HOJA DE TRABAJO

Vista previa del material en texto

Lección 2.1: Hoja de trabajo
1. Introducción
Los contadores frecuentemente utilizan la hoja de trabajo para facilitar el proceso contable al final del período mensual, bimestral, trimestral, semestral, y anual en el departamento de contabilidad. Se prepara un formato conocido con el nombre de hoja de trabajo, pero antes de que los asientos de ajustes se encuentren formalizados para registros contables.
Se utiliza la hoja de trabajo para clasificar las cuentas en un balance comprobación en forma tal que puedan ser copiadas fácilmente en los estados financieros.
2. Naturaleza y conceptos
La hoja de trabajo es una herramienta para el contador y no está destinada a la administración ni a fines de publicación. Sin embargo, tan pronto como se termina, el contador la utiliza para preparar el estado de resultados y el balance general que se entrega al administrador.
Conceptos:
Se denomina hoja de trabajo a base efectivo y devengado, al Estado Financiero auxiliar que presenta información en términos de unidades monetarias referida a la situación patrimonial y financiera de una empresa como los resultados obtenidos por un determinado tiempo de trabajo, incluyendo transacciones de devengamiento (asientos de ajuste).
Es una hoja tabular que permite al contador de la empresa, preparar en forma correcta los estados financieros clasificados a una determinada fecha, sin embargo, no es imprescindible.
Es un bloc o pliego de papel rayado en columnas que se usa para ajustar las cuentas y que permite reconocer, en forma muy general, la situación financiera del ente económico.
3. Propósitos y objetivo de la hoja de trabajo
a)     Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes.
b)     Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por columnas dependiendo esta distribución del objetivo que persiga: la elaboración del estado de resultados o del balance general.
c)     Calcular y probar la exactitud matemática de la utilidad neta.
Objetivo:
El objetivo de la hoja de trabajo a base efectivo y devengado, es proporcionar oportunamente información contable en términos de unidades monetarias referidas a la cuantificación de ajuste, saldos ajustados, gastos, ingresos, resultados acumulados, activo, pasivo, patrimonio y cuentas de orden de una empresa.
4. Características y estructura
Las características que principalmente identifican a una hoja de trabajo a base efectivo y devengado son:
· Expone saldos de cuentas proporcionadas por el balance de comprobación.
· Se prepara y emite periódicamente. La periodicidad desde el punto de vista del fiscalizador es anual, sin embargo, muy recomendable es emitir como un periodo menor de tiempo, idealmente preparar esta información cada mes.
· No tiene columna para la fecha en razón de prepararse periódicamente.
· La totalidad de cuentas que incluye este estado fueron debidamente analizadas, razón por la cual se incorporaron asientos de ajuste.
· Sirve de base para la preparación de Estados Financieros.
Estructura:
La hoja de trabajo no tiene una estructura estándar. El número de columnas dependerá del alcance del trabajo que deseamos registrar y analizar.
Existen diferentes clases de hojas de  trabajo con las finalidades específicas, utilizadas de acuerdo al sistema de contabilidad implantado como también necesidad y requerimiento de una empresa. Por tanto, citaremos algunos de estos Estados Financieros auxiliares.
Hoja de trabajo de 6 columnas
Cuando se tiene un balance de comprobación de sumas y saldos ajustados a una determinada fecha, que consta de tres secciones principales:
· Balance de Comprobación de Sumas y Saldos Ajustados (dos columnas).
· Estado de Resultados (dos columnas).
· Balance General o Posición Financiera (dos columnas).
Hoja de trabajo de 10 columnas
Cuando aún no fueron incorporados en el registro del libro diario y/o comprobantes los ajustes de operación, que consta de cinco secciones principales:
· Saldos (dos columnas).
· Ajustes de Operación (dos columnas).
· Saldos Ajustados (dos columnas).
· Estado de Resultados (dos columnas).
· Balance General o Posición Financiera (dos columnas).
Hoja de trabajo de 12 columnas
Cuando aún no fueron incorporados en el registro del libro diario y/o comprobantes los ajustes de operación y se pretende reflejar el estado de utilidades no Distribuidas, en este caso consta de seis secciones principales:
· Saldos (dos columnas).
· Ajustes de Operación (dos columnas).
· Saldos Ajustados (dos columnas).
· Estado de Resultados (dos columnas).
· Estado de Utilidades no Distribuidas (dos columnas).
· Balance General o Posición Financiera (dos columnas).
Hoja de trabajo de 14 columnas
Cuando aún no fueron incorporados en el registro del libro diario y/o comprobantes los ajustes de operación y se pretende reflejar el estado de utilidades no distribuidas, en este caso consta de seis secciones principales:
· Sumas (dos columnas).
· Saldos (dos columnas).
· Ajustes de Operación (dos columnas).
· Saldos Ajustados (dos columnas).
· Estado de Resultados (dos columnas).
· Estado de Utilidades no Distribuidas (dos columnas).
· Balance General o Posición Financiera (dos columnas).
Hoja de trabajo de 16 columnas.
Cuando aún no fueron incorporados en el registro del libro diario y/o comprobantes los ajustes de operación y se pretende reflejar el estado de los costos de los productos manufacturados y el estado de utilidades no Distribuidas, en este caso consta de seis secciones principales:
· Sumas (dos columnas).
· Saldos (dos columnas).
· Ajustes de Operación (dos columnas).
· Saldos Ajustados (dos columnas).
· Estado de Resultados (dos columnas).
· Estado de Utilidades no Distribuidas (dos columnas).
· Balance General o Posición Financiera (dos columnas).
4. Características y estructura
4.1. Hoja de trabajo de 12 columnas
Es un formato que permite al contador de la empresa, preparar en forma correcta los estados financieros a una determinada fecha.
Diseño y conformación de la hoja de trabajo
Diremos que cuenta con bastante aceptación en diferentes lugares. Sin embargo, puede variar de acuerdo con las necesidades y requerimiento de la empresa.
Diseño 
Incluye un total de 14 columnas que seguidamente exponemos. Sin embargo, debemos puntualizar, que en contabilidad sólo y únicamente se cuentan las columnas que exponen información  cuantificada en  términos de unidades monetarias, razón por la cual descartamos las dos primeras.
Conformación
La conformación de una hoja de trabajo de 12 columnas que utilizaremos esta en función directa al diseño de esta e incluye lo siguiente:
Empresa “. . . . . . . . . . . . . . . . .”
Hoja de Trabajo al: . . . . . /   . . . . . /   . . . . .
(Expresados en bolivianos)
	Nº
	Detalle
	Saldos
	Ajustes
	Saldos ajustados
	Estado de Resultado
	U. N. D.
	Balance General
	
	
	Deudor
	Acreedor
	Debe
	Haber
	Deudor
	Acreedor
	Pérdida
	Ganancia
	Debe
	Haber
	Activos
	Pasivos y Pat.
	a
	b
	c
	d
	e
	F
	g
	h
	i
	j
	k
	l
	m
	n
a) Se anota el número que tiene la cuenta en el “balance de comprobación de sumas y saldos”.
b) Se escribe el nombre de la cuenta del “balance de comprobación de sumas y saldos”.
c) Deudor. Se registran los importes de las cuentas que tienen saldo deudor. Las únicas cuentas con saldo deudor son las cuentas de activos y gastos.
d) Acreedor. Se registran los importes de las cuentas que tienen saldo acreedor. Las únicas cuentas con saldo acreedor son las cuentas de pasivos, ingresos y patrimonio.
4. Características y estructura
4.2. Ventajas y desventajas de la hoja de trabajo
Ventajas
Facilita la preparación de los estados financieros a base del balance de comprobación de sumas y saldos antes de ser ajustados.
Desventajas 
No es fácil la preparación en una empresa que tiene mayor cantidad de cuentas
Procedimiento de asentar en la hoja de trabajo
Primero
¿De quién?
Nombre o razón social del ente.
¿Qué es? ¿A cuándo?
Hoja de trabajo al: . . . /. . . /. . .
¿En dólares o en Bs?
(Expresados en bolivianos)
Luego se efectúa lo siguiente:
a) Asiente el balance de comprobación de sumas y saldos en las columnascorrespondientes de la hoja de trabajo. Asegúrese de que esté cuadrado.
b) Haga los asientos de ajustes en las columnas de ajustes. Estos asientos deben ir numerados o señalados con letras para facilitar la localización de errores y el copiado de estos asientos de la hoja de trabajo al libro diario y/o comprobantes de contabilidad. Anotadas las cifras, éstas se sumarán para comprobar la igualdad del debe y haber en las cuentas afectadas.
c) Las columnas que siguen corresponden a los saldos ajustados, esto se obtiene por la suma o diferencia resultante de las columnas de saldos y las columnas de ajustes, como sigue:
· Si el saldo de la cuenta es “deudor” en el balance de comprobación de sumas y saldos, y en la columna de los “ajustes” se tiene importe en el lado del “debe” entonces, se “suman” estos dos importes de las dos columnas (deudor y debe) y la sumatoria de ambas cifras se registra en la columna llamada “deudor” de los “saldos ajustados”.
· Si el saldo de la cuenta es “deudor” en el balance de comprobación de sumas y saldos, y en la columna de los “ajustes” se tiene importe en el lado del “haber” entonces, se “restan” estos dos importes de las dos columnas (deudor y haber) y la resta de ambas cifras se registra en la columna llamada “deudor” de los “saldos ajustados”.
· Si el saldo de la cuenta es “deudor” en el balance de comprobación de sumas y saldos, y en la columna de los “ajustes” no se tiene ningún importe, entonces, este importe se registra en la columna llamada “deudor” de los “saldos ajustados”.
· Si el saldo de la cuenta es “acreedor” en el balance de comprobación de sumas y saldos, y en la columna de los “ajustes” se tiene importe en el lado del “haber” entonces, se “suman” estos dos importes de las dos columnas (acreedor y haber) y el total de la sumatoria de ambas cifras se registra en la columna llamada “acreedor” de los “saldos ajustados”.
· ·Si el saldo de la cuenta es “acreedor” en el balance de comprobación de sumas y saldos, y en la columna de los “ajustes” se tiene importe en el lado del “debe” entonces, se “restan” estos dos importes de las dos columnas (acreedor y debe) y la resta de ambas cifras se registra en la columna llamada “acreedor” de los “saldos ajustados”.
· Si el saldo de la cuenta es “acreedor” en el balance de comprobación de sumas y saldos, y en la columna de los “ajustes” no se tiene ningún importe, entonces, éste importe se registra en la columna llamada “acreedor” de los “saldos ajustados”.
d) Según sean los saldos ajustados de las cuentas, estas deberán clasificarse en las siguientes seis columnas correspondientes al estado de resultados, estado de utilidades no distribuidas, y el balance general, al que correspondan, manteniendo los importes en el mismo lado, es decir, los saldos deudores se registrarán como pérdidas en el estado de resultados, debe en el estado de utilidades no distribuidas, y activos en el balance general; los saldos acreedores se registrarán como ganancias en el estado de resultados, haber en el estado de utilidades no distribuidas, y pasivo y patrimonio en el balance general.
e) Registrados los importes de las respectivas cuentas en las columnas del estado de resultados, estas se suman, obteniéndose así una diferencia que nos mostrará el resultado económico del período de la siguiente forma.
· Si la sumatoria de la columna de “ganancias” es “mayor” a la sumatoria de la columna “pérdidas” entonces, se habrá obtenido una “utilidad del período”. Esta diferencia llamada “utilidad del período” se la anota debajo de la sumatoria en la columna “pérdida” para la obtención de sumas iguales en las columnas del “estado de resultados”; el 75,00% (utilidad neta del período) de esta diferencia llamada “utilidad del período”, se la anota en la columna del “haber” en el “estado de utilidades no distribuidas”, y el 25,00% (Impuestos sobre las Utilidades de la Empresa por Pagar) de esta diferencia llamada “utilidad del período”, se la anota en la columna “pasivos y patrimonio del balance general”.
· Si la sumatoria de la columna de “pérdidas” es “mayor” a la sumatoria de la columna “ganancias” entonces, se habrá obtenido una “pérdida del período”. Esta diferencia llamada “pérdida del período” se la anota debajo de la sumatoria en la columna “ganancias” para la obtención de sumas iguales en las columnas del “estado de resultados”; esta diferencia llamada “pérdida del período”, se la anota en la columna del “debe” en el “estado de utilidades no distribuidas”.
f) Se suma la columna llamada debe y la columna llamada haber del estado de utilidades no distribuidas, luego se restan los totales y se obtendrá una diferencia mayor en la columna llamada haber, a esta diferencia se llama “utilidades no distribuidas al final del período”. Esta diferencia llamada “utilidades no distribuidas al final del período” se la anota debajo de la sumatoria en la columna “debe” para la obtención de sumas iguales en las columnas del “estado de utilidades no distribuidas”; luego esta misma diferencia llamada “utilidades no distribuidas al final del período”, se la anota en la columna llamada “pasivos y patrimonio” del “balance general”.
g) Las dos últimas columnas, correspondientes al balance general, éstas deberán sumarse obteniéndose, necesariamente, la igualdad en las dos columnas (Activos, pasivos y patrimonio).
https://www.youtube.com/watch?v=7X7R3wmciSE