E16_UD07

Vista previa del material en texto

UNIDAD - IMPRIMIR 
 
Vista preliminar 
En esta unidad vamos a trabajar todas las opciones que Excel nos ofrece de cara a la IMPRESIÓN. 
Empecemos por la vista previa. Para acceder a la vista previa lo podemos hacer de distintas 
maneras. 
La primera de ella sería accediendo a la pestaña archivo, imprimir. Automáticamente veremos 
en el lado derecho una vista previa del documento que vamos a imprimir. 
 
En la parte inferior, veremos el número de páginas que compone nuestro archivo y con las 
flechas podremos desplazarnos por el documento y hacer una vista previa de todas las páginas 
que lo componen. 
Otra opción, sería a través de la barra de acceso rápido, si nunca hemos utilizado esta opción, 
tendremos que actualizar nuestra barra de acceso rápido, pulsamos en el desplegable y 
activamos “vista previa de impresión e imprimir” y automáticamente nos aparece un nuevo 
icono. 
 
 
 
Únicamente con pulsar sobre él, accederemos igualmente a la hora de impresión. 
Otra opción, aunque menos conocida la de utilizar el atajo de CTRL+F2, igualmente nos llevaría 
al área de impresión. 
Veremos igualmente, la vista previa de cómo quedará nuestro documento una vez impreso y 
veremos todas las opciones que nos permite la opción de imprimir como las propiedades de la 
impresora o la configuración, podremos imprimir hojas activas, imprimir a una cara, doble cara. 
 
Otra de las utilidades que tiene esta vista previa, es que justo abajo podemos mostrar los 
márgenes, vemos los márgenes tal y como están configurados en nuestro documento, pero sí 
queremos, únicamente posicionándonos encima de ellos, cuando aparezca la doble flecha negra 
podemos, modificarlos a nuestro antojo. 
 
Para volver a la vista normal, únicamente tendríamos que pulsar sobre cualquiera de las otras 
opciones y retroceder o directamente pulsando atrás. 
Veamos como nuestra área de trabajo se marca un área punteada en el momento que detecta 
que queremos imprimir marcándonos cuál es el área de impresión de cada hoja del documento. 
 
 
Opciones de área de impresión 
A veces necesitamos únicamente incluir las celdas o rangos de celdas que nos interesan para 
imprimir, no todo el documento. 
Para ello Excel nos facilita la función de AREA DE IMPRESIÓN. 
Veamos cómo trabajar sobre ella. 
Para ello deberemos dirigirnos a la pestaña “Diseño de la página”. Una vez que estemos en la 
pestaña en configuración de página marcaremos el área de impresión y aquí veremos las 
opciones. 
Pero previamente elegiremos el rango de celdas que queremos imprimir. A nosotros en un 
primer momento sólo nos interesa imprimir las ventas de los tres primeros meses del año de 
nuestros comerciales. 
 
Una vez seleccionado el rango volvemos a la pestaña, “diseño de página-área de impresión y 
seleccionamos “establecer área de impresión” una vez establecida, sí nos fijamos se ha marcado 
el área con un contorno de línea fija. 
 
Para poder ver cómo quedaría nuestro documento, accederíamos a la vista previa de impresión 
y vemos que únicamente en nuestros documentos se va a imprimir lo que hemos señalado al 
establecer el área de impresión. Y únicamente se compone de una hoja. 
 
Sí nos diéramos cuenta que se nos ha olvidado añadir alguno de los datos incluidos en nuestro 
documento, podemos volver. Seleccionar el rango que se nos ha olvidado y de nuevo en la 
pestaña de “diseño de página”-configuración de página – Área de impresión. 
 
Pulsamos y añadiremos pulsando en “agregar en área de impresión”. De esta manera vemos 
como el área remarcada ha aumentado en el rango que hemos añadido. 
Sí volvemos a la vista previa, podremos ver que ahora mismo nuestra área de impresión ha 
cambiado y nos ha añadido el contenido que nos faltaba. 
Sí quisiéramos borrar un área de impresión que previamente hemos establecido, nosotros, no 
tendremos que seleccionar ningún rango directamente accediendo de nuevo a Diseño de 
página-configuración de página-área de impresión, pulsaremos sobre “borrar área de 
impresión”. 
 
De esta manera volvemos a tener nuestra página como Excel nos la tenía previamente, con 
nuestras dos páginas y el contenido que ocupa cada una de ellas. 
Sí nosotros viendo que tenemos el contenido separado por un par de columnas, entre una 
página y otra podremos optimizar impresión, de qué manera, pues la manera más sencilla seria 
en “diseño de página” utilizar la opción “orientación”. 
 
Sí marcamos en horizontal vemos como el área punteada ha cambiado marcándonos una hoja 
en posición horizontal. 
 
Otra opción, si tuviéramos mucho más texto, sería seleccionar todo el contenido que queremos 
imprimir, pulsamos de nuevo en “área de impresión”, establecer área de impresión, 
 
si quisiéremos podríamos ir a la vista previa y veríamos que nuestro documento se mantiene en 
dos páginas, pero para optimizarlo lo queremos en una. 
Nos iremos a la opción ESCALADO y diremos la opción “ajustar hoja en una página”, sí vemos se 
ha comprimido nuestro contenido para que entre en una única página, optimizando así nuestros 
informes. 
 
 
 
Configurar página 
Para configurar nuestro documento para la impresión lo podremos hacer de distintas maneras. 
Una de ellas sería accediendo a la cinta de opciones-diseño de página y en la parte inferior 
derecha, pulsar sobre la flecha hasta que nos aparezca el cuadro de diálogo “configuración de 
página”. 
 
Otra opción sino podría ser directamente pulsando sobre vista previa. 
 
En vista previa iríamos a configuración y en la parte inferior pulsaríamos en configurar página, 
igualmente se nos abre el mismo cuadro de diálogo con cuatro pestañas. 
Veamos qué contiene cada una de ellas, la primera de página nos permite cambiar la 
orientación, vertical-horizontal. 
 
También nos permite ajustar en tanto por ciento. 
Pero también podemos ajustar en porcentaje. En cualquier caso, a nosotros ahora mismo nos 
interesa mantener la relación de una página de ancho por una de alto. 
Podemos elegir también el tamaño del papel, la calidad de impresión y primer número de 
páginas. 
La siguiente pestaña de márgenes nos permite modificar los márgenes, superior, inferior, 
izquierdo, derecho. Incluso si disponemos de encabezado y pie de página también podremos 
configurarlos. 
 
Igualmente podremos centrar en la página de nuestro contenido horizontal o verticalmente o 
de las dos maneras. 
La tercera pestaña es la del ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA, aquí podremos personalizar el 
encabezado. Podremos escribir en la sección izquierda, en la central o en la derecha. Podemos 
añadir una serie de elementos como es el nombre de la hoja, el nombre del archivo, insertar 
alguna imagen, etc. 
 
Lo mismo ocurrirá con el PIE DE PAGINA y la última pestaña la de hoja, podremos seleccionar el 
área de impresión, aquí vemos el área de impresión previamente seleccionando. 
Pero desde aquí Excel nos permite modificarlo. También podremos repetir filas en el extremo 
superior y en las columnas a la izquierda y a la hora de imprimir no da otras opciones como las 
“líneas de división”. Las líneas de división son las líneas que vemos en nuestra área de trabajo 
que separan las celdas y que no se imprimen cuando nosotros imprimimos un documento, salvo 
que nosotros pulsemos sobre esta opción. 
También podremos imprimir en blanco y negro de esta manera se desactivarán todos los colores 
que nosotros hayamos configurado con el formato de nuestro documento. 
Imprimir en calidad de borrador, optimizaremos la impresión de nuestra impresora siempre y 
cuando no estemos buscando una alta resolución en un documento, ya sea, porque lo vamos a 
utilizar como “borrador” o no va a formar parte de un informe oficial. 
Y, por último, tenemos la opción de encabezado de filas y columnas esto incluirá nuestro 
documento los encabezados de columnas. Con su numeración A, B, C, D, E, etc. y el encabezado 
de fila con su numeración 1, 2, 3, 4 ,5etc. 
 
 
 
 
Encabezado y pie de página 
Ahora nos centraremos en las opciones que Excel, nos brinda de cara a editar tanto al 
Encabezado como el Pie de página. 
Veamos cómo. 
Tenemos distintas maneras de acceder una de ellas como hemos dicho antes, es pulsando en la 
parte inferior derecha de configurar página, dentro de la pestaña “Diseño de página”, pulsamos 
y se nos abre nuestro cuadro de diálogo, donde accederemos como ya hemos visto a 
Encabezado y Pie de página. 
 
Veamos cómo personalizar el Encabezado 
Pulsamos en Personalizar encabezado y vemos las distintas opciones que nos ofrece Excel. 
 
Vamos a escribir en nuestra sección izquierda “Informe de Ventas”, en la sección central nuestra 
empresa Gráficas SL y en la sección derecha, escribiremos nuestras siglas SGL. 
 
Excel nos permite varias opciones, podemos editar, por ejemplo, nuestras fuentes. 
Seleccionamos la sección izquierda y pulsamos sobre fuente y vemos las fuentes que podemos 
cambiar, el tamaño, el color, y aceptamos. Y vemos como lo cambia. 
 
Podemos insertar sí quisiéramos, en la sección central, el número de páginas que será el número 
de la paginación. En la sección derecha, vamos a insertar, por ejemplo, la fecha y aceptamos. 
Hacemos un clic en el botón izquierdo para ver la vista preliminar y vemos cómo cambia nuestro 
Informe 
 
por un lado, tenemos los cambios de fuente de Informe de Ventas, nos aparece el número de 
página central, en la parte superior derecha, la fecha. 
 
Podríamos seguir con los cambios, si quisiéramos acceder de nuevo a nuestra hoja desde esta 
página iríamos al final, “Configurar página” y se nos vuelve abrir el cuadro de diálogo. 
Accedemos a encabezado y pie de página. Vamos a personalizar nuestro encabezado y vamos a 
quitar de la parte central las páginas porque hemos visto que preferimos mantenerlas en la parte 
inferior de cada uno de nuestros documentos. 
 
Por ello, tendremos que personalizar al pie de página, pulsamos sobre pie de página y en la 
sección central elegimos insertar número de página y de esta manera ya podemos terminar de 
configurar nuestro Informe tal y como nosotros queremos. 
 
Hay otras opciones como añadir la hora, pero en un Informe de ventas trimestrales la hora no 
es que sea relativamente necesaria. 
 
Podemos insertar la ruta de un archivo siempre que compartamos servidor con otros 
compañeros, por ejemplo, con otros comerciales. 
También podremos insertar el nombre del archivo propio de esta hoja de cálculo. Insertar sí no 
el nombre de la hoja, incluso añadir “insertar” alguna imagen. 
Para nuestro caso únicamente con indicar el número de páginas en la sección central sería 
suficiente. Aceptamos, volvemos a aceptar y vemos como ahora nuestro documento tiene 
nombre la parte superior derecha y la numeración de página en la parte inferior central. 
 
 
Cuadro de diálogo Imprimir 
Ahora nos centraremos sobre las opciones del cuadro de diálogo de imprimir, para acceder al 
área de impresión, podemos hacerlo de distintas maneras. 
Una de ellas sería volviendo a la pestaña archivo tenemos la opción de propiedades de 
impresoras que nos abrirá las propiedades de impresora que tengamos seleccionada. 
 
En este caso tenemos dos pestañas, las de “papel y calidad”, por defecto. 
 
Esta impresora HP nos coge un original de papel automáticamente seleccionado, aunque 
podemos pedirte que vayan a la bandeja principal. 
Además, sobre el medio nos da las siguientes opciones: papel normal, calidad normal-papel 
norma con calidad de borrador-papel normal con calidad óptima-papel especializado con calidad 
óptima y papel fotográfico con calidad óptima. 
 
Según el tipo de papel que escojamos tendremos que cargar nuestra impresora con el papel 
seleccionado. Si nosotros eligiéramos un papel fotográfico con calidad óptima, tendríamos que 
añadir a nuestra impresora, el papel seleccionado. 
Y por último nos da la opción de color, blanco y negro, suele ser una escala de grises o color. 
Cuando seleccionamos blanco y negro, nos encontraremos otras opciones, la cual vemos que 
para papel fotográfico y calidad óptima aparece un icono de advertencia y esto suele ser porque 
esta impresora para imprimir en blanco y negro no admite este tipo de papel en la calidad 
seleccionada y la otra pestaña es la de “presentación”, podremos elegir igualmente la 
orientación del documento y el número de páginas que queremos imprimir por hoja. 
Así mismo en esta pestaña encontramos “opciones avanzadas”, 
 
 
estas opciones ya tienen que ver con las configuraciones avanzadas que nos ofrece nuestra 
impresora, tamaño de papel, encontramos diversidad de tamaños y a nivel gráfico calidad de 
impresión o las opciones de documento en este caso imprimir en escala de grises, sólo tinta 
negra. 
 
Revisar ortografía 
Antes de imprimir un documento es recomendable revisar la ORTOGRAFIA, sobre todo en 
Informes que contengan demasiada literatura. 
Para ello, Excel nos ofrecer la opción de revisar la ortografía. Para ello nos dirigiremos a la 
pestaña revisar sección – revisión – ortografía. 
 
En el momento que pulsamos, Excel nos abre un cuadro de diálogo preguntando ¿Sí deseamos 
continuar revisando desde el comienzo de la hoja? 
 
Decimos que si y el primer error ortográfico que encuentra nos sugiere una serie de sugerencias. 
 
Sobre estas sugerencias vemos que la correcta es la primera que nos ofrece, entonces podríamos 
pulsar directamente “en cambiar” automáticamente nos aparece el siguiente error ortográfico, 
que detecta Excel. 
 
En este caso creemos que caracteres puede estar mal escrito en más de un lugar, como vemos 
en el documento, la sugerencia de caracteres que nos ofrece Excel es la correcta, pero si 
quisiéramos cambiar todas a la vez, en vez de una por una, pulsaríamos en “cambiar todas”. 
Sí pulsamos Excel nos avisa que la “revisión ortográfica ha sido completada” y que ya tenemos 
el documento listo, aceptamos y vemos como “caracteres” ha cambiado en toda la parte del 
documento.