Sistema y Procedimientos Administrativos

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Sistema y procedimientos administrativos
Clase I
El hombre es en si mismo un sistema, rodeado por una infinidad de subsistemas
· Enfoque de sistemas: Una visión amplia; abarca la complejidad y la interacción; encarar los problemas en forma global, y no desde el análisis de elementos individuales. Ej. Para poder ver el departamento/sistemas de finanzas hay que mirar todo el colegio en si para poder analizar correctamente.
· T.G.S (teoría general de sistemas): Desarrollo de un marco teórico donde se produce formulaciones y teorías conceptuales que permitan crear condiciones de aplicación.
Principios aplicables a sistemas en diversos rubros, en general.
· Definición ampliada de sistemas:
· Es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan entre sí, entre sus atributos,
· Con su ambiente conformando una totalidad,
· Persiguiendo un fin determinado y
· Teniendo una actuación conjunta superior a la suma de las actuaciones individuales de sus elementos
· Un sistema puede ser una institución (ISAM) o un departamento (Finanzas).
· Elementos de los Sistemas:
· Objetos (computadoras)
· Conceptos (lenguaje de programación)
· Sujetos (personas)
· Los sistemas presentan propiedades que son atributos y cualidades que derivan del dominio de cada sistema. Ej. Dependiendo de cada lugar, no es lo mismo el departamento de administración del ISAM con el de otro lugar.
· Clasificación de los Sistemas: 
· Viviente: Tiene funciones biológicas (nacimiento, reproducción, muerte)
· No viviente
· Abstracto: Totalidad de sus elementos son conceptos, creaciones de la mente humana
· Concreto: Por lo menos uno de sus elementos son objetos o sujetos.
· Conceptos en T.G.S: 
· Elementos: 
· Parte o subsistema (ISAM y Finanzas)
· Parte: Concepto (lenguaje de programación), Objeto (computadoras), Sujeto(personas)
· Funcionalidad: 
· Entrada: 
· Cualquier ingreso al sistema, bajo dominio o del ambiente. Ej. Personas, uniformes, energía, materia prima.
· Filtro de entrada: Asegurar cualitativa y cuantitativamente las cantidades ingresadas. Ej. Cuanto soporta mi sistema que ingrese por hora de materia prima.
· Proceso: 
· Actividad aplicada sobre los elementos de entrada.
· Procesos químicos, mecánicos, por personas o procedimientos administrativos. 
· Estudio de los sistemas: método caja negra.
· Salida: 
· Cualquier elemento que salga del sistema al ambiente.
· Consecuencia de las transformaciones producidas.
· Según el propósito: producto, beneficio, servicio, información.
· Debe estar de acuerdo con los objetivos del sistema.
· Retroalimentación (feedback): 
· Compara el resultado con el objetivo.
· Introduce el resultado de la comparación como elemento de entrada.
· Ajusta los procesos a fin de obtener el resultado. 
· Ej. Vuelvo a procesar porque no llegue al objetivo que quería. Ej. El balde se rompe.
· Negativas: Tipo correctivo, ayuda a mantener al sistema dentro de un margen critico de operación dentro de los limites de control. Se busca la estabilidad del sistema.
· Positivas: Refuerza la operación del sistema, tendiendo que continue con los mismos rendimientos y sin modificar sus actividades. 
· Medidas correctivas dirigidas: 
· Entradas: Modificar sus características, su calidad, cantidad.
· Procesos: modificar actividades, componentes.
· Sistema de control: cambiarse la precisión del sensor. Forma de controlar todos los procesos.
· Propósito u Objetivo de los sistemas:
· Meta o estado final buscado
· No se puede estudiar un sistema sin objetivo
· Los objetivos deben ser cuantificables. Ej. Cuantos baldes voy a producir por hora.
· No se puede evaluar el cumplimiento del objetivo si no se puede medir el desempeño.
· Interrelación e Interdependencia: Los elementos de un sistema se relacionen a la vez, no son independientes entre si.
· Relaciones:
· Relaciones simbióticas: Enlazan elementos que requieres de es vinculación.
· Unidireccionales: Un solo elemento necesita.
· Bidireccionales: Ambos se necesitan.
· Relaciones sinérgicas: Genera un resultado mayor a la suma de los resultados individuales.
· Relaciones superfluas: relaciones repetitivas que hacen confiable al sistema.
· Ambienten o Contexto: Objetos exteriores que rodean, contienen e influyen al sistema. Interactúan constantemente. 
· Condiciones: 
· No es controlado por el sistema.
· Afecta significativamente el desempeño o propiedades del sistema 
No todo lo externo es ambiente.
Ej. El ambiente del sistema del ISAM es Leandro N. Alem, si la muni no deja que una línea de colectivo no entre en un barrio, esto va a influir en la llegada de alumnos y profesores, pero a la vez no puede influir en ello.
· Clasificación: 
· Transaccionales: NO control, SI influencia.
· Contextuales: NO control, NO influencia.
· Importancia: 
· El ambiente puede ser un generador de recursos que permiten continuidad. Ej. Barrio nuevo cerca del colegio.
· El ambiente puede ser una amenaza.
· El sistema debe preveer procesos de adaptación al ambiente.
· Límites del Sistema:
· Es la separación de los elementos del sistema y su ambiente.
· Un sistema existe dentro de sus límites y todo lo que está afuera y es relevante para el sistema, es su ambiente.
· Es arbitraria y subjetiva respecto de quien estudie el sistema
· Ej. Hasta donde voy a estudiar un sistema, hasta que punto. Que dejo dentro del sistema o que dejamos fuera.
· Subsistemas: 
· Un componente de un sistema es un sistema en si mismo.
· Jerarquía, esta integrado por un sistema de menor orden.
· Recursos:
· Medios que tiene el sistema que utiliza para sus actividades.
· Pertenecen al sistema, no son entradas. Ej. Personas, capital, infraestructuras, información.
· Atributos propiedades y características de los elementos: 
· Según la medición: cualitativa (importantes por calidad) o cuantitativa (importante por cantidad)
· Identificación del elemento:
· Definidores: permite individualizar el elemento. 
· Concomitantes: características secundarias, estas no establecen ninguna diferencia.
· Entropía en el sistema: 
· Proceso interior, por el cual éstos entran en crisis y tienden a su degeneración y deformación estructural y funcional.
· Está muy relacionado con la incertidumbre, por lo que el aumento de la información disminuye sus riesgos.
· Ej. Comentarios que no son verdad, se esparcen y empiezan a buscar trabajo en otro lado.
· Homeostasis o Equilibrio dinámico: Propiedad de los sistemas que se expresa a través de su nivel de respuesta y adaptabilidad a las fuerzas del entorno. 
· Equifinalidad: 
· Los resultados finales pueden ser conseguidos a partir de diferentes situaciones iniciales, diferentes maneras y medios, aun distintos a los planeados.
· Un sistema direccionado en el objetivo, hace al sistema flexible y estable.
· Ej. La administración pide que se dupliquen las ventas, vender e invertir mas en los productos que se venden más. Otra idea es vender mas exportando o vender a otras provincias a demás de las nuestra. Distintas formas de lograr la misma cosa.
· Complejidad de los sistemas: 
· Nº Elementos.
· Los atributos de los elementos.
· La cantidad de vínculos e interacciones.
· El nivel de organización.
· Organización y Estructura: 
· ORGANIZACIÓN: vinculado al rol de cada parte para lograr interacción y adaptación formando un todo.
· ESTRUCTURA: Formas y relaciones entre los elementos de un sistema y subsistema.
· Condiciones de un Sistemas: 
· El sistema posee 1 o más atributos o funciones.
· Existen elementos esenciales y no esenciales según la función del sistema.
· La conducta de cada parte afecta al conjunto.
· La influencia de una parte sobre el sistema depende del comportamiento de las demás partes.
· Composición y descomposición de un sistema: 
· Cada parte del sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan.
· Cada sistema tiene propiedades que no tienen ninguna de sus partes.
· Tipos de Sistemas: 
Según el nivel de apertura al medio:
· SISTEMAS ABIERTOS: Intercambio constante, de materia, información y energía con el ambiente. Tienen mayor capacidad de adaptación.
· SISTEMA CERRADO.Son impermeables. No interactúan con el medio. El resultado depende de las condiciones iniciales. Es prácticamente inexistente.
 Según el conocimiento del estado futuro:
· PREDICTIBLES: Conociendo la situación de inicio se puede saber con precisión el resultado futuro.
· PROBABILÍSTICOS: No se conoce con certeza cuál será su comportamiento.
· Sistema Hombre Maquina: Combinación de ambos:
· HOMBRE: Abierto y probabilístico
· MAQUINA: Cerrado y predictible
Clase II
La organización como sistema
· La evolución del termino organización: 
· A principios del siglo XX era un grupo reducido.
· Todos estamos relacionados con alguna organización: por pertenecer a una, consumir bienes y servicios o proveer bienes y servicios.
· Las organizaciones reciben el nombre de empresa.
· Las empresas son sistemas sociales.
1- La empresa: Modelo determinista - La empresa como máquina.
· Principios del siglo XX
· Las organizaciones no tenían objetivos, solo respondían a los dueños y sus sueños de tener más dinero.
· Las personas eran consideradas partes de la maquina reemplazables e intercambiables.
· Las condiciones humanas y los objetivos personales de los trabajadores no eran tenidos en cuenta.
2- La empresa: Modelos animados – La empresa como organización
· Los empleados empiezan a tener mas importancia, se les presta atención.
· Tiene propósito y vida propia, como los seres vivos (supervivencia y crecimiento)
· Preocupación por los empleados. Seguridad (horas de trabajo), salud (licencias), condiciones de trabajo (protección dependiendo en que trabaja, audífonos - botas) y motivación.
3- La empresa: Modelos sociales – La empresa como sociosistemas
· En un sistema social pasa a tener responsabilidades para con sus miembros, integrantes y con el medio en el que se encuentra
· Integra los propósitos de sus integrantes.
· El desempeño de las personas afecta a la organización y a su vez esta los afecta a ellos.
· Responsabilidad Social Empresarial: Es una visión de negocios que integra el respeto por las personas, los valores éticos, la comunidad y el medioambiente con la gestión misma de la empresa.
Responsabilidad que cada organización tiene con el medio ambiente en que se desenvuelve y con la sociedad de la que hace parte.
· La organización como sistema cerrado:
· La actividad organizacional esta dirigida a la consecución de los fines.
· Limitaciones de actuación y decisión.
· Predictible, conociendo recursos conozco el resultado.
· Organización aislada de variables externas.
· Predominante en trabajos con bajo nivel de capacitación.
· En la práctica es difícil encontrar una empresa que se considere un sistema cerrado.
· La organización como sistema abierto: 
· Apertura constante al medio.
· Es influido por su medio ambiente y a la vez influye en él.
· Desarrolla capacidad adaptativa. 
· Hay mayor especialización y diferenciación entre sus subsistemas.
· Tiene diversas formas de lograr sus objetivos.
Características de los Sistemas Abiertos:
1- Importación de energía: Energía, materiales, personas, información.
2- Procesos internos de transformación: Actividades sobre las entradas, de acuerdo a pautas y procedimientos.
3- Salidas: Productos físicos o servicios.
4- Ciclos de sucesos: Exporta al ambiente y a su vez recibe de este lo necesario para empezar el ciclo. Ej. Vende los productos para obtener recursos para comprar materia prima y pagar al personal en un nuevo ciclo de producción. 
5- Entropía negativa: Procedimientos para evitar la entropía (entropía: el sistema se degenera por sí mismo); planificación, control, presupuesto, dialogo, proveer información para evitar la entropía.
6- Proceso de Retroalimentación y Codificación: 
· El sistema recibe información de las consecuencias de las actividades desarrollas por el propio sistema, con el fin de detectar y corregir los desvíos que se observen con relación a los objetivos.
· Proceso de codificación: selecciona los insumos que van a ser incorporados (medios mecánicos y tecnológicos, personas o informes).
7- Estado Estable: Los cambios externos no modifican la estructura del sistema, ya que este se adapta anticipándose o reaccionando.
8- Diferenciación: Creación y elaboración de nuevas funciones, más específicas y jerarquizadas.
9- Equifinalidad: El sistema puede alcanzar un determinado esto final partiendo de condiciones iniciales diferentes y a través de la adopción de distintos curos de acción. 
Características particulares de las organizaciones como Sistemas Abiertos:
1- Artificialidad: Creación artificial del hombre basados en el conocimiento, y persiguen un bien social. Diseñadas para cumplir dines específicos, dirigidas por su propio sistema de administración.
2- Morfogénesis: capacidad de modificar sus características estructurales básicas. 
3- Complejidad: Gran cantidad de elementos que los componen, características de los elementos, cantidad de interacciones. Más crecimiento y desarrollo, más complejidad.
4- Apertura: Capacidad de mantener un fluido intercambio con el ambiente.
5- Intencionalidad: Sus actividades están orientadas a través de la realización de objetivos. 
· Modela de organización como sistema: Medición de desempeño Individual y Organizacional.
· Enfoque Sociotecnico: 
· Busca que le sistema tenga satisfacción plena en el trabajo y eficiencia tecnológica.
· Riesgo de enfocarse en la tecnología y descuidar la parte humana.
Integración de subsistemas: 
· Subsistema de objetivos y valores: cultura organizacional.
· Subsistema social: determinante de la eficiencia y eficacia al utilizar las tecnologías.
· Subsistema técnico: Técnicas, equipos e instalaciones.
· Subsistema psicosocial: Necesidades, motivación y valores de los empleados.
· Subsistema estructural: División de tareas y coordinación. 
· Subsistema administrativo: Cubre toda la organización, fija objetivos y adecua recursos para su obtención.
· Enfoque situacional o contingente: Reconoce la existencia de subsistemas únicos y tienen que ser considerados como tales en su diseño y organización. Se adecua a situaciones específicas.
· Consecuencias de Introducción de Nuevas Tecnologías: 
· Impactan en las personas, el entorno, las relaciones grupales y la estructura.
· El nivel de aceptación, por la forma de implementación. 
· Es importante el manejo del ritmo del cambio y control de sus consecuencias. 
El sistema Administrativo:
· Darle dirección al proceso, asegurar el desarrollo de las actividades, meditar sus propósitos, fijar objetivos y organizar los recursos a din de obtener resultados deseados.
· Es un proceso que permite que recursos no relacionados se integren en un sistema con el fin de obtener relaciones objetivas.
· Administra: cosas, personas e información.
· El sistema administrativo: 
· Función que por medio de procedimientos hace posible la obtención de los objetivos de la organización.
· Su razón de ser es que las cosas se hagan, solucionar problemas y decidir.
· Hace uso de los datos o los genera en su accionar; al procesarlos es información. 
· Para que se cumplan objetivos es necesario un eslabonamiento de procedimientos:
· Procedimientos: Tareas que se realizan en los distintos puestos de trabajo destinados a una misma finalidad.
· Tareas: Son trabajos que se ejecutan en un puesto.
· Conservan y transmiten las decisiones adoptadas, a las personas encargadas del control. 
· Cada organización diseña la estrategia que cree mas conveniente para lograr sus propósitos, mediante actividades, tareas, procesos.
· Funciones del Sistema Administrativo:
· Es el medio por el cual se operativizan las políticas y estrategias del nivel superior.
· Captación, transmisión, elaboración y documentación para la toma de decisiones.
· Crecimiento ≠ Desarrollo:
· Crecimiento: cuantitativo, aumento de tamaño o número.
· Desarrollo: cualitativo, calidad.
· Aprendizaje: adquirir conocimiento, mejorar una actuación.
· Adaptación: responder a los cambios, con el fin de mantener o incrementar la capacidad de desempeñarse.
· Captar información exterior e interior: Identificar oportunidades yamenazas, tomar las decisiones necesarias, mantener y mejorar el desempeño de la organización.
· Sistemas Administrativos Eficientes: 
· Eficaz: Logar el objetivo.
· Eficiente: Logar el objetivo al menor costo, con mayor velocidad, seguridad, de la mejor manera.
· No se puede ser eficiente sin ser eficaz.
Actos Concretos:
1- Posibilitar tareas y actos administrativos, con costos, plazos y seguridad, adecuados.
2- Obtener una estructura de datos periódicas que posibilite, actividades y toma de decisiones.
3- Promover el cumplimiento de objetivos: organizacionales, de sus integrantes y de su ambiente.
Parámetros para medir eficiencia administrativa en organizaciones:
· CAPACIDAD: velocidad de procesamiento, volumen de trabajo seguridad en la captación de datos.
· COMUNICACIÓN: transmisión de información.
· COSTOS: relación costos-beneficios
· COMPETITIVIDAD: buscar y mantener clientes, mejorar acuerdos con proveedores, desarrollar nuevos productos.
· CONTROL INTERNO: generar información confiable, promover la eficiencia operativa, protección de activos.
· El Sistema Administrativo y la Información:
· Debe decir que información es relevante.
· El sistema de información es un subsistema del sistema administrativo.
· Se recopilan datos externos e internos, para uso interno y externo.
· Para el diseño es necesario conocer el sistema administrativo. 
· Relación entre Sistema Administrativo y Sistema de Información:
· Ej. Una compra stock y ventas.
Clase III
Componente del Sistema Administrativo
La dirección y el sentido de una organización se establecen en los niveles más altos.
Definen objetivos, diseño estratégico, políticas.
Niveles medios y bajos ejecutan tareas, utilizan recursos para lograr los objetivos.
Esa gran cantidad de tareas, permite obtener datos, que una vez procesados son información significativa.
La circulación de información, recepcionada por los integrantes de la organización se transforma en conocimiento.
Componentes: 
1- Conjunto de Procedimientos: 
· Secuencias de tareas que se realizan en los distintos puestos con una finalidad especifica. Ej. Recibir un producto, almacenar, registrar, cobrar.
· La secuencia debe ser conocida, saber cuándo y como hacer.
· Cursograma: representa gráficamente un procedimiento administrativo.
2- Personas:
· Son quienes ejecutan las actividades.
· Toman decisiones.
· Capturan datos.
· Convierten datos en información.
· Almacenarán y transmitirán datos.
· Están en todos los niveles de la organización.
3- Sistema de Información:
· Permite: realización de las tareas, coordinación entre sectores, toma de decisiones y el control sobre desempeño y actuación.
4- Recursos: 
· El recurso más asociado al sistema administrativo es la computadora.
· Tecnologías electrónicas de procesamiento de datos.
· El Sistema Administrativo y las Nuevas Tecnologías: El Impacto de la Tecnología modificó el sistema administrativo, marcando tendencias en la forma de concebirlos y entenderlos.
1- Impacto sobre los Procedimientos: 
· Eliminar e introducir tareas.
· La capacidad de los equipos electrónicos para procesar y transportar datos permite reducir, reorientar y rediseñar procedimientos.
· Introduce el teletrabajo.
· Nuevos tipos de relaciones con los clientes y proveedores, creando nuevas maneras de trabajar.
· Modifican la supervisión, control de procedimientos.
2- Impacto sobre las Personas:
· Los puestos requieren mayor nivel de capacitación.
· Tareas más amplias y complejas.
· Produce mayor interacción con la máquina y aislamiento con las otras personas.
3- Impacto sobre el Sistema de Información: 
· Procesa mayor cantidad de datos y más complejos.
· Mayor cantidad de información accesible para mayor cantidad de personas.
· Peligros: 
· estar a la moda tecnológica haciendo lo mismo que antes.
· Modificar la forma de hacer las cosas simplemente porque la tecnología impone.
· Buscar equilibrio.
Control Interno: Tiene como fin valorar la confiabilidad de los mismos.
· Concepto: Conjunto de normas, reglas, directivas e instrucciones que fijan los propietarios, con el fin de dirigir, coordinar y controlar a los subordinados en la ejecución de todas las tareas.
· Es necesario cuando es de gran magnitud la empresa.
· El campo de acción es toda la organización.
· La idea es evitar errores y fraudes, ganar seguridad y confianza.
· Es preventivo y continuo.
· No es esporádico y externo al sistema.
· Objetivos del Control Interno (pregunta de examen)
1- Protección de los activos: 
· Salvaguarda de los bienes (guardar los bienes en el lugar que corresponda y en las condiciones que necesite).
· Errores o fallas no intencionales (si corta la luz tener un generador).
· Irregularidades: hechos intencionales que dañan a la organización.
2- Generación de información confiable: 
· Se refiere a la veracidad, exactitud, velocidad y confiabilidad de los datos.
· Obtener información confiable para la toma de decisiones. 
3- Promoción de la eficiencia operativa:
· Busca evitar que la misma persona realice todas las operaciones.
· Lograr la ejecución de tareas.
· Determinar si el trabajo anterior fue bien ejecutado.
Ejemplos: 
· Segregación de funciones (varias personas en la misma).
· Arqueos periódicos.
· Autorizaciones por escrito y establecer responsabilidades de entrega, recepción, autorización.
· Utilización de cuentas de control.
· Identificación de los activos, designación de un responsable.
· Archivar declaraciones juradas y verificar presentación en tiempo y forma.
· Utilización de presupuestos.
· Elementos del Control Interno:
· Estructura: Determina división de tareas y funciones, mecanismos de coordinación.
· Los Procedimientos: mecanismos de realización de las operaciones. Se crean manuales.
· Personal: son los que realizan los procedimientos. Definir: selección, entrenamiento, capacitación y evaluación.
· Auditoría Interna: Principal objetivo la evaluación del control interno.
· Alcance Auditoría Interna: Evaluación del sistema de control interno, con el objetivo de determinar el nivel de efectividad en todas las etapas del proceso administrativo, recomienda cambios.
Enfatizar el examen:
· Incumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
· Protección de activos, revisar mecanismos de control.
· Uso eficiente y económico de los recursos.
· Revisar que los objetivos sean razonables.
· Plasticidad y Flexibilidad:
· Debe permitir su rápido ajuste a nuevas necesidades y realidades.
· Ej. Formularios adecuados, control cruzado, contabilización correcta.
· Normas generales: Se aplican a todos los departamentos de la empresa.
1- Ambiente de control: 
· Controlar que todas las operaciones están bajo control. Ej. Los empleados deben saber que están siendo controlados, cámaras.
· Incentiva al cuidado y la responsabilidad.
· Desalienta actos fraudulentos.
2- Evitar zonas disputadas o tierra de nadie:
· Contar con un manual de funciones y procedimientos donde estén claramente definidos tareas y responsabilidades de cada uno.
· Cada departamento debe saber con claridad todas las tareas y funciones que tiene que realizar. Ej. No puede ser que como no sabían quien tenia que pagar IVA se haya quedado debiendo.
3- Formalización de las operaciones por escrito:
· Prueban la existencia de las operaciones.
· Permiten la realización del control.
· Contar con documentación de respaldo.
· Ej. Si se queda registrado por medio de un mail, alguna petición de tareas, pagos de compras o de ventas, recibos.
4- Autorización de operaciones – niveles de autorización:
· Definir rangos y operaciones.
· No recargar a puestos jerárquicos con autorizaciones sin relevancia. 
· Ej. No vamos a pedir autorización a gerencia para comprar una resma de hojas, una máquina. Se deben establecer montos para saber a partir de que se debe pedir autorización de mas arriba. 
5- Separación de funciones/control cruzado por oposición de intereses:
· Ninguna persona debe tener a su cargo todas las fases de la operación.
· Ej. Quien registra no maneja dinero. Quien maneja dinero no maneja bienes.
· Ej. Uno hace el pedido decompra, otro paga y otro recibe el pedido. 
6- Prenumeración de formularios: 
· Cumplimiento de norma legal.
· Evitar salteos. (errores)
· Dificultar maniobras fraudulentas.
· Facilitar controles. (correlatividad numérica-cronológica)
· Se deben conservar formularios anulados.
7- Control de recepción de formularios emitidos: 
· Asegurarnos que ningún ejemplar se pierda.
8- Control numérico – cronológico:
· Similitud de fecha con numero precedente, o posterior.
9- Existencia de sectores operativos de control y de asesoramiento:
· No desvirtuar el propósito original de cada sector.
10- Análisis de riesgo: Analizar costos y veneficios, si nos sirve realmente, tiene que valer la pena, si no me cubre la perdida totalmente no me sirve.
· Seguros obligatorios.
· Seguro sobre caja.
· Cobertura sobre inmueble.
· Contra accidentes.
· Seguro sobre terceros.
11- Dependencia entre sectores: 
· El sector que controla no debe depender del controlado. Debe depender de un nivel superior al controlado.
12- Revalorización de la función de archivo:
· Espacio físico acorde.
· Nombrar un responsable.
· Archivar según un criterio que permita búsqueda. Ej. Poner etiquetas, orden alfabético. 
· Observar plazos legales de conservación de documentos.
13- Custodia de formularios sin utilizar:
· Guardados.
· Registro de quien lleva talonario en blanco, rendición del talonario anterior.
14- Rotación interna del personal afectado a áreas sensibles:
· Evita vicios y fraudes propios de quien conoce alguna falla del sistema.
· Ej. Cambiar tipos de controles en las áreas que manejan dinero o rotar por temporadas.
15- Evitar rotación interna acelerada:
· Evitar gastos de capacitación y entrenamiento.
· Buscar la manera de retener a los empleados que capacitamos, sino es perdida de plata y tiempo.
16- Registraciones claras, precisas y oportunas:
· Debe permitir el control e identificar operaciones.
17- Mecanismos para reclamos de terceros:
· Permite conocer problemas no detectados.
Clase V
Diseño Organizacional y Estructura
· Objetivos:
· Ajustarse a la realidad a través de cambios en estructura, las practicas de recursos humanos, sistemas de información y cultura organizacional.
· El objetivo es lograr un desempeño superior a través de cambios adecuados a cada situación.
· Procesos de diseño: Permite a las organizaciones generar estructuras y proceses nuevos, en función de las exigencias del contexto.
· Atender a la naturaleza del cambio organizacional (que necesita).
· Dinámicos, continua reformulación.
· Facilitar el aprendizaje, capacitar al personal.
· Tener en cuenta metas y necesidades, del empleado y empresa
· Permitir ajustes.
· Elementos del diseño: El éxito radica en la comprensión de sus elementos.
· Estrategia: Guía para el diseño organizacional.
· Que producto ofrecemos, cual es el valor agregado que tenemos como empresa. Elegir bien que producto vamos a tener y ventaja competitiva.
· Es un planeamiento, fijación de objetivo y manera de lograrlo.
· Es un modelo 
· Es un posicionamiento. Ej. Lugar que ocupa en el mercado y en la mente de las personas.
· Perspectiva, visión de la empresa.
· Trampa, maniobra para eliminar a un competidor. Ej. Fanta con crush.
· Debe tener en cuenta el desarrollo y la implementación: como hacemos para que la empresa llegue a los objetivos.
· Publicidad para quien tiene la posibilidad de comprar. 
Desarrollo de la Estrategia:
· Que productos y servicios.
· Clientes y mercados.
· Ventajas competitivas. Ej. Iphone con la batería, la memoria, la cámara, fama de bueno.
· Las prioridades de productos y mercados.
· Estructura: Es la disposición de las partes adecuadas a los objetivos.
· Representa las relaciones, jerarquías y división de trabajos.
· Organigrama
· Estructuras: 
· Formal: Aparece en el organigrama. (son de la manera que aparece).
· Presunta: Miembros perciben como real (el que debería ser no lo es, las personas respetan a otro).
· Existente: Es la que efectivamente existe.
· Requerida: La que los individuos necesitan.
Ideal: Diseñar la requerida a partir de la existente, que se adapte mejor a lo que necesite la empresa.
· Procesos: De que manera se hacen los productos.
· Conjunto de actividades que recibe uno o mas insumos y crea un producto de valor al cliente.
· La estructura debe soportar los procesos de la organización.
· Gente: 
· La distribución de cargos es lo mas importante en la administración de personas.
· Lo optimo se obtiene cuando la persona es colocada en un lugar donde puede usar sus cualidades. Ej. Messi
· Se debe buscar un equilibrio entre aporte, la retribución y la capacidad de cada individuo (valorar a los empleados que tenemos).
· Investigar y evaluar desempeños (personas que están en puestos que deberían ocupar). 
· Apreciación de las tareas.
· Encuestar sobre la satisfacción laboral.
· Planes para el desarrollo de carrera (hacer cosas para que los empleados se quieran quedar).
· Tecnología: Son las herramientas que permiten transformar materia prima en productos.
· Influye en los otros elementos del diseño.
· Que el conseguir la tecnología no haga que deje de funcionar la empresa. Ej. Empresa de chapas.
· Los empleados deben saber utilizar las tecnologías. Tener personal capacitado.
· Características Decisiones Empresarias:
· SENTIDO FUTURO: cuanto más lejos en el tiempo una decisión compromete a la empresa, más estratégica será.
· INFLUENCIA: cuantas más funciones o áreas afecte, más arriba en la pirámide está la decisión.
· FACTORES CUALITATIVOS: las decisiones que requieren consideraciones de valor, principios de conducta, creencias sociales y políticas; son de orden superior.
· RECURRENCIA: las decisiones estratégicas son de excepción.
· Nivel Político: definiciones políticas y desarrollo de planes estratégicos.
· Nivel Administrativo: adopta decisiones tácticas sobre distribución, asignación de recursos, control. Informa al nivel político y técnico.
· Nivel Técnico: ejecuta tareas de producción de bienes, prestación de servicios.
Visión de Mintzberg:
· Cúspide estratégica: se encarga de que la organización cumpla la misión, satisfacer los intereses de las personas. (lo más estratégico o político)
· Línea media: nexo entre la cabeza estratégica y el núcleo operativo.
· Núcleo operativo: realizan la transformación de los ingresos en salidas. (materia prima en producto)
· Staff de apoyo: actividades logísticas, se relaciona indirectamente con la transformación de materia prima. (mantenimiento, seguridad)
· Tecnoestructura: analistas que estudian la adaptación de la organización al entorno. Planificar, diseñar estructuras, capacitaciones.
Unidad entre las partes del sistema:
· Autoridad formal: representada en el organigrama. Como fluye la autoridad formal.
· Flujos regulados: tres tipos de flujos: el de trabajos de operaciones, el de información y decisiones de control y el de información.
· Comunicación informal: relaciones espontáneas y flexibles entre los miembros.
· Constelaciones de trabajo: grupos pequeños de trabajo, relaciones horizontales.
· Procesos de decisiones ad hoc (dependiendo de la situación, quienes son los encargados de tomar esas decisiones.): comprensión de los procesos de decisión, cómo se vinculan las decisiones operativas, administrativas y estratégicas. Que papel cumplen los individuos en cada etapa.
Clase VI 
Estructura Organizacional
Las organizaciones que permanecen en el tiempo, tienen una capacidad de crear y modificar una estructura organizacional que se adapte a las necesidades.
· Sirve para controlar y distinguir las partes.
· Define lo que deben hacer y con quien lo deben hacer.
· Beneficios de Ajustes en la estructura organizacional:
· Impulsa el aprendizaje.
· Impulsa la flexibilidad ante las necesidades y demandas, clientes, vendedores, usuarios.
· Reduce costos operativos e impulsa la productividad.
1- La estructura como influencia en el comportamiento:
· Los individuos de los puestos de trabajo ceden su libertad individual para apegarse a políticas y acuerdos comúnmente aceptados.
2- La estructura como actividadrecurrente:
· Este enfoque se caracteriza por la regularidad de actividades.
· Ej. El empleado llega a su puesto de trabajo a hacer lo que estuvo haciendo ayer.
· Diseño de la Estructura Organizacional: Decisiones y acciones llevadas a cabo por los administradores que resultan en una estructura organizacional
Decisiones: 
1- División de Tareas/Trabajo: (alta o baja)
· Definir actividades y responsabilidades específicas.
· La característica sobresaliente es la especialización.
· El trabajo se divide en puestos y actividades específicas.
· Formas de dividir el trabajo: 
· Por especialidades personales: ocupación y profesión: Contador, Ingeniero, Médico, etc.
· Especialización horizontal: por la secuencia natural del trabajo; fabricación, ensamblado, pintura.
· Plano vertical, por jerarquía de autoridad, desde la autoridad de más abajo a la mayor.
2- División en Departamentos: 
· Deciden sobre qué base agrupar los puestos.
· Grupos Homogéneos (Iguales)
· Grupos Heterogéneos (Diferentes)
· Base para agrupar puestos:
a) Departamentalización Funcional: De acuerdo a las funciones de la organización, varían según la organización. (Ej. área de contabilidad)
Ventaja: eficiencia en el trabajo ya que el trabajo es realizado por profesionales de cada área.
Desventaja: se prioriza intereses del área sobre los de la organización.
b) Departamentalización Geográfica: Se establecen grupos por áreas geográficas.
Todas las actividades de una región se asignan a un administrador.
c) Departamentalización por Producto: Se agrupan puestos en base a productos.
Es la más utilizada al tener muchos productos ya que es difícil coordinar una funcional para varios productos.
d) Departamentalización por Cliente: Surge como búsqueda de la satisfacción del cliente. 
· organización matriz: Un profesional responde a su departamento y a la vez a un proyecto, minimiza costos, promueve la interacción entre sectores.
3- Tramo de Control: (angosto o amplio)
· Los administradores deciden el tramo apropiado que reportan a cada superior.
· Cantidad de gente que puede supervisar un administrador.
· Factores Importantes:
a) Contacto Requerido: Hay departamentos que necesitan mayor contacto entre administrador y personal.
b) Grado de Especialización: Puestos bajos con mucha especialización no necesitan tanto control.
c) Capacidad de Comunicación: Instrucciones de manera verbal a los subordinados.
4- Autoridad: (centralizada o descentralizada)
· Distribuir autoridad entre los puestos.
· La autoridad es el derecho de tomar decisiones sin la aprobación de un superior y obtener obediencia de las personas designadas.
· Alternativas:
a) Descentralizar la autoridad: una sola persona que delega autoridad a demás gerentes/supervisores.
b) Centralizar la autoridad: una sola persona se encarga de todo.
· Modelos Mecánicos: Diseño organizacional que enfatiza la importancia de alcanzar altos niveles de producción y eficiencia utilizando reglas y procedimientos, autoridad centralizada y mano de obra especializada. 
Funciones administrativas
1- Principios de especialización: la especialización es el mejor medio para emplear a los individuos.
2- Unidad de dirección: agrupados por especialidad. Departamentalización Funcional.
3- Principio de autoridad y responsabilidad: autoridad centralizada.
4- Principio de la cadena escalonada: la comunicación pasa por todos los niveles hasta llegar al nivel apropiado.
· Burocracia: Formas en que la sociedad desarrolla formas de control para que un grupo pueda subordinar a otros.
· Características: 
· Puestos especializados.
· Existencia de una cadena de mando basada en el conocimiento.
· Formalidad en el trato con clientes y subordinados.
· El empleo basado en cualidades técnicas, con posibilidad de hacer carrera.
· Modelo Orgánico: 
· Enfatiza la flexibilidad, satisfacción, motivación y el desarrollo.
· Uso limitado de reglas y procedimientos.
· Autoridad descentralizada.
· Baja especialización.
Características: 
· Es simple debido a la falta de énfasis en la especialización.
· Delegación de autoridad.
· Es informal, énfasis en el producto y clientes.
· Teoría del Diseño de Contingencia: Consiste en hacer concordar el diseño organizacional con determinadas situaciones.
Dependiendo de las circunstancias el modelo indicado será el orgánico o el mecánico.
Tecnología y Diseño Organizacional:
· Tecnología: acciones físicas o mentales para cambiar un objeto o idea. Influye en la división del trabajo y la formación de grupos de trabajo.
· Organizaciones Virtuales: Formadas por alianzas, consorcios para establecer redes de negocios.
Empresas grandes fabrican y las pequeñas suministran partes, investigan, distribuyen y comercializan, sin dañarse
· Tipos de organizaciones de Mintzberg:
1- 
· Núcleo operaciones/centro técnico: Generación de Productos y Servicios.
· Apoyo técnico/tecno - estructura: Ayudan a la adaptación e innovación. 
· Apoyo Administrativo/staff de apoyo: responsable de la operación eficiente de la organización.
· Alta gerencia: Planeación, estrategia, metas y políticas.
· Gerencia/línea media: Intermediario, implementación y comunicación.
2- Estructura Emprendedora/Simple:
· Empresas nuevas y pequeñas.
· Un directivo que tiene supervisión directa sobre el único centro técnico
· Carece de personal de apoyo.
· La meta es sobrevivir y establecerse en el mercado.
· Poca formalización
3- El aparato burocrático/burocracia maquinal:
· Grandes organizaciones.
· Centro técnico se encarga de la producción en masa.
· Departamentos técnicos y administrativos muy grandes.
· Muchas formalidades.
4- Burocracia Profesional:
· Centro técnico amplio, formado por profesionales (hospitales, universidades)
· Poco equipo de apoyo.
· Metas: calidad y efectividad
· Usual en prestadores de servicio.
5- Forma diversificada/divisional:
· Empresas muy grandes, subdivididas en grupos por productos o mercados.
· Gerencia nivel alto reducida.
· Personal de apoyo administrativo numeroso.
· Cada división independiente tiene su aparato burocrático, personal de apoyo y administrativo propio.
6- Adhocracia:
· Entorno complejo que cambia con rapidez.
· La meta en el diseño es la innovación frecuente.
· La gerencia de nivel medio, el centro de apoyo técnico y administrativo están fusionadas.
· Empleados profesionales. 
Clase VII
Análisis de los Sistemas
Comprende, registra, análisis de las formas de trabajo existente, propuesta de mejoras e implementación de las mismas.
· Equilibrio: Procedimientos técnicamente aconsejables. 
Los analistas de sistemas no son bien aceptados por los miembros de las empresas, porque vienen a decir las cosas que se están haciendo mal desde hace años.
· Tipos de Análisis de Sistemas: 
· Enfoque integrador: 
· Toda acción que se desarrolle sobre una parte del sistema, origina modificaciones en el comportamiento del sistema en conjunto. Se recomienda implementar en empresas pequeñas. 
· Para cambiar se necesita conocer el sistema completo.
· Todo cambio produce consecuencias, por eso hay que ver cuáles son necesarios y cuáles no.
· Se debe seguir un método ordenado: 
· Desechar datos que no son importantes
· Detectar falta de información
· Detectar datos erróneos 
· Enfoque fragmentador: División de un subsistema separándolo de un sistema mayor mediante la instauración de límites.
· Es imposible un estudio completo por los sistemas y subsistemas.
· Es difícil analizar el sistema en una empresa que es muy grande, por que solo se analizan ciertos sistemas. Ej. Sistema de ventas y de RRHH.
· La fragmentación es una decisión arbitraria del analista.
· Acotamiento Externo: Limites externos, todo lo que queda dentro se estudia.
· Acotamiento Interno: Subsistemas menores, no se los estudia en detalle, sino se observa la relación entre lo que ingresa a ese sistema y sus salidas.
· El problema es que se pueden analizar los sistemas poniendo limites, pero dejar afuera los problemas.
· Fraccionar el sistema en unidades de análisis permite realizar análisis en tiempos razonables.
· Enfoque operacional: Analizar los sistemas de masrecurrencia dentro de las empresas, busca analizar los sistemas que se repitan. Este enfoque suele ser uno de mas utilizados. 
Las operaciones típicas para una organización pueden no serlas para otra.
· Etapas en el análisis de sistemas: 
· Relevamiento:
· Diseño:
· Implementación: 
Metodología de Diseño
Características del sistema administrativo: 
· Son sistemas de información 
· Su fin es brindar sustento a los procesos
Estructura del sistema de información: 
· ENTRADAS: procesos que captan datos y se ingresan.
· ARCHIVOS: conservan datos, para utilizar en otro momento.
· PROCESOS: funciones para acondicionar datos, actualizar archivos, producir salidas. 
· SALIDAS: soportes legibles de información.
Variables en el ingreso de datos: 
A) Entrada, proceso, archivo y salida, en una misma instancia temporal
B) Entrada de datos desfasada de la salida:
- Entrada de datos que generan archivos.
- Producción de salidas a partir de los archivos.
Herramientas para la captación de datos:
· Formularios de Encuesta: para obtener información del personal. Emplear modelos simples de fácil comprensión por el encuestado.
· Características de encuestas:
· Es individual.
· Es confidencial.
· Diferentes encuestas para nivel gerencial, supervisión y operativo.
· Estructura encuesta: encabezamiento (datos encuestados), cuerpo central (tareas, proceso, carga de trabajo, información emitida) y final de la encuesta (encuestado efectúa apreciaciones, propuestas).
· Cuestionario de control interno:
· El cuestionario es un manual, con el cual es controlado el sistema existente, a fin de detectar fallas.
· En función de dichas fallas se producen las correcciones para dejar en perfecto funcionamiento el sistema.
· Existen manuales generales y por sectores, por ejemplo: Ventas, compras, contabilidad.
Herramientas de Diseño
 DIAGRAMAS: Son modelos que representan esquemáticamente los sistemas que existen en la organización. Permite entender el comportamiento y extraer conclusiones.
Tipos: 
1- Diagramas de proceso: Utiliza como unidad de exposición el circuito según el flujo de la Información.
· Identifica: 
· Emisores y receptores de información
· Fija límites. 
· Procesos a los que son sometidos los datos y la información.
· Breve descripción de los procesos.
· Limitaciones: 
No considera el factor tiempo.
No considera la carga de trabajo.
No contempla jerarquías.
Deben ser complementados:
· Por cronogramas: indica los tiempos de proceso en cada sector.
· Diagramas de carga de trabajo: indican cantidad de operaciones involucradas en cada sector y por personas
· Organigrama: indica ubicación de las personas.
· Funciones:
· Sirven para representar el sistema, localizar problemas, subsanarlos y lograr eficiencia.
· Permite seguir el flujo de proceso, demostrando omisiones y reiteraciones.
· Oportunidad de su Utilización:
· En el relevamiento para corroborar datos de encuestas.
· En la etapa de diagnóstico, para detectar fallas de procedimientos o de control interno.
· Al proyectar para no omitir procesos ni sectores.
· Tipos: 
· Según lo que representan: 
· Sistemas actuales
· Sistemas propuestos
· Según los detalles: 
· Cursogramas: (circuito administrativo)
· Son la representación gráfica de la rutina o procedimiento administrativo. Permite observar la secuencia de procedimientos, los soportes utilizados, y los controles.
Técnicas de diagramación:
· De arriba hacia abajo
· De Izquierda a derecha
· Los símbolos se ubican en columnas (Sectores, Departamentos.)
· Cruce de líneas, se representa con un medio circulo sobre la línea atravesada.
· Entrada: parte superior o lateral
· Salida: parte inferior o lateral
Símbolos: 
· Iniciales
· Medios
· Finales
Formularios. Se representa por una operación y luego el formulario.
Formulario con varios ejemplares
Distribución de los formularios. Las líneas parten de cada formulario.
Control y operación en forma simultánea.
Descripciones:
· Pueden estar en el gráfico. En una columna Marginal.
· Diagramas de encadenamiento sectorial.
2- Diagramas de bloques: 
· Representa sistemas administrativos haciendo énfasis en los elementos del sistema.
· Se utiliza para el relevamiento.
· Es sintético, sin detalle.
Tipos:
· Analíticos
· Sintéticos 
Técnicas de diagramación: No utiliza símbolos especiales.
· Agrupa los conceptos en 4 rubros:
· Entradas
· Proceso
· Archivo
· Salida.
3- Cronogramas: 
· Relaciona procesos administrativos, los responsables y el tiempo.
· Muestran el momento en que se deben realizar las acciones.
Funciones:
· Establecer días y horas de traslado de información entre un sector y otro.
· Permite medir tiempos unitarios y procesos. Esto permite conocer la dotación de personal, por sector.
Técnica:
· Encabezamiento: Identifica la rutina y el sistema al que corresponde el cronograma.
· Cuerpo Central.
Herramientas de implementación: estos deben ser complementados con:
· Manuales de organización: Define, funciones atribuciones y responsabilidades.
· Los Manuales de Procedimientos: se refiere a la forma de ejecutar las tareas.
· Cómo se ejecutan procesos.
· Quienes son los encargados.
· Cuando deben ser realizados.
· Como y donde se conserva la información.
Funciones:
· Para explicar el proceso.
· Para fuente de consulta.
· Facilita la capacitación del personal nuevo.
· Sienta una base para solucionar inconvenientes.
Limitaciones: En la práctica.
· No son utilizados por el personal
· Suelen estar desactualizados.
Sistema de Compras:
TIENE EL OBJETIVO DE REDUCIR COSTOS Y MANTENER UN NIVEL DE CALIDAD DESEADO.
LOS MATERIALES DEBEN ESTAR DISPONIBLE EN LA CALIDAD REQUERIDA Y EN EL MOMENTO QUE SE LO NECESITE, CON EL MENOR INVENTARIO POSIBLE (para que no se heche a perder ni haya plata parada)
Eficacia en la gestión de compras:
· Nos permite optimizar los recursos financieros.
· Manejar un stock mínimo.
· Localizar fuentes alternativas de abastecimiento.
· Conocer sobre productos disponibles en el mercado y su posible utilización. (innovar)
Sectores relacionados:
· Producción
· Deposito
· Contabilidad 
· Finanzas
Decisiones estratégicas de las compras:
· Fuentes de aprovisionamiento: donde se consiguen (locales/ internacionales)
· Analizar fabricar/comprar, certificación de proveedores, fijación de estándares, emisión de pedidos, etc.
· Contratación de suministros, y relaciones con proveedores.
· Administración de inventarios, productos perecederos, transporte de bienes, etc.
· Compras centralizadas o descentralizadas.
Tipos de compras: 
Normales locales, del exterior, por fondo fijo, bienes de uso, licitación, servicios.
Circuito de compras:
1- Detección de la necesidad de comprar: 
· Depende de: 
· Demanda estimada
· Política de inventarios
· Plan de fabricación
· Punto de pedido: Permite la reposición antes que se agoten.
2- Requerimiento de aprovisionamiento:
· Ante la detección de niveles de existencia mínimos los diferentes sectores realizan el pedido a compras.
3- Búsqueda y selección de proveedores/Evaluación de Cotizaciones:
· VARIABLES:
1. CALIDAD. (Cumplimiento de las especificaciones técnicas.)
2. PRECIO.
3. GARANTIA Y SERVICIO.
4. TIEMPO DE ENTREGA.
5. CONDICIONES FINANCIERAS. (Forma y plazos de pago.)
4- Adjudicación de Compras:
· EMISIÓN DE UNA ORDEN DE COMPRA.
· FUNCIONES:
· Convenio entre comprador y vendedor.
· Cumple con el rol de informar a las partes de la empresa que la rutina de compra está en marcha.
5- Recepción e Inspección:
· INSPECCIÓN EN CUANTO A CALIDAD Y CLASE DE BIENES, ACEPTANDO EL REMITO DEL PROVEEDOR O RECHAZANDO LOS BIENES.
· BIENES RECIBIDOS A REVISAR: Son bienes que necesitan otro tipo de análisis en cuanto a su calidad. 
INFORMAR AL DEPARTAMENTO DESTINO LA LLEGADA DE SUS BIENES.
ARCHIVO DE ORDENES DE COMPRAS CUMPLIDAS.
6- Almacenamiento de los bienes:
7- Registración de compras:
· REGISTRAR GASTOS O ACTIVAR BIENES.
· REGISTRAR PAGO O MOVIMIENTO EN LA CUENTA CORRIENTE DEL PROVEEDOR.
· MOMENTO DEL REGISTRO:
· Con la entrega de la factura
· Al recibir los bienes.
Compras por Medios Electrónicos:
· REDUCCIÓN DE ARCHIVOS Y TIEMPOS.
· PRODUCTOS CON IDENTIFICACIÓNMAGNÉTICA.
· FACILITA EL CONTROL DE STOCK.
Normas de control interno:
1- SEPARACIÓN DE FUNCIONES: que la persona encargada de la compra no sea la misma que custodia los bienes.
La persona encargada de registrar la compra tiene que ser distinta a la persona encargada de la compra y el encargado de depósito.
Realizar control por oposición de intereses.
2- DETERMINAR LOS PUNTOS DE PEDIDO Y HACER INVENTARIOS PERIÓDICOS DE CIERTOS PRODUCTOS: Controlar el nivel de inventarios en forma automática, trabajar con stocks máximos, mínimos y puntos de pedido.
Tener en cuenta el tiempo de reposición desde que se hace el pedido hasta que llega lo solicitado.
3- SOLICITAR COTIZACIONES A MAS DE UN PROVEEDOR: evitar tener un solo proveedor, buscar opciones de mejores precios. 
Realizar pedidos de cotizaciones por escrito, con las especificaciones técnicas del producto. 
Establecer pautas para adjudicar las compras a los proveedores.
4- REALIZAR CONTROL DE RECEPCIÓN: Verificar que se cumplan los requisitos de cantidad y calidad que establece la orden de compra.
5- CONTRATAR SEGUROS SOBRE LAS MERCADERIAS EN TRÁNSITO Y EN ALMACENES: cubrirse de pérdidas, siniestros, fraudes y contingencias.
6- REGISTRACIÓN: incorporar al patrimonio los productos, actualizar los inventarios. 
7- DOCUMENTACIÓN. LEGAJOS DE COMPRAS: Mantener normas de diseño en los formularios utilizados. 
· Solicitud de compra: Se debe especificar cantidad y calidad del producto.
· Pedido de cotización: Emite el pedido y enviarlo a los proveedores.
· Orden de compra: adjudicada al proveedor. Debe contener producto solicitado, calidad, cantidad, plazo de entrega, condiciones de pago.
· Parte de recepción: documento que indica el producto recibido, su cantidad y calidad.
8- AUDITORIA OPERATIVA: Cumplimiento de los controles.
9- ARCHIVOS: Proveedores, cotizaciones, ordenes de compras, solicitud de compras, parte de recepción remitos, etc.
Sistema de Gestión Comercial: (está orientado a satisfacer necesidades del mercado)
Módulos del sistema: (que aspiramos para nuestra empresa)
· PLANEAMIENTO COMERCIAL
· CLIENTES NUEVOS
· PEDIDOS
· CONTROL DE PEDIDOS
· FACTURACIÓN / REGISTRACIÓN
· DESPACHO
· CONTROL DE COBRANZA
· COBRANZA
Áreas: 
· Comercial
· Financiera
· Contaduría
· Producción
Normas de control interno:
· DOCUMENTAR ACTIVIDAD DE VENDEDORES.
· DOCUMENTAR ZONAS Y CLIENTES DE CADA VENDEROR.
· ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA DE PRODUCTOS.
· FECHAR LA VIGENCIA DE LISTAS DE PRECIOS.
Módulo de planeamiento comercial:
· RECOGE DATOS:
· DE LOS CLIENTES.
· VENTAS EN UNIDADES Y VALORES.
· VISITAS Y CONTACTOS EFECTUADOS.
· OBJETIVOS:
· IDENTIFICAR POSIBLES CLIENTES.
· SEGUIR LA EVOLUCIÓN DE CLIENTES.
· SEGUIR LA ACTIVIDAD DEL VENDEDOR.
Módulo de clientes nuevos:
· INCORPORA LOS DATOS DEL NUEVO CLIENTE Y EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS AL MISMO.
· IDENTIFICACIÓN.
· REFERENCIAS COMERCIALES.
· ANTECEDENTES PATRIMONIALES.
· ELEMENTOS IMPOSITIVOS.
Módulo de aprobación comercial nota de pedido y aprobación crediticia: 
· CONSISTE EN EVALUAR EL PEDIDO REALIZADO POR EL VENDEDOR EN CUANTO A LA DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO, Y CONTROLES EN CUANTO A LA POSIBILIDAD DE CONCRETAR LA VENTA. 
· TERMINA EL PROCESO CON LA COMUNICACIÓN AL VENDEDOR.
Módulo de aprobación de stock: 
· CONTROLA EL INVENTARIO FÍSICO CON EL PEDIDO DEL CLIENTE.
Módulo de facturación: 
· POR NORMA LA FACTURA PERFECCIONA EL CONTRATO DE COMPRA - VENTA.
· SISTEMAS DE FACTURACIÓN:
· PREFACTURACIÓN.
· POSTFACTURACIÓN.
Módulo de expedición/despacho:
· DEPÓSITO CONFECCIONA EL REMITO Y SEPARA LA MERCADERIA.
· ACTUALIZA EL STOCK.
· ENVIA LOS PRODUCTOS AL SECTOR EXPEDICIÓN. 
Importante separar depósito de expedición, para que el cliente no entre al depósito, y que quien despache no tenga contacto con producción.
Formas de ventas:
Ventas minoritarias, mayoristas, por internet, delivery, cartilla, industriales y por pedido
SISTEMAS DE PAGOS:
Objetivos:
· CUMPLIR EN FORMA OBLIGACIONES.
· Preservar el crédito.
· Cumplir con la planeación financiera.
ARMADO DE LEGAJO DE PAGOS: Sirve para tener orden, control y respaldo contra AFIP
· FAC, N/D, N/C
· REMITO.
· ORDENES DE COMPRA.
· AVISO DE RECEPCIÓN.
CONTROL DE PROVEEDORES:
· Importantes inscripciones impositivas.
· En caso de obra y servicio verificar Inscripciones del personal.
NIVELES DE APROBACIÓN DE PAGOS.
MEDIOS DE PAGOS: Transferencia vía CBU, tarjeta de crédito, débito automático, cheques, efectivos, retenciones impositivas, etc.
SISTEMA DE COBRANZAS:
Objetivos: Los sistemas de pago y cobranzas deben cruzarse siempre para saber si tenemos la plata suficiente para pagar a proveedores.
· Obtener la liquidez necesaria según el presupuesto financiero.
· Asegurar que todas las cobranzas lleguen a la organización.
Control interno:
· Separación de funciones: entre quien realiza la registración y la cobranza.
· Depósito íntegro de las cobranzas.
· Control de talonarios.
· Conciliaciones bancarias y de retenciones.
· Arqueos periódicos.
· Utilización de presupuestos.
· Seguros en cajas.
· Envío de resúmenes de cuenta a clientes.
· Aprobación de descuentos.
Planeamiento de la Gestión Financiera:
Objetivo: anticipar y proveer la existencia de fondos en las cantidades adecuadas en el desarrollo de las actividades de inversión, operativas y financieras.
Herramientas:
1- Estado proyectado de origen y aplicación de fondos:
· Compara un momento inicial con un momento futuro deseado.
· Muestra: 
· Generación de fondos.
· Utilización de fondos.
· Resultado.
2- Estado proyectado de ingresos y desembolsos: 
· MUESTRA EL MOMENTO Y VOLUMEN DE FONDOS INGRESADOS Y EGRESADOS.
· PROYECTA LOS INGRESOS Y EGRESOS FUTUROS.
· MUESTRA POSIBILIDADES DE INVERSIÓN Y NECESIDADES DE FINANCIEMIENTO.