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Parrilladas y Pollos a la Braza BY PASS Informe de Proyecto “Implementación de soporte tecnológico en la Administración de una Organización” 2017 1 “AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO” Universidad de Piura Facultad de Ingeniería Programa Académico de Ingeniería Industrial y de Sistemas Curso: Administración Proyecto “Implementación de soporte tecnológico en la Administración de una Organización” Integrantes: • Manuel Augusto Ruiz Cruz • Gustavo Gianmarco Ortiz Coronado • Juan Diego Jean Pier Chávez Domínguez • Luis Eduardo Alburqueque Juarez • Ander Elias Neyra Feria Profesor: Juan Carlos Fahsbender Empresa: Parrilladas y Pollos a la Braza BY PASS Fecha: 4 de junio de 2017 Piura, Perú 2 1. Resumen ejecutivo El presente trabajo se hace con la finalidad de mejorar la calidad del servicio brindado por “Parrilladas y pollos a la brasa BY PASS “haciendo uso de las herramientas de Google. Realizaremos un análisis FODA también analizaremos su visión y misión además de su estructura orgánica, sus recursos tangibles e intangibles y su sistema de trabajo. La propuesta de uso de herramientas de Google es parte importante en este trabajo pues lo que se busca con esto, es hacer que la empresa empiece un proceso de modernización e implemente un sistema que le permita tener éxito. Se busca también que la empresa se conecte con las redes sociales pues es en medio económico y de alcance masivo para hacer conocer sus productos o servicios. 3 2. Prologo Nuestro país está lleno de emprendedores que aprovechan las riquezas que tenemos. Entre estas riquezas esta nuestra gastronomía, única y premiada en el mundo. El pollo a la brasa quizás sea uno de los platos más populares entere las familias peruanas. Por esto hace más de 37 años se creó el BY PASS con la finalidad de ofrecer un servicio gastronómico de calidad a sus visitantes. En el presente existen muchas más empresas que se dedican a este rubro, por ello esta propuesta de un plan de modernización asiendo del uso de herramientas de Google es el resultado de un arduo estudio de “Parrilladas y Pollos a la brasa By Pass “que cuenta con dos locales ubicados en la ciudad de Sullana. Buscamos detectar las oportunidades, fortalezas, debilidades y amenazas que pueda tener la empresa atreves delo aprendido en el curso de administración, además de aclarar su estructura empresarial y conectarla con las redes sociales, entre otras cosas. Es necesario aclarar que este informe debe ser leído como material académico y no como profesional. 4 Índice 1. Resumen ejecutivo _________________________________________________ 2 2. Prologo __________________________________________________________ 3 3. Descripción de la organización. _______________________________________ 6 a) Nombre ________________________________________________________ 6 b) Ubicación y sucursales ____________________________________________ 6 c) Googlemap _____________________________________________________ 6 d) Descripción de la empresa __________________________________________ 6 i. Misión, visión de la empresa y objetivos estratégicos ___________________ 6 ii. Actividades ___________________________________________________ 7 iii. Cartera de negocios/productos _____________________________________ 7 iv. Entorno empresarial _____________________________________________ 9 1. Características del sector. _______________________________________ 9 2. Principales competidores: ______________________________________ 9 v. Estructura orgánica. Análisis respecto al modelo Mintzberg. ____________ 10 vi. Funciones de cada unidad orgánica y personas _______________________ 11 vii. Recursos y capacidades _______________________________________ 13 viii. Sistema de trabajo ___________________________________________ 13 ix. Mapa de procesos: estratégicos, operativos y de soporte. _______________ 14 x. Cultura organizacional. _________________________________________ 14 xi. Análisis FODA. _______________________________________________ 14 1. General ____________________________________________________ 14 2. Desde el punto de vista de necesidades de incorporar herramientas de productividad. __________________________________________________ 15 xii. Conclusión estratégica.________________________________________ 16 1. Vinculación con Plan Estratégico de la organización (tácito o explícito)._ 16 2. Estrategia de SI/TI (porqué requiere incorporar o mejorar SI/TI) _______ 16 3. Estrategia web ______________________________________________ 16 4. Propuesta y justificación de herramientas para mejorar la productividad en la administración. _______________________________________________________ 17 a. Gantt del proyecto para la implementación de las herramientas. ___________ 17 b. Herramientas utilizadas ___________________________________________ 17 c. Vinculación con redes sociales. _____________________________________ 18 d. Estrategias y realidades de la tecnología mobile vinculada. _______________ 18 5 e. Comentarios respecto a la implementación y uso. ______________________ 18 5. Análisis desde el punto de Sistemas de Información ______________________ 19 a. Organigrama de la empresa. _______________________________________ 19 b. Consideraciones de rediseño organizacional (modelo Mintzberg).__________ 19 c. Flujo de información entre áreas. ___________________________________ 20 6. Conclusiones y recomendaciones _____________________________________ 21 ANEXOS ___________________________________________________________ 21 - Bibliografía ____________________________________________________ 21 - Links Consultados. ______________________________________________ 21 6 3. Descripción de la organización. a) Nombre Parrilladas y pollos a la brasa BY PASS b) Ubicación y sucursales Cuenta con 2 ubicaciones: • By Bass: Ubicado en Av. Panamericana 470- Sullana • Antojitos By Pass: Ubicado en calle San Mateo 380- Sullana c) Googlemap d) Descripción de la empresa i. Misión, visión de la empresa y objetivos estratégicos Misión: Vender parrilladas y pollos a la brasa de calidad a las familias sullaneras a buen precio. Visión: Convertirnos en el mejor restaurante de la región ampliándonos a la ciudad de Piura, Talara y Paita. Ofreciendo cada vez un mejor servicio a las familias que nos visiten. Objetivos estratégicos: i. Incrementar nuestras ventas mejorando y modernizando nuestro local principal, para poder atraer a nuevo público. 7 ii. Disminuir costos de producción comprando en mayor escala, para ello es necesario la mejora de la cocina principal. iii. Llegar a nuevo publico implementado un servicio de delivery. iv. Incrementar en un 50% las ventas en el plazo de un año. ii. Actividades Parrilladas y pollos a la Braza BY PASS es una empresa comercial que se dedica principalmente a la preparación de pollos a la brasa, pollos a la parrilla y parrilladas en la ciudad de Sullana. Además, se dedica también a la producción de eventos y de “Peñas” en su local principal, que suelen ser motivos del día del padre, día de la madre, año nuevo, etc. Para garantizar la venta de todos estos productos la empresa cuenta ya con 2 locales ubicados en Sullana. Para la producción cuenta con diversos proveedores como Chimú, principal proveedor de pollo, la Coca Cola y Bacus que proveedores de cerveza y gaseosa. Además de una cocina principal equipada con maquinaria semi-industrial. En cuanto a los ingresos mensuales de la empresa, se estima que se venden800 pollos a la brasa cada mes y más de 640 pollos a la parrilla. iii. Cartera de negocios/productos By Pass cuenta con una carta variada, entre los productos que se ofrecen tenemos: Productos Descripción Pollo a la brasa Pollo finamente condimentado, acompañado de papas fritas y una fresca con un aderezo ensalada de la casa Pollo a la parilla Un cuarto de pollo a la parrilla, con aceroso de la casa acompañado de papas fritas y acompañado de una ensalada de la casa. 8 Anticuchos Brochetas de corazón de res, finamente aderezado acompañado de papas fritas camote. Mollejitas a la parilla Mollejitas de pollo a la parrilla acompañadas con papas fritas. Papas rellenas. Papas rellenas de carne molida, acompañada con ensalada. Maruchas Fino corte de carne, acompañado de papas fritas crocantes y una fresca ensalada. Hamburguesas Deliciosas y jugosas hamburguesas de carne de res. Salchipapas Papas fritas acompañadas de una selección de embutidos Corococo Pancita de res aderezada y acompañada de papas fritas. Aguadito Caldo de pollo al estilo peruano. Patitas de pollo Patas de pollo aderezadas, acompañadas de pollo. Se analizarán los distintos productos de BY PASS para producir una matriz Boston, con la finalidad de tener una mejor visión acerca de la importancia de los productos en la carta del restaurante. 9 Volumen de ventas iv. Entorno empresarial Se puede decir que el entorno de la empresa es un campo muy basto ya que al tratarse de un restaurant siempre habrá una estrecha competencia con sus similares. 1. Características del sector. • Sector estratégico, cercanía a la Panamericana. • Sector comercial, frente al hiper mercado Tottus. • Sector consumista, la población aledaña consume usualmente en los negocios. • Sector seguro, se ve mucho movimiento policial en la zona. • Sector competitivo, se ve varios restaurants en el sector. 2. Principales competidores: • Pollería “Don Carlos” • Pollería “El leñador” • Pollería “El tio Jhony” Signo de interrogación Pollo a la parrilla Estrella Pollo a la brasa Perro Choncholí Vaca Patitas 10 v. Estructura orgánica. Análisis respecto al modelo Mintzberg. 1. APICE ESTRATEGICO: • Jesus Maria Toledo Gallardo 2. LINEA MEDIA: • Blanca Feria Ruiz • John Peña Vargas • Reynaldo Villareyes 3. NUCLEO DE OPERACIONES: • Julio Montez • Yadhira Villavicencio • Martha Benites • Johan Navarro • Fatima Salazar • Jesus Carmona • Sandra Montalvan • Jose Quispe 4. TECNOESTRUCTURA: • Clemente Zacarias Santos 5. “STAFF” DE APOYO: • Ángel Esteban Ruiz Chávez 11 vi. Funciones de cada unidad orgánica y personas 1. Apice Estrategico: • Jesus Maria Toledo Gallardo ✓ Alta Gerencia ✓ Responsabilidad general de la empresa 2. Linea Media: • Blanca Feria Ruiz ✓ Administradora general ✓ Supervisora general • John Peña Vargas ✓ Supervisor de ingresos ✓ Apoyo en la administración ✓ Supervisor • Reynaldo Villareyes ✓ Jefe de cocina y parrillas 3. Nucleo de Operaciones: • Julio Montez 12 • Yadhira Villavicencio • Martha Benites • Johan Navarro ✓ Ayudantes de cocina • Fatima Salazar • Jesus Carmona • Sandra Montalvan • Jose Quispe ✓ Mozos 4. Tecnoestructura: • Clemente Zacarias Santos ✓ Jefe de operaciones 5. Staff de Apoyo: • Angel Ruiz Chavez ✓ Contador externo 13 vii. Recursos y capacidades viii. Sistema de trabajo ➢ Primero hacen pedido por mayor de los insumos que utilizan para la elaboración de los productos: condimentos, aderezos, verduras, pollos, carbón, etc. Luego todo esto es llevado al almacén y separados por secciones, posteriormente el personal de cocina se encarga de ir sacando los insumos para la elaboración de los productos del restaurant de acuerdo a lo que tengan que vender ese día. ➢ La atención a los clientes se da en dos formas: 1. Cuando los clientes llegan a consumir en el mismo local, estos son atendidos por los mozos, quienes les ofrecen una carta de los platos que hay preparados en el restaurant, luego se toma su orden de pedido para que los encargados de servir los platos puedan despachar esa orden, el mozo que atendió esa mesa se encarga de llevarles su pedido y finalmente les alcanza la boleta con el total del consumo hecho. 2. Cuando los clientes llegan a comprar, pero no consumen en el local, estos pasan directo a caja para pedir su orden, luego se les entrega su ticket y boleta con los que pasan al área de despache donde se les prepara y entrega su orden. Tangibles Intangibles ➢ 2 locales ➢ 1 camioneta ➢ 2 cocinas grandes ➢ 1 parrilla ➢ 29 mesas ➢ 118 sillas ➢ Personal ➢ 37 años de experiencia ➢ Personal estable ➢ Atención toda la semana ➢ Ubicado en una zona muy transitada Ventaja competitiva o comparativa ➢ Pocos restaurantes cerca que atiendan hasta las 3am. ➢ Peso exacto en los pollos ➢ Sabor único preferido por los clientes ➢ Atención rápida ➢ Show en vivo en ocasiones 14 ix. Mapa de procesos: estratégicos, operativos y de soporte. x. Cultura organizacional. Debido que por ahora el número de personal no es muy grande, la relación entre ellos es muy buena y de apoyo mutuo, están muy a gustos en su área por lo que la desempeñan de la mejor manera a simple vista. Con respeto a la gerente, su relación es de respeto y confianza dado que ya llevan tiempo laborando en el restaurante con el mínimo de quejas respecto de los clientes. Cada trabajador ya tiene bien definida su labor en el restaurante, así que no hay complicaciones respecto a lo que debe hacer cada uno cuando se está atendiendo a los clientes. Se tiene un sueldo estable a cada personal de acuerdo a su función y su tiempo de descanso correspondiente. xi. Análisis FODA. 1. General FORTALEZAS OPORTUNIDADES ✓ Buena ubicación ✓ Un buen horario. (mayormente los fines de semana) ✓ Show en vivo ✓ Cuenta con cámaras de seguridad en todas las áreas ✓ Mejorar la infraestructura del local principal. ✓ Que “Antojitos By Pass” tenga un local más grande para mayores ventas 15 DEBILIDADES AMENAZAS ✓ Falta de arreglo en la infraestructura ✓ Competencia cerca del restaurante (Tottus al frente, otros restaurantes a los lados) ✓ Se prepare muchos platos y lleguen pocos clientes ✓ Local comercial alquilado ✓ Falta de pollos por parte de los proveedores ✓ Robos que se puedan dar pasada las 12 de la madrugada 2. Desde el punto de vista de necesidades de incorporar herramientas de productividad. FORTALEZAS OPORTUNIDADES ✓ Programas que les permitan llevar un mejor control tanto con el personal, con el local y en sus ventas ✓ Estas herramientas se le proporcionan gratuitamente que generan mejores ganancias ✓ Que actualice estas herramientas para que le sigan siendo útiles desde de nuestros aportes ✓ Estas herramientas no necesitan tan artículos de computación solo les basta una computadora ✓ Son compatibles con cualquier Smartphone así no es necesario que la persona esté en una computadora, porque lo puede hacer desde su celular DEBILIDADES AMENAZAS ✓ Estas herramientas no son tan complicas de manejar, pero si se debe tener un conocimiento básico en manejar la computadora ✓ El internet es básico para su funcionamiento así,que es indispensable tenerlo, sino no se pueden utilizar. ✓ Cometa errores en utilizar alguna para un fin inadecuado ✓ Dejar de darles importancia por pensar que es mejor hacerlo manualmente 16 xii. Conclusión estratégica. 1. Vinculación con Plan Estratégico de la organización (tácito o explícito). Los beneficios que ofrece el uso de estas herramientas de Google para el restaurante son buenos para un mayor control de sus servicios y acaparar mayores clientes. La herramienta que nos será más útil hasta el momento será el GoogleMaps, para que así poder lanzar promociones donde en las redes sociales y personas sepan en donde está ubicado exactamente y cuál de los dos locales es el promotor de dichas promociones. La página web también es una de las herramientas para promocionar el restaurante y mostrarles la variedad de platos que ofrece el By Pass. El Calendario de Google, les servirá para que tengan presente las fechas de pagos tanto de su personal como a los proveedores de los productos. 2. Estrategia de SI/TI (porqué requiere incorporar o mejorar SI/TI) La simulación de un sistema de información será preciso para que la empresa lleve un control detallado de todas las actividades internas que se hacen por parte de personal encargado en cada área y así mejorar algunas observaciones se puedan dar en dichas áreas. Esta información le será muy útil a la gerente dado que, al no poder estar presente en tiempo completo en ambos locales, le proporciona información detallada tanto de lo platos que se vende en el día o a la semana, y poder tener conocimiento del funcionamiento del restaurante. 3. Estrategia web Dado que ahora todas personas están más al tanto de lo que sucede en el internet la página web, será un medio preciso para darles a conocer las variedades de platos que ofrece el restaurante y que puedan hacer reservaciones para cualquier tipo de actividades. 17 4. Propuesta y justificación de herramientas para mejorar la productividad en la administración. a. Gantt del proyecto para la implementación de las herramientas. Gráfica de Gantt “Pollería By-Pass” Actividad Fecha de Inicio Duración (días) Fecha de terminación Contactar los propietarios de la empresa 02/06/2017 1 02/06/2017 Reunión con los propietarios 02/06/2017 2 03/06/2017 Reunión con los propietarios (explicación del uso de las herramientas) 03/06/2017 1 03/06/2017 Presentación de avance 04/06/2017 1 04/06/2017 Diagrama de Gantt de la empresa b. Herramientas utilizadas Gmail: Vital para agilizar el proceso de los pedidos con los proveedores, los cuales se encuentran en la ciudad de Piura, haciendo pedidos a través de correos. Google+: Utilizada para compartir la información recopilada de la empresa, dar a conocer los eventos de la empresa, para tener una mayor acogida con los clientes. Link de nuestro Google+: https://plus.google.com/communities/109007128335336687653 0/01/1900 6/07/2009 11/01/2119 Contactar los propietarios de la empresa Reunión con los propietarios Reunión con los propietarios(explicación del uso de las herramientas) Presentación de avance Fecha de Inicio Fecha de terminación 02/06/2017 03/06/2017 04/06/2017 https://plus.google.com/communities/109007128335336687653 18 Google Calendar: Necesario para hacer un cronograma de todas las actividades de la empresa durante el día y/o mes. Además, para sincronizar las agendas de los directivos y programar las visitas a los proveedores, reuniones con los trabajadores, etc. Formularios: Los utilizamos para conocer nuestros clientes, y trabajadores saber sus demandas y requerimientos, y brindarles un servicio de acuerdo a su perfil. Links: - https://docs.google.com/forms/d/17Mq_f7d6O6RWFPzJE_8uQyUset4Lmw LPB0FwpOrek04/viewform?edit_requested=true - https://docs.google.com/forms/d/1Ict5EGYFNFnJ5r5MG3t3MoiaPgKisIAF ZY9w_LhVSpo/viewform?edit_requested=true Redes sociales: Utilizadas como plataforma para mostrar en general la cartera de negocios que ofrece la empresa, y así atraer a más personas. c. Vinculación con redes sociales. Facebook: Creada de una vez la página de Facebook mostraremos nuestros productos, porque esta red social es muy utilizada por grandes y chicos que están constantemente pendientes de lo que sucede. Esta será una forma muy útil de hacer publicidad. d. Estrategias y realidades de la tecnología mobile vinculada. La tecnología mobile ayudara a la empresa a conectarse. Coordinar reuniones desde nuestro teléfono mobile con los propietarios y realizar publicaciones de los productos en las redes sociales vinculadas. e. Comentarios respecto a la implementación y uso. • Al implementar las herramientas de Google tenemos un plus adicional para mejorar la empresa, desde mejorar la atención a los clientes hasta la organización y relación tanto con proveedores, propietarios y trabajadores. • Nuestro principal objetivo ha sido crearle la mayor publicidad posible, es por ello que Google+ ha sido la plataforma más útil. Puesto mediante ella podemos vincularnos directamente no sólo con las demás herramientas de Google que hemos implementado. https://docs.google.com/forms/d/17Mq_f7d6O6RWFPzJE_8uQyUset4LmwLPB0FwpOrek04/viewform?edit_requested=true https://docs.google.com/forms/d/17Mq_f7d6O6RWFPzJE_8uQyUset4LmwLPB0FwpOrek04/viewform?edit_requested=true https://docs.google.com/forms/d/1Ict5EGYFNFnJ5r5MG3t3MoiaPgKisIAFZY9w_LhVSpo/viewform?edit_requested=true https://docs.google.com/forms/d/1Ict5EGYFNFnJ5r5MG3t3MoiaPgKisIAFZY9w_LhVSpo/viewform?edit_requested=true 19 5. Análisis desde el punto de Sistemas de Información a. Organigrama de la empresa. Organigrama de la empresa. b. Consideraciones de rediseño organizacional (modelo Mintzberg). Modelo Mintzberg Considerando que ésta es una pequeña empresa con muy poco staff y sin jerarqia media es válido un modelo estructural simple. La estructura simple: como su nombre lo indica, se trata de una estructura sencilla, informal y flexible. Corresponde a empresas pequeñas cuyas actividades giran en torno al director general o Gerente, quien efectúa en forma directa la supervisión de los empleados y además asume varias funciones. Pero no se circunscribe únicamente a microempresas, pues también una empresa con decenas de empleados puede tener una estructura simple al carecer de un equipo de dirección. Los propietarios tambien cumplen la funcion de administradores, se encargan de la logistica de la empresa apoyados por una contadora que es una persona muy confiable quien se encarga de llevar el inventario y las finanzas de la empresa. En la parte operativa se encuentran los trabajadores, como es un pequeño restaurant pollería, debido a que facilmente pueden cumplir con esta labor, además una ventaja para ellos por que asi sabran como es el perfil de los clientes y ofrecerles un mejor producto (pollo a la brasa) de acuerdo a su demanda. Gerente Administración Contador Director de compras Vendedores Reponedores Planeamiento Problemas Presupuesto 20 Modelo Mintzberg de la empresa c. Flujo de información entre áreas. Flujos de información entre áreas El gerente quien es el encargado de planificar y controlar la empresa debe de recibir información precisa y adecuada por parte de las otras áreas para cumplir con sus funciones y tomar buenas decisiones. Flujo de información. El contador está en constante comunicación con el gerente, reporta el movimiento de dinero de las ganancias mensualmente, la cantidad de capital disponible para hacer los próximos pedidos de pollo a fin de mes, también le informa sobre las ganancias de la empresa. Los trabajadores que interactúan directamente con los clientes, sabende la demanda de estos y le comunican al gerente, para que actúe con relación a las necesidades de los clientes para así atraer más púbico a la pollería. Al mismo tiempo los trabajadores le informan al administrador de las necesidades que requieren los clientes con los distintos platos que llevan. Para que el administrador le comunique al contador para que éste lleve un control adecuado de las ventas y las ganancias que están generan. Por otro lado, el gerente trata de motivar a sus trabajadores que cumplan con los objetivos trazados, impulsándolos para que hagan un buen trabajo. GERENTE Trabajadores Administrador y contador Gerente Línea operativa 21 6. Conclusiones y recomendaciones ANEXOS - Bibliografía - Links Consultados.
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