Qué es el control de inventarios, importancia

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Qué es el control de inventarios
El control de inventarios es un sistema que permite que una empresa gestione las existencias que almacena. De esta forma, además de saber qué tiene, identifica cuáles productos debe mover más rápido, cuáles son los que escasean, cómo es su rotación y en cuáles invierte más recursos para su correcto almacenaje.
El inventario es fundamental para cualquier organización. Todas las empresas deben implementar este proceso, aunque al inicio sea una tarea que requiere tiempo.
La importancia del control de inventarios
El control de inventarios ayuda a mantener un balance en las existencias de un almacén y los productos o artículos que tienen mayor demanda. Puede reducir costos porque refleja oportunamente lo que no tiene una rotación saludable y lo que debe surtirse lo más pronto posible; esto evita retrasos en los pedidos o que se estropeen materias primas por un almacenamiento deficiente o prolongado.
Además, no da lugar a fraudes o malentendidos: se tiene lo que se necesita y lo que muestra el inventario, sin errores.
Sin importar el tipo de sistema de control de inventarios, o la empresa que lo utilice, existen algunos elementos clave que comparten todos.
Beneficios del control de inventarios
La gestión y control de inventario ofrecen amplias ventajas para una empresa, sobre todo en cuanto al orden, planificación y ahorro. Aquí enumeramos algunos beneficios del control de inventarios:
· Uso óptimo de tus recursos financieros: cuando llevas una gestión adecuada de tu inventario, tendrás la visibilidad y el control de tus recursos para evitar excesos o insuficiencias de existencias; además, siempre tendrás el stock disponible para satisfacer la demanda de los clientes.
· Aumento de la eficiencia operativa: si conoces el estado y ubicación de la mercancía en tu inventario, podrás reducir tiempos de búsqueda, movimientos innecesarios y duplicaciones de esfuerzos. Esto ahorra tiempo y mejora la productividad general.
· Satisfacción del cliente: mantener las existencias óptimas te permite responder rápidamente a la demanda del mercado y tendrás clientes satisfechos, que no enfrentan contratiempos debido a no encontrar tus productos. 
· Reducción de costos operativos: este es un punto fundamental, ya que el control de inventarios te ayuda a minimizar costos operativos y, asimismo, podrás optimizar la planificación de compras y la gestión de proveedores.
· Apoyo a la toma de decisiones: contar con datos precisos y actualizados sobre el inventario da lugar a una toma de decisiones más informada. 
4 componentes del proceso de control de inventarios
1. Objetivos
Estos objetivos están relacionados con la función del inventario. Es habitual que se definan teniendo en cuenta la cantidad mínima y máxima de artículos en el almacén, así como registrar aquellos que no se mueven o que se deterioran. Todo esto tiene el fin de tomar una decisión sobre qué hacer con ellos, contar con el personal y sistemas necesarios para proteger el inventario, entre otros aspectos.
También es importante que estos objetivos se definan considerando el comportamiento del mercado, ya que es posible que sea necesario realizar ajustes cuando una materia prima deja de existir, si los clientes cambian sus necesidades o si la misma empresa se expande. Así que los objetivos no son estáticos, sino que responden a las exigencias del contexto.
2. Políticas
Este elemento ayuda a establecer medidas, anticipándose a escenarios posibles. Las políticas son las que dictan las acciones a realizar a nivel operacional y en la estrategia comercial de la empresa. Se tienen en cuenta aspectos como la cantidad de almacenes y sus locaciones, qué hacer en caso de que haya escasez de materiales o un aumento en los precios por parte de los proveedores. 
3. Planes y normas
Si ya están establecidas las políticas, entonces es posible elaborar planes y normas que las respalden. Son acciones a corto, mediano y largo plazo; normas para el costo de almacenamiento o mantenimiento de las existencias; planes para la ocupación de personal para las temporadas de mayor y menor venta, etc.
También es importante crear planes de contingencia con etapas bien definidas, así como normas obligatorias. Esto permite que se cumpla con procedimientos que aseguran el cuidado de las mercancías, así como un buen flujo de ventas, gestión y prevención.
4. Sistemas y procedimientos
Todo lo anterior favorece que se elijan los sistemas y procedimientos que mejor se adaptan a las exigencias del inventario de cada empresa. Esto tiene la finalidad de gestionar máximos y mínimos, tener un control de entradas y salidas, así como crear estadísticas que permitan calcular las existencias en el futuro, con el apoyo de análisis y registros de rendimiento.
6 tipos de sistemas de control de inventarios
1. Método ABC
2. Método PEPS
3. Método EOQ
4. Método UEPS
5. Conteo cíclico
6. Método del precio ponderado
1. Método ABC
Este método consiste en calificar tus mercancías según la cantidad y el valor que representan, que se ajustan a una de estas categorías:
· Artículos A: representan el 20 % del inventario y, aunque tiene una baja frecuencia de ventas, representan el 80 % de su valor. 
· Artículos B: son el 40 % del total y corresponden al 15 % del valor, mientras que su frecuencia de ventas es moderada.
· Artículos C: son parte del resto del 40 % y también los menos costosos del inventario, con apenas el 5 % de su valor. Además, es la mercancía que más se vende.
Gracias al método ABC es sencillo identificar los artículos con mayor impacto financiero, para así darles la atención que merecen. Por su puesto, los porcentajes no siempre funcionan de esa manera, ya que cada empresa tendrá un inventario con diferentes jerarquías.
2. Método PEPS
También conocido como el método PEPS, funciona al identificar los primeros artículos que ingresan al inventario para que sean los primeros en venderse. Es ideal cuando existe mercancía perecedera, para evitar que se deteriore al permitir que tengan una rotación constante.
3. Método EOQ
Se llama EOQ, por las siglas en inglés, que en español significan cantidad económica de pedido. Se encarga de encontrar el monto de pedido que reduzca los gastos de inventario de una cantidad importante. Debería basarse en que la demanda es constante y conocida, el uso del inventario es frecuente y los pedidos llegan en cuanto el stock se agota. La idea es que siempre se mantenga el mismo nivel de inventario para hacer al pedido oportuno de la cantidad económica de pedido.
4. Método UEPS
A diferencia del PEPS, en el método UEPS se venden primero los artículos más recientes, o últimos, en ingresar. Es ideal para empresas que no tienen un inventario muy grande ni artículos con fecha de caducidad. Una de sus ventajas es que los costos de los productos que se vendan reflejarán un costo más reciente.
5. Conteo cíclico
Este método implica hacer un conteo regular de una parte de las existencias y se puede completar con el ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de conteo distinta. Mejora la exactitud del control del inventario, ya que puede encontrar inconsistencias a tiempo, sin tener que contarlo todo cada vez.
6. Método del precio ponderado
Este, en lugar de tomar los precios más bajos, se basa en un promedio sin importar la fecha de entrada o de salida. Tiene una fórmula sencilla: se multiplica cada precio por el número de unidades que tienen ese precio. Luego ese resultado se suma y se divide entre la suma del total de unidades. Eso se repite con cada lote.
Ejemplos de negocios que pueden usar el control de inventarios
1. Una tienda de zapatos que utiliza el control de inventario justo a tiempo 
Imagina una tienda de zapatos que utiliza el método justo a tiempo como control de inventarios. Esta empresa tiene tratos comerciales con una lista de proveedores que ya considera como confiables.
Por lo tanto, establece un acuerdo para recibir envíos de zapatos justo a tiempo. En lugar de mantener grandes cantidades de inventario en el almacén, lo que hace esordenar los zapatos específicos que ya vendió o de los que pronostica que venderá en un corto plazo. 
Este sistema permite que la empresa, en este caso la tienda de zapatos, reduzca los costos de almacenamiento al minimizar la posibilidad de liquidar productos obsoletos.
2. Fábrica de dulces con el control de inventarios ABC
Ahora pensemos en una fábrica de dulces que clasifica sus productos en función de la demanda y el valor. Los dulces más vendidos y de mayor valor los categoriza como A, mientras que a los dulces menos populares y de menor valor los considera como C.
De esta manera, este fabricante de dulces deberá enfocar sus esfuerzos de control de inventario en garantizar el suministro adecuado de los dulces más demandados.
3. Pastelería que utiliza el control de inventarios con conteo cíclico
Una pastelería establece un punto cíclico de orden para los ingredientes clave que se emplean en la producción de sus pasteles y postres. Cuando la cantidad de un ingrediente esencial alcanza ese punto, deberá realizar un pedido para reabastecerlo y asegurarse de tener el suficiente inventario con el fin de satisfacer los pedidos de los clientes.
Cómo llevar un control de inventario: 10 estrategias
1. Clasifica los inventarios
Sin importar cuál método elijas, así sea un control de inventarios en Excel o un software, es importante que establezcas un sistema que te permita organizar tu inventario y sus existencias de una forma ágil; que atienda a las necesidades de tu empresa y que sea escalable, en caso de que tu almacén crezca.
Comienza por hacer un conteo completo y preciso para tener un inventario inicial y luego registra todos los productos, cantidades y valores que correspondan a la mercancía que manejas.
2. Utiliza un sistema de etiquetado
Es importante que implementes un sistema de etiquetado con el que puedas marcar y clasificar los productos con un código único o reconocible, para identificarlos fácilmente en tu sistema de inventario. Esto facilitará el seguimiento y la actualización de las existencias.
3. Elige la frecuencia de revisión de inventario
Esto te permite estar al tanto de las mercancías dañadas o que necesitan moverse para no generar pérdidas, como es el caso de los productos perecederos. Es importante tener una rotación de inventario estratégica. En escala general, existen dos métodos para este proceso:
· Inventario periódico: define una frecuencia para hacer la revisión. Puede ser semanal, quincenal o mensual.
· Inventario perpetuo: exige una revisión diaria.
4. Define mínimos y máximos
Los datos históricos te ayudarán a definir estos números. Al basarte en esa información, puedes prevenir la duración promedio de ciertos artículos y así saber cuántos debe haber en existencia para cumplir con la demanda.
5. Haz seguimiento a las ventas
A lo que nos referimos es que compares, regularmente, lo que vendes con lo que tienes en tu almacén. Si lo haces de manera regular, tu sistema de control de inventario funcionará mejor porque podrás identificar rápidamente oportunidades de precios especiales o lo que cuesta más mover entre tus clientes. Te ayuda a tomar mejores decisiones de compra, de contratación de proveedores o de innovación de productos.
6. Asegúrate de que la información de tu inventario está actualizada
Para eso es importante que cuentes con una herramienta que te permita automatizar ciertos procesos y que te dé información actualizada, cada vez que lo requieras. Un software, como alguno de los que mencionaremos más adelante en este artículo, se convertirá en tu gran aliado en este ámbito.
7. Recuerda los picos de demanda
Tu sistema de control de inventario debería ayudarte en esto también: tener en tus planes y estrategias de venta las fechas en que tus productos serán más buscados; no solamente durante fin de año, sino también teniendo en cuenta el comportamiento del mercado. El seguimiento a tu inventario te arrojará algunos patrones interesantes que te avisarán si es momento de volver a surtir o agilizar ventas.
8. Realiza auditorías periódicas 
Programa auditorías regulares para verificar la precisión de tus registros de inventario. Estas auditorías pueden incluir la comparación física del inventario con los datos registrados en el sistema.
9. Comienza los análisis y pronósticos
Obtén datos sobre tus inventarios para realizar análisis y pronósticos. Esto te ayudará a identificar patrones de demanda, realizar proyecciones futuras y tomar decisiones informadas.
10. Usa un software de gestión de inventario
Un software especializado para llevar un registro centralizado y automatizado de tu inventario es fundamental para dar más precisión a tus registros y llevar un mejor control. Más adelante verás la lista de nuestras recomendaciones.
Estrategias para mejorar el control de inventarios
Establece políticas claras
Es importante definir políticas para los procesos involucrados en el control de inventarios. Procura que sean detalladas y claras, incluso que estén documentadas para que sea más fácil que cualquier persona lleve a cabo esta labor en todos los aspectos: desde el stock, el manejo de kardex, la clasificación, etiquetado, entre otros temas. 
Capacita al personal
La capacitación es un factor clave para que los colaboradores encargados del control de inventarios lo puedan hacer de manera eficiente, con precisión y proponiendo siempre mejoras para la gestión. 
Automatiza las actividades
Si quieres tener mayor productividad, ahorrar tiempo y recursos puedes implementar sistemas informáticos de gestión de inventarios que te ayuden a automatizar ciertas tareas repetitivas. Además, contribuyen a que dar un mejor seguimiento y monitoreo. 
Realiza los inventarios cíclicos
En lugar de contar todo el inventario de una vez, implementa inventarios cíclicos en los que se registren diferentes secciones o productos en momentos específicos. Esto permite distribuir la carga de trabajo y garantiza que se realicen conteos con mayor frecuencia.
Implementa un sistema de reabastecimiento 
Utiliza técnicas que contribuyan a llevar un control de nivel de existencias para establecer reglas automáticas de reabastecimiento. Esto garantiza que se realicen pedidos de manera oportuna y no haya faltantes de mercancía.
Haz un análisis de demanda
Realiza análisis de demanda y pronósticos para identificar patrones de ventas y tendencias. Esto te ayudará a planificar mejor las necesidades de inventario, ajustar tus niveles de stock y evitar la escasez o excesos.
Evalúa a los proveedores
Evalúa regularmente a tus proveedores en términos de calidad, confiabilidad y puntualidad de entrega. Trabaja con aquellos que cumplan con tus estándares y que sean capaces de mantener un flujo constante de suministro.