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See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.net/publication/328051870 Auditoría de recursos humanos Book · June 2018 CITATIONS 0 READS 28,543 4 authors, including: Vladimir Vega Falcón Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES Ecuador) + Universidad … 379 PUBLICATIONS 583 CITATIONS SEE PROFILE Daylin Medina 111 PUBLICATIONS 288 CITATIONS SEE PROFILE Wilson Salas Alvarez Universidad de Especialidades Turísticas 13 PUBLICATIONS 31 CITATIONS SEE PROFILE All content following this page was uploaded by Vladimir Vega Falcón on 30 November 2018. 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Vladimir Vega Falcón, PhD Ing. Sharon Álvarez Gómez PhD Mg. Daylin Medina Nogueira, PHD Mg. Wilson Salas Álvarez, PHD Licenciado en Contabilidad (Universidad de Pinar del Río, Cuba, 1987); Doctor en Ciencias Económicas - PhD (Universi- dad de La Habana, Cuba, 1998); Experto Universitario en Gestión de Empresas Turísticas (2000) y Máster Universitario en Gestión de Empresas Turísticas (2002) (Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, España-Universidad de Matanzas, Cuba). Categoría Docente Principal de Profesor Titular (Catedrático): 2003. Premio de la Academia de Ciencias de Cuba: 1998. Ha colaborado como docente o consultor con diversas organizaciones académicas o empresariales en Cuba, España, Francia, México, Honduras, Brasil y Ecuador, abordando diversas temáticas, entre las que se encuentran, fundamentalmente, Estrategia y Cuadro de Mando Integral, Gestión Empresarial, Contabilidad de Gestión y Consultoría Organizacional. Cuenta con más de 100 publicaciones científicas, incluyendo varios libros. Ha sido miembro de dos grupos internacionales de investigación con sede en España: RECIT e IMACC-ev, así como de la Sociedad Internacional de Gestión y Economía Fuzzy (SIGEF). Es miembro del Consejo Profesional de la Revista Iberoamericana de Contabilidad de Gestión y fue durante varios años Director Adjunto de la Revista “Retos Turísticos” y Director de la Revista “UNIANDES Episteme”. Es miembro del Consejo Superior del Instituto Internacional de Costos desde el año 2003 y miembro de la Comisión Nacional de Grados Científicos de Cuba, desde el año 2005. Doctora en Ciencias de las Educación PhD. República de Cuba. Magister Ejecutiva en Dirección de Empresas con énfasis en Gerencia Estratégica. Especialista en Gerencia de Proyectos. Diploma Superior en Gerencia de Marketing. Ingeniera en Administración de Empresas Turísticas y Hoteleras. Licenciada en Ciencias de la Educación, Mención Docencia Técnica. Directora Financiera de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” Docente Investigadora del CID. UNIANDES Docente tiempo completo de la carrera de Turismo Consultora de Empresas Públicas y Privadas en el Área empresarial. Doctora en Ciencias Técnicas (Matanzas, 2016). Master en Administración de Empresas, Mención Gestión de la Producción y los Servicios (Universi- dad de Matanzas, 2014). Diplomado de Inteligencia Empresarial (BioMundi/IDICT, La Habana, 2017). Miembro joven de la Academia de Ciencias de Cuba (La Habana, 2018). Jefa del Departamento Observatorio Tecnológico (Universidad de Matanzas). Coordinadora de la Cátedra de Gestión por el Conocimiento “Lázaro Quintana Tápanes” (Universidad de Matanzas). Profesora asistente del Departamento de Ingeniería Industrial (Universidad de Matanzas). Magister en Gerencia de Proyectos de Ecoturismo. Licenciado en Ciencias de la Educación mención educación Básica. Profesor de segunda enseñanza mención Lengua y Literatura. Profesor de Educación Primaria. Decano de la Facultad de Dirección de Empresas de la Universidad “UNIANDES”. Director de la carrera de turismo de “UNIANDES”. Docente-investigador de la Universidad Regional Autónoma de los Andes. “UNIANDES” Catedrático de la Universidad Técnica de Ambato (2011 – 2013. Autor de varios libros y artículos científicos. Capacitador en temas turísticos y ambientales Miembro del Comité de Gestión Política de Turismo de Tungurahua en representación de las universidades de la provincia. Certificado como auditor e implementador del SIG de Calidad para la Hotelería y la Gastronomía. Ecuador. Condecorado: Mérito Comunitario GADP. San José de Poaló y al Mérito Educativo GADM. Santiago de Pillaro. Conservacionista de flora y fauna silvestre. Guía turístico local Empresario Turístico. El presente libro aborda un tema práctico y de gran actualidad: la Auditoría de Recursos Humanos, teniendo como objetivo fundamental crear una visión amena y actualizada de esta temática, dentro de la cual los autores comentan los antecedentes de la Auditoría, explicando su definición y relacióncon la Contabilidad, describiendo los deberes y derechos de los auditados, explicando las distintas clasifica- ciones de Auditorías y caracterizando a la Auditoría Integral. Igualmente caracterizan a la Auditoría de Gestión, explicando las diferentes técnicas de Auditoría y los principales riesgos de la misma. Además, definen el concepto y caracterizan el nuevo contexto empresa- rial de los Recursos Humanos, explicando el conteni- do y alcance de la Auditoría de los mismos, enfocán- dose a la mejora de la productividad, la planificación de la sucesión y el cambio en la cultura corporativa. Dr. C. Vladimir Vega Falcón (Phd) Dra. C. Sharon Álvarez Gómez (Phd) Dra. C. Daylin Medina Nogueira (Phd) Mg. Wilson Salas Álvarez AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS © Vladimir Vega Falcón © Sharon Diznarda Álvarez Gómez © Daylin Medina Nogueira © Wilson Teodomiro Salas Álvarez Derecho de Autor Nº 053987 ISBN Nº 978-9942-974-57-0 PRIMERA EDICIÓN JULIO 2018 TIRAJE 100 ejemplares Texto digital proporcionado por los autores. Esta obra no puede ser reproducida, total o parcialmente, sin autorización escrita de los autores “Impresión Digital” Edición realizada en los talleres de Editorial Jurídica del Ecuador; con la calidad y tecnología de equipos de producción XEROX Editorial Jurídica del Ecuador Miguel de Trujillo Nº E5-55, Quito Teléfono: 2642 - 984 Telefax: 3131 - 470 www.editorialjurídicadelecuador.com Email: editorialjurídicadelecuador@andinanet.net Impreso en Ecuador / Printed in Ecuador 5 INDICE Dedicatoria ......................................................................... 7 Agradecimiento ................................................................. 9 Resolución del Rectorado ............................................. 11 Informe de Expertos ....................................................... 13 Introducción ................................................................. 17 CAPITULO I INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA 1.1 Antecedentes de la Auditoría .................................. 23 1.2 Relaciones entre la Auditoría y la Contabilidad ... 27 CAPITULO II AUDITORÍA DE GESTIÓN 2.1 Definición de Auditoría de Gestión ...................... 45 2.2 Técnicas de Auditoría ............................................. 46 2.3 Aplicaciones del riesgo. muestreo y determinación del alcance en la Auditoría de gestión .................................................................. 54 2.4 Alcance de la Auditoría de gestión ....................... 55 2.5 Riesgos en la Auditoría de gestión ........................ 57 2.6 Muestreo en la Auditoría de gestión ..................... 60 AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS6 2.7 Equipos multidisciplinarios en la Auditoría de gestión, especialistas y especialización ............... 65 CAPÍTULO III AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS 3.1 Nuevo contexto empresarial de los Recursos Humanos ................................................................... 79 3.2 Auditoría de los Recursos Humanos .................... 87 3.3 Fuentes de información ......................................... 128 3.4 Áreas de la Auditoría de la administración de recursos humanos .................................................. 148 3.5 Técnicas de investigación para auditar la administración de los recursos humanos. .......... 150 3.6 Amplitud y profundidad de acción de la Auditoría de personal o recursos humanos ....... 155 3.7 Comparación con otras Auditorías ...................... 159 Conclusiones .................................................................... 177 Bibliografía ..................................................................... 179 7 Dedicatoria Dedicamos el presente libro a nuestras fami- lias, las cuales nos apoyan sistemáticamente en todas nuestras labores profesionales. Igualmente queremos dedicar esta obra a todos los empresarios y docentes vinculados a la gestión de los Recursos Humanos. 9 Agradecimiento Agradecemos a la Universidad Regional Autó- noma de los Andes (UNIANDES) por facilitar- nos la publicación de esta obra. Igualmente agradecemos a todos los profesiona- les que han contribuido en nuestra formación profesional, en particular en lo concerniente al tema abordado en este libro. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS 11 17 INTRODUCCIÓN El presente libro aborda un tema práctico y de gran actualidad: la Auditoría de Recursos Humanos. Las expectativas de los ejecutivos, la creciente com- petencia a nivel nacional e internacional y el aumen- to de la diversidad en la fuerza de trabajo, constitu- yen los retos principales para el director de Recursos Humanos. Se espera que el departamento contribuya efectivamente a la ventaja competitiva de la compa- ñía. El capital humano es un factor de creciente impor- tancia en el proceso de diferenciar a una compañía de otra (Cuesta Santos, 2016), por lo que los gerentes de las empresas esperan que sus departamentos de recur- sos humanos contribuyan en aspectos como la mejora de la productividad, la planificación de la sucesión y el cambio en la cultura corporativa. Además de contribuir al objetivo de incrementar la ventaja competitiva, el departamento de recursos hu- manos también debe cubrir objetivos de carácter so- cial, funcional y personal. Los objetivos sociales asu- men en parte la forma de determinadas normativas legales. Los objetivos funcionales añaden una dimen- sión profesional y ética a los desafíos que enfrenta el administrador de recursos humanos, mientras que los objetivos de carácter personal de cada integrante de la AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS18 organización se hacen más importantes y complejos a medida que disminuye la velocidad en el crecimiento demográfico de la fuerza de trabajo y se incrementa su diversidad. El especialista no puede perder la perspectiva glo- bal, que subordina al departamento de recursos hu- manos al total de la organización. Es el triunfo de la organización como un todo y no el del departamento de personal, lo que constituye la prioridad absoluta (Mondy & Noe, 1997). El logro de los objetivos de la organización depende también de poder servir a sus integrantes mediante una filosofía proactiva. Los departamentos de recursos humanos no pue- den partir de la base de que cuanto hacen está correc- to. De hecho, incurren en errores y ciertas políticas se hacen anacrónicas. Al verificar sus actividades, el departamento de personal puede detectar problemas antes de que se conviertan en serios obstáculos. Una evaluación de las prácticas del pasado y las políticas actuales puede revelar enfoques que ya no corres- ponden a la realidad y que necesitan cambiarse para ayudar al departamento a cumplir mejor su tarea de enfrentar desafíos futuros. La evaluación de las prácticas anteriores y la inves- tigación para identificar mejores procedimientos tiene importancia por tres razones: • El trabajo que desempeñe el departamento de personal tiene importancia por las implicaciones legales que conlleva para la empresa. • Los costos que genera la administración del per- sonal son muy significativos. 19INTRODUCIÓN • Las actividades de la administración del perso- nal guardan una relación directa con la producti- vidad de la organización y la calidad del entorno laboral. Entre los beneficios que aporta la Auditoría de la administración de Recursos Humanos se encuentran: 1. Identificar las contribuciones que hace el depar- tamento de personal a la organización. 2. Mejorar la imagen profesional del departamento de personal. 3. Alienar al administrador del personal a asumir mayor responsabilidad y actuar en un nivel más alto de profesionalismo. 4. Esclarecer las responsabilidades y los deberes del departamento. 5. Facilitar la uniformidad de las prácticas y las po- líticas. 6. Detectar problemas latentes potencialmente ex- plosivos. 7. Garantizarel cumplimiento de las disposiciones legales. 8. Reducir los costos en recursos humanos median- te prácticas mejoradas. 9. Promover los cambios necesarios en la organi- zación. La Auditoría de los Recursos Humanos cubre todas las actividades que lleva a cabo este departamento, así como las actividades de personal que llevan a cabo AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS20 los gerentes de línea. Puede incluir a una división de la compañía o a toda la organización. Proporciona re- troalimentación sobre la forma en que los gerentes de línea cumplen sus funciones de personal, así como so- bre el desempeño de los especialistas del departamen- to encargados de esta materia. Entre las cuestiones relevantes de esta Auditoría se encuentran: • Identificar a la persona responsable de cada acti- vidad. • Determinar los objetivos postulados por cada actividad. • Verificar las políticas y los procedimientos que se utilizan para el logro de esos objetivos. • Efectuar muestreos de los registros del sistema de información sobre el personal para determi- nar si se aplican adecuadamente las políticas y los procedimientos. • Preparar un informe donde se puntualicen los nuevos objetivos, políticas y procedimientos. • Desarrollar un plan de acción para corregir las desviaciones en objetivos, políticas y procedi- mientos. • Efectuar seguimiento del plan de acción. • Auditoría de las funciones de personal de los gerentes de área: en una Auditoría global de la situación de personal de una compañía, se consi- dera la manera en que los gerentes de área llevan a cabo su función de personal y la manera en que 21INTRODUCIÓN se aplican las políticas y procedimientos. Si los gerentes ignoran alguna regla o no la cumplen, la Auditoría debe detectar esa irregularidad y proceder a aplicar medidas correctivas. El cum- plimiento de las obligaciones legales es especial- mente importante. • Auditoría del nivel de satisfacción de los em- pleados: a fin de evaluar la manera en que se atienden las necesidades de los empleados, el departamento de personal obtiene información sobre niveles salariales, prestaciones, prácticas de los supervisores, asistencia en la planeación de la carrera profesional y la retroalimentación que los empleados reciben de su desempeño. El objetivo fundamental de este libro es crear una visión amena y actualizada de este tema. 23 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA El presente capítulo tiene como objetivos1: • Comentar brevemente los antecedentes de la Auditoría. • Explicar la definición de la Auditoría y su rela- ción con la Contabilidad. • Describir los deberes y derechos de los audita- dos. • Explicar las distintas clasificaciones de Audito- rías que existen. • Caracterizar a la Auditoría Integral. 1.1 ANTECEDENTES DE LA AUDITORÍA La Auditoría existe desde tiempos muy remotos, aunque no como tal, debido a que no existían rela- 1 En la elaboración del presente capítulo se consultaron las investigaciones siguien- tes: (Chevalier & de Miera, 1977); (Cuesta Santos, 1987); (Chiavenato, 1988); (Fitz Enz, 1992); (Harper & Lynch, 1992); (Mondy & Noe, 1997); (Dolan, Schuler, & Valle, 1999); (Dessler, 2001); (Ketchen Jr, Crook, Todd, Combs, & Woehr, 2017); (Cuesta Santos et al., 2018). AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS24 ciones económicas complejas con sistemas contables, sino que se hacían simples revisiones de sus cuentas por compras y ventas, cobros y pagos y otras funcio- nes similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas. Al desarrollarse esta profesión en el transcurso de la historia y en la medida en que se desarrolla la gran empresa y por ende la contabilidad, en los países donde más se alcanza este desarrollo, por ejemplo: In- glaterra y Escocia y más adelante Estados Unidos; en los primeros tiempos se refería a escuchar las lecturas de las cuentas y en otros casos, a examinar detalla- damente las mismas; en las primeras coleccionaban las cuentas “oídas por los auditores firmantes” y en la segunda, se realizaba una declaración del auditor. A partir del siglo XVI las Auditorías en Gran Bretaña se concentran en el análisis riguroso de los registros escritos y la prueba de la evidencia de apoyo. Es en el siglo XIX cuando la Auditoría cobra mayor auge y el auditor profesional se convirtió en parte importante del escenario empresarial, hasta llegar en el siglo XX a un desarrollo importante vinculado a: • Los aparatos de Auditoría Fiscal para verificar principalmente las liquidaciones de impuesto. • El tribunal de cuentas cuyo objetivo es una ve- rificación financiera de organismos y empresas privadas dentro del marco de la legislación vi- gente en estos países. • Las firmas independientes de Auditores que son usadas por los Estados y las entidades privadas, y que diagnostican la situación económica de los auditados. 25INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA La contaduría pública como Auditoría o revisión de cuentas tiene algunos antecedentes muy remotos, como el caso descrito en un papiro de Zenón, que re- fiere que en el año 254 (a.n.e) Apolonios, Ministro de Finanzas del Rey Filadelfo, de la dinastía de los Ptolomeos de Egipto, contraído por haberse pagado de su caja siete talentos de plata sin su autoriza- ción, ordenó que fuesen comprobadas las cuen- tas de Aristeos, uno de los tesoreros y las del ma- yordomo Artemidoro, esta orden la hizo extensiva a Zenón, administrador de todos sus intereses y jefe de Contabilidad para que preparase sus cuentas para ser inspeccionadas por Pythen, banquero del Estado, a quien deberían entregar sus fondos que tuviesen en su poder y le serían devueltos más tarde. En la Europa Feudal esta profesión comenzó a pre- cisarse más, lo que propició que se identificaran las funciones a un cargo, con lo que surgió el auditor. El nombre del “auditor” debe su origen a la forma en que se recibían (oyéndolas) las liquidaciones de las cuentas. De esta época existen algunos antecedentes, principalmente en Inglaterra de los siglos XIII y XIV que permiten establecer las causas que dieron origen a esta profesión, principalmente las siguientes: • La necesidad de comprobar la honestidad de aquellos que administraban los bienes y dinero de otros. • El deseo de los administradores de que su hon- radez quedase comprobada. • La falta de conocimientos en realidad, para ren- dir informes y cuentas de la gestión realizada. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS26 A partir del siglo XVII, el feudalismo se debilitaba. Se desarrolla la clase burguesa que controla la banca, el seguro, el tráfico marítimo, los mercados y la inci- piente industria, con lo que se contrapone su poderío económico a la hegemonía feudal y termina por de- rrotar al feudalismo. Comienza así una era de gran desarrollo en las actividades comerciales e industria- les. Entre las nuevas actividades que surgen se encuen- tra la Contabilidad Pública. Según los antecedentes comúnmente aceptados por todos los tracistas de la contabilidad, George Watson fue el primer contador que ofreció al público sus servicios como auditor en el año 1645 en Escocia. Durante muchos años Watson desempeñó cargos de tesorero, cajero y contador del banco de Escocia. Es indudable que el desarrollo de la contaduría pú- blica en el mundo, principalmente en Inglaterra tuvo una gran importancia las convulsiones económicas y financieras experimentadas por la humanidad en el siglo XIX. En el año 1799 había varias firmas de con- tadores públicos en Inglaterra, lo que más tarde dio lugar a la creación de varias asociaciones de la nue- va profesión; la primera formada en Escocia en el año 1854. En 1880 se organizó la de contadores certificado de Inglaterra y Gales. En 1885 se fundó la de contado- res incorporados y auditores de Inglaterra. En 1896 se fundó la Asociación de Contadores Públicos de Esta- dos Unidos. En el año 1916 comenzó la preparación de un programa mínimo de procedimientosa seguir en las Auditorías, donde se establecen las primeras re- glas que rigieron la contaduría pública. 27INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA Paralelamente al desarrollo de las grandes empre- sas se desarrolló la Contabilidad, que se hizo más profunda y más analista; se crean especialidades y se mecanizan los sistemas contables; lo que facilita mejo- rar los métodos y procedimientos de Auditoría, al es- tablecer reglas y principios, y mantener una constante superación para estar acorde al desarrollo. 1.2 RELACIONES ENTRE LA AUDITORÍA Y LA CONTABILIDAD2 Si se parte de que la contabilidad es el proceso cuyo fin es proporcionar información necesaria relacionada principalmente con las actividades financieras de en- tidades económicas para que los usuarios de la misma puedan tomar decisiones en relación con dichas enti- dades y además de que los usuarios de estas pueden ser dos: • Los que tienen conocimientos del negocio, desde el punto de vista financiero. • Los que no tienen contacto directo con el nego- cio. Se puede entonces concluir que para estos segun- dos las entidades reconocen que tienen que darle la seguridad de que la información contable se encuen- tre libre de desviaciones y ha sido presentada de un modo objetivo de acuerdo con el Plan de Contabilidad 2 Consulta realizada a Candau (1987); Parra Luna (1989); Fitz Enz and Eguiguren Huerta (1999); (Sánchez Runde, 2000); Fitz Enz (2003) y (Marrero Hernández, 2008). AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS28 Generalmente Aceptado (PCGA) y esta seguridad, ¿Quién y a través de qué pueden dársela? En la Au- ditoría se encuentra la respuesta a esta interrogante. Concepto de Auditoría: La Auditoría es el proceso sistemático para obtener y evaluar evidencias de una manera objetiva respecto de las afirmaciones concernientes a actos económicos y eventos para determinar el grado de corresponden- cia entre estas afirmaciones y los criterios establecidos, y comunicar los resultados a los usuarios interesados. Si se analiza este concepto se debe considerar que3: • El auditor debe desarrollar su trabajo sobre la base de procedimientos lógicos y organizados que se constituye en un proceso sistemático. • Para obtener y evaluar las evidencias de una ma- nera objetiva se necesita que el auditor empren- da el trabajo con una actividad de independen- cia mental y neutral. • Las afirmaciones sobre actos y eventos económi- cos constituyen el material que se habrá de au- ditar y contienen informaciones incluidas en los Estados Financieros, informes sobre operaciones internas y declaraciones de impuestos. • El papel del auditor es determinar el grado de correspondencia, que consiste en el grado de cer- canía con la cual las afirmaciones pueden identi- 3 En concordancia con Cuesta Santos (1990). 29INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA ficarse con los criterios establecidos, que pueden ser reglas específicas legislativas, de presupues- tos a los PCGA. • Todo este proceso se concluye con la emisión de un dictamen a los usuarios interesados, por ejemplo, accionistas, administradores, acreedo- res, dependencias gubernamentales, entre otras. La palabra Auditoría viene del latín AUDITORIUS, y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de oír, y el diccionario lo considera revisor de cuentas cole- giado, pero se asume que esa virtud de oír y revisar cuentas está encaminada a la evaluación de la econo- mía, la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, así como al control de los mismos. La Auditoría puede definirse como un proceso sis- temático, que consiste en obtener y evaluar objetiva- mente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico–administrati- vo, con el fin de determinar el grado de corresponden- cia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e indepen- dientes, de conformidad con normas y procedimien- tos técnicos. DEBERES DE LOS AUDITADOS Los directivos y demás trabajadores de las entida- des auditadas, así como cualquier persona objeto de Auditoría, generalmente tienen los deberes siguien- tes: AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS30 a) Solicitar del auditor la documentación que lo acredita para realizar las labores de Auditoría y conocer su alcance. b) Brindar las necesarias condiciones de trabajo para que los auditores puedan desarrollar su la- bor. c) Estar presentes durante los arqueos de efectivo, inventario físico de los medios, así como durante las demás actividades realizadas por los audito- res, que demandan su presencia. d) Suministrar, a los auditores, toda la documenta- ción e información pertinente para la Auditoría, facilitándoles su inspección y verificación. e) Proporcionar las pruebas relativas a las opera- ciones y transacciones sujetas a examen. f) Responder por escrito, y en los plazos fijados por los auditores, los requerimientos hechos por éstos. g) Ser veraces en sus respuestas a los auditores. h) Permitir, a los auditores, realizar cualquier ges- tión dirigida a cumplir el objetivo de la Audito- ría. i) Cumplir los requisitos de los sistemas estableci- dos por los organismos competentes, indepen- dientemente del medio de procesamiento utili- zado, con vistas a garantizar el control interno y ejecución de la Auditoría. j) Adoptar, de inmediato, las medidas pertinentes para que se erradiquen las deficiencias detecta- das en la Auditoría. 31INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA k) Informar, en el caso de las entidades estatales, a la unidad de Auditoría correspondiente, en el plazo previamente establecido, a partir de la fe- cha de terminación de la Auditoría, la situación que, al momento de elaborar esta información, presentan las deficiencias determinadas en oca- sión del trabajo de la fiscalización. DERECHOS DE LOS AUDITADOS Los directivos y demás trabajadores de las entida- des auditadas, así como cualquier persona objeto de Auditoría, generalmente tiene los derechos siguientes: a) Conocer el contenido del informe sobre la Audi- toría, así como todos los documentos que sirvie- ron de base para su confección, excepto en los casos de Auditorías realizadas a solicitud de los tribunales, la Fiscalía, el Ministerio del Interior u otras entidades facultadas para ello, a los cua- les podrá tener acceso en el momento procesal oportuno. b) Manifestar, por escrito, cuando lo considere con- veniente, su inconformidad con el resultado, total o parcial del trabajo realizado y presentar sus descargos o discrepancias fundamentados al efecto, ante el jefe de la correspondiente unidad de Auditoría, en el lugar y dentro del término que se establezca, excepto cuando los auditores actuantes son independientes. CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS De acuerdo con la filiación del auditor, las Audito- rías se clasifican en: AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS32 • Auditoría Externa, que comprende la Auditoría estatal y la Auditoría independiente. • Auditoría Interna. A su vez, la Auditoría estatal puede ser General o Fiscal. AUDITORÍA EXTERNA Es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o Estados Financieros corres- pondientes a un período; con el objetivo de evaluar la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control in- terno contable. Se practica por profesionales faculta- dos, que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan. Además, exa- mina y evalúa la planificación, organización, direc- ción y control interno administrativo, la economía y eficiencia con que se han empleado los recursos hu- manos, materiales y financieros, así como el resultado de las operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas. AUDITORÍA FISCAL Se denomina fiscal a la Auditoría externa que se efectúa por el Ministerio correspondiente, sus depen-dencias u otras entidades expresamente facultadas por éste, con el objetivo de determinar si los tributos al fisco se efectúan en la cuantía debida y dentro del período correspondiente. En esencia ¿qué es la Auditoría? 33INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA Es la evaluación del contador sobre la imparciali- dad y confiabilidad de los estados financieros de un cliente. La Auditoría representa el examen de los Es- tados Financieros de una entidad, con el objeto de que el contador público independiente emita una opinión profesional respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa, de acuer- do con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. En pocas palabras, la Auditoría proporciona aná- lisis independiente de los Estados Financieros, los cuales se utilizan en los informes para los accionistas, inversionistas y compradores de negocios. AUDITORÍA INTEGRAL Desde el mismo momento en que la Auditoría In- tegral nació, ésta fue concebida como una especie de Auditoría dedicada al Control Interno en las empre- sas. A través del tiempo y ante la concepción que la profesión contable transmitió a éste nuevo órgano ins- titucional, se desarrollaron nuevas tendencias y teo- rías acerca de la misma. Con la colaboración de connotados profesionales de la Contaduría Pública, la Auditoría Integral obtuvo gran importancia, fundamentándose ante todo en la independencia y autonomía que se desprendía de sus funciones vitales, con lo que adquirió confiabilidad por parte del Estado, los accionistas y todo el entorno circundante de las organizaciones empresariales. La Auditoría Integral debe satisfacer las necesida- des de los usuarios que tengan a bien conocer acerca AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS34 de la misma, por lo que debería tomarse para aque- llos usuarios que tengan necesidades comunes, lo cual debe ser definido previamente, o bien, estructurar un servicio profesional que pueda ser adaptado a las ne- cesidades de cada cliente. Se debe identificar cuáles han de ser los requerimientos de los usuarios para de igual forma, establecer las áreas o subsistemas que se- rán objeto de la Auditoría y así, proponer los procedi- mientos básicos que se deben aplicar. Es indudable que nadie puede discutir la impor- tancia de que los usuarios de la información puedan conocer, además de los datos del pasado inmediato, aspectos tales como las medidas tomadas para salva- guardar los bienes; la gestión de los administradores medida a través de la economía, eficacia y eficiencia de las operaciones; el cumplimiento adecuado de to- das las normas legales y en particular de la fiscales; la visión de la entidad sobre las oportunidades de nego- cios; el capital humano apto para generar innovación; el futuro empresarial, la confiabilidad de la informa- ción financiera y muchos otros. Se concluye así en la necesidad de que los audi- tores puedan ofrecer un servicio más acorde con los requerimientos de las empresas. Lo anterior implica que una metodología integral de la Auditoría debe incluir aspectos de vital importancia como lo son la Auditoría Financiera, Auditoría de Cumplimiento, Auditoría de Gestión y Auditoría Interna; donde se entiende que dentro de las Auditorías citadas es im- portante contemplar la Auditoría Medioambiental, la Auditoría Virtual, la Auditoría de Recursos Huma- nos, Auditoría Informática y algunas otras que se han surgido en la medida en que los desarrollos tecnológi- 35INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA cos han impulsado nuevas teorías de control que per- miten involucrar, no solamente nueva terminología, sino también nuevos procesos y procedimientos de control, que de una u otra forma, permiten entregar a los usuarios de la información nuevas herramientas de trabajo para la toma de decisiones y que permiten entender que la Auditoría Integral es algo más que su mismo nombre, es la integración del valor agregado cuyo beneficio será directo para los auditores y los responsables en cada una de las unidades económicas empresariales. LA AUDITORÍA INTEGRAL: AUDITORÍA DEL FUTURO La mayor controversia con el cumplimiento de las funciones legales que debe desarrollar todo Revisor Fiscal, tiene relación directa con la práctica que se debe hacer al ente económico, de la llamada Auditoría Integral, referido a una Auditoría Financiera, una Au- ditoría de Cumplimiento, una Auditoría de Gestión y una Auditoría de Control Interno, hechos estos desco- nocidos por un alto porcentaje de las administracio- nes de la organizaciones y de los accionistas, estos úl- timos quienes tienen a su cargo el nombramiento de la persona encargada de dichas actividades o funciones. Grandes dificultades se presentan en las Asam- bleas de Accionistas por la presentación de fríos dictá- menes de Auditoría Integral, el diseño de los mismos solo enmarca la responsabilidad que a él compete, sin embargo, los accionistas esperan algo más que un simple dictamen, es conveniente que como resultado de la Auditoría Integral, se anexen informes generales AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS36 y/o específicos que puedan mostrar de manera cla- ra la situación financiera, administrativa, productiva y de control de procedimientos enmarcados dentro de las cuatro Auditorías básicas que deben darse en cualquier ente económico, tanto en su entorno interno como externo. Las funciones no desempeñadas a cabalidad por la Auditoría Integral implicarán de inmediato la respon- sabilidad de su parte por sus perjuicios que ocasione a la sociedad, a los asociados y a los terceros, por negli- gencia en el cumplimiento de las mismas. Varias características son consideradas dentro de la Auditoría Integral: • Permanencia: debe cubrir las fases de prepara- ción, celebración y ejecución. • Cobertura total: no existen vedas en el cumpli- miento de sus funciones. • Independencia de acción y criterio. • Función preventiva: entendiéndose como diag- nóstico antes de presentarse el hecho. Con todo esto, puede afirmarse que cualquier orga- nización estará cubierta ante cualquier eventualidad de carácter riesgosa para la misma. Puede deducirse que muchas empresas cumplen el requisito legal de nombrar la Auditoría Integral y que a su vez en que algunos casos se ejerce dichas funcio- nes con entereza y excelencia profesionales, mientras que en otros casos, los desarrollos empresariales no colman las expectativas de la asesoría, si es que así puede llamársele, de todo el cúmulo de acciones que 37INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA puede brindar un buen desempeño de la Auditoría Integral, con el lleno de todos los procedimientos que amerita el ejercicio profesional, sin que se cometa el error de participar en procesos de coadministración. El gran reto de las organizaciones consistirá en que, en el futuro, se deberá exigir el cumplimiento del cien por ciento (100%) de las funciones a la Auditoría Inte- gral, como proceso Integral de la Auditoría, y a su vez, ella, a través de quienes la ejerzan, deberá mostrar por sí sola, porque está llamada a ser la AUDITORÍA DEL FUTURO. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN La Auditoría Integral es una figura que se ha di- señado a lo largo del tiempo, con el ánimo y objetivo de brindar seguridad a los propietarios sobre el so- metimiento a que deben estar sujetos los administra- dores, respecto de las normas legales y estatutarias, como también de la conservación de la seguridad y los activos y bienes de la empresa, adicionalmente, la conducta que debe observarse en el proceso de pro- curar permanentemente la fidelidad de los Estados Financieros. Cuando las funciones de la Auditoría Integral son desempeñadas cabalmente por la persona encargada, ajustada a las disposiciones legales y ejercidas con ple- na responsabilidad, protegen a los terceros, los cuales encuentran en el patrimonio la prenda de garantía de sus créditosde los negocios que realicen con la orga- nización, en espera de que se brinde confianza al ma- nejo de los recursos, la inversión y la administración AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS38 imparcial por parte de quienes tienen a su cargo esa responsabilidad. Dos propósitos básicos deben desarrollarse en el ejercicio de la Auditoría Integral: 1. En examen crítico, evaluativo, analítico, profun- do, dinámico, comparativo y comprensivo de la información, tanto contable como financiera de la compañía, con el fin de emitir o expresar una opinión independiente, profesional, juiciosa y acertada sobre los Estados Financieros. 2. Una evaluación y supervisión de los sistemas de Control Interno, que permita al Revisor Fiscal es- tablecer parámetros de medición en los diferen- tes controles y procesos y en las diferentes áreas y departamentos de la compañía, de tal forma que se pueda evaluar a ciencia cierta la confiabi- lidad no sólo de la información, sino también de los mismos controles. Los sistemas de control deben estar diseñados de forma tal, que ellos de por si se presten para evaluar, controlar y establecer: • La regularidad del sistema contable. • Una adecuada oportunidad de emisión de infor- mes y certificaciones. • Confianza en los informes que se suministran permanentemente a las entidades de inspección control y vigilancia. • Eficiencia en el cumplimiento del objeto social de la empresa. 39INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA • Cumplimiento de la normatividad contable y le- gal. • El normal funcionamiento de las operaciones so- ciales. • La protección o custodia de los valores o bienes de propiedad de la empresa y los que tenga a su cargo a cualquier título y bajo responsabilidad. Puede considerarse que la gran importancia de la Auditoría Integral se origina en velar por el cum- plimiento de las leyes y acuerdos entre particulares, lo que requiere si es del caso, al acatamiento de las existentes y dar “fe pública”, lo que significa, que con su sola firma hará presumir legalmente, salvo que se pruebe lo contrario, que el acto en relación se encuen- tra ajustado a las normas legales y estatutarias. En el caso de Estados Financieros, se presume que ellos han sido tomados fielmente de los libros de con- tabilidad, que estos se ajustan a las normas legales y que, además, las cifras registradas en ellos reflejan de manera fidedigna la situación financiera en la fecha de presentación de los mismos. Es de este ambiente normativo y conceptual como el Estado debe referenciar la vital importancia que tie- ne la Auditoría Integral en las sociedades en general, incluyendo así mismo, la fiscalización y control que sobre las sucursales de Sociedades Extranjeras se debe desarrollar. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTEGRAL Entre algunos de los objetivos de la Auditoría Inte- gral se pueden citar los siguientes: • Analizar, controlar y evaluar permanentemente, de modo que el patrimonio de la compañía sea AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS40 debidamente protegido, conservado, utilizado y adicionalmente para que todas las operaciones se realicen con el máximo de eficiencia. • Inspeccionar constantemente sobre el manejo y diligenciamiento de los libros de contabilidad, libros de actas, soportes contables internos y externos y archivo en general, para cerciorarse que los registros efectuados sean los correctos y que además cumplen con los requisitos de ley, al igual que se conservan adecuadamente y re- flejan los hechos económicos, los deberes y las obligaciones de la empresa, como funcionamien- to esencial de la información contable. • Vigilar permanentemente para que los actos ad- ministrativos se encuentren ajustados al objeto social de la empresa, a las normas legales, esta- tutarias y reglamentarias vigentes; para procu- rar salirle al paso a posibles irregularidades con el consabido perjuicio que se podría ocasionar a los accionistas, a terceros, el estado y la propia empresa. • Emitir informes y certificaciones sobre los Es- tados Financieros, basados en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas, donde se confronte si presentan de manera fidedigna y reflejan la real situación financiera de la compa- ñía. Se puede apreciar que le Auditoría Integral tiene una cobertura total, su desempeño cubre tanto las operaciones internas como externas de cualquier em- presa que por mandato legal este obligado a que ella nombre su Auditoría Integral bien sea una persona natural o jurídica. No existe sitio u operación vetado a la Auditoría Integral. 41INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA LA REVISORÍA FISCAL COMO AUDITORÍA INTEGRAL En el cumplimiento de las funciones legales, la Re- visoría siempre deberá practicar una Auditoría Inte- gral, al procurar constantemente el cumplimiento y el cubrimiento de las Auditorías siguientes: • Auditoría Financiera: la Auditoría Financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los Estados Financieros por parte de un Contador Público distinto del que prepara la información contable y del usuario, con la finalidad de es- tablecer su racionalidad y de dar a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El informe o dictamen que presenta el Contador Público In- dependiente otorga fe pública de los Estados Fi- nancieros, y por consiguiente de la preparación de los mismos. La opinión o dictamen del Contador Público inde- pendiente, brinda crédito a las manifestaciones o de- claraciones de la administración de la entidad y au- menta la confianza en tales manifestaciones, aunque no de manera absoluta. El Contador Público indepen- diente no es un asegurador en un proceso de Audi- toría por cuanto los mismos Estados Financieros no son seguros ni exactos, sino solamente razonables. La seguridad total no se logra ni en la contabilidad ni en la Auditoría, debido a factores tales como: la aplica- ción de criterio, el uso del muestreo, y las limitaciones inherentes al Control Interno. Una Auditoría de Estados Financieros no se cir- cunscribe sólo a una verificación de documentos en AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS42 la contabilidad, ella tiene un mayor alcance, ya que comprueba que los documentos que llegan a la con- tabilidad para ser registrados y sintetizados en los Es- tados Financieros representan fielmente las operacio- nes efectuadas en todas las áreas de la entidad como: compras, producción, ventas, tesorería, recursos hu- manos, entre otras. Como los Estados Financieros deben ser una ima- gen fiel de la posición financiera y patrimonial de la entidad, así como del resultado de sus operaciones en un período determinado, la Auditoría Financiera debe verificar que los mismos reflejen todas y cada una de dichas operaciones, de acuerdo con los principios o normas contables de aceptación general. • Auditoría de Cumplimiento: la Auditoría de Cumplimiento consiste en la comprobación o examen de las operaciones financieras, admi- nistrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta Au- ditoría tiene como objetivo la revisión numérica legal de las operaciones para las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos se im- plementan de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. • Auditoría de Gestión: la Auditoría de Gestión es el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos dispo- nibles y se logran los objetivos previstos por el ente. Dentro del campo de acción de la Auditoría de Ges- tión se puede señalar como objetivos principales: 43INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA • Verificar la existencia de objetivos, planes cohe- rentes y realistas. • Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas. • Comprobar la confiabilidad de la información y de los controlesestablecidos. • Verificar la existencia de métodos o procedi- mientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos. • Comprobar la utilización adecuada de los recur- sos. En la Auditoría de Gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstan- cias particulares de cada entidad. Sin embargo, exis- ten enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales que con- forman una entidad: Auditoría de la gestión global de la empresa (Evaluación de la posición competitiva; Evaluación de la estructura organizativa; Balance so- cial; Evaluación del proceso de la dirección estratégica y Evaluación de los cuadros directivos); Auditoría de Gestión del sistema comercial (Análisis de la estra- tegia comercial; Oferta de bienes y servicios; Sistema de distribución física; Política de precios; Función pu- blicitaria; Función de ventas; Promoción de ventas); Auditoría de Gestión del sistema financiero (Capi- tal de trabajo; Inversiones; Financiación a largo plazo; Planificación financiera; Área internacional); Audi- toría de Gestión del sistema de producción (Diseño del sistema; Programación de la producción; Control de calidad; Almacén e inventarios; Productividad AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS44 técnica y económica; Diseño y desarrollo de produc- tos); Auditoría de Gestión de los recursos humanos (Productividad; Clima laboral; Políticas de promoción e incentivos; Diseño de tareas y puestas de trabajo); Auditoría de Gestión de sistemas administrativos (Análisis de proyectos y programas; Auditoría de la función de procesamiento de datos; Auditoría de pro- cedimientos administrativos y formas de Control In- terno en las áreas funcionales); Auditoría de Control Interno (Control Interno es un proceso ejecutado por la junta directiva a la administración de una entidad, por su grupo directivo y por el resto del personal, dise- ñado específicamente para proporcionarle seguridad razonable de conseguir en las empresa las siguientes categorías de objetivos: efectividad y eficiencia de las operaciones, suficiencia de la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables) Esta definición enfatiza y enmarca ciertos concep- tos fundamentales sobre el Control Interno, como, por ejemplo: • Es un proceso, esto es, un medio no un fin es sí mismo. • Se efectúa por personas. No lo constituyen sim- plemente los manuales de políticas, los forma- tos, sino las personas en cualquier estrato de la organización. • No puede esperarse más que una seguridad ra- zonable. • Está dirigida al logro de objetivos comprendidos en uno a más grupos que abarcan. 45 CAPÍTULO II AUDITORÍA DE GESTIÓN El presente capítulo tiene como objetivos4: • Caracterizar a la Auditoría de Gestión. • Explicar las diferentes técnicas de Auditoría. • Explicar los principales riesgos en la Auditoría de Gestión. 2.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN La Auditoría de Gestión, administrativa u operacio- nal se realiza en las empresas con el fin de reconocer el grado de economía, eficiencia y eficacia que presenten las actividades que en ella se ejecutan, lo que permite detectar cuáles serán los problemas fundamentales, las causas de éstos y las posibles soluciones que pue- den dárseles, en dependencia de las recomendaciones hechas por el auditor. 4 En el desarrollo de estos objetivos se consultó a: (Cantera, 1995); (Cuesta San- tos & Martínez, 1995); (Gómez Mejía et al., 1997); (Redondo Castán & del Olmo Martínez, 1998); (Nevado Peña, 1999); (Banegas Ochovo, Nevada Peña, & Teja- da Ponce, 2000); (Meléndrez Quezada, 2008); (Egúsquiza Pereda & Egúsquiza Pereda, 2014); (Landeta Rodríguez & Albizu Gallastegi, 2014); (Robles Mantilla, 2018). AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS46 En este apartado se explicarán algunos de los ele- mentos importantes para desarrollar este tipo de Au- ditoría, qué técnicas deben utilizarse, a qué riesgos se enfrenta el auditor y qué tipo de muestreo realiza en- tonces y cómo debe establecerse un equipo multidis- ciplinario para realizar el trabajo y obtener los mejores resultados. 2.2 TÉCNICAS DE AUDITORÍA Al estudiar y evaluar el sistema de control inter- no y determinar el alcance de la Auditoría, el auditor debe obtener información suficiente, competente y relevante a fin de promover una base razonable para sus opiniones, criterios, conclusiones y recomendacio- nes. Precisamente, las técnicas de Auditoría son los diversos métodos utilizados por el auditor para ob- tener evidencias. Las técnicas de Auditoría más utili- zadas en la Auditoría financiera son: • EXAMEN O INSPECCIÓN FÍSICA: observa- ción física de un activo. • INSPECCIÓN DOCUMENTAL: se observa un documento para saber si es genuino, sin altera- ciones, auténtico, con aprobaciones y que fueron asentados correctamente en los libros registros e informes. Se usan las técnicas de punteo para señalizar las actividades revisadas en los docu- mentos. • CONFIRMACIÓN: se obtiene directamente de un agente externo, información por escrito para ser usada como evidencia, por ejemplo, confir- mar efectivo, cuentas por cobrar, títulos de pro- 47AUDITORÍA DE GESTIÓN piedades, pasivos contingentes y otras reclama- ciones. • REVISIÓN DE CÁLCULOS: se efectúa manual o automatizado y no tiene por qué ser hecha en la forma original, puede hacerse a partir de las cifras totales al final del año para llegar a las se- manales, por ejemplo. • OBSERVACIÓN: debe observarse continua- mente las actividades alrededor de ellos y estar atentos para detectar cualquier desviación. • ENTREVISTAS: realización de preguntas nece- sarias para el conocimiento general del trabajo. • COMPARACIONES: se compara a partir de: * Información del año anterior. * Información del plan. * Información de otras empresas de la misma rama. * Información calculada por el auditor. * Información hecha por la empresa. Las técnicas de Auditoría utilizadas en las Audito- rías financieras no difieren mucho de las que se prac- tican en las Auditorías de Gestión. El conjunto de téc- nicas de Auditoría constituye los procedimientos que se incluyen en el programa de Auditoría. En el caso de la Auditoría de gestión servirán para la revisión de los procesos administrativos y operacionales a las diver- sas funciones que se realicen en una empresa. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS48 TÉCNICAS MÁS UTILIZADAS AL PRACTI- CAR AUDITORÍAS DE GESTIÓN • OBSERVACIÓN: como su nombre expresa con- siste en observar y puede incluir exámenes de los aspectos físicos de una operación. La obser- vación es muy amplia, prácticamente infinita, puede incluir desde la observación del flujo de trabajo, las acciones administrativas de jefes a subordinados, documentos, acumulación de materiales, condición de las instalaciones, ma- teriales excedentes, entre otros. La característica principal de esta técnica es el espíritu de pene- tración y profundidad que se aplique al desem- peño de una acción. • CONFIRMACIÓN: consiste en la comunicación independiente con una parte ajena para deter- minar la exactitud o validez de una cifra o he- cho. La confirmación se hace frecuentemente por correo, y generalmente se aplica al efectivo, las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inversio- nes, inventarios e instalaciones, limitándose a verificar la exactitud y existencia del asunto su- jeto a confirmación. • VERIFICACIÓN: está generalmente asociada con el proceso de Auditoría, es la técnica de ase- gurar que las cosas son como deben ser. Verificar que cada elemento de cada uno de los documen- tos es el apropiado, y se corresponde con la legis- lación vigente. Se podrán verificar operaciones del período que se auditan y otras que tendrán su culminación en períodos posteriores. • INVESTIGACIÓN: es una de las técnicas más importantes y consiste en examinar acciones, 49AUDITORÍA DE GESTIÓN condiciones, acumulaciones y procesamientos de activos y pasivos, y todas aquellasoperacio- nes relacionadas con estos. Esta investigación puede ser interna o externa por lo regular se lle- va a cabo mediante la realización de cuestiona- rios previamente formulados para cada función en los que estarían comprendidos todas aquellas cuestiones de interés general para la función y que sean normativas para su desempeño y com- paración. En esta técnica se pueden emplear cualquiera de las otras técnicas pues su objeti- vo es obtener evidencias suficientes para apoyar una posición predeterminada. • ANÁLISIS: consiste en analizar la diversa do- cumentación interna y externa de la empresa. Se recopila y manipula información con el objetivo de llegar a una deducción lógica. Determina las relaciones entre las diversas partes de una ope- ración, así como el importe real sobre la organi- zación de las acciones de sus partes o el efecto de acuerdos, contratos o reglamentos. El análisis in- volucra la separación de las diversas partes de la organización o de las distintas influencias sobre la misma y después determina el efecto inme- diato o potencial sobre una organización dada o una situación determinada. • EVALUACIÓN: es el proceso de arribar a una decisión basada en la información disponible. La evaluación depende de la experiencia y juicio del auditor y constituye la sustancia de los re- sultados de la Auditoría. Una evaluación impri- me el sello personal del auditor. Estas técnicas se aplican en las diferentes fases o pasos para reali- AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS50 zar la Auditoría de Gestión o de las 3E. Pueden identificarse con una o más fases o pasos, ya que sería poco probable delimitar o “cortar” el tra- bajo del auditor y eliminar el necesario vínculo entre ellas. En la Tabla 1 se muestran las principales técnicas de Auditoría con sus respectivas fases. Tabla 1. Técnicas de Auditoría y sus fases. TÉCNICAS DE AUDITORÍA FASES OBSERVACIÓN EXPLORACIÓN PREVIA PLANEAMIENTO EJECUCIÓN CONFIRMACIÓN EJECUCIÓN VERIFICACIÓN PLANEAMIENTO EJECUCIÓN INVESTIGACIÓN EXPLORACIÓN PREVIA PLANEAMIENTO EJECUCIÓN SEGUIMIENTO ANÁLISIS EXPLORACIÓN PREVIA PLANEAMIENTO EJECUCIÓN SEGUIMIENTO EVALUACIÓN INFORME Fuente: elaboración propia. 51AUDITORÍA DE GESTIÓN El mundo de la informática evoluciona a pasos agi- gantados; en el mismo se imponen cada vez más las redes, páginas Web, Intranet, Internet, software profe- sional, entre otros. El auditor debe tener presente que en estos momentos el mundo contable y financiero se controla fundamentalmente a través de computado- ras, por lo tanto, aunque esto brinda beneficios, tales como, más eficiencia y más economía, no es menos cierto que se enfrenta con ciertos problemas al audi- tar operaciones económicas con el empleo de sistemas computarizados, a saber: • EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Aprender a evaluar un número de mecanismos y aplicaciones específicas de control, relacionadas con los sistemas computarizados. • OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN NECESA- RIA DEL SISTEMA CONTABLE Elaborar métodos para verificar esa información obtenida, que pueden ser paquetes de programas es- pecíficos o cuestionarios de control interno. • COMUNICACIÓN EFECTIVA Establecer una comunicación efectiva con el per- sonal del procesamiento electrónico de datos (PED), con el fin de elevar la capacidad profesional del au- ditor que le permita hablar en el mismo lenguaje de las personas del departamento de PED o de los que trabajen la actividad. Las técnicas de Auditoría con la presencia de un sistema computarizado dependen del diseño del Procesamiento Electrónico de Datos y pue- den ser: AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS52 • MANUALES En los sistemas de PED menos complejos los pro- cedimientos manuales proporcionan un método más efectivo desde el punto de vista del costo, y esto es especialmente cierto cuando la información no es vo- luminosa y por tanto se obtienen relaciones prepara- das por la computadora que revisan a través de los registros hasta los documentos fuentes apropiadas. • APOYADAS POR COMPUTADOR Cuando en los sistemas PED se produce poca in- formación escrita se deben usar técnicas apoyadas por computador y entre ellas se encuentran: • USO DE INFORMACIÓN DE PRUEBAS PARA VERIFICAR CONTROLES PROGRA- MADOS Se desarrolla la información que normalmente pro- cesa el programa, en el propio programa del cliente y se compara con los resultados de éste. • USO DE PROGRAMAS GENERALIZADO- RES DE AUDITORÍA Se diseña el programa de Auditoría para correr- lo en el sistema de computación del cliente, o en el sistema propio del auditor, o mediante un arreglo de tiempo compartido. Se pueden crear programas espe- cíficos para trabajos especializados. Entre los trabajos que se llevan a cabo con más frecuencia con el uso de programas de Auditoría se encuentran: • Selección e impresión de muestras de Audito- ría sobre bases estadísticas o no estadísticas. 53AUDITORÍA DE GESTIÓN • Verificaciones matemáticas de sumas y multi- plicaciones y otros cálculos en los archivos de información del cliente. • Realización de funciones de revisión analítica al establecer comparaciones, calcular razones, identificar fluctuaciones y llevar a cabo cálcu- los de regresión múltiple. • Manipulación de la información al calcular subtotales, sumar y clasificar información, volver a ordenar en serie la información. • Preparación de balances de comprobación, estados financieros, solicitudes de confirma- ción, papeles de trabajo de Auditoría. • Examen de los registros de acuerdo con crite- rios específicos, por ejemplo, verificación de los límites de créditos excedidos, número de empleados válidos, cuentas negativas y ope- raciones en exceso de importes específicos. • Varias funciones de comparación, tales como, comparar las cuentas físicas de los inventarios a con las cuentas en libros. • MIXTOS Podrán usarse indistintamente, tanto para los dife- rentes subsistemas, como para la posibilidad de apli- cación de una técnica u otra, a partir de la Auditoría del sistema en cuestión. Al realizar las Auditorías fi- nancieras y de gestión, el auditor deberá tener presen- te, al obtener la evidencia mediante las técnicas men- cionadas anteriormente si existen sistemas de PED que permitan el uso u otra técnica o de ambas, además AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS54 de las técnicas generales ya analizadas. De las técnicas de Auditoría de Gestión las de mayor aplicabilidad en los sistemas asistidos por computador se encuentran: • Confirmación. • Verificación. • Investigación. • Análisis. Se puede concluir que los diferentes autores que han tratado el tema de la Auditoría de gestión coin- ciden en la necesidad de aplicar las técnicas de Au- ditoría mencionadas para la obtención de evidencia y que de la misma manera se observa que no existen diferencias sustanciales entre las diferentes técnicas usadas en las Auditorías Financieras y en las utiliza- das en las Auditorías de Gestión. 2.3 APLICACIONES DEL RIESGO. MUES- TREO Y DETERMINACIÓN DEL ALCAN- CE EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN Según las Normas Internacionales de Auditoría (2013), al introducir los conceptos de importancia re- lativa y riesgos en la Auditoría, se señala que: “... Al formar su opinión sobre los Estados Financieros el au- ditor lleva a cabo una serie de pruebas diseñadas para obtener una razonable seguridad de que los Estados Financieros están adecuadamente preparados en to- dos sus aspectos razonables. Dada la actuación del auditor en base a pruebas, así como otras limitaciones de su función y de cualquier sistema de Control In- 55AUDITORÍA DE GESTIÓN terno, existe un riesgo inevitable de que permanezca oculto algún error importante...” Se extiende esta aseveración al trabajo que se reali- za en la verificación de la gestión por la necesidad de obtener una razonable seguridad en la medición de la economía, la eficiencia y la eficacia. De la misma for- ma se infiere que el diseño y selección de la muestra será entonces extensible a la Auditoríade Gestión, con la aplicación de métodos estadísticos o no estadísticos. 2.4 ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE GES- TIÓN En la Auditoría de gestión, tanto la administración como el personal que lleva a cabo la Auditoría, deben estar de acuerdo en cuanto al alcance general, si se co- noce que esta Auditoría incluye una evaluación de- tallada de cada aspecto operativo de la organización, por lo que debe alcanzar: • La satisfacción de los objetivos institucionales. • El nivel jerárquico de la empresa. • La estructura organizativa. • La participación individual de los integrantes de la institución. De la misma forma sería oportuno considerar en la Auditoría de Gestión, por la amplitud del objetivo de este tipo de revisión: • Regulaciones: evaluar el cumplimiento de la legislación, políticas y procedimientos estableci- dos por los órganos y organismos estatales. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS56 • Eficiencia y Economía: involucra la utilización del personal, instalaciones, suministros, tiempo y recursos financieros para obtener máximos re- sultados con los recursos proporcionados y uti- lizarlos en las operaciones, con el menor coste posible. • Eficacia: se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos. • Salvaguarda de activos: contempla la protección contra sustracciones obsolescencia y uso indebi- do. • Calidad de la información: abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la información, tanto operativa como financiera. Por lo tanto, el auditor debe estar alerta ante situa- ciones tales como: • Procedimientos que son ineficaces o más costo- sos de lo justificable. • Duplicación de esfuerzos de empleados u orga- nizaciones. • Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatización de procesos manua- les. • Exceso de personal con relación al trabajo a efec- tuar. • Fallos en el sistema de compras y acumulación de cantidades innecesarias o excesivas de pro- 57AUDITORÍA DE GESTIÓN piedades, materiales o suministros. En la etapa de exploración y examen preliminar, debe que- dar bien definido el alcance de la Auditoría, y este, en buena medida, podrá delimitar el tama- ño de las pruebas, por lo tanto, la selección de la muestra y el método a emplear, así como el riesgo al cual se somete el auditor. 2.5 RIESGOS EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN Al realizarse la Auditoría de Gestión, no estará exenta de errores y omisiones de suficiente significa- ción que influyan en la evaluación a expresar por el auditor en su informe. Por lo tanto, deberá planificar- se la Auditoría de modo tal que se presenten expecta- tivas razonables de detectar aquellos errores que ten- gan importancia relativa; a partir de: • Criterio profesional del auditor. • Regulaciones legales y profesionales. • Identificar errores de poca cuantía con efectos significativos. En este tipo de Auditoría se debe de tener en cuenta también los tres componentes del riesgo: • Riesgo Inherente: de que ocurran errores im- portantes generados por las características de la empresa o el Organismo. • Riesgo de control: de que el Sistema de Control Interno no prevenga o corrija tales errores. • Riesgo de detección: de que los errores no iden- tificados por los errores de Control Interno tam- poco sean reconocidos por el auditor. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS58 Sería necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de Auditoría de Gestión: • Conocer y reconocer los riesgos propios de la ac- tividad, del entorno y de la naturaleza propia de la información. • Considerar la adecuación del diseño y probar la eficacia de los procedimientos de control inter- no. • Determinar procedimientos sustantivos conte- nidos en el programa a aplicar, luego de haber evaluado el Sistema de Control Interno. • Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a la empresa hacia los terceros vinculados. Además, sería importante considerar algunos fac- tores generalizados del riesgo de Auditoría que pue- den ser adoptados en cada caso, y que sólo implican una simple guía a tener en cuenta. 1. Sistema de Control Interno Determinar la confianza que tiene la dirección res- pecto al funcionamiento del Sistema de Control Inter- no, para lo que se asume que no se den: • Incumplimientos en los procedimientos norma- lizados. • Detección tardía o no detección de los errores o desvíos. • Tardía o nula solución de las desviaciones. • Poca experiencia en el personal. • Sistemas de información no confiables. 59AUDITORÍA DE GESTIÓN 2. Imagen Pública Evaluar los riesgos inherentes a la protección de los bienes activos o imagen pública adversa en base a la: • Probabilidad de ocurrencia de fraudes. • Quejas del público. • Errores de los criterios que se aplican para lograr decisiones. • Barreras externas que afectan al accionar de la Empresa. 3. Cambios en el nivel organizacional Identificar la existencia o no de cambios reiterati- vos a nivel organizacional y los sistemas, principal- mente en base a: • Rotación del personal. • Reorganizaciones. • Crecimiento o reducción del personal. • Implantación de nuevos sistemas. • Alteraciones de tipo cultural. 4. Complejidad Evaluar la posibilidad de la existencia de errores que pueden pasar inadvertidos debido a un ambiente complejo, originado fundamentalmente por: • La naturaleza de las actividades. • El alcance de la automatización. • La dispersión geográfica. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS60 5. Tamaño de la Auditoría Medir la importancia del tamaño de la Auditoría en base al número de personas, tanto de la empresa au- ditada como de los auditores, al volumen físico de la documentación e impacto social, donde se reconozca que a mayor tamaño mayores riesgos. 6. Interés de la dirección Determinar la importancia que la alta dirección le asigna a la Auditoría por las facilidades en el desarro- llo de las tareas. 2.6 MUESTREO EN LA AUDITORÍA DE GES- TIÓN El auditor al efectuar la Auditoría de Gestión y con- siderar estos factores de riesgos (en cualquiera de los tipos de riesgos), tendrá que decidirse o no, por el mé- todo para seleccionar la muestra y el tamaño de ésta; pues sería imposible abarcar en su totalidad todas las operaciones vinculadas con la gestión del área a utili- zar. Los riesgos inherentes y de control existen con in- dependencia del procedimiento de muestreo. El au- ditor debe considerar los riesgos de detección surgi- dos de las incertidumbres debidas al muestreo (riesgo muestral) así como las surgidas de otros factores sin relación con el mismo (riesgo no muestral). En la Au- ditoría Operacional el auditor en la fase de Encuesta Inicial y en la de Investigación y Análisis requiere de investigaciones lo más exhaustivas posibles para de- terminar las causas de los problemas. 61AUDITORÍA DE GESTIÓN El tamaño de la muestra está condicionado por el grado de seguridad que el auditor planea obtener de los resultados del muestreo. En la verificación de la gestión el auditor tiene que practicar pruebas de cum- plimiento para determinar si el Control Interno Con- table y el Control Interno Administrativo cumplen con los requisitos esperados que permitan una confia- bilidad razonable desde el punto de vista financiero para el primero, y una administración eficiente para el segundo. Para todo esto se deben considerar las posibilida- des o no de errores, así como la planeación del error tolerable en base al criterio de materialidad, que pue- den incluir los pasos siguientes: • Estudiar los niveles de errores identificados en otras Auditorías. • Reconocer los cambios en las políticas y procedi- mientos seguidos por el cliente. • Obtener evidencia suficiente. Los auditores em- plean los dos enfoques de las técnicas de mues- treo: el muestreo estadístico y el muestreo no es- tadístico. En el muestreo no estadístico el auditor incorpo- ra subjetivamente el Control Interno, la importancia relativa y el riesgoen la Auditoría; donde justifica su juicio en mecanismos intuitivos. Este muestreo tiene varias desventajas pues no proporciona al auditor: • Un estimado cuantitativo de la cantidad del ries- go tomado. • Un método objetivo comparable, sistemático para determinar el tamaño de la muestra o para AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS62 probar que el tamaño de la muestra es el adecua- do. • Un método objetivo de evaluar el efecto de los errores que se encuentran. • Asegurar que las muestras están libres de pre- juicios. Sin embargo, en el mundo se ha genera- lizado el uso de este muestreo, pues el auditor confía en su pericia y juicio profesional que en muchas ocasiones tienen un nivel aceptable de éxito. Por otra parte, el muestreo estadístico puede ser considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a formar juicios, pero se necesita un conoci- miento en los auditores de ciertos términos estadísti- cos, como por ejemplo: • Población * Aleatorio: Tablas de números al azar. Generador de Números al azar. • Desviación Estándar. En el método estadístico se determina el tamaño de la muestra, se seleccionan las partidas que la integran y la evaluación de los resultados se realiza a través de métodos matemáticos basados en el cálculo de proba- bilidades. Veamos algunos tipos de muestreo estadísticos: • Sobre Importes Acumulados La selección de la muestra se efectúa sobre impor- tes y no sobre el número de documentos, donde se 63AUDITORÍA DE GESTIÓN establece un límite máximo de precisión. Puede llegar a aplicarse a través de la computadora. • Numérico Es una combinación entre el método de selección por intervalos y el muestreo sobre importes acumu- lados donde se obtiene un intervalo sobre bases esta- dísticas. • De Atributos Determinar los atributos o características cualitati- vas de una muestra de Auditoría, donde se delimita el nivel de confianza, la precisión, y la tasa de error o porcentaje máximo de error que puede aceptar o esti- mar el auditor de la población sujeta a muestreo. • De Variables Determinar las muestras representativas de la po- blación y la estimación aproximada (cuantitativa) del total, cuando este total no se conoce o existe incerti- dumbre o falta de confianza hacia la cifra reportada, de acuerdo con métodos matemáticos. El auditor de ges- tión u operacional podrá hacer uso de cualquiera de estos métodos estadísticos para determinar el tamaño de la muestra en la verificación del cumplimiento de políticas y procedimientos con el fin de cumplimentar las metas y objetivos trazados en el área a auditar. Para aplicar las pruebas de cumplimientos y sus- tantivas el muestreo tanto estadístico como no esta- dístico puede ser muy útil, pero debe hacerse especial énfasis en el conocimiento en detalle de la operación o área que se revise, pues pudiera llegar a subvalorarse la dimensión de la muestra a seleccionar y por tanto AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS64 las posibilidades de llegar a incurrir en riesgos de de- tección serían mayores. A modo de resumen se pueden señalar acciones o tareas a realizar en el uso del muestreo en las Audito- rías de Gestión: • Planeación de los niveles de riesgos de Audi- toría: donde influye la seguridad en el Control Interno y en los procedimientos de revisión ana- lítica de la empresa, que a su vez influyen en el establecimiento y cumplimiento de las políticas y metas a cumplir para trabajar con economía, eficiencia y eficacia. • Relación de riesgo tolerable contra la impor- tancia relativa: el error máximo en la estimación que está dispuesto a asumir o a aceptar el audi- tor, al analizar el área u operación específica a re- visar para que no deje de cumplimentarse algún parámetro que permita el cumplimiento exitoso de la gestión. • Determinación del tamaño de la muestra: de- pende del muestreo que se utilice, estadístico o no. Se expresa según corresponda, fórmulas matemáticas o estadísticas además del juicio del auditor y de la confianza de incurrir en el menor número de errores. • Selección de la Muestra: podrán usarse méto- dos de selección fortuita (sin restricciones como la selección sistemática), así como emplear ta- blas; en la verificación de algunas áreas como la de Cobros, Pagos, Investigación y desarrollo, Mercadotecnia Protección e Higiene del Trabajo, Transporte, entre otras. 65AUDITORÍA DE GESTIÓN • Evaluación de la Muestra: practicar los procedi- mientos de Auditoría que considere necesarios con el uso de las partidas de la muestra y las téc- nicas propias de la Auditoría de Gestión. De la misma manera y a partir de los factores de riesgos ya señalados podemos concluir que existen factores que influyen en el tamaño de las muestras y que el auditor de gestión debe tener presente: • Confianza depositada en el Control Interno. • Confianza en otros procedimientos de Auditoría relacionados con el tipo de transacción. • Tamaño del error tolerable para un objetivo es- pecífico de Auditoría. • Cuantía y frecuencia esperada de los errores. • Número y valor de la población. • Seguridad total exigida. 2.7 EQUIPOS MULTIDISCIPLINARIOS EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN. ESPECIA- LISTAS Y ESPECIALIZACIÓN Para la ejecución de las Auditorías de Gestión es conveniente la creación de equipos multidisciplinarios que satisfagan las exigencias de las especificidades de cada rama, así como las expectativas del auditado que le permitan la corrección de los factores objetivos y subjetivos que entorpecen la buena marcha de la ac- tividad, lo que provoca la ineficiencia en su gestión. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS66 Este debe integrarse al menos con economistas, in- genieros psicólogos y abogados. Sin embargo, en todas las ocasiones no se cuenta con los especialistas necesarios para ejecutar el traba- jo, dadas las características y complejidades de la en- tidad objeto de Auditoría debiéndose en estos casos efectuar el mismo hasta donde sea posible, según los conocimientos teóricos y prácticos de los participan- tes. Así mismo, pudiera utilizarse también a los espe- cialistas de la entidad, luego de haber seleccionado el área a auditar y la persona que pueda servir de enlace y que de ser especialista puede ayudar como tal, o que puede proponer las personas indicadas para apoyar el trabajo de los auditores. Cuando se utilicen especialistas de la entidad de- ben solicitarse dictámenes o certificaciones por escrito de la evaluación que se realice para que pueda ser uti- lizada en los informes de Auditoría. Al escoger los auditores para integrar los grupos o equipos de trabajo resulta aconsejable que estos reú- nan ciertos requisitos y además cumplan determina- das tareas, independientemente del contenido y las funciones del cargo, los cuales se exponen a continua- ción: AUDITOR Al seleccionarlos se deberá tener en cuenta las ca- racterísticas, conocimientos teóricos - prácticos, expe- riencia, integralidad, desenvolvimiento en la activi- dad, iniciativa, creatividad y resultados. 67AUDITORÍA DE GESTIÓN Este deberá cumplir las siguientes tareas: • Realizar el trabajo y las funciones que le asigne el auditor jefe de grupo. • Confeccionar los programas específicos de las materias asignadas que den cumplimiento a los objetivos trazados y respuestas a la comproba- ción de las 3 “E” (Economía, Eficiencia, Eficacia) • Realizar las pruebas o aplicar las muestras ade- cuadamente. • Obtener evidencias relevantes, suficientes y ra- zonables. • Confeccionar los papeles de trabajo con las for- malidades y requisitos establecidos. • Reflejar adecuadamente las evidencias de la Au- ditoría en los papeles de trabajo. • Efectuar correctamente los cálculos plasmados en los papeles de trabajo. • Emplear las técnicas y procedimientos suficien- tes para determinar razonablemente los errores e irregularidades que sean de importancia. • Discutir, conjuntamente con el auditor jefe de grupo, si este lo requiere, en la discusión del in-
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