GF-P02 CONTABILIDAD

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PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA 
PROCEDIMIENTO: CONTABILIDAD 
Código: GF-P02 
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1. OBJETIVO 
 
Realizar el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones 
financieras, económicas, sociales y ambientales, para presentar estados e informes contables, 
con información, relevante y comprensible, útil para el control y toma de decisiones. 
 
 
2. ALCANCE 
 
El proceso inicia con la identificación de hechos y causas que impactan la estructura financiera, 
económica, social y ambiental de la entidad y su reconocimiento contable, hasta la aprobación y 
revelación de la información a través de la elaboración de informes contables. 
 
 
3. INSUMOS 
 
Normas, circulares, instructivos; documentos soportes, novedades, actualizaciones y 
modificaciones, financieras, económicas, sociales y ambientales; documentos soportes de hechos 
económicos. 
 
 
4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA 
 
Manuales, instructivos, planes de acción, registros, ajustes, reclasificaciones, informes contables. 
 
 
5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES 
 
Consultar nomograma. 
 
 
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 
 
Balance general: es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y 
consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, 
expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, 
derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. 
 
Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental: Señala la actividad 
financiera, económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y 
consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante 
un período determinado. 
 
SIIGO: Software totalmente integrado, que le garantiza a las empresas tener información en línea 
y tiempo real para una efectiva y oportuna toma de decisiones. 
 
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Proceso contable: se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el 
reconocimiento y la revelacion de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, 
ecónomicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para 
prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable publica en particular. 
 
Reconocimiento: es la etapa de captura de los datos de la realidad económica, social y 
ambiental, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su 
incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la 
contabilidad. 
 
Revelación: es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la 
capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y 
reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. 
 
 
7. CONDICIONES GENERALES 
 
 
 El Proceso contable del Instituto, se realiza bajo la observancia y cumplimiento del régimen 
de contabilidad pública, su manual de procedimientos, plan general de contabilidad pública, 
catálogo de cuentas, circulares y doctrina contable pública, 
. 
 En cumplimiento con la Resolución 358 de 2008, el Instituto realiza procedimientos de 
autocontrol y autorregulación que le permiten verificar, que la información contable, cumpla 
con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad; tales como 
conciliaciones, verificaciones, etc. 
 
 El Instituto cuenta con el Software contable y administrativo SIIGO, como instrumento o 
herramienta tecnológica, que soporta el proceso de gestión contable, dentro del cual se 
encuentran incluidos los módulos de: contabilidad, inventarios, activos y documentos, los 
cuales integran adecuadamente los principales procesos que proveen información contable. 
 
 De acuerdo con el principio de publicidad del régimen de contabilidad pública, el Instituto 
publica sus estados financieros, con corte a cada trimestre, a través de su página Web. 
 
 A partir de las evaluaciones financieras realizadas a los proponentes, en los procesos de 
licitaciones, el Instituto determina si los proponentes cumplen con los indicadores financieros 
requeridos por la entidad, que permita identificar la solidez financiera que posee el proponente 
para respaldar el contrato. 
 
 Los estados, informes y reportes contables deben certificarse, mediante firma, por parte del 
representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su 
preparación. 
 
 
 
 
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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 
 
Nº 
Actividad 
(Diagrama de Flujo) 
Descripción de la actividad Responsable 
Documento o 
Registro 
 
 
 Inicio del procedimiento 
1 
 Se analizan los cambios que impactan el 
proceso contable y fiscal, formulando un 
plan de acción, que permita la mejora 
continua y la implementación de cambios en 
el proceso contable. 
 
Contador Instructivos. 
Manuales. 
Comunicados. 
Plan de acción. 
2 
 
 
 
 
 
 
Identifica los hechos económicos, sociales y 
ambientales del Instituto, de acuerdo con la 
información suministrada y procesada por las 
diferentes dependencias de la entidad, 
suministrada a través de documentos 
soporte (Facturas de compra y venta; GF- 
F01 actualización de inmuebles; GF-F02 
novedades de inmuebles; Informes y 
conciliaciones SIPROJ; Remisiones, avalúos; 
contratos, actos administrativos, etc.) 
Contador GF-F01 
actualización de 
inmuebles. 
GF-F02 novedades 
de inmuebles 
Informes y 
conciliaciones 
SIPROJ. 
 
3 
 Recibe la información de las diferentes 
dependencias del instituto, la analiza y 
clasifica, de acuerdo con el régimen de 
contabilidad pública, en observancia del plan 
general y su manual de procedimientos. 
 
Contador 
4 
 De acuerdo con el análisis y clasificación de 
la información, se reconoce contablemente y 
de forma cronológica los hechos 
económicos, sociales y ambientales, a través 
del registro en libros de contabilidad, 
mediante el software contable y 
administrativo SIIGO. 
 
(Ver Instructivos de reconocimientos de 
Propiedad, planta y equipo, inventarios, 
Ingresos.) 
Contador Registro en sistema: 
Causación contable, 
documentos tipo 
P(registro de 
facturas de compra) 
F (registro de 
facturas de venta, 
L(ajustes, 
reclasificaciones, 
reconocimientos de 
nómina, 
amortizaciones) 
5 
 Una vez registrados y reconocidos los 
hechos económicos, en el software contable 
y administrativo SIIGO, se consolida la 
información registrada por las diferentes 
dependencias y analiza la información, 
verificando que los saldos cumplan con las 
características de confiabilidad, relevancia y 
comprensibilidad. 
Contador Conciliaciones. 
Inicio 
Analizar y clasificar 
información 
Reconocer los 
hechos económicos 
Consolidar 
información 
Identificar hechos 
económicos, 
sociales y 
ambientales 
Formular plan de 
acción 
2 
 
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Nº 
Actividad 
(Diagrama de Flujo) 
Descripción de la actividad Responsable 
Documento o 
Registro 
6 
 De acuerdo con la revisión y seguimiento de 
los saldos de las cuentas contables, y sus 
conciliaciones, se formulan los ajustes y 
reclasificaciones necesarias, en la búsqueda 
de una información contable, que cumpla 
con las características de confiabilidad, 
razonabilidad, objetividad, y relevancia de la 
contabilidad pública. 
Contador Registro en sistema: 
Comprobantesde 
ajustes. 
7 
 Elabora los estados contables y demás 
informes y los comunica al Subdirector de 
Gestión Corporativa; al representante legal; 
sometiéndolos a su aprobación. 
Contador Balance General, 
Estado de actividad 
económica, social y 
ambiental, formato 
de saldos y 
movimientos 
formato CGN-2005-
001. 
8 
 
 
 
 
 
 
 
Con el fin de dar una interpretación 
cuantitativa y cualitativa de los hechos, 
transacciones y operaciones de la entidad, 
útil para la toma de decisiones y con él objeto 
de medir la eficiencia, eficacia y efectividad 
del proceso y de la gestión; se realiza un 
análisis a los estados e informes contables. 
Contador Análisis a los 
estados contables 
9 
 
 
 
 
 
 
 
Presenta estados contables y demás 
informes a la Dirección Distrital de 
Contabilidad, la Contaduría General de la 
Nación, entes de control y demás usuarios 
internos y externos de la información 
contable, a través de la página de la extranet 
de la Secretaría de Hacienda y el sistema 
CHIP de la Contaduría General de la Nación. 
Contador Oficios de remisión 
de información y 
soportes de 
validación. 
10 
 Con base en la información contable, se 
liquida y presenta las declaraciones de 
impuestos e información exógena, en 
cumplimiento con las obligaciones fiscales. 
Contador Declaración de 
Renta, 
Declaraciones de 
IVA, Retención en la 
fuente, Retención 
de ICA. Información 
Exógena nacional y 
distrital. 
11 
 Con base en los análisis e interpretación de 
los estados contables, verifica el 
cumplimiento de objetivos, metas y 
procedimientos y documenta las acciones de 
mejora mediante el plan de mejoramiento. 
Control interno 
y contador 
Plan de 
mejoramiento, 
Acciones 
correctivas y 
preventivas. 
Indicadores. 
 
 
 
 
 
Fin del procedimiento 
 
Revelar información 
contable 
Interpretar 
información contable 
Liquidar y presentar 
declaraciones 
 
Fin 
Presentar estados 
contables 
2 
Elaboración de 
ajustes y 
reclasificaciones 
Verificar y 
documentar acciones 
de mejora 
 
 
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9. CONTROL DE CAMBIOS 
 
Versión Fecha Cambios realizados 
0 2008 Creación del documento. 
1 Noviembre de 2008 Ajuste al procedimiento. 
2 Septiembre de 2009 Cambio contenido General 
3 
 
23 de abril de 2013 
Revisión y ajuste general de todos los campos del 
procedimiento, de acuerdo al nuevo modelo de operación 
por procesos. 
 
 
10. APROBACIÓN 
 
Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó 
 
 
 
SANDRA ESPERANZA ROMERO 
Profesional Especializado 
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN 
CORPORATIVA 
 
-Original firmado en Subdirección General- 
 
 
 
CATHERINE CIFUENTES 
Profesional Contratista 
SUBDIRECCIÓN GENERAL 
 
 
-Original firmado en Subdirección General- 
 
 
 
ALFREDO JOSÉ DELGADO DÁVILA 
Subdirector de Gestión Corporativa 
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN 
CORPORATIVA 
 
-Original firmado en Subdirección General- 
Fecha: 01 de noviembre de 2012 Fecha: 01 de noviembre de 2012 Fecha: 23 de abril de 2013