Transferencias Documentales Version 2

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SENA- Regional Atlántico- 
Centro Comercio y Servicios 
Servicios Administrativos 
Archivística 
 
Barranquilla, Enero de 2017 
	
TRANSFERENCIAS	
DOCUMENTALES	
 
 
 
 
Compilado por: Danilo Ulloque 
Gérman Profesional en Ciencias de 
la Información 
	
	
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
Enero 26 de 2017 
 
1 
 
 
Transferencia documental en el municipio cabezón de la Sal (España) 
 
 
 
 
SIPNOPSIS 
Este documento contiene información acerca de las transferencias documentales, su 
concepto, importancia, clases, pasos metodológicos con los cuales se realiza; 
elementos y materiales utilizados en su realización y la normatividad que los rige 
Contiene ilustraciones; un glosario archivístico sobre el tema; Links en donde se 
pueden accesar para tener información sobre transferencias y una bibliográfica 
sugerida sobre el tema. 
 
DESCRIPTORES O METADATOS 
Transferencias, transferencias primarias, transferencias secundarias, normatividad 
colombiana sobre transferencias, metodología para realizar transferencias, 
 
 
SIPNOPSIS 
This document contains information about the documentary transfers, its concept , 
importance, classes , methodological steps with which it is done ; elements and 
materials used in their construction and the regulations governing them contains 
illustrations; an archival glossary on the subject ; Links where you can access to have 
information on transfers and a suggested bibliography on the subject. 
 
DESCRIPTORS OR METADATA 
Transfers, transfers primary, secondary transfers, Colombian law on transfers , 
methodology for transfers 
 
 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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CONTROL DEL DOCUMENTO 
 
 
NOMBRE 
 
 
CARGO 
 
DEPENDENCIA 
 
FIRMA 
 
FECHA 
 
Autor 
 
Danilo 
Ulloque 
 
 
 
Instructor 
 
Centro Comercio 
y Servicios 
 
Enero de 
2017 
 
Revisión 
 
 
 
 
 
Aprobación 
 
María 
Cecilia 
Suarez 
 
Coordinadora 
Programa Servicios 
Administrativos 
 
Centro Comercio 
y Servicios 
 
Enero de 
2017 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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INTRODUCCIÓN 
 
• CONCEPTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 
• IMPORTANCIA DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
• CLASES DE TRANSFERENCIAS 
o TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 
o TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 
• REQUISITOS PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
SECUNDARIAS 
• PASOS METODOLOGICOS PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS 
• ELEMENTOS Y MATERIALES UTILIZADOS EN LAS TRANSFERENCIAS 
DOCUMENTALES. 
• LINEAMIENTOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE 
VALOR PERMANENTE. 
• ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN ENTIDADES EN PROCESO DE 
PRIVATIZACIÓN,LIQUIDACIÓN O FUSIÓN 
• NORMATIVIDAD LEGAL SOBRE LAS TRANSFERENCIAS 
 
 
ANEXOS 
 
1. ANEXO No 1. DECRETO 1515 DE JULIO 19 DE 2013 
 
2. ANEXO No2. MODELO DE PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS 
DOCUMENTALES UTILIZADA EN UNA EMPRESA PRIVADA 
 
 
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
GLOSARIO ARCHIVISTICO 
 
TABLA DE CONTENIDO 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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 INTRODUCCIÓN: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Las transferencias documentales -ya sean en soporte papel o electrónicas -,es uno 
de los procesos de archivos que hacen parte de un Programa de gestión 
documental, y que debe dominar en toda su complejidad el personal que trabaja 
en el archivo. 
 
De la realización de una transferencia documental, en una forma técnica, depende 
en alto grado la organización documental y la entrega oportuna de la información, 
“Las transferencias documentales se 
definen en un sentido general como el 
procedimiento habitual en instituciones 
públicas y privadas, sujeto a una planeación 
ordenada y rigurosa, que consiste en el 
traslado de documentos de una fase de 
archivo a otra, una vez que estos han 
cumplido las funciones legales, 
administrativas o contables, así como el 
plazo de permanencia fijado en cada una 
de las etapas de su ciclo vital”- -Archivo 
General de La Nación- 
 
 
“Las transferencias documentales se 
definen en un sentido general como el 
procedimiento habitual en instituciones 
públicas y privadas, sujeto a una planeación 
ordenada y rigurosa, que consiste en el 
traslado de documentos de una fase de 
archivo a otra, una vez que estos han 
cumplido las funciones legales, 
administrativas o contables, así como el 
plazo de permanencia fijado en cada una 
de las etapas de su ciclo vital”- -Archivo 
General de La Nación- 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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en los archivos centrales y en los depósitos de archivos. Es por esto que tanto los 
oficinistas y el personal de los archivos deben estar concientizados de realizar 
transferencias en forma planeadas y sujetas a una norma o procedimiento 
estandarizado 
 
 
 
CONCEPTO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: 
 
Se definen un sentido general como el procedimiento habitual en instituciones 
públicas y privadas, sujeto a una planeación ordenada y rigurosa, que consiste en el 
traslado de documentos de una fase de archivo a otra, una vez que estos han 
cumplido las funciones legales, administrativas o contables, así como el plazo de 
permanencia fijado en cada una de las etapas de su ciclo vital 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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IMPORTANCIA DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: 
 
Las transferencias evitan la producción y acumulación irracional de documentos 
 
Las transferencias documentales permiten: 
§ Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información 
§ Evitar la producción y acumulación irracional de documentos 
§ Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la 
documentación 
§ Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de 
documentos en las dependencias e instituciones productoras 
§ Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las 
mejores condiciones de conservación 
 
 
CLASES DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: 
 
Existen dos clases: Transferencias Primarias y transferencias Secundarias 
 
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
ARCHIVO DE 
GESTIÓN 
ARCHIVO 
CENTRAL 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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Son aquellos traslados físicos de los archivos de Gestión al Archivo Central. o depósito de 
Archivo. Las oficinas deberán transferir al Archivo central aquellas series y tipologías 
documentales que hayan cumplido el tiempo de retención establecido en las TRD, quien 
desde ese momento asume la responsabilidad de la documentación recibida. El Archivo 
central debe entonces recepcionarla, identificarla con una signatura topográfica e 
ingresarla a una base de datos para facilitar la consulta de los clientes internos y externos. 
 
 
 
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
Son aquellos traslados de documentación con carácter de conservación total del Archivo 
Central al Archivo Histórico. Para realizar esta transferencia también se observan la TRD, y 
se trasladan al Archivo Histórico los documentos que tengan carácter permanente, 
debidamente relacionados en un formato de inventario documental. Los documentos que 
hayan cumplido su término de retención, previa y cuya eliminación este autorizada en la 
Tabla de Retención Documental, son destruidos mediante el procedimiento utilizado en la 
institución (incineración; destrucción con destructora de papel), dejando constancia en un 
acta de eliminación de documentos 
 
REQUISITOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
SECUNDARIAS: 
Se deben cumplir los siguientes requisitos: 
 
• Autorización de las transferencias por parte de un Comité de Archivos; el cual debe 
conformarse de acuerdo a lo estipulado en el artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de Junta 
Directiva del archivo general de la nación 
 
• Tablas de retención documental debidamente aprobadas por el Comité de Archivos 
y que establezca los tiempos de retención en los Archivosde Gestión y el Archivo Central 
 
ARCHIVO 
CENTRAL 
ARCHIVO 
HISTÓRICO 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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• El inventario de las series documentales a transferir, en la cual se refleja la 
clasificación, ordenación y descripción de la documentación e cada unidad administrativa. 
 
• Realizar una respectiva acta de entrega. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pasos metodológicos para realizar transferencias documentales 
 
 
 
• Preparación física de la documentación: depuración y limpieza 
• Preparación física de la documentación: revisión y foliación 
• Realización del inventario documental 
• Ubicación de la documentación en cajas de archivo inactivo. Embalaje 
• Recepción y aprobación de la transferencia en el archivo central 
La organización de los archivos debe ser el punto de partida 
para lograr la eficiencia y modernización administrativa, ya que 
los documentos producidos por las entidades en desarrollo de 
sus actividades no son solamente el testimonio de su existencia, 
sino el referente para la toma de decisiones...” - ARCHIVO GENERAL 
DE LA NACIÓN- 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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Diapositivas elaboradas por estudiantes de Ciencias de la información universidad del Quindío: Fredy 
Ruíz; John Guzmán; Jesús Morales y Juan Rojas. Gestion documental I. Mayo de 2013 
 
Elaboración de un cronograma 
El Archivo Central o General deberá establecer un cronograma de las transferencias 
estableciendo fechas exactas que deben cumplir los encargados de los archivos de gestión. 
A partir de este momento el Archivo Central asume la responsabilidad de recibir, almacenar, 
conservar e identificar la documentación, para facilitar su consulta 
 
“CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL” 
 
FECHA LIMITE NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE DEBE REALIZAR LA 
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 
 
 
 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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Preparación física de los documentos a transferir: Depuración y limpieza 
 
 
 
Los funcionarios de los Archivos de Gestión deben realizar la organización y la depuración de 
las series y tipologías documentales a transferir. 
• Se deben ordenar, respetando la secuencia de producción y depurarse, extrayendo 
copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos que no tengan ningún valor 
secundario 
• Realizar una limpieza cuidadosa de los documentos utilizando brochas,, bayetilla para 
extraer el polvo que contengan los documentos 
• Eliminación del material metálico; clips, gancho legajadores metálicos para evitar la 
oxidación de la documentación y su posterior deterioro. 
• Remplazar carpetas deterioradas y/o tradicionales por carpetas tradicionales por 
carpetas de cuatro aletas con material desacidificado. 
• Identificar y separar el material que este afectado por comején, hongos, bacterias. Este 
material se debe separar y proceder a su desinfección. 
 
 
Diapositivas elaboradas por estudiantes de Ciencias de la información universidad del Quindío: Fredy 
Ruíz; John Guzmán; Jesús Morales y Juan Rojas. Gestion documental I. Mayo de 2013 
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Preparación física de los documentos a transferir: Revisión y foliación 
 
 
• Revisar que la documentación este en orden cronológico de llegada. 
• Foliación de la documentación a transferir, lo que significar colocar con lápiz de mina 
negra blanda un número consecutivo a cada folio desde 1 en adelante, de manera legible y 
sin enmendaduras. En la foliación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 
 
ü La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error grave en ella 
debe numerarse nuevamente tachando la anterior. 
ü Los planos o cualquier otro documento que por su formato o tamaño estén 
doblados, se numerarán como un solo folio: los impresos, insertos en la unidad documental: 
folletos, boletines, plegables deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En 
el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y 
número de páginas. 
ü Los folios que estén en blanco, que no contengan información por ambas caras, no 
deben enviarse en las transferencias. 
 
 
 
Diapositivas elaboradas por estudiantes de Ciencias de la información universidad del Quindío: Fredy 
Ruíz; John Guzmán; Jesús Morales y Juan Rojas. Gestion documental I. Mayo de 2013 
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Realización del Inventario documental 
 
 
 
Una vez terminada y la limpieza y depuración, y en forma simultanea con el embalaje se 
realiza el inventario documental por cada una de las cajas de archivo organizadas. 
El formato de inventario documental en las entidades oficiales debe ser el formato único de 
inventario documental; en las entidades privadas el establecido según políticas 
institucionales. 
Por lo general se realiza en tres copias: una para la caja de archivo; otra para el Archivo 
central y una tercera copia para el archivo de gestión. Debido a la política de racionalización 
de cero papeles; las copias de archivo central y de gestión se están remplazando por un 
archivo electrónico Word o Excel. 
Se acostumbra a diligenciar los inventarios en base de datos para estar actualizándolos en 
forma permanente. 
 
 
 
Diapositivas elaboradas por estudiantes de Ciencias de la información universidad del Quindío: Fredy 
Ruíz; John Guzmán; Jesús Morales y Juan Rojas. Gestion documental I. Mayo de 2013 
Ubicación de la documentación en cajas de archivo inactivo: embalaje 
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Por lo general la documentación que se encuentra en los Archivos de gestión, se 
encuentran en paquetes, legajos, tomos, pastas, A-Z, carpetas. 
Preferiblemente se deben al momento de transferir pasar a carpetas y ubicarlas en cajas de 
archivo inactivo debidamente rotuladas. Si se colocan empastes se deben colocar con el 
lomo hacia arriba. Se deben rotular tanto las carpetas , como las cajas de archivo 
 
Cuando la documentación va a ser transferida a sitios ubicados fuera del edificio donde se 
realiza la transferencia se debe proceder a un amarre con cinta de faya para reforzar 
estructuralmente las unidades de conservación que se estén utilizando y utilizar un medio 
de embalaje adecuado para que no se deterioren cuando sean ubicados en el transporte 
que las movilizarán. 
 
 
 
Diapositivas elaboradas por estudiantes de Ciencias de la información universidad del Quindío: Fredy 
Ruíz; John Guzmán; Jesús Morales y Juan Rojas. Gestion documental I. Mayo de 201 
 
 
Recepción y aprobación de la transferencia en archivo central 
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El Archivo Central al recepcionar la documentación deberá verificar el contenido de las cajas 
recibidas firmar el recibido en los inventarios y proceder a organizar según el sistema 
establecido y describir la documentación recibida. Realizará también la signatura 
topográfica de las cajas recibidas 
 
 
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS 
DE CONSERVACION PERMANENTE 
Decreto No 1515 de 2013.Título IV. Artículo 12 
 
LINEAMIENTOS GENERALES. 
Para la transferencia secundaria de los documentos de archivo declarados de conservación 
permanente tanto al Archivo General de la Nación como a los archivos generales 
territoriales deberán seguirse los siguientes lineamientos: 
• Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán como 
mínimo cada diez (10) años; podrá establecerse una periodicidad menor previo acuerdo 
según el caso. 
• La entidad que transfiere los documentos, deberá presentar al Archivo General de la 
Nación o el Archivo General Territorial un plan de transferencias documentales de 
acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por el Archivo General de la 
Nación 
• La entidad que transfiere los documentos deberá entregar un informetécnico 
detallando los procesos técnicos de valoración y selección aplicados a los documentos a 
transferir 
• Los documentos cuya transferencia se vaya a llevar a cabo deberán cumplir con criterios 
e organización archivísticos, siguiendo el principio de procedencia, orden original e 
integridad de los fondos. En todo caso las transferencias se deben llevar a cabo con 
estricta aplicación de tablas de retención documental por series documentales y deben 
incluir tanto los expedientes físicos como electrónicos e híbridos. 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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• La transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al Archivo General 
de la Nación, o demás Archivos Generales mencionados en el presente decreto, de los 
siguientes elementos: 
 
ü Un inventario físico y en medio electrónico de las series a expedir. 
ü La base de datos con la descripción de los documentos a transferir, la cual deberá 
cumplir con la norma internacional de descripción archivística ISAD. 
ü Copia de los medios técnicos (digitales, ópticos, microfilme, etc) cuando este 
procedimiento se haya establecido en las respectiva TRD o TVD, dichos medios deberán 
tener una descripción de su contenido. 
 
El Archivo general de la nación reglamentará los aspectos técnicos correspondientes a este 
literal 
• La documentación solo podrá ser transferida y se incorporará al acervo del Archivo 
General de la Nación, del Archivo General territorial o el Archivo de las ramas Legislativa 
y Judicial y los órganos autónomos y de control cuando sobre la misma se verifiquen 
además en los literales c, d y e del presente artículo las etapas de valoración, selección 
y organización archivísticas. 
 
• Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por las entidades 
intervinientes y se adjuntará el inventario detallado, de conformidad con las normas 
expedidas por el Archivo General de la Nación 
 
Parágrafo. Restricciones para la transferencia de documentos en medios electrónicos, no se 
podrán transferir al Archivo General de la Nación ni a los archivos generales territoriales, 
medios técnicos de almacenamiento que contengan documentos e información electrónica 
cuya disponibilidad y consulta a largo plazo no pueda ser garantizada; previamente la 
entidad pública deberá migrar dicha información a un formato que cumpla con estándares 
de preservación digital, avalado por el Archivo General de la Nación 
 
 
ELEMENTOS Y MATERIALES UTILIZADOS EN REALIZACION DE 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS 
Entre otros: 
 
Contenedores o unidades de conservación: 
• Cajas de Archivo inactivo (las entidades podrán establecer las dimensiones 
de acuerdo con su documentación los muebles que utilicen) 
• Carpetas 
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• Cartulinas 
• Bolsas 
• Legajos 
 
Elementos adicionales: 
• Rótulos 
• Cinta de faya 
 
Material para la Limpieza: 
• Brochas 
• Bayetilla 
• Aspiradora 
• tela de algodón). 
 
Carpetas utilizadas 
 
CARPETAS CELUGUÍAS CON PESTAÑA VERTICAL 
 Elaboradas en láminas de cartón resistente, con 
 Celuguías en posición vertical. Tamaño oficio y carta 
 Posee grafados de expansión. Almacenan alrededor de 
 200 folios. Se utilizan en muebles de visibilidad vertical 
 Tales como: Folderama: estantes metálicos, archivos 
 Rodantes. Las celuguías van alternadas en posición 
 arriba y bajo. 
 
 
 
 
 
CARPETAS CELUGUÍAS CON PESTAÑA HORIZONTAL 
 
 
 Elaboradas en láminas de cartón resistente, con 
 Celuguías en posición horizontal. Tamaño oficio y carta 
 Posee grafados de expansión. Almacenan alrededor de 
 100 folios. Se utilizan en muebles de visibilidad 
 Horizontal, tales como el archivador de gavetas y el 
 Active. Las celuguías van alternadas en posición arriba 
 y abajo. 
 
 
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CARPETAS DE YUTE 
 
 Elaborada con una fibra natural de resistencia que 
 Absorbe humedad. Por lo general su pestaña es una 
 Prolongación de la parte posterior de la carpeta. 
 Utilizan pestañas en posición izquierda y derecha- 
 Se encuentra en tamaño carta y oficio. Cartulina de 
 300 gramos. La proyección de la tapa de cartulina 
 Venir del mismo tamaño; de la mitad, de la tercera 
 Parte, de la cuarta o quinta parte. La más usada es la 
 Corte de un tercio (1/3) 
 
 
 
 
 
MULTICARPETAS 
 
 Elaboradas en cartón recubierto, que las hacen más 
 Resistentes. Se caracterizan porque tiene divisiones de 
 Cartón que permiten establecer divisiones en las series 
 Unidades documentales. Los proveedores las fabrican 
 A pedidos en diferentes clases de cartón entre estos el 
 Desacidificado: las multicarpetas s e utilizan por lo 
 General para organizar historias laborales: El AGN 
 Prohíbe su utilización en la organización de historias 
 Laborales en Entidades Públicas 
 
 
 
CARPETAS CON SOLAPAS LATERALES DE CUATRO ALETAS) 
 
 
 
 
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El AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina desacidificada (para 
documentos históricos) o de material neutro – tipo propalcote-(para archivos de gestión) de 
cuatro aletas y éstas dentro de cajas, donde tanto unas como otras, estarán debidamente 
identificadas. Estos diseños cumplen con los requerimientos de la NTC 5397:2005 
“Materiales para documentos de archivo con soporte papel. 
Diseño : 
• Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al 
interior. Incluye grafados para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues 
es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima 
de almacenamiento es de 200 o 250 folios. 
• No debe incluir adhesivos, cintas; pitas; hilos, ni ganchos 
• En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la 
identificación de su contenido. 
 
Dimensiones: Ancho: 69,5 X 69,5 de largo-;base central: 22 X 35 cms de largo; de las bases 
laterales: 22 X 35 cms de largo; y en las aleteas superiores 22,5 X 17 cms de largo. 
Material: 
• La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas 
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina ( 
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de 
blanqueadores, peróxidos y sulfuro. 
• Resistente al doblez y al rasgado 
• De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos debenser resistentes a la 
abrasión y ser insolubles en agua 
• La cartulina debe tener un acabado liso suave, libre de partículas abrasivas u otras 
imperfecciones 
• Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 G/m2 o de propalcote 
de 200 g/m2 o 320 g/m2 
 
 
CARPETAS PLEGADAS POR LA MITAD 
 
 
 
 
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Diseño: 
Plegadas por la mitad. Deben ser diseñadas de acuerdo al volumen y al tamaño de los folios 
que van a albergar. 
 
Dimensiones: 
• Ancho de la cartulina: 44,5 cms 
• Largo de la cartulina. 35,O CMS 
• Ancho cubierta posterior: 1,5 cms para la identificación 
• (este ancho incluye la pestaña de1,5 cms para la identificación. 
• Ancho cubierta anterior: 22,0 cms 
Material: 
Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las 
carpetas están dadas en la NTC 4436: 1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos 
para la permanencia y la durabilidad; y en la NTC 5397 Materiales para documentos de 
archivo con soporte papel. Características de la calidad 
• La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas. 
• Deberá tener PH neutro o preferiblemente contar con reserva alcalina. 
• Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de 
blanqueadores, peróxidos y sulfuros. 
• Resistentes al doblez y al rasgado. 
• De color preferiblemente claro, los tintes y los pigmentos deben ser resistentes a la 
abrasión y ser insolubles en agua. 
• La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras 
imperfecciones. Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 color 
amarillo o de propalcote de 200g/m2- 320 gm2 
 
 
 
 
 
 
Cajas de archivo inactivo utilizadas 
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Las cajas se utilizan para almacenar carpetas. Protegen la documentación del polvo, de la 
contaminación, de cambios bruscos de humedad relativa y de temperatura y contribuyen a 
la adecuada manipulación y organización de las documentación que contienen, Las cajas de 
archivo deben ser funcionales y adecuadas al tamaño de los formatos que contienen; y con 
las medidas del mueble donde van ser colocadas optimizando el uso de los entrepaños. 
 
Las cajas no deben contener perforaciones que faciliten la entrada del polvo e insectos y en 
cuanto al material este debe ser de cartón Kraft corrugado de pared sencilla 
 
Recubrimiento interno: debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene 
un valor de PH inferior a 7, para evitar la migración de los ácidos a los documentos, el cartón 
debe contar con un recubrimiento interior, constituido por una película transparente, de 
material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o 
células vegetales. 
 
Recubrimiento externo: con pulpa blanca reimpreso, con identificación d ela entidad 
 
CAJA DE ARCHIVO INACTIVO No 12 (NORMA) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
• Con recubrimiento interno que protege contra el agua, ácidos, manchas, polvo, etc., y 
da una alta resistencia al paso de ácidos de la caja hacia productos de papel y cartón en 
contacto con la cara interna. 
• Con paredes de cartón reforzado para una mayor resistencia. 
Única con tapa de abertura lateral, que permite accesar a su contenido sin necesidad de 
retirarla de la estantería 
• De fácil armado sin necesidad de pegantes o grapas. 
Adecuada para archivar carpetas tamaño oficio. 
Con etiquetas autoadhesivas para rotulación del contenido. 
Permiten apilar verticalmente un máximo de 4 cajas llenas de documentos 
 
 
 
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CAJA DE ARCHIVO INACTIVO No 4 (NORMA) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Con tapa horizontal telescópica que se ajusta perfectamente al cuerpo de la caja. 
Se utilizan para almacenar carpetas celuguías con pestaña vertical y empastes. También se 
pueden almacenar formas continuas, por su capacidad y tamaño. 
Paredes de cartón reforzado que resisten apilar verticalmente 4 cajas llenas de documentos. 
Con etiqueta autoadhesiva para rotulación según el sistema de clasificación de la entidad, 
Capacidad interior de 4 pastas con 700 formas cada una (2800 formas totales). 
Con borde superior reforzado para el archivo colgante de Pastas Normadata 14APo 10ALP 
 
 
CAJA DE ARCHIVO INACTIVO No 24 (NORMA) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Caja con tapa superior, con mayor capacidad de almacenamiento que las cajas No 4 y 12. 
Resistente y con identificación externa. No requiere pegantes ni grapas para armar la caja 
 
CAJA DE ARCHIVO REF X 100 (para archivos históricos) 
 
 
 
 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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Dimensiones internas: ancho 11.5 cms de alto X 39 cms de largo 
Dimensiones externas: ancho 12.5 cms X 42, 5 cms de largo 
Medidas que se pueden ajustar al tamaño de la documentación 
Material: Producidas en cartón Kraft corrugado de pared sencilla. El material debe cumplir 
con la norma NTC. Papel para documentos de archivo: requisitos de permanencia y 
Durabilidad y con la norma NTC 5397 materiales para documentos de archivo soporte papel. 
Características de calidad 
 
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical 
(RCV) de 790 a 9330 Kgf/m y una resistencia mínima de aplastamiento de 2Kgf/ cm2 
 
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene 
un valor de PH inferior a 7. Para evitar la migración de ácido a los documentos el cartón 
debe contar con un recubrimiento interior, constituido por una película transparente, de 
material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o 
células vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un PH neutro o alcalino, 
debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia 
a los documentos. En ningún caso se debe utilizar cartones que tengan un recubrimiento 
cuyo único componente sea la parafina 
 
Recubrimiento exterior: con pulpa Blanca, reimpreso con identificación de la entidad, logo y 
con los siguientes ítems: Caja No; dependencia; serie; No de carpetas y fecha 
 
Acabado: El cartón corrugado debe tener acabado liso suave, libre de partículas abrasivas u 
otras imperfecciones 
 
Diseño: Por medio del plegado y ensamble se obtiene una estructura resistente al 
aplastamiento y al rasgado. Incluye una abertura superior y dos aletas fuelles para evitar el 
deslizamiento de las unidades como carpetas, libros o legajos. Su diseño facilita la 
producción en línea y su posterior armada al no involucrar adhesivo, ni gancho metálicos: 
las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada del polvo e insectos. 
 
CAJA DE ARCHIVO REF X 200 (para archivos históricos) 
 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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Dimensiones internas: ancho 20 cms de alto X 25 cms de alto X 39 cms de largo 
Dimensiones externas: ancho 21 cms X 26.5 cms de alto X 40 cms de largo 
Medidas que se pueden ajustar al tamaño de la documentación 
Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su 
manipulación: las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e 
insectos 
Material: Producidas en cartón Kraft corrugado de pared sencilla. El material debe cumplir 
con la norma NTC. Papel para documentos de archivo: requisitos de permanencia y 
Durabilidad y con la norma NTC 5397 materiales para documentos de archivo soporte papel. 
Características de calidad 
 
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical 
(RCV) de 790 a 9330 Kgf/m y una resistencia mínima de aplastamiento de 2Kgf/ cm2 
 
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene 
un valor de PH inferior a 7. Para evitar la migraciónde ácido a los documentos el cartón 
debe contar con un recubrimiento interior, constituido por una película transparente, de 
material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o 
células vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un PH neutro o alcalino, 
debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia 
a los documentos. En ningún caso se debe utilizar cartones que tengan un recubrimiento 
cuyo único componente sea la parafina 
 
Recubrimiento exterior: con pulpa Blanca, reimpreso con identificación de la entidad, logo y 
con los siguientes ítems: Caja No; dependencia; serie; No de carpetas y fecha 
 
 
 
Acabado: El cartón corrugado 
 
 
CAJA DE ARCHIVO REF X 300 (para archivos históricos) 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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Dimensiones internas: 44,5 cms de ancho X 25,5 cms de alto X 32,5 cms de largo 
Dimensiones externas: ancho 45 cms X 26.5 cms de alto X 33 cms de largo 
Medidas que se pueden ajustar al tamaño de la documentación 
Diseño: Incluye base y tapa suelta, la base con agarradera laterales para la manipulación. 
Lleva pestaña de ensamble, doble cartón de fondo, en los cuatros costados de la base y en 
los dos costados de la tapa.. las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada 
de polvo e insectos 
 
Material: Producidas en cartón Kraft corrugado de pared sencilla. El material debe cumplir 
con la norma NTC. Papel para documentos de archivo: requisitos de permanencia y 
Durabilidad y con la norma NTC 5397 materiales para documentos de archivo soporte papel. 
Características de calidad 
 
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical 
(RCV) de 790 a 9330 Kgf/m y una resistencia mínima de aplastamiento de 2Kgf/ cm2 
 
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene 
un valor de PH inferior a 7. Para evitar la migración de ácido a los documentos el cartón 
debe contar con un recubrimiento interior, constituido por una película transparente, de 
material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o 
células vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un PH neutro o alcalino, 
debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia 
a los documentos. En ningún caso se debe utilizar cartones que tengan un recubrimiento 
cuyo único componente sea la parafina 
 
Recubrimiento exterior: con pulpa Blanca, reimpreso con identificación de la entidad, logo y 
con los siguientes ítems: Caja No; dependencia; serie; No de carpetas y fecha 
 
Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso suave, libre de partículas 
abrasivas u otras imperfecciones 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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Bolsas utilizadas en las transferencias documentales 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Unidades de almacenamiento utilizadas en documentación histórica. Llamadas también 
fundas o sobres. En los archivos, de gestión o centrales Se uso está determinado por el 
volumen del material o por su consulta periódica, como la historias clínicas, los registros 
médicos y e personal. Se elaboran en cartón corrugado 
Legajos utilizados en las transferencias documentales 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
• Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. Los 
documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella. En 
cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el 
más actualizando, al principio o al final. El legajo se identifica con los siguientes datos: 
Identificación de la empresa. 
• Nombre de la dependencia a la cual pertenece. 
Título para el archivo. 
Código de la serie. 
• Nombre de la serie y subserie. 
Año al cual pertenecen los documentos. 
 
 
 
 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
Enero 26 de 2017 
 
26 
 
 
LINEAMIENTOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE 
VALOR PERMANENTE 
Según lo establecido en el artículo 12 de decreto 1515 de agosto 19 de 2013,” Para la 
transferencia secundaria de los documentos de archivo declarados de conservación 
permanente tanto al Archivo General de la Nación como a los archivos generales 
territoriales deberán seguirse los siguientes lineamientos: 
Lineamientos generales. Las transferencias de documentos de conservación total o 
permanente se harán como mínimo cada diez (10) años; podrá establecerse una 
periodicidad menor previo acuerdo según el caso. 
1. La entidad que transfiere los documentos, deberá presentar al Archivo 
General de la Nación o el Archivo General Territorial un plan de transferencias 
documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por el 
Archivo General de la Nación 
2. La entidad que transfiere los documentos deberá entregar un informe 
técnico detallando los procesos técnicos de valoración y selección aplicados a los 
documentos a transferir 
3. Los documentos cuya transferencia se vaya a llevar a cabo deberán cumplir 
con criterios e organización archivísticos, siguiendo el principio de procedencia, 
orden original e integridad de los fondos. En todo caso las transferencias se deben 
llevar a cabo con estricta aplicación de tablas de retencion documental por series 
documentales y deben incluir tanto los expedientes físicos como electrónicos e 
híbridos. 
4. La transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al 
Archivo General de la Nación, o demás Archivos Generales mencionados en el 
presente decreto, de los siguientes elementos: 
ü Un inventario físico y en medio electrónico de las series a expedir. 
ü La base de datos con la descripción de los documentos a transferir, la cual 
deberá cumplir con la norma internacional de descripción archivistica ISAD. 
ü Copia de los medios técnicos ( digitales, ópticos, microfilme, etc) cuando 
este procedimiento se haya establecido en las respectiva TRD o TVD, dichos medios 
deberán tener una descripción de su contenido. 
ü El Archivo general de la nación reglamentará los aspectos técnicos 
correspondientes a este literal 
 
5. La documentación solo podrá ser transferida y se incorporará al acervo del 
Archivo General de la Nación, del Archivo General territorial o el Archivo de las 
ramas Legislativa y Judicial y los órganos autónomos y de control cuando sobre la 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
Enero 26 de 2017 
 
27 
 
misma se verifiquen además en los literales c, d y e del presente artículo las etapas 
de valoración, selección y organización archivísticas. 
 
6. Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por las 
entidades intervinientes y se adjuntará el inventario detallado, de conformidad con 
las normas expedidas por el Archivo General de la Nación 
 
 
 
ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE ENTIDADES EN PROCESO DE 
PRIVATIZACIÓN, LIQUIDACIÓN O FUSIÓN: 
 
Según lo establecido en el Acuerdo 41 de octubre 31 de 2001 de la Junta Directiva del 
Archivo General de la Nación: 
 
 
§ Las entidades públicas que se liquiden o fusionen deberán entregar sus archivos a 
las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado 
adscritas o vinculadas. 
 
§ Las entidades que se privaticen deberán transferir sus archivos al ministerio o 
entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, mediante acta suscrita por 
quienes en ella intervinieron. 
 
§ Los servidores públicos al desvincularse de sus funciones, entregarán los 
documentos y archivos a cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y 
procedimientos establecidos por el Archivo General de La Nación. 
 
§ Las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen elaborarán un plan de trabajo 
archivístico previendo los recursos que este plan demande con miras a la organización, 
conservación y consulta de los documentos y archivos. Dicho Plan será un anexo del actade 
entrega. Para el efecto se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento: a) Levantamiento de 
un inventario esquemático b) entrega y recepción. 
 
§ El inventario esquemático contendrá los siguientes campos: 
§ Identificación de la entidad productora 
§ Ubicación geográfica 
§ Sección o Unidad Administrativa 
§ Oficina productora 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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28 
 
§ Entidad remitente 
§ Número consecutivo de la serie o asunto por dependencias 
§ Código de la dependencia 
§ Nombre de la serie o contenido 
§ Fechas extremas 
§ Unidades de conservación 
§ Números de folios 
§ Observaciones o notas 
 
 
 
 
NORMATIVIDAD LEGAL SOBRE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
 
En las entidades estatales los documentos que hayan cumplido su primera y segunda edad, 
y que realizado su proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, 
deberán incluirse en un plan de transferencias al Archivo que corresponda, con su tipología 
documental y series perfectamente identificadas en Concordancia con la siguiente 
normatividad. 
 
 
• ACUERDO 07 DE LA JUNTA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE 
JUNIO 29 DE 1994 
Por el cual se aprueba el reglamento general de Archivos 
 
• DECRETO 1382 DE AGOSTO 18 DE 1995 (DEROGADO POR EL DECRETO 1515 
DE 2013) 
Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la 
documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo 
general de la nación y se dictan otras disposiciones. 
 
• ACUERDO 8 DE OCTUBRE 18 DE 1995 (DEROGADO POR EL ARTICULO 23 
DEL DECRETO 1515 DE 2013) 
Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los 
organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el 
decreto 1382 de 1995. 
 
• ACUERDO 12 DE OCTUBRE 18 DE 1995 
Por el cual se modifica la parte I del acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
Enero 26 de 2017 
 
29 
 
“Reglamento general de archivos, organismos de dirección, coordinación y asesoría” 
 
• DECRETO 998 DE ABRIL 8 DE1997 (DEROGADO POR EL DECRETO 1515 DE 
2013) 
Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los 
organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación ordenada por el 
decreto 1382 de 1995. 
 
• ACUERDO 41 DE OCTUBRE 31 DE 2001 DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL 
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 
Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que 
se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el articulo 20 y su párrafo de la ley 
594 de 2000 
 
• DECRETO 1515 DE JULIO 19 DE 2013 
Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias 
secundarias y documento de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los 
archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 
998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. 
 
 
 
 
 
 
 
 
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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30 
 
 
 
 
• RUIZ RODRIGUEZ ANTONIO. Manual de Archivistica. Editorial Síntesis. Madrid. 
España. 1989. 
 
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Apuntes para la organización del Archivo general 
del Municipio. No 6 Transferencias Documentales .Bogotá. 2003 
 
• Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos. 
• GUZMAN LEONARDO. Documento Titulado: “Nuevos parámetros en los procesos 
de transferencia de información archivistica”. - 
• ACUERDO 08 DE 1995. Por el cual se reglamenta la transferencia de la 
documentación histórica de los Organismos del orden nacional, al Archivo General de la 
Nación. 
 
• ACUERDO 41 DE 2002. Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las 
entidades que se liquiden fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, 
de la Ley 594 de 2000. 
 
• ACUERDO 42 DE 2002. Establece los criterios para la organización de los archivos de 
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se 
regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley 
General de Archivos 594 de 2000. 
 
 
 
 
GLOSARIO ARCHIVISTICO: 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
Enero 26 de 2017 
 
31 
 
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 
Se definen un sentido general como el procedimiento habitual en instituciones públicas y 
privadas, sujeto a una planeación ordenada y rigurosa, que consiste en el traslado de 
documentos de una fase de archivo a otra, una vez que estos han cumplido las funciones 
legales, administrativas o contables, así como el plazo de permanencia fijado en cada una de 
las etapas de su ciclo vital 
 
 
TRANSFERENCIA PRIMARIA 
Son aquellos traslados físicos de los archivos de Gestión al Archivo Central. o depósito de 
Archivo. Las oficinas deberán transferir al Archivo central aquellas series y tipologías 
documentales que hayan cumplido el tiempo de retención establecido en las TRD, quien 
desde ese momento asume la responsabilidad de la documentación recibida. 
 
 
TRANSFERENCIA SECUNDARIA 
Son aquellos traslados de documentación de carácter permanente del Archivo Central al 
Archivo Histórico. Para realizar esta transferencia también se observan la TRD, y se trasladan 
al Archivo Histórico los documentos que tengan carácter permanente, debidamente 
relacionados en un formato de inventario documental. 
Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán como 
mínimo cada diez (10) años; podrá establecerse una periodicidad menor previo acuerdo 
según el caso. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ANEXO NO 1 
 
 
 
MINISTERIO DE CULTURA 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
Enero 26 de 2017 
 
32 
 
DECRETO No 1515 DE 2013 
 
"Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias 
secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los 
archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 
1997 y se dictan otras disposiciones" 
 
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA 
en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere el 
numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 3° de la Ley 80 de 1989 y 
el artículo 5° de la Ley 594 de 2000 y, 
 
CONSIDERANDO: 
 
Que el artículo 74 de la Constitución Política y la Ley 57 de 1985 establecen el derecho de 
toda persona a acceder y consultar los documentos públicos, lo cual exige la adopción de 
sistemas adecuados que garanticen su conservación; 
 Que el acceso a la información conservada en los archivos públicos del Estado, en todos los 
niveles, requiere de una adecuada organización y descripción de los documentos de archivo, 
así como de su inventario y protección; 
 
Que el artículo 2 de la Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la Nación y 
se dictan otras disposiciones", señala entre las funciones del Archivo General de la Nación, 
en su literal b) "Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la 
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad 
con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva" (hoy Consejo 
Directivo); 
 
Que es función de los Archivos Generales que conforman el Sistema Nacional de Archivos 
recibir las transferencias secundarias de documentos de las entidades y las oficinas públicas 
de su correspondiente jurisdicción territorial, para asegurar su protección, conservación y 
acceso a los ciudadanos; Que con base en la Ley 80 de 1989, es función del Archivo General 
de la Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los 
archivos del orden nacional, en los diferentes niveles de la organización del Estado, para 
garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental; 
El artículo 5° modificatorio del artículo 8° de la Ley 397 de 1997, establece en el inciso 
segundo del literal a) que escompetencia del Archivo General de la Nación Jorge Palacios 
Preciado la declaratoria como bienes de interés cultural en lo de su competencia 
Que artículo 3° del Decreto 2126 de 2012, establece las funciones de la Junta Directiva (hoy 
Consejo Directivo) del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y su numeral 9) 
dispone: "Expedir las normas y reglamentos generales sobre-. el desarrollo de la función 
archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
Enero 26 de 2017 
 
33 
 
aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional 
y territorial. 
Que el artículo 6° del decreto 2578 de 2012, determina que entre las funciones que pueden 
tel1er los archivos generales territoriales se encuentra la de recibir las transferencias 
secundarias que efectúen los archivos de los organismos territoriales correspondientes, de 
acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación así como las donaciones depósitos 
y legados de documentos históricos; 
Que el capítulo 11 del decreto 2578 de 2012, regula lo relacionado con la evaluación de 
documentos de archivo la elaboración de las tablas de retención documental y demás 
aspectos referentes a la disposición final de documentos de archivo; 
Que es responsabilidad del Estado proteger el patrimonio documental del país y velar por su 
acceso a quien lo necesite y para ello deben adoptarse criterios y procedimientos técnicos 
de valoración y selección muy precisos, que permitan determinar, en las distintas etapas de 
la gestión documental, los documentos que deben ser conservados como parte del 
patrimonio documental del país; 
Que para ello deben adoptarse criterios y procedimientos técnicos de valoración y selección 
muy precisos, que permitan determinar en las distintas etapas de la gestión documental los 
documentos que deben ser conservados como parte del patrimonio documental del país, 
con el propósito de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestión 
institucional; 
 
En mérito de lo expuesto, 
DECRETA: 
TITULO I 
 
OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES FUNDAMENTALES 
Artículo 1°, Objeto. El presente Decreto tiene por objeto establecer las reglas y principios 
generales que regulan las transferencias secundarias de documentos de archivo de las 
entidades del Estado al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales. 
Artículo 2°. Ámbito de aplicación. El presente Decreto comprende a todas las entidades 
públicas del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos 
del orden nacional adscritos o vinculados a los ministerios, departamentos administrativos, 
agencias gubernamentales y superintendencias. 
Así mismo a las entidades públicas del orden departamental, distrital y municipal del sector 
central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos adscritos o vinculados a los entes 
territoriales. 
Parágrafo 1°. Las entidades de las ramas legislativa y judicial, la Registraduría y los 
organismos autónomos y de control, así como los círculos notariales de conformidad con lo 
establecido en la Ley General de Archivos, deberán contar con archivos generales que 
garanticen la adecuada custodia y consulta de sus documentos y podrán adoptar las normas 
del presente Decreto para regular sus transferencias documentales a dichos archivos. 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
Enero 26 de 2017 
 
34 
 
Parágrafo 2°, Las disposiciones del presente decreto aplican tanto para las transferencias de 
documentos de archivo registrados en papel y otros medios análogos, como para los 
documentos electrónicos, independientemente del medio tecnológico de almacenamiento 
utilizado, y cumplir con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. 
 
Articulo 3°, Definiciones: Para los efectos de este Decreto se definen los siguientes términos 
así: 
ARCHIVO HISTÓRICO Archivo conformado por los documentos que por decisión del 
correspondiente Comité Interno de Archivo, deben conservarse permanentemente, dado su 
valor como fuente para la investigación, la ciencia y /a cultura. Los archivos generales 
territoriales son a su vez archivos históricos. 
 
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos 
desde su producción o Recepción hasta su disposición final. 
 
CONSERVACIÓN PERMANENTE Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen 
valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una 
persona o entidad, una comunidad, una región o de un país y por lo tanto no son sujeto de 
eliminación. 
 
DOCUMENTO DE ARCHIVO Registro de información producida o recibida por una entidad 
pública o privada en razón de sus actividades o funciones. 
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por 
sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía 
nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y 
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. 
 
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración hecha en 
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención 
documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación. 
 
PATRIMONIO DOCUMENTAl 
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural y que hacen parte del 
patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una región 
o de un país. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivistica 
declarados como Bienes de Interés Cultural-BIC. 
 
RETENCIÓN DOCUMENTAL Plazo durante el cual deben permanecer los documentos en el 
archivo de-gestión o en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en la tabla de 
retención documental. 
 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
Enero 26 de 2017 
 
35 
 
SELECCIÓN DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se decide la disposición final de fas 
documentos de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental y se 
determina con base en una muestra estadística aquellos documentos de carácter 
representativo para su conservación permanente. 
 
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se 
entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos 
(transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención 
documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de 
archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y 
administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la 
transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos. 
 
VALORACIÓN DOCUMENTAL 
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por 
medio del cual se determinan los valores primarios (para la administraci6n) y secundarlos 
(para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las 
diferentes fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o 
permanente). 
 
 
TITULO II 
 
DISPOSICIONES GENERALES 
Articulo 4°. Periodicidad, para realizar las transferencias secundarias al Archivo Genera' de 
'la Nación. Las Entidades de que trata el Articulo 2° del presente Decreto, deben transferir, 
cada diez (10) años, al Archivo General de la Nación, los documentos de valor histórico (de 
conservación permanente o declarados como bienes de interés cultural -BIC, existentes en 
dichas entidades o en sus archivos institucionales 
Parágrafo 1°. La Presidencia de la República, el Ministerio de Defensa y sus diferentes 
entidades, la Agencia Nacional de Seguridad, el Departamento Administrativo Nacional de 
Estadísticay el Departamento Administrativo de la Función Pública, por la naturaleza de la 
información que manejan y por estar regidos por normas especiales, sólo están obligados a 
transferir la documentación de los fondos existentes en sus archivos históricos que tengan 
más de cincuenta (50) años de antigüedad, siempre que no tengan reserva constitucional y 
legal. Se podrá realizar la transferencia de documentos con menor antigüedad previo 
acuerdo con el Archivo General de la Nación. 
 
Parágrafo 2°. Los Secretarios Generales de los organismos nacionales, departamentales, 
distritales y municipales, deberán disponer lo pertinente para la transferencia de la 
documentación histórica señalada en el presente Decreto, al Archivo General de la Nación y 
a los Archivos Generales Municipales, Distritales y Departamentales, de conformidad con los 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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36 
 
plazos y criterios establecidos en este Decreto, las Tablas de Retención Documental y demás 
normas vigentes. 
 
Artículo 5°._ Periodicidad para realizar las transferencias secundarias a los archivos 
generales territoriales. Las entidades públicas del orden departamental, distrital y 
municipal, así como los organismos adscritos o vinculados a los entes territoriales, deberán 
transferir cada 10 años, al Archivo General de su correspondiente jurisdicción, la 
documentación de valor histórico (de conservación permanente), de acuerdo con lo 
establecido en las Tablas de Retención Documental. 
Artículo 6°. Custodia de archivos y documentos con valor histórico. Las entidades del orden 
nacional, departamental, distrital o municipal del sector central de la Rama Ejecutiva que a 
la fecha de entrada en vigencia el presente Decreto tengan conformados archivos históricos 
que no estén vinculados administrativa o técnicamente al Archivo General Territorial, 
podrán mantener la custodia de los documentos históricos conservados en dichos archivos, 
siempre que cumplan con las normas de este Decreto y las demás que expida el Archivo 
General de la Nación. 
Parágrafo 1°. Los archivos y documentos históricos administrados por entidades de 
reconocido prestigio académico, como las bibliotecas, universidades, institutos de 
investigación, fundaciones, corporaciones mixtas y academias de historia, forman parte del 
patrimonio documental del país y por lo tanto dichas entidades están obligadas a 
protegerlos, organizarlos, preservarlos y ponerlos al servicio de la ciudadanía. 
Parágrafo 2°. El Archivo General de la Nación verificará que los archivos históricos de 
carácter público cuenten con la infraestructura, personal y recursos adecuados para 
administrar y proteger el patrimonio documental a su cargo y prestar servicios archivísticos 
a la comunidad; en caso contrario, podrá ordenar su inmediata transferencia a los Archivos 
Generales del respectivo municipio, distrito o departamento; ó al Archivo General de la 
Nación. 
Artículo 7°. Integración al patrimonio documental del país. Los documentos de archivo de 
conservación permanente según lo establecido en las tablas de retención documental, o 
declarados como Bienes de Interés Cultural (BIC), dado su valor histórico, científico, técnico 
o cultural, hacen parte del patrimonio documental del país y deben ser protegidos 
adecuadamente en el respectivo archivo institucional hasta cuando se realice su 
transferencia al Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales departamentales, 
distritales o municipales, según el caso. 
Artículo 8°. Inspección, control y vigilancia. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 
32 de la Ley 592 de 2000, el Archivo General de la Nación o los Consejos territoriales de 
archivo de su respectiva jurisdicción adelantaran en cualquier momento visitas de 
inspección a los archivos históricos con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en 
la Ley 397 de 1991, la Ley 1185 de 2000. La Ley 594 de 2000. el Decreto 763 de 2009, el 
presente Decreto y demás normas reglamentarias. 
Artículo 9°. Archivos y documentos históricos de entidades liquidadas, suprimidas, 
escindidas o fusionadas. Los organismos del orden nacional, departamental, distrital o 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
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municipal que por cualquier razón se supriman, liquiden, dividan o fusionen deberán 
entregar sus archivos y documentos históricos al Archivo General de la Nación ó a los 
archivos generales territoriales de su jurisdicción. 
 
 
TITULO III 
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LAS DEMÁS RAMAS DEL PODER PÚBLICO Y DE LOS 
ÓRGANOS AUTÓNOMOS Y DE CONTROL 
 
Artículo 10°.-Obligatoriedad para transferir los archivos históricos de otras ramas y sectores 
del Estado. Los organismos del orden nacional. departamental, distrital y municipal de las 
ramas legislativa, judicial y los órganos autónomos y de control, podrán transferir la 
documentación de valor histórico al respectivo Archivo General creado en cada una de las 
ramas o entidades, ó en su defecto podrán concertar su transferencia al Archivo General de 
la Nación o a los archivos generales territoriales, según el caso. 
 
Parágrafo. Cuando se acuerden transferencias documentales de dichos organismos al 
Archivo General de la Nación, la entidad que transfiere deberá disponer de los recursos 
económicos necesarios para sufragar los costos derivados de la administración de dichos 
archivos, durante el tiempo que dure la custodia. 
 
Artículo 11°. De los archivos notariales. Las notarías podrán transferir sus archivos de valor 
histórico al Archivo General Notarial que se cree para el efecto. 
Parágrafo. El Archivo General de la Nación en coordinación con la Superintendencia de 
Notariado y Registro, acordarán las medidas pertinentes para la creación del Archivo 
General Notarial. 
 
TITULO IV 
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE 
CONSERVACIÓN PERMANENTE 
 
Artículo 12°. Lineamientos generales. Para la transferencia secundaria de los documentos 
de archivo declarados de conservación permanente tanto al Archivo General de la Nación 
como a los archivos generales territoriales deberán seguirse los siguientes lineamientos: 
1. Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán 
como mínimo cada diez (10) años; podrá establecerse una periodicidad menor previo 
acuerdo según el caso. 
2. La entidad que transfiere los documentos, deberá presentar al Archivo General de la 
Nación o el Archivo General Territorial un plan de transferencias documentales de acuerdo 
con los procedimientos y regulaciones establecidas por el Archivo General de la Nación 
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3. La entidad que transfiere los documentos deberá entregar un informe técnico 
detallando los procesos técnicos de valoración y selección aplicados a los documentos a 
transferir 
4. Los documentos cuya transferencia se vaya a llevar a cabo deberán cumplir con 
criterios e organización archivísticos, siguiendo el principio de procedencia, orden original e 
integridad de los fondos. En todo caso las transferencias se deben llevar a cabo con estricta 
aplicación de tablas de retencion documental por series documentales y deben incluir tanto 
los expedientes físicos como electrónicos e híbridos. 
5. La transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al Archivo 
General de la Nación, o demás Archivos Generales mencionados en el presente decreto, de 
los siguientes elementos: 
ü Un inventario físico y en medio electrónico de las series a expedir. 
ü La base de datos con la descripción de los documentos a transferir, la cual deberá 
cumplir con la norma internacional de descripción archivistica ISAD. 
ü Copia de los medios técnicos (digitales, ópticos, microfilme, etc) cuando este 
procedimiento se haya establecido en las respectiva TRD o TVD, dichos medios deberán 
tener una descripción de su contenido. 
ü El Archivo general de la nación reglamentará los aspectos técnicos correspondientes 
aeste literal 
 
6. La documentación solo podrá ser transferida y se incorporará al acervo del Archivo 
General de la Nación, del Archivo General territorial o el Archivo de las ramas Legislativa y 
Judicial y los órganos autónomos y de control cuando sobre la misma se verifiquen además 
en los literales c, d y e del presente artículo las etapas de valoración, selección y 
organización archivísticas. 
 
7. Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por las entidades 
intervinientes y se adjuntará el inventario detallado, de conformidad con las normas 
expedidas por el Archivo General de la Nación 
 
Parágrafo. Restricciones para la transferencia de documentos en medios electrónicos, no se 
podrán transferir al Archivo General de la Nación ni a los archivos generales territoriales, 
medios técnicos de almacenamiento que contengan documentos e información electrónica 
cuya disponibilidad y consulta a largo plazo no pueda ser garantizada; previamente la 
entidad pública deberá migrar dicha información a un formato que cumpla con estándares 
de preservación digital, avalado por el Archivo General de la Nación 
 
TITULO V 
 
 
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR PARTE 
DE ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS 
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Artículo 13°,-Prohibición para contratar la custodia de documentos de conservación 
permanente. Las entidades públicas no podrán contratar con empresas privadas, la custodia 
de documentos de conservación permanente sobre los cuales exista la obligación de 
transferirlos al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales; tampoco 
podrán contratar con firmas privadas o terceros la custodia o administración de 
documentos declarados como Bienes de Interés Cultural -BIC. 
Artículo 14°,-Contratación de la custodia de documentos de conservación temporal. Solo se 
podrá contratar la custodia de documentos de archivo de conservación temporal, de 
acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental; en este caso las entidades 
públicas en los diferentes niveles, deberán exigir a los contratistas, y así deberá quedar 
consignado en los contratos que se suscriban, el cumplimiento de las normas expedidas por 
el Archivo General de la Nación, en lo referente a: 
a. Características de las edificaciones en las cuales se albergarán los documentos; 
b. Idoneidad del personal asignado para la atención de los servicios contratados; 
c. Organización de los documentos por series documentales, siguiendo el principio de 
procedencia orden original e integridad de los fondos; 
d. Aplicación de la Tabla de Retención Documental 
e. Utilización de sistemas de información archivísticos que cumplan con las normas 
internacionales de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de 
Archivos -CIA. 
f. Características de los materiales y contenedores utilizados para almacenamiento de los 
documentos. 
g. Cumplimiento de condiciones de preservación y conservación de los documentos físicos y 
electrónicos que custodien. 
PARÁGRAFO. Las entidades públicas que contraten servicios de custodia de documentos de 
archivo, deberán incluir en los estudios previos en los pliegos de condiciones y en los 
contratos suscritos con terceros para la prestación del servicio respectivo, lo señalado en el 
presente artículo. 
Artículo 15°. Vigilancia y Control sobre los servicios de administración y custodia de 
documentos de archivo. El Archivo General de la Nación podrá realizar, en cualquier 
momento, visitas de inspección a las empresas que presten servicios de administración y 
custodia documental, cuando éstas hayan sido contratadas por entidades públicas; así 
mismo, es obligación de las entidades públicas informar al Archivo General de la Nación y a 
los archivos generales territoriales, los contratos de custodia y administración de archivos 
que la suscriban o hayan suscrito con entidades privadas y particulares. 
 
 
TITULO VI 
 
FINALES 
 
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Artículo 16°. Publicación de las transferencias en la página Web. Las entidades deberán 
publicar en su página web la información de las transferencias secundarias realizadas al 
Archivo General de la Nación, a los archivos generales territoriales o a los archivos históricos 
institucionales, con el fin de que la ciudadanía tenga conocimiento de los documentos que 
ya no están en poder de la entidad productora. 
Artículo 17°. Autorización para enajenar o decomisar archivos y documentos públicos de 
valor histórico. El Archivo General de la Nación podrá enajenar o decomisar los archivos y 
documentos de carácter histórico-cultural que se encuentren en poder de los 
departamentos, distritos o municipios, cuando sus condiciones de administración y 
conservación los expongan a destrucción, desaparición, deterioro o pérdida de los mismos. 
De igual forma podrá ordenar su inmediato traslado al Archivo General de la Nación, para lo 
cual se deberán cumplir integralmente las disposiciones del presente decreto, sin 
detrimento de las medidas disciplinarias, legales o penales a que haya lugar contra los 
custodios legales de dicho patrimonio documental, por el incumplimiento de la 
normatividad archivística. 
Artículo 18°.-Uso de tecnologías de la información en los procesos de transferencias 
documentales. Las entidades públicas podrán utilizar tecnologías de la información para el 
cumplimiento de las normas establecidas en el presente decreto, incluyendo el uso de 
sistemas automatizados de descripción archivística que faciliten la consulta de documentos, 
y la interoperabilidad con otros sistemas descriptivos y de información tanto internos como 
externos. 
Artículo 19°.-Transferencia de documentos y archivos electrónicos. El Archivo General de la 
Nación establecerá, los estándares para la transferencia de documentos electrónicos de 
archivo, de forma que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a 
largo plazo. . 
Artículo 20°. Documentos sobre los cuales exista reserva legal. La transferencias de 
documentos de conservación permanente sobre los cuales exista reserva o restricciones de 
acceso, solo podrá llevarse a cabo una vez haya cesado la reserva legal o la entidad a la que 
pertenecen los documentos, levante dicha reserva y autorice la consulta al público. 
 
Artículo 21°. Transitorio. Las entidades públicas señaladas en el presente Decreto, tendrán 
un plazo de doce (12) meses, contados a partir de su publicación, para realizar la 
transferencia de los documentos de valor histórico, que tengan más de 30 años de 
antigüedad. 
Artículo 22°. Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones del presente decreto dará 
lugar a las acciones disciplinarias previstas por la ley, así como a las sanciones de que trata 
el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. 
Artículo 23 Vigencia y derogatorias El presente Decreto rige a partir de la fecha de su 
publicación y deroga en su totalidad los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997, el Acuerdo 08 
de 1995 expedido por el Archivo General de la Nación y demás normas que le sean 
contrarías. 
 
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Publicase y cúmplase 
Dado en Bogotá, D.C., a los 19 días del mes de julio de 2013 
 
MINISTRA DE CULTURA 
 
MARINA GARCES CORDOBA 
 
 
ANEXO No 2 
 
 
 
MODELO DE PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 
 
 
1. PROPOSITO 
 
Con esta instrucción de trabajo se busca definir criterios y responsabilidades para la 
realización de las Transferencias de documentos que han cumplido su trámite y 
etapa de Gestión en las diferentes dependencias y que deben pasar al Archivo 
Central. Toda Transferencia deber ser realizada de acuerdo a esta instrucción. 
Deberán estar normalizadas y ser consistentes en Formato y Presentación. 
 
2. CAMPO DE APLICACIÓN 
Este procedimiento aplica a todas las transferencias documentales generadasen la 
empresa “x” 
 
3. AREAS INVOLUCRADAS 
Esta norma Involucra al Archivo Central y a todas las dependencia de la empresa 
“x” , en calidad de oficina receptora y generadoras de las transferencias 
documentales 
 
4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 
Tablas de Retención Documental 
 
5. DEFINICIONES 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Consiste en el traspaso físico de los 
documentos en sus respectivas unidades de conservación , desde las distintas 
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dependencias hasta el Archivo Central, teniendo en cuenta los términos de 
retención establecidos en la Tablas de Retención Documental y el cronograma de 
transferencias señalado por el Archivo Central 
CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS: Documento emitido por el Archivo Central al 
finalizar cada vigencia en el que establecen las fechas de las transferencias y el 
nombre de la dependencia que lo realiza. 
UNIDADES DE CONSERVACION: Elementos tales como: A-Z; carpetas legajos; pastas; 
empastados; Bolsas, en el que se disponen físicamente los documentos al ser 
organizados en los archivos de cada dependencia 
ARCHIVO CENTRAL: Dependencia adscrita a la Gerencia de Gestión Humana que 
regula los procesos documentales realizados en la empresa. Aquí reposan los 
documentos que tienen un valor legal, técnico o fiscal y que deben ser almacenados 
y conservados durante el tiempo establecido en la tabla de Retención Documental. 
 
6. PROCEDIMIENTO 
En un orden secuencial los procedimientos establecidos en este instructivo son los 
siguientes: 
 
Al finalizar cada año, la Jefa de Archivo Central establece las fechas en las cuales 
distintas oficinas productoras de documentos deben realizar las transferencias 
documentales al Archivo Central, para ello deben utilizar el formato: “ Cronograma 
de Transferencias documentales al Archivo Central ( Anexo 1 ) 
 
La secretaria o funcionario responsable del manejo del Archivo en cada 
dependencia procede a realizar la transferencia documental en la fecha establecida 
en el cronograma anteriormente mencionado, para ello verifica en la Tabla de 
retención documental que el tiempo de permanencia de los documentos en su 
archivo se ha cumplido y procede a enviar documentación al Archivo Central . 
Simultáneamente, debe efectuar el descarte de copias y documentos que no deben 
pasar al Archivo Central. 
 
Seguidamente, se debe organizar la documentación en cajas de Archivo Inactivo Nº 
4, ubicando en su interior: las carpetas, legajos, empastes, bolsas utilizadas como 
unidades de conservación. La organización de la documentación implica colocar en 
las cajas de archivo inactivo ,la documentación debidamente legajada, identificada, 
foliada, - en caso de los contratos y expedientes laborales- y limpia de ganchos, 
grapas, cauchos y de cualquier elemento que con el transcurrir del tiempo coadyuve 
al deterioro de la documentación 
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La secretaria o funcionario responsable del manejo del Archivo en cada dependencia 
debe diligenciar en original y dos copia del formato“ Inventario Documental 
(Anexo 3 ) registrando la información de los siguientes campos: 
 
• Dependencia : se escribe nombre de la dependencia generadora de la 
transferencia documental 
• Fecha (fecha en la que se realiza la transferencia) 
• Nº de la hoja o folio utilizado 
• N° Item 
• Código asignado para identificar la serie o tipología documental 
• Nombre de la serie o tipología documental 
• Fechas Extremas - DESDE año/ mes/ día (Fecha de inicio del documento enviado 
a Archivo Central) - HASTA año /mes/ día (Fecha final del documento enviado 
a Archivo Central) 
• Nº de folios de los documentos 
• Término de Retención en años establecidos en el Archivo de Gestión y en el 
Archivo central 
• Unidad de conservación utilizada por ejemplo: legajos , A- Z, carpetas, empastes 
• Observaciones (en caso de que sea necesario) 
• Entregado por: nombre de la secretaria o funcionario que realiza la transferencia 
• Firma: rubrica de quien realiza la transferencia 
 
 
La secretaria o funcionario responsable del manejo del Archivo en cada dependencia 
debe diligenciar el “Rótulo para cajas de Archivo inactivo” (Anexo 3) y pegarlo en la 
cara frontal de la Caja. Los campos que se deben diligenciar en dicho rótulo son: 
 
• Gerencia : nombre de la Gerencia que origina la transferencia documental 
• Dependencia : nombre de la subgerencia o dirección que realiza la 
transferencia documental 
• Tipo de documento: identificación de tipo o tipos de documentos ubicados 
en la caja: Si en una caja se colocan distintas tipologías documentales, 
escribir el nombre de las tipologías predominantes o más significativas,; si 
no existe una predominante escribir la palabra “ VARIOS” 
• El campo que establece el número de la Caja no debe ser diligenciado por el 
funcionario que realiza la transferencia ya que este debe ser diligenciado por 
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el funcionario del Archivo central, quien asigna el Número con el cual entra la 
caja al sistema del Archivo Inactivo 
 
Cumplido lo anterior el funcionario de la dependencia procede a enviar al Archivo 
Central la transferencia documental que ha preparado. 
El funcionario del Archivo que recibe la transferencia documental de cada 
dependencia de la empresa: 
 
1. Verifica que los documentos que se encuentran en las Cajas de Archivo 
Inactivo, estén debidamente relacionados en el formato Inventario 
Documental”. Además cumplan con lo establecido en la Tabla de retención 
documental de su dependencia y que estén debidamente legajados, 
identificados, foliados –los que lo requieran- y archivados en sus respectivas 
unidades de conservación. 
 
2. Si encuentra la transferencia conforme con lo establecido, en esta 
instrucción procederá a dar su aprobación, asignando Nº consecutivo a la 
caja según sistema establecido en la organización del archivo inactivo y 
registra su nombre y firma en los campos: “Aprobado por”; y “ firma “ , 
Diligencia el campo de: Signatura Topográfica. Modulo, estante, entrepaño e 
isla, para indicar el sitio en donde quedan ubicadas las cajas de archivo 
inactivo archiva el original en el Archivo Central. Una vez aprobados estos 
campos del “ Inventario Documental” en (original y dos copia); entrega la 
primera copia al funcionario o secretaria de la dependencia que realiza la 
transferencia documental ; y coloca la segunda copia en la caja de archivo 
inactivo, para facilitar la consulta de la información. 
 
3. El funcionario del Archivo Central procede a digitar la información contenida 
en el formato” Inventario Documental” en una base de datos que se 
encuentra en el Archivo central y que servirá como instrumento de 
recuperación de la información :Una vez ingresada la información en la base 
de datos se procede a ubicar la caja de archivo inactivo en los estantes 
metálicos en un orden numérico consecutivo según el sistema establecido 
en el Archivo Central 
 
CONTROL DE REVISIONES 
No aplica 
 
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FORMATOS ANEXOS 
Cronograma de Transferencias documentales al Archivo Central 
Formato de “Rótulo de Caja de Archivo inactivo “Formato único de Inventario 
Documental. 
 
FORMATO Nº 1 
“CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL” 
 
FECHA LIMITE NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE DEBE REALIZAR LA 
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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FORMATO 2. 
 
FORMATO DE “RÓTULO PARA CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO “ 
 
 
Empresa “X” 
ARCHIVO INACTIVO 
CAJA Nº_______ 
 
 
 OFICINA PRODUCTORA: 
 
SERIE DOCUMENTAL: 
 
CODIGO DE LA SERIE: 
 
CONSECUTIVO 
 
FECHA: 
 
 
FECHA DE ELIMINACIÓN: 
 
 
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FORMATO 3.