apunte )
Diagramas de Flujo
Los diagramas de flujo son una parte importante en el desarrollo de procedimientos, ya que por su sencillez gráfica permite ahorrar muchas explicaciones. Es más, constituyen una buena herramienta para comenzar el desarrollo de cualquier procedimiento escrito.
Son medios gráficos que sirven principalmente para:
· Describir las etapas de un proceso y entender cómo funciona
· Apoyar el desarrollo de procedimientos
· Identificar clientes y proveedores de un proceso
· Identificar oportunidades de mejora
· Diseñar nuevos procesos
· Facilitar entrenamientos
· Hacer presentaciones
Símbolos para la construcción de un diagrama de flujo
Bibliografía
· Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos. Ing Alfredo Olivares
· Documentation Systems , Clear and simple. Interpharm Press
· GMP. Procedimientos Operativos Standard . Farm Alejandro Santarelli
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