A4 3G1 GUIA DE INDUCCIÓN GENERAL

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 GUIA DE INDUCCIÓN GENERAL 
 
 
VIGENCIA DESDE: xx/xx/2020 VERSION: 5 CODIGO: A4.3G1 
 
Usted ha sido elegido gracias a sus capacidades 
humanas y laborales, cualidades indispensables para su 
éxito y el de Controles Empresariales, donde el 
recurso humano es de vital importancia. 
 
Desde hoy, forma parte de nuestra Organización, por 
ello presentamos la información básica para que 
conozca la entidad en la cual prestará sus servicios, 
facilitando así su adaptación, integración y adecuado 
desempeño dentro de la misma. 
 
En nombre de todo el grupo directivo y de 
colaboradores de Controles Empresariales, quiero darle 
un cordial saludo. 
 
Espero que la relación que hoy se inicia sea la más 
productiva y benéfica para los dos: C.E. y Usted. 
Nuestra entidad aspira a brindarle un ambiente claro y 
sano en el cual pueda usted desarrollar una valiosa 
actividad y un crecimiento de su persona para nuestro 
bien común. 
 
Este material busca ilustrarle de manera sencilla y breve 
los aspectos más relevantes de la organización a la que 
usted se vincula; por ello, es fundamental que lo lea 
cuidadosamente y aclare todos los puntos que le sean 
necesarios. 
 
Esta es su primera labor en C.E. y en C.E. hacemos las 
cosas bien desde el principio, comprometiéndonos y 
responsabilizándonos por nuestras acciones. 
 
¡Adelante! 
 
NUESTRA ORGANIZACIÓN 
1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA: 
Somos una firma líder de consultoría y asesoría 
Controles Empresariales S.AS. Es una empresa de 
servicios dedicada a la comercialización de productos y 
soluciones informáticas y a la prestación de servicios de 
mantenimiento e instalaciones. 
 
Su sede principal está ubicada en la ciudad de Bogotá 
en la Cra 16A#75-50, y cuenta con otras sedes en 
Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga, Medellín, 
Bogotá, Cali, Neiva y Perú. 
 
Usted puede comunicarse con nosotros en el PBX 
5462727 en la ciudad de Bogotá, 3606906 en 
Barranquilla, 6436887 en Cartagena, 6582567 en 
Bucaramanga, 4442012 en Medellín, 4037850 en Cali, 
8721669 en Neiva y 7459456 en Lima, o visite nuestra 
página web: www.controlesempresariales.co 
 
 
 
 
 
 
http://www.controlesempresariales.co/
 
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2 RESEÑA HISTÓRICA: 
 
 
3 MISIÓN: 
Somos una organización de servicios que integra 
soluciones de software, hardware y consultoría 
enfocados en la satisfacción del cliente. 
 
4 VISIÓN: 
Entender el negocio y las necesidades de nuestros 
clientes, buscando que la tecnología sea un 
apalancador de las empresas, genere valor con 
soluciones integrales informáticas y mejore su 
conectividad, productividad y competitividad. 
 
 
5.VALORES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Responsabilidad 
Generación de 
Valor 
Honestidad 
- Sentido de 
Pertenencia 
- Actitud de 
Servicio al Cliente 
-Trabajo en Equipo 
-Formación 
Integral 
 
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6. ALIANZAS ESTRATÉGICAS: 
 
Hemos desarrollado alianzas estratégicas con diversos 
proveedores, ya que éstos son la mejor garantía para 
que nuestros clientes cuenten con la más avanzada 
tecnología, por esta razón somos. 
 
7 NUESTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS 
 
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8. POLITICA DE CALIDAD 
 
 
 
9. OBJETIVOS DE CALIDAD 
 
 
 
10. ORGANIGRAMA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11. MAPA DE PROCESOS 
 
 
 
 
12. NUESTRA COMUNICACIÓN TELEFÓNICA 
 
Los colaboradores de una empresa de servicio, como la 
nuestra, deben ser exigentes consigo mismo en el uso 
del teléfono. Por eso, es conveniente que sigamos las 
siguientes recomendaciones: 
 
1. Seamos breves. 
2. Tratemos de contestar todas las llamadas 
que recibimos en nuestra extensión, a la 
mayor brevedad. En caso de que el teléfono 
repique más de tres veces, recomendamos 
decir: “Gracias por esperar”. 
3. Si escuchamos un teléfono repicar y vemos 
que la persona encargada no se encuentra, 
o no está disponible, colaborémosle 
contestando esa llamada. Puede ser muy 
importante. 
4. Al tomar un recado no olvidemos: identificar 
quién llama, a qué número de teléfono se le 
puede contestar, si el mensaje es urgente o 
no, la hora de la llamada, y si es posible, 
informar a la persona requerida. 
Recordemos que el responsable de que esa 
llamada sea contestada somos nosotros. 
5. Cuando recibamos una llamada, así no tenga 
que ver con nuestra área, tengamos siempre 
presente que estamos representando la 
empresa ante la persona que llama. 
 
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6. En ningún caso utilicemos frases como: “Eso 
no me toca”, “Yo no tengo la culpa”, Eso no 
es asunto mío”, No se encuentra nadie del 
área, llame más tarde”; más bien utilicemos 
frases como: “La persona encargada no se 
encuentra, pero en qué puedo ayudarle”, 
“Con gusto voy a contactar a la persona 
responsable de darle la respuesta más 
adecuada”, “Gracias por utilizar nuestro 
servicio”. 
 
13. SUELDO 
 
La información sobre sueldos y nómina es personal y 
confidencial. Al vincularnos a Controles Empresariales 
realizamos la apertura de la cuenta de nómina en la 
Corporación Davivienda, sucursal El lago, para que nos 
abonen mensualmente nuestro sueldo, mediante 
transferencia electrónica. La información de los 
conceptos abonados es entregada mensualmente por 
Gestión Humana. 
 
14. NUESTROS COMPROMISOS CON C.E. 
En Controles Empresariales tenemos un Reglamento 
Interno de Trabajo en el cual se encuentran registrados 
los derechos y deberes que poseemos como 
colaboradores. 
 
Estas normas consignadas en el Reglamento permiten 
la existencia de la Empresa y el control de los 
requerimientos dados por la entidad, se pueden 
consultar en la intranet, en las carpetas públicas, 
carpeta de Calidad. 
 
• HORARIO 
 
En C.E. tenemos un horario de trabajo de lunes a 
viernes, de 7:00 a.m. – 5:30 p.m., con una hora de 
almuerzo que se puede tomar entre las 12:00 m – 2:00 
p.m. 
 
• LA DOCUMENTACION 
En el momento de ingresar a la Empresa, es necesaria 
que toda la documentación de quien ingresa este 
completa. 
 
15. ASIGNACIÓN Y ENTREGA DE RECURSOS: 
 
Una vez realizada la inducción y explicadas sus 
funciones, el jefe inmediato realizará la entrega de 
trabajo y pendientes relacionada a las labores que 
deberá hacerse a cargo el nuevo empleado. El 
Administrador del Sistema asignará al nuevo empleado 
un equipo acorde al perfil del cargo, creando a su vez 
un usuario en el sistema. 
 
 Cuando el empleado se retire de la compañía 
devolverá todo lo que le ha sido entregado para 
realizar sus labores y solicitará el Paz, el cual deberá ser 
firmado por cada uno de los responsables. 
 
16. ASEGUREMOS NUESTRA INFORMACIÓN 
 
Si dentro de nuestras funciones requerimos el 
computador, tengamos en cuenta las siguientes 
recomendaciones: 
 
 Acostumbrémonos a salvar el archivo en uso 
con una periodicidad tal (cada 15 minutos o 
menos), que garantice que se pueda minimizar 
la pérdida de información. 
 Reportemos a la persona encargada 
(Administrador de la red), las fallas presentadas 
en los programas y equipos, para que realice el 
proceso de soporte y recuperación confiable. 
No procedamos por nuestra cuenta sin las 
debidas instrucciones. 
 No dejemos el LOGIN abierto cuando nos 
ausentemos de nuestra estación de trabajo 
(por ejemplo, al medio día) para evitar accesos 
no autorizados. 
 No consumamos alimentos o bebidas en las 
estaciones de trabajo, para evitar fallas 
operativas de los computadores.