planificacion etapas

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La planificación es la estructuración de una serie de acciones que se llevan a cabo para cumplir determinados objetivos. La planificación es entonces, en términos generales, la definición de los procedimientos y estrategias a seguir para alcanzar ciertas metas. Si lo vemos desde otro punto de vista, planificar significa anticiparnos a eventos que pueden representar una amenaza u oportunidad. De ese modo, se busca reducir los impactos negativos de dichas contingencias e impulsar los positivos.
Es decir, planificar no solo significa definir un programa de acción, sino minimizar daños y maximizar la eficiencia. La planificación suele relacionarse mucho con el mundo corporativo, cuando las empresas desarrollan su plan de negocio. Sin embargo, hay otros ámbitos donde este término se puede aplicar. Por ejemplo, la planificación familiar es el planeamiento que una persona o familia lleva a cabo para determinar el número de hijos que desea tener y los métodos anticonceptivos que serán utilizados para lograr ese fin.
Etapas de la planificación
Dentro de la planificación podemos identificar tres etapas:
Identificación del problema a resolver y/o de los objetivos que se desean cumplir.
Proponer soluciones y estrategias que se deban seguir para resolver el problema identificado o para cumplir con las metas planteadas.
Después de analizar todas las opciones, determinar cuáles son las acciones más eficientes para cumplir con los objetivos propuestos, estructurando un plan.
Tomando en cuenta lo anterior, podemos concluir que para llevar cabo una adecuada planificación es importante contar con la mayor y mejor información posible, así como con la colaboración y convicción del equipo que ejecutará el plan a definir (si nos referimos a un grupo o empresa). De otro modo, no se conseguirán los resultados esperados.
La planificación es una guía que permite coordinar múltiples tareas y recursos.
¿Qué es la planificación?
La planificación es un modelo o plan que se utiliza como guía para implementar diversos proyectos y objetivos. Es un listado que detalla de forma ordenada los procesos, los recursos y el tiempo que serán necesarios para solucionar un problema determinado o para alcanzar los objetivos de negocio.
¿Para qué sirve la planificación?
La planificación es clave para el éxito, tanto de un equipo de trabajo como de una organización, porque permite coordinar múltiples procesos y tareas de forma ordenada para alcanzar los objetivos en el tiempo estipulado.
Pasos o proceso para realizar una planificación
La planificación se lleva a cabo a través de una serie de procesos ordenados.
La planificación se puede realizar a través de distintas herramientas y técnicas que permiten enlistar los recursos y las estrategias de manera cronológica.
Por ejemplo: Con un esquema y anotaciones manuscritas o a través de dispositivos con softwares, es posible administrar información de forma precisa, gestionar proyectos, coordinar a los grupos de trabajo, entre muchas otras funciones.
Los pasos sugeridos para elaborar una planificación, más allá de la herramienta que se utilice, son:
1. Analizar la situación. Consiste en comprender la situación actual, las necesidades y detectar los posibles problemas. Una mala interpretación del proyecto puede transformarse en un problema durante el desarrollo de la planificación.
2. Definir objetivos. Consiste en el motivo o la razón del proyecto para el que vamos a realizar la planificación. Además de la importancia del análisis de la situación, es necesario repasar el objetivo y comprenderlo de forma clara.
3. Desarrollar el plan de acción. Consiste en efectuar las acciones concretas que son necesarias para alcanzar el objetivo y que deben ser delegadas a cada responsable o equipo, según corresponda.
4. Detallar recursos necesarios. Consiste en enumerar todos los recursos (materiales y humanos) que serán necesarios para desarrollar el plan de acción. Puede ir acompañado de un estimado de gastos en base al presupuesto disponible, para calcular y decidir con qué recursos e insumos cuenta el proyecto y cuáles deberá adquirir.
5. Ejecutar el plan. Consiste en el trabajo propiamente dicho, del personal, los proveedores y los responsables involucrados a los que les fueron asignadas las tareas del plan de acción.
6. Controlar y evaluar. Consiste en controlar y analizar si el plan está avanzando según lo estipulado. En caso de que surjan inconvenientes o demoras en el desarrollo del plan, es importante reunirse con los equipos involucrados para definir una solución.
Tipos de planificación
Los principales tipos de planificación son:
Planificación estratégica. Consiste en un plan integral de negocio que permite el funcionamiento de una organización. Su ejecución depende de la toma de decisiones de la gerencia, y contempla los aspectos financieros, la misión y visión, los objetivos a largo plazo y la estructura de la empresa.
Por ejemplo: Una empresa que vende café tiene como misión generar experiencias para los clientes que consumen en sus locales, no solo satisfacer las ganas de tomar una infusión. A través de diversos estímulos, como la ambientación, la música, los aromas y los alimentos que ofrece, la empresa brinda una ventaja diferencial que es ajena al producto que ofrece.
Planificación táctica. Consiste en repasar las metas generales para definir objetivos específicos. Su ejecución depende de cada responsable o cada área correspondiente de una organización, que debe cumplir con sus respectivas tareas y funciones.
Por ejemplo: Una empresa tiene como meta a mediano plazo incrementar las ventas un 10 % en los próximos tres meses. La planificación táctica del área de marketing será realizar una campaña de difusión, la del equipo de ventas será organizar un encuentro de demostración para probar los productos y la del equipo de prensa será planificar una campaña de difusión informativa con profesionales y personalidades influyentes. Cada área realizará su propia planificación táctica para cumplir un objetivo específico que está alineado con el objetivo general de la organización.
Planificación operativa. Consiste en una serie de acciones básicas o fundamentales para garantizar el desempeño de una organización o un proyecto en el corto o mediano plazo. La planificación operativa se centra en los recursos disponibles, la manera en que se hará uso de los recursos y en las tareas necesarias para alcanzar los objetivos. Depende los directores o responsables de área, que contribuyen a implementar y controlar un plan operativo.
Por ejemplo: Los empleados de una fábrica se dividen en tres turnos de ocho horas cada uno para trabajar, debido a que las máquinas se mantienen en funcionamiento las 24 horas. Cada operario debe respetar el plan operativo estipulado para cada turno, de modo que puedan optimizar el tiempo y los recursos disponibles. En el turno noche hay menor cantidad de empleados trabajando en comparación a los turnos mañana y tarde, por lo que los protocolos de seguridad y de solución de conflictos son diferentes.
Planificación normativa. Consiste en una serie de reglas y normas que la gerencia de una organización establece durante un período determinado para alcanzar sus objetivos.
Por ejemplo: Durante un período de fuertes epidemias la empresa puede tomar medidas de prevención y precaución que condicionan el desarrollo normal de trabajo, con acceso restringido a ciertas áreas, uso de indumentaria de protección, insumos médicos descartables y la habilitación del teletrabajo para sus empleados.
Importancia de la planificación
La planificación permite mantener el equilibrio entre las tareas que la empresa puede coordinar y los imprevistos o problemas que escapan de su control, pero que se debe afrontar porque interfieren en su actividad.
Tanto el análisis de la situación actual de una organización para tener en claro las fortalezas y los aspectos a mejorar, como el repaso de los objetivos y las estrategias para alcanzarlos, son instancias del proceso de planificación que permiten mejorar la gestiónde la empresa, incluso, cuando algo no resulta como se esperaba. La planificación es importante, porque contribuye a que la toma de decisiones sea efectiva.
Ventajas y desventajas de la planificación.
El hecho de planificar implica una serie de ventajas para la empresa, las
cuales se señalan a continuación:
1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los
esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza.
2. Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y
oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una
posible participación en ellos. Lo anterior permite evitar la entropía, es
decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destrucción.
3. Proporciona una base para el control. La planificación y el control son
inseparables, ya que son como los gemelos de la administración. Cualquier
intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma
que las personas sepan si van en la dirección correcta, a no ser que primero
tengan en claro a donde ir. Así, los planes proporcionan los estándares de
control.
4. Obliga a la visualización de un todo. Se obtiene una identificación
constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de
la organización en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues
capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una
comprensión mas plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las
cuales están apoyadas sus acciones administrativas.
5. Dirige la atención hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente,
por parte de todos los componentes de la organización, los objetivos de esta
y la adecuación de ellos al medio, cuando es necesario.
Si bien la planificación es una función fundamental de la  administración,
presenta desventajas o limitaciones en su uso, entre las cuales se pueden
destacar las siguientes:
1. Esta limitada por la poca precisión de la información y por la
incertidumbre de los hecho futuros. Es imposible predecir con exactitud lo
que va a ocurrir en el futuro, de ahí que sea fundamental que el
administrador trabaje con escenarios alternativos y con márgenes de
tolerancia.
2. La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena
administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se
traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas
hombre.
3.La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a
realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la
actuación de los administradores y del personal de la organización general.
4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que
requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de
desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas
pertinentes.
Lo importante es que el administrador, aparte de tener muy claras sus
ventajas y sus limitaciones, debe considerar dos principios que sirven para
indicar la mejor manera de elaborar una planificación.
a. Principio de definición del objetivo.
El objetivo debe ser definido de forma clara y concisa para que la
planificación sea adecuada. Esta debe ser realizada en función del objetivo
que se pretende alcanzar, es decir, la finalidad misma es determinar cómo
será alcanzado. Si el objetivo no se define claramente, la planificación
será muy vaga y dispersa. Por otro lado, lo anterior facilita el
entendimiento por parte del personal de la empresa.
b. Principio de flexibilidad de la planeación.
El plan debe ser flexible y elástico, con el fin de poder adaptarlo a
situaciones imprevistas. Como la planificación se refiere al futuro, su
ejecución debe permitir cierta flexibilidad en situaciones que requieran
adaptarse a las condiciones del medio ambiente y a los recursos de la
organización.
¿Qué es la planeación administrativa?
La planeación administrativa es el proceso mediante el cual los líderes empresariales de departamentos tanto comerciales como administrativos, establecen una hoja de ruta adecuada para el crecimiento del negocio.
Este proceso incluye el diagnóstico de las fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades internas, y externas, de la empresa, la mejora de su eficiencia, la determinación de cómo competirá contra las empresas rivales en el futuro; así como el establecimiento de indicadores y métricas para medir el desempeño de cada actividad. Además, deben contar con principios básicos como:
Unidad: Para que el proceso de planeación sea integral y coordinada, debe regirse conforme a lo establecido en el plan general.
Racionalidad: La planeación tiene que crearse bajo criterios lógicos y realistas, impulsando su factibilidad.
Precisión: Para que la planeación funcione, debe ser exacta y prever errores que pudieran generar estragos.
Compromiso: La planeación requiere ser aceptada y ejecutada por las personas involucradas.
Flexibilidad: Para afrontar retos en el futuro, la planeación debe ser flexible. De esta manera podrá ser modificada o reenfocada a nuevos objetivos.
Planear el curso de acción de una empresa no es tan simple como sentarse a escribir los resultados que se busca generar, y las posibles actividades que los llevará a obtenerlos. Se trata de un proceso detallado con varias etapas que toman tiempo, y que están enfocadas en rendir frutos comúnmente a mediano y largo plazo. Esto puede ser un obstáculo para algunos líderes que están más encaminados en emplear acciones que den resultados más inmediatos.
Si esta también es tu postura, o aún no conoces los beneficios que puede traer, te contamos detalladamente por qué la planeación administrativa es tan importante para tu negocio.
Elementos de la planeación administrativa
Para que la planeación administrativa de tu empresa sea completa y adecuada a las necesidades internas y externas de la misma, necesitas integrar distintos elementos. Estos brindarán la información suficiente para realizar acciones congruentes y específicas. Te explicamos cada una de ellas.
Visión: Este es el objetivo a largo plazo de la organización. Se trata del punto al que se quiere llegar y el lugar en el mercado en el que se quiere ubicar a la empresa.
Misión: Esta es la finalidad por la que se creó la marca en primer lugar. ¿Qué problema se tiene pensado resolver y cómo es que la empresa podrá beneficiar tanto a sus clientes, como a sus colaboradores?
Valores: El conjunto de cualidades y principios que rigen a la organización y que le dan una esencia específica a la cultura empresarial.
Objetivos: Se trata de las metas puntuales y generales que están basadas en la misión y visión. Estos pueden ser tanto a corto, como a largo plazo y son muy útiles a la hora de originar la planeación administrativa.
Estrategias: Estos son los pasos y métodos comerciales y administrativos que permitirán alcanzar los objetivos impuestos.
Políticas: ¿Qué reglas y normas se tienen que cumplir en los procedimientos de tu empresa? Parte importante de la planeación administrativa, es llevar a cabo las actividades correspondientes, siempre cumpliendo con estándares legales, fiscales y de seguridad.
Recursos: Cada uno de los recursos con los que cuenta tu empresa deben ser registrados en tu plan para poder aprovecharlos al máximo.
Presupuesto y gastos: Por último, pero no menos valioso, está el presupuesto con el que tu organización cuenta para llevar a cabo las actividades de tu plan. Recuerda siempre desarrollar el plan de acuerdo a tu presupuesto y gastos, y no tu presupuesto basándote en el plan.
Mientras estos elementos sean parte de tu planeación administrativa, podrás asegurarte de que contendrá los pasos necesarios para hacer crecer tu 
Técnicas de planeación administrativa
Planeación cuantitativa
Esta técnica de planeación es una herramienta que se utiliza para evaluar un conjunto alternativo de estrategias. Incorpora detalles de etapas anterioresde forma organizada para calcular la puntuación de las tácticas empleadas con el fin de encontrar la que mejor coincida con los objetivos de la organización.
Planeación cualitativa
La técnica de planeación administrativa cualitativa no se centra tanto en números, en realidad se enfoca más en las personas, y sus perspectivas. Esta opción generalmente se lleva a cabo a través de métodos individuales o grupales, como lluvia de ideas, juntas de mejora, consensos, etc. Puede ayudar a definir problemas y conocer las opiniones, valores y creencias de los involucrados y clientes.
La técnica de planeación que una empresa puede emplear, dependerá del enfoque que tomen las distintas áreas. Existen negocios que incluso mezclan ambas para desarrollar su plan de manera más complementaria.
Una planeación administrativa exitosa propiciará el desarrollo de tu empresa, reducirá los riesgos al máximo, y potenciará el aprovechamiento de recursos y tiempo. También ten en mente que invertir esfuerzos en la hoja de ruta de tu negocio es el primer paso para optimizar todos los procesos desde su raíz. Lo que prevendrá la baja productividad, la mala toma de decisiones, la falta de enfoque en los objetivos y los sobre esfuerzos.
Ahora que tienes una comprensión sólida del por qué la planeación administrativa es de alta importancia, es buen momento para comenzar a diseñar o mejorar el tuyo. No olvides que tu plan crecerá y evolucionará junto a tu negocio, así que deberás darle seguimiento ya sea mensual o anualmente.