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Cuadern
 
 
Cuaderno deCuaderno de
 Contabilidad Contabilidad
Arg ume nto y c onte nido: Lic da. Yo landa Alvare z de Garc ía
Corre c c ione s: Ana Be lla Vargas / Azuc e na Aguilar
Ilustra c ione s y dise ño: Alfre do y Andre a Burgo s.
Arte s Fina le s: B’ alam Tijax Osc ar Me jía
ÍNDICE
Ca rta de Pre se nta c ión - - - - - - - - - - - - e 3
Introduc c ión - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - r 4
Ma ne jo de l Cua de rno - - - - - - - - - - - - t 5
Pe rsona je s de l Re c orrido - - - - - - - - - y 6
Hoja de Ing re sos y Eg re sos - - - - - - - u 7
Libro de Ca ja - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - T 15
Ba nc o - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - I 18
Cue nta s por Cobra r - - - - - - - - - - - - - - - q t 25
Cue nta s por Pa g a r - - - - - - - - - - - - - - - - q o 29
Esta dos Fina nc ie ros - - - - - - - - - - - - - - - q R 34
Oblig a c ione s La bora le s - - - - - - - - - - q I 38
Glosa rio - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - w i 48
Estimada amiga lectora.
Estimado amigo lector.
Para muchas personas el hablar de contabilidad, de procesos administrativos, de exigencias 
laborales, de llenar formularios, etc., es frustrante, no porque no estemos acostumbrados a los 
números ó a los procesos ya que estos han venido acompañando nuestra vida, desde la niñez 
conocemos como nuestros padres, hombres y mujeres trabajadores van haciendo que alcance el 
presupuesto familiar, cuando somos jóvenes nos permiten ir midiendo el cumplimiento de las 
metas que nos hemos propuesto cumplir en la vida. 
Al momento de plasmar en una hoja lo que tenemos disponibles para suplir las necesidades 
de nuestros hogares u organizaciones nos da temor hacerlo y pensamos que no tenemos las 
habilidades para cumplir y entonces delegamos esta tarea en otro persona.
Por esta razón, Federación Luterana Mundial ha facilitado el fortalecimiento de capacidades 
administrativas contables de cada mujer y hombre que trabaja en organizaciones y/o 
comunidades, para que optimicen el manejo de los bienes y recursos con los que cuentan y que 
no choquen con lo que se quiere hacer y cómo se debe hacer.
Al lograr un vínculo entre la práctica y la teoria que se requiere para llevar un registro 
contable se obtiene que las Juntas directivas, coordinadores de proyectos, técnicos y técnicas, 
asociados, contadores y cada persona que se involucra en las organizaciones cuenten 
con este Cuaderno básico que les sirva de referencia y les permita tomar 
decisiones acertadas.
Es un instrumento que esperamos no se quede en el rincón del olvido 
sino sea de corrección desde la experiencia de cada persona, y que 
sea mejorado.
Agradecemos a todas las personas que intervinieron en la mediación 
de este Cuaderno, principalmente a quienes representan a las 
organizaciones Socias que participaron en los diferentes talleres 
de Administración y Contabilidad, a Alfredo y Andrea Burgos, 
Yolanda de García y al Equipo de Cholsamaj. 
Fraternalmente.
Ana Bella Vargas. Lesdvia Azucena Aguilar.
Guatemala, 12 de noviembre de 2010
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e
Sie mp re se ha d ic ho q ue lo s núme ro s so n frío s, sin vid a , q ue 
tra b a ja r c o n núme ro s, c ifra s y c ue nta s e s a b urrid o . De sd e 
nue stra e xp e rie nc ia ve mo s lo s núme ro s c o mo lo s q ue e xp re sa n 
la s vive nc ia s d e p e rso na s e n d ife re nte s a c tivid a d e s. 
De trá s d e c a d a núme ro , d e c a d a c ifra , d e c a d a Cue nta 
d e b e ría n ha b e r niño s y niña s fe lic e s c o n a c c e so a la e d uc a c ió n 
y sa lud , muje re s q ue sa b e n d e e c o no mía fa milia r p o rq ue d ía a 
d ía e stira n y e nc o g e n lo s c e nta vo s p a ra ma nte ne r e l e q uilib rio 
e n e l p re sup ue sto , va ro ne s y la s muje re s q ue tra b a ja n la tie rra , 
la ma d e ra , la a rc illa , jó ve ne s y se ño rita s q ue la b o ra n e n 
fá b ric a s, e n o fi c ina s p riva d a s y p úb lic a s q ue lle va n e l p ro d uc to 
d e su e sfue rzo a l ho g a r, to d o s y to d a s, tie ne n c o nta c to c o n lo s 
núme ro s. Alg uno s y a lg una s p a ra me d ir su p ro d uc c ió n y o tro s 
p a ra re nd ir re sulta d o s d e lo q ue c re a n d ia ria me nte .
Lo s núme ro s, la s c ifra s y la s c ue nta s no s ha b la n ta mb ié n d e 
he c ho s, d e ind ic a d o re s, d e p la ne s y d e e sp e ra nza s p o r una 
vid a me jo r. Ta mb ié n no s ha b la n d e d e sa stre s, d e c a ntid a d e s 
d e lo g ro s o d e a c tivid a d e s q ue se d e ja ro n d e ha c e r.
Po r e sta s y o tra s ra zo ne s p ro p o ne mo s e ste p e q ue ño Cua d e rno 
d e Co nta b ilid a d Po p ula r e n e l q ue c a d a p e rso na invo luc ra d a 
e n lo s p ro c e so s d e d e sa rro llo d e sus o rg a niza c io ne s/
c o munid a d e s e nc ue ntre n una g uía p a ra c o no c e r una ma ne ra 
se nc illa , c ó mo lle va r sus Cue nta s Pe rso na le s, Fa milia re s o 
instituc io na le s d o nd e la b o ra n o sirve n.
El a nte c e d e nte p a ra p ro d uc ir e l Cua d e rno fue ro n la s 
e xp e c ta tiva s, c rític a s, c o me nta rio s y a p o rte s d e q uie ne s 
a sistie ro n a la s c a p a c ita c io ne s so b re Co nta b ilid a d , 
Ad ministra c ió n, e xig e nc ia s La b o ra l y Fisc a l fa c ilita d o a la s 
so c ia s d e la Fe d e ra c ió n Lute ra na Mund ia l –FLM- e n e l á re a d e 
la Me d ia Luna Q ’ é q c hí1.
De se a mo s q ue e ste c ua d e rno se a g uía e n lo s d ife re nte s 
te ma s q ue se ha n tra ta d o . No e s un c ua d e rno d e te xto , 
e s un instrume nto q ue c ua nd o lo ne c e site e sta rá a su la d o 
a uxiliá nd o le e n e l re g istro d e lo s ing re so s y e g re so s q ue 
a d ministra e n fo rma p e rso na l, fa milia r o c o munita ria .
Esp e ra mo s ta mb ié n sus o b se rva c io ne s y c o me nta rio s p a ra 
me jo ra rlo c o tid ia na me nte .
1 Co mp re nd e lo s Munic ip io s d e Sa n Jo sé , Sa n Luis, Sa ya xc hé , Po p tún e n Pe té n, 
Co b á n, Chise c , Ca rc há , d e Alta Ve ra p a z e Ixc á n, Quic hé .
r
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Cuade rno de Contabilidad
Lo s sig uie nte s p unto s so n re c o me nd a c io ne s p a ra q ue 
a p ro ve c he e ste c ua d e rno .
 Le a d e sp a c io c a d a te ma y tra te d e re la c io na r la s 
situa c io ne s y c o no c imie nto s q ue se p re se nta n, se g ún 
su p ro p ia e xp e rie nc ia .
 No a va nc e a o tro te ma si tie ne d ud a s e n a lg una id e a 
nue va q ue se p re se nte , a nó te la s p a ra no o lvid a rla s y 
la s a c la re c o n la p e rso na c a p a c ita d o ra .
 Es imp o rta nte , q ue to d o lo q ue a p re nd a lo a p liq ue 
e n la a so c ia c ió n lo má s rá p id o p o sib le .
 Te ng a e n c ue nta la s re c o me nd a c io ne s y sug e re nc ia s 
d a d a s.
 Pa ra e xp lic a r c a d a te ma se e mp le a un le ng ua je 
se nc illo .
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Cuade rno de Contabilidad
t
Los pe rsona je s que le a c ompa ña rá n e n e ste 
re c orrido son:
Julia :
Muje r té c nic a e n 
e l á re a c o nta b le , 
q uie n a c o mp a ña 
a To má s e n su 
c a p a c ita c ió n.
Tomá s:
Ca mp e sino , Dire c to r 
d e la a so c ia c ió n 
“Arte sa no s Unid o s”
Do n To má s Chub e s Dire c to r – a d ministra d o r d e la Aso c ia c ió n “Arte sa no s 
Unid o s” . Él e s una p e rso na e mp re nd e d o ra , d isc ip lina d a y o rd e na d a , p o r e so 
é l q uie re te ne r e n o rd e n la c o nta b ilid a d d e la Aso c ia c ió n. Pa ra e llo d e c id ió 
c a p a c ita rse p o r me d io d e a lg ún p ro g ra ma d e fo rta le c imie nto e n e sta á re a .
Do n To má s, sa b e q ue te ne r la func ió n d e d ire c to r d e la a so c ia c ió n e s una 
g ra n re sp o nsa b ilid a d p o rq ue tie ne q ue c ono c e r y e nte nd e r la e struc tura 
a d ministra tiva d e la Aso c ia c ió n (Asa mb le a , Junta Dire c tiva , Co o rd ina c ió n), 
lo s Esta d o s Fina nc ie ro s q ue p re p a ra e l c o nta d o r (Esta d o d e Ing re so s y Eg re so s 
y Esta d o d e Situa c ió n Fina nc ie ra ) y o tro s a sp e c to s c o mo sa la rio mínimo , 
Ob lig a c io ne s La b o ra le s y fi sc a le s d e la Aso c ia c ió n. 
Se p re g unta : ¿ Có mo sa b e r si la fo rma e n q ue se ha he c ho e s la me jo r?
Julia Po p e s c a p a c ita d o ra e n e l á re a c o nta b le , e lla a p o ya rá a To má s p a ra 
se r una p e rso na e nte nd id a d e e sto s a sunto s.
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Cuade rno de Contabilidad
y
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Cuade rno de Contabilidad
u
Po r me d io d e la c o nta b ilid a d se p ue d e c o no c e r to d a s la s 
tra nsa c c io ne s q ue re a liza y sa b e r si so n b ue na s p a ra a d ministra r. La 
c o nta b ilid a d va d e sd e a no ta r e n un Lib ro d e Ing re so s y Eg re so s o 
Entra d a s y Sa lid a s, a sí c o mo o tra s o p e ra c io ne s ha sta p re p a ra r lo q ue , 
g e ne ra lme nte , ha c e n lo s c o nta d o re s: Lo s Esta d o s Fina nc ie ro s.
HOJA DE INGRESOS Y EGRESOS
Cre o q ue ya p a g a mo s e sta fa c tura , 
p e ro no e nc ue ntro la no ta . Le ha b la ré 
a l p ro ve e d o r p a ra p re g unta rle … no , 
p o rq ue q ue ta l si q uie re c o b ra r d o b le , 
a p ro ve c ha nd o q ue no me a c ue rd o , 
ta mp o c o se c ua nto ha ing re sa d o 
c a d a me s…
Justo e sto e s lo q ue ne c e sito 
yo p a ra ha c e r má s fá c il mi 
tra b a jo d e p a g o s, g a sto s…
Que p a se a d e la nte .
 
Que o p o rtuna !! Re visa b a la c o nta b ilid a d p o rq ue 
te ng o muc ho s p ro b le ma s c o n lo s p a g o s, no ta s, 
re g istro s d e ing re so s y mo vimie nto s q ue se ha c e n a c á .
To má s ¡Aq uí lo b usc a n… 
la se ño rita d e la 
c a p a c ita c ió n!
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Cuade rno de Contabilidad
i
Este te ma e s imp o rta nte p a ra q ue una 
a so c ia c ió n func io ne b ie n. Po ng a to d a su 
a te nc ió n y ve rá q ue p ro nto a p re nd e a lle va r 
una c o nta b ilid a d sin fa lla s.
Sa b e d o n To má s a a lg una s p e rso na s 
e nc a rg a d a s d e a d ministra r le s suc e d e q ue , 
a l fi na l d e l d ía , c ua nd o c ue nta n lo s ing re so s 
y g a sto s no re c ue rd a n lo s c o nc e p to s p ue s 
a no ta ro n só lo la s c a ntid a d e s d e d ine ro e n una 
ho ja d e p a p e l.
Sí, e so lo ha g o y a lg una s 
ve c e s se me p ie rd e n la s 
ho jita s p o rq ue no te ng o 
un lug a r e sp e c ífi c o 
p a ra g ua rd a r to d a s la s 
a no ta c io ne s.
Ésta e s la ma ne ra tra d ic io na l 
d e lle va r la s c ue nta s. Pue d e se r 
rá p id a , c ó mo d a y no re q uie re se a 
o rd e na d a , p e ro tie ne d e sve nta ja s: 
e sa s a no ta c io ne s no d a n la 
info rma c ió n, no a yud a n a to ma r 
d e c isio ne s c o n e lla s y no sirve n 
p a ra lle va r la c o nta b ilid a d .
4 .50
3 .00
15 .30
18 .00
5 .00
2 .50
100 .00
50 .00
48 .30 150 .00
C o m o p o r 
e je m p lo :
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Cuade rno de Contabilidad
o
Ve a m o s un e je m p lo :
Sup o n ie nd o q ue e n e l m e s d e Ma rzo d e l a ño 2 ,009 , To m á s re a lizó la s 
o p e ra c io ne s sig u ie nte s:
21 / 03 / 09 La A so c ia c ió n A rte sa no s Unid o s re c ib ió una d o na c ió n p o r 
un m o nto d e Q .35 ,000 .00 .
31 / 03 / 09 C ua tro a so c ia d o s p a g a ro n c uo ta s c o rre sp o nd ie nte s a l m e s 
d e Ma rzo d e l a ño 2009 .
 Jua na Ruiz Q .25 .00
 Jo rg e C a lito Q .25 .00
 Pe d ro Ro sa le s Q .25 .00
 Ma ria C o rle to ( 2 m e se s) Q .50 .00 Q .125 .00
31 / 03 / 09 C a nc e la c ió n d e un p ré sta m o q ue a nte rio rm e nte se le h izo 
a la se c re ta ria : Q .500 .00
Lo s ing re so s so n lo q ue uste d re c ib e 
e n e fe c tivo o e n c he q ue s.
Lo s e g re so s o sa lid a s, e s e l d ine ro 
q ue sa le d e la a so c ia c ió n p a ra 
e l p a g o d e la s c o mp ra s o d e lo s 
g a sto s no rma le s d e la misma .
Ve a mo s si q ue d ó c la ro e so d e l 
re g istro d e ing re so s y e g re so s. 
Ha g a mo s junto s e l Lib ro d e Ing re so s 
y Eg re so s d e la Aso c ia c ió n, p a ra 
e so , to me mo s e l e je mp lo a nte rio r.
ING RESO S
FEC HA C O NC EPTO PA RC IA L TO TA L
21 .03 .09
31 .03 .09
31 .03 .09
Ing re so p o r Do na c ió n
Pa g o c uo ta s d e A so c ia d o s:
Jua na Ruiz
Jo rg e C a lito
Pe d ro Ro sa le s
Ma ría C o rle to
A b o no a p ré sta m o c o nc e d id o e n Ene ro 
a la Se c re ta ria
25 .00
25 .00
25 .00
50 .00
500 .00
35 ,000 .00
35 ,125 .00
35 ,625 .00
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Cuade rno de Contabilidad
p
Bue no , p ue s e xiste o tra ma ne ra d e lle va r sus núme ro s. Tie ne ve nta ja s c o mo : 
a yud a r a to ma r d e c isio ne s, te nd rá la info rma c ió n o rd e na d a , p o d rá re visa r y 
sa b e r e n q ué se e q uivo c ó o a c e rtó , le sirve p a ra lle va r su c o nta b ilid a d . Es le g a l, 
c ump le c o n lo s re q uisito s q ue ma rc a la Sup e rinte nd e nc ia d e Ad ministra c ió n 
Trib uta ria -SAT-.
Esta ma ne ra o rd e na d a d e lle va r sus núme ro s e s c o no c id a c o mo e l Lib ro d e 
Ing re so s y Eg re so s o Entra d a s y Sa lid a s.
Bie n, ya vio q ué fá c il e s. Al ig ua l q ue se ha c e n a no ta c io ne s d e la s e ntra d a s 
d e d ine ro , d e b e n d e ha c e rse la s a no ta c io ne s d e la s sa lid a s d e d ine ro . La s 
sa lid a s p ue d e n se r p o r c o mp ra s d e e q uip o o mo b ilia rio o p o r g a sto s q ue 
te ng a la a so c ia c ió n.
Lo s g a sto s se re fi e re n a lo s p a g o s p o r 
e l func io na mie nto d e la a so c ia c ió n 
c o mo e s e l p a g o d e luz, a g ua , 
te lé fo no , sue ld o s, e tc ., mie ntra s q ue 
la s c o mp ra s se re fi e re n a lo s p a g o s 
d e e q uip o o mo b ilia rio ¿ ve rd a d ?
Sí. Pa ra a no ta r lo s e g re so s 
ne c e sita rá o tra ho ja d e l 
c ua d e rno y usa rá e l mismo 
fo rma to q ue e l d e lo s ing re so s.
Ve a mo s e l sig uie nte e je mp lo :
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Cuade rno de Contabilidad
Q
Al d ía 31 d e Ma rzo d e 2,009, To má s c o mo d ire c to r d e la Aso c ia c ió n, c o n e l a va l d e la Junta 
Dire c tiva c o mp ró lo sig uie nte :
1 Me sa d e Tra b a jo Q .1,500.00
4 Ba nc o s d e Tra b a jo Q . 400.00 Q . 1,900.00
1 Esc rito rio Se c re ta ria l Q . 650.00
1 Silla Q . 230.00 Q . 880.00
1 Ca lc ula d o ra Q . 225.00
Ad e má s c a nc e ló la s fa c tura s d e se rvic io s a sí:
Luz Elé c tric a Q . 300.00
Ag ua Q . 75.00
Uso d e Te lé fo no Q . 200.00
Sue ld o Se c re ta ria Q . 2,500.00
Sue ld o Co nta d o r Q . 2,500.00
Sue ld o Dire c to r Q . 4,000.00 Q . 9,575.00
 Q .12,580.00 
12
Cuade rno de Contabilidad
W
De a c ue rd o c o n e l e je mp lo a nte rio r, e l re g istro d e la s c o mp ra s d e e q uip o o mo b ilia rio , g a sto s y 
p a g o s q ue d a rá d e la sig uie nte ma ne ra :
EG RESO S PO R C O M PRA DE EQ UIPO O M O BILIA RIO
FEC HA
C A NTIDA D/ 
UNIDA DES
C O NC EPTO / EQ UIPO
PREC IO 
UNITA RIO
TO TA L
2 4 .0 3 .0 9
2 4 .0 3 .0 9
2 4 .0 3 .0 9
2 6 .0 3 .0 9
2 6 .0 3 .0 9
1
4
1
1
1
M e sa d e Tra b a jo
Ba n c o s d e Tra b a jo
Esc rito rio Se c re ta ria l
Silla
C a lc u la d o ra
Q .1 ,5 0 0 .0 0
1 0 0 .0 0
6 5 0 .0 0
2 3 0 .0 0
2 2 5 .0 0
Q .1 ,5 0 0 .0 0
4 0 0 .0 0
6 5 0 .0 0
2 3 0 .0 0
2 2 5 .0 0
To ta l A d q u isic ió n d e Eq u ip o Q .3 ,0 0 5 .0 0
Es la fo rm a p a ra lle na r lo s 
e g re so s p o r c o m p ra d e 
Eq uip o o Mo b iliario , a ho ra 
le d iré q ué ha c e r c o n lo s 
e g re so s d e g a sto s.
Pe ro se lle na ta m b ié n 
una fo rm a d e e g re so s, 
¿ Ve rd a d ?
Sí, p e ro c o n la d ife re nc ia q ue la c o lum na d e 
un id a d e s y c o sto un ita rio no e xiste n .
El fo rm a to p a ra lo s g a sto s e s e l sig u ie nte :
1. Esc rib ir la fe c ha .
2. Qué se p a g ó .
3. Cuá l fue e l mo nto to ta l d e lo s p a g o s.
4. Se p a g ó e n e fe c tivo .
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Cuade rno de Contabilidad
E
Si usa mo s la info rma c ió n d e l 
e je rc ic io a nte rio r, e l re g istro d e 
e g re so s p o r g a sto s se lle na ría 
a sí:
EG RESO S PO R G A STO S
FEC HA C O NC EPTO TO TA L
31 .03 .09
Pa g o d e Luz Elé c tric a 
Pa g o d e A g ua
Pa g o d e Te lé fo no
Sue ld o Se c re ta ria
Sue ld o C o nta d o r
Sue ld o Dire c to r
Q . 300 .00
75 .00
200 .00
2 ,500 .00
2 ,500 .00
4 ,000 .00
To ta l d e G a sto s Q . 9 ,575 .00
A hhh b ue no , to d a s e sta s 
no ta s no m e sirv e n p a ra 
lle v a r e l Lib ro d e ing re so s y 
Eg re so s.
Exa c to , p e ro no lo s tire , p o rq ue 
d e b e lle v a r ta m b ié n un a rc h iv o d e 
to d a s la s no ta s, re c ib o s y fa c tura s.
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Cuade rno de Contabilidad
R
15
Cuade rno de Contabilidad
T
Una d e la s c o sa s 
imp o rta nte s d e la 
c o nta b ilid a d e s c o no c e r 
la c a ntid a d d e d ine ro o 
e fe c tivo d isp o nib le e n c a ja , 
e n d e te rmina d o mo me nto . 
De b e sa b e r e xa c ta me nte , 
c uá nto d ine ro ing re sa , 
c uá nto sa le y e n q ué se 
g a sta .
Pa ra e sto ne c e sita mo s 
o tro c ua d e rno q ue le 
lla ma re mo s Lib ro d e Ca ja 
y p o r me d io d e é l sa b rá si 
la Aso c ia c ió n c ue nta c o n 
d ine ro o no p a ra ha c e r 
fre nte a sus c o mp ro miso s y 
e sto a yud a rá a c o ntro la r e l 
e fe c tivo . ¿ Có mo lo ve ?
¡Aho ra si la vo y a ha c e r!
Ve a mo s e l c o nte nid o y la fo rma 
c o rre c ta d e o p e ra r e l Lib ro d e Ca ja :
CONTENIDO DEL LIBRO DE CAJA
1. Día y me s e n q ue se re a liza la o p e ra c ió n.
2. Ano ta r a l inic io e l d ine ro q ue q ue d ó e n la Ca ja e l 
d ía a nte rio r.
3. Inic ia r c o n e l re g istro d e e ntra d a s o ing re so s d e 
fo nd o s, suma r.
4. a no ta r la s sa lid a s d e d ine ro e n c o mp ra s y g a sto s, 
suma r.
5. Suma r lo s ing re so s.
6. Suma r lo s e g re so s.
7. La suma d e lo s ing re so s me no s la suma d e lo s 
e g re so s no s d a e l sa ld o a una fe c ha d e te rmina d a .
8. Sa ld o = d ine ro d isp o nib le e n Ca ja .
Libro de Ca ja
16
Cuade rno de Contabilidad
Y
Co n lo s d a to s a no ta d o s e n la s ho ja s o fo rma to s d e Ing re so s y Eg re so s 
tra b a je mo s e l Lib ro d e Ca ja .
LIBRO DE C A JA DEL M ES DE M A RZO 2 , 0 0 9
FEC HA C O NC EPTO ING RESO S EG RESO S
21 .03 .09
31 .03 .09
31 .03 .09
31 .03 .09
Ing re so s p o r d o na c io ne s
Pa g o c uo ta s a so c ia d o s
A b o no a p ré sta m o
C o m p ra d e Mo b ilia rio
Q .35 ,000 .00
125 .00
500 .00
Q . 3 ,005 .00 
1 Me sa
4 Ba nc o s
1 Esc rito rio
1 Silla 
Se c re ta ria l
1 C a lc u la d o ra
1 ,500 .00
400 .00
650 .00
230 .00
225 .00
31 .03 .09
31 .03 .09
31 .03 .09
31 .03 .09
Pa g o Luz Elé c tric a
Pa g o Te lé fo no 
Pa g o se rv ic io d e A g ua
Sue ld o s y Sa la rio s
300 .00
200 .00
75 .00
9 ,000 .00
Se c re ta ria
C o nta d o r
Dire c to r
2 ,500 .00
2 ,500 .00
4 ,000 .00
Sum a n Q .35 ,625 .00 Q .12 ,580 .00 
Sa ld o a l 3 1 d e m a rzo 2 0 0 9 Q . 2 3 , 0 4 5 . 0 0 
Sum a s Ig ua le s Q .35 ,625 .00 Q .35 ,625 .00
Sa ld o e s la d ife re nc ia e ntre Ing re so s y 
Eg re so s. Es la c a ntid a d d e d ine ro d isp o n ib le 
a una fe c ha d e te rm ina d a .
Ing re so s
( - ) Eg re so s
Q . 35 ,625 .00
Q . 12 ,580 .00
Sa ld o Q . 23 ,045 .00
17
Cuade rno de Contabilidad
U
18
Cuade rno de Contabilidad
I
Lo s ing re so s q ue te ng a p o r 
c uo ta s d e lo s a so c ia d o s 
y la s d o na c io ne s q ue 
v e ng a n d e l e xte rio r d e b e 
d e p o sita rla s e n un b a nc o , 
e s m e jo r q ue te ne r e l d ine ro 
g ua rd a d o e n la a so c ia c ió n .
¿ La c ue nta d e l b a nc o 
ta m b ié n e s p a rte d e la 
c o nta b ilid a d ?
Si, e s p a rte im p o rta nte d e la 
c o nta b ilid a d .
Po r q ué si se ne c e sita … . 
Pue s… … Es q ue a v e c e s 
p id e n m uc ho d ine ro 
p a ra e m p e za r y lue g o 
sin sa b e r lo d e la s 
c o m isio ne s…
Existe n c ue nta s e n 
lo s b a nc o s q ue se 
p ue d e n a b rir c o n p o c o 
d ine ro y a unq ue le 
d a n p o c o s in te re se s, 
le p e rm ite n te ne r 
se g uro e l d ine ro . Esto 
p e rm ite te ne r m a yo r 
c o ntro l d e lo q ue e ntra 
y sa le d e d ine ro d e la 
A so c ia c ió n .
En la s c ue nta s b a nc a ria s se p ue d e n ha c e r d e p ó sito s y 
re tiro s p a ra ma ne ja r e l d ine ro d e la a so c ia c ió n, inve stig ue 
e n lo s b a nc o s má s c e rc a no s so b re la s c ue nta s q ue e xiste n, 
re vise lo s b e ne fi c io s y la s c o misio ne s.
No se q ue d e c o n ning una d ud a so b re e l ma ne jo d e c ue nta s 
b a nc a ria s, p re g unte a lo s a se so re s d e lo s b a nc o s y lue g o 
to me una d e c isió n. Re c ue rd e q ue e stá ha b la nd o d e l d ine ro 
d e la a so c ia c ió n y d e lo s a so c ia d o s q ue tra b a ja n e n e lla .
Ba nc os
19
Cuade rno de Contabilidad
O
Y ¿ C ó m o se 
m a ne ja una c ue nta 
b a nc a ria ?
De p e nd e … Existe n d o s 
c la se s d e c ue nta s: la d e 
a ho rro y la m o ne ta ria .Y ¿ C ó m o ha g o p a ra 
d ife re nc ia r y sa b e r c ua l 
a b rir?
Le e xp lic a ré : la c ue nta 
d e a ho rro se a b re 
c o n p o c o d ine ro . Le 
e ntre g a n una lib re ta 
e n la q ue a no ta n lo 
q ue uste d d e p o sita 
y ta m b ié n a no ta n lo 
q ue uste d re tira .
C a d a v e z q ue v a a l b a nc o a 
d e p o sita r d e b e lle na r un fo rm ula rio 
p e q ue ñ ito e n e l q ue se a no ta :
 Fe c ha
 No m b re d e la C ue nta .
 Núm e ro d e la c ue nta .
 C a ntid a d q ue se d e p o sita .
 Firm a d e la p e rso na a uto riza d a .
 Núm e ro d e c é d u la d e v e c ind a d 
d e la p e rso na q ue f irm a .
¿ Y p a ra sa c a r d ine ro d e la 
c ue nta ?
Es e l m ism o p ro c e d im ie nto , 
se lle na un p e q ue ño fo rm a to 
q ue le e ntre g a n e n e l b a nc o 
e n e l c ua l se ind iq ue :
 Fe c ha
 No m b re d e la C ue nta .
 Núm e ro d e la c ue nta .
 C a ntid a d q ue v a a 
re tira r d e l Ba nc o .
 Firm a d e la p e rso na 
a uto riza d a .
 Núm e ro d e c é d u la d e 
v e c ind a d d e la p e rso na 
o us DPI.
20
Cuade rno de Contabilidad
q P
¿ Y la c ue nta 
Mo ne ta ria ?
C ue nta m o ne ta ria 
o d e c he q ue s c o m o 
se c o no c e . Ésta 
tie ne m á s c o ntro l. 
A l a b rirla le d a n uno 
o d o s ta lo na rio s d e 
c he q ue s p a ra q ue 
lo s lle ne y p ue d a 
re tira r d ine ro d e su 
c ue nta .
¿ Po d ría e nse ña rm e un 
c he q ue ? C la ro q ue sí, v e a e l sig u ie nte :
BANCO XXX
Gua te ma la , C .A.
CUENTA 000-07000-00
NOMBRE DE LA CUENTA
Che q ue No . 006470
Lug a r y Fe c ha ________________________________________________ Q. _____________________
Pa g o a la 
Ord e n d e : ______________________________________________________________________________
Que tza le s: _____________________________________________________________________________
 
 REF._____________ ____________________________________________________FIRMAS AUTORIZADAS
 3:00000:50000:00007000-00ll:006470 
 
Lugar y Fecha de Emisión
Nombre del benef iciario Cantidad a pagar Firma del emisor
Número de la cuenta
Número de cheque
Se lle na c o n lo s d a to s q ue 
a llí ind ic a . Se le e ntre g a 
a la p e rso na a q u ie n se 
le v a a p a g a r p o r a lg ún 
se rv ic io o c o m p ra . Esta 
p e rso na p a ra q ue se lo 
p a g ue n d e b e e nd o sa rlo 
o se a f irm a r a trá s d e l 
c he q ue y a no ta r e l 
Núm e ro d e C é d ula o DPI, 
a d e m á s d e b e p re se nta r 
e n la v e nta n illa la C é d ula 
o DPI m ism o .
Esta c ue nta m o ne ta ria 
q u ie re m á s tra b a jo , p e ro 
si sa b e uno a q u ie n le 
p a g a . Me g usta ría é sta 
p a ra c o ntro la r lo s g a sto s 
e n la a so c ia c ió n .
So lo q ue … . ¿ C ó m o v o y 
a sa b e r si la a so c ia c ió n 
tie ne su fic ie nte d ine ro e n 
e l b a nc o ?
21
Cuade rno de Contabilidad
q q
En lo s ta lo na rio s d e c he q ue s 
q ue d a una p a rte q ue se le 
lla ma c o do de c he que ra. 
En e se c o d o se a no ta 
la c a ntid a d q ue se ha 
d e p o sita d o , si ha y má s 
d e p ó sito s se suma a l sa ld o 
a nte rio r, se re sta e l mo nto 
d e l c he q ue q ue se e mitió y 
e l re sulta d o e s la c a ntid a d 
q ue te nd ría d isp o nib le e n e l 
b a nc o y e s la c a ntid a d q ue 
se re fl e ja ría e n la Co nta b ilid a d 
d e la Aso c ia c ió n.
Existe un c o ntro l q ue 
se lla ma Co nc ilia c ió n 
Ba nc a ria , e sta se lla ma a sí 
p o rq ue c o nc ilia o e stá d e 
a c ue rd o e l sa ld o d e l b a nc o 
y e l sa ld o e n c o nta b ilid a d .
Func io na a sí:
Y… ¿ Có mo vo y a sa b e r si 
lo q ue e stá e n e l b a nc o 
e s lo mismo q ue e n la 
c o nta b ilid a d ?
FO RM A TO DE C O NC ILIA C IÓ N
Sa ld o e n e l Ba nc o
( - ) C he q ue s no c o b ra d o s o e n c irc u la c ió n
 C he q ue No . xx Q .xxx.xx
 C he q ue No . xx Q .xxx.xx
Q . xxx.xx
( Q . xxx.xx)
= Sa ld o e n la c he q ue ra / e n c o nta b ilid a d Q . xxx.xx
Este c o ntro l d e b e ha c e rse c a d a fi na l 
d e me s.
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Cuade rno de Contabilidad
q w
No s re unire mo s c o n la Junta 
Dire c tiva y le s c o nta ré lo q ue uste d 
me ha d ic ho . Ello s e sta rá n d e 
a c ue rd o e n a b rir la c ue nta e n e l 
b a nc o .
Y… ¿ Quié n fi rma rá lo s c he q ue s?
Cua nd o se re úna c o n la 
Junta Dire c tiva d e b e n to ma r 
d e c isio ne s so b re q uié ne s 
fi rma rá n lo s c he q ue s. Lo me jo r 
e s q ue se re g istre n 3 fi rma s p o r 
si no se e nc ue ntra una d e 
la s p e rso na s q ue fi rma n lo s 
c he q ue s lo fi rma n la s o tra s d o s 
e n fo rma ma nc o muna d a . 
Es d e c isió n d e l g rup o . Pue d o 
sug e rir q ue se a n d o s mie mb ro s 
d e Junta Dire c tiva y uste d .
¿ Quie re d e c ir q ue si no lle va d o s 
fi rma s no p a g a rá n e l c he q ue e n e l 
b a nc o ?
A sí e s.
¿ Es to d o lo q ue se ha c e c o n 
la c ue nta b a nc a ria ?
No lo e s to d o , e xiste n o tro s 
d o c ume nto s imp o rta nte s: No ta 
d e Dé b ito y No ta d e Cré d ito .
La No ta d e Dé b ito se usa 
c ua nd o e l b a nc o c o b ra 
c o misio ne s p o r se rvic io s.
Eje mp lo : c o b ra p o r la s 
c he q ue ra s, p o r e mitir c he q ue s 
sin te ne r sufi c ie nte s fo nd o s, 
e nto nc e s re c ha za lo s c he q ue s 
y c o b ra una c o misió n, a d e má s 
c ua nd o se va a un c a je ro 
e le c tró nic o y se re tira d ine ro 
c o n una ta rje ta e l b a nc o d e b ita 
o re sta e sa suma .
¿ O se a q ue e l b a nc o c o ntro la 
e sa s c o sa s?
23
Cuade rno de Contabilidad
q e
Sí, a ho ra …. La No ta d e Cré d ito 
e s lo c o ntra rio . Sup o ng a mo s q ue 
e n lug a r d e d a rle s un c he q ue p o r 
d o na c ió n a la a so c ia c ió n p a ra 
q ue lo d e p o site n, la p e rso na u 
o rg a niza c ió n q ue le s ma nd a lo s 
fo nd o s lo d e p o sita e n la c ue nta 
d e la a so c ia c ió n, e l b a nc o só lo le s 
a visa q ue lle g ó un fo nd o . Le s e nvía 
una no ta d e c ré d ito e n la c ua l d ic e :
 Pro c e d e nc ia d e l 
fo nd o o q uié n lo 
e nvía .
 Fe c ha
 Mo ne d a y
 El e q uiva le nte e n 
Que tza le s q ue fue 
a c re d ita d o o suma d o 
a su sa ld o .
Ad e má s p ue d e 
c o mp re nd e r me jo r e l 
tra b a jo d e l c o nta d o r 
y e ntre lo s d o s 
p ue d e n e stud ia r lo s 
Esta d o s Fina nc ie ro s.
Es inte re sa nte , e sto lo d e b e sa b e r e l c o nta d o r d e 
la a so c ia c ió n ¿ ve rd a d ? A mí me inte re sa c o no c e r 
to d o e sto p a ra d irig ir me jo r la a so c ia c ió n, p ue s 
lo s c o mp a ñe ro s y c o mp a ñe ra s c o nfía n e n q ue lo 
e sto y ha c ie nd o b ie n.
24
Cuade rno de Contabilidad
q r
25
Cuade rno de Contabilidad
q t
No e nc ue ntro una s ho ja s e n d o nd e 
a no té q uie ne s no s d e b e n p o r lo s 
p ro d uc to s q ue lo s a so c ia d o s e la b o ra n. 
De b o d á rse lo s a l c o nta d o r.
De b o ha b e rlo s d e ja d o e n e l e sc rito rio … 
Ve ré , c o n p e rmiso , vo y a b usc a r…
Pe ro To má s! El a sunto no e s a sí. 
Uste d d e b e lle va r un c o ntro l e stric to 
d e c a d a c lie nte q ue d e b e a la 
a so c ia c ió n e n un lib ro e sp e c ia l p a ra 
e so , no te ne r ho ja s sue lta s.
El lib ro q ue e l c o nta d o r d e b e o p e ra r lle va lo s d a to s sig uie nte s:
1. No mb re d e l C lie nte
2. Dire c c ió n y Te lé fo no
3. Fe c ha d e e misió n d e la fa c tura o re c ib o .
4. Núme ro d e la fa c tura o re c ib o .
5. Co nc e p to d e la ve nta
6. Mo nto o c a ntid a d d e la fa c tura o re c ib o .
7. Fe c ha d e c a nc e la c ió n.
8. Pa g o o a b o no q ue e l c lie nte ha g a .
9. Sa ld o d e la c ue nta .
Control de Cue nta s por Cobra r
26
Cuade rno de Contabilidad
q y
Ta mb ié n se p ue d e lle va r una Ta rje ta p o r 
c a d a c lie nte y c o lo c a rla s e n un a rc hiva d o r.
LIBRO DE CUENTAS POR COBRAR
NOMBRE DEL CLIENTE: (1)
DIRECCIÓN Y TELÉFONO (2)
FECHA DE 
EMISION
No. 
FACTURA/ 
RECIBO
CONCEPTO CANTIDAD
FECHA DE 
COBRO
ABONO SALDO
(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
27
Cuade rno de Contabilidad
q u
Co n e l fo rma to a nte rio r, ha g a mo s un e je mp lo :
La Aso c ia c ió n c o lo c ó p ro d uc to s e la b o ra d o s p o r sus a so c ia d o s e n la Tie nd a 
“Nue vo Ama ne c e r” situa d a e n 4ª. Ca lle 3-05, Zo na 1, te lé fo no 2238-2238 e l d ía 15 
d e Ma yo , e mitió re c ib o No . 008 p o r la c a ntid a d d e Q . 500.00, la tie nd a p ro me tió 
p a g a rle e l 30 d e Ma yo e l p rime r p a g o y e l 15 d e Junio la c a nc e la c ió n. A la fe c ha 
ya c a nc e ló la to ta lid a d d e la d e ud a .
¿ Có mo re g istra mo s e ste mo vimie nto e n e l Lib ro o Ta rje ta d e Cue nta s p o r Co b ra r?
LIBRO DE C UENTA S PO R C O BRA R
N O M BRE DEL C LIEN TE: Tie n d a Nu e v o A m a n e c e r
DIREC C IÓ N Y TELÉFO N O : 4 ª . C a lle 3 - 0 5 Zo n a 1 . Te l. 2 2 3 8 - 2 2 3 8
FEC HA DE 
EM ISIO N
N o . 
FA C TURA / 
REC IBO
C O N C EPTO C A N TIDA D
FEC HA DE 
C O BRO A BO N O SA LDO
1 5 . 0 5 . 0 9 0 0 8
Va rio s 
Pro d u c to s
Q . 5 0 0 . 0 0 Q . 5 0 0 . 0 0
3 0 . 0 5 . 0 9 2 5 0 . 0 0 2 5 0 . 0 0
1 5 . 0 6 . 0 9 2 5 0 . 0 0 0 . 0 0
Re c ue rd e la s 
re c o me nd a c io ne s sig uie nte s:
 Co mp ra r un c ua d e rno o 
ta rje ta s e sp e c ífi c a me nte 
p a ra Cue nta s p o r Co b ra r.
 Que e l c o nta d o r 
re g istre la info rma c ió n 
o p o rtuna me nte .Gua rd a r lo s 
c o mp ro b a nte s, re c ib o s y 
fa c tura s e n un a rc hiva d o r.
Ese a sunto d e l ma ne jo d e d ine ro e s muy 
d e lic a d o e imp o rta nte . ¡Que b ue no 
c o no c e r e sto d e la c o nta b ilid a d !
28
Cuade rno de Contabilidad
q i
29
Cuade rno de Contabilidad
q o
Aho ra ima g ine q ue un d ía o lvid a p a g a rle a a lg ún p ro ve e d o r. Éste ya no te nd rá c o nfi a nza 
y ya no le d a rá c ré d ito . Pa ra e vita rlo d e b e lle va r un re g istro e sp e c ia l d e la s Cue nta s p o r 
Pa g a r, e ste p ue d e se r e n un c ua d e rno o e n ta rje ta s c o n fo rma to e sp e c ífi c o .
Se d e b e inc luir lo sig uie nte :
1. Fe c ha d e e misió n.
2. Núme ro d e Fa c tura .
3. Co nc e p to p o r lo c ua l se va a p a g a r.
4. Da to s d e l p ro ve e d o r (a l q ue se le 
d e b e )
5. Ca ntid a d a p a g a r.
6. Ab o no s.
7. Sa ld o .
FEC HA DE 
EM ISIÓ N
N o . DE 
FA C TURA
C O N C EPTO 
DEL PA G O
DA TO S DEL 
PRO V EEDO R
C A N TIDA D A 
PA G A R
A BO N O S SA LDO
( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 )
LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR
Eje mp lo d e l Lib ro o Ta rje ta d e Cue nta s p o r Pa g a r c o n la sig uie nte info rma c ió n.
 Se c o mp ró a l c ré d ito ma te ria l d e c o nstruc c ió n: 30 b o lsa s d e c e me nto a 
Q .40.00 Ca d a una ; 20 b o lsa s d e c a l hid ra ta d a a Q .15.00 c a d a una ; a re na 
d e río 30mts. A Q .300.00, p o r e sta c o mp ra la fe rre te ría “El Ho rmig o ” e mitió 
fa c tura c a mb ia ria No . 2015 e l d ía 10 d e Oc tub re d e 2,009. El p la zo p a ra 
c a nc e la r la d e ud a e s d e 30 d ía s.
 Ord e ne mo s la info rma c ió n a nte rio r.
¿ Qué info rma c ió n d e b e inc luirse e n la s 
c ue nta s p o r p a g a r?
30
Cuade rno de Contabilidad
q p
LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR
FECHA DE 
EMISIÓN
No. DE 
FACTURA
CONCEPTO DEL 
PAGO
DATOS DEL 
PROVEEDOR
CANTIDAD A 
PAGAR
ABONOS SALDO
10.10.09 2015 Ce me nto
Fe rre te ría El 
Ho rmig o
1,200.00
Ca l
Fe rre te ría El 
Ho rmig o
300.00
Are na d e río
Fe rre te ría El 
Ho rmig o
300.00 1,800.00
10.11.09 1,800.00 0.00
El lib ro d e Cue nta s p o r Pa g a r se usa p a ra a no ta r la s c o mp ra s a l c ré d ito . La s fa c tura s 
re c ib id a s d e lo s p ro ve e d o re s se g ua rd a n e n e l lib ro d e Cue nta s p o r Pa g a r. Cua nd o 
se ha g a n a b o no s o p a g o s p a rc ia le s d e b e n a no ta rse e n e l mismo lib ro . De b e p e d ir 
re c ib o p o r c a d a p a g o q ue ha g a y a rc hiva rlo s. Cua nd o se c a nc e le to ta lme nte la 
fa c tura d e b e c o lo c a rse e n e l a rc hivo d e c o mp ro b a nte s.
31
Cuade rno de Contabilidad
q Q
me p a re c e imp o rta nte 
c o no c e r q uie ne s le d e b e n y 
a q uie ne s d e b e la Aso c ia c ió n. 
Eso me lle va a q ue re r sa b e r 
q ue e s o q ue re a lme nte tie ne . 
¿ Me p ue d e a yud a r c o n e so ?
Cla ro , e ntre lo s d o s lo ha re mo s. 
Va mo s a ve r q ué e s lo q ue tie ne 
la Aso c ia c ió n.
Tie ne lo 
sig uie nte :
 Dine ro e n e fe c tivo
 Te rre no y la c a sa d o nd e e stá la 
o fi c ina
 Un Pic k-up p ro p ie d a d d e la 
Aso c ia c ió n
 Mo b ilia rio y Eq uip o d e la o fi c ina
 Una c o mp uta d o ra .
Bie n o rd e ne mo s e sto a sí:
Ca ja (Dine ro e n e fe c tivo ) Q . 23,045.00
Mo b ilia rio y Eq uip o Q . 12,000.00
Pic k-Up To yo ta c o lo r g ris Q . 27,000.00
Eq uip o d e Co mp uta c ió n Q . 5,500.00
Inmue b le s (Te rre no y Ca sa ) Q .120,000.00
 Tie ne la Asoc ia c ión Q .187,545.00
32
Cuade rno de Contabilidad
q W
La Aso c ia c ió n tie ne una d e ud a d e Q .17,500.00, p ue s fa lta ha c e r c inc o p a g o s d e la 
c a sa , c a d a p a g o d e Q .3,500.00
Lo q ue tie ne Q .187,545.00
Lo q ue d e b e - Q .17,500.00
Dife re nc ia o Pa trimonio Q .170,045.00
La d ife re nc ia e s lo q ue re a lme nte tie ne la Aso c ia c ió n. Lo q ue tie ne me no s lo q ue d e b e 
se le lla ma PATRIMONIO.
 A lo q ue tie ne , q ue le sirve p a ra tra b a ja r, p a ra a c tua r e c o nó mic a me nte se 
le lla ma ACTIVO. Po r e l c o ntra rio la s d e ud a s d e la Aso c ia c ió n se le lla ma PASIVO.
Ento nc e s, la s c o sa s a fa vo r d e la Aso c ia c ió n se lla ma ACTIVO. 
La s d e ud a s q ue c re a n o b lig a c ió n se lla ma n PASIVO. La 
d ife re nc ia e ntre e sto s d o s se lla ma PATRIMONIO.
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Cuade rno de Contabilidad
q E
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Cuade rno de Contabilidad
q R
 
Se e ntie nd e p o r Esta d o s Fina nc ie ro s la p re se nta c ió n a d e c ua d a y ra zo na b le d e 
info rma c ió n fi na nc ie ra e xp re sa d a e n unid a d e s mo ne ta ria s d e la s tra nsa c c io ne s 
q ue re a liza una e ntid a d e c o nó mic a . Esta info rma c ió n se ha c e a tra vé s d e l 
Ba la nc e Ge ne ra l o Esta d o d e Situa c ió n Fina nc ie ra y e l Esta d o d e Re sulta d o s o 
Esta d o d e Ing re so s y Eg re so s p o r un p e río d o d e te rmina d o (g e ne ra lme nte d e un 
a ño ). La s c ifra s d e b e n e xp re sa rse e n la unid a d mo ne ta ria d e l p a ís e n q ue e sté 
e sta b le c id a la e ntid a d . En e ste c a so , e n Que tza le s mo ne d a na c io na l d e c urso 
le g a l.
La info rma c ió n c o nta b le p re se nta d a e n lo s e sta d o s fi na nc ie ro s d e b e c o nte ne r 
e n fo rma c la ra y c o mp re nsib le to d o s lo s a sp e c to s ne c e sa rio s p a ra q ue e l usua rio 
d e d ic ho s e sta d o s p ue d a inte rp re ta r a d e c ua d a me nte .
Lo s Esta d o s Fina nc ie ro s d e b e n ir c e rtifi c a d o s y fi rma d o s p o r e l c o nta d o r y 
fi rma d o s p o r e l re p re se nta nte le g a l d e la instituc ió n.
Esta dos fi na nc ie ros
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Cuade rno de Contabilidad
q T
Al o rd e na r lo s d a to s d e l e je rc ic io a nte rio r, lo s Esta d o s 
Fina nc ie ro s se p re se nta n d e la sig uie nte ma ne ra :
Asoc ia c ión Arte sa nos Unidos
Ba la nc e Ge ne ra l
Al 31 de Dic ie mbre de 2,009
(Cifra s e xpre sa da s e n Que tza le s)
ACTIVO
Ca ja
Mo b ilia rio y Eq uip o
Ve híc ulo s
Eq uip o d e Co mp uta c ió n
Inmue b le s
 23,045.00
12,000.00
27,000.00
5,500.00
120,000.00
Suma e l Ac tivo Q . 187,545.00
PASIVO
Cue nta s p o r p a g a r
Q . 17,500.00
Suma e l Pa sivo
PATRIMONIO
Pa trimo nio d e la Aso c ia c ió n
Q. 17,500.00
Q. 170,045.00
Suma Pa sivo y Pa trimo nio ig ua l Ac tivo Q . 187,545.00
El Infra sc rito Co nta d o r re g istra d o a nte la Sup e rinte nd e nc ia d e Ad ministra c ió n Trib uta ria 
c o n e l Núme ro xxxx CERTIFICA: Que e l Ba la nc e Ge ne ra l q ue a nte c e d e , fue e la b o ra d o 
c o nfo rme lo s re g istro s c o nta b le s d e la Aso c ia c ió n Arte sa no s Unid o s y q ue e l mismo 
re fl e ja sus re sulta d o s d e o p e ra c ió n p o r e l p e rio d o d e imp o sic ió n q ue te rminó e l 31 d e 
Dic ie mb re d e 2,009.
F. F.
Co nta d o r Re p re se nta nte Le g a l
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Cuade rno de Contabilidad
q Y
Asoc ia c ión Arte sa nos Unidos
Esta do de Ing re sos y Eg re sos
De l 01 de Ene ro a l 31 de Dic ie mbre de 2,009
(Cifra s e xpre sa da s e n Que tza le s)
INGRESOS
Do na c io ne s
Otro s Ing re so s
Q . 35,000.00
625.00
Suma n lo s Ing re so s Q . 35,625.00
EGRESOS
Mo b ilia rio y Eq uip o
Ga sto s d e Func io na mie nto
Sue ld o s y Sa la rio s
Q . 3,005.00
575.00
9,000.00 
Suma n lo s Eg re so s Q . 12,580.00
Exc e d e nte d e Ing re so s so b re Eg re so s a l 31 d e Dic ie mb re d e 2,009
Q. 23,045.00
El Infra sc rito c o nta d o r re g istra d o a nte la Sup e rinte nd e c ia d e Ad ministra c ió n Trib uta ria 
c o n e lNúme ro xxxx CERTIFICA: Que e l Esta d o d e Ing re so s y Eg re so s q ue a nte c e d e , fue 
e la b o ra d o c o nfo rme lo s re g istro s c o nta b le s d e la Aso c ia c ió n d e Arte sa no s Unid o s y q ue 
e l mismo re fl e ja sus re sulta d o s d e o p e ra c ió n p o r e l p e río d o d e imp o sic ió n q ue te rminó e l 
31 d e Dic ie mb re d e 2,009.
F. F.
Co nta d o r Re p re se nta nte Le g a l
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Cuade rno de Contabilidad
q U
38
Cuade rno de Contabilidad
q I
¡Pe ro To m á s! ¿ Lo s p a g o s d e 
sue ld o s lo s a no ta ta m b ié n e n 
p a p e le s sue lto s?
¡Pe ro To má s! ¿ Lo s p a g o s d e 
sue ld o s lo s a no ta ta mb ié n e n 
p a p e le s sue lto s?
Pue s… e s q ue 
e s má s fá c il!
Mire To má s, e s re c o me nd a b le q ue a p a rtir 
d e e ste me s re g istre lo s sue ld o s justo s p o r e l 
tra b a jo d e lo s e mp le a d o s d e la a so c ia c ió n 
y a sí lle va rá e l c o ntro l. Se g ún Ac ue rd o 
g ub e rna tivo No . 347-2009 d e fe c ha 29 
d e Dic ie mb re d e 2,009 e l sa la rio mínimo 
vig e nte p a ra e l a ño 2,010 e s d e Q .56.00 
d ia rio s ha c ie nd o un to ta l d e Q .1,680.00 
má s Q .250.00 d e b o nifi c a c ió n, to ta l a 
p a g a r so n Q .1,930.00.
Exp líq ue m e , a sí yo 
c o m p a rto c o n e l c o nta d o r 
lo q ue uste d m e d ig a .
Pa ra te ne r un e stric to 
c o ntro l d e lo s sue ld o s e s 
re c o me nd a b le lle va r un 
re g istro e n e l lib ro d e Pla nilla s si 
so n me no s d e 10 tra b a ja d o re s. 
Si e l núme ro d e tra b a ja d o re s 
e s ma yo r d e 10 d e b e lle va rse 
un lib ro d e Sa la rio s.
Oblig a c ione s La bora le s
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Cuade rno de Contabilidad
q O
No so tro s so mo s só lo 5 p e rso na s.
Eso q uie re d e c ir q ue so lo la s p la nilla s d e b e mo s 
te ne r ¿ ve rd a d ?
Así e s To má s. En e l re g istro d e lo s sue ld o s 
d e b e a no ta rse lo s d a to s sig uie nte s:
1. No mb re d e l e mp le a d o o la b o ra nte .
2. Dire c c ió n, Te lé fo no
3. Fe c ha d e Na c imie nto
4. Fe c ha d e p a g o
5. Me s o q uinc e na q ue se le c a nc e la
6. Ca rg o q ue d e se mp e ña
7. Sue ld o me nsua l
8. Ho ra s e xtra s
9. Bo nifi c a c ió n inc e ntivo d e Q .250.00 me nsua le s
10. Antic ip o s
11. Cuo ta tra b a ja d o re s a l Instituto Gua te ma lte c o d e Se g urid a d So c ia l 
IGSS, c o rre sp o nd e e l 4.83% d e l mo nto d e l sue ld o b a se má s ho ra s 
e xtra s c ua nd o la instituc ió n se e nc ue ntra ub ic a d a e n la c iud a d d e 
Gua te ma la o e n o tro d e lo s d e p a rta me nto s c ub ie rto s p o r e l IGSS a 
e xc e p c ió n d e Pe té n, Sa nta Ro sa y e l Pro g re so (Gua sta to ya ) e n d o nd e 
lo s p o rc e nta je s va ría n1.
12. Mo nto to ta l a p a g a r.
13. Firma d e l e mp le a d o
Cua nd o so n tre s (3) o má s tra b a ja d o re s la Aso c ia c ió n, Fund a c ió n o 
Emp re sa tie ne la o b lig a c ió n d e insc rib ir a sus tra b a ja d o re s e n e l IGSS.
1 Ve r Ane xo
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Cuade rno de Contabilidad
w P
Si uste d e s so n 5 tra b a ja d o re s 
la Aso c ia c ió n d e b e insc rib irse 
c o mo p a tro no e n e l IGSS 
y c o ntrib uir c o n e l 10.67% 
d e c uo ta Pa tro na l y lo s 
tra b a ja d o re s c o n e l 4.83% d e l 
mo nto to ta l d e l sue ld o b a se .
La s e mp re sa s d e inic ia tiva 
p riva d a d e b e n p a g a r e l 1% d e 
IRTRA y e l 1% d e INTECAP. La s 
Org a niza c io ne s no luc ra tiva s 
no e stá n o b lig a d a s a c o ntrib uir 
p o r no se r inic ia tiva p riva d a . 
No tie ne n d e re c ho a g o za r 
d e la s insta la c io ne s d e IRTRA. 
Si lo ha c e n, d e b e n p a g a r 
la e ntra d a a lo s p a rq ue s d e 
re c re a c ió n. 
Alg una s o rg a niza c io ne s 
q ue no se insc rib e n e n e l 
IGSS ha n o p ta d o p o r p a g a r 
un se g uro mé d ic o p a ra lo s 
tra b a ja d o re s, d e l c ua l lo s 
tra b a ja d o re s p a g a n e l 50% y 
la o rg a niza c ió n e l o tro 50%.
Ya e sta mo s insc rito s e n e l 
IGSS y c a d a me s no s re sta n 
d e l sue ld o una p a rte . Aho ra 
sé q ue e s e l 4.83% d e l sue ld o 
d e c a d a uno .
Te ng o una d ud a . ¿ La 
b o nifi c a c ió n d e Q ,250.00 
se to ma e n c ue nta p a ra 
c a lc ula r e l IGSS?
No , la b o nifi c a c ió n no p a g a IGSS, e s d e c ir e stá e xe nta . Únic a me nte e s e l sue ld o .
Vo lvie nd o a lo s re g istro s y c o ntro l d e sue ld o s. Cua nd o e l c o nta d o r le s p a g ue a lo s la b o ra nte s, c a d a uno 
d e b e fi rma r un re c ib o . Ésto s d e b e n g ua rd a rse o a rc hiva rse junto c o n lo s o tro s d o c ume nto s d e l me s. 
Eso s re c ib o s le se rvirá n a l c o nta d o r p a ra e la b o ra r la p la nilla q ue d e b e p re se nta r a l IGSS c a nc e la nd o la 
c uo ta me nsua l d e lo s tra b a ja d o re s (4.83%) y la p a tro na l (10.67) e n lo s p ró ximo s ve inte (20) d ía s d e l me s 
sig uie nte .
Ad e má s, c a d a tra b a ja d o r d e b e fi rma r Co ntra to d e Tra b a jo c o n la Instituc ió n, é sto s ya vie ne n imp re so s y 
só lo se lle na n c o n lo s d a to s q ue a llí ind ic a y la fi rma d e e l tra b a ja d o r y e l p a tro no .
Ese re g istro d e 
sue ld o s q ue d ijo 
¿ e s o p c io na l? 
O… ¿ c ó mo se 
ha c e ?
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Cuade rno de Contabilidad
w q
En la s lib re ría s ve nd e n e l lib ro d e Pla nilla s, e l c ua l 
ya tie ne imp re so s lo s d a to s q ue le me nc io né 
a nte s.
Este lib ro d e b e p re se nta rse a una d e p e nd e nc ia 
d e l Ministe rio d e Tra b a jo p a ra su a uto riza c ió n. 
De to d a s fo rma s ha re mo s un e je mp lo d e 
re g istro d e sue ld o s p a ra q ue uste d lo c o no zc a .
REGISTRO DE SUELDOS
NOMBRE: (1) 
DIRECCIÓN:(2) TELÉFONO: 
FECHA DE NACIMIENTO: (3) 
FECHA MES CARGO
SUELDO HORAS BOFICACION DEDUCCIONES MONTO 
A 
PAGAR
FIRMA 
EMPLEADO
MENSUAL EXTRAS INCENTIVO ANTICIPOS IGSS
 
(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)
 
 
 
 
 
 
 
Bue no , ya me q ue d ó e sto c la ro , p e ro … te ng o o tra 
p e g unta :
¿ Y p a ra p a g a r e l a g uina ld o y e l Bo no 14 c ó mo se 
c a nc e la ? El c o nta d o r ha c e lo s c he q ue s y lo s e ntre g a . 
No so tro s c o nfi a mo s e n é l y e n su tra b a jo , sin e mb a rg o me g usta ría sa b e r a lg o 
d e e sto .
42
Cuade rno de Contabilidad
w w
No ha y p ro b le ma To má s, c o n muc ho g usto c o mp a rto c o n uste d e sa info rma c ió n.
El a g uina ldo se c a lc ula e n b a se a l sue ld o p a g a d o e n lo s último s se is (6) me se s. Es d e c ir q ue suma e l mo nto 
d e e so s sue ld o s y lo s d ivid e e ntre 6 p a ra sa c a r e l p ro me d io o la c a ntid a d q ue ha y q ue p a g a r.
Se p a g a e l mo nto d e un me s d e tra b a jo p o r c a d a a ño la b o ra d o . Se ha c e e fe c tivo e n e l me s d e Dic ie mb re 
d e c a d a a ño . Se g ún De c re to 76-78 d e l Co ng re so d e la Re p ub lic a .
Ve a mo s un e je mp lo :
Una p e rso na tie ne 3 a ño s d e tra b a ja r e n la Aso c ia c ió n, e n e l a ño 2,009 g a na b a Q .2,000.00 me nsua le s, 
ha sta e l me s d e a g o sto , e n Se p tie mb re le a ume nta ro n a Q .2,500.00. En d ic ie mb re d e b e p a g á rse le e l 
a g uina ld o .
Cá lc ulo
Junio
Ju lio
A g o sto
Se p tie m b re
O c tub re
No v ie m b re
Q . 2 ,000 .00
2 ,000 .00
2 ,000 .00
2 ,500 .00
2 ,500 .00
2 ,500 .00
Q .13 ,500 .00
Q.13,500.00 / 6 = Q .2,250.00 e s e l 
p ro me d io .
Esta e s la c a ntid a d q ue d e b e 
p a g a r a e se e mp le a d o e n 
c o nc e p to d e a g uina ld o .
43
Cuaderno de Contabilidad
w e
El Bono 14 De c re to No . 42-92, se c a nc e la 
e n e l me s d e Julio d e c a d a a ño . Es e l 
e q uiva le nte a un me s d e tra b a jo p o r a ño 
tra b a ja d o a l ig ua l q ue e l a g uina ld o . Si tra b a jó 
me no s d e un a ño o tuvo inc re me nto e n e l 
sue ld o se le c a nc e la p ro p o rc io na lme nte .
Eje mp lo :
La se c re ta ria d e la Aso c ia c ió n g a na e n e l me s Q .2,500.00 e n 
to d o e l a ño 2,008 y 2,009 no tuvo ning ún a ume nto . La suma a 
p a g a rle p o r Bo no 14 e s ig ua l a l sue ld o q ue d e ve ng a : Q .2,500.00.
…¿ Y la s va c a c io ne s?
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Cuade rno de Contabilidad
w r
Esta s d e b e n g o za rse o se a d e sc a nsa r p a ra q ue e l c ue rp o 
re c up e re la s fue rza s p a ra c o ntinua r c o n la ta re a d ia ria .
El Có d ig o d e Tra b a jo no c o nte mp la e l p a g o d e la s 
va c a c io ne s, no d e b e n tra b a ja rse . Dio s d e sc a nsó 
d e sp ué s d e ha b e r c re a d o lo s c ie lo s, la tie rra , lo s a nima le s 
y a l se r huma no . Así ta mb ié n no so tro s d e b e mo s ha c e rlo .
De a c ue rd o a la le g isla c ió n La b o ra l e l tra b a ja d o r y 
la tra b a ja d o ra tie ne d e re c ho a 15 d ía s há b ile s d e 
va c a c io ne s p o r c a d a a ño tra b a ja d o .
Eso e s c ie rto , d e b e mo s 
d e sc a nsa r y g o za r a la 
fa milia d e sp ué s d e un a ño 
d e tra b a jo d ia rio , c o nsta nte , 
e l c ua l a g ra d e c e mo s a 
Dio s p o r la o p o rtunid a d 
d e se rvir a o tro s d e sd e e l 
lug a r d o nd e e sta mo s. Só lo 
una última p re g unta : y la 
Ind e mniza c ió n? ¿ Qué me 
d ic e d e e so ?
De a c ue rd o a l Có d ig o d e Tra b a jo e n 
e l Artíc ulo No . 82 la Ind e mniza c ió n 
se c a nc e la a l tra b a ja d o r y/ o 
tra b a ja d o ra a l fi na liza r la re la c ió n 
la b o ra l e n e l lug a r d o nd e tra b a ja 
(e mp re sa , o fi c ina , a so c ia c ió n, 
fund a c ió n, ig le sia s, e tc .). Al re c ib ir e l 
p a g o e n c o nc e p to d e Pre sta c io ne s 
La b o ra le s, e l tra b a ja d o r d e b e 
e xte nd e r y fi rma r e l fi niq uito la b o ra l 
d e c o nfo rmid a d c o n lo re c ib id o .
La ma yo ría d e Aso c ia c io ne s 
ind e mniza n a l p e rso na l c a d a 
a ño d e b id o a q ue tra b a ja n c o n 
p re sup ue sto s a nua le s p a ra se r 
e je c uta d o s e n d e te rmina d o s 
p ro ye c to s.
Se c a nc e la e l e q uiva le nte a un 
sue ld o d e me s d e tra b a jo p o r c a d a 
a ño tra b a ja d o o p ro p o rc io na lme nte 
si ha la b o ra d o me no s d e un a ño ma s 
la d o c e a va p a rte d e l a g uina ld o y la 
d o c e a va p a rte d e l b o no c a to rc e .
Po r e je mp lo una p e rso na q ue inic ió su re la c ió n 
la b o ra l c o n la Aso c ia c ió n e l 04 d e Ene ro d e l a ño 
2,004 y la c ulminó e l 04 d e Fe b re ro d e l a ño 2,009. 
El sue ld o d ura nte lo s último s se is me se s fue d e 
Q .2,800.00
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Cuade rno de Contabilidad
w t
CALCULO DE INDEMNIZACION:
DATOS:
Tie mp o la b o ra d o : De l 04 Ene ro 2,004 – 04 d e Fe b re ro 2,009
To ta l: 5 a ño s 1 me s.
SUELDO ORDINARIO EXTRA ORDINARIO TOTAL
Se p tie mb re 2,008
Oc tub re 2,008
No vie mb re 2008
Dic ie mb re 2008
Ene ro 2009
Fe b re ro 2009
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
800.00
800.00
800.00
800.00
800.00
800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
12,000.00 4,800.00 16,800.00
Pro me d io sue ld o o rd ina rio y e xtra o rd ina rio último s 6 me se s: Q .16,800.00/ 6 
Pro p o rc ió n d e a g uina ld o : 2,800.00/ 12
Pro p o rc ió n Bo no 14: 2,800.00/ 12
2,800.00
233.33
233.33
INDEMNIZACION POR AÑO TRABAJADO Q. 3,266.66
5 AÑOS X 3,266.66
1 MES X 3,266.66/ 12
16,333.30
272.22
INDEMNIZACION A PAGAR Q. 16,605.52
Bue no To má s yo p a sa b a 
na d a má s a d e ja rle e l 
ma te ria l q ue le p ro me tí y 
mire to d o lo q ue me ta rd é .
¿ Qué ma te ria l?
El q ue me p id ió d e 
Pre sup ue sto s p a ra 
e stud ia rlo c o n e l 
c o nta d o r. ¿ Re c ue rd a ?
Aho ra sí, me vo y, d e b o 
ir c o n un g rup o . No se 
o lvid e d e l ma te ria l q ue 
le d e jé , e stúd ie lo . Si 
ne c e sita a p o yo me lla ma , 
a sí p o d re mo s c o n e l 
c o nta d o r a c la ra r d ud a s.
Ahhhh sí, g ra c ia s p o r 
a yud a rme a e nte nd e r e se 
a sunto d e la Co nta b ilid a d . 
Aho ra te ng o c la ro a lg una s 
c o sa s q ue me c o nfund ía n.
Gra c ia s nue va me nte , 
q ue le va ya b ie n.
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Cuade rno de Contabilidad
w y
Aho ra si p o d ré info rma rme d e la situa c ió n c o nta b le d e la 
Aso c ia c ió n y c o mp re nd e r lo s info rme s q ue p re p a ra e l c o nta d o r 
y p re se nta a la Junta Dire c tiva c a d a me s. Ad e má s p o d re mo s 
me jo ra r e l c o ntro l d e lo s fo nd o s.
Me a le g ra e nte ra rme d e lo s sa la rio s mínimo s y la s p re sta c io ne s 
p a ra c a d a tra b a ja d o r, a sí no c o me te mo s injustic ia s p a g á nd o le 
me no s d e lo q ue d e b e se r.
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Cuade rno de Contabilidad
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G LO SA RIO
AVAL Pe rmiso , e sta r d e a c ue rd o .
CERTIFICACIÓN Do c ume nto o e sc rito e n q ue se a se g ura a lg o .
CLIENTE Pe rso na q ue c o mp ra e n un e sta b le c imie nto o utiliza sus se rvic io s.
CÓDIGO Co njunto d e re g la s o p re c e p to s so b re c ua lq uie r ma te ria .
CONTABILIDAD Es un té c nic a utiliza d a p a ra p ro d uc ir info rma c ió n q ue sirva d e b a se p a ra to ma r 
d e c isio ne s.
DEDUCCIÓN Re b a ja r, re sta r, d e sc o nta r a lg una p a rtid a d e una c a ntid a d .
DEVENGAR Ad q uirir d e re c ho a a lg una re trib uc ió n p o r ra zó n d e tra b a jo , se rvic io .
ESTRICTO Ajusta d o a la le y, q ue no a d mite inte rp re ta c ió n.
EXENTA Lib re , no so me tid o a la s le ye s fi sc a le s.
FINIQUITO Liq uid a c ió n, sa ld o d e una c ue nta .
FIRMA MANCOMUNADA Firma r c he q ue s d o s p e rso na s d e la s tre s a uto riza d a s, fi rma r e n c o njunto , 
e n a lia nza .
FORMATO Ta ma ño d e un imp re so , ta b la numé ric a .IGSS Instituto Gua te ma lte c o d e Se g urid a d 
So c ia l.
INCREMENTO Aume nto .
INFRASCRITO Pe rso na c o n la c a lid a d té c nic a p a ra fi rma r un e sc rito .
INTECAP Instituto Té c nic o d e Ca p a c ita c ió n
IRTRA Instituto d e Re c re a c ió n d e lo s Tra b a ja d o re s d e la Inic ia tiva Priva d a .
PATRIMONIO Co njunto d e re c urso s, b ie ne s, d e re c ho s y o b lig a c io ne s q ue una e mp re sa , 
instituc ió n o p e rso na p o se e a d e te rmina d a fe c ha .
PERIODO IMPOSITIVO El tie mp o d e te rmina d o p o r la Sup e rinte nd e nc ia d e Ad ministra c ió n Trib uta ria p a ra 
la p re se nta c ió n y p a g o d e lo s imp ue sto s.
PROPORCIONAL Ad je tivo nume ra l q ue e xp re sa c uá nta s ve c e s una c a ntid a d c o ntie ne e n sí o tra 
infe rio r, c o mo d o b le , trip le , e tc .
PROVEEDOR Pe rso na o e ntid a d q ue a b a ste c e , suministra o p ro visio na lo ne c e sa rio p a ra un fi n.
SALARIO Re mune ra c ió n d e la p e rso na q ue tra b a ja p o r c ue nta a je na e n virtud d e un 
c o ntra to la b o ra l.
 Ca ntid a d me nsua l utiliza d a p a ra c a lc ula r la s p re sta c io ne s so c ia le s.
SALARIO MÍNIMO El me no r q ue se d e b e p a g a r a un tra b a ja d o r se g ún la Le y.
SAT: Sup e rinte nd e nc ia d e Ad ministra c ió n Trib uta ria .
SUELDO Re trib uc ió n q ue una p e rso na re c ib e 
c o mo p a g o d e un tra b a jo re g ula r e n 
una e mp re sa o a so c ia c ió n. El sue ld o 
p ue d e se r se ma na l, q uinc e na l ome nsua l.
TÉCNICA Esp e c ia lista q ue c o no c e la 
té c nic a d e una c ie nc ia y 
tie ne ha b ilid a d p a ra utiliza r lo s 
p ro c e d imie nto s.
TRANSACCIONES Op e ra c ió n c o me rc ia l.
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