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Caso de estudio: Natural S.A.
 Lenguaje: Internacional
En 2007, en el estado de Yucatán, al sur de México, existe una empresa de producción, distribución y venta de bebidas embotelladas no alcohólicas. La empresa llamada Natural S.A tiene varias sucursales en la península de Yucatán, el cual lo convierte en una franquicia. La empresa inició como un negocio personal que tuvo mucho éxito en su localidad; a causa de la demanda se decidió invertir más tiempo y capital hasta que abrió su primer establecimiento, por lo que se empezó a contratar a más personal hasta abrir su propia franquicia y planta de producción.
La línea de productos de la empresa son las bebidas naturales, cuyo giro fue propuesto por Obeth Guillermo, contador y fundador de la empresa. Natural S.A cuenta con tres sucursales en la ciudad de Mérida, las cuales tienen quince empleados en cada una de estas sucursales. La planta de producción se encuentra en la ciudad industrial de Mérida; esta tiene cincuenta empleados los cuales se encargan de la producción y distribución a los diferentes establecimientos, por otra parte, también cuenta con los departamentos de marketing, administración, finanzas, outsourcing, investigación y desarrollo. Esta línea de productos, están dirigidos a cualquier tipo de clientes, ya sea desde niños hasta adultos mayores debido a que no son dañinos para la salud. 
Conforme la empresa crecía, el departamento de administración fue presentando problemas debido a la velocidad del aumento en el número ventas; no podían seguir el ritmo de registro porque se realizaba manualmente, lo que afecta a la comunicación entre los establecimientos, surge una fuga de información, una baja seguridad en el área de finanzas, ineficiencia en el área de logística, lo que desemboca a la inconformidad de clientes y empleados.
En el año 2020, el administrador de la empresa Gael Magaña tiene en mente implementar un nuevo tipo de sistema en la organización en el cual se encarga de recolectar información en grandes bases de datos y conteniendo muchos elementos de entrada y de salida con cálculos de procesos no tan complejos, obteniendo beneficios visibles y cuantifables en plazos cortos deseando optimizar el tiempo de las operaciones y las actividades rutinarias dentro de Natural S.A para reducir la mano de obra en el registro de datos. 
Infraestructura del caso de estudio
El sistema de telecomunicaciones con el que cuenta Natural S.A es a través la comunicación por vía telefónica que existe entre las distintas sucursales en donde cuenta con un número principal para información y circunstancias relacionados con la empresa y otro número secundario para los clientes y consumidores. Otro servicio con el que cuenta la empresa es el internet y su conexión entre los nodos que se encuentran en las demás sucursales.
De igual manera, utiliza una topología de tipo estrella que conecta a todos los establecimientos de la empresa hasta la sede central, esta es lo sufientemente poderosa para manejar las comunicaciones y se utliza ya que la empresa maneja datos de costos bajos. 
El tamaño de la red que maneja la empresa es una red amplia (LAN) que conecta dos o más dispositivos de comunicación, permitiendo que cualquier dispositivo de usuario en la red, tiene el potencial para comunicarse con cualquier otro. Esta red es intra organizacional, privada y administrada internamente. 
Requerimientos
 
Introducción
Requisición para la propuesta/requerimientos de un sistema de información para la compañía Natural S.A
La empresa Natural S.A se encarga de producir, vender y distribuir bebidas naturales a varios puntos de venta en la ciudad de Mérida. Hay una gran variedad de sabores, tamaños y complementos que ofrece la compañía para todo el público en general.
Actualmente la empresa Natural S.A distribuye 438,000 bebidas anualmente en sus tres sucursales.
Problema principal: Hay varios factores que retienen el crecimiento de la empresa, los cuales está vinculados al incremento de precios de la materia prima, la competencia, una ineficiente organización administrativa debido al incremento de la demanda de sus productos, por lo que es necesario cambiar el sistema de almacenamiento de datos tradicional a uno digital que se adecue a la empresa. 
Los encargados de la tienda utilizan un método tradicional de registro de datos (con papel y pluma), ocasionando que el encargado se atrase al momento de atender a los clientes debido a la necesidad de registrar la venta. En ocasiones los empleados no registran todas las ventas, a veces se pierden o se dañan estos registros.
Metas del proyecto
De acuerdo a la problemática planteada las siguientes metas del proyecto que se proponen son: 
1.- Reemplazar el método tradicional a un método automatizado, que permita la recolección de datos más fácil (A la hora de obtener los resultados de los registros), rápido al momento de agregar la información notificándole al área administrativa, instructores y empresa. 
2.-Contar con un sistema de implementación del sotfware, en el departamento de administración permitiendo manejar el control, registro, velocidad, etc. Notificándole a los proveedores y a la empresa de manera oportuna. 
3.- Un nuevo sistema de Gerencia, el cual sepa manejar y controlar las situaciones que la empresa presenta, organizar la información de manera adecuada y solicitar la ayuda de los operativos administratvios cuando se presenten los problemas, la ventaja competitiva a lograr es en un tiempo de 3 meses. 
4.- Implementar un sistema de finanzas, totalmente eficiente y rápido el cual se notifique en tiempo y forma al área del cual esta encargado a ofrecerle a la empresa el estado financiero en el cual la empresa se encuentre. 
5.-Desarrollar una infraestuctura que le otorgue a la empresa ser más rápida en el sentido de la productividad, mejorar la eficiencia y contar con un nivel de seguridad bueno. 
6.-El proyecto debe realizarse dentro de los 5 meses de su comienzo, con un presupuesto inicial de $30,000 USD, el cual estará a posibles variaciones. 
Funciones principales
Estableciendo las metas del proyecto de esta forma se desempeñará las diferentes funciones en la empresa: 
El nuevo sistema automatizado, permitirá que a la hora de atender al cliente, el registro de la venta sea de una manera más rápida y compleja, este registro se almacenará en la nueva base de datos ya que es más fácil a la hora de la facturización, permitiendo su resguardo. 
El sistema de finanzas contará con la notificación de todo lo que se ha vendido y gastado en la empresa, que será manejado por el departamento de contabilidad, responsables de registrarlos en el libro mayor. Notificando semanalmente cuanto dinero genera la empresa o cuánto dinero pierde, aquellos que tomarán las decisiones para el bien de nuestra empresa. 
El sistema de administración facilitará el reconocimiento de problemas, mejorará la planificación de productos y servicios que la empresa brinda, permitiendo conocer mejor a los clientes y proveedores ya que se registra su control y la actividad comercial que se tendría. 
Ayudará a la facturización de datos, agilización y de reconocimiento de la información clave como las actividades que se tienen, mejorará la seguridad de la empresa y brindará beneficio a la logística que se tiene en los diversos procesos que realiza la empresa. 
La implementación de un sistema software: se desea implementar uno que le convenga a la empresa ya que es una empresa mediana y lo necesario es que esté de la mano con el sistema de informática que les permita adminisitrar mejor los recursos financieros, contables, productivos, logísticos, etc. Otorgándole un beneficio a la productividad y rapidez de recaudación de datos de la empresa. 
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Salidas generales
Contando con el sistema automatizado se quiere que las salidas de información ayuden a que los procesos de administración sean más ágiles, desde proporcionar en cuestión de un click información clave sobre la empresa con la finalidad de apoyar a los gerentes operativos en el seguimientode las actividades y transacciones elementales de la organización como ventas, ingresos, depósitos de efectivo, nómina, decisiones de crédito y flujo de materiales en una fábrica. 
El sistema que se implementará tiene que contar con salidas en las siguientes áreas: 
· Administración 
· Finanzas 
· Producción 
· Distribución 
De todas y cada una se necesita un resultado en común que es son informes detallados y listas resúmenes, estos de forma real que engloben el status en el que se encuentran dichas áreas de Natural S.A. en un periodo determinado. 
Acerca de la administración se necesitaría tener un control en las ventas y organizará y controlará el inventario, para poder facturar y así llevar el control de las cantidades disponibles, se contará y se podrá consultar una lista en la cual estén ordenados por categorías todos los productos que la empresa maneje, esta indicará las especificaciones del productos, pero sobre todo se podrá obtener que cantidad de dicha categoría se encuentra en el almacén y cuales están siendo adquiridas por ventas, tenerlos enlistados será mucho más fácil para poder consultar datos de los productos.
También se necesitará una comunicación muy buena con los proveedores, para que esta nunca se quedé sin materia prima, es decir, se tendrá que contar con las salidas que mostrarán gráficas de las ventas por cada producto de la empresa y un reporte del cliente que lo adquiera y la información de este, al igual que sabrá el número de productos que se cuenta en ese instante en almacén, la fecha de caducidad de estos para saber con facilidad cuantos están próximos en vencer y poder ofertarlos, saber cuáles productos se pueden ofrecer y dar a cada sucursal, es decir distribuirlos para poder venderlos, como decía también se tendrá que tener un control de materia prima para poder venderlos y necesitará tener un reporte de estas, los materiales para el envase y su elaboración que se ha obtenido y si hay faltas de material se necesitará saber los datos de los proveedores para poder estar en contacto y que sea mucho más rápido, en una lista resumen donde se podrá acceder con mayor facilidad los datos de los proveedores.
Hablando de finanzas se necesitaría que la infraestructura arroje datos cómo informe de pagos, estados de cuenta, pólizas contables, consulta de saldos en pantalla de una terminal, es decir este tiene que tener el control de todas las facturas que entran a la empresa y las que se paga a los proveedores, para tener como dato qué cantidad y cuándo se tiene que pagar para que se pueda hacer a tiempo y no tener recargos, en esta sección es importante que se cree, envíe y administre las facturas de la empresa igual que el CFDI, de manera que este comprobante fiscal de cualquier pago realizado que describa el costo del producto vendido, desglosé los impuestos aplicados y este en cumplimiento con los estándares definidos por el SAT, gracias a esto se podrán validar los comprobantes y demostrar que la operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos correspondientes. De igual manera, las pólizas contables incluyen que el sistema brinde información de diario, es decir los cobros y pagos que tenga la organización, esta salida ayudará a saber la rentabilidad de la empresa y con cuantos fondos cuenta, para decidir si es viable la estrategia que se quiera implementar. El sistema que se implementará controlará y administrará todos los gastos y lo que debe la empresa, para poder dar comprobantes de egreso, los cuales son documentos que respaldan los gastos o salidas de dinero de la empresa, este permitirá registrar gastos asociados a facturas de proveedor o a cuentas contables, depende de cuál sea el caso y transacción que se esté llevando a cabo. El sistema dará a conocer si la transacción corresponde a el pago de una factura de compra asociada en el sistema, para asociar un gasto a una factura de compra existente deberás seleccionar un proveedor que tenga facturas registradas, si la situación no es esa y se deseará asociar con una cuenta contable, se deberá especificar a qué "cuenta contable" se quiere asociar el egreso, luego se deberá indicar el valor a recibir y los demás datos que apliquen para registrar el gasto. Entre las cuentas a elegir se encontrará Nómina, Alquiler de equipos y licencias, Viajes y viáticos; entre otras, que se verán reflejadas en el Estado de resultados de la empresa. 
También es importante que se busca que se refleje el Libro diario, el cual permitirá consultar, descargar o imprimir el movimiento contable y detalle de cada transacción registrada en la empresa, se podrán visualizar los registros contables de cada documento, es decir no solo el Libro de diario sino que teniendo las cuentas se podrán ver el estado de resultados, balance general, reporte de impuestos y retenciones, ajustes por diferencia en tasa, auxiliar, auxiliar por tercero, balanza de comprobación y el movimiento detallado de terceros, que son lo que en día los reportes contables de México. 
Pero no únicamente un orden de aspectos contables, sino se contará con un control y una conciliación de las cuentas bancarias de Natural S.A., este apartado permitirá llevar el control de entradas y salidas de dinero del negocio asociados a cuentas de banco o efectivo, también se podrá llevar el control de las tarjetas de crédito, en este reporte se informará del estado financiero en el que se encuentra la empresa.
En la producción el sistema podría contar con reporte acerca de las máquinas, su estado, quién es el encargado y quién las usa, este sistema podría arrojar el horario y la locación de los encargados a la producción y así saber en qué máquina les toca con el fin de saber su desempeño y evitar tiempo muerto, que se pueda saber que trabajadores producen más y cuales menos para poder capacitarlos a aumentar su desempeño o reemplazarlos por alguien más capaz.
El producto no sé queda en un solo punto de venta sino que este se mueve en las tres sucursales de la empresa, es decir este se distribuye, y es importante tener reportes de los datos de los distribuidores, teniendo información acerca de las finanzas y ventas podríamos saber que distribuidor vende más, a cuál acude más gente y teniendo estos apartados se podría mandar más mercancía y se logré vender más, de igual manera se necesitará saber cuándo vienen por el producto para así elaborarlo a tiempo, también se necesitaría saber las llegadas del distribuidor y la entrega de mercancías para que haya un orden en ese aspecto y las entregas se hagan a tiempo.
En fin, cada área obtendrá un informe detallado de los aspectos que se buscarán, esto agilizará la información que se maneja dentro de la empresa para que se puedan acezar a cada apartado y tener la información de manera rápida y esto no sea tan tardado y laborioso como registrarlo en papel. 
 
Entradas de información general
Para alimentar los datos que se requieren obtener del sistema y que la finalidad que son reportes y listas se necesitará capturar ciertos datos para que la información que este brinde sea eficiente y sean correctos los datos que se mostrarán como resultado, de manera que los empleados de las cuatro áreas que se abarcan en esta infraestructura que son: administración, finanzas, producción y distribución. 
El personal de ventas necesitará capturar en el sistema datos generales de los clientes, es decir:
· Nombre
· Dirección 
· Tipo de cliente: Dependiendo de cuanta cantidad es que este requiere, ya sea que su consumo sea de mayoreo o consumo propio.
· Número telefónico
· Correo electrónico
En la sección de administración se buscará en la salida tener un orden en el inventario para lograr esto se tendrá que llenar los siguientes datos que indicarán los productos que maneja la empresa y así lograr la finalidad:
· Nombre (Requerido): Se ingresará un nombre que identifique tu producto o servicio.
· Referencia (Opcional): Se ingresará un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico, este campo se define por los directivosy no debe confundirse con la clave de producto.
· Clave de producto (Requerido): Se seleccionará el código que identifica el producto según la versión 3.3 para emitir CFDI con la nueva normativa mexicana. 
· Precio de venta (Requerido): Se ingresará el precio de venta al público en general y así tener una lista de estos datos que serán muy útiles en el encuentro del consumidor.
· Impuesto (Requerido): Se ingresará el nombre del impuesto asociado a al producto.
· Cuenta contable (Requerido): Los productos que se creen se asociarán por defecto a la cuenta de "Ventas", si se desea se podrán clasificar bajo nuevas subcuentas.
· Descripción (Opcional): En este campo podrás agregar las características del producto, por ejemplo, medidas, talla, color o las especificaciones de este.
· Categoría: Se clasificarán los productos en varias categorías. 
· Imagen del producto: se agregará una imagen que identifique el producto o servicio.
De esta manera en el sistema se obtendrá los datos correctos para tener un reporte acerca de los gastos e ingresos que servirán para cuadrar la contabilidad gracias a las cuentas que obtendrán. Estos datos serán para llevar un orden de los artículos que manejan la empresa, pero en sí para el inventario se brindará información como: 
· Unidad de medida (Requerido): Se elegirá la unidad de medida para los productos.
· Costo unidad (Requerido): Se ingresará el costo promedio (de adquisición) de los productos de venta iniciales que se van a crear.
· Cantidad inicial (Requerido): Se ingresará las unidades iniciales del producto antes de realizar facturas de compra y venta. 
· Cantidad mínima (Requerido): Se elegirá la cantidad mínima del inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que se quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto se avisará mediante una notificación.
· Cantidad máxima (Requerido): Se elegirá la cantidad máxima del inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.
De igual manera son los encargados en proveer la información acerca de los proveedores y así poder llevar un contacto más rápido y eficiente con ellos, se necesitarán:
· Nombre completo
· Dirección 
· Producto que provee a la empresa: saborizante, maquinaría, botellas etc.
· Categoría a la que pertenece su materia prima: Ya sea que sirva para producción o empaque.
· Número telefónico
· Correo electrónico
Hablando de finanzas es importante tener las políticas de crédito: límite de crédito, plazo de pago, etc. Se necesitan capturar las facturas de ingreso y egreso que tendrá la empresa, de igual forma se tendrán los pagos, depuraciones, etc. De forma específica se necesitará que el departamento de finanzas, pero también de ventas suban al sistema cada una de las facturas de la empresa para eso se tendrá que llenar esta información, se tiene que tener en cuenta que estas se incrementarán mediante facturas de compra y disminuirán con facturas de venta, la infraestructura tendrá la opción de que se creen los productos en el sistema uno a uno o que se importen masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida. Al igual para tener los comprobantes de egreso se tendrá que brindar en este apartado datos como:
· Beneficiario: es a quién se le está pagando el dinero.
· Cuenta bancaria: banco donde saldrá el dinero.
· Método de pago: será la forma que se utilizará para pagar, por ejemplo, consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta crédito o débito.
· Fecha: fecha en que se realizará el egreso.
· Moneda: moneda en la que se realizará el egreso.
· Cantidad: monto de dinero que se deberá pagar.
· Notas del egreso: son comentarios visibles en la impresión.
Para tener un reporte de las entradas y salidas de dinero del negocio a cuentas banco y efectivo o tarjetas de crédito se capturarán datos de:
· Tipo de cuenta: Se podrá elegir si la cuenta que se desea crear es una cuenta de efectivo, de banco o una tarjeta de crédito.
· Nombre de la cuenta: Este campo señalará el nombre que se desea darle a la cuenta. Ejemplo: Tarjeta de crédito American Express.
· Número de la cuenta: Se ingresará el número de cuenta bancario o el número de la tarjeta de crédito.
· Moneda: Se seleccionará la moneda que se usará para el banco que se esté creando en el sistema.
· Saldo inicial: Saldo de la cuenta con el que se empezará a registrar tus operaciones 
· Fecha: La fecha con la que se quiere registrar el banco.
· Descripción: De forma opcional se ingresará un comentario de la cuenta que se creará.
Para realizar el informe necesitado en el área de la producción se necesitará alimentar el sistema con los siguientes datos, se necesitarán par las máquinas saber:
· Nombre de la máquina
· Función que realiza
· Área a la que pertenece: elaboración del producto, empaquetado, sellado, etc.
· Estado en el que se encuentra: en buen estado o si presenta fallas.
· El encargado de la máquina
Hablando de los empleados para que sepa cuales son los que tienen más desempeño se puede lograr con los siguientes datos:
· Nombre completo del empleado
· Número telefónico
· Correo electrónico
· RCP del empleado
· Que máquinas están bajo su tutela
· Qué máquinas son parte de su rutina de trabajo
· En qué horarios les toca usar cada máquina: Se ubicará a los empleados por su locación de las máquinas.
· Artículos cumplidos: Se registrará cuentas partes ensamblaron, sellaron, litros de fórmula elaborada para las bebidas, etc. Esto depende de su función y es por mes.
Para el área de distribución es importante que se cuente con los datos siguientes para poder tener el informe final se requieren los requisitos siguientes requisitos:
· Nombre completo del distribuidor
· Número telefónico
· Correo electrónico
· Dirección
· Total de ventas de su sucursal por mes
· Día y hora en el vendrá para entrega de producto
· Cantidad de artículos que requiere
Llenando estos elementos el informe podrá arrojar cual distribuidor vende más producto y cual menos, los días y horas que se hacen entregas a las diferentes sucursales, para que se lleve un orden de estas acciones.
El resultado final son reportes y listas que indicarán con facilidad los aspectos que se solicitan, pero estos tienen que estar alimentados de manera correcta con los datos correspondientes, estos brindados por las acciones que lleve la empresa y sus empleados, los cuales llenarán estos apartados y así de manera más fácil contar con un sistema que les facilite los movimientos del negocio.
Eficiencia
Se procesarán alrededor de 1500 transacciones diarias, generando reportes diarios, semanales, mensuales y anuales.
Esas transacciones se dividirán en:
Departamento de administración: Registrará la entrada y salida de turno de todos los trabajadores, quejas de clientes y empleados, contratación de personal, almacenamiento de información tales como solicitudes, quejas, informes, etc.
Departamento de finanzas: Registrará las ventas de las tres sucursales, inventario y movimientos, pagos a proveedores, compras de proveedores teniendo en cuenta las transacciones finalizadas y que faltan por realizar, sueldos de los empleados, gastos de mantenimiento e instalación, etc.
Crecimiento
Un sistema de gestión empresarial ofrece una solución integral reflejada en cada uno de los objetivos planteados por dicha empresa, pero este tipo de herramientas no es para el uso exclusivo de enormes compañías. En el caso de Natural S.A. la cual es una empresa que únicamente se encuentra en la península de Yucatán, implementar un sistema automatizado le brindará muchos beneficios los cuales ya se han mencionado, en sí este reducirá el tiempo utilizado en los procesos de las áreas establecidas, pero la cuestión importante es ¿qué tanto se crecerá la empresa a partir que este sistema este en vigor dentro de su estructura? Es difícil saberlo con exactitud, pero se ponen cifras esperadas, es decir números a los cuales se aspira a llegar ya que se tenga el sistema. En definitiva, esta herramienta cumple un papel fundamental en la transformación de los modelos delnegocio tradicional, para dar paso a una empresa más preparada, dinámica y, por supuesto, productiva. 
· Se centraliza cada uno de los datos: al utilizar una sola base de datos, permitirá que cada empleado de la empresa tenga acceso de manera rápida e instantánea a la información que necesiten. Al contar con una interfaz sencilla, cualquier usuario podrá utilizarlo de forma correcta.
· Automatización de procesos importantes y complejos (como la realización de facturas, seguimiento de la cuenta y contratos)
· Se mejorará la productividad de la empresa: al disponer de una óptima organización de la información, la toma de decisiones resultará mucho más sencillo. Además, se evitarán duplicidades a la hora de realizar tareas, ya que todos los empleados estarán conectados y recibirán la información actualizada en todo momento.
· De fácil manejo: el sistema debe de ser muy fácil de manejar, lo que lo hace flexible.
Lograr estas funciones tendrá un aumento muy importante en las cifras de la empresa, esto se podrá ver reflejado claramente en la sección de ventas en la que obtendrá un crecimiento ya que antes se vendían 438,000 bebidas anualmente en sus tres sucursales está venta se triplicará es decir se obtendrán 1,314,000 bebidas vendidas por año en las tres sucursales, pero se espera que con cada año que se cuenta con el sistema debido a que se adapta mejor a los requerimientos establecidos esta se pueda incrementar a un 30% más en el volumen de ventas, es decir no solo se tendrán 1,314,000 ventas sino que por cada año y debido a la adaptación del sistema en la empresa este se pueda impulsar a alcanzar un 30% más por año del crecimiento común que se espera.
Por otro lado, el sistema automatizado que se busca implementar tendrá una duración de 10 años en la empresa para poder hacerlo funcionar y sacarle todas las ventajas posibles y para hacer crecer la franquicia de Naturales S.A., en un futuro debido al volumen de ventas es viable que se tenga que abrir una nueva sucursal para abarcar también el nuevo mercado que se abrirá, por lo que habrá aumentó del personal y se necesitarán aumentar de 15 empleados por sucursal a 20 y se necesitarán capacitar otros 20 para la apertura del nuevo punto de venta.
En pocas palabras el crecimiento será notable y abarca la razón social de la empresa que se enfoca en la elaboración de bebidas y en la venta de estas, este sistema abarcará las áreas de administración, finanzas, producción y distribución, estás estarán ligadas para su fácil acceso lo que hará que todos pueden visualizar esa información y aumentar el volumen de ventas de esta.
Operación y ambiente
La residencia de la computadora se establecerá en la sede central, solicitando un cambio en la vía remota a la oficina, en la cual estará encargada por un VPN permitiendo que se conecten una o más computadoras a una red privada, permitiendo a la empresa confidencialidad e integridad de la información. Otorgándole seguridad a la empresa.
El ambiente que se desea es un ambiente gráfico que le permite a la empresa la integración de texto con imágenes de alta resolución, programas que tienen como objetivo principal ayudar al funcionamiento de los componentes de la computadora.
Que el sistema tenga un resguardo de información bajo contraseñas establecidas por el área de gerencia, para cada gerente de las diferentes áreas productivas. 
Compatibilidad, interfaz
Los equipos computacionales deberán mantener una comunicación continua entre las demás computadoras de la compañía, recopilando la información obtenida de los diferentes establecimientos de la empresa y los departamentos de administración y finanzas. Estos equipos deberán tener el mismo sistema operativo, así como las mismas especificaciones, de tal manera que tengan la misma cantidad de almacenamiento, la misma memoria RAM, entre otros componentes, con el fin de mantener en gran medida una compatibilidad. Se requiere que incluyan un servidor Cloud Computing para gestionar y almacenar todos los datos, archivos e información de la empresa.
Confiabilidad, disponibilidad
Se requerirá un TMEF calculado por la fórmula estándar del MTBF (MTBF, del inglés, Mean Time Between Failures)
El tiempo total disponible= 15 horas
Tiempo de inactividad= 1,5 horas
Número de paradas= 2 (Una de una hora y otra de 30 minutos)
MTBF= 15-1,5 / 2 = 6,75
Junto con un MTR o MTTR (del inglés Mean Time To Repair) el cual llevará la fórmula estándar de MTTR.
Tiempo total de mantenimiento o Tiempo medio de recuperación= Este sería arreglado en un lapso de 24-48 horas incluyendo el tiempo desde el momento en que una avería es detectada hasta el momento en que los trabajos de reparación se inicien realmente (incluyendo el tiempo de identificación, notificación, diagnóstico de la avería, etc.)
Número de reparaciones= 1
MTTR= 24-48 horas
Interfaz humana
El nuevo sistema que se implementará debe ser compatible con Windows 7 y 4 GB de RAM, para que el equipo pueda soportar el sistema y que este funcione adecuadamente.
El usuario deberá manejar el sistema de acuerdo con las reglas y normas de uso por parte de la empresa que utilizará el servicio (la implementación del sistema vendrá con un instructivo de uso que deberá seguir al pie de la letra).
El sistema debe ser guiado por: menú de interacción, fórmulas, barra de búsqueda y los apartados de cada departamento. Contará con un servicio en línea para la resolución de dudas o consejos para un mejor uso, ya sea vía telefónica o un chat virtual (atendido por un personal capacitado)
Deberá existir un blog parte de la compañía en la que podrás conversar con otros usuarios para observar las diferentes formas de uso que puede brindar el programa.
Deberá incluir un help desk en donde pueden atender todas las dudas relacionadas a las nuevas herramientas, darle mantenimiento, etc.
Se deberá categorizar la importancia organizacional y funcional para migrar las direcciones más sustantivas y evitar errores.
Impacto organizacional
Se verán principalmente afectados los departamentos de administración, finanzas y logística, que estaban acostumbrados a llevar todos los registros y anotaciones en libros ya que ahora tendrán que tomar cursos para el manejo de las computadoras y la interfaz del sistema para acostumbrarse a usar el nuevo sistema implementado.
El cambio entre estas dos modalidades ayudará a corto plazo a los empleados y clientes, así como los departamentos de administración, finanzas y logística, ya que facilitará el proceso de registro y disminuirá el tiempo invetido en ellos. Para ello se establecerán tres diferentes pasos:
Paso 1.- Tomar cursos para el manejo de las computadoras y un interfaz del sistema para acostumbrarse a usar el sistema implementado.
Paso 2.- Usar la interfaz gráfica de usuario que permita comunicarse con la computadora de forma rápida e intuitiva representando gráficamente los elementos de control y medida dando lugar al buen funcionamiento del sistema. 
Paso 3.- Cambiar el sistema de registros y anotaciones de libros a el del sistema implementado.
Términos y condiciones
El presente documento describe los términos y condiciones aplicables a las bases de selección del ganador a la propuesta solicitada de la empresa Natural S.A. 
Natural S.A se da la oportunidad de seleccionar entre toda la diversidad de concursantes en base al criterio establecido y por medio de un anuncio proveniente del CEO de la empresa, el día 02 de julio del 2021 en la página web oficial. 
Una vez establecido el ganador de la solicitud, este deberá llevar su propuesta completa y su curriculum vitae a las instalaciones de la empresa en donde se realizará una entrevista con el personal de R.R.H.H y posteriormente, con el encargado del departamento para proporcionar su propuesta y conocer de manera más íntima las instalaciones. 
Una vez aclarado todo, se discutirá el ingreso monetario que podrá estar a favor del participante; debido a la urgencia de su requerimiento. Cuando se termine de ejecutar la formalidad de la contratación, deberá firmar de igual manera,un contrato de conducta y ética en donde además se verá obligado a guardar en total confidencialidad cualquier información, datos, número, imágenes, entre otros materiales relacionados con la empresa que sean de su autoría (cualquier documento hecho por y para la empresa, es perteneciente a esta entidad). 
El responsable del proyecto deberá presentarse el primer día de trabajo media hora antes para instalar y proyectar su propuesta a la solución se requiere de manera más explícita y aclarar dudas; la presentación se proyectará a los directivos y los encargados de cada departamento por lo cual deberá verse presentable y formal, cuidando de su presentación tanto física como del trabajo. 
Se le dará el completo acceso a la información que requiera de los sistemas siempre y cuando solicite el permiso al encargado del departamento y no afecte a las partes involucradas mediante su progreso. Podrá solicitar ayuda externa a la empresa siempre y cuando sea autorizado por la mesa directiva y este, haya sido aprobado por el departamento de R.R.H.H. Lo mismo aplicará para la compra de recursos si el monto a pagar excede el presupuesto inicial de Natural S.A mencionado en la solicitud de la propuesta; si el presupuesto inicial se modifica entonces, se deberá notificar su cambio al encargado del departamento. 
Cualquier otra situación no establecida en estos párrafos o variaciones que surjan de lo ya mencionado, se tendrá que resolver personalmente con los altos directivos y con el personal involucrado o que se verá afectado.
RFP: Solicitud de propuesta 
Introducción
Por este medio, Natural S.A solicita propuestas en respuesta a la presente solicitud. Los proveedores deberán cumplir estrictamente todos los requisitos de la misma. No se autoriza la introducción de cambios, sustituciones u otras modificaciones a las normas y disposiciones estipuladas en esta solicitud, a menos que lo ordene o apruebe el directivo de Natural S.A en forma de información adicional a la solicitud.
La función principal que realizará será la de implementar un sistema para una mayor agilidad en el registro de las ventas y que de este modo, solucione de manera continua los demás retrasos que origina, tales como la lentitud de registros debido a que se realiza manualmente, lo que afecta a la comunicación entre los establecimientos, surge una fuga de información, una baja seguridad en el área de finanzas, ineficiencia en el área de logística, lo que desemboca a la inconformidad de clientes y empleados, cuyos problemas prevalecen en la actualidad.
Se espera que la propuesta resuelva de manera continua los problemas anteriormente mencionados.
El responsable del proyecto deberá identificarse en el área de R.R.H.H de la empresa dando a conocer su curriculum vitae al administrador de la empresa Gael Magaña. Deberá presentar de igual manera, su propuesta ante los directivos a manera de una presentación y adjuntar adicionalmente un documento en formato PDF para analizarlo a detalle con el encargado del departamento. 
Para aprobar la solicitud que está brindando, se tiene que garantizar el cumplimiento de los siguientes lineamientos: 
· El sistema que brinde el solicitante deberá optimizar como mínimo un 40% los procesos de registro de ventas de Natural S.A.
· El procedimiento a seguir deberá tener repercusiones solamente en las áreas de finanzas y de administración. 
· Deberá mejorar el tiempo ya establecido de mantenimiento a las averías o incrementarla a su favor en un 10% adicional.
· Para finalizar, se requiere que nuestro sistema aumente y tenga una eficiencia como mínimo de 85%.
Queda estrictamente establecida las fechas para aceptar las propuestas al correo de la empresa, los días 23, 24 y 25 de junio del 2021 para que posteriormente se realice la ejecución de la presentación en los equipos y sistemas de Natural S.A el día 05 de julio del 2021, una vez que se haya establecido al ganador de la propuesta se hará público el día 02 de julio del 2021. El presupuesto inicial será $30,000 USD y estará dispuesto a variaciones según lo permita el directivo y los encargados del departamento. 
Para mayor información, especificaciones o aclaración de dudas al número (+52) 999 1234567 ext. 6 o al correo contacto@NaturalSA.com, añadiendo como asunto: “DUDAS SOBRE LA PROPUESTA”, en mayúsculas y sin las comillas. 
Requerimientos del sistema computacional
Las propuestas del proveedor deben estar detalladas en el informe que tiene a disposición para así poder compararlo con nuestro sistema actual y hacer un análisis comparativo con la compentencia.
La empresa Natural S.A requiere un equipo mayor que una computadora HP con Windows 7 y 4 GB de RAM, sin tarjeta gráfica, sistema operativo de 32 bits, por una que pueda abrir múltiples pestañas y aplicaciones sin atorarse, un sistema de registro automatizado y rápido que pueda tener una conexión entre varias computadoras en diferentes lugares, así como una interfaz fácil de manejar, con un sistema actualizable.
Nos gustaría hacer una prueba de rendimiento en la cual la empresa pueda analizar la funcionalidad y compabitilidad del sistema con nuestro equipo y personal o una prueba de campo en la cual se probará el equipo durante una semana o en su defecto hacer una prueba forzada sistematizada al ejecutar 200 transacciones consecutivas para que de esta forma identificar si el sistema en cuestión puede satisfacer nuestras necesidades.
Formato de la propuesta que se recibirá los proveedores
De acuerdo a los requerimientos establecidos la empresa necesita que el sistema sea eficiente a la hora de registrar las ventas, beneficiando así al vendedor y al cliente en aspectos de tiempo.
Que el proveedor sepa manejar de una manera adecuada y compleja cumpliendo con los siguientes puntos: 
La empresa Natural S.A requiere un sistema de información el cual ayude a el registro del departamento de administración y finanzas, en tareas como el registro de ventas de las 3 sucursales, el inventario y movimientos, pagos a proveedores, compras de proveedores teniendo en cuenta las transacciones finalizadas y que faltan por saldar, gastos de mantenimiento e instalación, entrada y salida de las ventas, sueldos de empleados, almacenamiento de toda la información recabadas de acuerdo con las áreas que se manejan, etc. Teniendo como objetivo cumplir las metas establecidas.
La empresa sabe que hay varias organizaciones que te ofrecen diferentes soluciones para tratar su problema, pero la organización seleccionará al participante que cumpla de una mejor manera adecuada y ágil con base siguientes puntos:
Sistema o solución configurada:
Los proveedores tendrán que implementar un tipo de sistema que sea factible, en el hecho de que este sistema será uno de los primeros implementados en la organización, siendo flexible para los empleados. Como de igual manera la hora de contar con este sistema ayude con la recaudación de información que puede almacenarse en una base de datos, otorgándole a la empresa a que esta información no se pierda, se mantenga resguardada y beneficie al departemento administrativo a la hora de requerir esta información. Por último, los proveedores tienen que ofrecer un sistema que beneficie a la empresa en la adaptación a otras aplicaciones que se encuentran en el mercado. 
Los proveedores tendrán que brindar una interfaz que automatice los procesos de administración, finanzas, producción y distribución, es decir abarcará la captura de facturas, seguimiento de los pagos y cobros de la empresa, simplificará los datos del inventario, revisará las salidas y entradas de los distribuidores, el desempeño de los empleados, entre otras funciones importantes para cada área, para de esta manera lograr que dichos procesos sean más ágiles teniendo información a la mano para la organización de la empresa.
Requerimientos de instalación:
Los proveedores deben mostrarle a la empresa Natural S.A el costo de su sistema y lo que puede hacer para solucionar su problema, el espacio de almacenamiento y los requerimientos del equipopara la instalación del programa, tipo de transmisión de datos, tipo de conectividad y compatibilidad entre diferentes equipos, redes y medios de comunicación, un sistema que deje tener un nivel de velocidad óptima para la descarga y resguardo de datos.
Soporte del proveedor: 
 Los proveedores al tener en claro que tipo de sistema desarrollara la empresa tendran que tener en cuenta que los empleados tienen que contar con cursos, estos cursos tienen que otorgarle a los empleados una mejor explicación del sistema, en lo que se basa, lo que beneficia, etc. Para que estos puedan incorporar conocimiento teórico, práctico y/o actitudinal que les permita tener un mejor desempeño. 
Estos cursos seran impartidos antes del que el sistema se implemente, contando con 2 cursos semanalmente los días Lunes y Viernes. Sin costo alguno ya que cuenta como parte de una breve capacitación. 
Es importante que no solo se capacite a los empleados sino que también se tenga un mantenimiento en el software, ya que se debe de someter a ciertas modificaciones para que este extienda su vida útil y mejoren sus características, es decir se tiene que llevar este proceso de manera preventiva, el mantenimiento tiene que ser constante para poder detectar posibles focos de problemas que este pueda a llegar a generar en el futuro, es importante la corrección de bugs, errores en el software que desencadenan resultados indeseados.
El tipo de respaldo que los proveedores tienen que establecer un inventario periódico ya que se establece en un determinado tiempo, su coste es bajo y ayudaría a la empresa en el departamento de finzanzas ya que brinda seguridad en el trabajo y cualquier situación que suceda se tienen los datos de cierto tiempo guardados y no se pierde todo.
El apoyo y la experiencia que los proveedores tienen que otorgar es una base de guías en el cual se establezca la siguiente información: cambios de las aplicaciones, el resguardo de las contraseñas, los intructivos del nuevo equipo con el que se cuenta. Otro punto, es que los proveedores tienen darle una garantía para supervisar a los empleados de acuerdo a las nuevas aplicaciones que se manejen. 
También se tendrá que contar con apoyo del cumplimiento de dichas aplicaciones del nuevo sistema, que se cumplan de manera correcta y como se ha establecido, para así se encargase de controlar que los trabajadores, las materias primas, las maquinarías y todos los recursos de la empresa se encuentren coordinados para contribuir al éxito de la compañía.
Información de costos:
Los proveedores deberá indicar claramente el total de su propuesta en dólares americanos; establecer especificadamente los plazos de tiempo para implementar con eficiencia el(los) sistema(s) y cualquier otro equipo computacional al igual que deberá mencionar si existe una posibilidad de incremento en el costo debido a algún cambio o inconveniente futuro. De manera adicional, deben anexar los costos de instalación, de espacioy mantenimiento(modificaciones, desperfectos, daños, etc). Estas dos últimas partes son esenciales y son muy importante para su valoración.
Condiciones del contrato:
El proveedor debera especificar las condiciones del contrato en formato fijo, el cual deberá adjuntar con su propuesta. Estas condiciones serán revisadas y analizadas en el departamento legal de Natural S.A
Nivel o grado de cumplimiento de los requerimientos:
Se solicitarán a los proveedores que registren su nivel de cumplimiento de los requerimientos anteriormente establecidos, ya sea de carácter obligatorio u opcional. Esta evaluación deberá incluirse en la propuesta, en forma expresa y por separado, ya que este servirá para decidir que proveedor será seleccionado, debido a que se espera que cumpla con la mayoría de los requerimientos que solicita la compañía. 
RFP
La infraestructura que la empresa maneja se basa en servidores que abarca el tipo de nuestra empresa y los microcompudadores que beneficia a las estaciones de trabajo y a las computadoras personales de cada área o franquicia de la empresa.
El tipo de señal que maneja la empresa es digital porque cuenta con equipos de cómputo. El modo de transmisión que ocupa la empresa es a través de correos electrónicos ya que ahí se transmiten los informes, avisos y mensajes. El tipo de transmisión que utiliza la empresa es el Full-duplex, debido a que las telecomunicaciones son de forma bidireccional ya que se envía y recibe información de manera simultánea.
La empresa usa una topología denominada “estrella” 
Glosario
TMEF o MTBF: El Tiempo Medio Entre Averías (MTBF, del inglés, Mean Time Between Failures) es, junto con el MTTR, uno de los principales indicadores de la disponibilidad de un equipo. El MTBF representa el promedio del tiempo que transcurre entre dos averías en un mismo equipo. Cuanto más elevado sea el MTBF, más fiable es el funcionamiento de la máquina en cuestión – o, por otras palabras, menor su downtime o tiempo de inactividad.
TMR o MTTR: El tiempo Medio de Reparación (MTTR, del inglés Mean Time To Repair), también conocido como Tiempo Medio de Mantenimiento Correctivo, es una medida de mantenibilidad de equipos y piezas reparables. Representa el promedio del tiempo necesario para reparar una avería hasta que la actividad del equipo se restablezca.
Libro Mayor: Es un libro que recoge todas la operaciones económicas regitstradas en las distintas cuentas contables de la empresa de manera cronólogica. 
Help desk: Es un equipo centralizado dentro de una empresa que atiende a empleados o clientes de forma masiva, utilizando un producto de software para organizar las conversaciones.
Esto va despues de la hoja de requerimientos: 
Infraestructura en los requerimientos. 
La infraestructura que se establezca tiene que ser una de las primeras que se maneje en la organización, siendo de beneficio para la empresa para un mejor manejo de ello, obteniendo una ventaja competitiva a través de esta alternativa, conteniendo muchos elementos de entrada y salida. Y teniendo los elementos que conforman un sistema de información.
De acuerdo a los requermientos establecidos, es importante la infraestructura ya que ayudará a controlar la empresa y planetea posibles soluciones de acuerdo a la problemática que se presenta. 
El tipo de infraestructura que se desea manejar es tecnológico, esta basado en el conjunto de elementos para el almacenamiento de datos de la empresa, incluyendo, ya que este brinda una gran adecuación a nuestra empresa, se tiendría un control adecuado y el disminuye el riesgo de fallas, beneficiaria en la escalidad y agilidad de adaptación. 
Referencias
infraspeak. (01/01/2021). ¿Qué es el MTBF y cómo calcularlo? (MTBF vs MTTR). 06/22/2021, de infraspeak Sitio web: https://blog.infraspeak.com/es/que-es-mtbf/
infraspeak. (01/01/2021). MTTR: Qué Es, Cómo Calcularlo y Cómo Reducirlo. 06/22/2021, de infraspeak Sitio web: https://blog.infraspeak.com/es/mttr/