UNIDAD 5

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Características y requisitos papeles de trabajo
OBJETIVO
Diseñar y elaborar un adecuado sistema de documentación y  papeles de trabajo, para el proceso de auditoría, aplicando la normatividad vigente y pertinente.
Documentación del proceso de auditoría
Documentación del proceso de auditoría
El auditor deberá preparar, de manera oportuna, la documentación de auditoría que proporcione:
· Un registro suficiente y apropiado de la base para el dictamen del auditor.
· Evidencia de que la auditoría se desempeñó de acuerdo con las NA y los requisitos legales y de regulación aplicables.
Definiciones
Definiciones
NAG 224.09 CGR.
Comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por los auditores gubernamentales, que en conjunto constituyan un compendio de las pruebas realizadas durante el proceso de auditoría y de las evidencias obtenidas para llegar a formarse una opinión o abstenerse de ella.
NAG USA 4.34
El auditor debe mantener un registro del trabajo realizado en forma de papeles de trabajo.
SAS 41
Son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.
NIA 9
El auditor debe documentar en los papeles de trabajo que él prepare u obtenga, todo aquello que sea importante para evidenciar que el examen se efectuó de acuerdo con normas de auditoría.
Objetivos
Objetivos
· Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas.
· Facilitar y servir como evidencia de la supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
· Evidenciar el cumplimiento de las Normas de Auditoría.
· Fundamentar responsabilidades previstas por disposiciones legales vigentes (Ejm. Leyes Nrs. 843, 1178, etc.).
· Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeño técnico de los auditores. 
Naturaleza y características
Naturaleza y características
· Cantidad y contenido
· Organización sugerida
· Características y requisitos
· Referenciación
· Correferenciación
· Marcas de auditoría
· Información mínima requerida
· Deficiencias más comunes
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Cantidad y contenido
La cantidad y contenido de los papeles de trabajo depende de:
· La Magnitud de la entidad y la naturaleza de la auditoría e informe a emitir
· Las características y condiciones de los respaldos de la información a ser auditada.
· Los requisitos en las áreas de mayor riesgo para una correcta supervisión y revisión del trabajo.
· El grado de confiabilidad en los controles internos.
¿Qué datos e información constituyen los  papeles de  trabajo? 
Deben incluir documentación que demuestre que:
· El trabajo ha sido: PLANEADO, EJECUTADO Y SUPERVISADO adecuadamente.
· El control interno ha sido suficientemente evaluado para determinar la NATURALEZA, ALCANCE Y OPORTUNIDAD  de los procedimientos de auditoría.
Cantidad y contenido
Cantidad y contenido
Deben incluir documentación que demuestre que:
La evidencia de auditoría obtenida es:
SUFICIENTE Y COMPETENTE 
Para sustentar las opiniones, conclusiones y/o recomendaciones alcanzadas por el auditor.
Organizacián sugerida
Organizacián sugerida
Para auditoría de estados financieros:
· Cédula Sumaria (A)
· Cédula de Excepciones (A-I)
· Cédula de Ajustes (A-II)
· Cédula de Deficiencias (A-III)
· Programas de Auditoría (A-IV)
· Cédulas analíticas (A-1)
Cédula sumaria 
Incluyen el detalle de los saldos de cada uno de los rubros o componentes de los estados financieros bajo examen. En base a esta planilla se organizan en forma ordenada las cédulas que sustentan el trabajo realizado.
Cédula de excepciones
Incluye aquellas evidencias que contradicen los objetivos de los estados financieros o crean dudas respecto a la efectividad de un control, en el cual se confiaba inicialmente para respaldar un objetivo de auditoría determinado. Este tipo de evidencia se relaciona con errores e irregularidades.
Cédula de ajustes propuestos
En esta cédula se documentan aquellos ajustes que afectan la razonabilidad del rubro o cuenta examinado, como consecuencia de la identificación de desviaciones a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Cédula de deficiencias
Incluye las observaciones o debilidades que representan incumplimientos de los procedimientos de la estructura de control; es decir, procedimientos y técnicas que hacen falta para asegurar el logro de los objetivos de los diferentes sistemas.
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Atribuciones de las deficiencias
Atribuciones de las deficiencias
Los atributos de las deficiencias de control interno son:
1. Condicián
2. Criterio
3. Causa
4. Efecto
5. Recomendacián
Condición 
Es la revelación de:
Es decir la descripción del hallazgo tal como fue encontrado durante la evaluacián.
Criterio 
Es la revelación de:
Es decir la referencia a:
· Leyes
· Normas de control interno
· Manual de funciones
· Manual de procedimientos
· Reglamentos
· Instructivos
Causa
Es la revelación del:
ORIGEN DEL HALLAZGO
Causas muy comunes, la falta de:
· Capacitación,
· Comunicación,
· Inducción a los manuales, normas e instructivos,
· Falta de recursos humanos o materiales
· Falta de buen juicio o sentido común, honestidad, interés o motivación, supervisión, delegación de autoridad.
Efecto
Es el riesgo que surge de mantener la actual condición al comparar lo que es, con lo que debe ser.
Ejemplos:
Condición VS Criterio
· Uso ineficiente de recursos
· Pérdida de ingresos potenciales
· Gastos indebidos
· Pérdida real de activos
· Adquisición innecesaria de bienes
· Contingencia de pasivos
· Distorsión de información, etc. 
Recomendación 
Criterio del auditor para:
  ELIMINAR LA CAUSA 
Considerar: Costo/beneficio de la misma.
Ejemplo:
· Proteger los activos
· Prevenir pérdidas
· Aumentar la eficiencia de los recursos
· Disminuir costos
· Mejorar la calidad
· Promover el cumplimiento de normas.
Deficiencias de control interno
Deficiencias de control interno
Condición
Ejemplo:
La Entidad no efectúa el devengamiento de los ingresos y gastos generados y efectuados al cierre del periodo.
Criterio
Ejemplo:
Este aspecto, incumple lo establecido en los párrafos 27 y 28 de la Norma de Contabilidad No. 1 (NC-1), emitida por el CTNAC del Colegio de Auditores de Bolivia (Base contable de acumulacion - Devengo). 
Causa
Ejemplo:
Lo anterior se debe a la falta de implantación de procedimientos de corte de documentación y cierre  del cierre del periodo, así como a la falta de control y supervisión de la aplicación de los mismos.
Efecto
Ejemplo:
Esta omisión puede generar sobre o subestimación de los resultados del ejercicio y distorsión de la información financiera y económica expuesta en los EE.FF. 
Recomendación
Ejemplo:
Recomendamos a la Gerencia de la entidad:
· La implantación de procedimientos de corte de documentación y cierre de cada ejercicio contable.
· Asignar labores de control y supervisión de los anteriores procedimientos.
Organización sugerida
Organización sugerida
· Programas de trabajo
Incluyen los pasos detallados o procedimientos de a ser ejecutados para:
Validar objetivos de auditoría
Definidos para cada ciclo operativo y rubro o componente de los estados financieros. Deben ser elaborados en la etapa de planificación.
· Cedulas analíticas
Son las planillas subsumarias en las cuales se desglosan saldos resumidos o generales de los estados financieros, o papeles de trabajo que elaboran el auditor con el propósito de documentar el:
Análisis de auditoría
Respecto de un determinado objetivo de auditoría aplicable a la cuenta analizada. 
Para evaluación del control interno
· Conclusión sobre el componente PPC-1
· Resumen de deficiencias PPC-2
· Resumen de controles PPC-3
· Resumen de controles clave PPC-4
· Planilla de deficiencias PPC-5
· Cuestionario PPC-6
· Respaldo a respuestas PPC-7
· Flujogramas y narrativos PPC-8
· Pruebas de recorrido PPC-9
· Programa de cumplimiento PPC-10
· Planillas de prueba PPC-11
Características y requisitos
Características y requisitos
Los papeles de trabajo debencontener:
· Claros
· Concisos
· Pertinentes
· Objetivos
· Ordenados
· Integros
CLAROS
Cualquier lector debe estar en condiciones de entender el propósito, naturaleza, alcance y conclusiones sobre el trabajo realizado.
"HABLAR POR SI SOLOS" 
En consecuencia, jamás deben ser la base o punto de partida para un interrogatorio.
CONCISOS
Los papeles de trabajo deben contener únicamente datos y aspectos relevantes para el logro de los objetivos.
Deben ser:
"BREVES Y PUNTUALES" 
Sin comentarios excesivos que dificultan su revisión y adecuada interpretación.
PERTINENTES
Los papeles de trabajo solo deben incluir información y datos relacionados con los:
OBJETIVOS DE AUDITORIA 
Los cuales deberán constituirse en soporte suficiente y competente para la formación de un juicio profesional.
OBJETIVOS
La información contenida en los papeles de trabajo debe reflejar las actividades, operaciones y hechos, 
TAL Y COMO HAN SUCEDIDO 
Independientemente del auditor que elabore los mismos. (Criterio de imparcialidad).
ORDENADOS
Deben ser archivados bajo un sistema uniforme, coherente  y  lógico   de  ordenamiento,  de  tal  forma  que  facilite  la supervisión y el acceso a cualquier información.
DEL RESUMEN AL DETALLE 
INTEGROS
Para que un papel de trabajo pueda ser considerado como tal, debe ser:
COMPLETO
Es decir, deberá constituirse en testimonio suficiente e inequívoco del trabajo realizado y de las razones que fundamentan las conclusiones alcanzadas.
Referenciación
Referenciación
Es un sistema de codificación utilizado para organizar y archivar los papeles de trabajo, de tal forma que facilite la identificación y el acceso a los mismos para propósitos de supervisión, consulta o demostración del trabajo realizado.
Ejemplo
Reglas para el uso:
Se asignará una codificación alfanumérica para identificar la sección del legajo o el rubro de los estados financieros al cual corresponden los papeles de trabajo.
Ejemplo
Las referencias deben ser escritas en color diferente al utilizado en el resto de la cédula, preferentemente en Color Rojo y en el ángulo superior derecho de la hoja.
Ejemplo
En el caso de una referenciación alfanumérica, se debe utilizar una misma letra para identificar los papeles de trabajo correspondientes a igual rubro   o   componente,  asignando  un   número correlativo según el orden de archivo.
Ejemplo
Para identificar cédulas que pertenecen a una misma cuenta y análisis correspondiente, es conveniente el desglosar la referenciación con subíndices, guiones y quebrados.
Ejemplo
	
Cuando por cualquier razón válida se haya eliminado un papel de trabajo, deberá explicarse en la hoja anterior o siguiente a la cédula retirada, que su referencia “no fue utilizada”. 
Ejemplo
También llamado “Cruce de referencias”, es utilizada con el propósito de indicar que una cifra o dato dentro de una cédula tiene relación directa con igual o iguales cifras o datos que figuran en otros papeles de trabajo.
Ejemplo
Las correferencias deben ser escritas en color diferente al utilizado en el resto de la cédula, preferentemente en color rojo y alrededor de cada partida o dato trabajado.
Ejemplo
La correferenciación se logra utilizando siempre dos referencias, una va y otra que viene.
Ejemplo
CORRECTO
La correferenciación se logra utilizando siempre dos referencias, una va y otra que viene.
Ejemplo
INCORRECTO
Solamente se deben correferenciar cifras idénticas.
Ejemplo
CORRECTO
Solamente se deben correferenciar cifras idénticas.
Ejemplo
INCORRECTO
La posición de la referencia respecto de una cifra debe indicar la dirección a la cual esta se dirige.
La referencia hacia la planilla de la cual proviene una cifra debe colocarse a la izquierda o arriba de dicho importe:
La posición de la referencia respecto de una cifra debe indicar la dirección a la cual esta se dirige.
La referencia hacia una cifra que se lleva de atrás hacia delante se coloca a la derecha o debajo del importe a referenciar:
Debe tratarse de que las correferencias vayan de lo general a lo particular.
Marcas de auditoría
Marcas de auditoría
Concepto
Son señales o tildes que utiliza el auditor para indicar en forma resumida, la aplicación de un determinado procedimiento.
Reglas para el uso
Al igual que las referencias y correferencias, las marcas deben ser escritas al costado de la partida o saldo trabajado con lápiz o tinta de  color rojo.
Para referenciar un conjunto de cifras y evitar la repetición de la marca en cada una de ellas, es conveniente utilizar flechas o llaves.
Cuando una o varias marcas sean utilizadas en distintas cédulas, el T/R podrá ser referenciado  a    la   cédula    que    contiene    las respectivas explicaciones.
Dentro de una misma planilla o cédula de trabajo no se debe utilizar una misma marca para explicar la ejecución de procedimientos diferentes.
correcto
Dentro de una misma planilla o cédula de trabajo no se debe utilizar una misma marca para explicar la ejecución de procedimientos diferentes.
incorrecto
El auditor que haya utilizado una marca deberá inicialar la misma al final de la explicación, como constancia de haber realizado satisfactoriamente el procedimiento aplicado.
Ejemplo
Marcas de auditoría
Marcas de auditoría
Ventajas
· Se pueden escribir rápidamente en los papeles de trabajo.
· Eliminan la necesidad de aclaraciones extensas
· Evitan repetir explicaciones similares correspondientes a iguales procedimientos.
· Facilitan la rápida y eficiente supervisión de los papeles de trabajo.
Información mínima requerida
Información mínima requerida
· Referencia o codificación de la cédula
· Fecha e iniciales del auditor
· Fecha e iniciales del supervisor
· Nombre de la entidad auditada
· Tipo de auditoría y periodo que cubre el examen
· Referencia al Procedimiento del Programa de Auditoria
· Identificación de la cuenta o ciclo auditado.
· Título o propósito de la cédula.
· Objetivo del trabajo
· Alcance del procedimiento realizado y de ser aplicable, el método de selección de la muestra.
· Descripción del trabajo realizado (Aclaración de las marcas utilizadas y análisis de auditoría)
· La conclusión de los procedimientos aplicados y sus resultados.
La responsabilidad del auditor
La responsabilidad del auditor
Contenido:
· Propiedades de los papeles de trabajo
· Conservación y protección
· Confidencialidad y acceso.
Propiedad de los papeles de trabajo
Propiedad de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor o entidad auditora. Este derecho de propiedad está sujeto a las limitaciones impuestas por la:
ética profesional
Conservación y protección
Conservación y protección
Mientras se realiza la auditoría, el auditor es responsable de la conservación y protección de sus papeles de trabajo.
· Una vez concluido el examen, los deben ser conservados en archivos seguros.
· Durante el desarrollo del trabajo, no deben quedar expuestos al acceso de terceros.
· 
Al término de la jornada, deben ser guardados bajo llave y en una oficina de acceso restringido.
· La documentación que no se utilice, debe ser devuelta de inmediato.
· En caso de viaje, los papeles deben ser transportados por el propio auditor. 
Confidencialidad y acceso
Confidencialidad y acceso
Confidencialidad
El auditor debe, durante y después de la finalización de su trabajo, mantener confidencialidad sobre los asuntos relacionados con la entidad. 
Excepciones:
· Existe autorización escrita de la entidad.
· Existe un deber ético y profesional.
· Es requerido  por Ley. 
Acceso
El auditor, en cumplimiento del concepto de confidencialidad, no debe entregar los papeles de trabajo a terceros. 
Excepciones:
· Otros auditores
· La Entidad
· Entes de control. 
Precauciones:
· Los archivos deben ser revisados antes de facilitarlos.
· El auditor debe mantener el control de los papeles.
· La revisión deberá hacerse en las oficinas del auditor.
· Si se requieren los papeles para un proceso judicial, deberán retenerse fotocopias.
· Salvo casos especiales, no se debe permitir que se obtengan duplicados.
· 
Otrosauditores
· La Entidad
· Entes de control. 
Precauciones:
· Los archivos deben ser revisados antes de facilitarlos.
· El auditor debe mantener el control de los papeles.
· La revisión deberá hacerse en las oficinas del auditor.
· Si se requieren los papeles para un proceso judicial, deberán retenerse fotocopias.
· Salvo casos especiales, no se debe permitir que se obtengan duplicados.
Es la información obtenida por el auditor durante el proceso de auditoría para respaldar sus conclusiones y opiniones. 
Características
Confiable
· Proviene de fuente independiente.
· Existe un adecuado control interno.
· Se obtiene por métodos directos
Suficiente
Debe sustentar las conclusiones tanto en calidad como en cantidad.
Características
Económica
Deberá resultar costo-beneficiosa.
Disponible y oportuna
Tendrá que obtenerse dentro del tiempo establecido para la auditoría.
Tipos de evidencias
De control
Proporciona satisfacción sobre los controles identificados, en el sentido que existen y han operado eficazmente durante el periodo bajo examen.
De sustancias
Brinda satisfacción de auditoría sobre las afirmaciones contenidas en los saldos de los estados financieros sujetos a revisión.
Legajos de papeles de trabajo
Legajos de papeles de trabajo
Para auditoría de estados financieros:
Principio del formulario
Final del formulario