010 FECHAS DE SEGUIMIENTO

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FECHAS DE SEGUIMIENTO. PLANEACIÓN. 
 
Toda planeación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes 
es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. Existe siempre 
un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento 
dado. 
 
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí 
mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, 
de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional. 
 
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino. 
 
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las 
actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, 
pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecución de los 
objetivos. 
 
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos 
claros somos fácilmente manejables por cualquier evento que se presente, en 
cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos. 
 
El principio de Pareto 
 
Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que 
originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen 
con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo 
gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos 
identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y 
cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero 
que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo. 
Eficiencia vs. efectividad 
 
Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. 
Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más 
valioso lograr efectividad que eficiencia. 
 
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. 
La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio 
entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos 
resultados. 
Aspectos importantes a considerar 
 
Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la 
ejecución, aparte de que los resultados serán mejores. 
 
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose ”¿Qué 
es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de 
“pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor. 
 
Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la 
realización demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que 
hacer. 
 
Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores 
esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 
80/20” o “Principio de Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner 
un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. 
Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la 
importancia de las tareas. 
 
No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de 
buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. 
 
También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de 
no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” 
con “horas de privacía”. 
 
Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho 
tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la 
retroalimentación o feedback. 
 
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que 
“aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las 
oportunidades”: 
 
Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco 
dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente. 
 
Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del 
trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de 
importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo. 
 
Como planear el día 
 
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del 
año siguiente, descarta los días festivos, los compromisos familiares y los 
eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegúrate de 
trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo 
plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades. 
 
Súbitamente, el año en blanco empieza a verse lleno. No obstante, aún es 
mucho el tiempo no comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad. 
La lista diaria 
 
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Elabora una lista 
de lo que tienes que hacer y también de lo que quieres lograr en el tiempo libre 
del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por 
separado. 
 
Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habitúate a estimar siempre 
la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a 
cabo una visita o realizar el informe. Verifica después si tu estimación fue 
realista. 
 
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos 
en variadas proporciones: urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta 
ponchada, pero no es importante. Es importante empezar a pensar en la 
estrategia de mercado para el próximo año, pero no es urgente. Sin embargo 
convencer al director ejecutivo, en la reunión de las 16:00 hrs., de autorizar las 
nuevas campañas de ventas, sí es urgente e importante. 
 
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir 
realizarlas primero. La razón de tiempo-beneficio puede ser aquí una buena 
guía. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, hazlo. 
Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera. 
 
:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podría hacerse 
hoy. 
 
Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades 
A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con 
tu sentido de las prioridades, hoy solo habrás hecho cosas importantes, que es 
a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo. 
 
Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el día. Otras 
prefieren planear el día la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno 
puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, después del descanso 
nocturno se te ocurrirán otros puntos que agregar a la lista, o es posible que 
alteres tus prioridades. 
 
Verifica integralmente el plan para el día, para ver si hay algún vacío o algún 
tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso. 
 
Una alerta: sí te descubres traspasando un elemento de la lista de un día para 
otro, puede ser señal de que lo estás postergando. Examina el punto 
cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso. 
 
Revisa cada día identificando los éxitos y analizando las razones de las fallas. 
Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales. 
 
 
 
Un consejo valioso 
 
Charles M. Schwab, quien transformó la compañía Bethlehem Steel en la más 
grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasión 
planteó un desafío durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy 
Lee: “Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer más cosas con mi 
tiempo y le pagaré los honorarios que quiera, dentro de lo razonable”. Lee le 
extendió una hoja de papel en blanco. “Escriba cada noche las cosas que 
tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de importancia. Por la 
mañana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el número 1 de 
su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el número 
2..., el 3..., etc. Al término del día deseche su lista y elabore una nueva.No se 
preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. Si no puede con 
este método, no podrá hacerlo con ningún otro. Pruébelo por unos días y luego 
págueme lo que crea que vale este consejo”. 
 
Poco después, Schwab le envió a Lee un cheque por $25,000 USD. Más tarde 
dijo que ésta era la lección más rentable que pudo aprender en su carrera 
empresarial. 
 
La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un 
mandamiento sagrado. Es una herramienta para usar, no un ídolo para adorar. 
Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por el doctor 
Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge: 
 
“La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, 
interrumpe su patrón de tiempo. Ese tiempo ya está asignado. 
Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para 
relajarse o para disfrutar una charla. 
 
El disfrute queda siempre para después de despachar todos los trabajos dentro 
de los plazos determinados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer. 
Pero ese momento nunca llega. Siempre habrá más cartas, más vencimientos, 
más trabajos, y así la vida se ve pospuesta hasta un indefinido después: hasta 
demasiado tarde. Un hámster en su rueda de jaula tiene más o menos la 
misma clase de libertad”. 
 
Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca 
convertirse en una obsesión. Si se presenta una finalidad superior, sé flexible. 
Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser libre 
en esa forma: tener tiempo para dedicárselo a lo inesperado. Eso implica hacer 
lo que se necesita hacer de la forma más económica. Trata siempre de disfrutar 
lo que estés haciendo y no desperdicies tiempo lamentándote por lo que no 
dejaste tiempo para hacer. 
 
Efectividad del tiempo en la oficina 
 
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las 
cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor 
aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de 
diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en 
una plataforma para la acción efectiva. 
Arreglo de la oficina 
 
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no 
está bien organizada. 
 
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeñas. 
El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. 
La comodidad física y la satisfacción estética son factores importantes. 
Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por 
el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de café sin lavar, polvo y basura, 
mala iluminación, etc. ¡Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten 
todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden. 
 
La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio 
ocular y los dolores de cabeza. 
 
El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo 
específico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a 
la vez. La concentración es una gran ahorradora de tiempo. 
 
Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que te sientes ante él. 
¿Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el 
desorden, éste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensión y 
frustración. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en 
orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas. 
 
Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté organizado de tal 
manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolígrafos, clips, regla, 
lápices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez más la sabia regla tradicional: un 
lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. 
 
Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. Un escritorio bien 
ordenado es el cimiento para el trabajo de mañana. 
 
 
 
Interrupciones 
 
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. 
No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de 
interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda más 
resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas 
inesperadas. 
 
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los 
períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son “matutinas” 
y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves 
nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay 
ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno 
proteja ese tiempo. 
 
Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante 
el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los 
periodos de máxima eficiencia. 
 
Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni 
recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo 
ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al 
iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos 
momentos las exigencias de los demás son mínimas. 
 
En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin 
de dedicar ese tiempo específico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el 
realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día, ya que 
la gente suele ser menos habladora y va directo al grano. 
 
Es importante resaltar que la persona que más interrumpe en tu jornada de 
trabajo no es tu jefe, él es la segunda; la primera eres tú mismo. Todos en 
ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando 
estamos acometiendo un trabajo difícil o desagradable, es un placer ser 
interrumpido. Uno espera a que suene el teléfono, o súbitamente lo tomamos 
para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso 
interrumpimos a la otra persona. “No, no, nada urgente... sólo estoy llamando 
para charlar”. 
 
Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo café, dejando un 
proyecto y acometiendo otro, platicando con los compañeros de oficina, etc. 
 
Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma 
más tiempo que la interrupción misma. 
 
Tiempo comprometido 
 
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está 
haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso 
horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado. 
 
Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin 
embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias 
actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico. 
Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones 
a algún problema que nos inquiete. 
 
Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo 
que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: 
o Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como 
cartas por contestar o informes por revisar. 
o Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como 
pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. 
o Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; 
cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul. 
 
Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar 
cual de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así 
transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a 
procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta 
beige”. 
 
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle 
algún uso al tiempoque esperamos, podremos ir eliminando tareas o 
pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro 
tiempo óptimo. 
 
Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -
delgado- o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada 
"tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta 
telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar 
nuestra lectura. 
 
En resumen 
 
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas 
a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicación a los principios 
básicos de este manual. 
 
En resumen: necesitas identificar la porción de tiempo sobre la que tienes el 
control. Después desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o 
usa la tecnología adecuada. Debes concentrarse en las actividades que más te 
retribuyan en términos de resultados. 
 
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Utiliza tu mejor hora para 
realizar el trabajo que requiera mayor concentración. Si es posible, establece 
un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos 
presionantes. 
 
Después, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. 
Mantén cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. 
Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran 
para alcanzar tus objetivos. 
 
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana 
típica; después examina tus actividades. Con este análisis determina las 
causas principales en el desperdicio de tu tiempo. 
 
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu 
situación personal. 
Resumen escrito de Aprendizaje 
 
Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendió en el libro. 
 
Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, 
Experiencias / Consideraciones/ Aspectos Clave, Acciones que Seguiré 
 
 
 
Conclusiones prácticas 
 
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo 
perdido. 
 
Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y 
cómo lo estás gastando actualmente. 
 
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es 
un activo. La sabiduría popular dice: “El tiempo es oro”. 
 
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de 
administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administración. 
 
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión, 
perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo 
importante con lo urgente. 
 
La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo. 
 
La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El 
trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y 
sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando 
se practica en toda la organización. 
 
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que 
preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente. 
 
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida 
que aumenta su nivel jerárquico. 
 
Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida. 
 
Emplea los últimos minutos laborables del día en planear por escrito la 
siguiente jornada. Esto te ayudará a evaluar diariamente el uso que haces del 
tiempo de que dispones, la consecución de logros y establecer objetivos de 
mejora a corto plazo. 
Administración del Tiempo 
 
o Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican 
riesgo de mal uso del tiempo. 
o Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del 
recurso. 
o Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción. 
o Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones 
importantes y acciones urgentes. 
o Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las 
acciones correctivas necesarias. 
o Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: 
aprender mecanografía, lectura rápida, etc. 
Evaluación periódica 
 
Dos semanas después de haber comenzado a esforzarte por mejorar la 
administración de tu tiempo, completa el siguiente examen. Este te indicará las 
áreas donde todo va bien y donde aún necesitas prestar atención. 
 
Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2; a veces, 3; rara vez, 4; 
nunca, 5; no se aplica, NA. 
1. ¿Has escrito una lista bien definida de tus objetivos? 
2. ¿Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y 
semanal? 
3. ¿Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas? 
4. ¿Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo? 
5. ¿Té niegas a contestar llamadas telefónicas cuando estás ocupado en 
actividades o conversaciones importantes? 
6. ¿Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas? 
7. ¿Delegas todo lo que es posible? 
8. ¿Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos?” 
9. ¿Te das un tiempo todos los días para pensar si estás haciendo lo 
correcto para lograr alcanzar tus objetivos? 
10. ¿Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana 
pasada? 
11. ¿Crees tener un pleno control de tu tiempo? 
12. ¿Tu oficina y Tu escritorio están bien organizados y libres de papales 
amontonados? 
13. ¿Has eliminado o reducido alguna causa de pérdida de tiempo durante 
las juntas? 
14. ¿Has dominado tu tendencia a los retrasos? 
15. ¿Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades? 
16. ¿Resistes la tentación de meterte demasiado en actividades 
improductivas? 
17. ¿Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo 
esperándote 
18. ¿Cumples con tus fechas límite? 
19. ¿Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayoría 
de tus resultados? 
20. ¿Estás mejor organizado y estas logrando más que hace seis semanas? 
21. ¿Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los 
visitantes inesperados? 
22. ¿Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes 
inesperados? 
23. ¿Has dominado la habilidad de decir “no” cuando así debe ser? 
24. ¿Estás al día con las lecturas que más te interesan? 
25. ¿Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio 
comunitario, familia? 
 
Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. 
Observa especialmente las preguntas que hayas calificado con “4” o “5”. Estos 
aspectos representan áreas de mejora. Se sincero, el único que se verá 
beneficiado al contestar este cuestionario honestamente serás tú. 
 
Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hábitos 
vayan presentándose, buscando reducir el total en cada aplicación.