Guía Metológica de Empalme y Rendición de Cuentas

Contabilidad / Ciencias Contables

•

SIN SIGLA

Yenny Carolina Rodríguez

9/10/2023

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Contabilidad / Ciencias Contables

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INSTRUCTIVO PARA
PROCESO DE EMPALME Y
RENDICION DE CUENTAS
GOBERNADORES Y ALCALDES

Noviembre de 2007

Este instructivo fue financiado por el gobierno de los Estados Unidos de América, a través de la Agencia
para el Desarrollo Internacional - USAID, en el marco del Programa de Fortalecimiento de la
Gobernabilidad Regional – CIMIENTOS, que opera la Fundación MSI Colombia.

El contenido del presente instructivo es responsabilidad de sus autores y no representa la posición u
opinión de USAID o del gobierno de los Estados Unidos de América.

Coordinación general
Christina M. Schultz, Directora Fundación MSI Colombia Programa CIMIENTOS - USAID

Diseño conceptual y metodológico
Mauricio Casasfranco Vanegas, Subdirector Programa CIMIENTOS - USAID
Wilson Herrera Moreno, Consultor

Apoyo técnico
Coordinadores Programa CIMIENTOS – USAID

Revisión y diagramación
Ángela María Vélez

3
TABLA DE CONTENIDO
Página

INTRODUCCIÓN

PRIMERA PARTE. ASPECTOS GENERALES

I. OBJETIVO GENERAL

II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

III. CONTEXTO

1. Marco legal
2. Marco referencial
3. Plazos a tener en cuenta

SEGUNDA PARTE. INFORME DE GESTIÓN - LEY 1151 DE 2007

I. CONTENIDO DEL INFORME DE GESTIÓN

II. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN

1. Resumen ejecutivo
2. Resultados del Programa de Gobierno, Plan de Desarrollo y sus
logros, presentado por cada uno de los siguientes aspectos
2.1 Educación
2.2 Salud
2.3 Saneamiento y agua potable
2.4 Deporte y recreación
2.5 Manejo de los recursos del Sistema General de
Participaciones
2.6 Manejo de los recursos de los resguardos indígenas
2.7 Manejo de los recursos de regalías
2.8 Cultura y turismo
2.9 Programas en seguridad y convivencia
2.10 Vivienda de interés social
2.11 Programas ambientales
2.12 Infraestructura pública para el desarrollo territorial
2.13 Programas de modernización y expansión
2.14 Programas de participación ciudadana promovidos por la
administración
3. Gestión administrativa y financiera
3.1 Manejo fiscal
5

11
12

4
3.2 Manejo financiero
3.3 Manejo presupuestal
3.4 Contratación efectuada
3.5 Convenios
3.6 Procesos judiciales
3.7 Manejo del talento humano
3.8 Avances Plan de Mejoramiento
3.9 Recomendaciones y sugerencias
4. Entorno regional
5. Proyectos y/o programas pendientes
6. Perspectivas
7. Constancias

TERCERA PARTE. PROCESO EMPALME

I. PROCESO DE EMPALME

CUARTA PARTE. ACTA DE INFORME DE GESTIÓN - LEY 951 DE 2005 -
RESOLUCIÓN ORGÁNICA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA No. 5674
DE 2005

I. COMPONENTES

II. ESTRUCTURA

III. DILIGENCIAMIENTO DEL ACTA

1. Datos generales
2. Informe resumido o ejecutivo de la gestión
3. Situación de los recursos
3.1 Recursos financieros
3.2 Bienes muebles e inmuebles
4. Planta de personal
5. Programas, estudios y proyectos
6. Obras públicas
7. Ejecuciones presupuestales
8. Contratación
9. Reglamentos y manuales
10. Concepto general
11. Firma

QUINTA PARTE. RENDICIÓN DE CUENTAS. RESOLUCIÓN ORGÁNICA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA No. 5544 DE 2003

23
23
24
24

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31
32
32
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36
36

5
INTRODUCCIÓN

La gestión desarrollada por todo gobernante debe ser visible ante la ciudadanía y ante
las instituciones encargadas de la evaluación de los resultados y de la vigilancia y control
del uso de los recursos públicos. En este contexto, la eficiencia administrativa debe
expresarse en indicadores claramente demostrables y en información debidamente
registrada y soportada.

Un buen administrador por convicción entrega “la casa en orden”. Ello implica explicar
detalladamente las acciones adelantadas para conseguir el cumplimiento de las metas a
las que se comprometió en su Programa de Gobierno y en el Plan de Desarrollo de su
entidad territorial. Adicionalmente, supone facilitar al nuevo gobernante el
entendimiento de los proyectos más significativos que requieren continuidad, por
cuanto su parálisis significaría un retroceso en perjuicio de la ciudadanía.

Los procesos de Rendición de Cuentas y Empalme son oportunidades para que la
administración saliente entregue el informe sobre el impacto de su gestión y como ésta
contribuyó al mejoramiento de la condición de vida de los habitantes de su
departamento o municipio. Por esta razón, deben ser procesos transparentes, sin cartas
ocultas, pasiones o egoísmos, donde debe ser suministrado todo aquello que contribuya
a la orientación del nuevo gobernante y al eficiente manejo de la entidad territorial.

Considerando que una adecuada Rendición de Cuentas y un buen Empalme facilitan la
continuidad del ejercicio de la administración pública sin traumatismos, el Programa
CIMIENTOS de la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional ha diseñado
el presente instructivo práctico, que facilita a los gobernadores y alcaldes salientes y sus
respectivos equipos de gobierno, el cumplimiento de esta obligación ética y legal.

El instructivo permitirá que los responsables de la Rendición de Cuentas y el Empalme
puedan informar, de manera clara y metódica, los resultados de su gestión a la sociedad
y a la vez, les facilitará el cumplimiento del deber legal de rendir cuentas a los órganos
de control, con información consistente y coherente.

En la primera parte del instructivo se aborda la obligación legal de preparar el Informe
de Gestión y Resultados, que debe ser presentado ante el Departamento Nacional de
Planeación el 15 de diciembre de 2007, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 151
referente al Plan de Desarrollo. La información que soporte este documento es la pieza
fundamental para los Procesos de Rendición de Cuentas y Empalme. Asimismo, es el
punto de partida para la elaboración del ACTA DE INFORME DE GESTIÓN, con la cual se
finaliza el segundo proceso.

6
Luego se hace referencia al diligenciamiento del Acta de Informe de Gestión antes
mencionada, en la cual se consignan las acciones del gobernante saliente y se registra la
recepción y aceptación de la información por parte del entrante, una vez efectuado el
cotejo de lo entregado. Esta acta se protocoliza con la firma de ambos.

Finalmente, se considera el Proceso de Rendición de Cuentas a la comunidad y fiscal. El
último debe ser adelantado por el nuevo gobernante en el mes de febrero de 2008, ante
la Contraloría General de la República. Este proceso es sumamente importante pues si
bien el responsable de la información reportada es el gobernante saliente, es igualmente
responsable el recién posesionado por omitir el deber legal de no presentar la rendición
o hacerlo de de manera incompleta o tardía.

Con este instructivo además, se entregará un archivo programa Excel que les permitirá
a los gobernadores y alcaldes diligenciar los formatos exigidos por el órgano de control
de manera más dinámica y oportuna, evitando el riesgo de cometer errores por
transcripción de cifras.

7
PRIMERA PARTE
ASPECTOS GENERALES

I. OBJETIVO GENERAL

Entregar a los mandatarios territoriales un instructivo práctico y sencillo, que sirva de
herramienta a los alcaldes y gobernadores cumplir con sus obligaciones legales y
reglamentarias, específicamente en la elaboración del Informe de Gestión, el Acta de
Informe de Gestión y la Rendición de Cuentas sobre el manejo de los recursos del
Sistema General de Participaciones (SGP) y Regalías.

II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Establecer las características de la información necesaria para soportar las cifras
reportadas en los Informesde Gestión, Acta de Informe de Gestión y Rendición de
Cuentas.
2. Desarrollar ejemplos prácticos de orientación para los alcaldes y sus equipos
administrativos y financieros, sobre el diligenciamiento de los formatos exigidos por
la Contraloría General de la República (CGR) en el Proceso de Empalme y Rendición
de Cuentas, identificando y ubicando las cuentas del balance y del presupuesto que
deben incorporarse en ellos.
3. Efectuar recomendaciones para desarrollar el Proceso de Empalme y Rendición de
Cuentas de manera ágil y dinámica, mediante la distribución de responsabilidades
en las administraciones locales.

III. CONTEXTO

1. Marco legal

Ley 1151 de 2007, artículo 112 – Plan Nacional de Desarrollo
Ley 951 de 2005 – Acta de Informe de Gestión
Resolución Orgánica CGR No. 5544 de 2003 – Rendición y Revisión de Cuentas
Resolución Orgánica CGR No. 5674 de 2005 – Acta de Informe de Gestión
Resoluciones de las Contralorías Territoriales

8
2. Marco referencial

Los siguientes documentos son fuente documental para la elaboración del presente
instructivo:
2.1 Recomendaciones para el Proceso de Empalme de los Mandatarios Locales 2007 –
2008, Departamento Nacional de Planeación
2.2 Metodología para la Medición y Análisis del Desempeño Municipal, Departamento
Nacional de Planeación
2.3 Dejemos la Casa en Orden, Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción
2.4 Rendición Pública de Cuentas, Federación Colombiana de Municipios - Cooperación
Alemana al Desarrollo GTZ

3. Plazos a tener en cuenta

CONCEPTO NORMA PLAZO DESTINATARIO
Informe de Gestión
Ley 1151 de 2007
(Art. 112)
15 de diciembre
de 2007
- Departamento
Nacional de Planeación
(DNP)
- Asamblea o Concejo
Acta de Informe de
Gestión
Ley 951 de 2005
Resolución 5674
de 2005 CGR
23 de enero de
2008
- CGR
- Contralorías
Territoriales
- Oficinas de Control
Interno de la entidad
territorial
Rendición de
Cuentas – SGP
Regalías
Resolución 5544
de 2003 CGR
28 de febrero
de 2008
- CGR

9
SEGUNDA PARTE
INFORME DE GESTIÓN
LEY 1151 DE 2007

¨ ARTÍCULO 112. Los alcaldes y gobernadores, antes del 15 de diciembre del último año de su
respectivo período de gobierno, entregarán a los nuevos mandatarios la información
necesaria para efectos de la formulación del nuevo Plan de Desarrollo y la presentación
de los informes que requieran las entidades competentes”. (Resaltado fuera de texto).

El Informe de Gestión debe estar acorde con los resultados logrados por la
administración departamental o municipal. En él se deben revelar los logros obtenidos
en la aplicación de las estrategias de desarrollo económico, social, ambiental, físico,
institucional, político y financiero, sobre la base de las metas previamente acordadas.

En otras palabras, el informe sintetiza el cumplimiento por parte de la entidad
territorial de su Plan de Desarrollo y funciones.

En este orden de ideas, el informe debe revelar el desempeño de la gestión del
gobernador o del alcalde en función de los resultados alcanzados en la producción de
bienes y servicios, con el uso de los insumos disponibles y la capacidad administrativa
instalada. Además, en relación con las metas del Plan de Desarrollo y acorde con el
marco normativo vigente.

Es muy importante que la presentación de los resultados se haga considerando el
cumplimiento de los principios de eficacia y eficiencia, con apoyo en indicadores que
revelen el cumplimiento de lo programado en los planes de acción y de manera
consecuente con el Plan de Desarrollo.

METAS
Recuerde que para evaluar y reportar el cumplimiento de las metas, debe
conocer con claridad la situación inicial y actual para poder detectar el cambio
o modificación lograda.

Tome como guía para la valoración de estos principios los criterios y las definiciones
contenidos en el documento “Metodología para la Medición y Análisis del Desempeño
Municipal” elaborada por el DNP.

I. CONTENIDO DEL INFORME DE GESTIÓN

1. Resumen ejecutivo

2. Resultados del Programa de Gobierno, Plan de Desarrollo y sus logros, presentado
por cada uno de los siguientes aspectos
2.1 Educación
2.2 Salud
2.3 Saneamiento y agua potable
2.4 Deporte y recreación
2.5 Manejo de los recursos del SGP
2.6 Manejo de los recursos de los resguardos indígenas
2.7 Manejo de los recursos de regalías
2.8 Cultura y turismo
2.9 Vivienda de interés social
2.10 Programas de seguridad y convivencia
2.11 Programas ambientales
2.12 Infraestructura pública para el desarrollo territorial
El contenido del Informe de Gestión surge de consolidar las metodologías
desarrollados por el DNP, que se convierten en fuente de criterios para la
elaboración de esta herramienta.

EFICACIA
La eficacia mide el desempeño de la entidad para cumplir con las metas
propuestas en los planes de desarrollo. Es el grado de consecución de los objetivos
y las metas. Entre mayor sea el grado de cumplimiento en las metas trazadas,
mayor será el nivel de eficacia obtenido.

EFICIENCIA
La eficiencia mide la relación entre productos obtenidos e insumos utilizados.
Evalúa la capacidad que tiene una entidad territorial para maximizar el nivel de
producto con los insumos disponibles o para minimizar los insumos para un nivel
de producto en los sectores básicos de la gestión local como educación, salud,
agua potable, etc.

11
2.13 Programas de modernización y expansión
2.14 Programas de participación ciudadana promovidos por la administración

3. Gestión administrativa y financiera
3.1 Manejo fiscal
3.2 Manejo financiero
3.3 Manejo presupuestal
3.4 Contratación efectuada
3.5 Convenios
3.6 Procesos judiciales
3.7 Manejo del talento humano
3.8 Avance Plan de Mejoramiento
3.9 Recomendaciones y sugerencias

4. Entorno regional

5. Programas y proyectos pendientes

6. Perspectivas

7. Constancias

II. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN

1. Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo incluye una síntesis de los principales avances y logros
alcanzados en cada uno de los sectores y programas que conforman el Plan de
Desarrollo, resaltando los indicadores que revelan el cumplimiento de los objetivos y
metas de la entidad territorial.
RECUERDE QUE:
La documentación e información que soporta el Informe de Gestión debe estar
disponible durante el Proceso de Empalme para el equipo del gobernante electo y la
ciudadanía.

LA VISIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN ES GARANTIA DE TRANSPARENCIA.

El contenido final del informe de gestión debe coincidir con las estrategias incluidas
en el Plan de Desarrollo del municipio.

2. Resultados del Programa de Gobierno, Plan de Desarrollo y sus logros, presentado
por cada uno de los siguientes aspectos

2.1 Educación

Los resultados reportados en el informe relacionados con el sector de educación
deben incluir por lo menos dos asuntos claves, la matrícula y la calidad de la
educación.

2.1.1 Matrícula educativa. Es importante informar los resultados de incorporación
de la población al sistema educativo, tanto en zonas urbanas como rurales. Incluya
aspectos como:
i) Número de alumnos matriculados en preescolar, básica y media de
establecimientos educativos oficiales del municipio.
ii) Tasa de cobertura

2.1.2 Calidad de la educación. Reporte los esfuerzos y logros en:
i) Estándares de calidad de la educación obtenidos de acuerdo con lo establecido
por el sistema educativo, con referentes como Pruebas del Saber o Pruebas del
ICFES.
ii) La inversión en construcción, mantenimiento y mejoramiento de la
infraestructura, así como la dotación material didáctico y alimentación escolar.

RECUERDE QUE:
De acuerdocon la Ley 715 de 2001, los municipios mayores de 100.000 habitantes son
responsables directamente de la educación, mientras que para aquellos con población
menor la educación es administrada por el departamento respectivo. No obstante, el
municipio puede asumir la administración si cumple con las condiciones previstas en el
Decreto 2700 de 2004.
REPORTE RESULTADOS EN TEMAS COMO:
 Proceso de certificación en educación
 Servicios complementarios educativos
 Apoyo, dotación y modernización de las instituciones educativas
 Programas de capacitación dirigidos a docentes
 Mantenimiento y reparación de infraestructura educativa
 Contratación en servicios educativos
TENGA EN CUENTA QUE:
Este resumen será utilizado posteriormente como Anexo No. 2 del Acta de Informe de
Gestión.

2.2 Salud

Los resultados reportados en el informe relacionados con el sector salud deben, por
lo menos, revelar los logros sobre aseguramiento de la población al Sistema General
de Seguridad Social en Salud, los programas y proyectos ejecutados en salud pública
y la prestación de servicios de salud a población no afiliada.

2.2.1 Aseguramiento de la población al Sistema General de Seguridad Social en
Salud. Incluya en el informe las estadísticas que sustenten el avance en:
i) Incremento de la cobertura de afiliados al régimen subsidiado y/o depuración de
sus bases de datos de beneficiarios.
ii) Identificación de la población pobre y vulnerable en su jurisdicción y de
beneficiarios del régimen subsidiado (SISBEN 1 y 2).
iii) Ejecución de la contratación para el aseguramiento del régimen subsidiado
(contratos con EPS).
iv) Promoción de la afiliación al régimen contributivo.
v) Informe sobre la totalidad de recursos destinados al régimen subsidiado con
todas las fuentes: recursos del SGP, las transferencias del Fosyga, rentas cedidas y
sus propios recursos para beneficio de los estratos de mayor nivel de pobreza.

2.2.2 Plan de Atención Básica - (Plan de Intervenciones Colectivas). Reporte los
programas y resultados obtenidos para la prevención de la enfermedad y promoción
de la salud, entre otros como:
i) Programas de vacunación
ii) Mejoramiento de la salud infantil
iii) Mejoramiento de la salud oral
iv) Disminución de enfermedades transmisibles
v) Mejoras de la salud nutricional
RECUERDE QUE:
La Ley 715 de 2001 estableció como responsabilidades de los municipios la dirección de
su sector salud, el aseguramiento de la población al Sistema General de Seguridad
Social y la ejecución de los programas de salud pública - Plan de Atención Básica en
Salud (Plan de Intervenciones Colectivas).

El departamento concurre con el municipio en la gestión de las actividades
relacionadas con la salud pública y con la prestación de los servicios a través de la red
departamental.

No olvide hacer énfasis en el logro de metas y en los mejoramientos logrados durante
el periodo.

14
2.2.3 Prestación de servicios de salud. Informe sobre los resultados de la
contratación de servicios de salud para la población pobre no asegurada y lo no
cubierto por el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado.

Otros temas importantes son las condiciones y el mejoramiento de la red pública,
tanto municipal como departamental.

2.3 Agua potable y saneamiento básico

Los resultados reportados en el informe relacionados con este tema deben revelar
por lo menos:

2.3.1 Cobertura y continuidad del servicio. Incluya en el informe los resultados
obtenidos en el aprovechamiento del recurso hídrico, la cobertura y la continuidad
del servicio y destaque aspectos como:
i) Número de usuarios personas naturales o jurídicas que se benefician con la
prestación de un servicio público
ii) Conjunto de obras adelantadas y la inversión en equipos materiales

2.3.2 Calidad del agua. Hace referencia a las condiciones de potabilidad del agua
para el consumo. Reporte lo logrado en asuntos como:
i) Conjunto de obras adelantadas y la inversión en equipos y materiales necesarios
para cumplir con las normas de calidad del agua
Por ejemplo, la población cubierta con estos programas es otro aspecto importante a
resaltar en el informe.
REPORTE RESULTADOS EN TEMAS COMO:
 Monitoreo en la prestación de los servicios de salud del primer nivel de atención
 Seguridad alimentaría
 Atención de madres gestantes
 Atención a población menor
 Desarrollo de políticas de salud pública
RECUERDE QUE:
Es responsabilidad del mandatario saliente entregar:
 Bases de datos de afiliados al régimen subsidiado debidamente depuradas
 Listado de priorizados (personas identificadas en nivel 1 y 2 de SISBEN que aún no
están afiliadas)
 Procesos para contratos de continuidad que terminan el 31 de diciembre de 2007
 Estado de la contratación
 Informes de interventoria y novedades al día

15
ii) Obras de adecuación planta de tratamiento
iii) Mantenimiento de la red de acueducto

2.3.3 Actividades de saneamiento. Considerar resultados de programas como:
i) Mantenimiento de mataderos y zonas de manejo de residuos sólidos (basuras)
ii) Inversión en infraestructura para el servicio de aseo

2.4 Deporte y recreación

Los aspectos que se recomienda incluir en este componente del informe son los
resultados de la ejecución de los programas orientados a este sector, como:

2.4.1 Mantenimiento y construcción de infraestructura deportiva
2.4.2 Apoyo a escuelas de formación deportiva
2.4.3 Programas municipales en recreación y deportes
2.4.4 Promoción y participación en eventos deportivos departamentales o
nacionales

2.5 Manejo de los recursos del SGP

En este componente del informe, reporte el cumplimiento de las disposiciones
legales, establecidas en la Ley 715 de 2001 y demás normas que la desarrollan o
modifican, relacionadas con las condiciones de ejecución de los recursos del SGP.
Los aspectos en los cuales se debe centrar son:

2.5.1 Porcentaje de aforo de los ingresos del SGP
2.5.2 Porcentaje de asignación del gasto de inversión de SGP contra lo que debía
ejecutar (según las metas del Plan de Desarrollo), para:
i) Alimentación escolar
ii) Participación en educación
iii) Participación en salud
iv) Participación de Propósito General de Forzosa Inversión
v) Participación de Propósito General de Forzosa Inversión Agua potable
vi) Participación de Propósito General de Forzosa Inversión Deporte
vii) Participación de Propósito General de Forzosa Inversión Cultura
RECUERDE QUE:
Es competencia de los municipios, en relación con los servicios públicos y en particular
con el agua potable, la prestación eficiente del servicio a sus habitantes por empresas
de servicios públicos de carácter oficial, privado o mixto, o directamente por la
administración central del respectivo municipio (artículo 5, Ley 142 de 1994).

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2.6 Manejo de los recursos de los resguardos indígenas

Dadas las condiciones y características especiales del manejo de los recursos
transferidos a los resguardos indígenas, se debe incluir en el informe lo siguiente:

2.6.1 Análisis de la ejecución de estos recursos frente a lo programado,
considerando que la asignación especial del SGP para esta población tiene como fin
satisfacer necesidades de educación, salud, desarrollo rural, agua potable y
saneamiento básico.
2.6.2 Desarrollo del contrato celebrado entre la entidad territorial y el resguardo
indígena.

2.7 Manejo de los recursos de regalías

Incluya en el informe el cumplimiento de las disposiciones legales, en relación con
las condiciones de ejecución de los recursos de regalías y el desarrollo de los
programas y proyectos financiados con estos recursos, así como sus resultados
obtenidos.

RECUERDE QUE:
En la asignación y ejecución de recursos provenientes de regalíasy compensaciones y
del Fondo Nacional de Regalías, las entidades territoriales beneficiarias deben adoptar
y ejecutar las disposiciones y procedimientos para la correcta utilización de los recursos,
a que hacen referencia los artículos 10 y 5 de las Leyes 141 de 1994 y 756 de 2002,
respectivamente.

Art. 121 Ley 1151 de 2007 Plan Nacional de Desarrollo.
RECUERDE QUE:
“Los recursos asignados a los resguardos indígenas, serán administrados por el
municipio en el que se encuentra el resguardo (…) para la ejecución de los recursos
deberá celebrarse un contrato entre la entidad territorial y las autoridades del
resguardo antes del 31 de diciembre de cada año en la que se determine el uso de los
recursos en el año siguiente.

Las secretarias departamentales de planeación o quien haga sus veces deberá
desarrollar programas de capacitación, asesoría y asistencia técnica a los resguardos
indígenas y autoridades municipales para la adecuada programación y uso de los
recursos.”

Fuente: DNP. Recursos SGP Resguardos Indígenas.

2.8 Cultura y turismo

Los aspectos que se recomienda incluir en este componente son los resultados de la
ejecución de los programas orientados al desarrollo de este tema como:

2.8.1 Apoyo a festividades, ferias, programas y eventos
2.8.2 Fortalecimiento y búsqueda de talentos artísticos en la población
2.8.3 Recuperación, preservación y mantenimiento de bienes de interés cultural
para el municipio
2.8.4 Exaltación de la cultura y fortalecimiento de sus expresiones
2.8.5 Programas de fortalecimiento y desarrollo del ecoturismo

2.9 Vivienda de interés social

Reporte en el informe los resultados obtenidos en la ejecución de los programas
orientados al desarrollo de este tema, por ejemplo, el incentivo y apoyo a los
proyectos de vivienda rural y urbana.

2.10 Programas en seguridad y convivencia

Los aspectos que se deben incluir en este componente son los resultados de la
ejecución de los programas orientados a la atención de la población pobre más
TENGA EN CUENTA QUE:
La información y datos recopilados para informar sobre el manejo de los recursos del
SGP y regalías soportarán, posteriormente, el diligenciamiento de los formatos para la
Rendición de Cuentas a la CGR.
DE ACUERDO CON LAS METAS TRAZADAS EN SU PLAN DE DESARROLLO PODRÁ
REPORTAR RESULTADOS EN PROGRAMAS COMO:
 Construcción de unidades básicas de vivienda con subsidio
 Construcción unidades de vivienda para erradicar familias que se encontraban en
zona de riesgo
 Aprobación de subsidios para familias que se encuentran en zonas de alto riesgo o
han sido afectadas por la naturaleza
IGUALMENTE INCLUYA RESULTADOS DE LOS PROGRAMAS EN EL SECTOR TURÍSTICO. POR
EJEMPLO:
 Promoción y fortalecimiento de la oferta de bienes, servicios y corredores turísticos
 Apoyo e incentivo al desarrollo de la oferta turística

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vulnerable. Estos programas, por su sensibilidad, deben estar claramente
identificados y los resultados logrados bien determinados. Por vía de ejemplo:

2.10.1 Apoyo y atención a grupos vulnerables
2.10.2 Programas desarrollados en las zonas de alto riesgo
2.10.3 Desarrollo del plan local de emergencias
2.10.4 Acciones de prevención y atención de desastres
2.10.5 Apoyo a instituciones y organismos de seguridad
2.10.6 Apoyo a los programas de seguridad ciudadana
2.10.7 Programas para la prevención y disminución de la violencia intrafamiliar y
maltrato infantil

2.11 Programas ambientales

Los aspectos que se deben incluir en este componente del informe son los
resultados de los programas orientados a la protección y recuperación ambiental y
el aprovechamiento de los recursos naturales, como son:
2.11.1 Programas de educación ambiental
2.11.2 Identificación y erradicación de focos contaminantes
2.11.3 Apoyo a los programas de reforestación para recuperar y mantener los
suelos y los recursos hídricos

2.12 Infraestructura pública para el desarrollo territorial

Los aspectos que se deben incluir en este componente del informe son los
resultados de los programas orientados al desarrollo del área rural y urbana del
municipio, entre otros:

2.12.1 Mejoramiento de andenes y espacio público
2.12.2 Construcción y/o adecuación de puestos de salud
2.12.3 Inversiones en zona rural
2.12.4 Mantenimiento, mejoramiento y construcción de infraestructura vial
2.12.5 Ampliación con calidad de la cobertura de servicios públicos

INCLUYA EN ESTE COMPONENTE LOS RESULTADOS EN EL MANEJO DEL ALUMBRADO
PÚBLICO:
 Mantenimiento a luminarias de alumbrado público
 Instalación de luminarias nuevas de alumbrado público

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2.13 Programas de modernización y expansión

Los aspectos que se deben incluir en este componente del informe son los
resultados de los programas orientados al desarrollo del municipio y de sus
habitantes, por ejemplo, actividades de asistencia técnico-agropecuaria a
campesinos.

2.14 Programas de participación ciudadana promovidos por la administración

Los aspectos que se deben incluir en este componente del informe son los
resultados de los programas orientados a la implementación y desarrollo de
mecanismos de participación ciudadana promovidos por la administración de la
entidad territorial.

3. Gestión administrativa y financiera

Reporte los resultados medidos en la eficiencia y eficacia de la gestión
administrativa, informando los logros en la disposición de recursos humanos,
tecnológicos y financieros.

3.1 Manejo fiscal

Reporte los resultados sobre el manejo fiscal de la entidad territorial para lo cual se
sugieren los siguientes ítems:

3.1.1 Ley 617 de 2000. Informar sobre el resultado de cumplimiento a esta norma y
su impacto sobre el manejo fiscal del ente relacionado con:
i) El incremento en los ingresos corrientes de libre destinación
ii) Manejo de los gastos base
iii) Comportamiento de las transferencias a las asambleas, concejos, contralorías y
personerías
iv) Cumplimiento en los aportes al FONPET

TENGA EN CUENTA QUE:
Las conclusiones sobre este tema serán utilizadas posteriormente para la elaboración del
Anexo No. 10 del Acta de Informe de Gestión.
RECUERDE QUE:
Los municipios y departamentos deberán revisar los límites de gasto tanto de la
administración central como de los órganos de control, de acuerdo con lo establecido en la
Ley 617 de 2000.

20
3.1.2 Ley 819 de 2003. Informe sobre el cumplimiento de las responsabilidades
establecidas en esta norma con relación a:
i) Marco fiscal de mediano plazo
ii) Superávit Primario

3.1.3 Ley 550 de 1999. Si la entidad territorial está aplicando la reestructuración de
pasivos, reporte como ha sido el cumplimiento de este proceso en lo concerniente a
la identificación, financiación y pago de las obligaciones y cuál ha sido el impacto en
las finanzas de la entidad territorial.

3.2 Manejo financiero

Reporte los resultados logrados con la gestión financiera del ente territorial para lo
cual le sugerimos tener en cuenta los siguientes ítems:

3.2.1. Comportamiento de los ingresos totales (valores, crecimientos)
i) Ingresos tributarios territoriales departamentales (vehículos, licores, cerveza,
sobretasa gasolina, estampillas u otros) y municipales (industria y comercio,
predial, estampillas, degüello ganado menor u otros).
ii) Recursos de capital
iii) Transferencias: SGP y regalías

3.2.2 Comportamiento de los gastos totales (valores, crecimientos)
i) Gastos de Funcionamiento: generales, personales, transferencias
ii) Gastos de inversión : con recursos propios y transferidos
iii) Servicio de la deuda pública: amortización e intereses

3.2.3 Comportamiento de la deuda pública (valores, crecimientos)
i) Interna
ii) Externa
iii) Destaque las entidades con las cuales se ha constituido la deuda

TENGA EN CUENTAQUE:
Para preparar esta información considere la estructura de los formatos de la CGR y el
DNP.

INCLUYA COMENTARIOS SOBRE EL BALANCE FINANCIERO DE LA ENTIDAD
TERRITORIAL:
Ingresos corrientes/ Ahorros corrientes = Ahorro corriente

INCLUYA COMENTARIOS SOBRE:
 Pasivos contingentes
 Pensiones (bonos pensionales, cuotas partes, cálculo actuarial)
 Saneamiento contable

3.3 Manejo presupuestal

Los aspectos que se deben incluir en este componente del informe son los resultados
del comportamiento de la ejecución del presupuesto en temas relacionado con:

3.3.1 El porcentaje de aforo del presupuesto de ingresos
3.3.2 El porcentaje de ejecución de los gastos de funcionamiento e inversión
3.3.3 Estado de las vigencias futuras

3.4 Contratación efectuada.

Elabore e incluya información agregada sobre número de contratos suscritos,
ejecutados y liquidados, los que se encuentren en proceso (incluyendo información
referente a naturaleza), y objetos en general.

INCLUYA EN EL INFORME UNA BREVE SÍNTESIS SOBRE LOS RESULTADOS
FINANCIEROS QUE REGISTRA EL BALANCE GENERAL Y ESTADO DE ACTIVIDAD
ECONÓMICA RELACIONADOS CON:
 Los activos
 Los pasivos
 El patrimonio
 Los ingresos
 Los gastos
En este aspecto se recomienda comentar las variaciones significativas entre lo
encontrado al inicio de la gestión y lo logrado al final de la misma.
Evalué y reporte los resultados con la aplicación de indicadores financieros, por
ejemplo, de solvencia, liquidez, etc.
Cuantifique e informe sobre el porcentaje de la inversión que ejecuta la entidad
territorial con relación al gasto total.
TENGA EN CUENTA QUE:
Debe tener disponible para entregar la siguiente información y documentos:
 Estados financieros con corte al 31 de Diciembre de 2007
 Libros de contabilidad principal y auxiliar
 Documentos soporte de contabilidad, notas de contabilidad, facturas, etc.
 Medios Magnéticos
 Archivo documental
 Informe a la CGN sobre el empalme contable

3.5 Convenios

Estado de los convenios suscritos con diferentes instituciones públicas y privadas del
orden nacional y cooperación internacional, informando:
3.5.1 Recursos asignados
3.5.2 Recursos ejecutados
3.5.3 Temas pendientes

3.6 Procesos judiciales

Incluya una relación de los procesos judiciales que se adelantan contra el ente
territorial o los que se adelantan en su favor, reportando su estado y
recomendaciones a seguir por la nueva administración. Reporte:
3.6.1 Procesos en curso
3.6.2 Conciliaciones
3.6.3 Sentencia
3.6.7 Constitución del pasivo contingente

3.7 Manejo del talento humano

Presente un reporte sobre:
3.7.1 Manejo de plantas
3.7.2 Desarrollo de programas de capacitación y formación

3.8 Avance del Plan de Mejoramiento

Incluya un párrafo en el cual registre los avances en la ejecución de las acciones de
mejoramiento de la administración departamental o municipal contenidas en el Plan
de Mejoramiento presentado a los órganos de control.

TENGA EN CUENTA QUE:
Esta información será utilizada posteriormente para la elaboración de los formatos del
Anexo No. 6 y 8 del Acta de Informe de Gestión.
TENGA EN CUENTA QUE:
Esta información será utilizada posteriormente para la elaboración de los formatos del
Anexo No. 4 del Acta de Informe de Gestión.

23
3.9 Recomendaciones y sugerencias

Incluya en el informe un detalle de los asuntos pendientes relacionados con la gestión
administrativa y financiera, priorizando su nivel de importancia y, en lo posible, con
recomendaciones sobre las acciones a seguir por la administración entrante.

4. Entorno regional

Sobre este componente debe incluir en el informe aquellas variables exógenas a la
administración municipal que tienen mayor incidencia en el desempeño de la
entidad territorial y en sus resultados tales como:

4.1 Factores de índole político, regional o nacional
4.2 De orden público
4.3 Sociodemográficos
4.4 Topografía
4.5 Ruralidad
4.6 Acceso a la entidad territorial
4.7 Procesos de integración con otros municipios

5. Proyectos y programas pendientes

Relacione los proyectos o programas que están en ejecución o en proceso de
adjudicación, dejando en lo posible recomendaciones para la nueva administración.

En este aspecto es importante identificar los proyectos radicados en el BPIN.

Para mayor facilidad se propone la elaboración del siguiente cuadro:
Aunque muchos de estos factores escapan al control del gobernante municipal, deben
estar claramente identificados para que los Planes de Desarrollo que se formulen por la
nueva administración contemplen las condiciones de riesgo que estos asuntos
representan para el cumplimiento de las metas de la administración.
DE SER RELEVANTE INCLUYA LOS LOGROS EN TEMAS COMO:
 Profesionalización de la planta. Cambios en los perfiles de los funcionarios de la
entidad territorial y el mejoramiento de competencias y una percepción de sus
beneficios.
 Formalización y automatización de procesos. Reseña de los manuales y reglamentos
elaborados para la ejecución de los procedimientos y la implementación de sistemas
de información para el manejo de las actividades y de la información.
 Sistema de control interno. Avances en la implementación del Modelo Estándar de
Control Interno para las entidades del estado y percepción de sus beneficios.

24
LÍNEA O
PROYECTO
CONTRATOS
CUANTÍA
(valor en
pesos)
ESTADO
ACTUAL
PRÓXIMO
PROCEDIMIENTO
Y FECHA
PROGRAMADA
ACTUACIONES
PROGRAMADAS
A CORTO PLAZO
RECOMENDACIONES

6. Perspectivas

Se recomienda incluir una breve visión del municipio frente a sus responsabilidades y
capacidades para atender y desarrollar los programas que se requieren para
satisfacer las necesidades de su comunidad, de manera que sirva de base
orientadora para la nueva administración.

7. Constancias

Se recomienda en el informe certificar las condiciones de confiabilidad con las cuales
se elaboró el informe, especialmente, en lo relacionado con la evidencia que
sustenta la gestión y los resultados reportados, así como la adecuada conservación
de los archivos documentales.

EJEMPLO:
El suscrito alcalde o gobernador certifica que la información contenida en el presente
informe es cierta, ajustada a la realidad de los hechos y actuaciones que revelan los
resultados de la gestión y se encuentra debidamente documentada en los archivos de la
alcaldía, los cuales quedan en custodia de la administración entrante.

Así mismo, dejo constancia que durante el Proceso de Empalme hemos otorgado las
condiciones adecuadas para que el gobernante electo y su equipo conozcan y se enteren de
la situación actual del municipio.

Deje constancia de las condiciones favorables en las cuales se desarrolla el Proceso de
Empalme y del ser el caso de las salvedades generadas por situaciones o circunstancias
ajenas a la voluntad de la administración.

TENGA EN CUENTA QUE:
Con el propósito de dar cumplimiento al contenido de este ordenamiento y hacer posible la
entrega oportuna y debida de sus despachos, los gobernadores o alcaldes deberán
mantener permanentemente actualizados sus registros, controles y demás documentación
relativa a su gestión.

TERCERA PARTE
PROCESO DE EMPALME

I. PROCESO DE EMPALME

RECUERDE:
En todo el ejercicio de Empalme tener en cuenta y seguir la metodología desarrollada por el
DNP. “Recomendaciones para el Proceso de Empalme de los Mandatarios Territoriales 2007
– 2008”.

La base del empalme está en la información que preparó y en los indicadores que registró en
el Informe de Gestión, desarrollado en la segunda partede este instructivo.

26
CUARTA PARTE
ACTA DE INFORME DE GESTIÓN
LEY 951 DE 2005
RESOLUCIÓN ORGÁNICA CGR N° 5674 DE 2005

La ley fija las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos
públicos cuando se produce el cambio del representante legal de una entidad pública.
Establece la obligación al terminar la gestión de presentar un informe a quienes los
sustituyan legalmente en sus funciones sobre los asuntos de su competencia, así como
de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvo asignados
para el ejercicio de sus funciones.

I. COMPONENTES

El Acta de Informe de Gestión, está conformada por tres componentes:

1. Gestión de los recursos financieros
2. Gestión de los recursos humanos
3. Gestión de los recursos administrativos

II. ESTRUCTURA

El Acta de Informe de Gestión se debe elaborar en dos niveles:

La oportunidad para presentar el acta de informe de gestión es máximo quince (15) días
hábiles luego de haber salido del cargo. Si usted está preparado puede presentar esta
Acta desde el 1 de enero.

RECUERDE QUE:
El mandatario entrante está obligado a recibir el informe y acta respectiva y a revisar su
contenido.
La verificación física o revisión que se haga de los diferentes aspectos señalados en el acta
de entrega y recepción se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la
firma del documento, para efectos de determinar la existencia o no de irregularidades.
Los mandatarios salientes deberán llevar a cabo un acto formal en el que se haga
entrega del informe de la gestión que realizaron y, el acta administrativa, en la que en
forma global conste el estado en que se transfiere la administración a los gobernantes
entrantes.

Primer nivel

Diseño de los formatos de la información relacionada con el manejo de los recursos de
las transferencias del SGP de la Nación para los sectores de salud y educación y sobre las
regalías directas, para ser entregada a la CGR.

Segundo nivel

Diseño de los formatos del total de la información relacionada con la gestión de la
entidad territorial, para ser entregada al organismo de control fiscal territorial que lo
solicite.

III. DILIGENCIAMIENTO DEL ACTA

1. Datos generales

DATOS GENERALES
A
NOMBRE DEL FUNCIONARIO
RESPONSABLE QUE ENTREGA
MARTIN LUTERO
B CARGO ALCALDE
C ENTIDAD (RAZÓN SOCIAL) MUNICIPIO LA PATRIA
D CIUDAD Y FECHA 31-12-2007
E FECHA DE INICIO DE LA GESTION 01-01-2004
F CONDICION DE LA PRESENTACION TERMINACIÓN DEL PERIODO
G FECHA DE RETIRO 31-12-2007

2. Informe resumido o ejecutivo de la gestión

Informe narrado, máximo de dos hojas, sobre la gestión adelantada, en la que se
mencionen aspectos como: principales logros, programas, proyectos, actividades y los
resultados obtenidos por cada uno de los anteriores, contextualizado en términos de
economía, eficiencia y eficacia.

TENGA EN CUENTA QUE:
La presentación de los formatos se hace con la simulación de su contenido a través de un
ejemplo para facilitar su posterior diligenciamiento.
RECUERDE QUE:
El instructivo incluye en archivo Excel la totalidad de los formatos con tablas dinámicas
para facilitar su elaboración.

3. Situación de los recursos

Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos, por cada una de las vigencias
fiscales cubiertas, por el período comprendido entre la fecha de inicio de la gestión y la
fecha de retiro.

3.1. Recursos financieros

No. CONCEPTO
VALOR (en millones
de pesos
VIGENCIA FISCAL AÑO 2007 COMPRENDIDA ENTRE EL DÍA 01 DEL MES 01 Y EL
DÍA 31 DEL MES 12
1 ACTIVO TOTAL 2.261
2  Corriente 886
3  No corriente 1.375
4 PASIVO TOTAL 476
5  Corriente 112
6  No corriente 364
7 PATRIMONIO 1.785

Resultado de sumar 2 y 3.

En este renglón se incluye el valor de los bienes y derechos de la entidad
pública que tienen la característica de ser disponibles en forma inmediata. Es
el valor reportado en el balance general al cierre del ejercicio, la porción
corriente de los códigos 11, 12, 13, 14 y 15, 19.

En este renglón se incluye el valor de los bienes y derechos de la entidad
pública que tienen la característica de ser disponibles para la prestación de los
servicios. Es el valor reportado en el balance general al cierre del ejercicio con
los códigos 16, 17, 18 y 19, o la porción no corriente de otros códigos, por
ejemplo 12.

Resultado de sumar los renglones 5 y 6.

En este renglón se incluye el valor de las obligaciones y compromisos de la
entidad pública que deben ser cubiertos en un plazo menor a un año.
RECUERDE QUE:
Este informe es el resumen ejecutivo del informe de gestión preparado en cumplimiento de
la Ley 1151 de 2007 y presentado en la primera parte de este instructivo.

1
2
3
4
5

29
Es el valor reportado en el balance general al cierre del ejercicio, porción
corriente en los códigos 21, 22, 23, 24 y 25.

En este renglón se incluye el valor de las obligaciones y compromisos de la
entidad pública que deben ser cubiertos en un plazo mayor a un año.
Es el valor reportado en el balance general al cierre del ejercicio con los
códigos 26, 27 y 29.

En este renglón se incluye el valor de los bienes y derechos deducidos las
obligaciones de la entidad pública para cumplir las funciones de cometido
estatal. Es el valor reportado en el balance general al cierre del ejercicio con el
código 3.

No. CONCEPTO
VALOR (en millones
de pesos
VIGENCIA FISCAL AÑO 2007 COMPRENDIDA ENTRE EL DÍA 01 DEL MES 01 Y EL
DÍA 31 DEL MES 12
1 Ingresos operacionales 6.389
2 Gastos operacionales 5.527
3 Costo de venta y operación 457
4 RESULTADO OPERACIONAL 405
5 Ingresos extraordinarios 320
6 Gastos extraordinarios 237
7 RESULTADO NO OPERACIONAL 83
8 RESULTADO NETO 488

En este renglón se incluye el valor de los recursos que recibe la entidad pública
a por concepto de las rentas fiscales o de los recursos del SGP.
Es el valor reportado en el Estado de Resultados al cierre del ejercicio con los
códigos 41, 44
RECUERDE QUE:
Este cuadro debe diligenciarse para cada una de las vigencias de la gestión. Por lo tanto,
debe considerar los cambios que se hayan efectuado durante los años a reportar en los
códigos de las cuentas.

TENGA EN CUENTA QUE:
Los códigos señalados corresponde al Catálogo de Cuentas del Plan General de
Contabilidad Pública, expedido por la Contaduría General de la Nación.
Controle que la información incluida en este anexo coincida con lo reportado en los estados
contables a la CGN.

6
7
1

En este renglón se incluye el valor de los gastos asociados con actividades de
dirección, planeación, apoyo logístico y operación básica de la entidad pública.
Es el valor reportado en el Estado de Resultados al cierre del ejercicio con los
códigos 51, 52, 53.

En este renglón se incluye el valor de las erogaciones y cargos asociados con la
adquisición o producción de bienes o la prestación de servicios vendidos por la
entidad.
Es el valor reportado en el Estado de Resultados al cierre del ejercicio con el
código 6.

Resultado de restar del renglón 1 los renglones 2 y 3.

En este renglón se incluye el valor de los recursos que recibe la entidad
pública, que por sus características no se pueden clasificar como ingreso
operacional.
Es el valor reportado en el Estado de Resultados al cierre del ejercicio con el
código 48.

En este renglón se incluye el valor de los gastos de la entidad pública, que por
sus características no se puede clasificar como gasto operacional.
Es el valor reportado en el Estado de Resultados al cierre del ejercicio con el
código 58.

Resultado de restar del renglón 5 el renglón 6.

Resultado de sumar los renglones 4 y 7.

3.2 Bienes muebles e inmueblesCONCEPTO
VALOR
(Millones de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2007 COMPRENDIDA ENTRE EL DÍA 01 DEL MES 01
Y EL DÍA 31 DEL MES 12
TERRENOS 100
EDIFICACIONES 400
CONSTRUCCIONES EN CURSO 0
MAQUINARIA Y EQUIPO 95
EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 80
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 30
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 60
BIENES MUEBLES EN BODEGA 15
REDES, LÍNEAS Y CABLES 8
2
3
4
5
6
7
8

31
CONCEPTO
VALOR
(Millones de pesos)
PLANTAS, DUCTOS Y TÚNELES 300
OTROS CONCEPTOS 90

La información para diligenciar este formato surge del los datos que la contabilidad
reporte en las cuentas identificadas con el código 16 que registra la propiedad
planta y equipo del ente territorial.

4. Planta de personal

Detalle de la planta de personal de la entidad.

CONCEPTO
TOTAL NÚMERO DE
CARGOS DE LA
PLANTA
NÚMERO DE
CARGOS
PROVISTOS
NÚMERO DE
CARGOS
VACANTES
CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN
.- A LA FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN 10 10 0
.- A LA FECHA DE RETIRO 10 10 0
.- SEPARACIÓN DEL CARGO O RATIFICACIÓN
VARIACIÓN PORCENTUAL 0% 0% 0%
CARGOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA
.- A LA FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN 52 46 6
.- A LA FECHA DE RETIRO 45 45 0
.- SEPARACIÓN DEL CARGO O RATIFICACIÓN
VARIACIÓN PORCENTUAL -13.46% -2% -100%

RECUERDE QUE:
Estos formatos deben diligenciarse por cada una de las vigencias fiscales del periodo del
mandatario.

TENGA EN CUENTA QUE:
La información y datos recopilados para informar sobre los recursos financieros deben
coincidir con lo incluido en el informe de gestión presentado al DNP en el componente
de gestión administrativa y financiera.
RECUERDE QUE:
Debe adjuntar la relación de inventarios y responsables.

RECUERDE QUE:
Que la estos formatos deben ser elaborados por el responsable del manejo financiero y
contable de la entidad territorial y/o el contador y certificada por éste último con su
firma. Con lo cual deja constancia que son tomadas fielmente de los libros contables.

5. Programas, estudios y proyectos

Relacione todos y cada uno de los programas, estudios y proyectos que se hayan
formulado para el cumplimiento misional de la entidad.

DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
ESTADO VALOR
ASIGNADO
(millones
de pesos)
EJECUTADO
(MARQUE X)
EN PROCESO
(MARQUE X)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2007 COMPRENDIDA ENTRE EL DÍA 01 DEL MES 01 Y EL DÍA 31 DEL MES 12
Mantenimiento y
construcción de
infraestructura deportiva
Inversión en el mejoramiento de los
escenarios deportivos del municipio en
convenio con Coldeportes.
X 1.200
Apoyo a instituciones y
organismos de seguridad
Dotación de equipos para el Comando
de la Policía Nacional.
X 300
Programas de educación
ambiental
Desarrollo de eventos de capacitación y
formación ciudadana para mejorar la
condiciones de conservaciones de los
recursos naturales.
X 80
Construcción y/o adecuación
de puestos de salud
Obras para la construcción de puestos
de salud y dotación de equipos.
X 130

6. Obras públicas

Relacione todas y cada una de las obras públicas adelantadas, señalando si está en
ejecución o en proceso. El valor debe incluir adiciones o modificaciones.

RECUERDE QUE:
La información aquí consignada debe coincidir con lo registrado en la nómina de la entidad
territorial.
Si la entidad territorial cuenta con un responsable específico del manejo del talento humano
éste debe certificar la información aquí consignada.

TENGA EN CUENTA QUE:
La información y datos recopilados para informar sobre los programas debe coincidir con lo
reportado en el capítulo 2 del Informe de Gestión presentado al DNP.
RECUERDE QUE:
Estos formatos deben diligenciarse por cada una de las vigencias fiscales del periodo del
mandatario.

33
OBJETO DE LA
OBRA PÚBLICA
NOMBRE O
RAZÓN SOCIAL
DEL
CONTRATISTA
NOMBRE O
RAZÓN SOCIAL
DEL
INTERVENTOR
ESTADO VALOR
ASIGNADO
(millones de
pesos)
OBSERVACIONES EJECUTADO
(MARQUE X)
EN PROCESO
(MARQUE X)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2007 COMPRENDIDA ENTRE EL DÍA 01 DEL MES 01 Y EL DÍA 31 DEL MES 12
Cerramiento de
la cancha de
Fútbol
Ingenieros
Asociados S.A.
Interventores
Ltda.

500

Construcción
de la cancha
múltiple
Construcciones
S.A.
Pedro Pérez

700

Construcción
del centro de
salud
Olarte y CIA Mario Moreno

7. Ejecuciones presupuestales

Para los ingresos relacione los valores aforados, los efectivamente recaudados y el
porcentaje de ejecución.

INGRESOS
No.
CONCEPTO DEL
INGRESO
VALOR
PRESUPUESTADO
(MILLONES DE $)
VALOR
RECAUDADO
(MILLONES DE $)
PORCENTAJE DE
RECAUDO
VIGENCIA FISCAL AÑO 2007 COMPRENDIDA ENTRE EL DÍA 01 DEL MES 01 Y EL DÍA 31 DEL MES 12
1
APORTES DE LA
NACIÓN
4.500 4.300 95.5%
2
RECURSOS
PROPIOS
2.500 2.409 96.3%
3
OTROS
CONCEPTOS

En este renglón se incluye el valor de los recursos que recibe la entidad pública
por concepto de los recursos del SGP o de regalías.

RECUERDE QUE:
Estos formatos deben diligenciarse por cada una de las vigencias fiscales del periodo del
mandatario.

TENGA EN CUENTA QUE:
Si la obra pública terminó en condiciones anormales (terminación anticipada, caducidad, etc.)
se debe efectuar el respectivo comentario en la columna de observaciones.
1

34
En este renglón se incluye el valor de los recursos que recibe la entidad pública
por concepto de las rentas respaldadas en las normas, tales como impuestos o
tasas o por la prestación de servicios.

En este renglón se incluye el valor de los recursos que recibe la entidad pública
por conceptos distintos a los clasificados en los renglones 1 y 2, como por
ejemplo donaciones.

Para los gastos relacione los valores apropiados, los efectivamente ejecutados y su
porcentaje.

GASTOS
No. CONCEPTO DEL GASTO
VALOR
PRESUPUESTADO
(MILLONES DE $)
VALOR
EJECUTADO
(MILLONES DE $)
PORCENTAJE DE
EJECUCIÓN
1
VIGENCIA FISCAL AÑO 2007 COMPRENDIDA ENTRE EL DÍA 01 DEL MES 01 Y EL DÍA 31 DEL MES
12
2 FUNCIONAMIENTO 5.100 4.321 84.7%
3 INVERSIÓN 1.900 1.900 100%
4 OTROS CONCEPTOS

En este renglón se incluye el valor de las apropiaciones para cubrir los gastos
personales, generales, transferencias y de operación, que tienen por objeto
atender las necesidades de la entidad publica.

En este renglón se incluye el valor de las apropiaciones que están orientadas a
incrementar la infraestructura social.

En este renglón se incluye el valor de los recursos que recibe la entidad pública
por concepto distinto a los clasificados en los renglones 1 y 2, por ejemplo
servicio de la deuda.

RECUERDE QUE:
Estos formatos deben diligenciarse por cada una de las vigencias fiscales del periodo del
mandatario

RECUERDE QUE:
Estos formatos deben ser elaborados por el responsable del manejo financiero y contable de
la entidad territorial y/o el contador y certificada por este último con su firma, con lo cual
deja constancia que son tomadas fielmente de los libros contables.

RECUERDE QUE:
Los datos del presupuesto deben ser tomados de los Libros Oficiales de Presupuesto. Por lo
tanto, esta información debe ser preparada y certificada por el responsable de manejo
presupuestal de la entidad territorial.

2
3
1
2
3

8. Contratación

Relacione el número de contratos en proceso y ejecutados de acuerdo con los objetos
contractuales.

MODALIDAD DE
CONTRATACIÓN
OBJETOS
CONTRACTUALES
NÚMERO DE
CONTRATOS EN
PROCESO
NÚMERO DE
CONTRATOS
EJECUTADOS
VALOR TOTAL
(MILLONES DE
PESOS)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2007 COMPRENDIDA ENTRE EL DÍA 01 DEL MES 01 Y EL DÍA 31 DEL MES 12
CONTRATACIÓN
DIRECTA

Prestación deServicios 30 256
Adquisición de Bienes 40 473
Suministro 21 149
Consultorías 5 100
PROCESO LICITATORIO
Concesiones 1 2.000

9. Reglamentos y manuales:

Relacione, a la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación, los reglamentos
internos y/o manuales de funciones y procedimientos vigentes en la entidad.

TENGA EN CUENTA QUE:
La información y datos recopilados para informar sobre los recursos financieros deben
coincidir con lo incluido en el Informe de Gestión entregado al DNP en el componente de
gestión administrativa y financiera.
RECUERDE QUE:
Estos formatos deben diligenciarse por cada una de las vigencias fiscales del periodo del
mandatario.

TENGA EN CUENTA QUE:
No debe incluir los contratos de obra pública reportados en el punto 6 de la presente Acta
de Informe de Gestión.
TENGA EN CUENTA QUE:
Debe especificar claramente que inconvenientes se presentaron con estos contratos,
prorrogas, adiciones, sanciones etc. todo lo que permita mostrar con transparencia que la
obra se realizó a pesar de las dificultades presentadas.

36
DENOMINACIÓN DEL
REGLAMENTO Y/O
MANUAL
DESCRIPCIÓN
MECANISMO DE
ADOPCIÓN Y
VIGENCIA
N° DE ACTO
ADMINISTRATIVO DE
ADOPCIÓN
FECHA DE
ADOPCIÓN O
VIGENCIA
Manual del Sistema de
Control Interno

Contiene las
responsabilidades
estructura y
procedimientos del
sistema de control
interno.
Resolución 32 10-07-2007
Manual de
Capacitación

Contiene los objetivos,
procedimientos y
requisitos para el
desarrollo del Plan de
Capacitación
Resolución 23 10-08-2005
Manual de Planeación

Contiene los objetivos,
procedimientos y
requisitos para el
desarrollo de la
Planeación de la
entidad.
Resolución 15 14-04-2004

10. Concepto general

Concepto general de la gestión del funcionario que se retira, en forma narrada máximo
en dos hojas, sobre la situación administrativa y financiera cumplida durante el período
comprendido entre la fecha de inicio de su gestión y la de su retiro.

11. Firma

______________________________
NOMBRE Y FIRMA
FUNCIONARIO SALIENTE, RESPONSABLE
(Titular o representante legal)

TENGA EN CUENTA QUE:
Para la elaboración de este concepto lo concluido en el componente 3 del informe de
gestión que presento al DNP.
RECUERDE QUE:
Adjunto al instructivo se incluye un CD
con los formatos en EXCEL para
facilitar su diligenciamiento con notas
explicativas.
RECUERDE QUE:
La no firma del acta se entiende por
parte de los órganos de control como
incumplimiento de los requisitos de
presentación.

37
QUINTA PARTE
RENDICIÓN DE CUENTAS

Existen dos tipos de Rendición de Cuentas. La primera de naturaleza fiscal, que se rige
por la ley y debe rendirse ante la CGR o las Contralorías Territoriales, según el caso. La
segunda es el deber ético y moral que tiene todo administrador de los bienes públicos de
informar a la ciudadanía sobre el uso dado a los bienes que administra o administró y los
resultados obtenidos con su gestión.

En esta parte nos ocuparemos de la obligación de Rendición de Cuentas Fiscal que se rige
por la Resolución Orgánica 5544 de 2003, con su modificatoria 5714 de 2006, expedida
por la CGR.

“Los Gobernadores y Alcaldes que administren o manejen fondos, bienes o recursos
provenientes del Sistema General de Participaciones y Fondo de Solidaridad y Garantía,
Fosyga, para los sectores de salud, educación y propósito general, deberán rendir
informes sobre los recursos transferidos por la Nación para estos sectores, conforme a lo
establecido en el Título V de la resolución de la CGR.”

PERIODO RENDIDO PLAZO DESTINATARIO
Los informes sobre el
Sistema General de
Participaciones
1 de enero a 31 de
diciembre de 2007
28 de febrero de 2008
CGR (GERENCIA
DEPARTAMENTAL DE
LA JURISDICCIÓN DE LA
ENTIDAD TERRITORIAL)
Informe sobre las
regalías directas de la
Nación
Informe anual sobre la
Gestión Ambiental
Territorial
Información estadística
y macroeconómica
RECUERDE QUE:
La información para la Rendición de la Cuenta del año 2007, que se debe presentar en el
año 2008, es responsabilidad del alcalde o gobernador saliente. Sin embargo, el deber
legal de presentar la cuenta es del NUEVO GOBERNANTE, quien el 28 de febrero de 2008
tiene la responsabilidad de la presentación oportuna y completa ante la CGR.

TENGA EN CUENTA QUE:
Usted alcalde o gobernador saliente, debe dejar todo dispuesto para evitar posibles
sanciones del órgano de control y de la Procuraduría, por no entregar “la casa en orden”
para que los nuevos funcionarios puedan cumplir con la Rendición de Cuentas.

RECUERDE QUE:
Adjunto al instructivo se incluye un CD con los formatos en EXCEL para facilitar su
diligenciamiento con notas explicativas.

TENGA EN CUENTA QUE:
La información para el diligenciamiento de los formatos de Rendición de Cuentas, está en
el Informe de Gestión y en el Acta de Informe de Gestión que elaboró y firmó en el
Proceso de Empalme.
Para el proceso de rendición pública de cuentas a la ciudadanía, se recomienda el uso de
la metodología diseñada por la Federación Colombiana de Municipios.

En otras palabras, el informe sintetiza el cumplimiento por parte de la entidad territorial de su Plan de Desarrollo y funciones.
2.9 Vivienda de interés social
INCLUYA EN ESTE COMPONENTE LOS RESULTADOS EN EL MANEJO DEL ALUMBRADO PÚBLICO: