E16_UD01

Vista previa del material en texto

UNIDAD - INICIANDO EXCEL 
 
Novedades de la suite de Excel 2016 
En este apartado vamos a ver las principales novedades que Excel 2016 que nos ofrece. 
En primer lugar y en cuanto a la apariencia visual podemos ver que, en esta versión, Excel nos 
brinda una interfaz de color verde, el color característico de las hojas de cálculo de Excel. 
 
Sí queremos volver a la temática anterior lo podríamos hacer a través del menú archivo-cuenta 
y en tema de Office cambiar “multicolor” por blanco. De esta manera nos aparecería como en 
la anterior versión. Esto es simplemente una pequeña apreciación a modo visual. 
 
Las características principales que Excel nos brinda son varias y diversas, las iremos viendo a lo 
largo del curso. 
A grosso modo podemos hablar como novedades principales la búsqueda inteligente gracias a 
la tecnología BIN. Si, por ejemplo, necesitáramos encontrar algo relacionado con cálculos 
matemáticos escribiríamos “cálculos matemáticos” y luego sobre la propia celda haciendo botón 
derecho podríamos utilizar el botón búsqueda inteligente. 
 
Veremos que gracias a la tecnología “BIM” nos aparece información relativa a lo que nosotros 
buscábamos desde internet. 
 
Es una herramienta muy útil a la hora de buscar soluciones rápidas en cuanto nos surja cualquier 
duda con la aplicación. 
Otra de las novedades significativas está dentro de lo que es la cinta de opciones, por suerte nos 
mantiene, el mismo orden que la versión anterior salvo que en este caso lo han completado con 
muchas más opciones, por ejemplo, en insertar encontraremos en el Área de gráficos, gráficos 
nuevos de lo que antes no disponíamos. 
 
Otra de las novedades que vamos a encontrar en Excel, está en el apartado datos-nueva consulta 
y desde aquí podremos transformar nuestros datos desde una base de datos, servicios en línea 
u otras fuentes. 
 
 
 
Acceso a la aplicación 
Ahora vamos a ver las principales maneras que tenemos para acceder a Excel. 
La primera de ellas podría ser utilizando el acceso directo de Excel de la barra inferior. 
 
Otra manera que tenemos para acceder a Excel es a través de uno de los archivos a los que 
queramos acceder, por ejemplo, quiero abrir este archivo de Análisis de ventas, en este caso 
haría doble clic con el botón izquierdo del ratón. Y ya lo tendría. 
Otra manera si no tuviéramos un acceso directo o si no supiéramos bien la ruta donde se 
encuentra el archivo que necesitamos abrir sería a través del Escritorio Windows 10. Vemos 
como yo lo tengo aquí puesto previamente configurado. De esta manera me abre una hoja 
nueva. 
 
Otra manera, sí no tuviéramos la opción de tener el acceso directo en el Escritorio o no 
encontráramos el archivo porque no sabemos exactamente en qué carpeta esta y tampoco 
tuviéramos configurado nuestro escritorio Windows 10 para que nos apareciera Excel en esta 
pantalla, sería utilizar el explorador que Windows 10 nos facilita escribiendo simplemente la 
palabra Excel y vemos que es la mejor coincidencia, es la del propio archivo Excel 2016. De esta 
manera también podemos abrir el Excel. 
 
Para quien no lo conozca el acceso directo se puede hacer en el Escritorio de una manera muy 
sencilla, simplemente nos colocaríamos encima de alguno de los archivos Excel que tuviéramos 
en nuestro equipo y con el botón derecho desplegaríamos el cuadro de diálogo y aquí 
simplemente tendríamos que utilizar y pulsar en la opción “crear acceso directo”. De esta 
manera ya tenemos el acceso directo en nuestro Escritorio para acceder a una hoja de cálculo 
nueva, cada vez que queramos. 
 
Interfaz y sus elementos 
A continuación, vamos a hablar de los elementos que conforman una hoja de cálculo de 
Microsoft Excel. 
Excel tiene una extensión xlsx. Es una aplicación de cálculo que nos servirá para realizar 
operaciones sencillas con números o con datos incluso operaciones mucho más complejas. 
Para ello Excel nos facilita el trabajo con una interfaz que la componen, por un lado, columnas, 
que vienen denominadas con letras y con filas que vienen denominadas con números. 
 
 
El punto donde corta una fila con una columna es lo que denominamos celda y a un grupo de 
celdas es lo que denominamos rango. 
Ahora mismo tenemos abierta una hoja de cálculo. Podemos abrir tantas como necesitemos y 
ya veremos a lo largo del curso que podemos vincular los datos que hay en cada una de las hojas. 
 
La ventana principal 
Ahora vamos a aprender en su conjunto qué es lo que aparece dentro de toda la ventana de 
Excel. 
Arriba en la parte superior podemos ver el nombre de nuestra hoja de cálculo, seguida de la 
extensión y siempre mostrando el programa donde estamos. 
 
A la derecha podemos ver los comandos típicos de Windows donde nos aparece: minimizar, 
maximizar y cerrar. Además, ahora con Office 2016 y 365 podemos compartir. 
Al lado izquierdo, nos encontramos los elementos de acceso rápido: retroceder, avanzar, 
guardar. 
Aquí tenemos la opción de abrir un libro nuevo y también el desplegable para poder personalizar 
nuestra barra de herramientas de acceso rápido. Podemos añadir cualquiera de los elementos 
que creamos oportuno. Por ejemplo, ortografía, en este caso nos aparecería ya habilitado el 
botón de ortografía. 
 
 
A continuación, encontramos la cinta de opciones. 
La cinta de opciones recoge todas las funciones que nos ofrece Excel. Además, categorizadas por 
pestañas. Las pestañas de inicio encontraremos las opciones más recurrentes como pueden ser 
la fuente, la alineación, número, estilos, celdas. 
 
En la pestaña de insertar encontraremos todo tipo de elementos como es insertar en nuestra 
hoja de Excel. 
 
En diseño de página podremos diseñar a nuestro gusto nuestra página de Excel. Podemos tanto 
cambiar los temas, por ejemplo, los colores a utilizar, las fuentes, los efectos, como la 
orientación de la página, el tamaño, los márgenes, incluso determinar el área de impresión. 
 
 Como en anteriores versiones, tenemos otras pestañas que veremos más adelantes como son 
las de fórmulas donde encontramos todo tipo de fórmulas para aplicar a nuestros datos. 
 
Tenemos la pestaña de datos con la que podemos realizar multitud de opciones empezando por 
las más básicas como son las de filtrar o como la de realizar análisis de datos y luego pues 
tendremos otras pestañas como son las de revisar, vista etc.… 
Incluso si hubiera algún tipo de pestaña que por defecto Excel no pusiera a nuestra disposición, 
desde la pestaña archivo-opciones, en el área de personalizar cinta de opciones podrás elegir las 
pestañas principales que deseas que se vean en este caso dibujar y desarrollador están ocultas, 
si quisiéramos podríamos activar, por ejemplo, dibujar y aceptar. 
 
 
 
Y veríamos que ahora se nos añade una pestaña nueva que es la de dibujar. 
En este caso simplemente podríamos realizar dibujos en nuestra hoja de cálculo. 
 
 
La ventana principal II 
Continuando con los elementos que conforman la ventana de Excel continuaremos hablando 
del cuadro de nombres. 
El cuadro de nombres está situado al lado izquierdo justo debajo de la cinta de opciones, nos 
está diciendo la ubicación donde estamos colocados en ese momento dentro del área de 
trabajo. 
 
En este caso ahora mismo nos está diciendo que nos encontramos dentro de la celda E4, si por 
el contrario estuviéramos seleccionando un rango de celdas nos estaría diciendo la celda 
superior izquierda del rango seleccionado. 
A su lado tenemos la Barra de Formulas en esta barra podemos escribir datos, pero también 
escribiremos las fórmulas y funciones con las que queramos operar, por ejemplo, ahora mismo 
en la celda D3, escribimos el dato: 4, si nos posicionamos dentro de la celda, veremos dentro de 
la barra de fórmulas lo que contiene esa celda. 
 
Si en cambio esta celda contuviera una fórmula, la barra de fórmulas nos mostraría la formula y 
no el valor absoluto que apareceen la celda. 
A su lado tenemos la opción de insertar función, introducir y cancelar. 
 
Estas dos últimas sirven para una vez introducida la formula decidir si cancelamos y nos 
quedábamos en el estado anterior o si introducimos finalmente los datos de la fórmula elegida. 
Si continuamos encontramos el Área de Trabajo como podemos observar está creado a base de 
columnas y de filas, las columnas están nombradas con letras y las filas están nombradas con 
número. 
 
Podemos movernos a lo largo y ancho de toda la hoja, si por ejemplo utilizáramos el comando 
control + la flecha a la derecha, nos llevaría hasta la última columna, en este caso sería la XFD. 
Si por el contrario utilizáramos el comando control + flecha hacia abajo nos llevaría hacia la 
última fila. Estamos hablando de la fila 1048576. Como veis es una hoja de cálculo bastante 
extensa y suficiente como para poder trabajar en ella, si con las barras de desplazamiento tanto 
vertical como horizontal nos acercamos a la A1 y no hay nada que hayamos escrito entre medias, 
la barra de éstas dos se nos mostrará casi inamovible. En cambio, si vamos escribiendo datos en 
columnas, veremos que al retornar hacia la posición A1 nuestra barra de desplazamiento se 
acorta, esto nos dará la idea de que hacia nuestra derecha hemos escrito datos. 
Si seguimos bajando veremos el área habilitada para las hojas como ya hemos visto en este 
apartado lo que haremos será gestionar hojas dentro de nuestro libro de Excel. 
 
Podemos crear tantas hojas queramos y podremos desplazarnos con ellas a través de los 
comandos que aparecen en pantalla. 
De todos modos, si llegara el punto en el que las hojas fueran superior al espacio que tenemos 
delimitado para ello ya se nos activaría el desplazamiento de las flechas para poder movernos 
entre cada una de las hojas nuevas. 
 
Justo debajo tenemos la Barra de Estado de nuestra aplicación, aquí podemos ver que nos indica 
que el programa está listo. Esto significa que está la hoja operativa para ser utilizada y para 
trabajar en ella. 
 
Un poco más a la derecha tenemos los distintos tipos de vista. Ahora mismo nos encontramos 
en la vista normal, podemos pasar a la de diseño de página y si no también podemos utilizar la 
vista previa de salto de página. 
 
Un poco más a la derecha nos encontraremos con el zoom. Como podemos observar ahora 
mismo que tenemos un zoom de 60% y a través de los comandos más y menos, podremos 
realizar la operación de zoom que más nos convenga para trabajar en nuestra hoja de Excel. 
 
Salir de Excel 
Ahora vamos a ver las distintas formas que tenemos para salir de Excel. La más rápida y sencilla 
sería pulsando en la opción de cerrar del aspa que nos muestra Excel en el lado superior derecho. 
 
Otra de las maneras que tendremos para cerrar Excel será utilizando la combinación de 
comandos ALT+F4 o en el menú archivo seleccionando la opción Cerrar 
 
 
Ayuda de Excel 
La ayuda en Excel puede ser útil cuando tengamos dudas o nos encontremos el comando o 
función que necesitemos a la hora de ejecutar nuestras hojas de cálculo. 
Si no sabemos cómo encontrarla lo más sencillo sería posicionarnos en el texto. ¿Qué desea 
hacer? Justo a la derecha de la última pestaña vista y escribir “ayuda”, aunque si nos fijamos si 
ya los has utilizado anteriormente nos aparecerá directamente justo al ponernos, posicionarnos 
en el comando ¿Qué desea hacer? 
 
Pulsamos sobre ayuda y se nos despliega una serie de opciones en el lado derecho de nuestra 
pantalla. 
 
Principalmente nos va a enseñar temas de ayuda a destacados suelen ser dudas comunes a 
todos los usuarios, por ejemplo, cómo convertir texto en números, cómo utilizar una función de 
texto, la función consulta V, la función sumar SI. O directamente probar con todas las funciones, 
si necesitas más ayuda siempre puedes preguntar a un experto de Excel Tech Community 
obtener soporte técnico en la comunidad de respuestas o sugerir una característica nueva o 
mejora en el UserVoice de Excel. 
Por el contrario, si queremos encontrar una ayuda mucho más visual entonces exploraremos las 
opciones que nos brinda Excel del explorador de nuevos cursos de Excel. 
 
Si pulsamos sobre ellos, se nos abren muchos vídeos, lecciones que realmente podemos 
visionar: una introducción rápida a Excel, cómo diseñar libros, etc. 
 
Esta sección dispone de cuatro lecciones. Habla, gráficos, análisis, tablas dinámicas. 
Colaboración y compatibilidad con MAC. En cualquier caso, siempre puedes utilizar la ayuda 
incluso hasta para versiones anteriores como la versión de Excel 2013 a la de 2010 o para los 
que utilicen Macintosh, aprendizaje de Excel para MAC 2011. 
 
Visión 360º a Office 365 
Sí utilizamos la versión 365 veremos cómo se observa en la pantalla que Excel guarda 
exactamente las mismas propiedades. Tiene una cabecera donde viene el nombre del libro en 
el que estamos trabajando. A la derecha la opción compartir. Justo debajo las pestañas que 
tenemos habilitadas. La barra de fórmulas y el área de trabajo. 
Justo debajo del área de trabajo, tenemos las hojas, podemos ir añadiendo más igual que en 
Excel 2013, lo único que estamos trabajando en la web.