39 - A8-1 CUARTO PUNTO MANUAL DE PERFILES Y COMPETENCIAS GRUPO 11

Administración Financiera

•

SIN SIGLA

Jarnedo

2/11/2023

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Administración Financiera

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MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS DE ASOANEI

Desde 1995 produciendo el mejor café FTO en Colombia.

A8-1RPT:

MANUAL DE FUNCIONES
ASOANEI
VERSIÓN: 01
PÁG.: 2 DE 57

VERSIÓN
No.
CAMBIO REALIZADO VIGENCIA
DESDE
01 Primera emisión del documento 05/12/2021

PRESENTACIÓN

Este documento es un instrumento orientador al personal nuevo vinculado
e informa a los trabajadores antiguos sobre sus labores, dado que describe
los cargos contemplados en el organigrama, delimitando sus funciones
correspondientes y definiendo perfiles por competencias.

El departamento de Talento Humano de la Asociación de Productores
Agroecológicos Indígenas y Campesinos de la Sierra Nevada de santa
Marta y la Serranía del Perijá ANEI –ASOANEI-, respondiendo a la
necesidad de estructurar y consolidar el desarrollo organizacional,
presenta el Manual de Funciones, el cual está encaminado al mejoramiento
de la eficiencia de las gestiones administrativas y productivas que se
desarrollan; además es una herramienta de consulta que permite establecer
claridad en las funciones desempeñadas por cada uno de los funcionarios
vinculados a la asociación.

Es importante anotar, que la información contenida en este manual ha sido
producida en función de las necesidades de todo el personal y consecuente
con la estructura organizacional y puestos de trabajo. Su correspondencia
con la realidad, permanencia y actualización, debe ser tarea del área de
Talento Humano; en tal virtud, los trabajadores de la Asociación son los
responsables de mantenerlo vigente y actualizado y a su vez informar los
cambios e inconsistencias que se presenten en la ejecución de las
actividades.

INTRODUCCIÓN

El presente Manual permite conocer la estructura organizacional de la
asociación, profundizando en sus Funciones Principales y
Responsabilidades acorde a las necesidades identificadas por la
organización.

La organización documentada de la asociación permite constituir un
sistema coherente y acorde con los propósitos de una organización
moderna, así como describir las funciones y responsabilidades de cada uno
de los puestos de trabajo de acuerdo a las competencias del personal.

Así también hace referencia a la matriz de competencias de acuerdo a las
necesidades de la asociación, para beneficio individual y de grupo en el
desarrollo de las actividades en la Asociación de productores
agroecológicos indígenas y campesinos de la sierra nevada de santa marta
y la serranía del Perijá Anei, “ASOANEI”.

OBJETIVO GENERAL

Contribuir al desarrollo de la Misión y la Visión de la Asociación, a partir
de un enfoque sistémico, desde el cual se pretende que con la definición
de los perfiles por competencias ASOANEI logre la eficiencia de su
gestión.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Brindar la ayuda necesaria en el proceso de reclutamiento y
selección del personal capacitado para desempeñar determinado
cargo, teniendo en cuenta los requisitos mínimos necesarios en
conocimiento, experiencia, habilidades y destrezas.

 Proporcionar al personal administrativo y de producción una guía
para el desarrollo de las actividades de determinado cargo,
necesarias para cumplir con sus responsabilidades, enfocado en la
mejora continua y a su vez el aumento de los niveles de desempeño.

 Servir de guía para el conocimiento de los diferentes niveles de
autoridad, y con ello la ubicación de cada cargo dentro de la
organización, optimizando los procesos y determinando las líneas de
mando.

APROBACIÓN, DIVULGACIÓN, IMPLEMENTACIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y ALCANCE
Aprobación
De acuerdo con las políticas internas de la Asociación es competencia de
la Dirección Ejecutiva aprobar el Manual de Funciones que rige las
actividades de la Empresa.

Divulgación
La divulgación está a cargo del Coordinador de Talento Humano
conjuntamente con los Coordinadores de cada Área.

Implementación
El órgano encargado de la implementación es el Departamento de Talento
Humano.

Actualización
El manual de Funciones como instrumento de gestión será actualizado y
mejorado continuamente por el o la Coordinadora de Talento Humano en
coordinación con el coordinador del área que necesite el ajuste, cambio o
anexo de determinado cargo; cambios que deberán registrarse y aprobarse
obligatoriamente por la Dirección Ejecutiva.

Alcance
Este documento abarca todos los cargos y funciones de la asociación hasta
la actualidad de su elaboración.

MAPA DE PROCESOS

Fuente: (Asoanei, 2019)

MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

N°
REGISTRO
CARGO CÓDIGO
R-01 Directora Ejecutiva MTH-D01
R- 02 Director del Administrativo, y Financiero MTH-D02
R- 03 Director Comercial y Operativo MTH-D03
R- 04 Supervisor de Producción MTH-SP01
R- 05 Coordinador Sistema Interno de Control MTH-SIC01
R- 06 Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y
Financiero
MTH-A01
R- 07 Coordinador del Departamento de Operaciones MTH-O01
R- 08 Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental MTH-TA01
R- 09 Coordinador del Área de Desarrollo Social MTH-DS01
R- 10 Coordinador del Centro de Operaciones (punto). MTH-O02
R- 11 Ingeniero Agrónomo MTH-TA02
R- 12 Ingeniera Ambiental MTH-TA03
R- 13 Analista de Control Interno MTH-SIC02
R- 14 Analista Físico (Agente de Compra) MTH-O03
R- 15 Analista Sensorial (Catador) MTH-O04
R- 16 Tesorera MTH-A02
R- 17 Auxiliar Administrativo, Contable y Financiero MTH-A03
R- 18 Auxiliar Contable MTH-A04
R- 19 Auxiliar de Gestión Comercial MTH-C01
R- 20 Auxiliar de Mercadeo MTH-C02
R- 21 Auxiliar de Operaciones MTH-O05
R- 22 Auxiliar de Secadora MTH-O06
R- 23 Jefe de Bodega MTH-O07
R- 24 Cotero MTH-O08

Elaborado por:

Azzucena Salas García
Talento Humano
Revisado por:

Juan Sebastián Páez Izquierdo
Director Administrativo y
Financiero.
Aprobado por:

Aurora María Izquierdo Torres
Directora Ejecutiva

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-D01
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Directivo
Denominación del
Cargo:
Directora Ejecutiva
No. De Cargos: 1
Dependencia: Director Administrativo y Financiero, Director Comercial y
Operativo
Cargo del Jefe
Inmediato:
Junta Directiva
Área Funcional: Gerencia

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar el adecuado funcionamiento de la asociación asegurando la optimización de
sus recursos, manteniendo y mejorando la productividad, la eficiencia y la eficacia de sus
procesos con el propósito de lograr el desarrollo integral y la consecución de los fines
institucionales de la misma.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Aprobar, modificar o reformar los Estatutos y el reglamento interno de la Asociación.
2. Adoptar los estatutos de la Asociación y sus Reformas.
3. Estudiar y considerar el informe anual del Consejo Directivo, Junta de Vigilancia y
Director Ejecutivo sobre la marcha de la Asociación e informe contable y financiero.
4. Examinar y aprobar las Cuentas y balances de cada ejercicio que presente los
Directores.
5. Ejecutar las políticas, planes, programas y proyectos generales de la Asociación.
6. Constituir apoderados judiciales para la defensa de los intereses de la Asociación.
7. Presentar a la Asamblea de Delegados los planes y propuestas que pueda ejecutar la
Asociación en cumplimiento de sus objetivos institucionales.
8. Dirigir las finanzas de acuerdo a los presupuestos adoptados para cada ejercicio de
ejecución por la Asamblea de Delegados.9. Rendir informe semestral a la Asamblea de Delegados.
10. Celebrar toda clase de contratos o actos legales a que hubiere necesidad para el
cumplimiento de los fines institucionales de la Asociación, previamente autorizados
por el Consejo Directivo.
11. Establecer requerimientos de personal con su respectiva asignación salarial para la
ejecución de planes, programas y proyectos.
PÁG.: 9 DE 57

12. Informar oportunamente a la Asamblea de Delegados sobre cualquier irregularidad que
considere no está en sus manos subsanar.
13. Cumplir y hacer cumplir los Estatutos y las decisiones de la Asamblea General y el
Consejo Directivo.

IV. RESPONSABILIDADES
 Aprobar los planes de acción o planes de trabajo anuales propuestos por el director
ejecutivo.
 Representar a la Asociación con facultades para transigir, desistir, delegar,
sustituir.
 Ratificar o desaprobar la inclusión de nuevos miembros.

V. MARCO DE RELACIÓN
Internas: Comité de Vigilancia, consejo directivo, asamblea de delegados, directivos.
Externas: Entes Gubernamentales como son (Ministerio de comercio, Gobernación del
Cesar, Prosperidad Social, comité de Vigilancia,)

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimientos relacionados a comunidades indígenas, conocimientos amplios sobre leyes
y reglamentos inherentes a asociaciones, conocimientos en temas de propuestas financieras
que involucren el futuro de la asociación, conocimiento administrativo, agrónomo y
comercial.

VII. COMPETENCIAS
Liderazgo Trabajo en equipo, toma de decisiones, gestión del cambio, mentalidad
visionaria.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional en ingeniería agrónoma y administración de
empresas.
Experiencia: 5 años
Actitudes: Honesto, responsable, transparente, certero, consistente, empático
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-D02
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Directivo
Denominación del
Cargo:
Director Administrativo y Financiero
No. De Cargos: 1
Dependencia: Departamento Administrativo, Contable y Financiero
Departamento Técnico-Ambiental, Área de Desarrollo
Cargo del Jefe
Inmediato:
Directora Ejecutiva
Área Funcional: Gerencia

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Gestionar y supervisar los recursos económicos y financieros de la compañía para poder
trabajar con las mejores condiciones de coste, liquidez, rentabilidad y seguridad.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Diseñar, instaurar y controlar las estrategias financieras de la empresa.
2. Coordinar las tareas de contabilidad, tesorería, auditora interna y análisis financiero.
3. Realizar y mantener negociaciones con las entidades financieras y otros proveedores.
4. Optimizar los recursos económicos y financieros necesarios para conseguir los
objetivos planteados.
5. Analizar, definir y dirigir las inversiones de la empresa.

IV. RESPONSABILIDADES
 Administrar los recursos físicos y económicos del talento humano de la
organización.

V. MARCO DE RELACIÓN
Departamento Administrativo, Contable y Financiero, Departamento Técnico-Ambiental,
Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área Comercial.

PÁG.: 11 DE 57

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimiento en Administración de Empresas, Estudios de especialización en Dirección
Financiera, conocimientos de contabilidad, matemáticas financieras, legislación
mercantil y fiscal, análisis de inversiones y mercados de capitales.

VII. COMPETENCIAS
Formación administrativa, perspectiva estratégica, manejo de análisis de información,
contabilidad, talento humano, liderazgo, trabajo en equipo, habilidades comunicativas.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 5 años
Actitudes: Honesto, responsable, transparente, certero, consistente, empático
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-A01
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y
Financiero
No. De Cargos: 1
Dependencia: Auxiliar Contable, Tesorera
Cargo del Jefe
Inmediato:
Director Administrativo y Financiero
Área Funcional: Departamento Administrativo, Contable y Financiero

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Suministrar información como herramienta útil y práctica para la toma de decisiones de
la gerencia

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Suministrar un plan de desarrollo
2. Presentar informe de ejecución del plan de desarrollo
3. Organizar el informe auditado por un ente externo sobre ejecución del plan de
desarrollo.
4. Manejo del impuesto de renta
5. Practicar las retenciones de impuesto de venta (mensual y anual)
6. Preparar los estados financieros (trimestrales, semestrales, anuales)
7. Verificar que el informe del auxiliar contable y el informe de la tesorera hayan sido
efectuados de manera correcta.
8. Facturar cuando esté completa la liquidación en el drive.
9. Cobrar semanalmente.
10. Gestionar pagos luego de la verificación de los aprobados se programaran los pagos
diariamente.
11. Analizar y comparar la información diariamente en cuanto a la información reportada
para preparar informes.
12. Comparar planillas vs software vs extracto semanalmente.
13. Revisar preparar e informar los indicadores, adicionalmente se programaran los
informes fiscales y otros.

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IV. RESPONSABILIDADES
 Mantener la Certificación Fairtrade
 Cumplir con la norma fiscal y obligaciones
 Preparación de estados financieros

V. MARCO DE RELACIÓN
Departamento Administrativo, Contable y Financiero, Departamento Técnico-Ambiental,
Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área Comercial.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Procesos administrativos, administración de recursos, conocimientos de contabilidad, de
Tributaria, Finanzas Públicas o Privadas y Revisoría Fiscal.

VII. COMPETENCIAS
Manejo de Excel, manejo del café, régimen tributario especial, manejo de asociaciones,
contabilidad, manejo de software, manejo de tasas, monedas, conversiones, proyecciones
y presupuestos.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 1 año
Actitudes: Honesto, transparente, responsable
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-A04
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Técnico
Denominación del
Cargo:
Auxiliar Contable
No. De Cargos: 1
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y
Financiero.
Área Funcional: Departamento Administrativo, Contable y Financiero

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Mantener el orden y relación de los movimientos diarios de la asociación.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
 Revisar y auditar la planilla de Excel.
 Registrar los movimientos en el software (compras, pagos, ventas, ingresos, entre
otros).
 Llevar el control de presupuestos.
 Liquidar la seguridad social
 Registrar las conciliaciones bancarias y movimientos de tarjetas.

IV. RESPONSABILIDADES
 Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.
 Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las
cuentas respectivas.
 Archiva documentos contables para uso y control interno.

V. MARCO DE RELACIÓN
Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y Financiero, Tesorera,
Departamento Técnico-Ambiental, Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área
Comercial.

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VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Manejo de los programas de Office (Word, Excel), Conocimientos actualizados
contabilidad y tributaria, Manejo deherramientas de oficina, Conocimiento como
mínimo de un programa contable

VII. COMPETENCIAS
Competencias comunicacionales, interpersonales intrapersonales y de gestión, manejo de
Excel, manejo de software, aplicación de bases contables (IVA, retención), orientación al
servicio, trabajo en equipo.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Tecnólogo
Experiencia: 1 año
Actitudes: Honesta, transparente, responsable
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-A02
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Técnico
Denominación del
Cargo:
Tesorera
No. De Cargos: 1
Dependencia: Ninguna
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del Departamento Administrativo, Contable y
Financiero
Área Funcional: Departamento Administrativo, Contable y Financiero

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Dirigir y coordinar el proceso de recaudo de ingresos de la entidad, así como el pago por
los diferentes conceptos, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en tal
materia. Además, coordinar la ejecución, entrega y recibo de los dineros
correspondientes a los depósitos de los productores de la asociación, coordinar con la
gerencia la inversión de los excedentes de liquidez buscando la mayor rentabilidad para
la asociación, acorde con las leyes, normas vigentes, normas de seguridad y garantizando
su disponibilidad oportuna para la ejecución de las operaciones.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar y supervisar y promover en el grupo de Área de Tesorería el servicio integral
excelente y oportuno al cliente o usuario con alto nivel de eficiencia, eficacia,
efectividad, regidos por los valores de calidad, compromiso y transparencia.
2. Coordinar y supervisar la ejecución del Plan Estratégico en el Área de Tesorería
sincronizados con las metas institucionales mensuales y anuales, las políticas y el
excelente servicio integral al cliente y ejecutar el plan de Acción.
3. Divulgar los objetivos estratégicos y operacionales de las metas mensuales y anuales
institucionales en el Área de Tesorería comprometiendo a todos los colaboradores,
seleccionando y diseñando indicadores de gestión que permitan hacer seguimiento,
controlar y evaluar la gestión, focalizados con la Visión y Misión del Instituto, en
concurrencia con todas las dependencias del Instituto.
4. Coordinar y supervisar las estadísticas, crear actualizar la base de datos de la
dependencia.
PÁG.: 17 DE 57

5. Concurrir en el desempeño de sus funciones con todas las dependencias afines,
integrando equipos interdisciplinarios que garanticen una gestión con calidad,
cumplimiento oportuno de los objetivos y metas institucionales.
6. Participar activamente en los programas de inducción, reinducción, entrenamiento,
capacitación y mejoramiento de la cultura organizacional, establecidos por el instituto.
7. Elaborar, presentar y sustentar los informes de gestión oportunos al superior inmediato
y ejercer el control Interno del Área de Tesorería.

IV. RESPONSABILIDADES
 reporte de bancos
 consolidación del movimiento general de contabilidad
 consolidar las planillas de Excel
 verificar contra extracto
 preparar informes de bancos, comprar, flo y otros

V. MARCO DE RELACIÓN
Departamento Administrativo, Contable y Financiero, Departamento Técnico-Ambiental,
Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área Comercial

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimiento en contabilidad, economía y en el café.

VII. COMPETENCIAS
Manejo de Excel, manejo de plataformas bancarias, manejo de números y arqueo de caja,
conocimiento del café y de contabilidad, aprendizaje continuo.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Tecnólogo
Experiencia: 1 año
Actitudes: Transparencia. Compromiso con la organización,
responsabilidad, honestidad.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO:
MTH-TA01
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental

No. De Cargos: 1
Dependencia: Agrónomo, Ingeniera Ambiental, Asistentes Técnicos
Cargo del Jefe
Inmediato:
Director Administrativo y Financiero
Área Funcional: Departamento Técnico-Ambiental

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Controlar y direccionar las actividades correspondientes al área técnica de la asociación,
y encargada de dar cumplimiento a las actividades programadas anualmente por el área
técnica.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Liderar las actividades relacionadas en la productividad de las unidades productivas
de los asociados.
2. Desarrollar los planes de capacitación de los productores asociados.
3. Liderar las áreas de apoyo alineándolas a los objetivos.
4. Desarrollar los planes fitosanitario.
5. Asegurar que las actividades desarrolladas en el tema agronómico estén de acuerdo a
las políticas de la empresa.
6. Colaborar en la ejecución de las acciones correctivas y preventivas de los hallazgos
de auditoría por la certificación Orgánica y FLO-CERT.
7. Preparar a los caficultores socios brindándoles la información para el proceso de la
Certificación Orgánica y FLO-CERT.
8. Apoyo en los procesos de acopio de café en los diferentes municipios.
9. Apoyo en la entrega y control del café en los procesos de la trilladora.

IV. RESPONSABILIDADES
 Mejoramiento de la productividad de las fincas
 Mejoramiento de la calidad física y sensorial de las unidades productivas
 Obtención y mantenimiento de los certificados obtenidos de la asociación
PÁG.: 19 DE 57

V. MARCO DE RELACIÓN
Directivos, Agrónomo, Ingeniera Ambiental, Departamento Administrativo Contable y
Financiero, Área Comercial, Sistema Interno de Control.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
De normas internacionales y nacionales de procesos ambientales, legislación ambiental,
procedimientos ambientales, estudios y diagnósticos ambientales, trámites institucionales
relacionados con el área ambiental. Además debe poseer conocimiento de computación en
procesadores de texto, hojas electrónicas, redacción de Informes Técnicos;
Cursos/Seminarios y/o Talleres relacionados a la Elaboración y/o Manejo de Proyectos y
otros relacionados al área

VII. COMPETENCIAS
Gerenciamiento de Proyectos y Obras Control presupuestaria y de gestión manejo y
conocimientos de contratos de servicios y/o productos, trabajo en equipo, habilidad
comunicativa, capacidad de relacionarse, manejo del paquete de Microsoft Office,
proactivo Capacidad de adaptación a diferentes procedimientos y metodologías de trabajo.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 2 años
Actitudes: Responsable, honesto, trabajador, transparente.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO:
MTH-TA02
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Ingeniero Agrónomo
No. De Cargos: 1
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental
Área Funcional: Departamento Técnico-Ambiental

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Coordinar programas agrícolas, investigando, controlando y desarrollando actividades
del área, a fin de propiciar nuevas tecnologías y garantizar el aprovechamiento de los
bienes y recursos derivados de la producción agrícola.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Diseñar los planes de capacitación, acorde a las necesidades de las unidades
productivas.
2. Caracterizar los suelos de las veredas de las unidades productivas.
3. Hacer acompañamiento técnico a los promotores.
4. Capacitar a los asociados sobre MIP – manejo integrado de plagas, incluyendo el
monitoreo de plagas y enfermedades, formasalternativas para el control de plagas y
enfermedades, medidas preventivas y medidas para evitar que las plagas y
enfermedades se hagan resistentes.
5. Capacitar a los Asociados en el NO uso de la Lista Roja de Materiales Prohibidos
(LMP).
6. Implementar un plan de registros para sustituir estos materiales definitivamente de las
fincas de los asociados.
7. Capacitar a los Asociados en las medidas no químicas para el control de malezas.
8. Capacitar a los Asociados sobre el riesgo que implica el manejo de estos materiales
(Agroquímicos) y sobre cómo manejarlos de manera adecuada.
9. Implementar medidas para garantizar que todas las personas incluyendo asociados y
trabajadores utilicen un equipo de proyección personal (EPP).
10. Capacitar a los Asociados para identificar las tierras en riesgo de erosión o ya
erosionadas y sobre prácticas que reducen y previenen la erosión del suelo.
PÁG.: 21 DE 57

11. Capacitar a los Asociados sobre los procedimientos para la prevención de la
contaminación de las fuentes de agua, su uso eficiente y la correcta disposición de las
basuras generadas en las fincas.
12. Apoyo en los procesos de acopio de café en los diferentes municipios.
13. Apoyo en la entrega y control del café en los procesos de la trilladora.

IV. RESPONSABILIDADES
Ejecutar los programas y ejecuciones comerciales de la formulación, certificación de
utilidad, para los bienes, extendiendo la aplicación de agro-químicos, bienes biológicos,
bienes bacteriológicos, que son de fertilidad y con el fin a la utilidad agrícola y forestal ,
por su posible perjuicio a la integridad y mantenimiento del suelo y el ambiente.

V. MARCO DE RELACIÓN
Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental, Departamento Administrativo,
Contable, y Financiero, Directivos, Área Comercial, Sistema Interno de Control,
Productores, Certificadoras.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Elementos esenciales en ciencias, químicas

VII. COMPETENCIAS
 Unión a la hora de trabajar en conjunto.
 Habilidades para el labor bajo presión.
 Capacidades para entender fenómenos biológicos.
 Habilidades para desarrollar labores de campo.
 Entendimiento de relaciones con el sector agrícola.
 Concentración fundamental en el espacio rural e identificarse con el mismo.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 2 años
Actitudes: Responsable, actitudes sinceras y morales. interés social y de
apoyo, iniciativa, tolerancia
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO:
MTH-TA03
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Ingeniera Ambiental
No. De Cargos: 1
Dependencia: Promotores
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del Departamento Técnico-Ambiental

Área Funcional: Departamento Técnico-Ambiental

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Determinar el impacto Ambiental derivadas de la actividad asociada a la organización; se
encarga también del control y prevención del deterioro de los recursos naturales
generados por la actividad de cada unidad productivas.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Vigilar el cumplimiento de las normas para proteger el medio ambiente.
2. Organiza y pone en marcha campañas de sensibilización al productor asociado del
medio ambiente.
3. Mantiene el control de la contaminación del agua, suelo, aire y residuos en las unidades
productivas.
4. Trabajar por el óptimo uso de los recursos naturales para la obtención de productos y
procesos ecológicamente saludable.
5. Diseñar modelos de saneamiento de aguas residuales en zonas de las unidades
productivos.
6. Manejo de sistemas de monitoreo con la finalidad de minimizar emisiones y residuos
de las unidades productivas.
7. Poner en práctica soluciones técnicas que minimicen los efectos negativos del proceso
productivo del café sobre el medio ambiente.
8. Formular proyectos ambientales.
9. Apoyo en los procesos de acopio de café en los diferentes municipios.
10. Apoyo en la entrega y control del café en los procesos de la trilladora.

PÁG.: 23 DE 57

IV. RESPONSABILIDADES
 Velar por el cumplimiento de los diferentes criterios ambientales de los entes
certificables.
 Apoyar al departamento técnico ambiental en su objetivo de cumplimiento.
 Crear los planes del departamento técnico-ambiental para mejorar las condiciones
ambientales poco fortalecidas.
 Gestionar y administrar el presupuesto del área.

V. MARCO DE RELACIÓN
Interno: Departamento contable, Directivos, Departamento Comercial, Sistema de
Control Interno.
Externo: Productores, Certificadoras.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Procesos de gestión ambiental, metodologías de estudios e investigaciones sociales,
metodologías de evaluación de impacto ambiental, sistema de evaluación del desempeño
y resultados, procesos de gestión ambiental, sistema de rendición de cuentas.

VII. COMPETENCIAS
Planificación Juicio y toma de decisiones, pensamiento estratégico, identificación de
causas fundamentales, monitoreo y control, orientación / asesoramiento, manejo de
paquete de Microsoft, manejo de personal, disposición de tiempo total, conocimiento
básicos agrícolas, en la producción de café orgánico y de comercio justo, liderazgo, trabajo
en equipo.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 1 año.
Actitudes: Honesta, transparente, responsable.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO:
MTH-DS01
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Coordinador del Área de Desarrollo Social
No. De Cargos: 1
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Director Administrativo y Financiero
Área Funcional: Área de Desarrollo Social

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Brindar bienestar a los asociados y a su núcleo familiar, fortaleciendo las capacidades de
la asociación y de los diferentes grupos de interés.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Liderar la ejecución de los diferentes programas sociales.
2. Brindar respuesta oportuna a las necesidades de nuestros asociados con nuestros
programas sociales u otros canales.
3. Gestionar alianzas y convenios con entidades estratégicas del sector Público privado
y la academia, entre otros para el desarrollo de nuevos proyectos.
4. Formular proyectos que fortalezcan las líneas productivas de la asociación.
5. Diseñar estrategias para el cumplimiento de los objetivos de los programas sociales.
6. Coordinar la realización de actividades de evaluación, socialización, seguimiento y
ejecución de las solicitudes aprobadas.
7. Medir el impacto logrado con la ejecución de los diferentes programas sociales.
8. Participar de forma activa en los diferentes espacios de formación de otras entidades
públicas y privadas de nuestro interés.
9. Realizar informes de las actividades realizadas, los logros alcanzados o avances
significativos.
10. Recepcionar la información y generar informes para otras actividades.
11. Contribuir al desarrollo de proyectos productivos para la asociación, dándole
respuesta a la necesidad de las comunidades.
12. Contribuir al desarrollo sostenible a través del apoyo y el fomento de programas o
proyectos que busquen mejorar las condiciones de vida de los productores, sus
familias y la comunidad.
PÁG.: 25 DE 57

13. Ser aliado estratégico de las organizaciones públicas y privadas nacionales e
internacionales, en la ejecución de programa o proyectos sociales,

IV. RESPONSABILIDADES
 Gestionar alianzas
 Formular proyectos
 Liderar la ejecución de programas sociales

V. MARCO DE RELACIÓN
Interno: Departamento técnico-ambiental, Departamento Administrativo, Contable y
Financiero, Directivos, Área Comercial,Sistema Interno de Control.
Externo: Productores, proveedores, clientes y entidades públicas o privadas.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Formulación y evaluación de proyectos, gestión social.

VII. COMPETENCIAS
Formulación de proyectos, manejo de Microsoft Office, manejo de relaciones
interpersonales, búsqueda de cooperantes o posibles financiantes para los proyectos,
manejo del presupuesto.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 1 año.
Actitudes: Honesta, transparente, responsable.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO:
MTH-SIC01
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Coordinador Sistema Interno de Control
No. De Cargos: 1
Dependencia: Analista de Control Interno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Junta Directiva
Área Funcional: Sistema Interno de Control

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Garantizar la sostenibilidad de las Certificaciones Flocert y Bcs, y garantizar la
trazabilidad en los procesos de la organización.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control
interno.
2. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la
organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos
los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la
organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las
áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan
adecuadamente esta función.
4. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la
organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren
permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes,
programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.
6. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se
obtengan los resultados esperados.
7. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los
sistemas de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.
8. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que
contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
PÁG.: 27 DE 57

9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que
en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente.
10. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control
interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas
en su cumplimiento.
11. Publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe
pormenorizado del estado del control interno, so pena de incurrir en falta disciplinaria
grave.
12. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas.
13. Sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de
control los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en
ejercicio de sus funciones.
14. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel,
la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. RESPONSABILIDADES
 Velar por la sostenibilidad de las Certificaciones
 Captar ingresos de nuevos Productores

V. MARCO DE RELACIÓN
Internas: Departamento Administrativo Contable y Financiero, Departamento de
Operaciones, Departamento Técnico–Ambiental, área de Desarrollo, área comercial.
Externas: Certificadoras BCS – FLO – CERT

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
En Control Interno, conocimiento sobre las funciones y responsabilidades de cada área
de la organización, contexto de las mismas (objetivos, metas), contratación de personal,
fundamentos de formulación y evaluación de proyectos, sistema de gestión de calidad

VII. COMPETENCIAS
Buenas relaciones interpersonales, liderazgo, toma de decisiones, manejo paquete de
Microsoft, orientación a resultados, compromiso con la organización.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 2 años.
Actitudes: Leal, honesta, transparente, segura, comprometida, proactiva,
responsable.
Idiomas: Español / Inglés

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO:
MTH-SIC02
FECHA:
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Analista del SIC
No. De Cargos: 1
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del Sistema Interno de Control
Área Funcional: Sistema Interno de Control

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Diseñar, planear, ejecutar y controlar programas que garanticen que el sistema de control
interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea
intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, para velar de esta manera, por
el cumplimiento de la misión, objetivos y metas de la empresa.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
Depuración de datos.

IV. RESPONSABILIDADES
Análisis de datos

V. MARCO DE RELACIÓN
Coordinador del Sistema Interno de Control, departamento de operaciones y área
comercial.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimientos en indicadores de gestión, formulación y evaluación de proyectos,
auditoria, normatividad en control interno, estadística, análisis financiero y
conocimientos en ISO 9000.

VII. COMPETENCIAS
Proactiva, trabajo en equipo, optimismo, Adaptabilidad.

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VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 1 año.
Actitudes: Honestidad, transparencia, responsabilidad.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-D03
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Directivo
Denominación del
Cargo:
Director Comercial y Operativo
No. De Cargos: 1
Dependencia: Departamento Operativo, Área Comercial.
Cargo del Jefe
Inmediato:
Directora Ejecutiva
Área Funcional: Gerencia

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Planificar y dirigir la política de promoción, venta y distribución de productos o servicios
de la asociación.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
 Estructurar el plan de marketing, estructurar el plan de ventas por medio del
histórico
 Analizar los históricos, generar un plan de mejora del área de operaciones,
mejorar los procesos en cuanto a calidad, el tiempo y los costos.
 Elaborar los planes y acciones a corto y medio plazo para conseguir los objetivos
marcados por la empresa, diseñando las estrategias necesarias y supervisando su
aplicación.
 Investigar el mercado, previendo la evolución del mismo y anticipando las
medidas necesarias para adaptarse a las nuevas inclinaciones o tendencias.
 Dirigir las actividades de la red comercial existente, formando al equipo y
motivándolo.
 Fijar tanto la política de precios y condiciones de venta como los canales de
distribución.
 Responsabilizarse de la negociación y seguimiento de grandes cuentas.
 Llevar a cabo las acciones de seguimiento necesarias para asegurar la máxima
efectividad en la consecución de objetivos.

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IV. RESPONSABILIDADES
 Planear las ventas
 Planear la compra

V. MARCO DE RELACIÓN
Departamento Administrativo y Financiero, Departamento Técnico-Ambiental,
Departamento Operativo, Área de Desarrollo, Área Comercial

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimiento en Administración de Empresas,conocimientos de Marketing/Ventas,
Conocimientos de planificación de estrategias comerciales, canales de distribución,
producto-mercado-competencia de la asociación.

VII. COMPETENCIAS
Manejo eficiente de la información, capacidad de planeación, liderazgo

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 5 años
Actitudes: Ser certero, empático, consistente, honesto, responsable.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-C01
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Auxiliar de Gestión Comercial
No. De Cargos: 1
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Director Comercial y Operativo
Área Funcional: Área Comercial

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Analizar, planificar, ejecutar y controlar las acciones y programas destinados a realizar las
estrategias comerciales a fin de alcanzar los objetivos de la organización

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Realizar Historia de las ofertas.
2. Crear Líneas de las Ofertas.
3. Identificar diferencial de las ofertas
4. Enviar muestra de café tipo a clientes nuevos y clientes actuales.
5. General y diligenciar los contrato de venta
6. Realizar y ejecutar el plan de seguimiento al cliente durante todo el año.
7. Evaluación de Cada servicio (tiempo, factura, respuesta)
8. Sugerencias por parte del cliente.
9. Realizar y Ejecutar el Plan de Venta
10. Ejecutar la vista de la organización
11. Realizar y ejecutar políticas de venta

IV. RESPONSABILIDADES
 Supervisar la imagen y publicidad
 Realizar el seguimiento a los clientes
 Estar al frente del servicio de preventa y postventa

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V. MARCO DE RELACIÓN
Departamento de operaciones, Departamento Técnico-Ambiental, Sistema Interno de
Control, Departamento Administrativo Contable y Financiero.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimiento en ventas, monedas, negociación, manejo del paquete de Office,

VII. COMPETENCIAS
Habilidad de comunicación oral y escrita, manejo de Excel avanzado, inglés avanzado,
conocimiento del café, terminología, tipos de negociaciones, información del mercado,
certificaciones, perfilaciones del café, concepto de toda la cadena de distribución, alto
nivel de atención al detalle, manejo documental, digitación, alto nivel de organización,
rapidez.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 1 año
Actitudes: Responsable, honesta, trabajadora, creativa, inicitiva.
Idiomas: Español / Inglés Intermedio – Alto.

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-C02
FECHA:
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Auxiliar de Mercadeo
No. De Cargos: 1
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Director Comercial y Operativo
Área Funcional: Área Comercial

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Analizar, planificar y ejecutar el plan de Mercadeo de acuerdo a los objetivos de la
organización.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Colaborar y participar en los programas de planeación y definición de objetivos del
Departamento comercial
2. Investigar mercado Internacional y Nacional
3. Investigar otros productos para diversificar ingresos
4. Diagnóstico de la Situación de la empresa
5. Investigar viabilidad para líneas de Oferta.
6. Identificar y realizar seguimiento a Clientes potenciales
7. Proponer y Ejecutar el plan de Marketing
8. Elaborar estrategias de Publicidad
9. Desarrollar publicidad
10. Realizar Logística de los Clientes que visitan la Organización
11. Organizar la Asistencia a Ferias Internacionales de Cafés Especiales.

IV. RESPONSABILIDADES
 Promoción; Creación de contenido publicitario que vaya acorde con la cultura y
los objetivos de la organización.
 Creación de boletín informativo, brochure, postales y demás piezas graficas
 Manejo de Precio- Producto.

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V. MARCO DE RELACIÓN
Departamento de operaciones, Departamento Técnico-Ambiental, Sistema Interno de
Control, Departamento Administrativo Contable y Financiero.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Estrategia De Marketing, conocimiento de la organización sobre a los temas sociales, el
cambio climático,

VII. COMPETENCIAS
Herramientas Office. Conocimientos en finanzas y mercadeo. Conocimiento técnico de
los productos. Proactivo y fluidez verbal.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 1 año
Actitudes: Responsable, Honesta, trabajadora, comprometida, creativa,
respetuosa.
Idiomas: Español / Inglés Básico

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-O05
FECHA: 06 /12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Asistencial
Denominación del
Cargo:
Auxiliar de Operaciones
No. De Cargos: 1
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del Departamento de Operaciones
Área Funcional: Departamento de Operaciones

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Ejecutar las estrategias planteadas por el Coord. De Operaciones que conlleve a
materializar el objetivo del departamento.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Estudiar las estrategias planteada por el Coordinador de Operaciones, para poder
cumplir con el objetivo del departamento.
2. Organizar logística de calibración de agentes de compra
3. Alimentar continuamente el checklist de operaciones
4. Actualizar continuamente el archivo que es utilizado para el control de las entrega de
los contratos mes a mes
5. Atender las inquietudes de los puntos de operaciones sobre el manejo de cuadro
durante la cosecha
6. Actualizar el movimiento general con la información de cada centro de operaciones
7. Enviar todo los días de la cosecha el movimiento general a los entes interesado.
8. Solicitar muestras para verificación de la calidad del productos almacenados y
análisis químico
9. Preparar muestra para ser enviado para análisis químico o calidad (empacar, rotular.
10. Gestionar compra de herramientas necesarias (bascula, elemento de laboratorio,
estiba, empaques, secado otros) mantenimiento de los equipos.
11. Realizar auditoria de control de inventario físico y consolidar la información y
entregar hallazgo al Coordinador de Operaciones
12. Diligenciar continuamente los formato para control interno de inventario
13. Controlar las salidas de muestras, en drive (anotar toda la información desde código
de recibo y entrega, calidad, cantidad y para qué fin)
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14. Solicitar entrada a trilladora y actualizar movimiento general
15. Cotizar diversas opciones de transporte
16. Presentar las opciones de transporte seleccionadas
17. Vincular la empresa ante las transportadoras o transporte seleccionadas
18. Cotizar los diferentes servicio de aseguradora para garantizar el movimiento de la
carga y los inventarios en bodega
19. Monitorear estado de la carga en cada uno de sus puntos de control ( llamar para
confirmar llegada de la carga a la trilladora, a bodega del exportador)
20. Gestionar la vinculación a las trilladoras seleccionadas
21. Compra de empaques y bolsas grain y demás insumos que se requiere del contrato en
caso de exportación directa. Seguir instrucciones enviada por el Coord. sobre la
llegada de los empaques de los demás exportadores.
22. Solicitar corte de trilla y actualizar cuadro de cortes de trillas.
23. Realizar la documentación requerida para la entrega (anunciar carga, solicitar guía,
enviar instrucción de embarque, draft de bl y demás comunicación con el agencia de
aduana)
24. Hacer seguimiento a cada entrega de los contratos (en caso de envío a puerto)
25. Solicitar a trilladora trazabilidadde trilla, copias y originales de los documentos de
embarque a agencia de aduana.
26. Enviar los documentos originales
27. Archivar copias de los documentos originales en AZ

IV. RESPONSABILIDADES
 Actualizar continuamente los archivos

V. MARCO DE RELACIÓN
Supervisor de Producción, coordinador punto.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Manejo de Excel Avanzado, Word, básicos en calidad de café, manejos logísticos,
inventarios, compras, entre otros.

VII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Buen manejo de paquetes de office, elaboración de informes, formatos, compras,
atención al cliente.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Técnico
Experiencia: 1 año
Actitudes: Responsable, tratajadora, honesta, comprometida.
Idiomas: Español / Ingles

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO:
MTH-SP01
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Supervisor de Producción
No. De Cargos: 1
Dependencia: Coordinador Punto
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador de Operaciones

Área Funcional: Departamento Operativo

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Supervisar y ejecutar el plan de calidades que garantiza el óptimo procesamiento del
producto y la entrega del producto final de acuerdo a las condiciones de calidad del
contrato

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Analizar instrucciones de calidad, despacho enviadas por el Coord. De Operaciones
2. Catar muestra general de las cafés que ingresan a trilladora.
3. Realizar análisis completo de los café comercial porque de eso depende la compra.
4. Catar muestra PPS de los contratos
5. Realizar pre trilla de café antes de trilla
6. Identificar la ubicación de las entradas
7. Auditar el correcto almacenamiento del producto
8. Supervisar producción, y normas de trilla.
9. Confrontar entradas vs resultados de trilla
10. Organizar informe de hallazgos encontrados y entregarlo al Coord. De Operaciones
11. Validar resultados de cada una de las trillas con la catación del café excelso
12. Emitir informe de calidad de cada trilla
13. Enviar muestras y contramuestras
14. Monitoreo de la calidad para dar cumplimiento a las condiciones pactadas
15. Supervisar preparación de pasilla, realizarle análisis físico y sensorial
16. Control de inventarios de café en trilladora, sacos de excelso, pasilla
17. Verificar la calidad de las colillas de trilla tanto en excelso como pergamino para
determinar a su asignación
18. Emitir informe de calidad de cosecha
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19. Acompañar por lo menos la primera entrega en caso de venta de café pergamino, para
conocer sus proceso, equipos y calibrarse sus políticas de compra del cliente

IV. RESPONSABILIDADES
 Optimizar la producción de trilla.
 Entregar contrato con las condiciones de calidad pactada con el cliente.

V. MARCO DE RELACIÓN
Coordinador de Operaciones, Auxiliar de Operaciones, Coordinador De puntos.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Manejo de Excel, Word, calidad de café, inventarios entre otros.

VII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Buen manejo de paquetes de office, elaboración de informes, formatos, compras,
atención al cliente.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 2 años.
Actitudes: Transparente, responsable, honesto, comprometido, certero.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-O01
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Coordinador del Departamento de Operaciones
No. De Cargos: 1
Dependencia: Coordinador del punto, Supervisor de Producción, Auxiliar de
Operaciones.
Cargo del Jefe
Inmediato:
Director Comercial y Operativo
Área Funcional: Departamento de Operaciones

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Establecer estrategias que optimice el flujo de las operaciones de acuerdo a las
condiciones pactadas y presentar informe en tiempo real para la toma de decisiones.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Revisar cuadro de los contratos de cosecha emitido por comerciales para organizar su
estrategia de compra y planificar el flujo de las operaciones en cada punto
2. Realizar flujo de caja de compra
3. Redireccionar contratos de acuerdo a las condiciones( tiempo, calidad, perfil,) de cada
cliente
4. Realizar checklist de operaciones, para hacer seguimiento de los estados de los
contratos y tener informado a los departamentos interesados.
5. Diseñar archivo para controlar las entrega de los contratos mes a mes, para entregar
informe con las conclusiones en tiempo real
6. Plantear diferentes forma de compras (políticas flexible, comprar extraordinaria,
otros) de acuerdo a los contratos que se requiere darle cumplimiento y teniendo en
cuenta la evolución de la cosecha.
7. Construcción de los formatos de cosecha, movimiento de cada punto de operaciones
y movimiento general
8. Establecer metas de compra de café mes a mes de cada uno de los centros de acopi
9. Capacitar al personal para el manejo de formatos y política de trabajo
10. Planificar calibración de equipo de compra con trilladora u otras organizaciones.
11. Informar los parámetros de compra
12. Recibir estrategia de compra de cada centro para el cumplimiento de la meta.
PÁG.: 41 DE 57

13. Analizar Movimiento General
14. Monitorear cumplimiento de la metas asignadas
15. Retroalimentar indicador de cumplimiento de la meta a los centros
16. Informar nuevas estrategias de compra
17. Entregar final de monitoreo de compra
18. Informar a los puntos de operaciones como hacer las separaciones del producto por
calidad
19. Retroalimentar hallazgos en la auditoria a los agentes implicados
20. Establecer los parámetros para darle cumplimento de los planes de contingencia para
evitar colapso por espacio e insumos en almacén.
21. Asegurar las condiciones y la calidad de muestra( tipo, oferta, PSS),enviada por los
puntos de operaciones antes de ser entregada al solicitante
22. Programar despacho de acuerdo al espacio de almacén, logística de entrega,
asignaciones de contrato y/o aprobación de PSS
23. Selección de la empresa transportadora
24. Recibir instrucciones de embarque, plan de entrega de carga, Orden de trilla por parte
del departamento comercial.
25. Retroalimentar las diferencias ante los agentes implicados en el caso de la carga haya
llegado a trilladora o almacén del exportador con fallas de peso, problema de calidad
o de empaques.
26. Revisar informe con los estado de despacho de producto
27. Entregar instrucciones de producción, despacho, calidad e insumos al supervisar de
producción.
28. Asignar destino de pergamino de acuerdo a los cupos, los tiempos de entrega y la
calidad del servicio de las trilladoras
29. Organizar las órdenes de trilla de acuerdo a la fecha de entrega y empaques. E
informar al equipo comercial sobre donde se debe enviar los empaques de cada
exportadores
30. Revisar la retroalimentación continua que realiza el supervisor de producción de la
calidad de producto. En ingreso, procesamiento y salida del excelso.
31. Revisar el seguimiento que se le hizo la carga hasta el lugar de entrega (EXW excelso,
pergamino y FOB).
32. Comunicar el estatus de la carga.
33. Entregar Informe general de cosecha.

IV. RESPONSABILIDADES
 Cumplir con las entrega de los contratos de acuerdo a los tiempos, calidad,
cantidad.
 Monitorear el flujo de operación de los centros.
 Optimizar procesos, tiempo, recurso.43

V. MARCO DE RELACIÓN
Director Comercial y Operativo, Coordinador del área Comercial, Coordinador del
punto, Supervisor de Producción, Auxiliar de Operaciones, Departamento Administrativo
Contable y Financiero.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Manejo de Excel avanzado, Word, básicos en calidad de café, manejos logísticos,
inventarios, compras, entre otros elaboración de informes, formatos, compras, atención al
cliente.

VII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Orientado a la mejora, liderazgo, manejo de personal, manejo de normas de calidad.

VIII. REQUISITOS MÍNIMOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 1 año.
Actitudes: Responsabilidad, honestidad, transparencia, compromiso.
Idiomas: Español – Inglés

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-O02
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Profesional
Denominación del
Cargo:
Coordinador de centro de operaciones (Punto)
No. De Cargos: 3
Dependencia: Auxiliar Contable, Jefe de bodega, Auxiliar de Secado, Analista
Físico (Agente de Compra), Analista Sensorial
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador de Operaciones
Área Funcional: Departamento Operativo

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Coordinar, supervisar, motivar y direccionar al equipo de trabajo con la finalidad de
asegurar el cumplimento de los objetivos.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Presentar estado de cosecha de cada punto de operaciones que ayude a establecer las
estrategias de compra.
2. Estudiar las instrucciones de compra enviado por Coordinador de Operaciones
3. Atender inquietudes y buscarle solución a las solicitudes de los productores.
4. Tomar medidas correctivas si se presenta algún inconveniente con el personal que
está bajo su cargo y si son hechos mayores remitir la queja teniendo en cuenta los
conductos regulares para ello.
5. Implementar en su Punto de Operaciones las estrategias de compra establecida por el
Coordinador de operaciones para el cumplimiento de la meta
6. Monitorear el cumplimiento de la estrategia de compra e informar al Coordinador de
Operaciones.
7. Analizar las capacidades de bodegas, condiciones de equipos, e Informar estrategia
para poder cumplir con la respectiva meta de compra de la cosecha.
8. Solicitar oportunamente los insumos (empaques, estibas, equipos, sisco, etc) y
mantenimientos de los equipos los existente.
9. Monitorear el flujo óptimo de las operaciones del punto, (secado, análisis físico,
sensorial, bodega), si existe algún inconveniente buscarle la solución y son hechos
más complejos notificar al Coord. De Operaciones.
PÁG.: 44 DE 57

10. Indagar de forma aleatoria con los productores sobre la atención brindada el punto, en
caso de que lleguen café con mejoramiento de taza preguntarle sobre su proceso de
beneficio.
11. Solicitar insumos y medidas de contingencia con tiempo para el buen funcionamiento
del punto.
12. Informar el estado de las bodegas y antes que se presente un colapso por espacio e
insumos en almacén, solicitar despachos y el cumplimento de estrategia propuesta
para este caso.
13. Supervisar el cumplimiento de instrucciones de despacho.
14. Preparar trazabilidad (remisión de despacho, cantidad y calidad).
15. Diligenciar formato de despachos de acuerdo al flujo de operación y SIC.
16. Reportar información de despacho.
17. Presentar reporte de compra en cada punto de operaciones.

IV. RESPONSABILIDADES
Cumplir con metas de puntos, mantener en flujo óptimo las operaciones del punto,
Auditoria Interna, Control de Inventarios, Manejo de clientes (Vital Importancia) y de
proveedores (productor).

V. MARCO DE RELACIÓN
Departamento De Operaciones, Sistema de Control Interno, auxiliar de operaciones,
auxiliar administrativo, analista sensorial, analista físico, auxiliar de bodega.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Manejo de Excel, office, inventarios, Calidad básica del café, elaboración de informes,
atención al cliente.

VII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Perfil administrativo, sentido de liderazgo, atención al cliente, manejo de personal.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Profesional
Experiencia: 2 años
Actitudes: Responsable, honesto, confiable, transparente, correcto.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-A03
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Técnico
Denominación del
Cargo:
Auxiliar Administrativo, Contable y Financiero

No. De Cargos: 2
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del Punto

Área Funcional: Departamento Operativo

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Actualizar en el menor tiempo los movimientos del centro de operaciones para un óptimo
flujo de información y recursos.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Recibir la capacitación necesarias para el manejo del programa

2. Registrar en Excel la información de la planilla física que le pasa el agente de
compras, sensorial, secadoras y otras.

3. Revisar en los cuadros de centro de operación el estatus de certificación del productor
y anexar en la base de datos en el caso de compras a particulares.

4. Documento equivalente de venta, egresos, recibos de caja, remisiones y otros
documentos necesarios para la operación.

5. Revisar y realizar el cobro de las deudas de los asociados.

6. Liquidar y realizar pagos.
7. Corroborar la información entregada para ser digitada, si ve alguna Anomalía
reportarla al coordinador del centro.

8. Atender inquietudes básicas que tiene el productor sobre su entrega y si es más
complejo llamar al especialista en el tema.

PÁG.: 46 DE 57

9. Solucionar solicitudes básicas del productor y si es más complejo remitir la solicitud
al coordinador de Punto.

IV. RESPONSABILIDADES
 Diligenciar las planillas de Excel.
 Realizar auditorías internas.
 Controlar los inventarios.
 Manejo de productores.

V. MARCO DE RELACIÓN
Departamento Operativo, Departamento administrativo, contable y financiero.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Manejo de Excel, office, inventarios, básico de café, elaboración de informes, atención al
cliente.

VII. COMPETENCIAS
Perfil administrativo, manejo de paquetes de office, atención al cliente, básico de café.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Técnica
Experiencia: 1 año.
Actitudes: Responsable, honesta, trabajadora, comprometida.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-O03
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Técnico
Denominación del
Cargo:
Analista Físico (Agente de Compra)

No. De Cargos: 3
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del punto.
Área Funcional: Departamento Operativo

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Asegurar que el producto cumpla con los estándares físicos de calidad exigidos para el
cumplimiento de las condiciones pactadas.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Tomar el peso, numero de saco, información de rotulo y anotar en la planilla de
control
2. Tomar la muestra general, chuzando saco a saco el café que se esta pesando

3. Pesar y luego trillar la muestra
4. Iniciar la evaluación para determinar (granometría, factor de rendimiento, granos
defectuosos, almendra sana, porcentaje de broca y porcentaje de humedad)

5. Verificar estatus del agricultor
6. Anotar la información en la planilla física y remitir información al auxiliar
administrativo
7. Entregar la muestra al Analista Sensorial para su debida catacion

8. Despasillar y colocar ennorma la muestras solicitadas por el Auxiliar de operaciones

9. Apoyar al Coordinador del punto a verificar como se está almacenando el café.

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IV. RESPONSABILIDADES
Es el encargado de responder por el volumen, y la calidad física del café comprado.

V. MARCO DE RELACIÓN
Coordinador del punto, auxiliar de operaciones, jefe de bodega, auxiliar de secadora,
auxiliar administrativo.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Especialista en análisis de café

VII. COMPETENCIAS
Conocimiento profundos en café y calidad del Café

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Técnico
Experiencia: 2 años.
Actitudes: Responsable, honesto, transparente.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-O04
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Técnico.
Denominación del
Cargo:
Analista Sensorial (Catador)
No. De Cargos: 3
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del punto.
Área Funcional: Departamento Operativo

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Es la persona encargada de recibir y velar porque el producto que se esté comprando
cumpla con los estándares de calidad exigidos por la organización, una principal función
es ser un apoyo estratégico para asegurar un producto de calidad, con el fin de dar
cumplimiento a las condiciones pactadas.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Recibir la misma muestra que se le realizo análisis físico, le asigna un código de
catacion y es registrada en la planilla de catacion
2. Homogenizar las muestras y pesar los granos a tostar
3. Preparar la tostión molienda, elaboración de taza e inicia análisis sensorial
4. Registrar resultado en la planilla de catación
5. Coordinar con el jefe de bodega la separación de cafés
6. Segmentar lotes por calidad sensorial y perfil
7. Segmentar lotes por cliente.

IV. RESPONSABILIDADES
 Es el encargado de responder por la calidad del café comprado y despachado.

V. MARCO DE RELACIÓN
Coordinador del punto, auxiliar de operaciones, jefe de bodega y analista físico, auxiliar
administrativo.

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VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Análisis Físico y Sensorial de Café.

VII. COMPETENCIAS
Conocimientos en café, análisis físico y análisis sensorial.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Técnico
Experiencia: 1 año
Actitudes: Responsable, comprometido, trabajador, honesto.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-O07
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Asistencial
Denominación del
Cargo:
Jefe de Bodega
No. De Cargos: 3
Dependencia: Cotero.
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del punto.
Área Funcional: Departamento Operativo.

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Tener el control total de todas las actividades relacionada con la misma así como
responsabilizarse del control de la calidad del producto que se encuentran en la bodega

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Analizar las estrategias de compra y almacenamiento que le entrega el Coord. De
punto
2. Realizar un aseo general en el centro de acopio con abundante agua y cepillo, y
registrar el proceso un acta de limpieza inicial

3. Verifica a diario que las instalaciones y equipos se encuentren limpios

4. Recibir el café que llega al punto y enviarlo a báscula con apoyo de los coteros.
(mientras el analista físico toma la muestra y la información)

5. Marcar los sacos, con nombre productor y fecha y enviarlo un arrume provisional
mientras se obtiene resultados de análisis

6. Guardar contra muestra de un gran volumen para luego ser catada y asignarla a un
lote grande.

7. Calibrar café en empaques de fique N6 y estibarlo, separarlo de acuerdo a los
resultado del análisis físico y sensorial

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8. de acuerdo a calidad, certificación y estibarlo en el área asignada tiendo en cuenta la
los parámetros de almacenaje de la certificación

9. Guardar muestra general de cada lote, con su debida información de rotulo en el
banco de muestra

10. Enviar muestras de lotes por calidades disponibles en bodega a partir de 10000 kilos

11. Asignar lote de acuerdo a perfil de cliente

12. Controlar espacios, capacidad de almacén y ubicación de lotes en bodegas.

13. Solicitar insumos y medidas de contingencia con tiempo para el buen funcionamiento
del almacén

14. Informar la ubicación de los cafés señalado en la instrucciones de despacho

15. Reportar continuamente flujo de almacenamiento

16. Entregar informe de bodega de cosecha.

IV. RESPONSABILIDADES
Responde por el almacenamiento de acuerdo a lo designado por el coordinador del punto,
responde por el volumen en bodegas, es el encargado de despachos, supervisa el personal
a su cargo.

V. MARCO DE RELACIÓN
Coordinador del punto, auxiliar de operaciones, jefe de bodega y auxiliar de secadora

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
manejo de inventarios, manejo de personal, atención al cliente

VII. COMPETENCIAS
buen manejo de personal, conocimiento en manejo de inventarios, manejo de almacén.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Bachiller
Experiencia: 1 año.
Actitudes: Responsable, honesto, comprometido, trabajador.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-O06
FECHA: 06/12/2019
VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Asistencial
Denominación del
Cargo:
Auxiliar de Secadora
No. De Cargos: 3
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Coordinador del punto
Área Funcional: Departamento Operativo

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
1. Reducir la cantidad problema de calidad al café integrado

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
2. Conocer las políticas de secado, disponibilidad de equipo

3. Recibir el café de acuerdo el estado, mojado, semi mojado

4. Organizar turno de secado

5. Verificar las condiciones en que llego el café para saber que tratamiento darle o si
tiene alguna anomalía

6. Rotular, muestras, anotar resultado de análisis de café, cantidad de kg y demás
trazabilidad
7. Proceder a echar al silo, secadora o a patio de acuerdo a la verificación

8. Realizar seguimiento de secado(temperatura, estado de secado, disparidad, tiempo de
secado otros)
9. Verificar el estado de los equipos e informar algún inconveniente a tiempo, así como
la solicitud de insumo

10. Tomar muestra de café seco, anotar estado secado y pasar informe

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11. Informar al jefe de bodega, productor sobre el estado del café
12. Enviar café para bodega para que inicie el proceso de compra
13. Apoyar al coordinador de bodega en el almacenamiento del café en bodegas

14. informar al coordinador del punto sobre posibles inconvenientes con el servicio y
demás

IV. RESPONSABILIDADES
 Responde por el proceso de secado, por la calidad del café que sale de secadora.
 Supervisar el trabajo de los patios de secado.

V. MARCO DE RELACIÓN
Coordinador del punto, auxiliar administrativo, jefe de bodega y coteros

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
manejo de inventarios, manejo de almacén, manejo de máquinas de secado, conocimiento
en secado de café

VII. COMPETENCIAS
Conocimiento de lotes, orientado a la organización, manejo de personal.

VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Bachiller
Experiencia: 1 año.
Actitudes: Responsable, honesto, comprometido, trabajador.
Idiomas: Español

MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: MTH-O08
FECHA: 06/12/2019VERSIÓN: 01

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nivel: Asistencial
Denominación del
Cargo:
Cotero
No. De Cargos: 9
Dependencia: Ninguno
Cargo del Jefe
Inmediato:
Jefe de Bodega
Área Funcional: Departamento Operativo

II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Ser apoyo al coordinador de operaciones, del coordinador del punto en la organización
de las bodegas.

III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Recibir el café, pesarlo y descargarlo de la báscula
2. Calibrar el café y organizar bodegas de acuerdo a las instrucciones del coordinador del
centro.
3. Informar al coordinador de centro de operaciones sobre posibles inconvenientes con
los equipos utilizados (basculas, trilladoras, sondas de muestra, etc).

IV. RESPONSABILIDADES
Cargar el café a báscula. Cargue de transporte y descargue del café

V. MARCO DE RELACIÓN
Auxiliar de operaciones, coordinador de punto, auxiliar de secadora.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimientos en café pergamino. Organización

VII. COMPETENCIAS
Organización, chuzo, peso, manejo de trilladora

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VIII. REQUISITOS
Formación
Académica:
Bachiller
Experiencia: Un año
Actitudes: Responsable, trabajador, comprometido.
Idiomas: Español