Capitulo 5 - Folleto Organizacion de Eventos

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Capítulo 5 tiempos
Aquí debemos enfocarnos en dos etapas donde la cronología es
vital: la etapa de preparación y la etapa de desarrollo.
El tiempo previo no es igual para los distintos tipos de eventos. Por
ejemplo, una feria o exposición internacional requiere como mínimo
unos dos años. Un congreso, por lo menos, consumirá un año de
preparativos. Un desfile de modas de Roberto Piazza ocupa casi ocho
meses de diseños y un mes de contactos con la prensa, etc.
En cambio, la presentación de un libro o una conferencia podrá ser
organizada por profesionales con experiencia y buenos contactos en
sólo uno o dos meses. En el caso de ferias y exposiciones en donde
haya que vender con stands, generalmente se hace un
prelanzamiento —con doce, seis o tres meses de anticipación—, para
dar lugar al desarrollo de la promoción y permitir su comercialización
por parte de los equipos de venta.
Paralelamente al programa del evento en sí, habrá que preparar el
cronograma.
 Reuniones informativas para establecer los distintos grupos o
responsables de cada área (gastronomía, lista de participantes,
contratación de la sede/locación, impresión de invitaciones,
decoración, equipos de sonido y contratación de servicios).
 Atención de aspectos complementarios
(personal experto o asistentes eventuales,
trámites y autorizaciones municipales o pago de
tasas por x aspecto —si fueran necesarias—
programación del acto principal con
momentos culminantes, brindis y oradores).
 Tener en cuenta tanto los aspectos de la
impresión de la papelería como la
capacitación del personal, o el diseño y prueba de uniformes (en el
caso de utilizar personal extra y no fijo).
El éxito o fracaso de un evento depende, en gran medida, de la
planificación previa. Establecer los objetivos, determinar los recursos
necesarios, asignar el presupuesto, definir las tareas, encontrar el
lugar o preparar el encuentro son actividades fundamentales para el
buen desarrollo de cualquier tipo de evento que se realice. Por
supuesto, existen herramientas que facilitan la organización para
garantizar este triunfo.
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Entre ellas está el cronograma que es una de las más importantes.
Este es un calendario de trabajo en el que se fijan los tiempos para
ejecutar cada una de las tareas o actividades imprescindibles para el
desarrollo del evento. Gracias a esta herramienta, puedes ver cuánto
dura cada tarea o actividad y comprender con facilidad la evolución
del proyecto, identificar los factores y realizar un seguimiento para
comprobar si se cumplen, o no, los plazos y pasos determinados.
 Ayuda a establecer todas las tareas y saber en qué periodos han de
cumplirse
(permite detectar posibles fallos e imprevistos y hacer frente a ellos con éxito
y facilidad)
 Sirve como herramienta de comunicación básica para transmitir las
etapas y los tiempos a todas las personas implicadas en el
proyecto.
 Su practicidad permite conocer las fases y su evolución.
1) Recopila toda la información relativa al evento, es decir, el
alcance que va a tener, las características que lo definen, el tipo
de encuentro que será, los problemas que pueden surgir, la
temática en torno a la cual girará, los objetivos, etcétera. En
definitiva, todo aquello relacionado con el acontecimiento que
será de utilidad para saber cuáles son las prioridades de ese
evento.
2) Define las actividades que se habrán de desarrollar
para llevar a cabo el proyecto. La información
recopilada será
fundamental para
identificar las tareas
que formarán parte
del cronograma para
dar lugar a un
magnífico evento.
Asimismo, es
relevante también
establecer el orden
de importancia de
cada una de ellas.
3) Secuencia esas actividades
con el objetivo de determinar las
dependencias entre ellas
mismas. En ese sentido,
seguramente, muchas tareas no
podrán realizarse sin el cumplimiento
previo de otras, y esa condición debe
conocerse desde el principio para que la planificación sea la mejor
posible. 4) Estima y fija los recursos que serán imprescindibles
para el desarrollo de cada
actividad. No sólo los económicos, sino también los humanos y los
materiales:
que vas a necesitar, quién va a encargarse de ello y cuánto costará. Una
previsión por cada tarea.
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5) Establece la duración de cada una de las actividades, es decir,
los períodos básicos para poder completarlas. La mejor manera
de hacerlo es indicar la fecha de inicio, la fecha de fin y la suma
de días, horas o minutos que va a necesitar una tarea en
concreto.
6) Asigna las tareas a cada equipo o persona para que sean los
encargados de responsabilizarse de su trabajo con el objetivo de
cumplirlo dentro de los tiempos fijados con anterioridad. 7) Traslada
toda la información a un documento, que será el propio
cronograma, para ponerse manos a la obra con todas las
actividades estipuladas y encomendadas.
8) Haz un seguimiento y control del cronograma para
verificar que se cumple en los plazos estimados o para
someterlo a cambios que, como es evidente, mejoren el proceso
de producción y organización de un evento.
A continuación, una guía tipo del caso que vamos a trabajar en este
curso, que deberá adaptarse en tiempos, elementos y
consideraciones a las circunstancias, tipo de evento, programación,
presupuesto y complejidad del mismo.
 Establecer la fecha.
 Elegir el estilo de la boda.
 Hacer listado tentativo de invitados.
 Estimar el presupuesto y establecer prioridades.
 Seleccionar y contratar la sede.
 Seleccionar y reservar la fecha para la
ceremonia religiosa.
Seleccionar y contratar a los “PROVEEDORES”
indicados para el evento:
 Catering – DJ o Músicos – Equipamiento
técnico – Ambientación – Arreglos florales. 
Souvenir – Fotografía y Video – Personal
adicional.
 Animación – Transporte para traslados.
 Seleccionar casas de regalos y armar listado (lista de bodas).
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 Decidir acerca del diseñador, modista, o encargado de confeccionar
el vestido de la novia y el traje del novio o visitar una tienda de
alquiler de vestidos y trajes para la selección y prueba.
 Elegir y encargar las invitaciones y participaciones.
 Reservar el sitio para la noche de bodas.
 Planificar la luna de miel (en este aspecto solo servimos de apoyo,
pero animamos a los novios a iniciar con este punto).
 Reservar fecha para la ceremonia civil.
 Definir y organizar la recepción posterior a la ceremonia civil.
 Confeccionar el listado definitivo de invitados a la boda.
 Contratar maquillador/a y peinador/a.
 Elegir accesorios, ramo, tocado, zapatos, otros.
 Enviar las invitaciones y participaciones.
 Definir los detalles (ornamentación, música, coro, lecturas,
otros) para la ceremonia religiosa.  Definir detalles del
servicio gastronómico elegido.
 Armar el TIMING tentativo de la fiesta.
 Realizar los pagos pendientes.
 Confirmar asistencia de los invitados.
 Definir y confirmar horarios con todos los
proveedores contratados para la ceremonia civil,
religiosa y fiesta.  Distribuir a los invitados en
las mesas correspondientes.
 Elegir y definir la música general y puntual con
el DJ o los Músicos.
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 Entregar al responsable del armado
del salón la planimetría14 (planos) correspondiente a la distribución
de los invitados.
 Chequear con los proveedores contratados que todo esté en tiempo y forma.
 Llegar a la sede/locación elegida con la suficiente antelación.
 Recibir, controlar y supervisar todos los elementos que
ingresan al lugar del evento.  Reunir al personal e informar
con claridad y precisión el cronograma de tareas a
desarrollar.
 Realizar la evaluación post – evento con el
personal de servicio y con el cliente.  Verificar que
se cumpla la planificación del desmontaje.
14 Planimetría: es la representación gráfica a escala de la sede/locación y el salón que
integra la información de manera que permite llevar el control y el mantenimiento de
todos los elementos que lo componen.
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