Outsourcing_SEGUNDO_PARCIAL_2016

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OUTSOURCING 
La palabra outsourcing, de origen anglosajón, está formada por los vocablos out (que significa 
fuera, exterior) y source (que quiere decir recurso, fuente, origen). El outsourcing de un proceso 
de negocio supone transferir mediante contrato la gestión de una actividad o un proceso de una 
empresa a otra especializada en la realización de dicha actividad. En la actualidad, el outsourcing 
está ampliamente extendido, como consecuencia de la mayor complejidad tecnológica y de 
gestión. 
Cuando una empresa decide contratar un servicio de outsourcing, es porque previamente se han 
considerado y evaluado una serie de aspectos. En primer lugar, se ha identificado y definido el 
servicio que se desea externalizar y lo que se desea obtener con el outsourcing. En segundo 
lugar, se han determinado las fases que van a seguirse en el proceso, la duración del contrato y 
el seguimiento y control del servicio. Es fundamental evaluar el impacto estratégico y económico 
que tiene el outsourcing sobre la empresa. Para ello los objetivos deben estar claramente 
delimitados. 
 HISTORIA DEL OUTSOURCING 
El Outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la Era Moderna, por lo tanto no es una 
idea nueva. Se viene practicando de forma más o menos extendida como estrategia de negocios 
desde mediados del pasado siglo, cuando el desarrollo tecnológico comenzó a ser más rápido y 
las estructuras empresariales se quedaban rápidamente desfasadas requiriendo continuas 
actualizaciones, tanto de los activos como del personal, especialmente en aquellas áreas que no 
constituían la actividad principal de la empresa, pero que eran indispensables para su 
funcionamiento. Las grandes empresas fueron las pioneras en la implantación de outsourcing, 
comenzando a utilizarse el término desde los años 80 del pasado siglo. 
 EVOLUCIÓN DEL OUTSOURCING 
Antes del fin de la segunda guerra mundial (1945) y salvo contadas excepciones, las compañías 
concentraban la mayor cantidad de actividades con la intención de garantizar la eficiencia. Al 
pasar el tiempo, la estrategia se hizo obsoleta. La atención a una demanda creciente, entre otros 
factores, hicieron que los departamentos de las empresas se vieran en dificultades para 
mantenerse tan afinados como las organizaciones especializadas. 
El concepto de Outsourcing se afianzó cuando en la década de los 70, grandes compañías lo 
aplicaron con éxito. Tras al acuñación del término a principios de los 80, la práctica muestra 
cifras importantes y un alcance global. 
 
 DIFERENCIAS ENTRE OUTSOURCING Y EXTERNALIZACIÓN 
 
A pesar de que suelen utilizarse indistintamente, existen diferencias entre el “outsourcing”, la 
“externalización”, y otros conceptos afines como la “subcontratación” o la “desintegración 
vertical”. En el siguiente cuadro mostramos las principales diferencias: 
 
 
 ¿POR QUE CONVIENE UTILIZAR OUTSOURCING? 
Cada empresa es especialista en su mercado, en su negocio, en lo que le genera ventas; lo cual 
se define como las actividades distintivas de dicha empresa. Sin embargo, no se especializa en 
todas las actividades que conlleva una organización, lo cual da paso a cometer errores, adivinar 
cómo proceder, capacitar a personal, cambiar y ajustar procedimientos de acuerdo a las 
personas que estén a cargo, lo que genera grandes costos para una empresa llevándola casí 
siempre a experimentar pérdidas que, algunas veces, pueden llevar a éstas a la quiebra. 
 TIPOS DE OUTSOURCING 
De acuerdo con una serie de criterios como ahorro en costes, asunción de responsabilidad o nivel 
de servicio prestado, podemos hablar de tres tipos de outsourcing: Tradicional, colaborativo y 
Business Transformation outsourcing, (BTO), ósea la transformación de la idea de negocio. 
 Outsourcing Tradicional 
Tipo básico de outsourcing en el que se da una “transferencia de la gestión o administración de 
un proceso o función desde el personal interno a un proveedor de servicios externo”. 
Principales características: 
 Su finalidad principal es reducir costos y ayudar a los gestores a concentrarse en aspectos 
clave del negocio. 
 Implica el desarrollo de funciones de soporte. Los beneficios se obtienen a corto plazo; se 
manifiestan en la reducción de costes (20%-50%) y en las mejoras en la gestión. 
 El nivel de servicio es el mismo que si se realizara por parte del personal interno de la 
empresa y los riesgos económicos son compartidos por ambas partes. 
 
 
 Outsourcing Colaborativo 
Es aquel en el que se inyectan nuevas capacidades en la empresa cliente para mejorar en la 
gestión de determinados servicios. 
Principales características: 
 Mejoran los procesos administrativos gracias a dos factores: el recorte de costes y la 
obtención de mayor flexibilidad de respuesta ante los cambios en las necesidades del negocio. 
 El resultado: creación de fórmula de “multi-sourcing” que funciona como empresa de 
servicios. 
 El precio se fija a partir de la producción. 
 Los servicios son “a medida”, el nivel de servicios es superior que en el outsourcing 
tradicional y los beneficios son compartidos por ambas partes. 
 Sirve para transformar procesos críticos. 
 
 Business Transformation Outsourcing (BTO) 
Programa que persigue la transformación del modo en que funciona el negocio para lograr una 
mejora inmediata y sostenible en el nivel de gestión empresarial. 
Principales características: 
 Diseñado para implementar una estrategia en un tiempo acelerado. 
 Busca resultados a nivel externo como aumentar el precio de la acción, mejorar la 
posición en el mercado o incrementar el rendimiento sobre el capital invertido. 
 Implica un cambio en la organización, con lo que es necesario el apoyo por parte de la 
alta dirección de la compañía tanto en la toma de decisión como a lo largo de todo el proceso. 
 Implica la realización de un contrato “a medida” para cada caso. No hay estereotipos. 
 La estructura financiera del contrato BTO debe contemplar la inversión suficiente para cubrir 
todos los gastos al mejor coste posible y la motivación de los “business partners”, implicándoles 
en los objetivos y obligándoles a compartir riesgos y beneficios. 
 La estructura del acuerdo en el BTO debe incluir la innovación. 
El siguiente cuadro muestra con mayor claridad dónde se sitúan los distintos tipos de outsourcing 
según dos coordenadas: el nivel en que se encuentra la decisión de outsourcing (estratégico o 
táctico) y el tipo de función al que se aplica (de apoyo o críticas). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 VENTAJAS DEL OUTSOURCING 
 Reducción de costos. 
Los costos de actualización tecnológica son asumidos por el contratista. Los contratistas se ven 
en la obligación de crear estándares de calidad al más alto nivel, convirtiendo al contratante en 
usuario de ellos sin el costo en el que debería incurrir para llegar a dichos estándares de manera 
individual. 
 Concentración en las actividades criticas de negocio. 
La mayoría de las empresas no están especializadas en todas las actividades que precisan 
realizar para su funcionamiento, sino sólo en su actividad principal. Eso significa que pueden ser 
ineficientes en otro tipo de actividades que deben llevar a cabo, para las cuales no tienen 
personal especializado y que requerirían recursos que la empresa podría dedicar a otras 
actividades. Externalizar actividades o procesos secundarios posibilita que la empresa se 
concentre en sus actividades principales, consiguiendo una mayor competitividad en su actividad 
principal. 
 Posibilidad de compartir los riesgos de determinada operación con el contratista; 
lo que implica que un error o fracaso en la orientación dada por la compañía contratista no será 
asumida en su totalidad por el empresario. La importancia de poder compartir los riesgos está en 
la relación tan cercana que surge entre contratante y contratista ya que ambos tienen la 
necesidad y el compromiso de ser exitosos. 
 
Flexibilidad. 
La externalización de determinados procesos permite a las empresas ser más flexibles ante los 
cambios de los mercados, permitiéndolas reaccionar antes y obtener ventajas competitivas. Esto 
se debe fundamentalmente a que pueden disponer de la tecnología más avanzada sin tener que 
realizar fuertes inversiones y de la información más actualizada y oportuna para tomar 
decisiones. 
 Permite aumentar la inversión de capital en las áreas centrales de la empresa. 
Sin embargo, algunas de estas ventajas pueden llegar a convertirse en inconvenientes, ya que en 
muchas ocasiones, la disminución de los costes no es la esperada, la calidad del servicio prestado 
puede resentirse frente al que anteriormente prestaba la propia empresa, como en el caso de la 
atención al cliente, la confidencialidad de la información interna puede verse vulnerada, ya que 
los empleados que la manejan no pertenecen a la empresa cliente, sino al proveedor, por lo que 
no sienten ninguna fidelidad por la empresa contratante. Por otro lado, puede conducir a 
transferir áreas del negocio a empresas situadas en países con costes laborales bajos, llevando a 
un proceso de deslocalización. 
 
 DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING 
 
 Pérdida de control de la compañía sobre las operaciones o servicios contratados por 
outsourcing. 
 Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte 
satisfactorio. 
 Si hay un cambio significativo en la dirección de la empresa que la haga inoperante o no 
justifique el outsourcing, puede llevar a grandes pérdidas económicas y a serias implicaciones 
legales si se pretende terminar anticipadamente el contrato que para dichos efectos se celebró. 
Por ello es necesario el diseño de un contrato con un buen grado de flexibilidad con la capacidad 
de adaptarse a nuevas necesidades o innovaciones tecnológicas. 
 La implementación del outsourcing en las empresas, puede desmoralizar a los empleados, 
quienes pueden sentirse amenazados en su estabilidad laboral y bajar la productividad en su 
trabajo. Por ello los autores sugieren que se hable con claridad con los empleados sobre este tipo 
de decisiones, para evitar especulaciones especialmente entre aquellos empleados que 
definitivamente no serán desvinculados laboralmente. 
 Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo. 
 
 
 ¿QUE PUEDE SUBCONTRATARSE? 
Las funciones que tradicionalmente se han contratado son las siguientes: 
*Suministro de Materiales y Componentes 
*Servicios Generales 
*Tecnología informática 
*Consultoría y Capacitación 
*Logística 
 
Dentro de los aspectos que se deben tomar en cuenta para subcontratar se deben mencionar las 
Funciones que las compañías están más dispuesta a poner en mano de subcontratistas. 
 
A continuación se mencionarán algunas de las que consideramos más importante dentro del 
análisis realizado. 
 
1. Aquellas que hacen curso más intensivo de recursos 
2. Áreas relativamente independientes 
3. Servicios especializados y otros servicios de apoyo 
4. Aquellas con patrones de trabajo fluctuantes en carga y rendimiento 
5. Aquellas sujetas a un mercado rápidamente cambiante y donde es costoso reclutar, capacitar 
y retener al personal 
6. Aquellas con una tecnología rápidamente cambiante que requiere una gran inversión. 
 
 
 AREAS DE LA EMPRESA QUE PUEDEN PASAR A OUTSOURCING 
 
En lo que se ha convertido una tendencia de crecimiento, muchas organizaciones están tomando 
la decisión estratégica de poner parte de sus funciones en las manos de especialistas, 
permitiéndoles concentrarse en lo que mejor saben hacer - maximizar el rendimiento 
minimizando los costos. 
El proceso de Outsourcing no sólo se aplica a los sistemas de producción, sino que abarca la 
mayoría de las áreas de la empresa. 
 
Enumeramos, a continuación, algunas actividades que habitualmente son objeto de tercerización: 
• Logística: distribución de productos a clientes (incluyendo expedición, entrega y cobranza) y 
obtención de materiales de proveedores (incluyendo recepción, transporte y almacenamiento). 
• Actividades de tipo administrativo: en sentido genérico, este ítem incluye aspectos tales como 
liquidación de sueldos y jornales, facturación, pago a proveedores (por ejemplo hechos a través 
de bancos o entidades financieras), selección y capacitación del personal (a través de 
consultoras), manejo de asuntos legales (litigios, juicios, llevados adelante por estudios de 
abogados especializados), desarrollo e implantación de software, etc. 
• Procesos productivos: procesos industriales parciales o completos, así como actividades de 
servicios a éstos, tales como mantenimiento, control de calidad, seguridad industrial, etc. 
•Obtención de materiales: partes y componentes de productos que se adquieren a proveedores 
en vez de ser fabricados en la propia planta. Significa el abandono del modelo de integración 
vertical. El caso extremo es la elaboración directa en terceros (uno solo o varios) del producto 
terminado, el cual luego se destina simplemente a la venta sin ningún proceso de transformación 
ni valor agregado desde el punto de vista industrial (sí se le agrega el valor de la marca u otros 
elementos destinados a posicionarlo en la mente del consumidor). 
• Actividades comerciales: gestión de venta, diseño de campañas promocionales y publicitarias 
de productos, organización de eventos, investigaciones y auditorías de mercado, etc. 
• Servicios generales: comedor, vigilancia y seguridad, servicios médicos, etc. 
 AREAS DE LA EMPRESA QUE NO DEBEN PASAR A 
OUTSOURCING 
Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están: 
 La Administración de la planeación estratégica. 
 La tesorería 
 El control de proveedores 
 Administración de calidad 
 Servicio al cliente 
 Distribución y Ventas 
 
 PUNTOS BÁSICOS PARA LOGRAR UN OUTSOURCING EXITOSO. 
Para lograr un buen resultado en el proceso de Outsourcing hay que considerar tres aspectos 
principales: La revisión de la estructura de la empresa, la determinación de las actividades a 
outsourcing y la selección de los proveedores. 
1. Revisar la estructura de la empresa. 
Se pueden identificar cuatro puntos básicos para que una empresa cuente con la estructura 
adecuada. 
o Contar con una buena administración del proceso de 
abastecimiento. 
EL proceso de Outsourcing debe tener una misión definida: aumentar el valor del producto 
percibido por los consumidores. Un diseño exitoso de la estrategia del proceso de abastecimiento 
consiste en aprovechar al máximo las ventajas o habilidades principales de la organización y 
subcontratar todo lo demás. 
o Determinar habilidades principales e identificar cuellos de 
botella. 
Uno de los pasos clave para que una empresa pueda lograr un proceso de Outsourcing exitoso es 
identificar cuáles de las actividades que realiza son las centrales o principales para el negocio. 
Estas generalmente son aquellas en las que tiene alguna ventaja sobre sus competidores ya sea 
mejor tecnología, mejor calidad, menores costos, etc. 
o Cambiar la cultura organizacional. 
Un paso importante dentro de proceso de Outsourcing es lograr que los integrantes de las 
organizaciones entiendan los fundamentos de esta separación de actividades, así como los 
motivos que llevan a ella y los beneficios que puede traer para la compañía. 
o Contar con la tecnología de información adecuada. 
Una vez que se han establecido los puntos básicos para el Outsourcing es importante que la 
empresa cuente con la tecnología necesaria para poder mantener una relación de este tipo. 
 
2. Determinar a cuáles actividades aplicar Outsourcing y a cuáles no. 
Dentro de una organización existen diversos tipos de actividades que dependiendo de su 
naturaleza pueden o no someterse a un proceso de Outsourcing. 
Dentro de las actividades de una empresa se tienen las actividades estratégicas, las altamente 
rentables y las rutinariasy/o de apoyo. 
Las dos primeras actividades deben conservarse internamente mas, la última es recomendable 
que se subcontrate. 
Se pueden identificar tres criterios para determinar las actividades a subcontratar, estos son: 
 
 *Actividades que hacen uso intensivo de recursos. 
Mediante esta técnica las compañías pueden entrar en un nuevo mercado sin la necesidad de 
incurrir inmediatamente en inversiones considerables de equipo. Algunas utilizan esta técnica 
buscando aumentar su eficiencia y reducir los costos. 
 
 *Actividades que usan servicios especializados. 
La subcontratación ofrece a las empresas gran flexibilidad en sus sistemas, ya que pueden contar 
con el apoyo de un tercero especializado que pueda adaptarse mejor a los cambios del mercado. 
 
 *Actividades relativamente independientes. 
Una forma de identificar actividades que no formen parte de las habilidades centrales de una 
empresa, es observar aquellas tareas que tienen una relativa independencia con respecto a las 
demás funciones del as compañía. 
Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están: la Administración de la 
planeación estratégica, la tesorería, el control de proveedores, administración de calidad y la 
supervisión de la satisfacción del cliente y de reglamentos como: responsabilidad del producto, 
calidad, regulaciones ambientales, higiene, seguridad del personal y seguridad pública. 
 
 
3. Seleccionar cuidadosamente a los proveedores. 
 
Al seleccionar un proveedor las empresas deben buscar proveedores que se enfoquen en la 
industria en la que ellos se encuentran, además ellos deben comprender el manejo de los 
productos que se van a subcontratar. 
Se pueden mencionar ciertos pasos a llevar a cabo en la selección de un proveedor. 
Analizar la relación costo / beneficio. 
Si se obtiene un resultado positivo, es decir que el proveedor puede realizar a un costo menor y 
con igual o mayor calidad dicha actividad, quiere decir que la empresa ha logrado identificar una 
actividad que no forma parte de sus habilidades principales. Cuando el resultado es negativo, es 
decir, que un proveedor presente un costo generalizado mayor que el que obtiene la empresa, se 
pueden deducir dos cosas: 
La empresa intenta desintegrar una actividad que forma parte de sus habilidades centrales y/o; 
La selección del proveedor es deficiente y éste no tiene las capacidades suficientes para ofrecer 
el servicio a la empresa o la actividad no forma parte de sus habilidades principales. 
Analizar la relación costo / beneficio. 
Por más atractivo y beneficioso que pueda parecer, no se debe olvidar que la subcontratación es 
delicada, se están colocando actividades importantes para la empresa en manos de terceros que 
pueden perjudicar los intereses de la compañía si no se ajustan a sus necesidades. Es por esto, 
que uno de los puntos básicos al buscar subcontratar es el contar con un contrato por escrito, 
que sea claro en establecer todos los puntos necesarios para que el tercero cumpla con la 
entrega del producto y/o servicio así como con las características requeridas por la empresa. Una 
vez escogido el proveedor adecuado para la desintegración, la empresa debe establecer las 
metas y los costos del proyecto de subcontratación. 
 IMPLEMENTACION DEL OUTSOURCING. CONTRATO DE 
OUTSOURCING. 
La implementación del outsourcing según los especialistas del tema, logra que a mediano plazo, 
los costos se reduzcan ya que los generados por las innovaciones tecnológicas en las áreas que 
han sido contratadas externamente serán asumidos por el contratista. 
Sin embargo esto anticipa desde ahora la necesidad de elaborar un contrato con un buen nivel 
de flexibilidad que permita irse adaptando a las necesidades cambiantes del mercado y de la 
nueva tecnología. 
 
Contrato de outsourcing: se trata de un contrato atípico sin regulación alguna que tampoco se 
encuentra sujeto a formalidades entre quien lo contrata y el outsourcer (persona física o 
jurídica). Tienen como características el ser: oneroso, consensual, conmutativo y bilateral. Debe 
ser claro, trasparente y de carácter asociativo. Asimismo tiene que definir claramente las 
actividades que se externalizarán, especificar servicios y condiciones a llevar a cabo, designar 
clara y concisamente las obligaciones, establecer los procesos de seguimiento y control durante 
la prestación, explicitar los procedimientos para la resolución de conflictos, designar los canales 
de comunicación y quienes serán los interlocutores entre ambas partes, determinar las sanciones 
por incumplimiento del contrato e incentivos por los servicios prestados por sobre las condiciones 
acordadas, establecer una cláusula de rescisión del contrato con condiciones bien detalladas.