INTRODUCCION AL EXCELL

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1. Introducción a Microsoft Excel 
Explicación sobre qué es Excel y su importancia en la gestión de datos y cálculos. 
Excel es un software desarrollado por Microsoft que se utiliza principalmente para crear hojas de 
cálculo electrónicas. Se trata de una herramienta poderosa que permite organizar, analizar y calcular 
datos de manera eficiente. Aquí hay una explicación más detallada sobre qué es Excel y por qué es 
importante en la gestión de datos y cálculos: 
Excel como Hoja de Cálculo: En esencia, Excel se presenta como una cuadrícula de celdas 
organizadas en filas y columnas. Cada celda puede contener datos, ya sea números, texto, fechas u 
otros tipos de información. Las hojas de cálculo pueden contener múltiples hojas, lo que permite 
organizar y analizar diferentes conjuntos de datos en un solo archivo. 
Importancia en la Gestión de Datos y Cálculos: 
1. Organización: Excel proporciona una estructura ordenada para organizar datos de manera lógica. 
Puedes crear tablas para categorizar información, lo que facilita la identificación y búsqueda de 
datos específicos. 
2. Cálculos y Fórmulas: Una de las características más poderosas de Excel es su capacidad para 
realizar cálculos automatizados. Puedes usar fórmulas para realizar operaciones matemáticas 
complejas en grandes conjuntos de datos, lo que ahorra tiempo y reduce errores. 
3. Análisis de Datos: Excel permite crear gráficos y visualizaciones a partir de los datos almacenados, 
lo que facilita el análisis y la identificación de patrones y tendencias. Esto es especialmente útil para 
tomar decisiones informadas. 
4. Seguimiento de Datos: Excel se utiliza ampliamente para llevar un registro de datos a lo largo del 
tiempo. Puede ser útil para hacer un seguimiento de presupuestos, inventarios, ventas, gastos, y 
más. 
5. Colaboración: Las hojas de cálculo de Excel pueden ser compartidas y colaboradas en línea, 
permitiendo a múltiples personas trabajar en el mismo documento simultáneamente. Esto es 
beneficioso para proyectos en equipo. 
6. Personalización: Excel es altamente personalizable. Puedes crear formatos específicos, aplicar 
filtros, ordenar datos y configurar fórmulas según tus necesidades. 
En resumen, Excel es una herramienta esencial para la gestión eficiente de datos y cálculos en 
diversos campos, como finanzas, contabilidad, análisis de negocios y más. Su versatilidad y 
capacidades hacen que sea una herramienta fundamental para profesionales y estudiantes por 
igual. 
 
2. Interfaz de Excel 
Descripción de los elementos de la interfaz: celdas, filas, columnas, barra de herramientas, cinta de 
opciones. 
1. Celdas: Las celdas son los cuadros individuales en los que puedes ingresar datos, 
como números, texto, fechas y fórmulas. Cada celda se identifica por su ubicación en la 
intersección de una fila y una columna. Las celdas son la unidad básica en la que se 
organiza y almacena la información en Excel. 
2. Filas y Columnas: Las filas son series horizontales de celdas numeradas de arriba a 
abajo. Las columnas son series verticales de celdas etiquetadas con letras de izquierda 
a derecha. La combinación de filas y columnas crea una cuadrícula en la que se 
encuentran las celdas. Estas filas y columnas permiten identificar y localizar fácilmente 
las celdas dentro de la hoja de cálculo. 
3. Barra de Herramientas: La barra de herramientas contiene una serie de botones y 
accesos directos que permiten acceder a funciones y comandos comunes de Excel. 
Aquí encontrarás herramientas para dar formato a celdas, insertar gráficos, aplicar 
estilos y más. La barra de herramientas proporciona un acceso rápido a funciones 
esenciales sin tener que buscar en los menús. 
4. Cinta de Opciones: La cinta de opciones es la barra horizontal ubicada en la parte 
superior de la ventana de Excel. Se divide en pestañas, cada una de las cuales agrupa 
un conjunto de comandos relacionados. Al hacer clic en una pestaña, se despliegan las 
opciones correspondientes en forma de botones, menús desplegables y cuadros de 
diálogo. La cinta de opciones es la principal forma de acceder a las diversas funciones y 
características de Excel. 
En conjunto, estos elementos forman la base de la interfaz de Excel. Te permiten 
ingresar, organizar y manipular datos de manera eficiente, y acceder a una amplia 
variedad de herramientas para realizar cálculos, análisis y presentaciones visuales. 
 
3. Entrada de Datos 
Cómo ingresar datos en las celdas. 
Selecciona la Celda: Haz clic en la celda donde deseas ingresar los datos. La celda 
quedará resaltada para indicar que está seleccionada. 
Ingresa los Datos: Una vez que la celda esté seleccionada, simplemente empieza a 
escribir los datos. Pueden ser números, texto, fechas o cualquier otro tipo de 
información. 
Presiona Enter: Una vez que hayas ingresado los datos, presiona la tecla "Enter" en tu 
teclado. Esto confirma la entrada y mueve la selección a la siguiente celda en la misma 
columna, o a la celda a continuación si estás en la última fila de la columna. 
Opcional: Navega con las Teclas Tab: Si deseas moverte a la celda siguiente en la 
misma fila en lugar de la siguiente celda en la columna, puedes presionar la tecla "Tab" 
en lugar de "Enter". 
Edita la Celda: Si necesitas editar los datos después de haber ingresado algo, 
simplemente haz doble clic en la celda. Esto la convertirá en una caja de texto editable, 
permitiéndote hacer cambios. 
Guarda los Cambios: Recuerda que los cambios se guardan automáticamente en 
Excel. Sin embargo, si deseas guardar el archivo con todas las ediciones, utiliza la 
opción "Guardar" en la barra de herramientas. 
Recuerda que Excel también ofrece una variedad de opciones para formatear los datos en 
las celdas, como cambiar el formato de números, aplicar negritas o cursivas al texto y más. 
Simplemente selecciona la celda y utiliza las opciones en la barra de herramientas o en la 
cinta de opciones para aplicar el formato deseado. 
 
Formato de números y texto. En Excel, puedes dar formato a los números y al texto para 
resaltarlos o ajustar su apariencia según tus necesidades. Aquí tienes cómo dar formato a 
números y texto en Excel: 
Formato de Números: 
1. Número Decimal: Selecciona las celdas que contienen números y ve a la cinta de 
opciones. En la pestaña "Inicio", encontrarás el grupo "Número". Utiliza los botones de 
formato numérico para cambiar la cantidad de decimales, aplicar separadores de miles, etc. 
2. Moneda, Porcentaje, Fecha y Hora: Para aplicar formatos especiales como moneda, 
porcentaje, fecha u hora, selecciona las celdas y utiliza el menú desplegable en la cinta de 
opciones (en la pestaña "Inicio", grupo "Número"). Allí encontrarás opciones como 
"Moneda", "Porcentaje", "Fecha corta" y más. 
3. Formato Personalizado: Si el formato que necesitas no está en las opciones 
preestablecidas, puedes crear un formato personalizado. Ve a la sección de formato de 
celdas (puede ser accedida haciendo clic derecho > Formato de celdas o utilizando el atajo 
Ctrl+1), selecciona "Número" y luego personaliza el formato según tus necesidades. 
Formato de Texto: 
1. Negritas, Cursivas, Subrayado: Selecciona el texto en las celdas y utiliza los botones en la 
barra de herramientas o en la pestaña "Inicio" para aplicar negritas, cursivas o subrayado. 
2. Alineación: En la barra de herramientas o en la pestaña "Inicio", utiliza las opciones de 
alineación para ajustar la alineación del texto dentro de las celdas. Puedes alinear a la 
izquierda, al centro, a la derecha, o justificar el texto. 
3. Ajuste de Texto: Si tienes mucho texto en una celda y quieres que se ajuste a la celda, 
puedes usar la opción "Ajuste de texto" en la pestaña "Inicio". Esto hace que el texto se 
ajuste automáticamente a la celda sin cambiar el tamaño de la celda. 
4. Formato de Celdas: En el menú de formato de celdas (Ctrl+1), puedes personalizar más 
opciones como fuente,color de fuente, color de fondo, bordes y más para dar estilo al 
texto y a las celdas en general. 
Recuerda que el formato en Excel no afecta los datos reales, solo cómo se presentan 
visualmente. Puedes cambiar el formato en cualquier momento sin alterar los valores 
originales de las celdas. 
 
Uso de las teclas Enter y Tab. En Excel, las teclas Tab y Enter tienen funciones específicas 
para moverse y confirmar la entrada de datos en las celdas: 
Tecla Tab: 
• Al presionar la tecla Tab mientras estás editando una celda, Excel moverá la selección a la 
celda siguiente en la misma fila. Esto te permite avanzar rápidamente de una celda a otra 
horizontalmente. 
Tecla Enter: 
• Al presionar la tecla Enter mientras estás editando una celda, Excel confirmará la entrada 
de datos y moverá la selección a la celda directamente debajo de la celda actual. Esto te 
permite avanzar verticalmente a la siguiente fila. 
• Si estás en la última fila de la hoja y presionas Enter, Excel añadirá automáticamente una 
nueva fila en blanco debajo de la última fila actual, permitiéndote seguir ingresando datos. 
Ambas teclas son útiles para agilizar la entrada de datos cuando estás trabajando en una 
hoja de cálculo y deseas moverte de una celda a otra sin la necesidad de utilizar el mouse. 
Además, la combinación de Tab y Enter te permite moverte rápidamente tanto horizontal 
como verticalmente, lo que es especialmente útil al ingresar datos en una tabla grande. 
Recuerda que puedes usar estas teclas tanto en la vista normal de celdas como cuando 
estás editando una celda en particular. También puedes utilizar la tecla Shift junto con la 
tecla Tab para moverte en la dirección opuesta (hacia la izquierda en lugar de la derecha) y 
Shift junto con Enter para moverte hacia arriba en lugar de hacia abajo. 
ACTIVIDAD PROPUESTA: 
CREAR LA SIGUIENTE TABLA EN EXCEL UTILIZANDO LAS TECLAS TAB Y ENTER. 
INTENTA APLICAR LOS CONCEPTOS SEÑALADOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO. 
 
 
4. Formato Básico 
• Cambio de formato de fuente y tamaño. 
Cambiar el formato de fuente y tamaño en una celda de Excel es simple. Aquí tienes los 
pasos para hacerlo: 
1. Seleccionar la Celda: Haz clic en la celda en la que deseas cambiar el formato de fuente y 
tamaño. 
2. Acceder al Formato de Celdas: Puedes acceder al menú de formato de celdas de varias 
maneras: 
• Haz clic derecho en la celda y selecciona "Formato de celdas". 
• Utiliza el atajo de teclado: presiona Ctrl + 1 (la tecla "Control" y el número 1 en tu 
teclado). 
3. Ir a la Pestaña "Fuente": En la ventana "Formato de celdas", ve a la pestaña "Fuente". 
Aquí encontrarás opciones para personalizar el formato de fuente y tamaño. 
4. Seleccionar Fuente: En la sección "Fuente", verás una lista desplegable para seleccionar la 
fuente que deseas utilizar. Haz clic en la flecha para ver las opciones disponibles y 
selecciona la fuente deseada. 
5. Seleccionar Tamaño: Junto a la lista de fuentes, encontrarás una lista desplegable para 
seleccionar el tamaño de fuente. Haz clic en la flecha y selecciona el tamaño de fuente que 
prefieras. 
6. Opcional: Estilo de Fuente y Efectos: Debajo de la selección de tamaño de fuente, 
también puedes elegir el estilo de fuente (negritas, cursivas, subrayado) y aplicar efectos 
adicionales si lo deseas. 
7. Vista Previa: A medida que realices tus selecciones, la vista previa en la parte superior de 
la ventana te mostrará cómo se verá el texto en la celda con el nuevo formato. 
8. Aceptar: Una vez que hayas seleccionado el formato de fuente y tamaño deseado, haz clic 
en el botón "Aceptar" para aplicar los cambios y cerrar la ventana de formato de celdas. 
La fuente y el tamaño de fuente de la celda se actualizarán de acuerdo con tus selecciones. 
Puedes repetir estos pasos para cambiar el formato de otras celdas en tu hoja de cálculo 
según sea necesario. 
 
ACTIVIDAD PROPUESTA: 
 
CAMBIAR EL FORMATO DE CELDA DE LA COLUMNA A (No DE Empleado) DE LA 
TABLA ANTES CREADA –DE FORMATO TEXTO A FORMATO NÚMERO- 
 
• Alineación de texto en celdas. 
Puedes alinear el texto en una celda de Excel para controlar su posición horizontal y 
vertical. Aquí tienes los pasos para hacerlo: 
1. Seleccionar la Celda: Haz clic en la celda en la que deseas alinear el texto. 
2. Acceder al Formato de Celdas: Puedes acceder al menú de formato de celdas de varias 
maneras: 
• Haz clic derecho en la celda y selecciona "Formato de celdas". 
• Utiliza el atajo de teclado: presiona Ctrl + 1 (la tecla "Control" y el número 1 en tu 
teclado). 
3. Ir a la Pestaña "Alineación": En la ventana "Formato de celdas", ve a la pestaña 
"Alineación". Aquí encontrarás opciones para controlar la alineación del texto. 
4. Alineación Horizontal: En la sección "Horizontal", puedes seleccionar cómo deseas alinear 
el texto horizontalmente en la celda. Las opciones incluyen: 
• Izquierda: Alinea el texto a la izquierda de la celda. 
• Centrado: Centra el texto en la celda. 
• Derecha: Alinea el texto a la derecha de la celda. 
5. Alineación Vertical: En la sección "Vertical", puedes seleccionar cómo deseas alinear el 
texto verticalmente en la celda. Las opciones incluyen: 
• Arriba: Alinea el texto en la parte superior de la celda. 
• Centrado: Centra el texto verticalmente en la celda. 
• Abajo: Alinea el texto en la parte inferior de la celda. 
6. Opciones Adicionales: También puedes utilizar otras opciones en esta pestaña, como la 
orientación del texto y el ajuste de texto para controlar cómo el texto se muestra dentro 
de la celda. 
7. Vista Previa: A medida que realices tus selecciones, la vista previa en la parte superior de 
la ventana te mostrará cómo se verá el texto en la celda con las alineaciones seleccionadas. 
8. Aceptar: Una vez que hayas seleccionado las opciones de alineación deseadas, haz clic en 
el botón "Aceptar" para aplicar los cambios y cerrar la ventana de formato de celdas. 
El texto en la celda se alineará de acuerdo con las configuraciones que hayas seleccionado. 
Puedes repetir estos pasos para alinear el texto en otras celdas según sea necesario. 
 
• Relleno de celdas con colores. 
Puedes rellenar de color una celda en Excel para resaltarla o para darle un aspecto visual 
específico. Sigue estos pasos para hacerlo: 
1. Seleccionar la Celda: Haz clic en la celda que deseas rellenar de color. 
2. Acceder al Formato de Celdas: Puedes acceder al menú de formato de celdas de varias 
maneras: 
• Haz clic derecho en la celda y selecciona "Formato de celdas". 
• Utiliza el atajo de teclado: presiona Ctrl + 1 (la tecla "Control" y el número 1 en tu 
teclado). 
3. Ir a la Pestaña "Relleno": En la ventana "Formato de celdas", ve a la pestaña "Relleno". 
Aquí encontrarás opciones para aplicar un color de fondo a la celda. 
4. Seleccionar un Color: Puedes seleccionar uno de los colores disponibles haciendo clic en 
el color que deseas aplicar al fondo de la celda. Si no ves el color que deseas, puedes hacer 
clic en el botón "Más colores" para elegir un color personalizado. 
5. Vista Previa: A medida que selecciones diferentes colores, la vista previa en la parte 
superior de la ventana te mostrará cómo se verá la celda con el color de fondo 
seleccionado. 
6. Aceptar: Una vez que hayas seleccionado el color de fondo deseado, haz clic en el botón 
"Aceptar" para aplicar los cambios y cerrar la ventana de formato de celdas. 
La celda seleccionada se rellenará con el color que hayas elegido. Este color de fondo te 
permite destacar la celda y hacerla más visible dentro de tu hoja de cálculo. Puedes repetir 
estos pasos para rellenar de color otras celdas según tus necesidades. 
 
5. Autollenado y Autocompletar 
El autollenado y el autocompletar son funciones útiles en Excel que te permiten ahorrar 
tiempo al ingresar datos repetitivos o completar automáticamente patrones. Aquí tienes 
cómo usar estas funciones: 
Autollenado: 
1. Ingresa Datos en una Celda:Escribe un valor o una secuencia en una celda. Por ejemplo, 
si escribes "Enero" en una celda. 
2. Selecciona la Celda: Una vez que hayas ingresado el valor, selecciona la celda para la que 
deseas utilizar el autollenado. 
3. Usa el Controlador de Relleno: En la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, 
verás un pequeño cuadro negro llamado "controlador de relleno". 
4. Arrastra para Rellenar: Haz clic y mantén presionado el controlador de relleno. Luego, 
arrastra hacia abajo (o hacia la dirección que deseas) para rellenar automáticamente celdas 
con valores similares. Excel detectará patrones y continuará la secuencia, por ejemplo, 
llenando meses o números consecutivos. 
Autocompletar: 
1. Ingresa Datos en una Celda: Escribe un valor en una celda. Por ejemplo, escribe 
"Manzana". 
2. Empieza a Escribir: En otra celda, comienza a escribir las primeras letras del valor que 
deseas autocompletar. Por ejemplo, empieza a escribir "Manz" (sin comillas). 
3. Presiona Enter o Tab: Una vez que hayas comenzado a escribir, Excel mostrará una 
sugerencia autocompletada debajo de la celda. Si la sugerencia es correcta, presiona Enter 
o Tab para aceptar la sugerencia y autocompletar la celda. 
El autocompletar es especialmente útil cuando tienes una lista de valores conocidos y 
deseas ahorrar tiempo al ingresarlos. El autollenado es útil para completar secuencias o 
patrones en una serie de celdas. Ambas funciones pueden agilizar la entrada de datos en 
Excel. 
 
6. Gestión de Hojas de Cálculo 
• Agregar, renombrar y eliminar hojas. 
• Cambiar el orden de las hojas. 
7. Guardar y Cerrar 
• Cómo guardar el archivo y cerrar Excel correctamente. 
ACTIVIDAD PROPUESTA: 
 
MENCIONE, DETALLE, DESCRIBA LOS PASOS PARA LOS PUNTOS 6 Y 7 DE ESTE 
DOCUMENTO (GESTIÓN DE HOJAS DE CÁLCULOS Y GUARDAR ARCHIVO)