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1 Universidad Abierta IMPORTANTE: Se autoriza la reproducción de este texto para fines no comerciales, agradecemos citar la fuente “EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL” UNA VISIÓN PARA EL CAMBIO. DORA LUZ CASTREJÓN MENDOZA INTRODUCCIÓN. El presente trabajo, aborda uno de los temas relevantes de la teoría y la practica de la administración: El desarrollo organizacional como estrategia para el cambio, que ha sido una preocupación constante de teóricos, académicos y profesionales, si se considera la evolución e importancia de la escuela humano-relacionista en el desarrollo de las organizaciones. Este tema, en México, ha presentado particularidades propias, que han reflejado una brecha importante entre el desarrollo teórico y la práctica profesional, debido a dos aspectos fundamentales de nuestra realidad: El primero, que es reflejo de la transición gradual de una sociedad "cerrada" prevaleciente hasta la vigencia del anterior modelo económico del país, (80-82), hacia una sociedad "abierta", donde la globalización de las relaciones con el exterior impulsan con gran fuerza la idea del cambio organizacional, necesario para la competitividad internacional, derivado de ello, los patrones comportamentales y valorativos de las organizaciones exigen características de universalidad, para hacer compatible su desarrollo con los nuevos mercados, la nueva división del trabajo internacional y el entendimiento con sus socios y usuarios. El segundo, consecuencia a su vez del primero, que se refleja en que la práctica del desarrollo organizacional, este apoyada en una escasa literatura en el medio mexicano e inclusive en traducciones de libros norteamericanos que pertenecen a aportaciones de la década pasada; aunado a esto, en el medio no se encuentra una integración entre la consultoría del desarrollo organizacional y los esfuerzos de capacitación que realizan las organizaciones privadas y públicas, lo que evita que se deriven estrategias para el cambio organizacional con una visión integrada y conjunta, la cual requiere una constante actualización. El desarrollo organizacional, como una visión para el cambio, lo que pretende aportar, es una idea que permita contextual izarlo como proceso general dentro de las organizaciones, su concepción teórica, sus variables y su importancia como estrategia para el cambio, auxiliando con ello la comprensión integrada de su teoría y aplicación. Para estos fines el trabajo que se presenta esta realizado en una forma deductiva, a través de cuatro capítulos: 2 El primero, que trata de entender a las organizaciones como sistemas en interacción con su medio ambiente, destacando las variables de análisis que permitan establecer su relación con el desarrollo organizacional. El segundo, que nos permite conocer la evolución del desarrollo organizacional, su conceptualización y los principales factores que están asociados al comportamiento y la cultura organizacional. El tercer capítulo, que nos habla del cambio, los agentes y las principales motivaciones y fuerzas para lograrlo, el cual está sujeto a restricciones internas y externas a la organización y, El cuarto y último capítulo, que resalta la importancia del desarrollo organizacional como una estrategia para lograr el cambio planeado, donde se destacan las metodologías para la realización del diagnóstico de necesidades, mediante la conexión con otros subsistemas y variables de tipo estructural y funcional, así como los lineamientos estratégicos para el desarrollo de un plan de intervención. Esta aportación pretende motivar el fortalecimiento de la concepción metodológica del desarrollo organizacional, invitando a un esfuerzo continuo de actualización de sus técnicas y variables de análisis, al tiempo en que las organizaciones enfrentan nuevos retos, producto de su creciente complejidad en un mundo más interactuante. CAPITULO I. ORGANIZACIONES Y SISTEMAS. I.1 LA IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES. La sociedad occidental ha sido caracterizada como una "sociedad organizacional" y su población como "hombres de organización". Las naciones modernas utilizan las organizaciones como un instrumento importante en el desarrollo de sus sistemas políticos, económicos y militares. Vivimos en un mundo rodeado y compuesto de organizaciones". Richard H. Hall, un compilador reconocido de la teoría organizacional, comienza su trabajo, señalando la importancia del universo organizacional; podríamos aseverar que el estudio de lo social puede ser basado en el estudio de las organizaciones; las organizaciones están presentes desde que nace hasta que muere el individuo, éste actúa e interactúa en ellas y con ellas en diferentes etapas de su vida; desde una organización que atiende su nacimiento, pasando por aquellas de las cuales recibe su educación formal, el reconocimiento de sus derechos civiles, hasta aquellas que le permiten su desempeño profesional, el logro de sus objetivos y realizaciones, y el desarrollo de sus pensamientos y actitudes reflexivas o morales. Las organizaciones pueden obedecer por ello, a diferentes tipologías dependiendo éstas de los fines para los cuales se construyan, de esta manera se cuenta con organizaciones con sentido económico, social, militar, político, religioso, público y privado, entre una gran diversidad. También encontramos diferentes dimensiones de organizaciones, grandes y pequeñas que pueden diferenciarse por la forma en como afectan a los individuos, de esta manera las organizaciones pueden clasificarse en formales e informales en la medida en que legalizan 3 sus normas y sus actos; pueden ser también, permanentes o efímeras en función de su temporalidad. ¿Cómo entender las organizaciones ante ésta gran amplitud de conformaciones y objetivos? La respuesta a esta pregunta no puede basarse en el funcionamiento particular de cada organización, sino que requiere un esfuerzo de conceptualización que ha llevado a los estudiosos clásicos y modernos a identificar categorías y variables para su entendimiento, con características universales que nos muestren su regularidad en cada momento histórico. I.2 CONCEPTO Y CLASIFICACION DE SISTEMAS. El enfoque de sistemas resulta ser uno de los métodos más convenientes para entender los procesos dinámicos que caracterizan a las organizaciones sociales, debido a que mediante el análisis de sus procesos permite encontrar los medios mas adecuados para resolver los problemas que enfrenta su administración, en busca del logro eficaz y eficiente de sus objetivos en un medio ambiente de evolución constante. Nuestro modelo teórico para entender las organizaciones las concibe como un sistema energético de insumo-resultado, en que el energético proveniente del resultado reactiva el sistema. Las organizaciones sociales son sistemas abiertos, pues el insumo de energías y la conversión del resultado en insumo energético adicional consisten en transacciones entre la organización y su ambiente". Katz y Kahn (1980), emprenden el estudio de las organizaciones a través del enfoque sistémico, tomando las ideas de Ludwing Von Bertalanffy (1939), en su teoría general de los sistemas, que permite diferenciar los sistemas inanimados -como es el caso de los sistemas físicos-, de los animados o vivos, derivando de éstos, la aplicación a los grupos humanos, las sociedades y la humanidad en su conjunto. Por sistema, de acuerdo a Bertalanffy, debemos entender la interrelación de elementos de un complejo cuya suma de las partes es mayor que el todo, de ahí que cualquier definición de sistemas solo se diferencie por el propósito especifico que el todo persigue. En todas las definiciones aparecen como elementos característicos de los sistemas los siguientes: A. un conjunto o combinación de cosas o partes, B. integradas e interdependientes; C. cuyas relaciones entre sí y con sus atributos, las haceformar un todo unitario y organizado, D. que cumplen con un propósito o realizan determinada función. Sistema significa, según Bertalanffy, un conjunto de elementos en interacción, Para Fagen, según French y Bell (1973), "un conjunto de objetos junto con las relaciones entre los 4 mismos, y además las relaciones entre sus atributos". Johnson, Kast y Rosenzweig (1963) consideran sistema como "un todo complejo y organizado: una reunión o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo y unitario". Lievegoed (1973) ve en "sistema" el significado de "coherencia entre los elementos". Es decir, sistema es, por definición, "un conjunto de partes u órganos interdependientes que interactúan". Son por tanto, inherentes al concepto de sistema interdependencia entre las partes, interacción entre ellas, y globalidad de la forma." Todo sistema orgánico se compone de órganos que deben actuar en armonía para el desempeño de una función o finalidad". Los sistemas pueden clasificarse desde la perspectiva de su relación con su medio, en sistemas cerrados y sistemas abiertos los cuales poseen características diferenciadas, dentro de éstas, el concepto de entropía es fundamental para entender su funcionamiento: La entropía puede entenderse como "la magnitud termodinámica que expresa el grado de desorden molecular de un sistema"; se basa de acuerdo a Bertalanffy en la tendencia en el universo de que los elementos de un sistema, de acuerdo a la segunda ley de la termodinámica, tengan la misma probabilidad de ocurrencia y por lo tanto no exista diferenciación entre ellos, lo que propicia el caos. En este sentido, los sistemas cerrados tendrán una propensión a la entropía positiva, mientras que los sistemas abiertos la tendrán en términos de entropía negativa; es decir un sistema abierto, como es el caso de un ser vivo o una organización social, al hacer intercambio de energía con su medio ambiente, tendrá la posibilidad siempre de mantener en su ciclo de vida el orden, al poder diferenciar las funciones desarrolladas por sus elementos, tal es el caso del organismo humano o de una organización por ejemplo empresarial, con sus estrategias y acciones basadas en la obtención de insumos de su medio ambiente -recursos de inversión o información sobre su mercado-, los cuales mediante su transformación, convierte en resultados, asegurando con ello su supervivencia y continuidad, esto solo es posible silos procesos desarrollados por la organización están basados en funciones o roles diferenciados de sus órganos, los cuales aportan cada uno, un desempeño particular: LOS SISTEMAS CERRADOS.- Se encuentran aislados del medio circundante. La distribución de la entropía tiende al equilibrio. Carecen de ambiente, por lo tanto no interactúan al interior del propio sistema. LOS SISTEMAS ABIERTOS SE CARACTERIZAN POR SU: ESTABILIDAD.- Permite que el sistema funcione eficazmente frente a las acciones de factores externos al mismo. ADAPTABILIDAD O Parte de que el sistema sea capaz de evolucionar dinámicamente con arreglo a su entorno. FLEXIBILIDAD.- EFICIENCIA.- Por la cual el sistema atiende a su objetivo en todo momento. 5 SINERGIA.- Asociación de varios órganos o subsistemas para realizar diversas funciones que incrementan o potencian entre sí su acción. I.3 CARACTERISTICAS COMUNES A LOS SISTEMAS ABIERTOS Las características comunes a los sistemas abiertos de acuerdo a Katz y Kahn, en su trabajo clásico sobre la sicología de las organizaciones (1966), identifica nueve características de los sistemas abiertos que a continuación se resumen: 1. IMPORTACION DE ENERGÍA: Los sistemas abiertos toman del ambiente externo alguna forma de energía. 2. EL PROCESAMIENTO: Los sistemas abiertos, realizan el proceso de transformación de la energía de que disponen. 3. EL RESULTADO: Los sistemas abiertos aportan algún producto al ambiente. 4. LOS SISTEMAS COMO CICLOS DE ACONTECIMIENTOS: La pauta de actividades del intercambio de energía tiene carácter cíclico. El producto exportado al ambiente, proporciona fuentes de energía para que se repita el ciclo de actividades. 5. ENTROPÍA NEGATIVA: A fin de sobrevivir, los sistemas abiertos deben moverse para detener el proceso entrópico (entropía positiva); este proceso es una ley universal de la naturaleza, según la cual todas las formas de organización se mueven hacia su desorganización o muerte. 6. INSUMO DE INFORMACION, RETROLALIMENTACION NEGATIVA Y EL PROCESO DE CODIFICACION: Los insumos, además de energéticos, son también de información y proporcionan señales a la estructura respecto del ambiente y con respecto a su propio funcionamiento con relación a dicho medio. La retroalimentación negativa, es el tipo más sencillo de insumo, que se halla en todos los sistemas. La retroalimentación informativa de tipo negativo, permite al sistema corregir desviaciones y ponerse en curso. El sistema recibe insumos selectivamente. No todos los insumos pueden ser absorbidos por cada sistema. Se llama codificación a los mecanismos de selección mediante los cuales un sistema rechaza o acepta insumos y los procesa. 7. EL ESTADO ESTABLE Y LA HOMEOSTASIS DINAMICA: La importación de energía para lograr la entropía negativa, mantiene ciertas constancias en el intercambio energético, de modo que un estado estable caracteriza a los sistemas abiertos que sobreviven. Dentro del cuerpo, los procesos catabólicos y anabólicos y el desgaste y restauración de tejidos, preservan un estado estable de manera que en determinado tiempo, el organismo no es lo que fuera, sino otro sumamente similar. 8. DIFERENCIACION: Los sistemas abiertos se mueven rumbo a la diferenciación, y la elaboración de pautas globales, se reemplaza por funciones especializadas. 9 EQUIFINALIDAD: Según este principio, un sistema abierto puede alcanzar el mismo estado final a partir de condiciones iniciales diferentes y por caminos diversos. En el siguiente esquema, se aprecia el funcionamiento básico de un sistema en su interrelación con el medio ambiente, lo que nos permite precisar las categorías básicas para su análisis: INTERACCION ENTRE EL SISTEMA Y SU MEDIO AMBIENTE. 6 INSUMOS: Los insumos, provienen del medio ambiente y pueden ser energéticos o de información, los cuales se transformaran mediante su procesamiento en productos o resultados. EL PROCESO: La transformación o conversión, se caracteriza por la forma en como la estructura del sistema desarrolla funciones diferenciadas para darle las características deseadas a los productos o resultados. PRODUCTOS O RESULTADOS: Son las salidas del sistema que tienen un impacto positivo o negativo en el medio ambiente y que pueden expresarse de una forma material o intangible. LA RETROALIMENTACION: Sirve para orientar al sistema sobre sus futuras acciones; ésta puede ser proporcionada por el medio ambiente, o buscada mediante mecanismos propios del sistema. Dependiendo el carácter positivo o negativo de la retroalimentación para el sistema, ésta puede conducir a la inestabilidad o a la estabilidad del mismo. MEDIO AMBIENTE: Estimula o inhibe a quienes están en posibilidad de introducir insumos al sistema; recibe también, los productos finales de los procesos internos del sistema. El análisis del medio ambiente, permite conocer las relaciones que existen entre éste y el sistema, ayudando o entorpeciendo el desarrollo del proceso de interacción. I.4 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA El estudio de las organizaciones bajo el enfoque sistémico, nos permite entender el funcionamiento general de ellas, en el seno de las sociedades, abordando aspectos más propios y particulares, lo que ha permitido el desarrollo de la teoría organizacional, que conjunta a su vez desarrollos de diferentes ciencias y disciplinas, es el caso de la Administración, la Sociología, la Microeconomía, la Psicología, entre unagran diversidad que pueden alimentar su objeto de estudio. Podemos identificar para ello a cuatro tipos de variables básicas para el estudio de las organizaciones sociales que son derivadas del enfoque sistémico: - Variables contextuales o del medio ambiente - Variables estructurales - Variables funcionales y - Variables comportamentales Las variables contextuales rodean al sistema, (medio social y ambiental), y son referidas a aspectos generales o específicos; en el primer caso podría señalarse como ejemplos a la cultura de la sociedad, a la política, a la economía y a la religión, y en el segundo caso, a 7 los usuarios, a las leyes particulares, a la tecnología utilizada por una organización, entre otras. Las variables estructurales son elementos del sistema que generalmente permanecen estáticas. Se transforman de una manera poco dinámica en el tiempo y sirven a la organización de soporte y adaptación contextual para su funcionamiento (en el ser humano el esqueleto y los órganos), (en las organizaciones la departamentalización, los recursos humanos, la infraestructura, el mobiliario y el equipo, las instalaciones, son ejemplo de ellas). La estructura de una organización, permite que un conjunto interrelacionado de vuelvan sobre si mismos para completar y renovar un ciclo de acontecimientos actividades. Las variables funcionales sirven para mantener al sistema; cualquier disfunción entorpece la vida del sistema. Ejemplos de funciones serian la capacitación, la planeación, los procesos y ejemplos de disfunciones serian la deficiencia en la realización de tareas y la baja rentabilidad. Las variables comportamentales; se relacionan con la conducta humana y fundamentan mediante premisas de decisión, las acciones de los miembros de una organización con el propósito de mejorar la eficacia de una organización. Las variables comportamentales, diferencian a las organizaciones sociales de otros organismos vivos, su diferencia estriba en que el comportamiento humano imprime racionalidades propias que se realizan en cambios continuos al interior y al exterior de este tipo de sistemas. Los sistemas sociales como organizaciones, tienen la facultad de modificarse a sí mismos; (propiedad morfogenética de las organizaciones, carácter distintivo de las mismas). El enfoque de sistemas aplicado a la administración de las organizaciones nos conduce a estudiarlas desde una óptica multidisciplinaria, que permita apreciarla esquemáticamente como un sistema en interrelación con su medio ambiente, identificando sus insumos, su proceso de conversión, sus productos y su retroalimentación. Desde este punto de vista, permite tener una visión integrada y global de funcionamiento: q Proporciona al administrador una visión más amplia y funcional. q Facilita la identificación de otros subsistemas, sus entradas y sus salidas, que son intercambios con otros subsistemas o su contexto. q Hace posible el aprovechamiento de la especialización al interior de la organización y los subsistemas. q Facilita la evaluación de la eficacia y la eficiencia organizativa (sistema) y de los subsistemas en la búsqueda del logro de tres metas esenciales: producir, adaptarse y no agotar sus recursos. q Facilita la comprensión del medio y la toma de decisiones. q Proporciona una base para el análisis y el diseño de operaciones. Una representación gráfica del enfoque sistémico aplicado a la administración la podemos observar en el modelo de Katz, F. R. que abajo aparece, donde se puede apreciar una organización compuesta por cinco subsistemas: 8 El subsistema tecnológico, el subsistema estructural, el subsistema psicológico, el subsistema de valores y objetivos y el subsistema gerencial. Estos subsistemas, muestran una red de interrelaciones entre ellos y de cada uno de ellos con el contexto; muestra también que a través de todos ellos la organización, produce un intercambio con el medio ambiente de insumos y resultados a través del procesamiento de energía e información. El Sistema Organizacional. De lo anterior, podemos inducir la comprensión de las organizaciones sociales como sistema, su definición, nos ayudará a entender sus elementos constitutivos que están relacionados con las acciones que desarrolla. Una definición de organización debe considerar las cuatro variables principales mencionada en el apartado anterior, dentro de las cuales, se encuentran implicadas la racionalidad y la fijación de objetivos a través del factor humano. Los siguientes elementos, son parte de una apropiada definición de organización: * Constitución deliberada. * Racionalidad * Búsqueda de fines. * División del trabajo. * Limites. * Contexto. La definición de Richard Hall (1992), cumple con los requisitos anteriores: Una organización, es una colectividad con limites relativamente identificables, con un orden normativo, con escala de autoridad, con sistemas de comunicación y con sistemas coordinadores de alistamiento; esta colectividad existe sobre una base relativamente 9 continua en un medio y se ocupa de actividades que, por lo general, se relacionan con una meta o conjunto de fines". Eh particular el estudió del desarrollo organizacional, se apoyará en los elementos constitutivos relacionados con la conducta humana individual y colectiva como determinantes, impulsores y transmisores de información y motivaciones que estarán asociados al proceso de transformación y retroalimentación de ellas. En este sentido, Chester Barnard, (1948), un autor clásico dentro de las ciencias del comportamiento, señala: "Organización es un sistema de actividades o fuerzas personales conscientemente coordinados”; definiendo a su vez a ese sistema cooperativo, como “un complejo de componentes biológicos, físicos, sociales y personales, debido a la cooperación de dos o más personas, para lograr al menos un fin definido, en una relación especifica y determinada". Las organizaciones requieren comunicaciones, deseo de colaboración por parte de sus miembros y un propósito común por parte de los mismos. Barnard enfatiza el papel del individuo, es él quien debe estar en comunicación y ser motivado, es él quien debe tomar decisiones. En tanto que Hall hace énfasis en el sistema, Barnard se ocupa de los miembros del sistema. 10 CAPITULO II. COMPORTAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL II.1 LA ADMINISTRACION DE LAS ORGANIZACIONES EN CUATRO ENFOQUES. Todas Las organizaciones sociales, necesitan de una dirección y una coordinación para lograr sus fines y objetivos, esta característica hace suponer que se requiere un centro de decisión que en el caso de las organizaciones está identificado generalmente por un individuo o un grupo pequeño de agentes. El subsistema gerencial señalado arriba por Katz et. al. tiene la función de elaborar las premisas valorativas, sobre las cuales se va a fundamentar la racionalidad organizacional. La ciencia de la administración cumple la función de dirección y coordinación en las organizaciones. TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN EN CUATRO ESCUELAS 11 La evolución del pensamiento administrativo, de acuerdo a Cerda y Núñez (1989), puede mostrarse en cuatro enfoques: administración directiva; administración ingenieril; administración conductual y administración sistémica. Cada uno de los enfoques de administración resalta la importancia de diferentes variables organizacionales, dentro de las cuales se encuentra la conducta humana, la cual ha sido vista en perspectivas económicas múltiples; e ínter sistémica, ésta última, objeto de estudió del desarrollo organizacional II.2 APORTACION DE LAS ESCUELAS CLASICAS DE LA ADMINISTRACION AL COMPORTAMIENTO HUMANO. La escuela de la administración científica.- ésta se basa en un modelo especifico del hombre llamado "homo economicus", definido por los economistasclásicos. Este modelo implica una súper simplificación del comportamiento humano, centrándose en la satisfacción de las necesidades materiales del hombre; motivo por el cual el hombre respondería en la organización solo a incentivos de tipo económico que deberían estar directamente relacionados con su productividad. Frederick W. Taylor (1900) y sus seguidores enfatizaron mucho la elaboración de sistemas de incentivos salariales, por lo que no tomaban en cuenta otro tipo de retribuciones asociadas al sentir del individuo y a la eficiencia organizacional. 12 Destacan dentro de ésta escuela: Ordway Tead, (1918) qué aplicó la sicología a la industria; Meyer Bloomfield, (1919) fundador del movimiento de la administración del personal. Henri Fayol (1925); resaltó la importancia del liderazgo al definir las características que debe tener un administrador: q Cualidades físicas: incluyen salud, vigor y habilidad q Cualidades intelectuales: aptitudes para comprender y aprender, juicio, vigor y agilidad intelectual. q Cultura general: nociones diversas que no son exclusivamente del dominio de la función ejercida. q Conocimientos especiales: relativos a la función desempeñada técnica, comercial o administrativa. q Experiencia: conocimiento práctico de la función. La escuela humano relacionista.- El humano-relacionismo encierra en el sentido amplio, todos aquellos esfuerzos tendientes al manejo de las relaciones sociales dentro de las organizaciones. Entre sus técnicas; se encuentran junto al mejoramiento de las condiciones psicológicas y fisiológicas del trabajo la suavización del antagonismo entre trabajador y supervisor. Los conocidos experimentos en la Western Electrics Howthorne Works (1927-1947), fueron iniciados por algunos ingenieros de ésta fábrica; comenzaron siendo un experimento sobre las relaciones entre la producción y las condiciones de iluminación en el trabajo, incorporando posteriormente otras variables relacionadas con el ambiente laboral. Partieron de la hipótesis de que las condiciones físicas afectaban de manera importante el incremento de la producción, tales como iluminación, ruido, humedad, y temperatura, separando a grupos de trabajadores con condiciones físicas controladas e introduciendo variables diferentes como pausas en el trabajo, mejoras en el salario y disminución de la jornada; Mayo concluyó que la actitud del hombre, en cualquiera de las organizaciones corresponde a objetivos, necesidades y actitudes grupales. El grupo es un medio de comunicación y es el instrumento de contacto del hombre con la organización y el sistema social; para Mayo los conflictos son el resultado de una comunicación escasa o inexistente. Elton Mayo, descartó la importancia de los factores económicos en los conflictos y en el incremento o disminución de la producción. Destacan las aportaciones asociadas a: q La definición del trabajo como la actividad social más relevante para el hombre. q La importancia de la psicología y la fisiología del trabajo como factores importantes para mejorar el clima laboral. q El reconocimiento de que la actividad humana, al interior de la organización, se exprese a través de grupos, sus relaciones entre ellos y su relación con la organización La escuela estructuralista.- el estructuralismo de diferencia de las escuelas científica y de las relaciones humanas, en que realiza el análisis sobre las relaciones de la unidad productiva, con el sistema que las rodea. 13 La corriente estructuralista aporta los siguientes conceptos: q Analiza los elementos formales e informales de la organización, y la relación que existe entre ambos. q Estudia todo tipo de estímulos tanto materiales como sociales y ambientales; sus influencias e interdependencias. q Dirige su análisis a todos los niveles de la organización. q Estudia las relaciones, intercambios e influencia entre la organización y su medio ambiente. q Realiza estudios sobre todo tipo de organizaciones: productivas, sociales, d lucro y políticas. q Esta corriente parte de los estudios de sociólogos y otros especialistas de las ciencias sociales. Renate Mayntz (1963), cuando trata de definir y delimitar las organizaciones, nos dice que existen dos elementos fundamentales en ellas: q Son formaciones sociales articuladas, con un circulo previsible de miembros y una diferenciación interna de funciones y q Están configuradas racionalmente, al menos en su intención, con vistas al cumplimiento de metas y objetivos. Los sociólogos de la organización, centran su análisis en cuatro puntos fundamentales: 1. objetivos de la organización: los individuos participan en la fijación y logro de los mismos. 2. tipología de las organizaciones: las organizaciones se diferencian por tipologías basadas en objetivos y fines. 3. relaciones sociales dentro de la organización: las relaciones sociales de los individuos y los grupos y de éstos con la organización. 4. La organización y su relación con el medio ambiente social: el entendimiento de los fenómenos y relaciones que se producen dentro de la organización, con el sistema social, económico y político que lo rodea. Entre los autores más representativos de esta corriente administrativa, se encuentran: Renate Mayntz(1963), y Amitai Etzioni (1965). La escuela del neohumano relacionismo.- Posterior y en algunas ocasiones de manera paralela al desarrollo de las corrientes estructuralistas, se producen en los Estados Unidos una nueva escuela dentro de la administración, el neohumano relacionismo. Esta escuela lo que en realidad aporta, es una actualización de las diversas teorías de las relaciones humanas, dentro de la empresa y la industria. El común denominador de todas ellas, es la búsqueda de la elevación del nivel de eficiencia básicamente, a través de lograr una mayor productividad de la fuerza de trabajo. Los neohumano-relacionistas, se mueven dentro del mismo campo empírico preferido en los Estados Unidos. 14 Estos administradores sostienen que el trabajo es uno de los elementos más importantes para la vida social del hombre y que por lo tanto, el hombre tiene una necesidad vital de encontrar una satisfacción dentro de su actividad productiva. Surgen los términos de administración por objetivos, y administración participativa; la administración por objetivos es un sistema que se basa en la fijación de metas, en la que los administradores y subordinados acuerdan la rutina de estos, la orientación de los proyectos, los objetivos personales del año siguiente y el criterio que deben utilizar para lograr las metas. Los elementos más importantes son la fijación de metas, la planeación relativamente autónoma de la acción y la revisión periódica de los procesos. Se concede cierta libertad a los empleados que ofrece oportunidades para satisfacer sus necesidades de crecimiento. Los principios básicos de esta corriente son: El trabajo es la actividad fundamental del hombre y de ella dependen su satisfacción o insatisfacción. El trabajo necesita del capital, como el capital del trabajo. El trabajador moderno no encuentra satisfacción sólo en el aumento de su nivel de vida, estímulos materiales y prestaciones; Busca su satisfacción básica en su participación en la vida social y reconocimiento por su trabajo productivo. Este sentimiento desarrolla un trabajo desenajenado que produce mayor satisfacción, estabilidad y una actitud menos conflictiva. La mejor forma de control de la actividad humana en la organización, es corresponsabilizar a todos los miembros de todos los niveles a través de la fijación de objetivos. Douglas McGregor (1969), un representante de otra escuela, para describir el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control que él llama teoría X, parte de los siguientes principios:1. La mayoría de los seres humanos tienen poco gusto por el trabajo y si pueden lo evitan. 2. En consecuencia deben ser obligados a cumplir con el trabajo, controlados, dirigidos y amenazados con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado a la realización de los objetivos de la organización. 3. El común de los seres humanos prefiere ser dirigido, evitando así responsabilidades, es poco ambicioso y prefiere sentirse seguro. McGregor reconoce que no es posible sentar principios no transformables acerca de los medios de control y dirección (liderazgo), no es posible en éste ámbito sentar reglas fijas, es preciso desarrollar técnicas que permitan una adaptación selectiva a situaciones, momentos y organizaciones diferentes y partiendo de este análisis propone los principios básicos de una teoría Y que contemple la integración de los intereses individuales y los objetivos de la organización. 15 Los elementos básicos que propone son los siguientes: 1. El desarrollo del esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como en el juego y en el descanso. 2. El control extremo y la amenaza de castigo no son los únicos medios de encausar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la organización. 3. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas a su logro. 4. El ser humano se habitúa en las debidas circunstancias, no sólo a aceptar sino a buscar nuevas responsabilidades. 5. La capacidad de desarrollar en grado relativamente alto, la imaginación, el ingenio y la capacidad creadora para resolver problemas de la organización. 6. En las condiciones actuales de la vida industrial, las potencialidades humanas se utilizan solo parcialmente. II.3 EVOLUCIÓN DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL. Revisando la evolución de la teoría administrativa, sería sumamente complicado explicar o tratar de fijar una fecha o periodo aproximado que estableciera el origen de D. O., por lo mismo, la mayoría de los autores han preferido referirse a la evolución del mismo. Algunos prefieren explicar hechos históricos de las aportaciones que fueron enriqueciendo al desarrollo organizacional, otros prefieren referirse al surgimiento del D. O. a través de cuatro raíces importantes: Primera raíz: entrenamientos en laboratorios de sensibilización: en 1946 se inician los experimentos con grupos para lograr cambios en las conductas. Kurt Lewin fue reclutado por el MIT. Centro de investigación para dinámica de grupos, Inicia un taller en nueva Bretaña, con Kenneth Benne, Leland Bradford y Ronald Lippit. Formaron pequeños grupos, cada grupo contaba además con un líder de grupo de aprendizaje y un observador, que tomaba notas de las interacciones de los miembros. Segunda raíz: conocida como investigación en rastreos de información de la organización. En esta raíz debemos referirnos al enfoque de las técnicas y los enfoques desarrollados por los miembros del centro de investigación de encuestas de la Universidad de Michigan, los estudios de investigación fueron aplicados a fenómenos micro y macro organizacionales, como la comunicación, las líneas de liderazgo, el clima organizacional y la cultura organizacional. Estudios estos realizados por Rensis Likert; dentro de esta segunda raíz podemos citar a Radke, I. Festiger, R. Lippit, D. McGregor, Fremch Jr., Cartwright, Deitch, Mann. Esta primera y segunda raíz se encuentran entrelazadas con el surgimiento de una tercera raíz: Esta se conoce con el nombre de organización socio técnica o investigación-acción que describiré brevemente: la investigación-acción como una indagación de colaboración de Cliente-consultor, que consta de un diagnóstico preliminar, recopilación de datos del grupo cliente, retroalimentación de datos al grupo cliente, planificación de la acción con el grupo cliente y acción. Existen varias versiones de la investigación de la acción, siendo algunas de ellas mas ocupadas en D. O., que contienen como componente importante la raíz de retroalimentación de encuestas. 16 El surgimiento de los enfoques socio técnicos y socio analíticos de Tavistock marcan la cuarta raíz organizacional. Se realizan estos proyectos y nace así el concepto de sistema social- técnico abierto; este sistema se concentraba en los niveles no ejecutivos de la organización y en especial en el rediseño del trabajo, el enfoque en los equipos y el empleo de la investigación-acción; la participación era compatible con los enfoques del D. O. que más recientemente, se han enriquecido con programas como calidad de vida en el trabajo y administración de la calidad total. El D. O ha estado siempre en constante evolución y desde su inicio, se la mantenido primordialmente como una forma de entrenamiento para la alta dirección y para la gerencia media. Como punto de referencia se puede decir que tuvo tres precursores principales: EL ENTRENAMIENTO PARA LA SENSIBILlZACIÓN, El ESTUDIO DE LOS SISTEMAS SOCIOTÉCNICOS, Y LAS ENUESTAS DE RETROINFORMACIÓN. El ambiente imperante en el que se apoya el surgimiento del D. O. es en primera instancia, la necesidad de las organizaciones de aumentar la producción, los servicios y la fuerza laboral en los años posteriores a la segunda guerra mundial. Después de la segunda guerra mundial, los trabajadores comenzaron a tener problemas de adaptación a los grupos existentes y por esta razón las empresas comenzaron a promover talleres de capacitación, que dieron origen a los grupos y los laboratorios de entrenamiento. Es así, como se comenzaron a buscar cambios organizacionales, a través del aprendizaje que el individuo logra en la interacción grupal. En 1946, empezaron a desarrollarse pequeños grupos no estructurados en los que los participantes aprendían a través de sus propias actuaciones y de los factores dinámicos del grupo, fueron Kurt Lewin, Kenneth Benne, Leland Bradford y Ronald Lippit quienes desarrollaron un proyecto en el Instituto Tecnológico de Massachussets. Se desarrollaron así los grupos "T", con las restricciones de poder acoplar las aptitudes personales adquiridas a organizaciones complejas. En 1957, Douglas McGregor, contribuyó a resolver situaciones complejas aplicando las ciencias de la conducta en la empresa Union Carbide, mediante un grupo que determinó "Grupo de Desarrollo Organizacional". Por su parte, el estudio de los sistemas socio técnicos, permitió establecer relaciones entre variables técnicas, sociales y estructurales, subrayando su mutua dependencia. Entre 1950 y 1960, en la Universidad de Yale E.E.U.U., se investigaron relaciones entre la técnica y el individuo. En Inglaterra en el Instituto Tavistok, se buscaron relaciones entre la técnica y las organizaciones sociales: grupos y organizaciones formales. En 1965 John Woodward, de la Universidad de South East Essex estudia la relación entre tecnología y estructura organizativa y en 1967 Miller y Rice, establecen relaciones entre tarea y sistema. El enfoque socio técnico, se caracterizó por su interdisciplinariedad, haciendo énfasis en los aspectos técnico, económico y psicológico. A diferencia del enfoque de las relaciones 17 humanas, señala que las tensiones que el grupo alivia, son las propias tensiones generadas por el trabajo y no las provenientes de otros grupos primarios; a diferencia de H. Fayol, establece que no existe una estructura formal optima para las organizaciones, sino una estructura adecuada que dependerá de la relación entre la estructura psicosocial y la técnica. Las ventajas del enfoque socio técnico pueden resumirse en: 1.- Integra elementos técnicos con elementos sociales. 2.- Establece la posibilidad efectiva de un enfoque interdisciplinario. 3.- Da importancia a las investigaciones empíricas. Del enfoque socio técnico se ha criticado que no se abocó al proceso por el cual se generan las situaciones que estudia y que su visión del contexto se dirigió a empresasproductivas, con la consiguiente dificultad para poder extenderse a organizaciones no económicas. Del mismo modo, en la historia de la evolución del D. O tuvo particular importancia una forma de investigación de actuaciones de los miembros de una organización, por medio de encuestas y retroinformación, que se refiere al uso de encuestas acerca de actitudes y de obtención de datos en sesiones de seminarios con libre intercambio de ideas, a iniciativa del influyente en esta área, Kurt Lewin. II.4 DIFERENCIAS ENTRE EL COMPOTAMIENTO ORGANIZACIONAL Y EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL. Williams Cliffton y Marta Calás de Birriel definen al comportamiento organizacional como: "El estudio del comportamiento individual y grupal dentro de los sistemas organizacionales, mediante el análisis de sus contingencias y la comprensión de sus procesos, utilizando conocimientos derivados de la Sociología, la Sicología, la Economía y la Antropología. Estos conocimientos se integran sistemáticamente y contribuyen al logro de la efectividad y el desarrollo humano y organizacional para su continuidad y supervivencia.". Por su parte Stephen P. Robbins lo define como: El campo de estudio que investiga las repercusiones que los individuos, los grupos y la estructura producen en el comportamiento de las organizaciones, con el propósito de aplicar estos conocimientos para mejorar la eficacia de una organización. Es decir el comportamiento organizacional trata del estudio de aquello que las personas hacen en una organización y como ese comportamiento afecta el rendimiento de la organización. Interesa la productividad, porque con ella señalamos el saldo neto o rendimiento en la relación insumo-producto que la organización pone a disposición de la sociedad en términos de un bien o un servicio producido. Por eficacia entendemos el cumplimiento de metas y por eficiencia, en los mismos términos que la productividad, pero que incluye conceptos más amplios relacionados con el costo-beneficio para la organización en su conjunto, como la conquista de nuevos mercados en el caso de las organizaciones privadas o el beneficio social incremental logrado en términos de organización pública. 18 Desde la perspectiva de los individuos, se identifican conductas que inciden en su productividad, es el caso de sus valores, su personalidad, su capacidad, sus actitudes, que junto con la motivación proporcionada, la percepción de la organización y su desarrollo continuo. Su toma de decisiones puede llevarlo a abandonar o permanecer en la organización, así como a identificar factores vinculados con la eficacia y la eficiencia organizacional. Desde la perspectiva de los grupos, el análisis de liderazgo, las comunicaciones y relaciones intergrupales y la toma de decisiones en grupo, son conductas que explican los resultados de políticas o fines buscados por la organización. Desde la perspectiva de la organización Stephen P. Robbins, nos indica, recordándonos indirectamente la idea de sistema "Así como los grupos son algo más que la suma de sus miembros individuales, así las organizaciones son algo más que la suma de sus grupos". Este autor destaca como determinantes a este nivel, el diseño de la estructura de la organización, las políticas sobre recursos humanos, la tensión laboral y la cultura interna de la organización. Si bien, la eficacia y la eficiencia organizacional, en el sentido más general dependen del comportamiento organizacional en los tres niveles arriba descritos, existen variables dependientes más especificas de acuerdo al tipo de organización de que se trate; por ejemplo, para la iniciativa privada, la productividad en términos de factores cuantitativos de rendimiento en términos horas-hombre de producción puede ser tan importante como el ausentismo o la rotación de personal. De acuerdo a algunas tendencias, en el futuro, la capacidad de innovación de los seres humanos para mejorar los procesos de trabajo será una variable dependiente que esté asociada a la medición de la eficacia y la eficiencia organizacional; asimismo, una variable independiente que cobrará importancia en nuestro medio, producto de la competitividad internacional, lo es la importancia de la cultura nacional y local, como factor determinante que influye en los resultados organizacionales (llámese, productividad, eficacia, eficiencia, ausentismo, rotación de personal o capacidad de innovación). La búsqueda, de las organizaciones de su misión, fines y objetivos con eficacia y eficiencia les exige constantemente cambios, hacer que las cosas sean diferentes, como respuesta a las exigencias de un contexto cada vez más dinámico y cambiante. Los cambios no pueden ser improvisados, los cambios tienen que ser planeados, es decir intencionales y dirigidos a las metas; el Desarrollo Organizacional, en éste sentido, es un conjunto de intervenciones en la organización; basadas en las ciencias de la conducta a través de una estrategia que considera variables contextuales, estructurales y funcionales con la finalidad de mejorar la eficiencia organizacional y las relaciones intergrupales e interpersonales. El D. O. pone énfasis en valores humanos y organizacionales como: el respeto por las personas; la confianza y el clima organizacional solidario; el equilibrio de poder; el reconocimiento abierto de problemas y la participación activa de las personas en las decisiones de cambio. 19 A continuación aparecen en orden cronológico las definiciones de autores reconocidos en el tema: Gordon Lippit Ronald (1969): "D. O Es el fortalecimiento de aquellos procesos humanos dentro de las organizaciones, que mejoran el funcionamiento del sistema orgánico para alcanzar sus objetivos." Bennis W. (1969): El D. O es una respuesta al cambio, es una compleja estrategia educativa cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes valores y estructuras de las organizaciones, en tal forma que estas puedan adaptarse mejor a nuevas tecnologías, mercados y retos, así como al ritmo vertiginoso del cambio de sí mismo. Beckhard Richard (1969): "El D. O es un esfuerzo planeado que abarca toda la organización, y controlado desde el nivel más alto, para incrementar la efectividad y el bienestar de la organización mediante intervenciones planificadas en los procesos de la organización, aplicando los conocimientos de las ciencias de la conducta". Blake R. R. Y Mouton (1969): " D. O. es un plan de conceptos y estrategias, tácticas y técnicas para sacar una corporación de una situación que constituye una excelencia. "Para ellos su D. O.-GRID (1968) es un modo sistemático de alcanzar un ideal de excelencia corporativa". Schmuck, R. A. y Miles, M. B. (1971): D. O. se pueden definir como el esfuerzo planeado y continuo para aplicar la ciencia del comportamiento al perfeccionamiento de un sistema, utilizando métodos auto analíticos y de reflexión. Horstein, H y Burke, W (1971): Es un proceso de cambio planificado, creación de una cultura que institucionalice el uso de diversas tecnologías sociales para regular el diagnóstico y el cambio de comportamiento entre personas, entre grupos, especialmente los comportamientos relacionados con la toma de decisiones, la comunicación y la planeación en la organización. En (1972) los mismos autores lo conceptualizan como un proceso de cambio planeado, cambio de cultura de una organización que pasa: a) De un estado que evita examinar los procesos sociales (especialmente de toma de decisiones, planeación y comunicación), a un estado que institucionaliza y legitima este examen; y b) De un estado que se resiste a la innovación, a un estado que planea y utiliza procedimientos para promover la adaptación a los cambios necesarios día a día. Faría Mello (1992): El D. O. es un proceso de cambios planeados en sistemas socio- técnico-abiertos, tendientes a aumentar la eficacia y salud de la organizaciónpara asegurar el crecimiento mutuo de la empresa y sus empleados. Porras y Robertson, (1992): "El desarrollo organizacional es una serie de teorías, valores, estrategias y técnicas basadas en las ciencias de la conducta y orientadas al cambio planificado del escenario de trabajo de una organización, con el propósito de incrementar el desarrollo individual y de mejorar el desempeño de la organización, mediante la alteración de las conductas de los miembros de la organización en el trabajo”. 20 Robbins Stephen P. (1993): " El desarrollo organizacional, es un término que abarca "un grupo de intervenciones para el cambio planeado, basado en valores humanísticos y democráticos, que pretenden mejorar la eficacia de las organizaciones y el bienestar de los empleados". Burke W. (1994): "El desarrollo organizacional es un proceso de cambio planificado en la cultura de una organización, mediante la utilización de las tecnologías de las ciencias de la conducta, la investigación y la teoría". 21 CAPITULO III. CAMBIO ORGANIZACIONAL III.1 ¿QUÉ ES EL CAMBIO? Desde los orígenes del hombre, las condiciones de su sobrevivencia han tenido variaciones, que lo han llevado a realizar ajustes que le permiten continuar conservando su vida. En la era de las cavernas el hombre y los animales se enfrentaron a cambios contextuales luchando por adaptarse a ellos, tratando de cubrir sus necesidades e inquietudes que les permitieran sobrevivir; aquellas especies que no cumplieron con estas condiciones se perdieron en la extinción. El cambio en sí mismo es un proceso, es decir, estamos cambiando constantemente. Este proceso no se detiene, demanda una constante respuesta hacia las nuevas condiciones que se presentan. Sin embargo, el impacto de enfrentamiento a este proceso, siempre significa una reacción en el ser humano. El motor de la vida es el cambio, los seres humanos cambiamos aunque no nos lo propongamos. Cambiamos porque es parte de nuestra naturaleza o porque somos condicionados o invitados a cambiar, e incluso a veces somos obligados; lo hacemos porque queremos o porque no nos queda más remedio, cambiamos con o sin nuestra voluntad. Los cambios demandan adaptaciones para la supervivencia. La primera percepción debe tratar de entender las circunstancias de la realidad en las que se encuentra, situación que en el ínter provoca sensación de desconcierto e incertidumbre. El cambio es un proceso que para entenderlo, deben evaluarse sus circunstancias, con la disposición de aceptarlo, para enfrentar de mejor manera la transición. El paso probablemente más difícil ante las transiciones es el acto de "dejar ir", "de soltar", de separarnos física y emocionalmente del pasado, para vivir el proceso natural del cambio; Allí está la resistencia más común que inicia con una determinación y termina con un nuevo inicio, hemos recibido instrucciones desde niños que se han vuelto cuasi-certezas, prejuicios, los cuales nos limitan por su rigidez y se vuelven obstáculos para nuestro desarrollo, porque distorsionan nuestra percepción de la realidad. De manera general por cambio podemos entender: La modificación de un estado de cosas o situación actual a otras que son diferentes. De alguna forma, el cambió es una cuestión de grado en la cual está presente una antigua discusión filosófica que trata de descubrir si los elementos en la naturaleza se transforman o solo cambian de lugar. Por lo cual, los cambios a los que se lace referencia, deben resaltar en dimensiones objetivamente observables que demuestren una alteración de las circunstancias previamente prevalecientes. Interesa resaltar, que los cambios organizacionales, son relacionados con nuevas conformaciones de la propia organización, lo que permite evaluar su redimensionamiento y adaptabilidad a nuevas circunstancias promovidas por ella o inducidas por su contexto. 22 Alvin Toffler (1970); en su profético libro “El Shock del futuro”, llama la atención sobre el proceso de aceleración de los cambios en un corto periodo, y anticipa algunas conclusiones: A. La aceleración de los cambios y el shock consecuente ya no constituye un peligro potencial distante en el tiempo que vendrá, sino un hecho real que ya tiene lugar hoy en día, con un creciente número de personas y de organizaciones. B. Hay una necesidad apremiante de operacionalizar lo que se conoce como adaptación, ya sea en términos de generar cambios, ya sea en términos de preparar individuos y organizaciones para los cambios. C. Las relaciones organizacionales son componentes básicos de la vida del hombre, ya que por lo general pasa en cada día hábil de 6 a 10 horas dentro de la empresa. La organización es por tanto una presencia constante en nuestra existencia y eso convierte al asunto en algo muy personal y emocional. Al mismo tiempo, hoy en día, la duración de las relaciones organizacionales se acorta. La empresa tiene que adaptarse a los cambios externos e internos, y para hacerlo tiene que introducir cambios en sus estructuras. Y eso lleva a muchos individuos a ocupar nuevos cargos, recibir nuevas responsabilidades, pasar sus antiguas responsabilidades a otras personas. El individuo tiene que abandonar sus vínculos con la estructura anterior que ya no existe más. III.2 FACTORES QUE ORIGINAN EL CAMBIO EN LAS ORGANIZACIONES. Los factores que originan el cambio pueden ser internos o externos, conviene referir que no existe una metodología única para determinarlos e inclusive todos ellos son propios o casuísticos a cada organización. Recomiendo hacer referencia en lo externo al contexto general y específico de las organizaciones; y en lo interno, al modelo propio adoptado para el entendimiento de la estructura y el funcionamiento de la organización. Las siguientes matrices ilustran algunas categorías relevantes para el análisis: FACTORES EXTERNOS QUE PROPICIAN EL CAMBIO. 23 FACTORES INTERNOS QUE PROPICIAN EL CAMBIO. III.3 EL CAMBIO PLANEADO. El cambio planeado se diferencia de otros cambios no intencionales, como los cambios bruscos ocasionados por respuestas reactivas al ambiente, o como aquellos que obedecen a un proceso de adaptación sin una estrategia preconcebida. El cambio planeado está constituido por esfuerzos deliberados encaminados a eliminar una situación insatisfecha, a través de la planificación de una serie de fases, acciones y estrategias que resultan de un análisis profundo del sistema total En otras palabras, el sistema experimenta cierto desequilibrio, debido a que los modelos de comportamiento hasta el momento adoptados no satisfacen sus deseos o necesidades. Por tanto, en aras de un estado homeopático, dentro del sistema se lleva a cabo un análisis profundo de la situación que permita identificar los aspectos insatisfactorios y determinar, al mismo tiempo, el punto al que se quiere y se puede llegar Así pues, resulta más fácil determinar las acciones intermedias entre el estado actual y el estado final y deseado, de tal forma que éste último sea más factible de alcanzar. Comentar que cambios planeados en la manera de hacer las cosas, pueden tener beneficios adicionales; por una parte, incrementan la productividad y la competitividad y por la otra, también mejoran el clima organizacional y producen satisfacción y bienestar al estar mejor capacitados para adaptarse al cambio. 24 Es importante señalar que todo proceso de cambio planeado por su propia naturaleza deberá cumplir con las características de ser secuencial, paulatino, evolutivo, acordado y aceptado. Kurt Lewin (1946)y Higings, R(1983), señalan las fases o etapas para la implantación de acciones de cambio planeado. Kurt Lewin, menciona tres fases para llevar a cabo el cambio planeado: El descongelamiento: Implica cambios para superar las presiones de la resistencia individual y conformismo del grupo. Cambio o movimiento: Implicael desplazamiento a un nuevo estado con respecto a patrones de comportamientos y hábitos, lo que significa desarrollar nuevos valores hábitos, conductas y actitudes. El recongelamiento: Se identifica con la estabilización de un cambio, equilibrando las fuerzas que lo impulsan y las que lo restringen. Higings, R., nos señala cinco etapas asociadas al cambio planificado: Diagnosticar: Esta etapa significa el punto de partida y determina exactamente el cambio que se requiere, lo que se desea y la situación actual en la que se encuentra; el propósito básico de la etapa de diagnóstico es llegar a una clara comprensión de la necesidad o del problema sentido; considera la recopilación de datos y el análisis de los mismos, así como de las actividades y como éstas dependen de varios factores, como la naturaleza del problema o la necesidad interna o externa. Identificar la resistencia: Es importante saber donde hay posibilidades de que surja resistencia como parte del manejo de un cambio planificado, ese es el propósito especial de esta etapa. En esta segunda etapa, se tiene que ver con la posición de la organización, implica quien se vera afectado por el cambio y como lo va a considerar con la intención de diseñar y crear las condiciones de aceptación del problema y la solución de las mismas. Asignación de responsabilidad: La cual consiste en fomentar la dedicación al cambio planificado, lo que significa mandar individuos que realicen el cambio, es decir dar a la gente papeles de liderazgo para manejar el proceso de cambio. Asignar papeles de liderazgo no es cosa fácil, como ocurre en otras etapas, las decisiones dependerán de la naturaleza y la fuente del cambio, en este caso, el empleo de círculos de calidad y otras formas de grupos de proyectos darán testimonio de la validez de este punto. Deben asignarse responsabilidades con localizaciones y magnitud de la probable resistencia y la forma de estrategia para la ejecución de la misma. Desarrollo y puesta en marcha de las estrategias: Se refiere a la ejecución especifica del cambio planificado, el propósito primordial de esta etapa es asegurar una respuesta efectiva de la organización ante la necesidad o problemas sentidos. Esto requiere que la respuesta tenga el apoyo de todos los miembros de la organización, independientemente de que los altos niveles consideren que sus decisiones y sus conocimientos son los mas abundantes y los de mas valor dentro de la organización, no podemos olvidar, que quienes conocen 25 directamente la ejecución de las tareas son los niveles inferiores, por lo que se requiere de su participación para lograr con mas éxito las estrategias y el desarrollo de las mismas. Tengamos presente que dentro de un proceso de cambio planificado, por lo general hay dos tipos de conducta que se manifiestan, al poner en marcha una estrategia de cambio, habrá un pequeño grupo de innovadores que vera con buenos ojos el cambio y un pequeño grupo de opositores que se resistirán al mismo. La mayoría de la población de la organización caerá en cualquiera de los dos extremos de estos campos, habrá quienes tienen la posibilidad de adoptar el cambio rápidamente y quienes necesitaran mas tiempo o más convencimiento para el mismo. Dentro de esta etapa, podemos identificar varias sub-etapas de ejecución: la primera podemos decir que es la de información; puede comprender materiales escritos, definiciones realizadas, políticas, circulares, revistas, carteles o reuniones directas y conferencias con el personal, haciendo presentaciones, uso de materiales que permitan hacer mas clara la exposición del proceso. La siguiente es la comunicación, que se refiere a reuniones de grupos pequeños con instrucciones específicas y sobre todo tratando asuntos del personal afectado, para que pueda hacer preguntas que le serán respondidas con toda claridad. Otra sub-etapa es la de consultoría: que se refiere a cuestionarios, encuestas de aptitudes, sesiones de instrucciones de grupos pequeños , empleo de sistemas formales y procedimientos como comités de asociaciones de personal. La sub-etapa de negociación; acudirá al uso de representantes de personal elegidos o nombrados siguiendo sistemas formales y procedimientos como comités, sindicatos o asociaciones de personal. La sub-etapa de participación, donde acudimos a reuniones de trabajo multifuncionales o únicas y grupos de proyectos, en esta etapa podrá el personal hacer aportaciones que sean útiles al proceso, para que con ello algunas de las vicisitudes encontradas en la resistencia puedan ser llevadas a mejores efectos. Finalmente la sub-etapa referente al compromiso, donde los grupos de tareas a nivel organizacional o departamental, con miembros multifuncionales o círculos de calidad, establezcan los compromisos a los que desean llegar, en estas etapas se considera una alta participación a diferencia de las iniciales, en las que la participación puede iniciar siendo muy baja. La última etapa, corresponde a la etapa de supervisión: esta etapa corresponde a la etapa final del proceso, parece una etapa fácil, requiere de la fijación de metas, escalas de tiempo para lograrlas, establecimiento y aplicación de los medios para evaluar el progreso, realizar la etapa uno completamente, describir la posición del estado actual y el estado futuro deseado. Es necesaria una clara imagen del presente para evaluar el progreso hacia el futuro. Implica así mismo la necesidad de factores observables y medibles que se concentren en el cambio planificado, significa un examen de todas las primeras etapas; se puede incurrir en el error, de que los altos mandos consideren el cambio sin verificar y sin saber si se logro el 26 efecto deseado y continuar haciendo el trabajo con la creencia de que ambas cosas han ocurrido. El presuponer sin evaluar puede conducir a errores que pueden llevar al caos a la organización. III.4 LAS FUERZAS Y LA TRANSICIÓN AL CAMBIO. Las fuerzas relacionadas con el cambio, pueden clasificarse en fuerzas impulsivas, que lo favorecen y fuerzas restrictivas que se le oponen. Las fuerzas impulsivas están dadas en la medida en que los líderes de la organización (directivos o representantes de grupos internos e inclusive externos), están convencidos de que el cambio es una condición para incrementar la eficiencia organizacional y alcanzar su futuro. Las fuerzas restrictivas se encuentran inmersas en los diferentes niveles, llámense individuos, grupos u otros factores determinantes contra el cambio y que inclusive son causa del problema o impiden su solución inmediata. En ambas circunstancias las fuerzas del cambio, son un conjunto de factores que influyen en las motivaciones de las organizaciones a ser diferentes y que en última instancia, son determinantes para efectos de una transición cuya misión es modificar sus características, sus comportamientos y su cultura. Las fuerzas impulsoras, pueden ayudar a que se propicie el cambio, de una manera planificada, ordenada y participativa. Por el contrario, las fuerzas restrictivas pueden provocar resistencias, asociadas en lo individual a la costumbre, la seguridad en el trabajo, la seguridad económica o el miedo a lo desconocido. En otro ámbito, a escala grupal y organizacional, éstas fuerzas están vinculadas a las inercias de conducta de los grupos, el enfoque limitado del cambio, las relaciones de poder, la asignación de recursos y otras rigideces institucionales. Una identificación de las fases, relacionadas con la transición al cambio, pudiera observase en el siguiente cuadro: FASES DE TRANSICIÓN AL CAMBIO. 27 III.5 ELEMENTOS PARTICIPANTES DEL CAMBIO (AGENTES DE CAMBIO Y GRUPOS DE TRABAJO) Agentes de cambio.- La palabra agente significa "Aquel que practica la acción, que actúa", autor, causante, promotor o propulsor. El agente de D. O. es capaz de desarrollar en la organizaciónactitudes y procesos, que permiten a la organización interactuar proactivamente con los diversos aspectos del medio interno y externo.(Bennis 1966). Los Agentes de cambio son personas que actúan como catalizadores y asumen la responsabilidad de administrar los cambios. Pueden ser accionistas, administradores, empleados, asesores externos u otros, los cuales establecen una relación con el sistema cliente. Se identifican dos tipos de Agentes de cambio o consultores: Los agentes de cambió interno, que son personas que pertenecen a la organización, y que por su nivel y experiencia se les considera con la capacidad para llevar a cabo el proceso de cambió con éxito; conocen a la organización a fondo con todos sus detalles, su presencia diaria y constante les permite conocer las mejores fuentes de información dentro de la organización, pueden estar verificando constantemente cualquier variación en el proceso y su capacidad -desarrollada dentro de la empresa-, les permite prestarlos mismos servicios que el consultor externo. Sus desventajas son debidas al conocimiento que el personal tiene de él y puede provocar que no todos lo consideren un experto; también puede sentirse limitado por los niveles directivos, dada la autoridad que sobre él se tiene y en todo caso, su experiencia puede limitarse a esa organización, amén de que puede defender intereses creados al interior de la misma. 28 Los agentes de cambio externo, son personas ajenas a la organización que se dedican profesionalmente al desarrollo de este tipo de procesos; por lo general tienen más experiencia que el consultor interno, y suelen ser más aceptados por los altos niveles de la organización; conocen y están actualizados en nuevas metodologías y su uso y aplicación, le permite ser más innovadores; suelen también, ser más imparciales debido a que sus intereses se concentran en el trabajo contratado; al estar desligados de la organización, se sienten con la libertad de ser más propositivos. Sus desventajas, están asociadas al desconocimiento de los detalles formales e informales de la organización, lo que las obliga a disponer de mayor tiempo para informarse de todos los aspectos; derivado de lo anterior, su acceso a los grupos puede complicarse por la falta de confianza hacia ellos. La sincronía y colaboración positiva que ambos consultores logren, facilitará en cada proceso, la actuación de ambos, proporcionándose apoyo mutuo al intercambiar ideas, dividiendo tareas y fortaleciéndose uno al otro durante el desarrollo de su trabajo. El Agente de cambio o consultor interno o externo debe desarrollar cuatro tareas básicas: 1. Ayudar a generar datos validos e informaciones útiles que revelen la realidad o la verdad organizacional. 2. Crear condiciones para que el sistema cliente realice selecciones bien informadas y libres; se trata de resolver un problema y platear acciones adecuadas. 3. Ayudar al sistema cliente a asumir la responsabilidad por esa selección y comprometerse en la situación resultante. 4. Ayudar a los clientes a desarrollar sus potenciales y sus recursos, para alcanzar de una manera mejor los objetivos que se proponga. Al agente o consultor se le contrata para realizar: Estudios de la empresa sobre recursos, estructuras, políticas directivas y resultados del organismo, con el propósito de determinar fuerzas y debilidades, amenazas y oportunidades, para lograr el cambio. Investigaciones especiales, sobre operatividad, conveniencia y viabilidad del cambio. Elaboración de soluciones para problemas determinados, desde la detección de necesidades, hasta la elaboración de un plan, el diseño de una nueva estructura organizativa, la capacitación y todas las acciones que fortalezcan un cambio positivo. Ayudar a poner en práctica una solución. Actuar como asesor en el sentido estricto de la palabra, contestando cuanto se le pregunte y formulando opiniones personales al respecto, sin necesariamente encargarse de la implantación de lo que por ese motivo surja Algunas características que el agente de cambio o consultor debe reunir son: Ser honesto; ser especialista en las ciencias de la conducta con sólidos conocimientos de análisis organizacional; inspirar confianza; ser independiente y objetivo; influir en las discusiones, en lugar de ser participe; desarrollar la mutualidad, mediante una verdadera comunicación con el cliente; y reconocer en sí mismo su nivel de competitividad 29 Los agentes de cambio o consultores deberán trabajar en diferentes ámbitos de la organización. Podemos citar los roles que jugará principalmente, los cuáles se basarán en el conocimiento de: q La tarea q El procedimiento y q El proceso social humano Definamos a la tarea como el quehacer determinado por las directrices recibidas de los superiores jerárquicos. Para que se logren los resultados esperados, se requiere haber fijado metas claras cumpliendo las siguientes características: q Que sean especificas para cada caso o situación q Que estén fijadas en términos precisos y mensurables y que sirvan como indicadores de resultados. q Que tengan una estrecha relación unas a otras. q Que sean conocidas por todos los que están implicados en su realización y que, en la medida de lo posible, resulten compatibles con los objetivos individuales. El consultor también, trabajará en la parte del procedimiento, esto es, identificar los pasos que deben darse para llevar a cabo la tarea mediante el establecimiento de una consecución de actividades, dentro del conjunto de operaciones ordenadas, en la secuencia cronológica necesaria para hacer un trabajo. Para realizar ciertas actividades se deberá cumplir con: - Precisar las operaciones necesarias para ejecutar una tarea determinada. - Identificar la secuencia de dichas operaciones. - Definir las personas que participan en el procedimiento, de acuerdo con las funciones identificadas. - Distribuir equilibradamente las cargas de trabajo ente el personal. - Establecer políticas y mecanismos apropiados para la toma de decisiones vinculadas con el procedimiento. "Simultáneamente a la realización de la tarea y desarrollo de los procesos se realiza un intercambio entre las personas a nivel de acciones y reacciones afectivas y emocionales. A esto se le conoce como proceso social humano...". Equipos de trabajo.- Los agentes de cambio, una vez aprobada la estrategia, el plan de D. O. y su implementación, se abocan a analizar los grupos existentes formales e informales de la organización, los cuales serán integrados, capacitados, y motivados propiciando su participación como impulsores del cambio. Grupo es algo mas que un conjunto de personas, es una formación social organizada compuesta por un numero reducido de individuos, relacionados entre si, que cuentan con metas y necesidades comunes. En la organización encontramos grupos formales: a través de las normas instituidas, dentro de la organización, el individuo se adscribe a ésta y participa desempeñando roles de 30 acuerdo a la función encomendada y a la relación de trabajo existente, esto permite, que el individuo realice su interacción social basado en el cumplimiento de atribuciones y responsabilidades señaladas, constituyendo con ello los grupos formales que obedecen a relaciones motivadas por el desempeño propio de su trabajo; es así, como la dirección puede establecer a que grupo pertenecerán las personas al integrarse a la organización. Sin embargo, es cada individuo quien determina a que grupo pertenecerá de manera informal; la comunicación de roles o papeles, puede expresarse a través de características propias dependiendo del tipo de grupos los cuales pueden estar asociados de manera directa o no al desempeño organizacional. Los grupos encontrados pueden ser de amistad o camarillas, que pueden influir en la eficiencia organizacional.Un individuo puede pertenecer a uno o más grupos formales e informales en la organización. Desde la perspectiva organizacional es importante diferenciar aquellos grupos que están asociados al desempeño del ente en su conjunto, por lo que en una organización es típico encontrar: grupos formales, derivados de la función desempeñada a través de la estructura organizativa; grupos informales (pequeñas camarillas) en competencia por mejores posiciones o recursos dentro de la organización; grupos formales, bajo la estructura de coalición, identificados por un status dentro de la organización y que se vuelven determinantes o influyentes en la conformación de los grandes objetivos organizacionales, es el caso de sindicatos, mandos medios, cuerpos técnicos o niveles directivos. Los grupos de mando son determinados por la organización y están formados por el jefe y sus subordinados; los grupos de trabajo, también son determinados por la organización y están constituidos por personas que trabajan unidas en la ejecución de un proyecto laboral; los grupos de interés son aquellos que trabajan juntos para lograr un objetivo especifico de interés para cada uno de ellos, (cambios de roles de vacaciones, incrementos salariales etc.) y finalmente, los grupos de amigos: que son personas que se unen porque tienen una o varias características en común. Con la finalidad de auxiliar en la comprensión de los conceptos arriba mencionados, a continuación se presentan aquellos asociados: Masa: multitud de individuos desordenada y desarticulada. Personas agrupadas accidentalmente que no se comunican, no interactúan, no tienen proyectos o tareas comunes ni son guiados por un líder. Grupo: formación social organizada compuesta por un número reducido de individuos relacionados entre si, que cuentan con metas y necesidades comunes y se unen para alcanzar objetivos particulares. Grupo formal: Es aquel que se define a través de la estructura de la organización, a cuyos miembros se les asignan puestos, funciones, posiciones roles y en los que la autoridad es determinada por el cargo o jerarquía establecida por el organigrama. Grupos informales: son alianzas espontáneas que no están determinadas por la organización; son integraciones naturales que se presentan como respuesta de contacto social, comparten intereses y simpatías al margen de las metas de productividad. 31 El grupo se forma no solo por necesidades de trabajo, sino por la búsqueda de compañerismo, apoyo e identificación, entre otros. La organización informal, surge espontáneamente con el trato cotidiano de las relaciones interpersonales. En este sentido los grupos pueden ejercer sobre sus miembros un control mas firme que el sistema de dirección formal, por lo que éste tiene que trabajar a través de grupos para lograr sus objetivos. Algunos investigadores como Argirys, Etzioni, Porter, Kast y Rosenzweig se plantean la siguiente pregunta, ¿de qué manera pueden armonizarse los diferentes intereses del individuo con los de la organización para generar una relación mutuamente positiva, cooperativa y satisfactoria? La manera de lograr un equipo eficiente de trabajo requieren de un esfuerzo deliberado y sostenido de la institución, es importante motivar a los participantes a que puedan realizarse individualmente contribuyendo a la superación y productividad de su grupo. Los individuos se unen a diversos grupos por distintas razones las más frecuentes son.. Seguridad: La pertenencia a un grupo le evita al individuo el encontrarse o sentirse solo, además de sentir el apoyo del grupo por los lazos que lo identifican con el mismo. Status: La importancia que un grupo tiene para un individuo, por que se destaque en alguna actividad o porque haya logrado cierta posición le produce un interés especial para pertenecer a el, con esto él se considera importante para los demás y siente el reconocimiento del grupo por su pertenencia. Autoestima: La autoestima del individuo aumenta cuando es aceptado por un grupo al que le siente admiración o se identifica con sus fines y valores. Afiliación: El individuo disfruta la interacción en el trabajo, es la fuente primaria de satisfacción de su necesidad de afiliación. De ahí que personas que tienen resuelta su posición económica continúen trabajando aun sin la necesidad de una retribución monetaria. "...destaca la importancia de las relaciones entre las personas por lo que la comunicación, la colaboración y otras formas de integración humana deben adecuarse para facilitar la gestión de los grupos de trabajo en beneficio de metas de la institución". El equipo de trabajo es una entidad social altamente organizada orientada a la consecución de una tarea común. Esta compuesto por un número reducido de personas, que adoptan e intercambian roles y funciones con flexibilidad, de acuerdo con un procedimiento, y que disponen de habilidades para manejar su proceso socio afectivo en un clima de respeto y confianza. Se destacan como características del equipo de trabajo una interacción con una comunicación mas libre y profunda, por un tiempo determinado, existencia de acuerdos de objetivos y obtención de resultados, liderazgo compartido y rotativo, distribución de roles de acuerdo a la tarea, mayor colaboración y competencia, utilización adecuada de la capacidad de sus miembros y adecuado manejo del conflicto. 32 Los grupos para convertirse en equipos de trabajo deberán pasar por varias etapas: Etapa de formación: se refiere a la etapa de nacimiento del grupo, la dirección es asumida por el jefe formal proporcionando instrucciones precisas sobre acciones, recursos. Por lo general sin explicar el porque y asume un estilo de liderazgo autocrático. La reacción que genera en el grupo tiende por lo general a la insatisfacción personal, burocracia, rutina laboral y desmotivación, baja productividad, baja calidad en los productos y/o servicios. Con frecuencia esta significa también una etapa de transición también para el líder, pudiera ser que en ese momento se encontrara en el proceso de clarificación de expectativas, que deberá exponer mas tarde ante el grupo para poder pasar a la siguiente etapa. Etapa de organización. Como su nombre lo dice, se establece la organización, las actividades se basan más en la coordinación de funciones y en la conciencia de grupo y menos en la autoridad. Se propicia la cooperación en el trabajo y la división del mismo; estas condiciones son indicativas de que el grupo ha entrado en esta etapa: disminuye la ansiedad, la división del trabajo es equitativa y eficiente, aparece un líder natural cada participante del grupo manifiesta su responsabilidad, se expresa apertura en el sentido de pertenencia, y logran objetivos. La participación de los integrantes se hace mas abierta y relajada lo que permite ejercer el liderazgo democrático y se destaca una marcada contra dependencia hacia su líder. Etapa de integración: En ésta etapa el equipo conoce con claridad la capacidad de cada uno de los integrantes así como las posibilidades y limitaciones, la distribución de las tareas se efectúa de una manera funcional, la distribución de roles se hace pensando en la conveniencia para el cumplimiento de objetivos. El concepto de jefe se transforma por el de coordinador, se incrementa la participación de los integrantes, participando de manera conjunta en la toma de decisiones, se propicia la creatividad en el planteamiento de soluciones; el equipo es capaz de hacerse cargo de si mismo existiendo una gran interdependencia, son capaces de regular sus tensiones hacia una situación satisfactoria y productiva. En esta etapa la estructura es estable, existen claros y evidente logros de sus propósitos, existe consenso, el proceso de gobierno y funcionamiento es adecuado, se incrementa el sentido de pertenencia y solidaridad y su desarrollo favorece el cambio. El líder
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