Función de certificación y registro (Abal)

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ALEJANDRO ABAL OLIÚ 
 
 
FUNCIÓN DE CERTIFICACIÓN 
CONCEPTO DE LA FUNCIÓN DE CERTIFICACIÓN 
La función procesal de certificación es aquella cuyo objetivo o finalidad 
específica consiste en dar certeza a hechos o documentos vinculados al proceso. 
Ella se integra con todos los actos procesales que apuntan directamente a 
dicho objetivo; actos que se cumplen por sujetos de fé pública, entre los que se 
cuentan diversos funcionarios judiciales que representan al tribunal (destacándose 
el actuario y el secretario del tribunal) y eventualmente los escribanos públicos. 
Desde que algunos de los actos que integran esta función también integran 
otra (como por ejemplo sucede con el labrado del acta de una audiencia procesal, 
que aunque acto de certificación es principalmente acto de documentación), en 
este capítulo nos referiremos exclusivamente a aquellos actos cuyo objetivo 
específico es certificar la existencia de otros actos o de documentos procesales 
que ya se encuentran incorporados al proceso (o sea los actos de expedición de 
“certificados” y de “testimonios”). 
 
ANÁLISIS DE LAS DIVERSAS CLASES DE ACTOS DE CERTIFICACIÓN 
Los actos de certificación también deben cumplir con los requisitos 
procesales generales de todo acto procesal. 
Por “testimonio” debe entenderse a aquel documento en el que, dando fé de 
su existencia, se transcribe literalmente otro documento (o parte del mismo). 
Por “certificado” (en sentido estricto) debe entenderse a aquel documento en 
el que, dando fé de su existencia, se transcribe en forma resumida otro documento 
(o parte del mismo). 
La expedición y entrega de ambas clases de documentos la puede solicitar al 
tribunal cualquier interesado, incluso sin ser parte o gestor en el proceso. 
La realización del acto de certificación se debe disponer por el tribunal “con 
citación” de los interesados principales que no hayan sido los solicitantes (o de 
todos los interesados principales si el peticionante fuera un tercero). 
Si se accede a la solicitud, será el secretario o el actuario el sujeto con 
competencia para realizar el correspondiente acto de certificación, sin perjuicio de 
que ello también puede ser realizado “por cualquier escribano designado por la 
parte interesada en la expedición, a costo de esta última”. 
 
 
 
 
FUNCIÓN DE REGISTRO 
CONCEPTO DE LA FUNCIÓN DE REGISTRO 
La función procesal de registro es aquella cuya finalidad u objeto consiste en 
dejar constancia de lo sucedido en el proceso. 
Para su análisis ella podría dividirse en la función de documentación, cuyo 
objeto o finalidad consiste en ir registrando actos y hechos que se van sucediendo 
en el proceso, y en la función de archivo, cuyo objeto o finalidad consiste en 
desplazar los objetos a través de los cuales se documentó el proceso a un luigar 
donde se les mantenga ordenados al efecto de una eventual futura utilización, y 
conservarlos en tal lugar. 
Integran entonces está función (o actividad) procesal todos los actos 
procesales dirigidos ya a documentar el proceso, ya a archivar los objetos a través 
de los cuales se ha realizado esa documentación. 
ANÁLISIS DE LAS DIVERSAS CLASES DE ACTOS DE REGISTRO 
1. La documentación 
Un acto procesal de documentación es, por ejemplo, el acto realizado por el 
“funcionario receptor” al anotar, al pie de un escrito, su presentación ante el 
tribunal, el día y hora en que ello sucedió y los documentos que se adjuntaron al 
mismo. 
Los actos de documentación, además de cumplir con todas las exigencias 
procesales generales que para todos los actos procesales se establecen en 
nuestro Derecho, exigencias que hemos considerado en la Quinta Parte de la obra 
y a la que ahora nuevamente nos remitimos (tomo III), en ocasiones deben 
también reunir algunos otros requisitos especiales. 
Así debemos prestar atención, en especial, a lo que disponen a ese respecto 
los arts. 68, 74, 75, 102, 103 y 343.5 del C.G.P. y art. 109 del Código de la Niñez y 
de la Adolescencia. 
Los soportes materiales del conjunto de los actos procesales de 
documentación de cada proceso que quedan en poder del tribunal, se van luegto 
reuniendo, atendiendo al orden cronológico en que son recibidos en el tribunal, en 
un “expediente”. 
Ese expediente, al que refiere el art. 104 del C.G.P., puede ser definido como 
el conjunto de documentos formado por soportes materiales de actos procesales 
de documentación, ordenados en forma cronológica de acuerdo a su fecha de 
incorporación al proceso. 
En el art. 109 del mismo Código se regula la “reconstrucción de expedientes; 
en el art. 106 se regula la “consulta” de expedientes, estableciéndose que rige a 
su respecto el principio de la publicidad tanto interna como externa, y en el art. 107 
(así como en el art. 45 del decreto-ley nº 15.524 para los procesos anulatorios que 
se tramitan ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo) se regula el 
denominado “retiro de los expedientes en confianza”. 
En cuanto a los supuestos de actos de documentación en el marco de 
procesos arbitrales, nada señala específicamente el C.G.P., no obstante lo cual, 
fuera de lo que libremente puedan acordar la partes (incluyendo la tramitación y 
documentación por vía electrónica), deberán aplicarse en subsidio y en cuanto no 
resulten incompatibles las reglas establecidas al respecto para los procesos 
judiciales (art. 490 del C.G.P.). 
No puede concluirse el análisis de los actos procesales de documentación 
sin dejar una vez más planteadas las concretas posibilidades que con las nuevas 
tecnologías se abren en materia de documentación procesal. 
 
2. El archivo 
La función procesal de archivo es aquella que tiene por objetivo o finalidad el 
desplazar los objetos a través de los cuales se documentói el proceso, hacia un 
lugar donde se les mantendrá ordenados al efecto de una eventual futura 
utilización, así como de su conservación en tal lugar. 
Integran así esta función todos los actos procesales que tienen tal finalidad, 
como lo son las resoluciones que disponen el archivo de un expediente, el traslado 
de un lugar a otro de un expediente archivado, etc. 
Tales actos procesales, aún siendo de ínfima importancia técnica, tendrán 
que reunir todos los requisitos generales de los actos procesales, y a ellos se 
refieren especialmente el art. 108 del C.G.P., el numeral 3 del art. 123 de la ley nº 
15.750, la acordada nº 6.974 de la Suprema Corte de Justicia (que reglamenta el 
depósito de expedientes en el Archivo General de la Nación) e inclusive las 
circulares de dicha Corporación nº 61/96 (sobre oficios dirigidos al Archivo General 
de la Nación solicitando el desarchivo), nº 82/96 (que fija un horario diario de 
funcionamiento de los archivos) y nº 87/97 (que dispone que no es necesario 
presentar escritos para desarchivo de expedientes en caso de pedirse 
levantamiento de embargos). 
En el caso de procesos arbitrales el archivo de los expedientes se hará en la 
oficina del tribunal que hubiera debido intervenir si no hubiera mediado 
compromiso arbitral.