Plan de implementación del sistema básico administrativo y contab

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Universidad de La Salle Universidad de La Salle 
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Administración de Empresas Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS 
2019 
Plan de implementación del sistema básico administrativo y Plan de implementación del sistema básico administrativo y 
contable de la Asociación de Ayuda Infantil contable de la Asociación de Ayuda Infantil 
Claudia Estephany Olaya Puerto 
Universidad de La Salle, Bogotá 
Cindy Lorena Duarte Mahecha 
Universidad de La Salle, Bogotá 
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1
Plan de implementación del sistema básico administrativo y
contable de la asociación de ayuda infantil
Claudia Estephany Olaya Puerto
Cindy Lorena Duarte Mahecha
Universidad de la Salle
 Facultad de ciencias administrativas y contables 
Programa de administración de empresas y contaduría pública
 Proyección social
 Bogotá D.C
2
Plan de implementación del sistema básico administrativo y
contable de la asociación de ayuda infantil
Trabajo de grado en proyección social para optar por el título de
administrador de empresas y de contador público
Claudia Estephany Olaya Puerto
Cindy Lorena Duarte Mahecha
Director del proyecto:
Ángel Lhoeste Fernando
Universidad de la Salle
 Facultad de ciencias administrativas y contables 
Programa de administración de empresas y contaduría pública
 Proyección social
 Bogotá D.C
3
Agradecimientos
Damos especial agradecimiento al banco de alimentos por permitirnos trabajar con
la Asociación de ayuda infantil. A la señora Amalia, por acogernos como parte
importante en el crecimiento de la Asociación y otorgarnos todas las herramientas
necesarias para desarrollar nuestro trabajo de campo. 
También, agradecemos a nuestro tutor Ángel Lhoeste Fernando por toda su
enseñanza que nos brindó para la construcción del presente informe y A la
Universidad De La Salle y sus docentes, quienes durante estos años nos han
formado como profesionales, brindándonos conocimientos y valores.
4
 Dedicatoria
 Agradecemos a Dios y nuestras familias,
 especialmente a nuestros padres
 Que durante este proceso
 Fueron un apoyo fundamental
 para culminar nuestras carreras.
Cindy Lorena Duarte Mahecha y Claudia Estephany Olaya Puerto
5
Resumen 
La modalidad de grado de proyección social de la Universidad de la Salle permite realizar el
proyecto Plan de Implementación del Sistema Básico Administrativo y Contable de la
Asociación de Ayuda Infantil para que los estudiantes de los programas de administración de
empresas y contaduría pública pongan en práctica los conocimientos adquiridos en su carrera
con el fin de ayudar de manera seria, eficiente al fortalecimiento y crecimiento de la asociación
asignada en este caso la Asociación de ayuda infantil, fundada y dirigida por la Sra. María
Amalia Quintero. La Asociación tiene como objetivo brindar ayuda integral a los niños de
estratos 1 y 2 en el barrio san Bernardo. El presente trabajo consiste en analizar las variables
influyentes en el entorno y en el desarrollo del Objeto de la Asociación mediante la utilización de
instrumentos como el DOFA, ya que esta herramienta nos permite realizar un diagnóstico para
evaluar la situación actual en la que se encuentra la asociación en el manejo de los procesos
administrativos y contables y así poder generar estrategias de mejora a los factores que generen
falencias. Con los resultados obtenidos en el diagnóstico inicial se pretenden identificar las
fallas que originan los procesos mal ejecutados, para de esta manera poder brindar asesoría e
implementación de contabilidad básica y aspectos administrativos donde se incluyan modelos de
ayuda que les permita a los funcionarios de la Asociación tener mayor conocimiento para
desarrollar adecuadamente sus actividades.
Palabras clave: Implementaciones contables, herramientas administrativas, sistema básico.
Abstract:
 the social projection of the la Salle University grade mode you allows the Project Plan for
implementation of the system basic administrative and accounting officer of the Association of
child supportfor students in programs of Business Administration and accounting put inti
practice the knowledge acquired in their career in order to help the strengthening and growth of
6
the Association assigned in this case children, founded Association would be, efficiently, and
directed by the Ms. María Amalia Quintero. The Association aims to provide comprehensive help
children from strata 1 and 2 in the neighbourhood san Bernardo. The present work consists in
analyzing the influential variables in the environment and in the development of the object of the
Association through the use of instruments such as the SWOT, since this tool allows us to make a
diagnosis to assess the situation current in which the Association is located in the management of
administrative and accounting processes and to generate strategies for improvement to the factors
that generate flaws. With the results obtained in the initial diagnosis is intended to identify the
faults which originate the poorly executed processes, in order thus to provide consultancy and
implementation of basic accounting and administrative aspects including models of support
enabling officials of the Association have more knowledge to develop its activities properly.
Keywords: accounting deployments, administrative tools, basic system.
7
Tabla de contenido Pág.
 
Resumen........................................................................................................................ 5
Introducción................................................................................................................... 10
1. objetivos…………................................................................................ ……… 12
1.1 Objetivo General.......................................................................................... 12
1.2 Objetivos Específicos.............................................................................. ... 12
2. Marco Teórico…………………………………………………………………. 13
 2.1Desde la Contabilidad………………………………………………………… 13
2.2 Desde la administración………………………………………………………15
3. Marco empresarial…………………………………………………...………. ..16
3.1Misión…………………………………………………………………….....16
3.2 Visión……………………………………………………………………….16
 3.3 Valores……………………………………………………………………… 16
4. Marco legal…………………………………………………………............... 17
4.1 Obligaciones tributarias…………………………………………………... 17
5. Marco conceptual……………………………………………………………… 19
5.1 Administración………………………………………………………………. 19
5.2 Organigrama………………………………………………………………….. 20
5.3 Dofa……………………………………………………………………………20
5.4 Contabilidad……………………………………………………………………20
5.5 Soportes contables …………………………………………………………… 20
5.6 Persona natural…………………………………………………………………21
5.7 Persona jurídica……………………………………………………………… 21
5.8 Estados financieros ……………………………………………………………21
5.9 Impuestos………………………………………………………………………21
6 Macro variables…………………………………………………………………… 22
6.1 Biofísicas del territorio……………………………………………………… 22
6.1.1 localización ………………………………………………………… 22
6.1.2 Barrios de la localidad ……………………………………………… 23
6.1.3 Calidad de vida ………………………………………………………23
6.1.4 Educación ……………………………………………………………24
6.2 Socioeconómicas …………………………………………………………… 25
6.2.1 Sectores productivos ……………………………………………........25
6.2.2 Principales procesos de emprendimiento económico………………,..25
6.2.3 Vinculación de cada sector a las dinámicas del mercado…………… 25
6.2.4 Cuantificación y cualificación del talento humano…………………...26
6.3 Político-institucionales…………………………………………………………26
8
6.3.1 Instituciones del estado con presencia en el territorio ……………… 27
7 Metodología……………………………………………………………………… 28
7.1 Método de investigación…..………………………………………………… 28
7.2 Instrumentos y técnicas utilizadas………. ……………………………………29
7.3 Población y muestra ………………………………………………………… 29
8 Matriz DOFA………………………………………………………………………30
8.1 Análisis DOFA ……………………………………………………………… 31
9 Desarrollo Plan de trabajo …………………………………………………………32
9.1Cronograma de tareas…………………………………………………………...32
9.2 Trabajo de campo………………………………………………………………33
9.3 Resultados………………………………………………………………………34
10 Conclusiones……………………………………………………………………… 45
11 Recomendaciones…………………………………………………………………...46
12 Referencias Bibliográficas …………………………………………………………47
9
Lista de Tablas 
 Pág. 
Tabla 1 Cronograma de actividades………………………………………. ………… 32
Tabla 2 Cargo del jefe ………………………………………………………………,,.37
Tabla 3 Cargo cocinera ……………………………………………………. …………37
Tabla 4 Cargo niñera …………………………………………………………………38
Lista de Figuras Pág.
Figura 1. historia de la contabilidad ……………………………………………. ……12
Figura 2. Fachada Asociación de ayuda Infantil………………………………………21
Figura 3. Área por UPZ de la localidad Santa fe………………………………. ..........22
Figura 4. calidad de vida de la localidad Santa fe ……………………………..............23
Figura 5 Entrevista a funcionaria (cocinera)…………………………………………...33
Figura 6. Entrevista a funcionaria (jefe) ……………………………………………….34
Figura 7 Entrevista a funcionaria (niñera) ……………………………………………….34
Figura 8. Comprobante de ingreso …………………………………………………....35
Figura 9 Comprobante de egreso………………………………………………………35
Figura 10 Estado de situación Financiera de la Asociación de ayuda Infantil…………36
Figura 11Estado de situación Integral de la Asociación de Ayuda infantil……………36
Figura 12 Libro diario ingresos………………………………………………………...39
Figura 13 Libro diario Gastos………………………………………………………… 39
Figura 14 Directorio Familias Usuarias………………………………………………...40
Figura 15 Base de datos niños usuarios ……………………………………………… 40
Figura 16 Formato recaudo de Donaciones…………………………………………… 41
10
Introducción
La universidad de la Salle, cumple con un rol importante en la transformación de la sociedad y su
desarrollo, por medio de la ayuda que brinda formando a sus profesionales como entes que no
solo adquieran conocimiento, sino que también sean profesionales integrales que aporten al
progreso de la comunidad. 
Este proyecto tiene como fin realizar la implementación de una contabilidad básica,
orientación administrativa y una breve capacitación con las personas que hacen parte de la
asociación en el barrio san Bernardo en la ciudad de Bogotá; el objetivo es fortalecer los
temas contables y administrativos, con el propósito de poder generar oportunidades laborales a
las personas que quieren entender la importancia de esta ciencia y ponerla en práctica para el
mejoramiento de control de sus recursos en la asociación de ayuda infantil.
 La universidad de la Salle realiza una introspección desde el proyecto educativo la sallista,
donde se centran en el desarrollo humano integral y sustentable; con esta filosofía se ha
preocupado por el proceso de formación de sus profesionales y por ello se implementó la
modalidad de proyección social , donde los estudiantes de los programas de contaduría pública y
administración de empresas le ofrecen sus conocimientos a dicha asociación o fundación por
medio de asesorías, mejoramiento de procesos contables y administrativos.
Se realiza un diagnóstico en primera parte para saber las necesidades que presenta la
asociación en las áreas administrativa y contable para así poder brindar las asesorías adecuadas
en la implantación de contabilidad básica en la asociación de ayuda infantil, buscando mejorar
cada uno de los procesos que se han llevado a cabo en el funcionamiento de la asociación; se
dirigen los temas específicamente a las personas que hacen parte de esta entidad, como lo son
11
conceptos de contabilidad básica, implementación de formatos para tener un control más
específico acerca de los ingresos y egresos quetiene la asociación, se tratan temas como el
control administrativo, sobre la importancia de la misión, visión de la entidad con los niños y
con su comunidad.
Se realizó un cronograma de trabajo para asesorar a las personas que hacen parte de la
asociación, las cuales se realizaron los días sábados en el horario comprendido entre 9.00am a
1:0Opm donde también se trabajó con los niños inscritos en la asociación; con ellos se realizaron
actividades que ayudaran a su condición motriz, puesto que se encontraban niños de diferentes
edades etarias por tal motivo se realizaron actividades específicas. 
Dentro del contenido también se da a conocer la forma de registrar y llevar ordenadamente la
contabilidad. Se hace la entrega de tres formatos manuales y un libro diario para la facilidad y el
registro de actividades contables que se llevan a diario, explicando brevemente cómo se hace y
con qué finalidad se entregan estos formatos, para así poder tener un mayor control en la entidad.
12
1. Objetivo
1.1 Objetivo General
Implementar un proceso de asesoría al personal administrativo de la Asociación de ayuda
infantil, direccionado al manejo contable y administrativo de la organización.
 1.2 Objetivos Específicos 
 Analizar la situación contable y administrativa de la Asociación de ayuda Infantil.
 Implementar una contabilidad básica y un horizonte institucional que centre la misión y
visión para que se generen mayores impactos en la sociedad circundante al lugar de
influencia.
 Generar formatos manuales para la ayuda del funcionamiento de la asociación de ayuda
infantil.
 Establecer las estrategias de ayuda para los menores de los ámbitos sociales y motrices,
que afiance los pilares fundamentales en el crecimiento y desarrollo vital.
13
2 Marco teórico
Marco Referencial
2.1 Contabilidad
La contabilidad tiene un recorrido muy amplio e importante a lo largo de la historia, si
bien los primeros registros contables son de hace 7.000 años, no fue sino hasta 1494
cuando el fray Luca Pacciolo “sentó las bases de la contabilidad en un documento titulado
Suma aritmética, geometría, el cual considera por primera vez el concepto de partida
doble, donde se basa que a todo cargo corresponde un abono” (Guajardo, 2003, pág. 3). 
Figura1. historia de la contabilidad (Guajardo,2003)
En la contabilidad las definiciones varían mucho respecto a la época en la cual se esté
relacionando, de acuerdo a esto se mencionará uno de los conceptos que más se acerca
actualmente a la contabilidad. 
14
Según los autores del libro (Horngren,2003) la contabilidad es un sistema de información
que procesa la información por medio de informes y así comunica los resultados a los
encargados de toma de decisiones, la contabilidad busca proporcionar datos sobre la 
situación financiera real de las empresas para que la toma de decisiones sea viable para el
beneficio de dicha entidad y que esta información sea beneficiaria para los inversionistas.
La contabilidad está constituida por varias ramas una de ellas es la contabilidad tributaria
que según el autor (Restrepo, 2011) quien referencia al autor (Tejada, 2005) define esta
rama de la contabilidad como un “sistema de información que comprende las normas,
reglas y procedimientos que deben aplicarse en la planeación, preparación y presentación
de la información requerida por las autoridades tributarios”.
también hacemos referencia al autor (Corredor, 1996) que la define como” Un sistema
contable entendido como una base comprensiva de contabilidad distinta de los P.C.G.A,
orientada a cuantificar las cargas tributarias de los contribuyentes y a determinar el
cumplimiento de las obligaciones tributarias de los sujetos. El sistema de contabilidad
tributaria comprende el conjunto de reglas que sirven para elaborar las declaraciones
tributarias y para cuantificar los diferentes impuestos”.
en la definición de presupuesto encontramos que (Rondon,2001) el presupuesto “es una
representación en términos de contabilización de las actividades a realizar en una
organización, para alcanzar determinadas metas, y que sirve como instrumento de
planificación, de coordinación y control de funciones.”
15
Es muy importante realizar un presupuesto, puesto que permite a la entidad u
organización saber que recursos se están agotando, y así poder planificar frente a los
ingresos que serán utilizados y así poder tener medidas de control con los gastos de la
organización y poder tomar decisiones para poder cumplir con los objetivos
2.2 Administración
La administración es la capacidad de crear estrategias, organizar y planificar los recursos
con la finalidad de sacar de ellos una enorme utilidad conforme a lo que se aspira.
Idalberto Chiavenato en su libro “Introducción a la teoría general de la administración”
nos dice que la administración se define como; “el proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales” (Chiavenato,
C.2004).
En la Asociación de ayuda infantil cada persona debe tener un rol, responsabilidad y
actividad que desempeñar dentro de la misma de ahí Chiavenato nos muestra cómo llevar
una buena organización empresarial, para esto es necesario un esquema de descripción y
especificación de cargos a realizar.
En el momento de analizar las dependencias y perfiles que integran La asociación, nos
encontramos con que cuentan con un organigrama lineal; la autoridad y toma de
decisiones se centra en una sola persona, dicha persona cuenta con una relación cercana
con sus colaboradores y la ejecución de las labores es de forma ágil.
Como es sabido el organigrama es la guía para conocer la estructura organizacional
interna de la asociación de ayuda infantil; cada persona desempeña una actividad la cual
denominamos puesto, la cual debe tener una posición definida en el organigrama que
16
cuenta con responsabilidades u obligaciones; con las cuales se logra el cumplimiento de
objetivos en determinados tiempos, existe la posibilidad que en algún puesto interactúen
varios colaboradores realizando la misma tarea para lograr alcanzar un objetivo
determinado.
Se toman como referencia las cuatro condiciones fundamentales para el diseño de puesto
que da Chiavenato:
 1. Conjunto de tareas u obligaciones que el ocupante deberá desempeñar.
2. cómo se debe desempeñar ese conjunto de tareas u obligaciones.
3. A quien le debe reportar el ocupante del puesto, es decir, relación con su jefe. 
4. A quien debe supervisar o dirigir a el ocupante, es decir, relación con su subordinado.
(Chiavenato,2000)
3. Marco empresarial
3.1 Misión
brindamos una atención integral a los niños de escasos recursos económicos, ofreciendo el cuidado de los 
niños, alimentación, actividades lúdicas que ayuden a estimular su desarrollo físico, mental y social con la
prevención de fenómenos sociales a los cuales se encuentran vulnerables; como delincuencia, 
drogadicción, violencia familiar y desnutrición.
3.2 Visión
Proporcionamos un apoyo necesario para que los niños disfruten de calidad de vida digna por medio de 
acciones que fomenten su desarrollo e inclusión social, proyectándonos para el futuro mejorar el ámbito 
social de nuestros niños.
3.3 Valores
Los valores que maneja y promueve la Asociación de ayuda infantil
• la solidaridad
• la justicia
17
• solución de conflictos de forma pacífica
• La tolerancia
• La responsabilidad
• La integridad
4. Marco legal 
Las Entidades Sin Ánimo de Lucro en Colombia (ESAL) según lo afirma Gaitán “surgen como desarrollo
del derecho fundamental de asociación, en donde el Estado garantiza la libertad de las personas para
reunirse y desarrollar actividades comunes desprovistas del ánimo de lucro.” (Gaitán Sánchez, 2014)
La ESAL son personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociacióno creación de otras
personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceras
personas o de la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros.
(Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y Núm. 2.2 y siguientes Circular 002 de 2016 de la
Superintendencia de Industria y Comercio).
Las Entidades Sin Ánimo de Lucro se pueden constituir a través de Escritura Pública, documento privado
o acta y debe contener lo siguiente:
• El nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla de manera habitual
sus actividades) de las personas que intervengan como otorgantes y constituyentes. (Decreto 2150 de
1995 y 427 de 1996).
• Nombre de la ESAL previo el control de Homonimia que puede realizar por la página del
Registro Único Empresarial y Social (RUES) (www.rues.org.co). Se recomienda buscar por razón social o
palabra clave.
• Clase de persona jurídica (Fundación, Asociación, Corporación).
• Domicilio (ciudad o municipio) de la entidad que puede o no ser diferente al domicilio de los
constituyentes y debe ser indicado de manera independiente para efectos de determinar la competencia de
la Cámara de Comercio de Bogotá.
• Objeto. Es la relación de los fines a los que se va a dedicar la ESAL, se verificará que no se
encuentre dentro de las actividades exceptuadas previstas en el decreto 2150 de 1995 y 427 de 1996. (Ver
Guía 1). Guía 2 ESAL • Patrimonio y la forma de hacer los aportes. (Es necesario indicar el patrimonio
18
inicial de la entidad en caso de que lo haya). En el caso de las fundaciones, las mismas siempre deben
contar con un patrimonio inicial.
• La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su
cargo la administración y representación legal. • La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en
los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias por cada órgano de dirección o administración
creadas estatutariamente. • La duración precisa de la entidad y las causales de disolución. En el caso de
las fundaciones se debe señalar que la vigencia es indefinida. 
• La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la Asociación, Corporación o Fundación.
 • Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso. (Si el cargo está creado en los estatutos
de cada entidad, se debe realizar el nombramiento), • Nombre e identificación de los administradores y
representantes legales.
• Aceptaciones de las personas designadas en los cargos de administradores, representantes legales
y revisores fiscales si figura el nombramiento. (Artículo 42 del Decreto 2150 de 1995). En el
documento se debe indicar si las personas designadas aceptaron los cargos de administradores,
representantes legales y revisores fiscales, si figuran nombrados. Si las personas designadas no
suscriben el documento de constitución debe adjuntarse una carta donde se indique el cargo aceptado,
el número de Identificación, país de origen si es pasaporte.
• Adjuntar fotocopia del documento de identificación de las personas designadas como
administradores o revisores fiscales y de los constituyentes.
• Presentación personal de los constituyentes en el caso de realizar la constitución mediante
documento privado en caso de realizar el acta la presentación personal la deberá realizar el presidente
y secretario que suscriben la misma. La diligencia de presentación personal se puede llevar a cabo
ante juez o notario o ante el secretario de la Cámara de Comercio de Bogotá. (COMERCIO, 2017)
Las entidades sin ánimo de lucro, en el momento de su conformación, serán asimiladas
inmediatamente como entidades del régimen ordinario, teniendo la obligación de tributar sobre renta a la
tarifa plena. Sin embargo, si estas entidades quieren pertenecer al régimen tributario especial, deberán
solicitar ante la Dian el proceso de calificación y cumplir con el pleno de requisitos que la entidad exige.
Para que estas entidades puedan pertenecer al régimen tributario especial debe tener las siguientes
características:
1. Que estén legalmente constituidas.
2. Que su objeto social sea de interés general en una o varias de las actividades meritorias
establecidas en el artículo 359 del presente Estatuto, a las cuales debe tener acceso la comunidad.
Las actividades meritorias establecidas en el artículo 359 son las siguientes:
19
• Educación.
• Salud.
• Cultura.
• Ciencia, tecnología e innovación.
• Actividades de desarrollo social.
• Actividades de protección al medio ambiente.
• Prevención del uso y consumo de sustancias psicoactivas, alcohol y tabaco; atención y
tratamiento a las personas consumidoras.
• Promoción y apoyo a las actividades deportivas definidas por la Ley 181 de 1995, mediante las
políticas públicas y las entidades competentes.
• Actividades de desarrollo empresarial. Promoción del desarrollo empresarial y el emprendimiento
definido por la Ley 1014 de 2006.
• Promoción y apoyo a los derechos humanos y los objetivos globales definidos por las Naciones
Unidas.
• Actividades de promoción y mejoramiento de la Administración de Justicia.
• Promoción y apoyo a las ESAL que ejecuten acciones directas en el territorio nacional en alguna
de las actividades meritorias descritas en este artículo.
• Actividades de microcrédito, en los términos del artículo 39 de la Ley 590 de 2000.
3. Que ni sus aportes sean reembolsados ni sus excedentes distribuidos, bajo ninguna modalidad,
cualquiera que sea la denominación que se utilice, ni directa, ni indirectamente, ni durante su
existencia, ni en el momento de su disolución y liquidación, de acuerdo con el artículo 356-1. (Gaitán
Sánchez, 2014)
5. Marco conceptual
5.1 Administración 
Para Idalberto Chiavenato (Chiavenato, 2000) “el proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”; ahora bien,
para Porter, Hitt Michael y Black Stewart (2006) en su libro “administración” se define
como “el proceso de estructurar y utilizar conjunto de recursos orientado hacia el logro de
metas para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional” 
20
5.2 Organigrama 
Según el libro “Organización de empresas” del autor Enrique B. Franklin dice que es “la
representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de sus áreas en las
que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen.
(Franklin, 2004).
5.3 DOFA
 Herramienta de diagnóstico la cual permite identificar debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas de una organización para así determinar que variables necesitan
mayor labor y saber cuáles son las variables fuertes y ayudar a impulsar estas para dar
cumplimiento de objetivos.
5.4 Contabilidad
 Según el Instituto Americano de contadores públicos certificados, la contabilidad “es el
arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero,
transacciones y eventos que son parte por lo menos de carácter financiero e interpretar los
resultados de estos” de igual manera para Terán Gandarillas la contabilidad es “un
instrumento de comunicación de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en
una empresa sujeto a medición, registración e interpretación para la toma de decisiones
empresariales.” (AICPA, 2004)
5.5 Soportes contables
Lucy Coral, en su libro Contabilidad 2000. (pg. 68),
define los soportes contables como:” documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes
21
de contabilidad respectivos o dejando constancia en estos de tal evento”. 
5.6 Persona Natural
El Código civil colombiano define la persona natural como:
“Sonpersonas todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad,
sexo, estirpe o condición. (Art. 74). 
5.7 Persona Jurídica
 el Código Civil Colombiano en el artículo 633 define a las personas
jurídicas, como una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones 
32civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las personas jurídicas son
de dos especies: corporaciones y fundaciones de beneficencia pública. Hay personas
jurídicas que participan de uno y otro carácter. 
5.8 Estados financieros
Es un documento suscrito por una entidad económica en el cual
se consignan datos valuados en unidades monetarias, referentes a la obtención y
aplicación de recursos materiales.
5.9 Impuestos
los impuestos por pagar como aquellos que representan obligaciones de trasferir al estado
o a alguna de las entidades que lo conforman, cantidades de efectivo que no dan lugar a
contraprestación directa alguna.
22
6. Macro variables
6.1 Biofísicas del Territorio.
 6.1.1 Localización
La asociación de ayuda infantil se encuentra ubicada en la calle 3 # 11 B – 04 en el barrio
san Bernardo, en la localidad de Santa Fe la cual tiene una extensión total de 4.517
hectáreas, es la número 3 de la ciudad, limita al norte con la localidad de Chapinero, al
sur con la localidad de San Cristóbal, Antonio Nariño, al oriente con el municipio de
Choachí y al occidente con las localidades de Teusaquillo, Mártires y Antonio Nariño.
Santa Fe cuenta con 107.044 personas residentes en los cuarenta y dos barrios que la
conforman, aunque las cifras de población de la localidad son altamente cambiantes en el
curso de un día, por el desplazamiento masivo de ciudadanos al centro de la ciudad para
cumplir actividades cotidianas de trabajo y estudio. En contraste con esta dinámica, la
población que habita los sectores residenciales es relativamente estable. (Bogota, 2016)
 
 Figura 2. Fachada Asociación de ayuda Infantil.
 Fuente: Elaboración Propia
 
23
6.1.2. Barrios de la localidad
La misma se encuentra subdividida en 6 UPZ. Sagrado corazón 91, La macarena 92, Las
Nieves 93, Las Cruces 95, Lourdes 96, UPR Cerros orientales.
Figura 3. Área por UPZ de la localidad Santa fe.
Fuente: SDP, Base de datos espacial, Bogotá D.C
6.1.3 Calidad de vida
Santafé es la duodécima localidad de Bogotá en personas con Necesidades Básicas
Insatisfechas (NBI) (12,8%. Es decir, 16.117 personas) y el 72,3% de la población está
clasificada en nivel 1 y 2 del SISBÉN, adicional se estima que a la localidad llegan 330
hogares desplazados de los 10.090 que llegan a la ciudad de Bogotá.
En educación y capital humano tienen niveles superiores a los del distrito, a lo que
confiere a recreación y deporte cuentan con 111 parques y zonas verdes, con respecto a la
cultura cuenta con museos, centros artísticos y culturales, cuatro teatros y centro de
ciencia y tecnología.
24
En cuanto a servicios públicos cuenta con deficiencias solo cuentan con buena cobertura
de aseo que es algo universal; la tasa de mortalidad es 73.4 por cada 10.000 habitantes
siendo las agresiones la principal causa con 14.9% superior a la del distrito. (Cámara de
comercio Bogotá,2007)
Figura 4. Fuente: DANE (2003). calidad de vida localidad Santa fe.
6.1.4 Educación
En Santafé, el porcentaje de analfabetismo, 2,6% es superior al de Bogotá (2,2%), Santafé
es la decimoquinta localidad con mayor número de personas (27.916) matriculadas en
preescolar, primaria o secundaria en Bogotá. La matrícula por sector educativo está
concentrada en el sector oficial.
La oferta educativa en la localidad está dada por 28 colegios oficiales, con la siguiente
distribución. (Cámara de comercio Bogotá,2007)
25
6.2 Socioeconómicas.
6.2.1 Sectores Productivos
En Santafé, se localizan 11.252 empresas de Bogotá, equivalentes al 5%. 
La estructura empresarial de la localidad se concentra en el sector servicios (83%) y la 
industria (11%).
En la localidad, hay una alta presencia de microempresarios. Del total de empresas, 9.812
son microempresas que representaron el 87% de la localidad y el 5% de Bogotá.
Los sectores económicos en los que se encuentra el mayor número de empresas de la
localidad Santafé son: comercio (45%), servicios inmobiliarios y de alquiler (13%),
restaurantes y hoteles (11%). (Cámara de comercio Bogotá,2007)
6.2.2 Principales procesos de emprendimiento económico
El 65% de las empresas de la localidad Santafé son personas naturales y el 35%, personas
jurídicas. El 9% de las empresas de la localidad Santafé realizan operaciones de comercio
exterior.
En el 2006, se liquidaron 178 empresas, 5% del total de liquidadas en Bogotá. La mayor
concentración se presentó en el sector de las microempresas (78%) y pequeñas empresas
(17%). (Cámara de comercio Bogotá,2007).
6.2.3 Vinculación de cada sector a las dinámicas del mercado
En la localidad Santafé, se identificaron 5.250 empresas que pueden articularse a las
cadenas productivas de productos alimenticios, textil y confección y construcción e
ingeniería civil.
26
La mayor parte de los recursos de la localidad se destinaron al área de infraestructura
(46%), principalmente para programas de mejoramiento del espacio público local. Se
incluyeron también, con menores recursos, proyectos para mitigar y prevenir riesgos,
construcción y habilitación de escenarios deportivos, hospitales, jardines infantiles,
centros educativos, salones comunales, parques y la adecuación de la sede la Alcaldía
local.
La Cámara de Comercio (Cámara de comercio Bogotá,2007) de Bogotá realizó los
programas en la localidad como Zonas Seguras, Estudios e Investigaciones, Cámara
Móvil Local, Centro de Información Empresarial (CIEB), Conciliación Comunitaria y
Apoyo Empresarial. 
6.2.4 Cuantificación y cualificación del talento humano
Las empresas de la localidad de santa fe reportaron empleo a las personas teniendo una
tasa de ocupación (59,5%) es superior a la de la ciudad (55,1%). Las actividades que más
ocuparon personas residentes en Santafé fueron: comercio, hoteles y restaurantes
(33,1%), industria manufacturera (13,9%) y servicios sociales, comunales y personales
(25,9%).
Santafé fue la cuarta localidad con menor participación en el total de empleados de la
ciudad, 1,9% (58 mil personas), cifra similar a los de Antonio Nariño (46 mil).
Sin embargo, la tasa de ocupación de la localidad (59,5%) fue la segunda más alta entre
las localidades, después de Chapinero (62,9%) y está por encima a la de la ciudad
(55,1%). Las actividades que más ocuparon personas residentes en Santafé fueron: el
33,1%, comercio, hoteles y restaurantes; el 25,9%, servicios sociales, comunales y
27
personales; el 13,9% industria manufacturera. El porcentaje de comercio fue el tercero
más alto entre las localidades. En cuanto a la posición ocupacional de los empleados que
viven en la localidad Santafé, el 45,8% eran empleados de empresa particular y el 35,7%
trabajadores por cuenta propia. (Cámara de comercio Bogotá,2007)
 6.3 Político-institucionales
 6.3.1 Instituciones del estado con presencia en el territorio
La localidad cuenta 218 instituciones prestadoras de servicios de salud privadas y siete
públicas. En la localidad, se dispone de 726 camas. La clínica San Diego y el hospital el
Guavio ofrecen 110. Por lo tanto, ubican a la localidad en el tercer lugar en número de
camas por habitante (en santa fe hay una cama por cada 173 habitantes). Esto demuestra
que su capacidad hospitalaria tiene niveles aceptables, dado el mayor número de camas
por habitante que tiene respecto al promedio distrital. El 78,3% de la población de
Santafé está afiliada al sistema salud y es la octava localidad en cobertura de seguridad
social en salud en Bogotá.La mayoría de la población afiliada pertenece al régimen
contributivo (63%), mientras 36.923 personas (37%) están en el régimen subsidiado.
El Instituto Distrital de Recreación y Deporte (IDRD), ha identificado en Santafé 61
parques de bolsillo. Según el Plan de Ordenamiento Territorial, en Santafé, se han
destinado algunos parques en donde pueden realizarse usos temporales como mercados,
ferias y eventos deportivos, culturales y recreativos, previa autorización del Alcalde
Local. Se destacan: el parque Lourdes, ubicado en la calle 3 entre carreras 1 este a 3 este;
el parque Las Cruces, ubicado en la carrera 7 con calle 1; el parque principal de la
Perseverancia, ubicado en la calle 32 entre carreras 3 a 4; el parque San Bernardo,
28
ubicado en la calle 3 entre carreras 12A a 12B y el parque Santander, ubicado en la
carrera 7 con calle 16.
 La Junta Administradora Local-JAL es una corporación pública conformada por los
ediles elegidos popularmente por un período de tres años, que deben
promover el desarrollo de sus territorios y el mejoramiento socioeconómico y cultural de
sus habitantes, además de asegurar su participación efectiva en la gestión de asuntos
locales en conjunción con la Contraloría de Bogotá, tiene funciones como Adoptar el Plan
de Desarrollo Local, Aprobar el presupuesto anual de la localidad, Gestionar recursos
para la localidad ante las autoridades distritales y nacionales, Promover campañas de
respeto al medio ambiente, Promover el respeto del espacio público y Promover la
creación de veedurías ciudadanas (Recorriendo santa fe, 200
7. Metodología
Este proyecto se desarrolló bajo un enfoque Mixto, que consiste en unificar los métodos 
cuantitativo y cualitativo con la finalidad de ampliar el campo de análisis y así mismo 
poder conocer la información y estado en que se encuentra la Asociación de ayuda 
infantil, para poder brindar las alternativas pertinentes de fácil implementación.
 
 7.1 Métodos para la investigación
El método que se usó para realizar y ejecutar este proyecto fue el “Método Inductivo”, el 
cual nos permitió partir de aquellas falencias particulares obtenidos por las técnicas de 
29
investigación aplicadas como la entrevista y observación que contribuyeron a facilitar el 
análisis de las situaciones específicas de la Asociación de ayuda infantil.
Según José Sánchez: Esta teoría Consiste en basarse en enunciados singulares, tales 
como descripciones de los resultados de observaciones o experimentos para plantear 
enunciados universales, tales como hipótesis o teorías. Ello es como decir que la 
naturaleza se comporta siempre igual cuando se dan las mismas circunstancias, lo cual es 
como admitir que bajo las mismas condiciones experimentales se obtiene los mismos 
resultados, base de la repetitividad de las experiencias, lógicamente aceptado. (Cegarra 
Sánchez, 2012) 
7.2 Instrumentos y Técnicas usadas 
 Observación 
 Se logró obtener la mayor cantidad de información ya que hubo interacción directa con 
las personas asociadas, lo cual permitió conocer el estado actual, obteniendo diferentes 
opiniones desde una nueva perspectiva.
 Entrevista
 Este método de recolección de información es uno de los más eficientes, ya que permite 
obtener información más exhaustiva puesto que se puede entrar más a detalle; para el 
caso de la presente investigación el método fue aplicado para los funcionarios de la 
Asociación de ayuda infantil, lo que permitió conocer el nivel jerárquico y la percepción 
frente a los procesos internos que tienen cada uno y a las fallas de los procesos.
Población y muestra 
30
se contó con las 3 funcionarias de la asociación de ayuda infantil, para poder realizar las 
asesorías respectivas y se les realizo la encuesta para poder analizar el aspecto que tienen
frente a la asociación y el conocimiento que tienen de ella.
8. Matriz DOFA
31
Fuente: Elaboración propia.
8.1 Análisis DOFA
De acuerdo con el análisis realizado de la situación actual en que se encuentra la
Asociación de ayuda infantil, logramos obtener un diagnóstico de la misma e identificar
sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, y en función de ello, se definieron
algunas estrategias de mejoramiento.
Es evidente que la comunidad del barrio san Bernardo, es una de las tantas
poblaciones vulnerables de la ciudad de Bogotá, por lo que carece de un desarrollo
institucional a nivel local que atienda sus necesidades básicas y bajos índices de
escolaridad; sin embargo y a pesar de que cuentan con varias amenazas y
debilidades, carece de recursos y situaciones del entorno que impactan de
manera negativa, existen fortalezas que son puntos críticos positivos como factores
externos favorables el cual permite obtener una mejor vinculación social para los niños ,
lo cual hace que logremos diseñar algunas estrategias como, apoyo con la alcaldía para
implementar actividades y programas con la comunidad, apoyo educativo para los niños,
llevar un proceso de seguimiento en la parte psicológica de cada niño ya que su ámbito
32
familiar los afecta bastante, acceder a las ayudas humanitarias internacionales que existen
como Global Humanitaria, la cual trabaja para favorecer y proteger los derechos de los y
las menores, promoviendo proyectos que garanticen su alimentación, educación y salud,
que responden a la situación actual de la asociación y la comunidad, sembrando una
valor agregado que contribuya al desarrollo tanto personal como colectivo de cada uno de
las personas que hacen parte del proyecto de asesoría e implementación y en especial los
niños inscritos, el cual responde de manera acertada a las necesidades de esta comunidad.
Estrategias de asesoramiento al personal administrativo de la Asociación de la
ayuda infantil:
El diagnóstico inicial realizado en la Asociación de ayuda infantil, nos permitió
establecer diferentes estrategias para dar cumplimiento al objetivo de implementar un
proceso de asesoría al personal administrativo, para esto fue diseñado un plan de acción.
9. Desarrollo del plan de trabajo
Las asesorías fueron realizadas los sábados en el horario de 9:00 am a 1:00 pm en las
instalaciones de la Asociación.
Se desarrolló la planeación de las tareas definiendo los temas a tratar en cada sesión. A
continuación, se muestran en orden cronológico las actividades detallando los temas tratados:
33
Tabla 4. Cronograma de actividades elaboración propia
9.1 Trabajo de campo
En la Asociación de ayuda infantil realizamos asesoramiento e implementaciones en la parte
contable y administrativa, contamos con la ayuda de la representante legal quien nos explicó
34
como es el funcionamiento de la asociación, cuál era su labor social y cuáles eran sus recursos
para brindar a ayuda pertinente a los niños vulnerables. 
Se realizo una investigación en los sitios web especializados en temas como son la DIAN y la
cámara de comercio de Bogotá para saber acerca de las asociaciones, como están conformadas,
su estructura organizacional, y como es el tratamiento contable en las asociaciones.
Entrevista Realizada a los funcionarios de la Asociación De Ayuda Infantil.
 Figura 5 Entrevista a funcionaria (cocinera)
 Fuente: Elaboración propia
 Figura 6 Entrevista a funcionaria (JEFE) Figura 7 Entrevista a funcionaria 
(NIÑERA)
35
 
 Fuente: Elaboración propia Fuente: Elaboración propia
9.2 Resultados
 Mediante las asesorías se logró la implementación de un sistema contable básico en Excel, el 
cual comienza a registrar los gastos e ingresos recibidos con sus respectivos soportes, es decir, 
comprobantes de ingreso y egreso.Figura 8. Comprobante de ingreso
36
 Fuente: Elaboración Propia.
 Figura 9. Comprobante de egreso 
Fuente Elaboración propia 
 Se logró emitir los primeros estados financieros de la Asociación de ayuda infantil por medio de
la revisión de los datos contables obtenidos.
Figura 10. Estado de situación financiera de la Asociación De Ayuda Infantil.
37
Fuente: Elaboración propia
Figura 11 . Estado integral de resultado de la Asoación de Ayuda Infantil.
Fuente: Elaboración propia.
También se realizó un manual de funciones que está conformado por 3 puestos de trabajo, que 
son jefe, cocinera y niñera, ya que juntas se colaboran entre sí para el desarrollo de sus 
actividades. 
38
 Manual de funciones 
Directivo
•jefe: cuyas funciones se basan en su participación activa en la toma de decisiones, controlando,
empleando las normas y procedimientos para el alcance de objetivos proyectados
39
Se realizo su pertinente Organigrama en el cual se puede encontrar la estructura formal que posee
la Asociación De Ayuda Infantil.
De igual manera se realizó la creación y modificación de la misión, visión y objetivos, teniendo
en cuenta que las que se encontraban no contaban con los parámetros necesarios. A continuación,
se presenta las propuestas:
 Propuesta Misión: Aprovecharemos estrategias orientadas a la búsqueda de recursos de la
canasta familiar, brigadas de salud, zapatos y vestuario informando a empresas nacionales
e internacionales de todas las necesidades por las que están pasando.
 Propuesta Visión: Somos una asociación que trabajamos en busca del mejoramiento de la 
calidad de vida de las personas que viven en situación de drogadicción que carecen de 
alimentos y vestuario en estrato 1 y 2. 
Directo
ra
cociner
a 
niñera 
40
 Propuesta Valores corporativos:
 trabajo en equipo: se da una participación y cooperación en los procesos que se manejan 
en el interior y tener una buena relación en el personal para alcanzar mejores beneficios.
 Solidaridad: atrás vez de nuestra labor se genera una ayuda a la comunidad en pro de su 
bienestar dando todo el esfuerzo posible.
 Compromiso: dar ideas para el bienestar y crecimiento de la Asociación de Ayuda Infantil
comprometidos activamente
Adicionalmente se generó explicación de formatos que deben llevar el registro de toda la
administración de (Donaciones, base de datos asociados, Base de datos padres de familia.) y
soportes que lleven el registro de todas las Operaciones Contables. (Facturas, Comprobantes de
Ingresos y Egresos
 Figura 12. Libro Diario Ingresos
Fuente: Elaboración propia
41
Figura 13. Libro diario Gastos
 Fuente: Elaboración propia.
 Figura 14. Directorio familias usuarias
 Fuente: Elaboración Propia.
42
 Figura 15. Base de datos niños usuarios.
 Fuente: Elaboración propia.
Figura 16. Formato de recaudo de donaciones
 Fuente: Elaboración propia
 Por último, se interactuó con los niños brindándoles actividades de esparcimiento y creatividad
para su desarrollo motriz, 
43
Figura 17. Espacio donde juegan los niños
Figura 18. Espacio donde mantienen los niños 
44
Figura 19. Desarrollo de actividades para los niños 
Figura 20. Actividades para los niños 
45
Figura 21. Bazar de la Asociación de Ayuda Infantil 
46
10. Conclusiones
 Se culminó el proyecto que generó una gestión administrativa y contable que le permitió
mejor funcionalidad y equilibrio a la Asociación de Ayuda Infantil; se evidencia que se
cumplieron satisfactoriamente los objetivos propuestos.
 Para el logro de los objetivos propuestos se utilizaron herramientas de investigación;
como entrevistas a los trabajadores de la asociación, que permitieron reunir información
sobre la organización y así mismo identificar las fallas que tenían en su funcionamiento.
Durante el proceso del proyecto se evidencia que la Asociación de ayuda infantil no
contaban con una gestión administrativa; ni contable que le diera facilidad para el
desarrollo de diferentes procesos, seguido de esto se muestra una carencia de recursos
económicos para realizar actividades.
 Se estableció junto a la Dueña una estructura organizacional con el propósito de
identificar las jerarquías junto a los cargos presentes en la organización actualmente; se
logró implementar fichas de funciones, las cuales les ayuda al desarrollo de actividades
de cada trabajador; permitiendo delimitar y determinar la tarea clara de cada área y
puesto de trabajo. Se implementaron formatos administrativos y contables que ayudaron
al mejoramiento del desarrollo en la asociación.
 Se orientó frente a la toma de decisiones estratégicas hacer un mejor análisis de cada
situación y tomar la mejor opción para la Asociación; por último, se buscó contribuir con
el desarrollo de la fundación realizando donaciones y ayudas dinámica; como el bazar
realizado que le ayudaron a generar ingresos y artículos para sus niños; donde logramos
donaciones de alimentos, ropa, juguetes, una computadora de mesa, zapatos. 
 Gracias a este proyecto y los aportes anteriormente mencionados la Asociación de Ayuda
Infantil logró tener un mejor manejo contable y administrativo, dando una mejor imagen
a sus usuarios y colaboradores.
47
11. Recomendaciones
1. Implementar los aportes de contabilidad y administración básicos dados para un mejor
funcionamiento de la organización.
2. Realizar actividades complementarias que ayuden a obtener contribuciones económicas
para su sustento diario. 
3. Se recomienda buscar espacios donde se puedan mirar ideas para analizar formas de
mejorar el espacio de los niños y hacerlo más cálido.
 
4. Se sugiere iniciar el proceso de organización en cuanto a los datos de los niños.
48
12. Referencias bibliográficas 
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