La Secretaria

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¿Qué es una secretaria?
Se llama secretario o secretaria a la persona encargada de supervisar los
asuntos, sobre todo aquello que requiera confidencialidad (es
decir, lo secreto), de personas de cierto poder, como monarcas,
papas, presidentes etcétera.
Por otra parte, según el tipo de organización para la cual trabajan,
pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo,
una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina.
También existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en
cargos de alto nivel en las empresas.
Funciones principales
Recibir documentos;
Atender llamadas telefónicas;
Atender visitas;
Archivar documentos;
Realizar cálculos elementales;
Informar todo lo relativo al departamento del que depende;
Estar al pendiente de la tramitación de expedientes;
Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones;
Poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa;
Así mismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan;
amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.
Objetivos del trabajo de una secretaria
Las secretarias o asistentes administrativas son responsables de la operación diaria de una oficina. Una secretaria puede hacer todo el trabajo, o pueden haber varias trabajando juntas con responsabilidades específicas bajo el mando de un jefe o supervisor. Durante el día, la secretaria puede realizar diversas tareas. El trabajo específico depende de la naturaleza del trabajo que ésta realice.
Tareas rutinarias
La secretaria debe ser la primera persona que el cliente conozca al entrar a una oficina, así que debe generar una impresión positiva. Para hacer dicha porción del trabajo debe tener buenas habilidades comunicativas. Estas habilidades son también esenciales cuando responda el teléfono y dirija las llamadas de los clientes a las personas apropiadas. Lidiar con los correos entrantes, tanto físicos como electrónicos, suele ser parte del trabajo de secretaria. Tal vez también deba tomar nota de un dictado, con taquigrafía o con una máquina de escribir, y transcribir la información. Rutinariamente debe comprar los insumos usados en a oficina y es responsable de ordenar nuevos materiales que sean necesarios. Además de estas tareas generales, la secretaria suele tener trabajos específicos que debe completar diariamente.
Tecnología
La tecnología juega un rol importante en la vida de la secretaria del siglo XXI. Ésta debe dominar los programas de procesamiento de palabras y hojas de cálculo. A su vez, debe estar familiarizada con programas de búsqueda en Internet, así como con otros programas que use diariamente. Máquinas de fax, fotocopiadoras y sistemas telefónicos son algunos de los demás instrumentos tecnológicos que la secretaria usa parea realizar su trabajo.
Habilidades multi-tareas
Una secretaria debe tener excelentes habilidades de organización y capacidad de hacer múltiples tareas a la vez. Por ejemplo, puede estar trabajando en un proyecto para su jefe cuando un cliente llegue. Debe dejar lo que está haciendo para darle toda su atención al cliente. En ese momento, quizás deba producir los documentos o la información que el cliente pida. En otro escenario, la secretaria quizás deba realizar presentaciones rutinarias cuando el jefe le pida algún reporte en particular. Ésta debe ser capaz de volver al proyecto anterior dónde lo dejó antes de ser interrumpida para terminar dicha tarea también.