Las formas en la organización

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Universidad de Los Andes
Núcleo Universitario Rafael Rangel
Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Cátedra: Sistemas y Procedimientos Generales
LAS FORMAS Y SU USO EN LAS ENTIDADES
Participantes:
García Franklin
C.I: 25.882.830
Montilla Yohanjili
C.I: 23.596.133
Portillo Jorge
C.I: 26.114.852
Prof: María Da Costa
Pampanito, Marzo 2018
	Introducción………………………………………………………………………….....3
	El Formulario…………………………………………………………………………...4
	Propósito del Diseño de Formas en una Organización……………………………5
	Fuentes de Información Empleadas en las Organizaciones……………………5-7
	Factores que Pueden Determinar la Cantidad de Formas a Diseñar en una
Organización……………………………………………………………………… 7-8
	Diseño de Formas ………………………………………………………………….8-9
	Elementos a Considerar para el Diseño de Formas………………………….10-11
	Partes de un Formulario……………………………………………………………..12
Principios Básicos para la Elaboración de los Formularios………………….13-17
Instrucciones para el Llenado de Formularios…………………..………………..17
Clasificación de las Formas……………………….………………………….…18-19
Alternativas Existentes para la Elaboración de Formas…………………………20
Responsables del Manejo y Control de las Formas………………………….21-26
Análisis de las Formas y Aspectos que se Deben Tomar en Cuenta para Analizarlas………………………………………………………………………...27-30
Función Básica de las Formas o Documentación para la Contaduría…….31-34
Las Normas ISO………………………………………………………………….35-43
Anexos…………………………………………………………………………….44-66
Referencias bibliográficas…………………………………………………………...67
Índice
Introducción
Los sistema y procedimientos desde el punto de vista de la administración, son una serie de pasos que se emplean para que cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía, a fin de lograr los objetivos para los cuales fueron creado; es decir, conllevan a un objetivo determinado el cual es la estandarización y simplificación de las operaciones de toda institución. Tomando en cuenta esto, los formularios son un método de sistemas y procedimientos que implementan las organizaciones ya sean grandes o pequeñas, con el objetivo que estos cumplen, que es facilitar y simplificar el desarrollo de los procesos en los sistemas administrativos de la organización, es por ello que todo acto administrativo se refleja en los formularios.
Los formularios son conocidos también por su otra denominación como “formas”, los cuales son instrumentos de trabajo utilizados en el área administrativa y contable, y consta de un papel portador de datos que registra y transmite información esencial de una persona o unidad a otra. En efecto, es un papel con un formato que contiene espacios en blancos en donde se plasmaran los diversos datos en un orden preestablecido para luego ser procesados y almacenados. Comprende puntos centrales, que deben ser tenidos en consideración al momento de diseñar una forma y su adecuado uso para la organización pues servirán de apoyo para realizar operaciones de diversa índole.
EL FORMULARIO
Aunque la palabra forma o formulario, de acuerdo a las definiciones que le dan diversos diccionarios, es la de Colección de Fórmulas o Recetas, para Barrios. J, una forma es “cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos”. Mientras que Meyers. G, define una forma como “un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable”, es un documento con información fija y datos que varían siendo su único objetivo, recabar datos y suministrar información.
El formulario o forma es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos y/o contable. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. 
	Los formularios, son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo cuando usted efectúa un depósito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada, una copia del documento le es entregada, luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad.
Todas las empresas requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo una empresa, son plasmados en formularios.
Es cualquier documento (impreso o registro electrónico), que contenga información, texto, epígrafes, o espacios en blanco para rellenarlos posteriormente en un orden preestablecido y destinados con un fin determinado. Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.
PROPÓSITO DEL DISEÑO DE FORMAS EN UNA ORGANIZACIÓN
El formulario es un instrumento de trabajo el cual tiene como propósito transportar información para facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos en una organización.
El diseño de una forma se prepara mediante un cuidadoso estudio de lo que figura en ella (análisis), determinado, a continuación, cómo se distribuye sobre el impreso (diseño).
Para Lazzaro, V. (1972), el propósito del diseño de formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa. Esto comprende la disposición de la forma y las especificaciones para hacerla. El arte del diseño de formas requiere de una combinación de cualidades prácticas y estéticas, así como de comprensión del sistema respectivo. Por encima de todo, el diseñador de formas tiene que ser un trabajador acucioso. 
La finalidad de la forma, consistente en registrar y pasar información, es de importancia primordial para el diseñador de formas. Como tal, la forma es un instrumento de actividad humana. Actúa sobre la actividad humana y es influida por ella. A esta capacidad se le puede denominar facilidad de empleo. Las formas deben estar diseñadas de modo que sea fácil para quienes las usan el proceder correctamente basándose en ellas. Por tanto, necesitan ser fáciles de leer, llenar, procesar y desechar.
Al determinar lo que debe figurar en una forma, es útil recordar que la razón básica para la existencia de ésta es proporcionar un medio para llevar información exacta, oportuna y significativa para la toma de decisiones, información esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las empresas; la forma debe ser también eficiente de acuerdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su preparación y uso.
FUENTES DE INFORMACIÓN EMPLEADAS EN LAS ORGANIZACIONES
 Dentro de la organización se encuentra, toda la información derivada de las actividades, de su operatividad diaria, realizar pedidos y facturar a los clientes, entre otros, pero también existe información, que no forma parte del mundo operacional de la organización, sino que responde a la comunicación y toma de decisiones, bases de datos de fidelización y prospección, estudios de mercado, estudios sectoriales y listas externas.
 Las fuentes de información para la organización son aquellos documentos, obra o material que sirva de información. Estos sistemas de información adquieren un papel fundamental y primordial, debido a que son una herramienta que permite la óptima toma de decisiones. Las fuentes de información que puede manejar una organización pueden ser los informes comerciales, balances, boletines informativos entre otros documentos. Estas fuentes de información, se clasifican en internas y externas,las cuales son necesarias para el óptimo funcionamiento de la organización, las externas van a depender de la adaptación de los cambios que refleje la realidad del entorno.
 
 Por lo general las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:
· Preparadas para su uso interno. Por ejemplo: control para pedidos de papelería.
· Producto de un consultor externo. Por ejemplo: forma para un procedimiento.
· De uso comercial común. Por ejemplo: solicitud de empleo.
· Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte. Por ejemplo: declaraciones de impuestos.
 Existe una gran diversidad de fuentes de información que la organización implementa entre las cuales tenemos: 
· Sistemas de Información Marketing (S.I.M): están orientados a obtener y procesar información sobre mercadotecnia, una organización necesita tres tipos de información de mercadotecnia: inteligencia de mercadotecnia, información interna de mercadotecnia y comunicación de mercadotecnia en la información
· Sistemas de Información de Producción (S.I.P): tiene como objetivo apoyar el sistema de producción.
· Sistemas de Información Financieros (S.I.F): proporcionan a personas y grupos, tanto dentro como fuera de la organización, información relacionada con los asuntos financieros de la organización.
· Sistemas de Información de Recursos Humanos (S.I.R.H): recopilan y almacenan información relacionada con los recursos humanos para transformarla y luego distribuirla a los usuarios de la organización.
· Sistemas de dirección para directivos (S.D.D): proporcionan a los directivos información sobre el desempeño global de la empresa. Utilizan fuentes de información interna y fuentes del entorno en las que se desempeñan.
	Las organizaciones disponen de diferentes recursos o fuentes de información dentro y fuera de la misma. Estas fuentes de información, tanto las internas como externas, son necesarias para el óptimo funcionamiento de la organización, son una herramienta que permite la óptima toma de decisiones, gestión de la relación con los clientes y la adecuación de las comunicaciones.
FACTORES QUE PUEDEN DETERMINAR LA CANTIDAD DE FORMAS A DISEÑAR EN UNA ORGANIZACIÓN
La cantidad de formas de una organización depende de las necesidades que tengan y en función de los siguientes factores, en primer lugar internos como: el instrumento jurídico que las crea, la desagregación de funciones derivadas de su base legal, la determinación de objetivos, la traducción de procedimientos, la definición de estrategias entre otros; así mismo influyen factores externos tales como: por cambios en las condiciones del entorno, por decisiones tendientes a la globalización, por convenios nacionales e internacionales y en atención a demandas de clientes, usuarios o proveedores.
Entre los factores se pueden mencionar también los siguientes: 
· Preparadas para su uso interno; por ejemplo el control para pedidos de papelería.
· Diseñadas para la presentación de resultados; por ejemplo el informe a órganos de gobierno.
· Producto de un consultor externo; por ejemplo forma para un procedimiento.
· De uso comercial común; por ejemplo forma para solicitud de empleo.
· Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones; por ejemplo declaraciones de impuestos.
· Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo; por ejemplo encuesta de alguna cámara o confederación.
· Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional; por ejemplo formas continuas para captura de información.
DISEÑO DEL FORMULARIO
	Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al diseño de formularios o formas. Rodríguez, J. (2002), plantea que, el propósito principal del diseño de formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz procedimiento de información administrativa. Esto comprende las disposiciones de las formas y las especificaciones para realizarla.
	El diseño de formas requiere combinar cualidades prácticas y estéticas, así como de la comprensión del procesamiento respectivo.
	El analista no debe perder de vista, para realizar esta labor, que el objeto de una forma consiste en registrar y proporcionar información; por tanto, la forma es un instrumento de actividad humana y es influida por ella.
Lo primero que el analista debe saber es si se trata de una forma para llenarse manual o digitalmente; debe saber si va a servir para registro con otra forma; si se archiva en una carpeta de determinado tamaño, características y cualquier otro hecho que pueda influir.
Las formas deben estar diseñadas de modo que sea fácil para quienes las usan para proceder correctamente al basarse en ellas; por lo que necesitan ser fáciles de leer, llenar, procesar y desechar.
Los datos no deben estar apiñados, para facilitar las anotaciones en las formas, ésta deberán contar con el espacio suficiente para datos.
Para realizar un formulario hay que tener presente, si la rutina que se va a favorecer con la forma es necesaria e indispensable para algún sistema de trabajo importante de la organización. Se debe evitar la sobre carga de documentos y papeleo innecesarios. La ausencia de un formulario es un inconveniente así como lo es el exceso de estos también.
La clave está en incorporar formularios solo a las tareas rutinarias claves y necesarias para los procesos de trabajo, que muestra una considerable repetitividad por unidad de tiempo y que la información que se maneje sea abundante y de cuidado. También se debe considerar, el objetivo que persigue el formulario. El objetivo origina el nombre del formulario, determina el “cuerpo”, es decir el conjunto de variables a incorporarle y el orden de prioridad que deben tener para el uso.
Características de los formularios
	Catacora, F. (1999), plantea que todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:
· Sencillez en su diseño.
· Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
· El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.
· Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una obligación.
· Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contienen los mismos.
· En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.
· Los formularios deben estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.
ELEMENTOS A CONSIDERAR PARA EL DISEÑO DE FORMAS
	Franklin, E. (1999), plantea respecto a los requisitos o elementos que se deben considerar para el diseño de formas los siguientes:
1. Elementos funcionales. 
2. Selección de producto y presentación. 
3. Elementos materiales. 
1. Elementos funcionales. 
a. Identificación: logotipo de la organización, título, fecha, número de hoja, en los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y número de hoja que sustituye, según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate, nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza y clave de la forma.
b. Orden de los componentes: secuencia de datos, flujo del trabajo, cuerpo (datos principales), instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de númerosentre paréntesis en cada espacio a llenar y se anexa el instructivo.
c. Condiciones para su llenado:
· Manual: requiere de espacios adecuados para lograr que la información quede suficientemente clara y evite errores de interpretación.
· En impresoras de equipo de cómputo: este tipo de reproducción no debe representar problemas, ya que las formas deben haber sido creadas a través de la computadora desde un principio. En caso contrario, se puede usar un scanner para capturarlas y darlas de alta en disco.
d. Visualización: para que una forma facilite su comprensión y utilización es necesario que cubra los siguientes requisitos:
· Unidad: debe existir unidad en el trazo, para que una forma mantenga una imagen homogénea y proporcional.
· División modular: el módulo permite ordenar y estandarizar los datos en función de la saturación de la forma, por lo que debe ponerse especial atención en la conservación de su tamaño y colocación, lo que permite apreciar mejor los datos y aprovechar los espacios en forma más racional.
· Claridad: una distribución correcta y accesible facilita la comprensión para el llenado y utilización de los datos. 
· Agrupación y jerarquización: la distribución de datos en una forma debe efectuarse de acuerdo con su importancia y utilidad, tomando en cuenta la naturaleza general o específica de los datos.
· Saturación: la delineación de una forma debe prever sólo la integración de los datos requeridos para su complementación, lo cual evita que se recargue en exceso.
· Movimiento: la distribución lógica en una forma facilita su llenado por medio del movimiento en espiral, lo cual imprime una dinámica ágil a su contenido.
· Ritmo: la distribución de datos en una forma debe contar con un ritmo que permita a un lector o usuario percibir su secuencia.
· Imagen residual: la estructura de una forma debe ser tan versátil que permita agregar diversos recursos de apoyo y de imagen, los que permiten fijar en la memoria del usuario determinado tipo de mensaje y/o información. 
2. Selección de producto y presentación. 
a. Hojas extras: son hojas simples sin papel carbón intercalado, que se pueden incluir sueltas o en block.
b. Juegos engomados: conjuntos individuales de dos o más partes engomadas entre sí mediante un talón, las cuales son de papel bond, que llevan una hoja de papel carbón intercalada, la cual no se mueve debido al pegamento.
c. Juegos individuales con papel carbón intercalado: conjunto de dos o más copias engomadas entre sí, con un talón, con el papel carbón intercalado también engomado.
d. Formas continuas: son formas que usualmente se utilizan en equipos de cómputo, que pueden o no tener papel carbón intercalado, cuyas medidas pueden variar según su objeto y tipo de impresora.
3. Elementos materiales. 
a. Papel: como materia prima base de una forma, es conveniente considerar el tipo de uso que se le va a dar, el número de copias deseadas, la clase de impresión a que se le someterá y cómo se archivará. Por lo tanto su peso, grosor y medidas son factores que determinan su calidad y consistencia.
b. Tintas y carbones: elementos que complementan la concepción y desarrollo de la imagen de una forma.
c. De presentación: definida la composición material de una forma hay que revisar su estructura en cuanto a medios de expresión y funcionalidad.
PARTES DE UN FORMULARIO 
· Extremo superior o cabeza.
· Cuerpo del formulario.
· Extremo inferior o pie.
1. Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma, fecha, código y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
2. Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
Incluye toda la información necesaria para que el formulario una vez completado cumpla su objetivo. Los conceptos dentro del cuerpo deben estar organizados según lo establezca el procedimiento para el cual el formulario ha sido diseñado.
3. Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.
	Extremo superior o cabeza
	Cuerpo del formulario
	Extremo inferior o pie 
PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS FORMULARIOS
Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia en los procedimientos involucrados. Catacora, F. (1999). Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:
· Facilidad para su relleno.
· Reducción de las posibilidades de error.
· Estética.
· Reducción de costos
Facilidad para su relleno
La primera acción que se lleva a cabo en la confección de un formulario es el diseño de los campos solicitados. El espacio de los campos de entrada de un formulario debe ser suficiente para la escritura de los datos solicitados. La falta de espacio hace que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente. En este sentido, existen ciertas técnicas básicas para no incurrir en este tipo de errores, como lo son la utilización de diversos tipos de rayados.
En la figura se muestra un ejemplo de los diferentes rayados que pueden encontrarse al analizar un formulario.
Dentro del principio de facilidad en el relleno, los formularios deben tener un espacio suficiente, de tal forma que la escritura del formato se facilite. Por ejemplo, el espaciado para un formulario que será llenado con una computadora debe ser distinto del que será hecho mano. 
En la figura, se muestra un ejemplo de espaciado incorrecto y otro de espaciado correcto, para un formulario que será elaborado manualmente. Nótese que en el caso incorrecto, el espacio entre las líneas es muy reducido, lo cual dificulta el relleno del campo.
Otro de los aspectos que debe tomarse en cuenta en el diseño de formularios, es el referente al orden en el cual es requerida la información. Una de las fallas más frecuentes en la elaboración de formularios, es el mal diseño de éstos en cuanto a que la información a plasmar está solicitada en un orden diferente al cual se genera o se debe rellenar; esto se debe a que en un procedimiento, siempre debe existir una secuencia lógica en el proceso de generación de la información.
En el cuadro, se da la comparación entre la secuencia lógica y la errada, con respecto a la información en un comprobante contable. 
Además de las características anteriores, un formulario puede llevar instrucciones para su llenado, éstas pueden ser hechas en distintas posiciones de los campos de llenado.
En la figura se muestra un ejemplo de las distintas variantes de campos de relleno para un formulario.
Otro de los principios de relleno de las formas, es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios. Por ejemplo, una de las primeras características es la legibilidad de la información. Los campos que tienen información de guía, deben estar claramente definidos y establecidos. De esta forma, la lectura que se vaya a efectuar debe ser hecha de una manera muy fácil. Este principio se basa en que la información contenida en un formulario tiene dos formas: fija y variable.
La información fija, es la que viene impresa en el formulario y que debe estar claramente establecida.
La información variable, es aquella que es suministrada por cada una de las personas involucradas en su elaboración. La información impresa en un formulario debe ser clara y comprensible por sí sola. Esta característica hará que el relleno del formulario se facilite.
Reducción de las posibilidades de error
Todaorganización debe establecer controles que reduzcan las posibilidades de error. Los errores en muchos casos, se originan por la falta de análisis. En el aspecto relacionado con los formularios, las posibilidades de cometer errores se reducen cuando se establecen sólo aquellos campos que sean necesarios, esto es, que no se recarguen los formularios con campos que no sean utilizados en todo el proceso de su llenado.
	Otra de las características que deben tomarse en cuenta al momento de diseñar los formularios es el referente a la separación entre las columnas y líneas utilizadas.
En la figura se muestra una serie de líneas que pueden ser utilizadas para el rayado de formularios
	Un último aspecto que debe tener en cuenta para la elaboración de los formularios es el referente a la adecuada asociación entre una información variable y su correspondiente concepto. Esta situación se presenta cuando en algunos formatos se requiere que la respuesta de la persona que está llenándolo sea cerrada, es decir, que se solicita una sola respuesta a las varias alternativas que se presenten. 
En la figura se muestra un ejemplo de este tipo de respuestas.
Estética
Básicamente, este principio establece que un formulario debe tener una buena apariencia física y esto dependerá de varios factores, entre los cuales tenemos:
· Diseño
· Reproducción
· Políticas de imagen empresarial
	En este sentido aspectos como el color de las copias de los formularios y los tipos de letras utilizadas, son importantes desde el punto de vista de los usuarios de los mismos.
Reducción de costos
Este principio, tan importante como los anteriores, establece que los formularios deben elaborarse a un mínimo de costos que al mismo tiempo, cumplan con las especificaciones de funcionalidad. Por esta razón, debe tomarse en cuenta el análisis que se desprende de los formularios para tomar decisiones de mejorar, combinar o eliminar los formularios.
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE FORMULARIOS
 
	Todo formulario acompañado de su respectivo instructivo, agiliza su implementación de forma eficaz, el cual debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. Para Rodríguez, J. (2002), éste es de gran ayuda técnica para el manejo de las formas, se recomienda que el instructivo aparezca después de la forma, para su uso adecuado.
¿Cómo se hace?
Se compone de cuatro partes principales.
1. Aspectos generales. Aquí va el nombre de la forma, su clave, su objetivo y quién la elabora.
2. Fuente de información. En esta parte se indica el documento base y en su caso el documento que origina.
3. Medios de control. Aquí se indica, por lo común, la forma de elaboración quién revisa, quién autoriza y medida.
4. Distribución de ejemplares. En esta parte del instructivo, se indica el orden de los tantos de la forma, color, destino de cada copia y el uso que se le va a dar a cada uno de ellos.
CLASIFICACIÓN DE LAS FORMAS
De línea
Son el tipo de formas más sencillas, ya que su contenido es a base de datos fijos (letras) que van seguidos de una línea para ser ocupada por datos variables; a su vez, en un mismo renglón pueden aparecer distintos datos fijos, de tal manera que se van formando líneas por cada renglón. Se usará cuando la información sea mínima y se anotará a mano (preferentemente). 
De columnas
Contienen varias columnas y renglones; se utiliza cuando los datos variables se afectan por varios datos fijos que se ubican normalmente en la cabecera. Puede ser tan compleja como datos fijos presente, ya que en algunos casos una de las columnas (generalmente la izquierda) contiene conceptos fijos que pueden variar en cada renglón. Esta última se utiliza bastante cuando los datos variables son cifras numéricas. 
De casillas
Este tipo de formas se elaboran cuando la información es excesiva. Consiste en encerrar un dato fijo con su espacio en blanco, dentro de un cuadro o rectángulo, llamado casilla. 
Combinada
Estos modelos incluyen en su composición más de un estilo; por ello, los datos de identificación pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentación.
	Además de estas clasificaciones, Catacora, F. (1999), expone que los formularios pueden también ser clasificados:
De acuerdo a su presentación 
· Simples 
· Compuestos
Los formularios simples, son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta correspondiente. Las cartas con membretes de una empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.
Los formularios compuestos, poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o de archivo especial. Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:
· De bloques.
· Talonarios.
· Juego listo o snap out.
· Formas continuas.
De acuerdo a su uso 
· Para originar una acción.
· Para registrar una acción.
· Para informar resultados.
Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.
Los formularios para registrar una acción, están orientados a guardar información que puede ser consultada posteriormente. Por esta razón, su llenado correcto es importante desde el principio, dado que cualquier información omitida puede ser requerida después. Ejemplo típicos de este tipo de formularios, lo representan las hojas de vida del personal o las planillas de solicitud de empleo.
Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Un ejemplo de este tipo de formato, lo representan los análisis de crédito que son realizados en las instituciones financieras, y que se encargan de comunicar a un comité de crédito acerca de los resultados de análisis de la situación financiera, o de resultados del solicitante del crédito.
De acuerdo a su elaboración 
· Manuales
· Semimecanizados
· Mecanizados
Los formularios manuales, son formatos que son llenados en forma totalmente manual, es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.
Los formularios semimecanizados, se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento máquina como un computador.
Los formulario mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.
ALTERNATIVAS EXISTENTES PARA LA ELABORACIÓN DE FORMAS. CONSIDERANDO EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, TICs.
	Con el avance de la tecnología de información y comunicación, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello, las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciados, autorizados y procesados en forma electrónica. Por ejemplo, las bolsas de valores efectúan las transacciones a través de operaciones netamente electrónicas, en donde inclusive las personas que transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.
	
	Entre las alternativas existentes se tiene la factura electrónica, la cual es la versión digital de las facturas tradicionales, un documento que sirve para describir el costo de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar. Sustituye, según las disposiciones legales correspondientes, a las facturas tradicionales en papel y garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
	También con la ayuda de la electrónica, la informática y la programación actualmente se pueden preparar formatos a través de equipos de cómputo, desarrollandoprogramas específicos o utilizando softwares especializados que se adapten a cada organización, al volumen de sus transacciones, que permitan visualizar de inmediato cualquier registro y que no están exentos de poder ser impresos y tenerlos en físico si se requieren en cualquier momento, dándonos la opción de almacenarlos en digital y de presentarlos en físico con solo un click.
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	Existen algunas normativas internacionales aplicables de forma general a las transacciones electrónicas; las Naciones Unidas, a través de UN/ROSA han publicado recomendaciones tales como UNeDocs que definen plantillas para los formularios impresos y, formatos EDI y XML para las modalidades electrónicas.
	Una de las características de la oficina del futuro, y hasta de la actual, es la tendencia a eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las transacciones: formularios computarizados. Los formularios no desaparecerán de las oficinas ni de las empresas, pero su uso deberá minimizarse por varias razones: costo, espacio y rapidez en el proceso de las transacciones.
RESPONSABLES DEL MANEJO Y CONTROL DE LAS FORMAS
Debe existir en cada entidad una unidad responsable del control y manejo de las formas o formularios. Esta unidad dependerá de la oficina de organización y sistemas de la empresa (sistemas y procedimientos), en la cual se centralizará el control de los formularios, ya que ésta (por función) es la única en toda la organización llamada a definir la uniformidad en el estilo y la estandarización de los conceptos, además de ser la responsable de todos aquellos aspectos referidos al diseño y control eficiente de las formas. Es necesario mencionar que las personas encargadas del manejo de las formas deben tener como principio fundamental el orden a la hora de trabajar con las formas.
El autor Knox, F. citado por Rodríguez, J. (2000), define el control de formas como “un plan o método utilizado por la dirección para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la localización del flujo de papeles”.
Objetivos del control de formas
El control de formas persigue una serie de aspectos de importancia, que es necesario establecer los siguientes objetivos:
· Eliminar las formas innecesarias y la creación de éstas.
· Rediseñar formas innecesarias y la creación de éstas.
· Rediseñar formar para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.
· Reducir el gasto de reproducción o impresión al seleccionar el más adecuado.
· Mantener cantidades adecuadas de formas en existencia.
· Asegurar un método adecuado para suministrar formas a los usuarios.
· Canalizar el análisis de cada forma (acumular mejoras) antes de que se impriman o reimpriman.
· Verificar si las formas impresas o reproducidas están de acuerdo con las especificaciones.
· Establecer una numeración y títulos uniformes para su adecuada identificación.
· Establecer máximos y mínimos para determinar las cantidades adecuadas que se pedirán.
· Coordinarse con el departamento de compras para prohibir la adquisición de formas no autorizadas.
Establecimiento de un programa de control de formas
El control sobre de formas va más allá del solo diseño, ello incluye el establecimiento del programa como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problemas.
Es necesario establecer una íntima relación entre el control de las formas y los sistemas y procedimientos. Debe haber una sincera aceptación del alto nivel ejecutivo de la importancia del programa.
Los componentes básicos de control de formas deben ser:
a) Coordinar el diseño, uso y compra de las formas.
b) Medios para almacenar y distribuir formas.
c) Disposición final de las formas después que han sido utilizadas.
Nivel de organización 
El control de formas se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de formas.
	Es una labor típica de asesoría y, concretamente inseparable de a labor de análisis de métodos, procedimientos y sistemas. Para una máxima eficiencia, se le debe dar a la unidad asignada completa responsabilidad para llevar a cabo el programa.
	De manera conveniente, que exista una estrecha relación formal con el responsable de la función de compras (en lo relativo a lo que afecte a formas) y con el taller de reproducción de la empresa en su caso.
	No debemos olvidar, sin embargo, que en una forma el diseñador (analista) decide cómo deben ir distribuidos los datos, y el que la va a utilizar aporta cuáles son los datos necesarios, al menos en principio. De aquí que debe haber una identificación de propósitos, al mismo tiempo que una conciencia de las fronteras entre los hombres de los niveles de línea y los responsables por la labor de asesoría que manejan el control de formas.
	Un programa de control puede empezar con un inventario analítico de formularios, seguido de un análisis detallado de cada forma.
La función de la administración de formas
Está estrechamente relacionada con los programas de control de informes y administración de registros. La mayoría de los informes y reportes reclaman una forma que produce un legado o expediente. Es una función importante de la administración. En muchas empresas hay una parte del personal que se dedica a llenar formas.
	Esta función debe situarse en un departamento o unidad (sistemas y procedimientos) de la empresa con acceso directo a la alta dirección, para los casos en que surjan desacuerdos acerca de diseños propuestos entre organismos de línea y esta unidad administrativa.
	Las obligaciones de esta unidad incluyen: ayuda técnica a las unidades administrativas de línea para el diseño de formas, supervisión del abastecimiento de formas impresas: revisión periódica de las formas corrientes; llevar un legajo (catálogo de formas) de antecedentes referentes a todas las formas corrientes.
Medios para el control de formas
Para facilitar las funciones de control de formas se pueden utilizar diversos medios como:
a) Un símbolo identificador que indique el elemento que las utiliza, así como un número propio de la forma. El número de identificación que a veces aparece junto con el título de la forma, a esto se le conoce también como clasificación.
· Los números se asignarán en orden correlativo.
· Puede utilizarse un sistema numerador por funciones, en el que el número de la forma indique el tipo de la misma, tal como para: abastecimiento, tarjeta, etc. La secuencia de codificación constituye un ejemplo que usa seis dígitos para identificar la fórmula. 
En la figura se muestra un ejemplo para identificar una forma
La finalidad de clasificar las formas es relacionarlas con las funciones de organización en las cuales se emplean. Al hacerlo, se hace posible apreciar mejor las relaciones de las formas entre sí y también detectar, con mayor facilidad, duplicaciones de actividad.
Otro método de codificación para clasificación de formas, que ha sido utilizado con buenos resultados en varias empresas, consiste en preparar una clase básica de tres dígitos, los dos primeros designando las funciones departamentales de la empresa y el último indicando el propósito de la forma.
Por ejemplo 200 cubrirá el departamento de contabilidad, 300 el departamento de relaciones industriales y así sucesivamente. Cada departamento internamente hará la subdivisión para identificar las subfunciones.
En la figura se muestra un ejemplo de lo antes descrito.
	La clave de clasificación de formas no necesita estar impresa en la forma. Tiene interés sólo para el personal de sistemas y procedimientos y para e almacén.
Otro método de clasificación y codificación de formas, con buenos resultados, consiste en preparar una clave combinada con las iniciales de las funciones departamentales de la empresa y con número al último que indicará la serie que cubrirá a tal función, por ejemplo:
b) El control de existencias de formas incluye la publicación de un índice de las mismas, la aprobaciónde requisiciones para la impresión de formas y la determinación de las cantidades que se pedirán.
Las formas deben guardarse en casilleros o estantes adecuados rotulados. Cuando las existencias de una forma han disminuido por debajo de cierto nivel pre-determinado, se debe ordenar su reprovisión al impresor. La falta de una forma puede producir un embotellamiento en situaciones como una orden de compra o facturaciones. Una vez aprobado el diseño de una nueva forma y destinada a cubrir determinada necesidad de comunicación en el sistema, se debe encargar su elaboración.
Si una empresa tiene su propia provisión o impresión de formularios, la corrección de pruebas y los plazos de entrega no constituyen un inconveniente grave. Si la forma se encarga afuera, pero corresponde a un tipo normalizado de proveedor, la entrega generalmente es más rápida que si la forma es totalmente diferente. 
Al ordenar formas de un proveedor externo, hay que considerar varios problemas. Por ejemplo, al encargar formas de liquidación de sueldos, el comprador y el proveedor comparten la responsabilidad de que las nuevas formas estén disponibles a tiempo necesario para efectuar la prueba, su corrección, la lectura de la prueba modificada, la producción y entrega final.
Importancia de controlar los formularios
En opinión de Catacora, F. (1999), toda empresa tiene la necesidad de implantar un plan para controlar los formularios y la información en ellos contenida. Existen algunas señales que indican la necesidad de implantar el control de formularios, éstas son las siguientes:
· Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
· Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
· Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones.
· Falta de prenumeraciones.
· Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
· Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos.
· Formularios no codificados.
· Poca estética en el diseño de las formas.
· Formularios el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde.
Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas.
ANÁLISIS DE LAS FORMAS Y ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA ANALIZARLAS
El análisis de las formas está referido al estudio de un documento, el cual debe hacerse desde dos puntos de vista. Por un lado nos fijamos en su parte externa, es decir en el soporte documental. A esto lo llamamos análisis formal o externo, el cual nos ayuda a identificar un documento dentro de una colección. Por otro lado analizamos el contenido del documento, a esta parte se le conoce como análisis de contenido o interno.
El análisis documental nos permite identificar y localizar cualquier documento así como, conocer su contenido; dicho análisis debe ser objetivo y estar normalizado. Las consideraciones generales sobre el análisis de formularios, es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.
Rodríguez, J. (2002), expone que, la aprobación y aplicación de una forma es una función del analista de sistemas, quien determina si una nueva forma propuesta es esencial para llevar a cabo un procedimiento aprobado, antes de turnarla al encargado de formas para que actúe. Esto requiere una importante y detallada labor de análisis por parte del analista de sistemas.
Las formas impresas son ingrediente clave en cualquier intento serio que se haga para desarrollar un sistema de información para la administración, que sea visible en cualquier organización. A menudo constituye un indicio de la madurez de la organización, cuando las operaciones llegan al punto de procedimiento, donde es absolutamente necesario un método de informe a fin de registrar información.
	El analista de sistemas se preocupa sobre todo del análisis de formas, de su diseño y de su control, debido a que un programa riguroso para las formas puede:
· Mejorar la eficiencia del procedimiento de información.
· Simplificar el adiestramiento de los empleados.
· Efectuar un control por parte de la administración.
· Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son insumos del sistema de información para la administración.
	El tener conciencia de los principios de análisis, diseño y control de formas es fundamental para la estructuración de un sistema de información para la administración.
Principios para el análisis de formas
El diseño de una forma se prepara mediante un cuidadoso estudio de lo que figura en ella (análisis), determinado, a continuación, cómo se distribuye sobre el impreso (diseño).
	Al determinar lo que debe figurar en una forma, es útil recordar que la razón básica para la existencia de ésta es proporcionar un medio para llevar información exacta, oportuna y significativa para la toma de decisiones, información esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las empresas; la forma debe ser también eficiente de acuerdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su preparación y uso.
	Sin embargo, la realidad indica que la mayoría de las formas utilizadas actualmente en las empresas son difíciles de leer, comprender y llenar, ineficientes para el procesamiento en computadoras y poco económicas para imprimir. El costo individual de producción de una forma en blanco se considera trivial; sin embargo, algunas especialistas han estimado que el costo de insertar datos en la forma equivale de veinte a treinta veces el costo de la forma misma. Una atención seria, prestada a lo que debe ir en la forma (análisis), ayudará a determinar cómo disponer los datos en el impreso (diseño) y, en esa forma, producirá dividendos importantes al reducir los costos y permitir sistemas de información más eficientes.
	El analista de sistemas debe desempeñar un papel fundamental particularmente importante en el análisis, el diseño y el control de formas, debido a que se interesa por el mejoramiento de la eficiencia general del sistema de información para la administración. Tiene también preparación a fin de utilizar el mejoramiento de métodos y la simplificación del trabajo y, por lo tanto, puede utilizar sus capacidades de análisis y mejoramiento en el campo de las formas para contribuir directamente al alcance de su principal objetivo.
	Únicamente puede obtenerse formas eficientes mediante un análisis lógico y un diseño cuidadoso. La fase del análisis se enfoca en tres áreas específicas.
1. Evaluación de la necesidad de información.
2. Determinación del método más eficiente para obtener la información necesaria en la forma.
3. Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información.
Cada analista de sistemas se enfoca a desempeñar su propio tipo de análisis, de tal manera que se apegue a su combinación de conocimientos, experiencia y talento. La secuencia que sigue puede servir como guía preliminar, que puede modificarse para adaptarse a la preparación y personalidad de cada analista de acuerdo con su experiencia y práctica.
Procedimientos de análisis de formas
El análisis de formas debe abarcar los siguientes aspectos:
1. Todo programa de revisión de formas deberá comenzar por que el analista obtenga información sobre las formas, mediante inventario de formas, cuestionario y entrevistas a originadores, usuarios y directivos.
2. Alas formas se les asignarán sendas de clasificaciones, de acuerdo con la actividad a la que pertenecen, por ejemplo: formas para compras, formas de contabilidad, formas de personal, formas de venta, etc.
3. Dentro de cada una de las actividades, las formas se clasifican de acuerdo con el tipo de función al que pertenecen, por ejemplo: solicitudes, requisiciones, formas de envío, etc.
4. Para facilitar su análisis,las formas deben también clasificarse en: formas generales, formas de oficina y formas de interoficina.
5. Puede elaborarse una lista de análisis que refleje las partidas que son comunes a cierto número de formas, así como las que son únicas. Esto ayuda a que se diseñe una forma tipo que sustituya formas similares corrientes en uso.
El paso siguiente a dar en el análisis de las formas debe abarcar un estudio por parte del analista, el cual deberá entrevistar a usuarios y directivos, debiendo obtener respuestas a las preguntas siguientes:
1. ¿Cuál es el objeto de la forma?
2. ¿Se necesita realmente la forma?
3. ¿Se requieren todos los conceptos que aparecen en la forma?
4. ¿Son necesarias todas las copias?
5. ¿Puede combinarse la forma con otras formas diferentes?
6. ¿Requieren mejoramiento los procedimientos relacionados?
7. ¿Qué redacción ha de utilizarse en la forma?
8. ¿Cómo puede facilitarse la escritura en la forma?
9. ¿Cómo puede facilitarse la transmisión de datos en la forma?
10. ¿Puede hacerse algo para mejorar la eficiencia de archivar?
11. ¿Se han revisado todas las formas existentes?
12. ¿Cuál es el costo de las formas de acuerdo con su importancia y uso?
Estos aspectos aunque poco numerosos proporcionan una base para determinar lo que se requiere que vaya en la forma (análisis) para poder efectuar una especificación cuidadosa de cómo debe disponerse de la forma (diseño).
En la figura se muestra cómo el análisis de formas comienza con la recolección de información (antecedentes, inventario de formas, catálogo de formas, manuales de procedimientos), enseguida se procede al análisis de las formas (evaluando la necesidad de información, determinando el método más eficiente para obtener información y especificando la secuencia del proceso de información).
	Los requisitos básicos para todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.
Los datos más solicitados, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal, que trabaje con ellas, correcta definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel. Selección del papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su duración. Correcto número de copias indicando en cada uno, su destino.
FUNCIÓN BÁSICA DE LAS FORMAS EN LA CONTADURÍA
	Parte fundamental de la base de la contaduría corresponde a las formas o documentación, que puede definirse como los comprobantes dados o recibidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de ley. Los documentos comerciales siempre se emiten por lo menos en dos ejemplares. Muchos de estos son obligatorios para demostrar que el acto de comercio fue realizado, mientras que otros solo son usados en condiciones particulares.
Para la contaduría las formas o documentación son el soporte de la teneduría de libros ya que estos proporcionan los datos necesarios para efectuar los registros contables además que es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas. Los comprobantes tienen como función no solo demostrar lo que expresan los libros, sino también de justificar lo manifestado en las declaraciones juradas, y al mismo tiempo facilitar la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones.
Dichos documentos están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto para un fácil acceso a la información. Finalmente permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante, además que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
	La contaduría para su correcta ejecución echa mano de los documentos empleados en las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables para cada una de ellas. Catacora, F. (1999), hace referencia entre ellas:
· Área de efectivo.
· Área de compras e inventarios.
· Área de distribución y comercialización.
· Área de personal.
 
Área de efectivo
El manejo del efectivo y las transacciones con él realizadas y todo el proceso que se debe llevar a cabo para su distribución, requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de operaciones: los ingresos de efectivo, que están constituidos por todos los montos que recibe una empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y cualquier cantidad de dinero que reciba por sus operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar al personal, pago de deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general.
	Se Debe tener presente que al implantar controles, el costo de éstos no puede superar el beneficio que se espera del mismo. Algunos formularios comúnmente usados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes:
· Vales de caja
· Recibos de caja chica
· Reposición de fondos fijos
· Planillas de depósito
· Avisos de cheques devueltos
· Movimientos diarios de caja
Área de compras
La segundo función que podemos identificar para el control de los formularios, es el manejo de compras e inventarios. La empresa debe estar en capacidad de poder determinar cuánto, cuándo, a quién y en qué condiciones se deben tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e inventarios, deben ser los siguientes:
· Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.
· Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
· Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.
	Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios, son los siguientes:
· Requisición de materiales
· Órdenes de compra
· Entradas al almacén
· Salidas del almacén
· Tarjetas de inventarios
· Notas de entrega de mercancía.
	El ciclo de una compra se inicia con la emisión de una requisición de materiales. Este documento es la vía por la cual se notifica al departamento de compras, acerca de las necesidades que existen de uso de un bien o servicio. Una vez que la requisición de materiales es emitida por la unidad solicitante, ésta debe ser enviada al departamento de compras, previa aprobación de as personas que tienen autorización de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.
	El departamento de compras debe elaborar normalmente una orden de compra, debe especificar aspectos tales como: cantidad requerida, calidad y/o descripción detallada del bien o servicio, condiciones de entrega y cualquier otra información que sea relevante para procesar la orden de compra. Es una práctica saludable que toda orden de compra, esté prenumerada y se controle su correlatividad en forma minuciosa. Otra información que debe contener una orden de compra, es la referente a la unidad solicitante.
	Al igual que la solicitud de materiales, las órdenes de compra deben estar autorizadas por personas competentes para ello. Típicamente, un formulario de orden de compra es emitida, una copia de ésta debe ser enviada al departamento o almacén encargado de recibirla, según sea el caso. Este control permitirá a través del formulario de orden de compra, recibir únicamente bienes o servicios con base en una autorización recibida. Un aspecto que debe ser tomado en cuenta, es el referente a la distribuciónde la orden de compra.
Normalmente esta distribución es la siguiente: e original va al proveedor, la primera copia es enviada al departamento que emitió la solicitud de material, la segunda copia, al correlativo de control de órdenes de compra emitidas y la última copia al departamento responsable de recibir la orden de compra.
	Una vez que los bienes o servicios son recibidos por el departamento encargado, deben emitirse las conformaciones de recepción que correspondan.
	La conformidad de lo recibido, generalmente, es capturada mediante algún formulario, normalmente en el informe de recepción el cual refleja toda la información referente a la recepción del bien o servicio requerido y sus correspondientes conformidades. Esta conformación debe ser comparada con la orden de compra que corresponda, para así asegurarse que el bien o servicio esté acorde con lo solicitado.
Área de distribución y comercialización
Otra área en la cual podemos identificar formularios aplicables a cada uno de los procesos, está relacionada con todo el proceso de ventas y/o que implica las actividades previas y posteriores a la misma.
	Los formularios que se diseñan para el área de distribución y comercialización, deben cumplir con los siguientes objetivos:
· Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas
· Controlar el proceso de facturación
· Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes.
	Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el manejo de inventarios, los controles que se plasmen en los formularios deben hacer énfasis en la custodia y protección de tales activos. Algunos formularios que deben ser llevados en ésta área:
· Notas de entrega de mercancías
· Facturas
· Orden de pedido
· Transferencia entre almacenes
· Cotizaciones
· Reporte de vendedores
· Arqueo de facturas
	Cuando se procede al envío de los productos solicitados por os clientes, las facturas pueden ser enviadas junto a las mercancías, o en fechas posterior. Cuando la factura no es enviada junto a los productos, es práctica común el anexar un formulario de nota de entrega de mercancías. Cuando la factura es entregada junto a los productos, deben establecerse controles fuertes sobre la entrega de tales documentos, ya que son la única prueba y soporte que tiene una compañía para hacer exigibles sus cuentas por cobrar.
Área de personal
Otra de las áreas que podemos identificar como objetivo para ser documentada es el área del personal. Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de recursos humanos o de personal, son los siguientes:
· Recopilar toda la información referente a los datos del personal
· Procesar los ingresos y egresos del personal
· Controlar los desembolsos que se originan por los gastos al personal.
· Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño de carrera del personal.
	En el proceso de manejo y control de personal, se pueden identificar entre otros los siguientes tipos de formularios:
· Solicitud de empleo
· Ficha del trabajador
· Recibo de pago
· Planificación de vacaciones
· Contrato de trabajo
· Evaluación del personal
· Requisición de personal
· Liquidación de prestaciones
· Control de asistencia
· Tarjeta de tiempo
	Cada empresa puede establecer otros formularios en el área y estos, deben estar sujetos a las necesidades específicas de cada organización.
LAS NORMAS ISO
Las normas ISO son establecidas por el Organismo Internacional de Estandarización (ISO), y se componen de estándares y guías relacionados con sistemas y herramientas específicas de gestión aplicables en cualquier tipo de organización. 
Las normas ISO son un conjunto de normas orientadas a ordenar la gestión de una empresa en sus distintos ámbitos. La alta competencia internacional acentuada por los procesos globalizadores de la economía y el mercado, y el poder e importancia que ha ido tomando la figura y la opinión de los consumidores, ha propiciado que dichas normas, pese a su carácter voluntario, hayan ganado un gran reconocimiento y aceptación internacional.
La ISO 9001:2008, es la base del sistema de gestión de la calidad ya que es una norma internacional que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.
Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditación porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestión de calidad (SGC).
Cada seis meses, un agente de certificadores realiza una auditoría de las empresas registradas con el objeto de asegurar el cumplimiento de las condiciones que impone la norma ISO 9001. De este modo, los clientes de las empresas registradas se libran de las molestias de ocuparse del control de calidad de sus proveedores y, a su vez, estos proveedores sólo deben someterse a una auditoría, en vez de a varias de los diferentes clientes. Los proveedores de todo el mundo deben ceñirse a las mismas normas.
Objetivo:
Es la norma elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización más conocida en todo el mundo. Contiene los requisitos para su uso en las diferentes organizaciones de cualquier tamaño, sector y ubicación.
El objetivo principal que tiene ISO-9001 es aumentar la satisfacción del cliente, gracias a los procesos de mejora continua. Es ideal para que la organización que decida aplicarla pueda garantizar que va a tener la capacidad de ofrecer productos y/o servicios que se ajustan a las exigencias de sus clientes, y estará avalado por una certificación internacional que aporta prestigio, seguridad y garantía.
Fundamentadas en esta norma, especialmente en sus requisitos, las organizaciones establecen objetivos para mejorar sus procesos operativos y poder controlar los elementos más relevantes de sus actividades de producción y/o prestación de servicios.
Estructura general de la norma ISO 9001:2008
Sección 0: introducción
Explica que la prioridad de la norma es dar cumplimiento a los requisitos del cliente. Que su implementación debe obedecer a una estrategia y que la norma es complementaria a los requisitos del servicio, su objetivo es evaluar la capacidad de la empresa para cumplir los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios aplicables al producto y propios de la organización.
Sección 1: objeto y campo de aplicación
El objeto de la norma consiste en que las empresas demuestren la capacidad para proporcionar productos que cumplan con requisitos del cliente, legales y reglamentarios aplicables y aumente satisfacción de clientes a través de mejora continua.
Sobre el campo de aplicación explica que es genérica, que puede ser adaptada a cualquier tipo de organización sin importar tipo, tamaño y producto suministrado.
Explica que se podrán hacer exclusiones sólo del numeral 7, de lo contrario no se podrá decir que se tienen un sistema de calidad basado en ISO 9001.
Sección 2: referencias normativas
Indica que hay que utilizar como referencia la ISO 9000 – la cual especifica los fundamentos y la terminología de un sistema de gestión de calidad.
Sección 3: términos y definiciones
Remite a la norma ISO 9000, que contiene todo el vocabulario aplicable al sistema de gestión de calidad y explica que cuando se utiliza el término producto este significa también servicio.
	Los requisitos de la norma se identifican en las secciones del 4 al 8. (Se resaltan los procedimientos y los registros obligatorios aplicables a eficarga).
Sección 4: requisitos del sistema
Indica todos los requisitos necesarios para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de calidad.
Para dar cumplimiento a este numeral la organización debe: 
· Identificar los procesos y su interacción, esto lo hace a través de mapa y caracterizaciones de procesos.
· Establecer y documentar los procedimientos e instructivos necesarios para cada proceso.
·Asegurar los recursos para el desarrollo de las actividades planeadas.
· Establecer indicadores de gestión a los procesos.
· Establecer políticas, objetivos y manual de calidad.
· Asegurar el control de la documentación y los registros. Procedimiento para control de documentos y uno para control de registros. Procedimientos obligatorios.
Sección 5: responsabilidad de la dirección
Indica que la alta dirección debe mostrar su compromiso con el sistema de gestión de calidad. Acta de revisión gerencial. Registro Obligatorio.
Este compromiso lo demuestra así:
· Comunicando a todo nivel la importancia de cumplir con los requisitos del cliente, los legales y los aplicables a la empresa.
· Estableciendo y dando a conocer la política y los objetivos de calidad.
· Realizando revisiones periódicas al sistema de gestión de calidad.
· Nombrando un representante de la dirección con responsabilidades y autoridad suficiente para desarrollar cualquier actividad necesaria para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de calidad.
· Asegurando la disponibilidad de recursos para el desarrollo de todas las actividades (se deja evidencia en las caracterizaciones de procesos, en los presupuestos y en las actas de revisiones gerenciales)
· Definiendo y comunicando las responsabilidades y la autoridad de los diferentes cargos. Esto se hace a través de los manuales de funciones.
· Asegurando una eficaz comunicación interna. En Eficarga se tiene: Los comités, el chat, correos, celulares, fijos con extensiones en cada puesto de trabajo, memorandos, reuniones generales, etc.
Sección 6: gestión de recursos
A los recursos a que hace referencia son: el recurso humano, la infraestructura y el ambiente de trabajo.
· Recurso humano: que el personal debe ser competente para realizar el trabajo. La competencia se refiere a la educación, formación, habilidad y experiencia que posee. Se debe definir la competencia en los manuales de funciones y se deben tener registros que la evidencien (diplomas, evaluaciones de desempeño, asistencia a capacitaciones, referencias laborales, etc.). Educación, formación, habilidades y experiencia. Registros Obligatorios.
· Infraestructura: que se debe contar con edificios, espacios de trabajo y equipos apropiados para el desarrollo de las labores (elevadores, computadores, programas contables, oficinas, teléfonos,…).
· Ambiente de trabajo: que las condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo sean las adecuadas para garantizar la conformidad con los requisitos del servicio (ruido, temperatura, humedad, iluminación, condiciones climáticas,…).
Sección 7: realización del producto
En esta sección se debe dar cumplimiento a los requisitos del cliente, se debe planear y ejecutar el servicio en cumplimiento con cada uno de los requisitos.
Sección 8: medición análisis y mejora
· Se debe garantizar el seguimiento, la medición, el análisis y la mejora necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos del servicio, los legales, los de normas, los de la organización y mejorar continuamente la eficacia del sistema.
· Se debe hacer Medición de satisfacción de clientes, se pueden utilizar métodos como: encuestas, información del cliente sobre la calidad del servicio prestado, el análisis de pérdidas de negocios, las felicitaciones por parte de clientes, la opinión de usuarios, etc.
· Se deben realizar auditorías internas a todos los procesos del sistema de gestión de calidad. Procedimiento Auditorio Internas. Procedimiento Obligatorio. Informe de auditoría y actividades de seguimiento. Registro Obligatorio.
· Se deben establecer indicadores de gestión a los procesos, o métodos apropiados de seguimiento.
· Se debe hacer seguimiento y medición a la prestación del servicio para verificar que se cumple con los requisitos.
· Se debe efectuar control al servicio no conforme (pallets mal estibado, se debe separar, y marcar para evitar que se vaya mal estibado, luego re-estibarlo y autorizar su estiba, Cajas caídas, se deben separar, una autoridad competente debe determinar si conserva los requisitos de calidad y se puede re-estibar o si debe sacarse). Se debe dejar registro del servicio no conforme y de las acciones tomadas (se debe reportar como no conformidad). Procedimiento para producto No Conforme. Procedimiento Obligatorio. Identificación de las personas responsables de la liberación del producto. Registro obligatorio. Naturaleza de las no conformidades del servicio y de cualquier acción tomada posteriormente. Registro Obligatorio.
· Recopilar y analizar datos para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de calidad que permitan determinar puntos de mejora. Se deben incluir los datos generados por los indicadores de gestión y de seguimiento.
· Mejorar continuamente la eficacia del sistema usando como base la política y los objetivos de calidad, los resultados de auditorías internas y externas, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.
· Tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades para prevenir que vuelvan a ocurrir (acciones correctivas). Procedimiento Acciones Correctivas. Procedimiento Obligatorio. Resultados de las acciones correctivas. Registro Obligatorio.
· Se deben tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades potenciales para prevenir que vuelvan a ocurrir (acciones preventivas).
La ISO 14001:2015, La norma ISO 14001 es la norma internacional de sistemas de gestión ambiental (SGA), que ayuda a las organizaciones a identificar, priorizar y gestionar los riesgos ambientales, como parte de sus prácticas de negocios habituales.
La norma ISO 14001 ha sido diseñada para poder ser implementada en cualquier organización independientemente de su tamaño, sector y ubicación geográfica.
La certificación ISO 14001 ofrece una gama de beneficios para la organización:
· Reducir los costes: como la norma ISO 14001 requiere un compromiso con la mejora continua del SGA, el establecimiento de objetivos de mejora ayuda a la organización a un uso más eficiente de las materias primas, ayudando así a reducir los costes.
· Gestión del cumplimiento de la legislación: la certificación ISO 14001 puede ayudar a reducir el esfuerzo necesario para gestionar el cumplimiento legal y a la gestión de sus riesgos ambientales.
· Reducir la duplicación de esfuerzos: su sistema de gestión permite integrar los requisitos de ésta y otras normas de gestión en un único sistema de negocio para reducir la duplicación de esfuerzos y los costes.
· Gestionar su reputación: la certificación ISO 14001 le ayuda a reducir los riesgos asociados a cualquier coste o daño a su reputación asociada a sanciones, y construye su imagen pública hacia sus clientes, organismos reguladores y principales partes interesadas.
· Ser el proveedor elegido y aumentar su ventaja competitiva: le permite trabajar con las empresas que valoran las organizaciones que son respetuosas con el medio ambiente.
· Facilidad de integración con otras normas de sistemas de gestión con la norma ISO 9001(Calidad), OHSAS 18001 (Seguridad y Salud laboral), ISO 50001 (Energía), y otras normas basadas en sistemas de gestión.
Objetivo:
	La ISO 14001 tiene como principal objetivo el de establecer un marco de protección para el medio ambiente manteniendo en todo momento una estabilidad con las exigencias socioeconómicas. Aunque el objetivo principal es el mencionado, no podemos olvidar que es necesario tener otros objetivos dentro de la organización, tales como:
· Minimización de riesgos
· Cumplimiento de aspectos legales
· Optimización del desempeño ambiental
· Difusión de la información ambienta
Estructura de la norma ISO 14001 
· Objetivo y campo de aplicación.
· Referencias normativas. Términos y definiciones. Referencia a los términos generales del anexo y otros términos específicos del estándar.
· El contexto de la empresa. Comprensión de las interdependencias exteriores e interiores y las interacciones que se generan, los requisitosde las partes interesadas y sus expectativas, el sistema de gestión y su campo de aplicación.
· Responsabilidad de la alta dirección y compromiso, política, funciones en la organización, responsabilidad y autoridad.
· Planificación. Acciones para considerar los riesgos y las oportunidades, objetivos de calidad y su planificación para conseguirlos.
· Recursos, competencia, conciencia, comunicación e información.
· planificar y controlar.
· Evaluación del rendimiento. Seguimiento, medición del desempeño, análisis y evaluación, además de las auditorías internas y la revisión por parte de la dirección.
· No conformidades, acciones correctivas y mejora.
	En cuanto a los cambios que se ha realizado en el contenido podemos resumir que los fundamentos son:
· Enfoque basado en riesgos: un cambio significativo es el enfoque basado en riesgos. Tener en cuenta los riesgos siendo un requisito de las distintas cláusulas de la norma ISO 14001 2015, el enfoque a procesos, el liderazgo y en especial la planificación. La documentación del sistema debe ser adecuada a todos los riesgos que ponen en peligro la gestión ambiental y la satisfacción de los clientes, además de considerar los riesgos que hacen que la empresa aborde todas las oportunidades. así pues en el futuro todas las organizaciones deberían utilizar las herramientas y mecanismos de gestión de riesgos y de ahí derivar en el desarrollo de mecanismos y acciones de mejora de los sistemas de gestión.
· Información documentada: con la intención de hacer que el sistema de gestión ambiental siendo mucho más flexible, los documentos, registros, procesos, etc., serán reemplazados por el término genérico “información documentada”. A la hora de la práctica, se debe decidir el grado necesario de información documentada que considere necesario para asegurar la eficiencia del sistema de gestión.
· Acción proactiva para la protección del medio ambiente: se espera que las organizaciones certificadas en cuanto a la norma ISO 14001 ofrezcan cierta iniciativa como para prevenir la contaminación, la utilización sostenible de recursos, la mitigación del cambio climático y la adaptación, además de proteger la biodiversidad y los ecosistemas.
	Todos los cambios suponen un nuevo enfoque dentro de la norma ISO 14001 2015 y exigen que la organización transforme su sistema en un sistema más proactivo y se encuentre basado en el enfoque de la gestión de riesgos.
OHSAS 18001, Es un anagrama en inglés que significa: Ocupational Health and Safety Management Systems, en español Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
	La norma OHSAS 18001 es un estándar desarrollado en el Reino Unido para ayudar a toda la empresa a mejorar de forma continua la seguridad y la salud en el trabajo que ofrece a sus empleados.
	Hoy en día, la norma OHSAS 18001 es la norma más utilizada en Seguridad y Salud en el Trabajo y reconocimiento mundial.
	Las personas que desarrollaron la norma OHSAS 18001 afirman que se promueve un mayor ambiente en cuanto a la Seguridad y Salud en el Trabajo dentro de las empresas gracias a que se puede:
· Controlar e identificar todos los riesgos relacionados con la salud y la seguridad de sus trabajadores.
· Reducir de forma exponencial la tasa de accidentes de cualquier tipo.
· Cumplir con los requisitos requeridos de forma legal.
· Mejorar las operaciones de la empresa.
· Reducir costos y mejorar la rentabilidad de la empresa.
· Facilitar la integración con las normas ISO 14001 e ISO 9001. Esta integración proporcionará una máxima calidad y seguridad para los clientes, los trabajadores y la comunidad, lo que se traduce en una mayor eficiencia y una disminución de costos a medio y largo plazo.
	El estándar OHSAS 18001 puede ser adoptado en diferentes empresas, éstas implementan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de una forma efectiva y sabiendo que se puede integrar fácilmente con otros sistemas de gestión en la empresa mejorando su eficacia operacional y económica. Podemos destacar que la norma se puede aplicar en todo tipo de empresa, no tiene nada que ver su tamaño, ubicación, tipo, etc.
Objetivos:
	OHSAS 18001 especifica los requisitos para un sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), destinados a permitir que una organización controle sus riesgos para la SST y mejore su desempeño de la SST. No establece criterios de desempeño de la SST ni proporciona especificaciones detalladas para el diseño de un sistema de gestión.
Estructura general de OHSAS 18001.
Alcance:
La primera parte de la norma habla de las empresas que pueden acogerse al marco que se propone para la implementación de un Sistema de Gestión de Riesgos y Seguridad. En este caso, dicho marco es genérico y no excluye a ninguna organización. Es decir, cualquier empresa, con independencia de su tamaño y sector, puede adoptar esta norma. La voluntad de acreditarse es el primer elemento a tener en cuenta.
· Publicaciones de referencia:
Esta parte del estándar se refiere a todas las fuentes, investigaciones, estudios y aportes en los que el grupo de especialistas se basó para su elaboración, incluso los que se publicaron antes que la propia norma.
Debemos tener en cuenta que la Gestión de Riesgos Profesionales es un elemento del que ya se hablaba hacia finales de los años 80 y principios de los 90, pese a que sólo en las últimas dos décadas hemos presenciado la elaboración de marcos y soluciones para dicha área. En 1999, OHSAS 18001 supuso la unificación de criterios y procedimientos contemplados en otros documentos de orden nacional o regional.
· Términos y definiciones:
Como todas las normas de este estilo, el estándar incluye un glosario de términos y definiciones específicas para el área de Gestión de Riesgos y Seguridad. La idea es que las empresas que se postulen a la certificación dominen los términos propios de este sector y reconozcan sus elementos esenciales.
· Requisitos:
Los requisitos hablan de esas acciones concretas para desarrollar e implementar un Sistema de Gestión de Riesgos y Seguridad. Es todo lo que las empresas deben cumplir de cara a las auditorías y los controles. En el aspecto formal, son las mismas categorías que se ha elaborado para la implementación de normas como la ISO 14001 o la ISO 9001, las cuales se pueden esbozar de la siguiente manera:
· Generales: el marco en el que se debe aplicar la norma.
· Política de Seguridad y Salud Ocupacional: requisitos específicos sobre la seguridad de los medios físicos de la empresa y la de sus trabajadores.
· Planificación: elaboración de un plan concreto sobre el área.
· Implementación y operación: acciones necesarias para aplicar la norma.
· Verificación: acciones de seguimiento y control.
· Revisión por la dirección: actividades específicas de la esfera directiva.
ANEXO A (correspondencia):
En este apartado, los autores del texto hablan sobre la correspondencia de la norma OHSAS 18001 con otros estándares relacionados, especialmente ISO 9001 e ISO 14001. La idea es que las organizaciones puedan llevar a cabo una integración eficaz de estos estándares, evitando duplicidades de recursos y acciones. Dicha integración se presenta sobre todo en empresas grandes o con necesidades internas simultáneas.
ANEXO B (información general):
Para finalizar, la norma incluye un capítulo en el que se trata la correspondencia entre OHSAS 18001, OHSAA 18002 e ILO-OSH 2001. Estos dos estándares complementan la gestión y prevención de riesgos con un elemento directamente relacionado, como lo es la Seguridad y Salud Ocupacional.
	La norma OHSAS 18001 es el estándar que se utiliza para implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
ANEXOS
Clasificación de los formularios
1. De línea 
En este ejemplo se muestra una forma de líneas para ser llenada manualmente.
 
Clasificación de los formularios
1. De línea
En este ejemplo se muestra una forma de líneas para ser llenada digitalmente.
Clasificación de