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Copyright © Junio de 2021 por TECSUP
ING. MARIA EUGENIA MORALES VILLANUEVA
Semana 14
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 
PARA TOPOGRAFÍA
TABLA DE DATOS, ORDENAR, 
SUBTOTALES Y FILTROS
Microsoft Excel: 
• ¿Qué es una Base de Datos?
• Los datos en Excel
• Obtener datos externos
– Datos de una Tabla de Word
– Datos Externos de tipo Texto
• Tabla de Datos
• Ordenar datos 
• Subtotales
CONTENIDOS:
Ing. María Eugenia Morales V.
• Filtrar datos
– Filtros de texto
– Filtros de fecha
– Filtros de número
– Filtros por color
– Filtro avanzado
Crear tablas en Excel utilizando distintos métodos,
ordenar los datos en varios niveles y mostrar sus
subtotales. Filtrar la información requerida para
mostrar solo los datos relevantes.
Capacidad Terminal:
Ing. María Eugenia Morales V.
Ing. María Eugenia Morales V.
¿Qué es una base de datos?
• Es un conjunto de datos organizados y relacionados entre sí bajo un
mismo contexto o tema en particular como: Logística, personal,
contabilidad, mantenimiento, etc.
• La base de datos organiza la información relacionada en tablas las
cuales están compuestas por filas y columnas.
• En la actualidad existen
programas que organizan los
datos de manera relacional,
entre ellas tenemos:
⮚ Access
⮚ MySQL, etc.
Ing. María Eugenia Morales V.
Obtener datos externos en Excel
Para obtener datos externos (importar) Excel dispone
básicamente de dos opciones:
Utilizar el portapapeles 
de Windows, es decir, 
copiar los datos de una 
aplicación externa, por 
ejemplo Word y pegarlos 
en una hoja de Excel. 
1 
Copiando datos
Obtener datos 
externos de otro 
archivo, de formato 
diferente a Excel.
2
Importando Datos
Ing. María Eugenia Morales V.
Importando datos de otro tipo de archivo
• Excel permite manipular datos que provengan de otras
aplicaciones, incluso fuera de Microsoft.
• Los procedimientos para importar datos pueden ser: desde un
archivo de texto, desde un archivo Web y de otras fuentes.
Ing. María Eugenia Morales V.
Importando datos de otro tipo de archivo
PASO 1
• Ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo Obtener datos
externos y seleccionar Desde Texto.
• En el cuadro de diálogo: Importar archivo de texto, se puede seleccionar los
archivos de tipo: *.csv, *.prn y desde luego los *.txt.
Ing. María Eugenia Morales V.
Importando datos de otro tipo de archivo
PASO2
• Seleccionar el archivo ejemplo, pulsar Importar:
Ing. María Eugenia Morales V.
Importando datos de otro tipo de archivo
PASO 3:
Elegir el tipo de datos del archivo original:
• DELIMITADOS: Si están
separados por tabulaciones,
espacios u otros caracteres. Es la
opción que normalmente tienen
los datos.
• ANCHO FIJO: Si los datos tienen
las misma longitud (ancho) en
todos los datos de una misma
columna, si es así en el siguiente
paso del asistente deberá indicar
el ancho de cada columna.
Ing. María Eugenia Morales V.
Importando datos de otro tipo de archivo
PASO 4:
Se tienen las siguientes opciones:
• SEPARADORES: Tabulación,
Punto y coma, Coma, Espacio,
Otro.
• CONSIDERAR
DELIMITADORES
CONSECUTIVOS COMO UNO
SOLO: separador formado por
varios caracteres (dos puntos,
por ejemplo) entre los campos
• CALIFICADOR DE TEXTO:
carácter en el que están
incluidos los valores del
archivo de texto. Ejemplo: “ ”
(comillas)
Ing. María Eugenia Morales V.
Importando datos de otro tipo de archivo
PASO 5:
Deberá seleccionar cada columna e indicar:
FORMATO DE LOS DATOS EN COLUMNAS:
Elegir el formato de datos que más se
asemeje a los datos de la vista previa.
Por ejemplo:
• En una combinación de formatos, como
caracteres alfabéticos y numéricos, se
utiliza General.
• A la columna Fecha Nac., se le ha
colocado el tipo de dato Fecha (DMA), de
lo contrario, se mostrará como un
número.
COLUMNAS NO IMPORTADAS:
Ubicar la columna y activar No importar
columna (saltar)
Ing. María Eugenia Morales V.
Importando datos de otro tipo de archivo
PASO 6:
• Al Seleccionar el botón
Finalizar, se muestra una
ventana para definir la
ubicación de estos datos
importados (por ejemplo la
celda A1):
Ing. María Eugenia Morales V.
Exportando datos
Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el
comando Guardar como y cambie el tipo de archivo en el menú desplegable.
Son dos los formatos de archivo de texto que se
utilizan habitualmente:
• Archivos de texto delimitados (.txt), en los que
el carácter de tabulación (el código de
carácter ASCII 009) separa normalmente cada
campo de texto.
• Archivos de texto de valores separados por
comas (.csv), en los que el carácter de coma (,)
suele separar cada campo de texto.
Ing. María Eugenia Morales V.
Crear una Tabla de Datos
Requisitos para la creación de una Tabla de Datos:
Antes de crear una Tabla es necesario tener
presente los siguientes requisitos :
▪ Cada fila de la hoja Excel debe contener
información de solo una instancia o
registro (no de varias): una venta, un
cliente, una máquina, etc.
▪ Cada columna debe tener una cabecera
única y contener datos de la misma
naturaleza (no mezcladas).
▪ No deben existir columnas diferentes que
contengan datos de la misma naturaleza.
Si es así, deben unificarse.
▪ No deben existir filas o columnas
intermedias sin datos.
Ing. María Eugenia Morales V.
Crear una Tabla de Datos
Método 1:
Proceso:
• Seleccionar una celda de un listado de datos
• Seleccionar Tabla en la ficha Insertar
Tabla
• Revisar el rango de los datos (Si desea modificar marcar el rango de la lista), si la 
tabla lleva encabezados activar la tabla tiene encabezados y seleccionar Aceptar
• Seleccionar Si para obtener la tabla
Ing. María Eugenia Morales V.
Crear una Tabla de Datos
Método 2:
• Seleccionar una celda en la lista y en la ficha Inicio
(1)
Seleccio
nar
(2) Elija un estilo
• Revisar el rango o Ingresar
• Activar la tabla tiene encabezados si tiene 
encabezados.
• Al final Aceptar y seleccionar SI
Ing. María Eugenia Morales V.
Crear una Tabla de Datos
Se activa ficha Herramientas de Tabla:
• Si trabaja con Tabla de Datos se muestra una nueva ficha en la cinta de
herramientas denominada:
• En esta ficha observará los comandos
(botones) para trabajar con la tabla como
por ejemplo el nombre de la tabla.
con su subficha de: Diseño
Con estas flechas puede crear Filtros
Al Arrastrar agrega filas y columnas
Ing. María Eugenia Morales V.
Ordenar Datos
El botón Ordenar del grupo Ordenar y Filtrar de la pestaña o ficha Datos,
permite reacomodar las filas de una Tabla o Lista de Datos. Asume la primera
fila como encabezados de cada columna.
Ordenar de A a Z 
(Ascendente)
Ordenar de Z a A 
(Descendente)
Si desea ordenar por otra 
columna y no la primera, basta 
ubicarse en una celda de la 
columna deseada y 
seleccionar cualquiera de los 2 
botones
ORDENAR DE UN 
NIVEL
ORDENAR DE UNO O 
VARIOS NIVELES
Ing. María Eugenia Morales V.
Ordenar Datos
El botón Ordenar del grupo Ordenar y Filtrar de la pestaña o ficha Datos,
permite reacomodar las filas de una Tabla o Lista de Datos. Asume la primera
fila como encabezados de cada columna.
Ordenar de A a Z 
(Ascendente)
Ordenar de Z a A 
(Descendente)
Si desea ordenar por otra 
columna y no la primera, basta 
ubicarse en una celda de la 
columna deseada y 
seleccionar cualquiera de los 2 
botones
ORDENAR DE UN 
NIVEL
ORDENAR DE UNO O 
VARIOS NIVELES
Ing. María Eugenia Morales V.
Ordenar Datos
Un nivel - Ejemplo
Ordenamiento ascendente por Apellido Paterno (columna C)
Nótese el cambio de orden visualizando la columna A, existían Apellidos
Paternos en los registros inferiores que se han acomodado alfabéticamente al
realizar el ordenamiento.
Ing. María Eugenia Morales V.
Ordenar Datos
Varios niveles - Ejemplo
• Observar como sería el
ordenamiento cuando es más
de un nivel
Ing. María Eugenia Morales V.
Agrupar Datos
• La necesidad de analizar la información por grupos de datos por región, por
especialidad, por vendedor, etc. Es frecuente usar en Excel subtotalespara
calcular grupos de datos.
• Los subtotales tiene filas incompletas y no pueden existir en una Tabla o base
de datos, es así que en una Tabla de datos, la opción de Subtotales va a estar
deshabilitada. Por este motivo en caso de tener una Tabla de datos se va a
tener que convertir en rango normal de datos, para habilitar la opción de
Subtotales.
Ing. María Eugenia Morales V.
Agrupar Datos
• Sobre el cuadro de datos aparece 
una barra con un signo menos (-).
• Al presionarlo, las columnas 
agrupadas se ocultarán, 
cambiándose por un signo más (+).
• En la ficha Datos de la cinta de
Opciones, en el grupo Esquema, se
encuentran los comandos de: Agrupar,
Desagrupar y Subtotal.
Ing. María Eugenia Morales V.
Subtotales
Para hallar subtotales automáticamente, los datos deben estar previamente
ordenados en función de la columna por la que se quieren los grupos.
Ejemplo:
▪ En la siguiente imagen se muestra una relación de empleados ordenados
por Área, en la cual se ha sumado el Sueldo Básico por cada Área.
Ing. María Eugenia Morales V.
Subtotales
Esta vez debe desactivar
Ejemplo:
▪ En la misma lista de subtotales nuevamente seleccionamos el botón
Subtotales y hallamos el promedio de hijos por cada Área.
Ing. María Eugenia Morales V.
Filtrar datos
La opción de filtrar datos permite mostrar solamente las filas que cumplen
ciertos criterios.
Debe Activar este botón para 
mostrar la fechas al costado 
derecho de cada uno de los 
campos. 
En esta ventana se 
seleccionar lo que se 
desea filtrar
Si desea mas 
criterios debe 
seleccionar filtros de 
números
Este botón permite borrar el filtro
Ing. María Eugenia Morales V.
Filtrar datos
Filtros de Texto – Método 1
La flecha de filtro de una columna se podrá seleccionar el o los valores que se 
desea mostrar.
Ing. María Eugenia Morales V.
Filtrar datos
Filtros de Texto – Método 2
Se podrá acceder a filtros más personalizados, donde se podrá elegir
entre dos condiciones, así exigir que se cumpla una por lo menos una
condición (O), o que se cumplan las dos (Y).
Ing. María Eugenia Morales V.
Filtrar datos
Filtros de Fecha
Los filtros por fecha permiten filtrar los datos según fechas específicas año,
por mes y por día.
Al desplegar Filtros de fecha, se tienen muchas más opciones de filtrado.
Ing. María Eugenia Morales V.
Filtrar datos
Filtros de Número
El filtro por columna numérica muestra las alternativas de Filtros de número:
Estas opciones permiten utilizar 
operadores de comparación.
Ing. María Eugenia Morales V.
Filtrar datos
Filtros por Color
• Excel también permite mostrar los datos según su color de celda o de
fuente.
• Esta opción se activa cuando el usuario ha personalizado la tabla, mas no
cuando ha usado un estilo predefinido.
Ing. María Eugenia Morales V.
Filtrar datos
Filtros avanzados
• Extrae los datos de una Tabla ubicando los datos resultantes en otro lugar.
• Los criterios de filtrado se escriben en un rango diferente al de la Tabla, con los
mismos encabezados de columna (identificadores de los campos). De esta
manera se pueden especificar criterios más complejos.
Rango
de 
criterios
Ing. María Eugenia Morales V.
Filtrar datos
Filtros avanzados
• Colocar en un área diferente, los
criterios y rango de salida
• Seleccionar la lista o tabla
• Seleccionar la opción Avanzadas en
la ficha Datos
• Ingresar los rangos
correspondientes en cada rango
1. La ubicación donde se encuentran
los datos
2. Rango donde se encuentra el
criterio
3. Rango donde irán los datos.
Ing. María Eugenia Morales V.
Filtrar datos
Filtros avanzados
• Se mostrarán los alumnos que pertenecen a la Facultad de Agronomía pero
nacidos a partir del año 1995, y también a todos los alumnos de la facultad de
Química.
Resultado
Rango de
criterios
Ing. María Eugenia Morales V.
Practicando lo aprendido
• En Canvas encontrarás el laboratorio (enunciado y Hoja de Excel
para resolver) correspondiente al tema de hoy, resuélvelo y
súbelo a la Tarea de Canvas.
• Se crearon tablas de datos y se aplicaron distintos métodos
para importar, ordenar, filtrar datos relevantes.
Ing. María Eugenia Morales V.
¿Qué aprendimos hoy?
Ing. María Eugenia Morales V.
• Fernando Rosino Alonso. Excel 2013. Grupo Anaya Comercial. 2013.
• Walkenbach, John. La Biblia de Excel 2013. Grupo Anaya Comercial. 2013.
• Harvey, Greg. Microsoft Office Excel 2013 for dummies. Wiley Publishing
Inc. 2013.
• Realice la consulta a los siguientes enlaces:
– https://exceltotal.com/base-de-datos-en-excel/
– https://support.office.com/es-es/article/Importar-o-exportar-
archivos-de-texto-txt-o-csv-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba
– https://support.office.com/es-es/article/Importar-o-exportar-
archivos-de-texto-txt-o-csv-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba
Bibliografía y enlaces
https://exceltotal.com/base-de-datos-en-excel/
https://support.office.com/es-es/article/Importar-o-exportar-archivos-de-texto-txt-o-csv-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba
https://support.office.com/es-es/article/Importar-o-exportar-archivos-de-texto-txt-o-csv-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba