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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PLAN DE MEJORA PARA EL ÁREA DE 
CONSULTORÍA Y TALENTO HUMANO EN LA EMPRESA CONNOTAR 
TECHNOLOGIES S.A.S. EN LA CIUDAD DE BUCARAMANGA, SANTANDER 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ANGÉLICA JULIETH BLANCO SARMIENTO 
CÓDIGO 1.098.783.664 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES 
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 
BUCARAMANGA 
2019 
 
 
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PLAN DE MEJORA PARA EL ÁREA DE 
CONSULTORÍA Y TALENTO HUMANO EN LA EMPRESA CONNOTAR 
TECHNOLOGIES S.A.S. EN LA CIUDAD DE BUCARAMANGA, SANTANDER 
 
 
 
 
 
 
 
 
ANGÉLICA JULIETH BLANCO SARMIENTO 
CÓDIGO 1.098.783.664 
 
 
 
 
 
 
 
Informe presentado como requisito final para optar al título de Administrador de 
Empresas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Supervisor de Práctica 
JAVIER MAURICIO GARCÍA MOGOLLON 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES 
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 
BUCARAMANGA 
2019
3 
 
NOTA DE ACEPTACIÓN 
 
 
__________________________________________ 
__________________________________________ 
__________________________________________ 
__________________________________________ 
__________________________________________ 
__________________________________________ 
 
 
 
 
____________________________________ 
 Firma del presidente del jurado 
 
 
____________________________________ 
 Firma del jurado 
 
 
____________________________________ 
 Firma del jurado 
 
 
Pamplona, 17 de diciembre de 2019 
4 
 
TABLA DE CONTENIDO 
 
 
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 13 
 
JUSTIFICACIÓN .................................................................................................... 14 
 
1. INFORME FINAL DE PRÁCTICA EMPRESARIAL EN LA EMPRESA 
CONNOTAR TECHNOLOGIES S.A.S. DE BUCARAMANGA, SANTANDER ....... 15 
 
1.1 RESEÑA HISTÓRICA............................................................................... 15 
 
1.2 ASPECTOS CORPORATIVOS ................................................................ 15 
 
1.2.1 Misión ................................................................................................. 15 
 
1.2.2 Visión ................................................................................................. 16 
 
1.2.3 Objetivos de calidad. .......................................................................... 16 
 
1.2.4 Valores. .............................................................................................. 16 
 
1.3 DIAGNÓSTICO ......................................................................................... 16 
 
1.3.1 Matriz DOFA ...................................................................................... 20 
 
1.3.2 Matriz MEFI y MEFE .......................................................................... 22 
 
 Matriz de evaluación de factores internos (EFI) .............................. 22 
 
 Matriz de evaluación de factores externos (EFE) ........................... 23 
 
5 
 
1.4 DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO ............................................... 24 
 
1.5 FUNCIONES COMO PASANTE ............................................................... 24 
 
1.6 ESTRUCTURACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO .......... 25 
 
1.6.1 Título .................................................................................................. 25 
 
1.6.2 Objetivo General ................................................................................ 25 
 
1.6.3 Objetivos Específicos ......................................................................... 25 
 
1.6.4 Cronograma ....................................................................................... 25 
 
2. DESARROLLO PROPUESTA DE MEJORAMIENTO ..................................... 27 
 
2.1 PLAN DE MEJORA PARA EL ÁREA DE CONSULTORÍA ....................... 27 
 
2.1.1 Diagnóstico ........................................................................................ 27 
 
2.1.2 Plan de Acción ................................................................................... 27 
 
2.1.3 Caracterización del proceso ............................................................... 29 
 
2.1.4 Documentación de los procesos dentro del área de consultoría ........ 34 
 
 Procedimiento de consultoría .......................................................... 34 
 
 Formato de reunión y compromisos ................................................ 34 
 
 Formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora continúa
 34 
 
6 
 
 Formato de quejas y reclamos ........................................................ 34 
 
2.2 PLAN DE MEJORA PARA EL ÁREA DE TALENTO HUMANO ............... 34 
 
2.2.1 Diagnóstico. ....................................................................................... 34 
 
2.2.2 Plan de acción .................................................................................... 35 
 
2.2.3 Caracterización del proceso ............................................................... 37 
 
2.2.4 Documentación de los procesos del área de talento humano ............ 41 
 
 Procedimiento de selección y contratación ..................................... 41 
 
 Formato de requerimiento de personal ........................................... 41 
 
 Formato de seguimiento a candidatos ............................................ 41 
 
 Formato plan de inducción .............................................................. 41 
 
 Desvinculación de personal ............................................................ 41 
 
2.3 MECANISMOS DE CONTROL ................................................................. 41 
 
2.3.1 Plan operativo .................................................................................... 41 
 
2.3.2 Matriz de indicadores ......................................................................... 42 
 
CONCLUSIONES .................................................................................................. 43 
 
RECOMENDACIONES .......................................................................................... 44 
 
ALCANCES DE LA PRÁCTICA ............................................................................. 45 
7 
 
 
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 46 
 
ANEXOS ................................................................................................................ 48 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8 
 
LISTA DE TABLAS 
 
 
Tabla 1. Cronograma de Actividades del desarrollo e implementación del proyecto
 ............................................................................................................................... 26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9 
 
LISTA DE FIGURAS 
 
 
Figura 1. Matriz DOFA de Connotar Technologies S.A.S. ..................................... 20 
 
Figura 2. Matriz de Evaluación de Factores Internos de Connotar Technologies 
S.A.S. ..................................................................................................................... 22 
 
Figura 3. Matriz de Evaluación de Factores Externos de Connotar Technologies 
S.A.S. ..................................................................................................................... 23 
 
Figura 4. Plan de Acción del área de Consultoría de Connotar Technologies S.A.S.
 ...............................................................................................................................27 
 
Figura 5. Caracterización del proceso de Consultoría de Connotar Technologies 
S.A.S. ..................................................................................................................... 29 
 
Figura 6. Plan de Acción del área de Talento Humano de Connotar Technologies 
S.A.S. ..................................................................................................................... 35 
 
Figura 7. Caracterización del proceso de Gestión del Talento Humano de Connotar 
Technologies S.A.S. .............................................................................................. 37 
 
Figura 8. Organigrama de Connotar Technologies S.A.S. ..................................... 51 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10 
 
LISTA DE ANEXOS 
 
 
Anexo A. Diagnóstico de la empresa CONNOTAR TECHNOLOGIES S.A.S. ....... 48 
 
Anexo B. Procedimiento de consultoría ................................................................ 55 
 
Anexo C. Formato de acta de reunión y compromisos .......................................... 59 
 
Anexo D. Formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua ..... 62 
 
Anexo E. Formato de quejas y reclamos ............................................................... 63 
 
Anexo F. Boletines informativos ............................................................................. 64 
 
Anexo G. Informe de desempeño de llamadas vía VOZY ..................................... 65 
 
Anexo H. Procedimiento de selección y contratación ............................................ 66 
 
Anexo I. Formato de requerimiento de personal .................................................... 70 
 
Anexo J. Formato de seguimiento a candidatos .................................................... 71 
 
Anexo K. Formato plan de inducción ..................................................................... 72 
 
Anexo L. Desvinculación de personal .................................................................... 73 
 
Anexo M. Plan de capacitación .............................................................................. 74 
 
Anexo N. Formato registro de asistencia capacitación .......................................... 76 
 
Anexo O. Formato de evaluación capacitación ...................................................... 77 
 
Anexo P. Evaluación de desempeño ..................................................................... 78 
 
Anexo Q. Pausas activas en la jornada laboral...................................................... 80 
 
Anexo R. Plan operativo ........................................................................................ 81 
11 
 
Anexo S. Matriz de indicadores ............................................................................. 82 
 
Anexo T. Carta de presentación ............................................................................ 84 
 
Anexo U. Carta de aceptación ............................................................................... 85 
 
Anexo V. Certificación de terminación de prácticas empresariales ........................ 86 
 
Anexo W. Certificación de socialización e implementación de la propuesta de 
mejoramiento ......................................................................................................... 87 
 
Anexo X. Formato de evaluación empleado .......................................................... 88 
 
Anexo Y. Formato de autoevaluación del practicante ............................................ 89 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
 
ABSTRACT 
 
 
The following project had as objective the design and implementation of an 
improvement plan in the areas of consulting and human talent of the company 
Connotar Technology, due to the results of the diagnosis, which showed 
weaknesses such as: lack of internal communication, poorly motivated personnel, 
documentation of null processes, deficiency in the control of processes and in the 
compliance of results, lack of continuous training on customer service and notarial 
processes, and deficiency in portfolio collection policies. Therefore, in order to 
improve these weaknesses and take advantage of the strengths of the 
organization, different strategies were proposed and implemented for the company 
to achieve greater planning, organization, management and control of processes, 
in order to achieve greater efficiency and provide better customer service every 
day. 
 
In order to carry out this degree project, the company began with a historical 
review, a description of the corporate aspects (mission, vision, quality objectives 
and values), and a diagnosis was made divided into the following areas: 
administration, planning, organization, management, control, human resources, 
marketing, finance and production, which was complemented with a DOFA and a 
matrix MEFI and MEFE, in order to detect those weaknesses, strengths, 
opportunities and threats of the company. 
 
In accordance with the aforementioned, different strategies were constructed with 
the findings, such as the design of an action plan for each area, in which strategies 
were stipulated, such as documentation and generation of formats corresponding 
to the areas of consulting and human talent, and the production of informative 
bulletins with respect to updates on notarial and tax matters, and performance 
reports on company intranet follow-ups and calls made through the 
communications platform, development of a training plan and performance 
evaluations for employees, as well as the implementation of active breaks focused 
on the welfare of employees and their best performance. Also, the characterization 
of the implemented processes and the formulation of control mechanisms was 
carried out by means of a format called "Operational Plan" and a matrix of 
indicators. 
 
 
 
13 
 
INTRODUCCIÓN 
 
 
Las empresas para su correcto funcionamiento se encuentran divididas en áreas, 
las cuales, con el apoyo del talento humano llevan a cabo actividades o procesos, 
que permiten lograr un engranaje dentro de la organización, para que a través de 
las entradas o inputs adquiridos se obtengan salidas u outputs, los cuales son los 
productos o servicios ofrecidos a los clientes a fin de satisfacer sus necesidades. 
 
Es por ello, que el presente trabajo de grado pretende contribuir al mejoramiento 
de la planeación, organización y control de las actividades llevadas a cabo en las 
áreas de Consultoría y Talento Humano de la empresa Connotar Technologies 
S.A.S. a fin de lograr una mayor eficiencia en sus procesos y obtener el 
crecimiento que se tiene proyectado. 
 
Para lograr lo anterior, se realiza un diagnóstico con respecto a la administración, 
planeación, organización, dirección, control, recursos humanos, mercadeo, 
finanzas y producción de la empresa, con el fin de conocer su situación actual y 
así, poder orientar de una manera más acertada, los planes y las estrategias a 
ejecutar. 
 
Posteriormente, se diseñan unas estrategias y planes de mejora en las áreas de 
Consultoría y Talento Humano, las cuales se consideran ejes centrales de la 
empresa, aportando así, a la dirección administrativa y de proyectos, acciones 
concretas que permitan mejorar el desempeño y eficiencia de los procesos, y por 
consiguiente un mayor fortalecimiento interno. 
 
Finalmente, se implementa con el apoyo de la dirección administrativa, las 
actividades planeadas y se lleva a cabo los diferentes diseños de los documentos, 
no solo para lograr que la empresa se consolide administrativamente y pueda 
llevar un mayor control interno, sino también, para poder culminar con éxito el 
proceso de formación profesional, a través de la aplicación de los conocimientos 
adquiridos en la carrera. 
 
 
 
 
14 
 
JUSTIFICACIÓN 
 
 
Connotar Technologies S.A.S. es una empresa que ofrece un sistema de 
información para el apoyo a la gestión tributaria y administrativanotarial, el cual 
por medio de interconexión con el Sistema de Información Notarial (SIN) genera 
automáticamente documentos contables de acuerdo a los requerimientos de la 
DIAN, así como también, ofrece el servicio de asesoría personalizada de acuerdo 
a los requerimientos de cada cliente en materia notarial. En el transcurso de sus 
seis años en el mercado, ha logrado consolidarse en diferentes municipios y 
ciudades de Colombia, por medio de la innovación tecnológica, constante 
actualización contable y tributaria, y buscando siempre la mejora continua de sus 
procesos. 
 
A pesar de que la empresa posee fortalezas cómo las mencionadas 
anteriormente, también cuenta con unas debilidades, entre las que se encuentran 
falta de planeación, documentación de procesos nula, deficiencia en el control de 
los procesos y en el cumplimiento de resultados y, falta de capacitación continua 
sobre servicio al cliente y procesos notariales, las cuales se resumen en 
deficiencias relacionadas con el área administrativa y son las que no le han 
permitido a la empresa lograr un mayor reconocimiento, así como un crecimiento. 
 
Es por ello, que, debido a su crecimiento prometedor y a fin de consolidarse aún 
más en su estructura y funcionamiento, se considera de vital importancia 
implementar acciones encaminadas a la mejora continua en las áreas de 
consultoría y talento humano, las cuales se consideran el eje central de la 
organización. Por consiguiente, se propone diseñar e implementar un plan de 
mejora en éstas áreas, con el fin de que la organización pueda obtener las 
herramientas necesarias para la planeación, organización, dirección y control de 
las diferentes actividades que se lleven a cabo, y así mismo, poder ejecutar 
acciones de mejora, las cuales permitan a la empresa fortalecer internamente sus 
procesos; ya que, en un mundo tan competitivo y en constante cambio, como en el 
que estamos hoy en día, se hace necesario innovar y/o implementar estrategias 
que traigan consigo una ventaja competitiva, las cuales permitan diferenciarse de 
la competencia, y al mismo tiempo, lograr un mayor reconocimiento en el mercado 
a nivel nacional. 
 
 
15 
 
1. INFORME FINAL DE PRÁCTICA EMPRESARIAL EN LA EMPRESA 
CONNOTAR TECHNOLOGIES S.A.S. DE BUCARAMANGA, 
SANTANDER 
 
 
1.1 RESEÑA HISTÓRICA 
 
CONNOTAR TECHNOLOGIES SAS es una empresa constituida en Bucaramanga 
(Santander) Colombia. Obtuvo su registro mercantil en 2013 pero nació desde el 
2007 como un proyecto de emprendimiento empresarial en el área de las TIC. 
 
CONNOTAR TECHNOLOGIES SAS cuanta con un grupo de profesionales 
altamente capacitados con principios éticos y comprometidos con el desarrollo 
sostenible de Colombia y el mundo. El personal está en permanente actualización 
y utilizando tecnologías para el desarrollo de las actividades propias de cada área 
de especialización. 
 
Se ha especializado en el desarrollo de tecnología web y desarrollado Software en 
diversas áreas, tales como: 
• Software Administrativo 
• CRM 
• Software para Transporte de Pasajeros Intermunicipales 
• Software Contable 
• Software Notarial 
 
En el 2012 ingresó al Programa Apps.co en fase de consolidación, programa para 
escoger y apoyar los mejores proyectos TIC de Colombia. 
En el 2013 presenta el Sistema Contable Notarial CONNOTAR a FONADE y el 
SENA, obteniendo la calificación de 5.0 / 5.0 en innovación y obteniendo recursos 
para consolidarse como empresa desarrolladora de software. 
Desde entonces, ha venido creciendo y consolidándose en el mercado, contando 
para el año en curso con más de 180 proyectos en el uso del Sistema 
CONNOTAR-NIIF y Servicio de Consultoría Notarial utilizados por las notarías en 
los diferentes municipios y ciudades de Colombia. 
 
1.2 ASPECTOS CORPORATIVOS 
 
1.2.1 Misión. Es una empresa privada especialista en consultoría y desarrollo de 
sistemas de información, que brinda diseño e implementación de 
16 
 
aplicaciones informáticas, para sistematizar los procesos administrativos, 
contables y tributarios en las notarías y sector privado en Colombia. 
Nuestros servicios son personalizados y especializados, basados en la 
necesidad del cliente, contribuyendo a que la entidad cumpla con los 
requerimientos del estatuto tributario y realice mejoras administrativas a 
nivel integral. 
 
1.2.2 Visión. En el año 2022, consolidarnos en Colombia como una de las 
empresas líderes en desarrollo de soluciones de software, brindando 
innovación tecnológica y asistencia personalizada. 
 
1.2.3 Objetivos de calidad. 
• Incrementar el nivel de satisfacción del cliente 
• Propender por el desarrollo integral del talento humano 
• Direccionar el servicio hacia la obtención de resultados 
• Mejorar la oportuna entrega de los productos y/o servicios 
• Mejorar el crecimiento y desarrollo comercial 
• Implementar cultura de mejoramiento continuo 
 
1.2.4 Valores. 
• Confianza 
• Integridad 
• Transparencia 
• Escucha 
• Trabajo en equipo 
• Competitividad 
 
1.3 DIAGNÓSTICO 
 
Connotar Technologies S.A.S. es una empresa dedicada a prestar los servicios de 
Consultoría Notarial y Desarrollo de Sistemas de Información, principalmente a su 
público objetivo siendo éste los notarios de los diferentes departamentos de 
Colombia, desde hace ya seis años que se encuentra constituida legalmente en el 
mercado. La principal ventaja que ofrece la empresa a sus clientes, es la de 
automatizar y unificar todos los procesos notariales en un solo lugar con el fin de 
hacerlos más eficientes y al mismo tiempo ofrecerle servicios personalizado de 
consultoría notarial. Desde sus inicios, ha sido una empresa que se ha dedicado a 
la innovación y a la mejora continua de sus procesos, las cuales se han 
17 
 
catalogado como las principales características que le han permitido estar por 
encima de la competencia y hacer presencia en los diferentes municipios de toda 
Colombia. 
Sin embargo, a pesar de que se evidencian éstas fortalezas, en el diagnóstico 
llevado a cabo en las diferentes áreas se encontraron falencias significativas, las 
cuales no le han permitido tener un mayor reconocimiento y prospectivamente 
hablando, si la empresa continúa trabajando como lo ha venido haciendo, podría 
ocasionar su fracaso o su quiebre en unos años. Dentro de las diferentes áreas se 
encontraron los siguientes hallazgos: 
 
1. ADMINISTRACIÓN: En este aspecto se evidencia que, si cuenta con misión y 
visión, pero con respecto a esta última se encuentra desactualizada; también, 
cuenta con objetivos de calidad, pero los cuales carecen de un horizonte de 
tiempo; por otra parte, cada semana se realiza una reunión con el equipo de 
trabajo, donde se establecen actividades sencillas que carecen de 
seguimiento y medición formal; y finalmente, tampoco se tienen establecidos 
valores organizacionales. 
 
a. Planeación: Como se mencionó anteriormente, el Director Administrativo se 
reúne con el equipo de trabajo una vez a la semana, donde se habla de las 
tareas pendientes, actividades a realizar esa semana e inconvenientes que se 
hayan presentado con el fin de darles solución, pero todo esto se hace de una 
manera empírica, no existen procedimientos ni formatos estipulados para tal 
fin. Pero a pesar de ello, siempre tratan de establecer actividades o acciones a 
realizar, delegando funciones a su equipo de trabajo y permitiendo la 
participación de los mismos en la planeación propia de la organización. 
 
b. Organización: Se evidencia que la empresa cuenta con organigrama y manual 
de funciones, pero los cuales tampoco se encuentran actualizados, de acorde 
a los cargos y responsabilidades actuales de cada uno de los miembros de la 
organización. Los procesos que se llevan a cabo, no se encuentran 
documentados ni estipulados en ningún formato, al igual, no existe ningún tipo 
de evaluación de eficiencia de los mismos. Por otra parte, si cuenta con una 
intranet corporativa muy útil para el apoyo de sus procesos yla automatización 
de los mismos. 
 
c. Dirección: En este aspecto, la dirección administrativa obtiene un apoyo 
medianamente aceptable de parte de sus colaboradores, ya que en algunas 
ocasiones se hace manifiesto el poco compromiso a las actividades o 
acciones que se establecen, a pesar de que la dirección administrativa toma 
acciones por mejorar el clima laboral, como, el tomar decisiones en consenso, 
brindar los equipos y herramientas de trabajo adecuadas, ofrecer flexibilidad 
de horario y servicio de cafetería. Se evidencia que falta implementar 
18 
 
mecanismos de motivación, trabajo en equipo y definición de un plan de 
trabajo con el fin de delegar responsabilidades. 
 
d. Control: La empresa no cuenta con un sistema de control ni de indicadores de 
gestión que permitan monitorear el desempeño de los empleados ni el 
cumplimiento de lo planeado, sino que actualmente solo se realiza 
informalmente hablando con los empleados sobre las actividades que se 
realizaron. 
 
2. RECURSOS HUMANOS: En este aspecto se destacan aspectos como, que la 
empresa contrata directamente al personal, ya que desde un principio busca 
entablar un vínculo directo con el empleado. También, se celebran contratos 
de trabajo a término fijo, indefinido, de aprendizaje, y por orden de prestación 
de servicios. Dentro de esta área se realizan los procesos de selección, 
contratación e inducción, por una sola persona, puesto que es la única que los 
conoce, ya que no se encuentran documentados ni física ni digitalmente; no se 
llevan a cabo programas de capacitación ni de entrenamiento, tampoco se 
encuentran estipuladas recompensas ni ascensos, y algunas sanciones están 
en el reglamento interno de trabajo, pero que normalmente no se llevan a 
cabo. Finalmente, se cuenta con seis empleados directos y dos con contrato 
de orden de prestación de servicios, los cuales podrían considerarse 
suficientes, pero si se quiere crecer y mejorar el servicio sobre todo en el área 
de desarrollo de software, habría que contratar otro empleado. 
 
3. MERCADEO: Se evidencia que no existe como tal un departamento de 
mercadeo, puesto que, debido al tamaño de la empresa y el número de 
ventas, no ha sido necesario, y solamente las actividades están a cargo por 
una persona en apoyo con la asistente administrativa. Tampoco, se llevan a 
cabo planes de mercadeo, si no que todo se realiza y plasma de una manera 
sencilla e informal. Por otro lado, la empresa tiene definida las características 
de sus clientes potenciales, donde se encuentran los notarios de los diferentes 
departamentos de Colombia, también, se encuentra definido el mensaje de 
marketing que la empresa quiere transmitir a su público objetivo, al igual, se 
encuentran estipuladas acciones y estrategias como la utilización del Mailchip, 
noticias de interés por medio de la página web, participación en congresos y 
redes sociales. Finalmente, la empresa cuenta con una muy buena intranet 
para hacer seguimiento a los clientes y a las ventas, que es uno de sus 
mayores fortalezas, y la que le ha permitido tener un control en este aspecto. 
 
4. FINANCIERA: En este aspecto, la empresa utiliza las Normas de Información 
Financiera – NIF para contabilizar los costos, gastos, y el presupuesto de la 
organización, para los cuales hay una persona encargada de este proceso. 
También, cuenta con un margen de rentabilidad y una liquidez positiva la cual 
le permite cumplir con sus obligaciones y contar con capital de trabajo 
suficiente para sus actividades diarias. Y, las decisiones financieras que se 
19 
 
toman, son previamente presupuestadas y se toman con base en el análisis 
de los estados financieros. 
 
5. PRODUCCIÓN: Se evidencia que las normas que rigen el sector al que 
pertenece la empresa son las emitidas por el Ministerio de Tecnologías de la 
Información y la Comunicación, debido a la prestación del servicio de 
desarrollo de software, también, las de la DIAN y la Superintendencia de 
Notariado y Registro para el correcto funcionamiento de su servicio de 
Consultoría Notarial, además de las relacionadas al Sistema de Seguridad y 
Salud en el Trabajo, para poder implementar y desarrollar adecuadamente el 
sistema de gestión en la organización. Para su funcionamiento, cuenta con 
equipo de oficina y herramientas de trabajo de buena calidad y adecuadas 
para la prestación del servicio, sobre todo de herramientas tecnológicas como 
la Intranet, Vozy y el Servidor donde se almacena toda la información de la 
base de datos. También, cuenta con una muy buena ubicación y espacio 
adecuado para los puestos de trabajo existentes, así como para su futuro 
crecimiento. Por otra parte, con respecto a la adquisición de equipos, 
tecnología e insumos, no se encuentran establecidos planes para tal fin, ni 
tampoco de contingencia para cualquier eventualidad que se presente, sino 
que solo la empresa va reemplazando sus equipos a medida que va 
observando la necesidad, por lo cual, es una de las deficiencias presentadas 
en esta área. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
20 
 
1.3.1 Matriz DOFA 
 
Figura 1. Matriz DOFA de Connotar Technologies S.A.S. 
 FORTALEZAS 
 
1. Calidad de los productos y servicios 
ofrecidos 
2. Eficiencia en el uso de la intranet 
empresarial 
3. Equipos y herramientas de trabajo 
adecuadas 
4. Adecuada utilización de las 
herramientas de publicidad y 
promoción de los servicios 
5. Buen liderazgo y resolución de 
problemas 
6. Empowerment para la realización 
de actividades 
DEBILIDADES 
 
1. Falta de planeación y 
establecimiento de objetivos. 
2. Personal poco motivado 
3. Documentación de procesos nula 
4. Deficiencia en el control de los 
procesos y en el cumplimiento de 
resultados 
5. Falta de capacitación continua a 
todo el personal 
6. Deficiencia en las políticas de 
cobro de cartera 
OPORTUNIDADES 
 
1. Experiencia y reconocimiento 
en el mercado 
2. Desarrollo de nuevos 
productos de software o 
servicios 
3. Los requerimientos y 
actualizaciones llevadas a 
cabo por parte de las 
diferentes entidades de 
F1:O4 Llevar a cabo alianzas 
estratégicas con proyectos que según 
la ley pasan a ser obligación de las 
entidades, como, por ejemplo, la 
implementación de la factura 
electrónica. 
 
F2: F3: O2 Realizar un estudio de 
mercados el cual permita llevar a cabo 
la implementación de un nuevo 
producto o servicio, a partir de las 
D1:O1 Planear y ejecutar planes de 
acción con sus respectivos objetivos, 
los cuales permitan un mayor 
crecimiento de la organización y una 
consolidación en el mercado. 
 
D3: D4: O3 Caracterizar los procesos 
dentro de la organización y así 
mismo diseñar mecanismos de 
control, los cuales permitan una 
mayor consolidación interna, con el 
21 
 
control. 
4. Alianzas estratégicas con la 
Unión Colegiada del 
Notariado Colombia 
5. Competencia débil, ya que 
solo se basa en la prestación 
de software contable. 
herramientas con las que ya cuenta la 
empresa. 
 
F4: O5 Crear un Plan de Medios el 
cual le permita a la organización darse 
a conocer más en el mercado y así 
lograr mayores ventas. 
fin de brindar un servicio de calidad y 
abarcar un porcentaje de mercado 
mayor al actual. 
AMENAZAS 
 
1. La gran mayoría de los 
clientes, son notarios que 
dependen de los subsidios 
que le otorga el Estado. 
2. Incertidumbre acerca de los 
cambios en la legislación 
3. Alta dependencia de la 
tecnología y el internet 
4. Mala reputación por parte de 
algunos funcionarios y 
notarios. 
5. Tradicionalismo y resistencia 
al cambio de parte de los 
notarios 
F5: A2: A3 Establecer un Plan de 
Contingencia el cual le permita contar 
con alternativas al ocurrir fallas con el 
internet o algún equipo tecnológico. 
Así como también, con el fin de estar 
preparada para cualquier modificación 
realizada por los entes de control. 
 
F3: F6: A5 Realizar cursos virtuales 
con el fin de capacitar a los usuarios 
en el uso del SIN y del CONNOTAR, 
para que así puedan afianzarsecon la 
tecnología y poder utilizar los 
diferentes sistemas. 
D2: D5: A4 Desarrollar un plan de 
capacitación y recreación, para que 
los empleados adquieran mayores 
conocimientos, así como también, 
mejorar su bienestar físicamente. 
 
D6:A1 Establecer políticas de cobro 
de la cartera, así como también 
estrategias de precios que permitan 
un mayor flujo de caja a la 
organización. 
Fuente: Creación propia del autor 
 
 
 
 
22 
 
1.3.2 Matriz MEFI y MEFE 
 
 Matriz de evaluación de factores internos (EFI) 
 
Figura 2. Matriz de Evaluación de Factores Internos de Connotar Technologies S.A.S. 
Factores Determinantes de Éxito 
Peso 
Relativo 
Calificación 
Peso 
Ponderado 
Fuerzas 
 
1. Calidad de los productos y servicios 7% 4 0,28 
2. Intranet Empresarial 5% 4 0,20 
3. Equipos y herramientas de trabajo 4% 4 0,16 
4. Marketing 5% 3 0,15 
5. Innovación tecnológica 5% 4 0,20 
6. Descentralización del poder 4% 3 0,12 
7. Outsourcing 3% 3 0,09 
8. Liquidez y rentabilidad 5% 4 0,20 
9. Personal capacitado en su área 5% 3 0,15 
10. Liderazgo 5% 3 0,15 
Debilidades 
 
1. Planeación y establecimiento de 
objetivos 
7% 1 0,07 
2. Clima organizacional 6% 2 0,12 
3. Documentación de procesos 6% 1 0,06 
4. Control de los procesos y 
cumplimiento de objetivos 
7% 1 0,07 
5. Cobro de cartera 4% 2 0,08 
6. Capacitación del personal 5% 2 0,10 
7. Sistema de Seguridad y Salud en el 
Trabajo 
3% 2 0,06 
8. Sistema de Gestión de Calidad 5% 1 0,05 
9. Cumplimiento de políticas internas 4% 2 0,08 
10. Lineamientos estratégicos 5% 1 0,05 
Suma 1,00 
 
2,44 
Fuente: Creación propia del autor 
23 
 
ANÁLISIS: De acuerdo al puntaje obtenido de 2,44 se puede evidenciar que, la 
empresa internamente cuenta con una estructura débil, puesto que, a pesar de 
contar con fortalezas como calidad en sus productos y servicios, innovación 
tecnológica, marketing y rentabilidad, se resaltan varios aspectos por mejorar, en 
cuanto a factores como: planeación y establecimiento de objetivos, documentación 
y control de los procesos, clima organizacional y capacitación al personal. Los 
cuales son actividades y procesos muy importantes de cualquier organización que 
quiera crecer y consolidarse en el mercado. 
 
 Matriz de evaluación de factores externos (EFE) 
 
Figura 3. Matriz de Evaluación de Factores Externos de Connotar Technologies S.A.S. 
Factores Determinantes de Éxito 
Peso 
Relativo 
Calificación 
Peso 
Ponderado 
Oportunidades 
1. Experiencia y reconocimiento en el mercado 8% 4 0,32 
2. Congresos y eventos notariales 7% 4 0,28 
3. Acceso a créditos 5% 1 0,05 
4. Desarrollo de nuevos productos y servicios 6% 4 0,24 
5. Requerimientos por parte de la DIAN, UCNC 
y SNR 
8% 4 0,32 
6. Alianzas Estratégicas 8% 3 0,24 
7. Competencia débil 7% 3 0,21 
Amenazas 
 
1. Notarios dependientes de subsidio 9% 2 0,18 
2. Regulación desfavorable 7% 2 0,14 
3. Dependencia tecnológica y web 7% 1 0,07 
4. Reputación por parte de notarios 8% 3 0,24 
5. Cultura de los notarios 6% 1 0,06 
6. Crecimiento y consolidación de la 
competencia 
6% 2 0,12 
7. Tasas de inflación 8% 1 0,08 
Suma 1,00 
 
2,55 
Fuente: Creación propia del autor 
ANÁLISIS: De acuerdo al puntaje obtenido de 2,55 se puede evidenciar que la 
empresa se encuentra un poco por encima de la media, es decir, a pesar de las 
adversidades y las amenazas del entorno, ha logrado aprovechar las 
24 
 
oportunidades que se han ido presentando en aspectos como reconocimiento en 
el mercado, participación activa en los congresos y eventos notariales donde se 
han captado nuevos clientes, alianzas estratégicas y desarrollo de nuevos 
servicios, como por ejemplo, en la plataforma que se está trabajando actualmente 
para ofrecer el servicio de factura electrónica. Pero, a pesar de ello, existen ciertas 
amenazas, las cuales se deben tener muy en cuenta con el fin de darles el debido 
proceso, como la imagen o reputación que tengan los notarios, las tasas de 
inflación que afectan los precios del servicio, también, la cultura de los notarios 
que no utilizan mucho la tecnología o por otra parte, que la gran mayoría se 
sostienen con el subsidio que les otorga el gobierno, para lo cual se necesita una 
muy buena planeación, planes de contingencia y estrategias que mitiguen su 
impacto en la organización. 
 
1.4 DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO 
 
El puesto de trabajo se encuentra ubicado junto al de los consultores, los cuales 
ofrecen el servicio de asesoría notarial y soporte contable de los sistemas de 
CONNOTAR y el SIN, a los clientes ubicados en todo Colombia. Las funciones 
realizadas apoyan al de los consultores, ya que se basa en las actividades 
comerciales y administrativas que son el soporte a los proyectos vigentes de la 
empresa. Hacen parte de este equipo de trabajo los consultores, el director 
comercial y yo, como asistente administrativa. Se cuenta con muy buena 
ventilación, iluminación exterior e interior adecuada, sillas cómodas, un 
computador para cada empleado, tres celulares, un teléfono fijo, una impresora y 
papelería disponible para las actividades a realizar. 
 
1.5 FUNCIONES COMO PASANTE 
 
• Impulsar el desarrollo de proyectos propios de la actividad general. 
• Apoyar el desarrollo de planes para promover las ventas. 
• Apoyar la preparación y desarrollo de los planes de mercadeo de la 
organización. 
• Hacer las propuestas en el área de trabajo. 
• Procurar la optimización de recursos financieros en el área. 
• Mantener relaciones comerciales con los proveedores. 
• Desarrollar, implementar, monitorear y corregir objetivos, presupuesto, 
estrategia y estructura de los planes de acción. 
• Organizar documentos tanto a nivel administrativo como de los proyectos y 
administración de archivo. 
• Administrar mensajería y coordinar labores del mensajero acorde al grado de 
importancia. 
25 
 
• Administrar caja menor. 
• Aportar en la mejora continua del Sistema de Gestión de la empresa. 
• Creación de proyectos por órdenes del Director Administrativo. 
• Desarrollar herramientas para motivación del Talento Humano de la empresa. 
• Demás funciones relacionadas con el cargo asignadas por el Director 
Administrativo y Director de Proyectos. 
 
 
1.6 ESTRUCTURACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 
 
1.6.1 Título. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PLAN DE MEJORA PARA 
EL ÁREA DE CONSULTORÍA Y TALENTO HUMANO EN LA EMPRESA 
CONNOTAR TECHNOLOGIES S.A.S. EN LA CIUDAD DE 
BUCARAMANGA, SANTANDER 
 
1.6.2 Objetivo General. Diseñar e implementar un plan de mejora para el área de 
consultoría y talento humano en la empresa Connotar Technologies S.A.S. 
en la ciudad de Bucaramanga, Santander. 
 
1.6.3 Objetivos Específicos 
• Diagnosticar la situación actual de las áreas de consultoría y talento humano 
de la empresa Connotar Technologies. 
• Caracterizar los procesos de las áreas de consultoría y talento humano de la 
empresa Connotar Technologies. 
• Proponer e implementar acciones de mejora para las áreas de consultoría y 
talento humano de la empresa Connotar Technologies. 
• Definir mecanismos para el control de las acciones a realizar en las áreas de 
consultoría y talento humano de la empresa Connotar Technologies. 
 
 
1.6.4 Cronograma. La siguiente descripción consta de las actividades generales 
que se van a realizar para el desarrollo del plan de mejora para el área de 
consultoría y talento humano de la empresa Connotar Technologies S.A.S. 
Las actividades empiezan desde el 01 de agosto de 2019 hasta el 17 de 
diciembre de 2019, finalizando con la sustentación del proyecto realizado. 
26 
 
Tabla 1. Cronograma de Actividades del desarrollo e implementación del proyecto 
 
Fuente: Creación propia del autor 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3
Recopilacion de información corporativa
Aplicación y análisis del diagnostico
Elaboración de la matriz DOFA 
Elaboración de las matrices MEFIy MEFE
Estructuración de la propuesta
Presentación Primer Informe
Correción del Primer Informe
Caracterización de los procesos del área de 
consultoría y talento humano
Diseño del plan de mejora para las áreas de 
consultoría y talento humano
Elaboración de formatos correspondientes 
de las actividades
Estructuración de indicadores de gestión
Presentación Segundo Informe
Correción Segundo Informe
Implementación de las propuestas diseñadas
Presentación Tercer Informe
Sustentación Proyecto Final
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
ACTIVIDAD
SEPTIEMBREAGOSTO
27 
 
2. DESARROLLO PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 
 
 
2.1 PLAN DE MEJORA PARA EL ÁREA DE CONSULTORÍA 
 
2.1.1 Diagnóstico. Se realizó en la empresa una encuesta de satisfacción al 
cliente vía telefónica, donde se pudo conocer de antemano cómo los 
clientes percibían el servicio de consultoría notarial y la atención por parte 
de los consultores, además de una pregunta abierta donde se hallaron las 
sugerencias o aspectos en los que se debería mejorar. 
En los resultaron se hallaron que el 64% de los clientes estaban muy 
satisfechos con el servicio de consultoría notarial, y los demás consideraron 
que se debería mejorar el servicio en varios aspectos como optimizar los 
canales de comunicación, mayor conocimiento por parte de todos los 
consultores para atender las inquietudes o problemas de los clientes, 
realizar capacitaciones a los notarios y modificación de los precios del 
servicio. 
Por otra parte, basándose en lo observado en el área de trabajo, también se 
evidenció que no existe un formato de control sobre las actividades que 
quedan programadas en la reunión llevadas a cabo semanalmente, 
tampoco existe un procedimiento de consultoría estipulado formalmente ni 
formatos para realizar mejoras en el área o para dar solución a las 
peticiones y reclamos que se presenten en el servicio de consultoría. 
 
2.1.2 Plan de Acción 
 
Figura 4. Plan de Acción del área de Consultoría de Connotar Technologies S.A.S. 
ESTRATEGIA ACCIONES RESPONSABLE RECURSOS 
Documentar el 
proceso de 
consultoría y 
generar los 
formatos 
correspondientes 
(Ver Anexos 
B,C,D,E) 
• Recopilar información 
correspondiente al 
proceso. 
• Caracterizar y 
plantear el 
procedimiento de 
consultoría. 
• Diseñar los formatos 
correspondientes a 
las actividades 
llevadas a cabo en el 
proceso. 
Director 
Administrativo y 
Asistente 
Administrativa 
• Información y 
documentación 
existente del 
proceso y sus 
actividades. 
• Conocimientos 
del Director 
Administrativo. 
• Computador, 
mouse y teclado. 
• Acceso a red de 
internet 
28 
 
Realizar boletines 
informativos 
enfocados a 
actualizaciones 
en materia 
notarial y 
tributaria (Ver 
Anexo F) 
• Realizar consultas en 
las páginas de la 
Superintendencia de 
notariado y registro, y 
de la DIAN acerca de 
las actualizaciones e 
información de 
interés para los 
notarios. 
• Crear el boletín en un 
documento de Word 
para ser revisado y 
aprobado. 
• Subir el boletín a la 
página web de la 
empresa. 
• Diseñar la plantilla del 
boletín en la 
herramienta de 
MailRelay y enviar la 
difusión a los 
notarios. 
Director de 
Proyectos y 
Asistente 
Administrativa 
• Información 
contable y 
tributaria. 
• Conocimientos 
del Director de 
Proyectos. 
• Computador, 
mouse y teclado. 
• Acceso a la 
plataforma 
MailRelay y 
Listas de difusión 
de WhatsApp 
• Base de datos de 
clientes y 
posibles clientes. 
• Acceso a red de 
internet e intranet 
Realizar informe 
de desempeño 
sobre las 
llamadas 
realizadas por 
parte de los 
consultores (Ver 
Anexo G) 
• Recopilar la 
información 
correspondiente a las 
llamadas realizadas 
por los consultores a 
través de la 
plataforma de VOZY. 
• Ordenar y tabular la 
información de 
acuerdo al tiempo 
estipulado para su 
análisis. 
• Realizar el respectivo 
análisis de la 
información 
recopilada sobre las 
llamadas realizadas a 
los clientes. 
• Presentar informe al 
director 
administrativo, con el 
fin de analizar el 
funcionamiento y 
premiar según 
corresponda. 
Director 
Administrativo y 
Asistente 
Administrativa 
• Conocimientos 
ofimáticos. 
• Herramienta de 
Microsoft Excel. 
• Acceso a la 
plataforma de 
VOZY. 
• Computador, 
mouse y teclado. 
• Conocimientos 
del Director 
Administrativo, 
sobre los 
consultores y las 
actividades 
realizadas en la 
empresa. 
Fuente: Creación propia del autor 
29 
 
2.1.3 Caracterización del proceso 
 
OBJETIVO 
Prestación del servicio de consultoría notarial, propendiendo por satisfacer los requerimientos del cliente en 
calidad y eficiencia, a través de la administración, control y evaluación del proceso, asegurando así, una mejora 
continua del mismo. 
ALCANCE Todas las actividades desarrolladas en Connotar Technologies S.A.S. relacionadas con consultoría notarial. 
 
Figura 5. Caracterización del proceso de Consultoría de Connotar Technologies S.A.S. 
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE RESULTADOS CLIENTES 
Dirección 
Administrativa 
 
Dirección de 
Proyectos 
 
Consultores 
 
Clientes 
Necesidades de 
establecer, 
documentar, 
implementar y 
mantener las 
actividades del 
proceso 
 
Requerimientos 
de los clientes 
 
Requisitos 
adicionales de la 
dirección. 
PLANIFICACIÓN Y 
DOCUMENTACIÓN DEL 
PLAN DE ACCIÓN 
 
Se desarrolla un plan de 
trabajo, con el fin de planificar 
todas las actividades que se 
van a desarrollar e 
implementar. 
Director 
Administrativo 
Plan Operativo 
 
Dirección 
Administrativa 
 
Dirección 
Administrativa 
 
Dirección de 
Proyectos 
 
Consultores 
 
Plan Operativo 
 
Presupuesto de 
recursos 
asignados 
EJECUCIÓN DE LAS 
ACTIVIDADES PLANEADAS 
 
Coordinar el diseño, 
documentación, 
implementación y 
mantenimiento de las 
actividades 
 
Asistente 
Administrativa 
Seguimiento al 
Plan Operativo 
 
Informes 
correspondientes 
Dirección 
Administrativa 
 
Clientes 
30 
 
Consultores 
 
Clientes 
Guía de Envío 
 
Base de Datos 
cliente 
 
Requerimientos 
del cliente 
INSTALACIÓN DEL SISTEMA 
CONTABLE 
 
• Se llama al cliente 
confirmando la llegada del 
CD instalador 
• Se toman los datos para el 
ingreso vía remota al 
computador del cliente 
• Se instala el sistema 
contable 
• Se estipula la fecha para 
realizar la capacitación 
sobre el uso del sistema. 
Consultor 
Seguimiento 
Intranet 
Clientes 
Consultores 
 
Clientes 
Seguimiento 
Intranet 
 
Base de Datos 
cliente 
 
Requerimientos 
del cliente 
DESARROLLO DE LAS 
CAPACITACIONES 
 
• Contactar con el cliente 
para iniciar la 
capacitación 
• Conectarse vía remota 
con el cliente 
• Llevar a cabo la 
capacitación programada 
• Resolver inquietudes o 
requerimientos del cliente 
Consultor 
Seguimiento 
Intranet 
Clientes 
Director de 
Proyectos 
 
Consultores 
 
Clientes 
Seguimiento 
Intranet 
 
Base de Datos 
cliente 
 
Requerimientos 
PRESTACIÓN DEL 
SERVICIO DE ASESORÍA 
 
• Recepción de solicitud del 
funcionario de la notaria 
• Clasificación del 
requerimiento en 
Consultor 
Seguimiento 
Intranet 
Director de 
Proyectos 
 
Clientes 
31 
 
del cliente 
 
Normas, Leyes y 
Decretos en 
materia notarial 
Contable o Jurídico 
• Anotar la solicitud del 
cliente 
• Solicitar conexión vía 
remota si es necesario. 
• Llevar a cabo la consulta 
o proceso según 
corresponda. 
• Comunicar al cliente la 
solución dada a su 
solicitud. 
Director de 
Proyectos 
 
Consultores 
 
Clientes 
Seguimiento 
Intranet 
 
Base de Datos 
cliente 
 
Requerimientos 
del cliente 
 
Manuales sobre 
el uso del 
Sistema 
Contable y 
Sistema de 
Información 
Notarial 
PRESTACIÓN DEL 
SERVICIO DE SOPORTE 
TÉCNICO 
 
• Recepción de solicitud del 
funcionario de la notaria 
• Conectarse vía remota 
con el cliente 
• Solución del 
requerimiento del cliente 
• Dar aviso al cliente de la 
solución al requerimiento. 
 
Consultor 
Seguimiento 
Intranet 
Director de 
Proyectos 
 
Clientes 
32 
 
 
Director de 
ProyectosConsultores 
 
 
Base de Datos 
cliente 
 
Requerimientos 
del cliente 
SEGUIMIENTO Y CONTROL 
AL SERVICIO PRESTADO 
 
Teniendo en cuenta los 
requerimientos de los clientes 
y las soluciones dadas a las 
mismas, se debe realizar 
seguimiento en la intranet del 
servicio prestado al cliente. 
 
Se elabora el registro de la 
queja o reclamo que se 
presente, con el fin de darle el 
debido proceso. 
Consultor 
Seguimiento 
Intranet 
 
Registro de 
quejas y 
reclamos 
Dirección 
Administrativa 
 
Director de 
Proyectos 
Consultores 
 
Clientes 
Seguimiento 
Intranet 
 
Matriz de 
indicadores 
 
Encuesta de 
satisfacción 
EVALUAR EL DESEMPEÑO 
DEL PROCESO 
 
Desarrollar, implementar y 
monitorear los indicadores que 
permitan medir el 
cumplimiento de las 
actividades planeadas y los 
objetivos planteados del 
proceso. 
Asistente 
Administrativa 
Informe de 
desempeño 
 
Resultados 
tabulados y 
analizados de la 
encuesta de 
satisfacción del 
Cliente 
Dirección 
Administrativa 
Dirección 
Administrativa 
 
Consultores 
 
Clientes 
Resultados 
indicadores de 
gestión 
 
Encuesta de 
satisfacción 
 
Plan de 
Operativo 
MEJORA CONTINUA 
 
Implementar las acciones 
necesarias para alcanzar los 
resultados planificados y 
asegurar la mejora continua 
del proceso. 
Director de 
Proyectos 
 
Asistente 
Administrativa 
 
Consultor 
Formato de 
Acciones 
correctivas, 
Preventivas y de 
Mejora Continua 
Dirección 
Administrativo 
Fuente: Creación propia del autor 
33 
 
 
Fuente: Creación propia del autor 
 
PROCESOS DE 
SOPORTE 
PARAMETROS DE SEGUIMIENTO 
Y MEDICIÓN 
REGISTROS DE CONTROL 
DOCUMENTACION DE 
REFERENCIA O SOPORTE 
 Todos los 
procesos del 
sistema de gestión 
de la empresa 
Seguimiento: 
 
 Revisión del Plan Operativo 
garantizando su 
cumplimiento y actualización. 
 Conocer el desempeño del 
proceso en el cumplimiento 
de los objetivos y el 
mejoramiento continuo. 
 
Medición: 
 
• Matriz de Indicadores de 
Desempeño 
• Porcentaje de Satisfacción del 
Cliente 
• Nivel de cumplimiento a los 
requerimientos de los clientes 
 Formato de Acta de 
Reunión y Compromisos 
 Informe de desempeño 
 Encuesta de satisfacción 
del cliente 
 Formato de quejas y 
reclamos 
 Plan Operativo 
 Acta de Reunión y 
Compromisos 
 Manual de funciones y 
responsabilidades 
 Misión 
 Visión 
 RECURSOS 
 Papelería 
 Computo 
 Impresora 
 Celular 
 Internet 
34 
 
2.1.4 Documentación de los procesos dentro del área de consultoría 
 
 Procedimiento de consultoría. Debido a que no existía un proceso 
formalizado de cómo llevar a cabo la consultoría notarial en la 
organización, se planteó un formato en el cual se estipula el objetivo, 
alcance, responsables, definiciones y descripción de actividades del 
proceso. (Ver Anexo B) 
 
 Formato de reunión y compromisos. Se diseña un formato con el fin de 
apoyar a la planeación, dirección y control de las actividades y 
compromisos adquiridos para su correcto desempeño y cumplimiento. (Ver 
Anexo C) 
 
 Formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua. Con el 
ánimo de incentivar a la mejora continua del proceso y conocer las 
debilidades del mismo, se diseña un formato que permita detectar aquellas 
oportunidades de mejora con el fin de lograr la eficiencia del área. (Ver 
Anexo D) 
 
 Formato de quejas y reclamos. Se diseña un formato con el fin de darle 
una correcta solución a las quejas o reclamos que se puedan presentar 
por parte de los clientes, para así lograr ofrecer un servicio al cliente 
oportuno y eficaz, orientado a las necesidades del mismo. (Ver Anexo E) 
 
2.2 PLAN DE MEJORA PARA EL ÁREA DE TALENTO HUMANO 
 
2.2.1 Diagnóstico. Basándose en lo observado en el área de trabajo, se evidenció 
que no existe un procedimiento de selección y contratación del talento 
humano estipulado formalmente ni formatos para llevar a cabo los 
diferentes procesos dentro del área, como, por ejemplo, requerimiento de 
personal, seguimiento a candidatos, plan de inducción, evaluación de 
desempeño y desvinculación de personal. 
También, tomando como referencia las observaciones del anterior 
practicante, se puede observar que no existe un mismo nivel de 
conocimiento para todo el personal y tampoco, se ha estipulado un plan de 
capacitación para mejorar los conocimientos de los colaboradores y por 
consiguiente mejorar la prestación del servicio. 
35 
 
Finalmente, teniendo en cuenta la normativa del Sistema de Seguridad y 
Salud en el Trabajo, y la naturaleza de las tareas que se llevan a cabo en la 
empresa, se evidencia la carencia de pausas activas y actividades 
recreativas, las cuales son muy importantes para cuidar la salud de los 
colaboradores, así como también, mejorar el clima laboral. 
 
2.2.2 Plan de acción 
 
Figura 6. Plan de Acción del área de Talento Humano de Connotar Technologies S.A.S. 
ESTRATEGIA ACCIONES RESPONSABLE RECURSOS 
Documentar el 
proceso de 
selección y 
contratación de 
personal y 
generar los 
formatos 
correspondientes 
(Ver anexo H, I, 
J, K, L) 
• Recopilar información 
correspondiente al 
proceso. 
• Caracterizar y plantear 
el procedimiento de 
selección y 
contratación. 
• Diseñar los formatos 
correspondientes a las 
actividades llevadas a 
cabo en el proceso. 
Director 
Administrativo y 
Asistente 
Administrativa 
• Información del 
proceso y sus 
actividades. 
• Conocimientos 
del Director 
Administrativo. 
• Computador, 
mouse y teclado. 
• Documentación 
existente del 
proceso. 
• Acceso a 
internet. 
Elaborar un plan 
de capacitación 
que permita 
nivelar los 
conocimientos de 
los 
colaboradores, 
así como prestar 
un servicio de 
calidad. (Ver 
anexo M, N, O) 
• Recopilar información 
sobre los temas 
sugeridos por los 
colaboradores. 
• Priorizar los temas de 
las capacitaciones. 
• Elaborar el plan de 
capacitaciones con 
sus respectivos temas, 
fechas, tiempo, 
responsables, 
recursos. 
• Diseñar los formatos 
de asistencia y de 
evaluación de las 
capacitaciones. 
Asistente 
Administrativa 
• Información 
sobre las 
necesidades de 
los 
colaboradores. 
• Capacitadores. 
• Computador, 
mouse y teclado. 
• Proyector y 
sonido. 
• Salón y sillas. 
• Impresora 
• Hojas reciclaje 
• Útiles de 
papelería 
(grapadora, 
legajador) 
• Acceso a 
internet. 
36 
 
Diseñar una 
evaluación con el 
fin de medir el 
desempeño de 
los colaboradores 
de la empresa. 
(Ver anexo P) 
• Investigar sobre 
referencias de 
formatos y aspectos 
de evaluaciones de 
desempeño. 
• Establecer los 
parámetros 
adecuados para 
evaluar el desempeño 
de cada colaborador. 
• Diseñar la evaluación 
de desempeño de 
acuerdo a los 
parámetros 
establecidos. 
• Presentar el formato al 
Director Administrativo 
para su aprobación. 
Director 
Administrativo y 
Asistente 
Administrativa 
• Información 
sobre 
evaluaciones de 
desempeño. 
• Conocimientos 
del Director 
Administrativo. 
• Computador, 
mouse y teclado. 
• Manual de 
Funciones y 
Responsabilidad
es 
• Conocimiento en 
el uso de 
Microsoft Excel. 
• Acceso a 
internet. 
Crear y liderar las 
actividades 
enfocadas a 
realizar las 
pausas activas 
en la empresa 
(Ver anexo Q) 
• Apoyarse de la 
información contenida 
en la web para 
establecer las 
actividades a realizar. 
• Determinar el horario 
de las pausas activas. 
• Elaborar el material de 
apoyo según 
corresponda para 
llevar a cabo las 
actividades. 
• Ejecutar las 
actividades en el 
horario y día 
determinado con todo 
el equipo de trabajo. 
Asistente 
Administrativa 
• Información 
sobre pausas 
activas. 
• Computador, 
mouse y teclado. 
• Acceso a 
internet. 
• Material 
didáctico. 
• Útiles de 
papelería. 
• Espacio dentro 
de la 
organización 
para llevar a 
cabo las pausas 
activas. 
Fuente: Creación propia del autor 
 
37 
 
2.2.3 Caracterización del proceso 
 
OBJETIVO 
Administrar, controlar y evaluar el proceso de Gestión del talento humano de Connotar TechnologiesS.A.S. con el 
fin de mantener personal competente e íntegro en los diferentes cargos de la empresa. 
ALCANCE 
Aplica para las actividades de gestión del talento humano, como contratación de personal, inducción, 
entrenamiento y capacitación permanente. 
 
Figura 7. Caracterización del proceso de Gestión del Talento Humano de Connotar Technologies S.A.S. 
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE RESULTADOS CLIENTES 
Dirección 
Administrativa 
 
Consultores 
 
Clientes 
 
Procesos de la 
organización 
Necesidades de 
establecer, 
documentar, 
implementar y 
mantener las 
actividades del 
proceso 
 
Requerimientos de los 
clientes 
 
Requisitos adicionales 
de la dirección 
PLANIFICACIÓN Y 
DOCUMENTACIÓN DE 
LAS ACTIVIDADES DEL 
PROCESO 
 
Planificar, desarrollar, 
implementar y mejorar, la 
estandarización de 
actividades relacionadas 
con la Gestión del Talento 
Humano. 
Director 
Administrativo 
Procedimientos y 
registros 
relacionados con 
la gestión del 
Talento Humano 
 
Dirección 
Administrativa 
 
Gestión de 
Talento 
Humano 
 
 
Dirección 
Administrativa 
 
Dirección de 
Proyectos 
 
Consultores 
Normas vigentes 
aplicables 
 
 
Directrices, 
estrategias y 
requerimientos de la 
Dirección 
ESTABLECER 
PARÁMETROS 
RELACIONADOS CON EL 
TALENTO HUMANO 
 
Definir los perfiles de cargo 
y sus responsabilidades. 
Establecer los lineamientos 
de disciplina y 
comportamiento del 
Director 
Administrativo 
 
Asistente 
Administrativa 
Manual de 
funciones y 
responsabilidades 
 
Reglamento 
interno de trabajo 
Gestión de 
Talento 
Humano 
 
Todo el 
personal de la 
organización 
38 
 
personal de la organización. 
Candidatos 
externos 
 
Gestión del 
Talento Humano 
Hojas de Vida con 
soportes 
 
Solicitud del personal 
aprobada 
 
Manual de Funciones 
y Responsabilidades 
EVALUACIÓN, 
SELECCIÓN Y 
CONTRATACIÓN DEL 
TALENTO HUMANO 
 
Realizar la evaluación de la 
competencia del personal 
para selección y 
contratación, teniendo en 
cuenta lo especificado en el 
Procedimiento de Gestión 
del Talento Humano. 
Director 
Administrativo 
Contrato de 
trabajo 
 
Formalización de 
las afiliaciones 
Todos los 
procesos de la 
Organización 
 
Talento 
Humano de la 
organización 
Director de 
Proyectos 
 
Consultores 
 
Clientes 
Cartilla de inducción 
 
Reglamento interno 
de trabajo 
 
Sistema de Gestión 
de Seguridad y Salud 
en el Trabajo 
 
COORDINACION DE LA 
INDUCCION AL 
PERSONAL 
 
Planificar, implementar y 
evaluar la inducción del 
personal nuevo de acuerdo 
a lo establecido en el 
Procedimiento de Gestión 
del Talento Humano. 
Director 
Administrativo 
 
Responsable del 
área 
 
Responsable del 
SST 
Plan de inducción 
 
Evaluación de 
inducción 
Dirección 
Administrativa 
 
Todo el 
personal de la 
organización 
Director de 
Proyectos 
 
Consultores 
 
Clientes 
Perfil de los cargos 
 
Registros de 
educación, formación, 
experiencia y 
habilidades de los 
empleados 
EVALUACION DE LA 
COMPETENCIA DEL 
PERSONAL 
 
Diseñar e implementar la 
evaluación periódica del 
desempeño del personal de 
la organización, teniendo en 
cuenta los parámetros 
establecidos por la 
dirección. 
Director 
Administrativo 
 
Asistente 
Administrativa 
Evaluación de 
desempeño 
Dirección 
Administrativa 
 
Clientes 
39 
 
Todos los 
procesos de la 
organización 
 
Personal de la 
organización 
 
Clientes 
Requerimientos del 
Cliente 
 
Solicitudes del 
personal de la 
organización 
PLAN DE FORMACION 
Y/O CAPACITACION 
 
Establecer, coordinar, 
ejecutar, monitorear y 
mejorar el plan de 
formación y/o capacitación, 
con el fin de mejorar la 
competencia del talento 
humano vinculado a la 
organización. 
 
Director 
Administrativo 
 
Asistente 
Administrativa 
Plan de 
capacitación 
 
Evaluación de 
capacitación 
Dirección 
Administrativa 
 
Gestión de 
Talento 
Humano 
 
Todo el 
personal de la 
organización 
Dirección 
Administrativa 
 
Consultores 
Plan de capacitación 
y de evaluación 
 
Evaluación de 
desempeño 
 
Matriz de Indicadores 
EVALUAR EL 
DESEMPEÑO DEL 
PROCESO 
 
Desarrollar, implementar y 
monitorear los indicadores 
que permitan medir el 
cumplimiento de las 
actividades planeadas y los 
objetivos planteados del 
proceso. 
 
Asistente 
Administrativa 
Informe de 
desempeño 
Dirección 
Administrativa 
 
Gestión de 
Talento 
Humano 
Dirección 
Administrativa 
 
Consultores 
 
Todos los 
procesos 
Informe de 
desempeño 
 
No conformidades del 
proceso 
 
Sugerencias de 
mejora 
MEJORA CONTINUA 
 
Implementar las acciones 
necesarias para alcanzar 
los resultados planificados y 
asegurar la mejora continua 
del proceso. 
 
Director 
Administrativo 
 
Director de 
Proyectos 
Formato de 
Acciones 
correctivas, 
Preventivas y de 
Mejora Continua 
Dirección 
Administrativa 
 
Clientes 
Fuente: Creación propia del autor 
40 
 
 
Fuente: Creación propia del autor 
 
 
PROCESOS DE 
SOPORTE 
PARAMETROS DE 
SEGUIMIENTO Y MEDICION REGISTROS DE CONTROL 
DOCUMENTACIÓN DE 
REFERENCIA O SOPORTE 
 N/A Seguimiento: 
 
 Cumplimiento del plan de 
capacitación 
 Conocer el desempeño del 
proceso en el cumplimiento 
de los objetivos y el 
mejoramiento continuo. 
 
Medición: 
 
• Matriz de Indicadores de 
Desempeño 
• Porcentaje de cumplimiento 
de actividades 
• Nivel de desempeño de los 
empleados 
• Nivel de rotación de los 
empleados 
 Contrato Laboral 
 Orden de prestación del servicio 
 Lista de chequeo de requisitos 
para ingreso 
 Formato de evaluación de 
inducción 
 Formato entrega de dotación 
 Plan de capacitación 
 Formato de control a asistencia 
de capacitación 
 Formato de evaluación de 
capacitación 
 Formato de evaluación de 
desempeño 
 Informe de desempeño 
 Formato desvinculación de 
personal 
 Manual de funciones y 
responsabilidades 
 Reglamento interno de 
trabajo 
 Sistema de Seguridad y 
Salud en el Trabajo 
 RECURSOS 
 Papelería 
 Celular 
 Impresora 
 Computo 
41 
 
2.2.4 Documentación de los procesos del área de talento humano 
 
 Procedimiento de selección y contratación. Debido a que no existía un 
proceso formalizado de cómo llevar a cabo la selección y contratación en 
la organización, se planteó un formato en el cual se estipula el objetivo, 
alcance, responsables, definiciones y descripción de actividades del 
proceso. (Ver Anexo H) 
 
 Formato de requerimiento de personal. Se diseña un formato para el 
apoyo al reclutamiento de personal, en el cual se estipula los datos del 
puesto vacante, el motivo de la requisición, requerimientos académicos y 
funciones del cargo. (Ver Anexo I) 
 
 Formato de seguimiento a candidatos. Con el ánimo de llevar a cabo un 
adecuado control del proceso de selección, se estipula un formato que 
permite registrar los datos básicos del candidato, la fecha de realización 
de la entrevista y su estado de avance. (Ver Anexo J) 
 
 Formato plan de inducción. Debido a que no existía un proceso de 
formación del personal al ingresar como un colaborador de la 
organización, se estipula un formato el cual permite establecer las 
actividades que se llevarán a cabo en la inducción, cuál es su 
responsable, la fecha, la hora y las observaciones correspondientes. (Ver 
Anexo K) 
 
 Desvinculación de personal. Con el fin de llevar un control en el retiro de 
un colaborador, se diseña un formato el cual permite organizar la 
información sobre la salida del trabajador, entidades a las cuales debe 
desafiliarse y los documentos correspondientes al proceso. (Ver Anexo L) 
 
2.3 MECANISMOS DE CONTROL 
 
2.3.1 Plan operativo 
 
Se diseñó un formato en Microsoft Excel llamado “Plan Operativo” con el fin de 
llevar un control de las actividades o proyectos que se planifican en el área de 
Consultoría o de Talento Humano, y así lograr un mayor cumplimiento de las 
mismas. (Ver Anexo R) 
42 
 
2.3.2 Matriz de indicadores 
Se estipuló un formato en Microsoft Excel denominado “Matriz de Indicadores”con 
el fin de medir el cumplimiento de los objetivos cuantitativamente y así, lograr una 
mayor eficiencia de las áreas de Consultoría y Talento Humano. (Ver Anexo S) 
 
43 
 
CONCLUSIONES 
 
 
• Por medio del diagnóstico realizado en las áreas de consultoría y talento 
humano se evidenció la necesidad de crear mecanismos de control que 
permitieran el seguimiento y cumplimiento de las actividades planteadas en 
cada reunión semanal, por ello, se creó el formato de Plan Operativo, el cual 
permitió mejorar en este aspecto y ser más eficientes en el logro de metas y 
en la realización de las actividades. 
 
• Se evidenció que el uso de la intranet en la empresa, es de vital importancia 
para su correcto funcionamiento, ya que actúa como un CRM, permitiendo el 
seguimiento a cada cliente con respecto a los proyectos ejecutados, sus 
pagos e información de contacto, y así poder darle solución a inconvenientes o 
problemas que se puedan presentar con los clientes. 
 
• En la empresa cada semana se llevaba a cabo una reunión, lo cual se resalta 
como una de sus fortalezas, ya que permitía al área de consultoría conocer las 
oportunidades de mejora, los inconvenientes que se hubieran presentado en la 
semana anterior y determinar las actividades que se iban a realizar o que 
estaban en ejecución y necesitaban ser finalizadas, también, cabe resaltar que 
siempre se buscaba la participación de los colaboradores y la asignación de 
tareas, para cumplir a cabalidad con lo planeado. 
 
• Se evidenció en la empresa la necesidad de llevar a cabo capacitaciones que 
permitieran la adquisición y nivelación de conocimientos de todos los 
colaboradores, por lo cual se diseñó un plan de capacitación enfocado en 
temas de servicio al cliente, manejo del tiempo y productividad, proceso de 
habilitación de la factura electrónica y manejo del SIPRON WEB (Propio de la 
empresa). Y con ello, se utilizaron los formatos de asistencia y evaluación en 
cada capacitación, con el fin de llevar un control y medir el impacto de las 
mismas. 
 
• La implementación de las pausas activas en la jornada laboral, evidenció 
resultados positivos, ya que los empleados se sentían más animados y menos 
cansados, a diferencia de cuando, por alguna situación no se podían realizar. 
También, con el tiempo, se iban involucrando más en la ejecución de la 
pausas y en ocasiones las solicitaban cuando no se habían realizado. 
 
• Se caracterizaron los procesos de consultoría y, de selección y contratación 
de la empresa, con el fin de apoyar la documentación de los procesos para su 
correcto desempeño y así poder empezar con la construcción del Sistema de 
Gestión de Calidad de la empresa. 
44 
 
RECOMENDACIONES 
 
• Iniciar con la implementación del sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, 
con el fin de cumplir con los objetivos del sistema que son: el asegurar la 
identificación, evaluación e intervención de los diferentes factores de riesgo y 
peligros, desarrollar programas de capacitación enfocadas en el control de 
riesgos relacionados con el trabajo y establecer e implementar actividades que 
permitan promover acciones de mejoramiento continuo en materia de SST. 
 
• Continuar con la ejecución del Sistema de Gestión, en cuanto a la 
implementación de los formatos diseñados y con los procesos estipulados 
para el área de consultoría y talento humano. 
 
• Incentivar la formación en los empleados, organizando nuevas capacitaciones 
para los mismos, a través del apoyo de la Cámara de Comercio, y de los 
cursos que ofrece el SENA para las empresas. 
 
• Incursionar en nuevos mercados, en los que actualmente la empresa no tiene 
presencia, cómo lo son: Guainía, Guaviare, Meta, Putumayo, Quindío, 
Risaralda y Sucre. 
 
• Implementar los indicadores estipulados en el formato de “Matriz de 
Indicadores”, con el fin de medir el rendimiento de las áreas, así como llevar a 
cabo acciones de mejora. 
 
• Continuar con la documentación de los demás procesos de la empresa, con el 
fin de construir su Sistema de Gestión de Calidad y poder certificarse con sello 
de calidad. 
 
• Se recomienda también a la empresa utilizar herramientas enfocadas a la 
gestión de actividades y tareas, cómo por ejemplo ASANA la cual es una 
plataforma virtual que permite crear proyectos, asignar responsabilidades y 
estipular un fecha límite de entrega para su control. 
 
 
 
 
 
45 
 
ALCANCES DE LA PRÁCTICA 
 
 
Mi experiencia cómo pasante fue muy gratificante e interesante, ya que adquirí un 
mayor conocimiento en cuanto al trabajo en la vida real, compartiendo con 
compañeros de trabajo y atendiendo clientes de todo tipo. Por primera vez 
experimenté la paciencia y comprensión con los clientes, así como lograr 
desenvolverme de la mejor forma con el fin de brindar un buen servicio a todos 
nuestros notarios. También, desarrolle mis habilidades para ser más eficiente, 
proactiva y servicial, dando siempre lo mejor de mí, para lograr buenos resultados 
y mantener un clima laboral agradable. En algunas ocasiones, sentí frustración y 
desanimo por no ser capaz de realizar algo o porque no salía como lo esperaba, 
pero con el apoyo, paciencia y enseñanzas de mis jefes y compañeros, aprendí 
como desenvolverme mejor y a reflexionar en cómo realizar las actividades de una 
mejor manera y más eficiente. Logré madurar más de lo que esperaba como 
profesional y cómo persona, ya que en ocasiones era necesario ser fuerte, 
prudente, persistir, y seguir adelante dando lo mejor de mí a la organización. 
 
Con respecto a la transición del ámbito académico al laboral, logré entender la 
gran importancia de llevar un control de todo lo que se planea, así como también 
estipular metas, por pequeñas que sean, para poder lograr los objetivos. También, 
sobre el empowerment con el equipo de trabajo, el cual permite que los 
colaborares puedan hacer parte de la toma de decisiones y den sus ideas para el 
fortalecimiento de la organización, y, por último, pero no menos importante, la 
actitud, la cual fue un factor decisivo en muchas ocasiones para que las 
actividades salieran bien o de lo contrario no se hicieran de la mejor manera, la 
cual siempre jugo un papel muy importante en la organización. Con respecto a 
herramientas, logré conocer y manejar la intranet de la empresa, la cual funciona 
como un CRM, lo que se convirtió en una experiencia interesante, puesto que 
nunca había manejado un sistema para relacionarse con los clientes; también, de 
marketing digital como Infobip, Mailrelay, Google Calendar y WhatsApp Web, las 
cuales la empresa utilizaba para ofrecer sus servicios y brindar información 
oportuna a sus clientes. 
 
Siento que en mi pasantía logré desempeñar muchas actividades que no pensé 
realizar, cómo crear y renovar proyectos en la intranet de la empresa, escribir y 
diseñar boletines, liderar las pausas activas, planear y organizar el plan de 
capacitaciones y apoyar a los consultores en diferentes ocasiones, las cuales al 
final, terminaron marcando, un antes y un después como futura profesional de 
Administración de Empresas de la Universidad de Pamplona, lo cual todo esto, es 
lo que me ayudará más adelante a desenvolverme mejor en mi campo laboral. 
46 
 
BIBLIOGRAFÍA 
 
 
• BETANCOURT, Diego. Indicadores de gestión: Definición, elaboración e 
interpretación con ejemplo práctico. [En línea]. 30 de junio de 2017. [Citado 03 
de noviembre de 2019]. Disponible en www.ingenioempresa.com/indicadores-
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• BONILLA, Fanny. Propuesta de un programa de pausas activas para 
colaboradores que realizan funciones de oficina en la empresa de Servicios 
Públicos Gases de Occidente S.A E. S. P de la ciudad de Cali. Trabajo de grado 
para optar al título de Profesional en Ciencias del Deporte. Faculta de 
Educación y Pedagogía. Programa Profesional en Ciencias del Deporte. 
Santiago de Cali: Universidad del Valle. 2012. 75 p. 
 
• DE LA ROSA, Susan y ARREGOCES, Anderson. Diseño de un plan de 
mejoramientoadministrativo para los departamentos de compra, logística y 
recursos humanos de la empresa Buzca S.A., en la ciudad de Cartagena. Tesis 
presentada para obtener el título de Administradores de Empresa. Cartagena: 
Universidad de Cartagena. 2015. 121 p. 
 
• LÓPEZ, Paloma. Cómo documentar un sistema de gestión de calidad según 
ISO 9001:2015. Madrid: FC Editorial, 2015. 195 p. ISBN: 978-84-15781-63-9. 
Disponible en 
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dq=documentaci%C3%B3n+de+procesos+iso+9001&hl=es-
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PlAhVHvlkKHa2SAzcQ6AEIKTAA#v=onepage&q=documentaci%C3%B3n%20d
e%20procesos%20iso%209001&f=false 
 
• PACHECO, Adriana y TENORIO, María. Aplicación de un plan de pausas 
activas en la jornada laboral del personal administrativo y trabajadores del área 
de salud No. 1 Pumapungo de la coordinación zonal 6 del Ministerio de Salud 
Pública en la Provincia del Azuay en el año 2014. Tesis previa a la obtención de 
Título de Licenciada en Psicología del Trabajo. Cuenca: Universidad Politécnica 
Salesiana. 2015. 81 p. 
 
• RAMOS, Diana. Diseño y ejecución de un plan de mejoramiento para la 
empresa Creaciones las Dos MM. Proyecto de grado para optar al título de 
Administrador de Empresas. Santiago de Cali: Universidad Autónoma de 
Occidente. Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Departamentos 
de Ciencias Básicas y Administrativas. 2011. 133 p. 
http://www.ingenioempresa.com/indicadores-una-guia-incompleta
http://www.ingenioempresa.com/indicadores-una-guia-incompleta
https://books.google.com.co/books?id=eMKUDQAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=documentaci%C3%B3n+de+procesos+iso+9001&hl=es-419&sa=X&ved=0ahUKEwjZ4Oeys-PlAhVHvlkKHa2SAzcQ6AEIKTAA#v=onepage&q=documentaci%C3%B3n%20de%20procesos%20iso%209001&f=false
https://books.google.com.co/books?id=eMKUDQAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=documentaci%C3%B3n+de+procesos+iso+9001&hl=es-419&sa=X&ved=0ahUKEwjZ4Oeys-PlAhVHvlkKHa2SAzcQ6AEIKTAA#v=onepage&q=documentaci%C3%B3n%20de%20procesos%20iso%209001&f=false
https://books.google.com.co/books?id=eMKUDQAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=documentaci%C3%B3n+de+procesos+iso+9001&hl=es-419&sa=X&ved=0ahUKEwjZ4Oeys-PlAhVHvlkKHa2SAzcQ6AEIKTAA#v=onepage&q=documentaci%C3%B3n%20de%20procesos%20iso%209001&f=false
https://books.google.com.co/books?id=eMKUDQAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=documentaci%C3%B3n+de+procesos+iso+9001&hl=es-419&sa=X&ved=0ahUKEwjZ4Oeys-PlAhVHvlkKHa2SAzcQ6AEIKTAA#v=onepage&q=documentaci%C3%B3n%20de%20procesos%20iso%209001&f=false
https://books.google.com.co/books?id=eMKUDQAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=documentaci%C3%B3n+de+procesos+iso+9001&hl=es-419&sa=X&ved=0ahUKEwjZ4Oeys-PlAhVHvlkKHa2SAzcQ6AEIKTAA#v=onepage&q=documentaci%C3%B3n%20de%20procesos%20iso%209001&f=false
47 
 
• SÁNCHEZ, Sergio. Gestión de la calidad (ISO 9001/2015). 1 ed. España: 
Editorial Elearning, 2017. 280 p. ISBN: 978-84-16557-92-9. Disponible en 
https://books.google.com.co/books?id=YzZWDwAAQBAJ&printsec=frontcover#
v=onepage&q&f=false 
 
• STAR ME UP. Modelo de Evaluación de Desempeño Laboral. [En línea]. 09 de 
noviembre de 2017. [Citado 26 de octubre de 2019]. Disponible en 
https://www.starmeup.com/blog/es/gestion-del-desempeno/modelo-evaluacion-
desempeno-laboral/ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
https://books.google.com.co/books?id=YzZWDwAAQBAJ&printsec=frontcover#v=onepage&q&f=false
https://books.google.com.co/books?id=YzZWDwAAQBAJ&printsec=frontcover#v=onepage&q&f=false
https://www.starmeup.com/blog/es/gestion-del-desempeno/modelo-evaluacion-desempeno-laboral/
https://www.starmeup.com/blog/es/gestion-del-desempeno/modelo-evaluacion-desempeno-laboral/
48 
 
ANEXOS 
 
Anexo A. Diagnóstico de la empresa CONNOTAR TECHNOLOGIES S.A.S. 
 
I. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA 
Nombre comercial de la Empresa: CONNOTAR 
Razón social: CONNOTAR TECHNOLOGIES S.A.S. 
Nombre de Contacto: Yoab Enrique Castro Rodríguez 
Posición en la Empresa: Representante legal __ Dueño _X_ Socio __ Otro: __ 
Números de Teléfono: (1) 5086260 Teléfono Móvil: 3146596413 
Tiempo en operación: 6 años 
¿Cuáles son los productos y/o servicios?: 
• Consultoría notarial 
• Desarrollo de sistemas informáticos 
II. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA 
Señalar la respuesta que refleja la situación actual de la empresa. 
1. INDICAR EN CUÁL DE LOS SIGUIENTES SECTORES SE UBICA LA 
EMPRESA 
A. Agrícola/agroindustrial 
B. Sector servicios (Turismo, transporte, mantenimiento, software, diseño, 
etc.) 
C. Manufactura (Confecciones, Calzado/Marroquinería, química, etc.) 
E. Comercio 
2. INDICAR CÓMO ADMINISTRA LA EMPRESA 
 1. ¿La empresa establece planes a largo plazo? SI____ NO__X__ 
¿Cuáles?__ 
2. La empresa ha definido: 
a. Su Misión. Si _X__ No____ b. Su Visión. Si __X__ No____ c. Sus Objetivos. 
Si _X_ No___ d. Sus Estrategias. Si __X__ No____ e. Plan de Acción____ 
3. ¿La empresa ha establecido valores? SI____ NO__X__ Menciónelos: 
4. Mencionar tres objetivos principales de la empresa en el largo plazo (+ de 
3años): 
 
• Incrementar el nivel de satisfacción del cliente 
• Mejorar el crecimiento y desarrollo comercial 
• Implementar una cultura de calidad y de mejoramiento continuo 
49 
 
5. ¿Cuáles son los principales recursos, capacidades y competencias que 
posee la empresa? 
• Calidad de los productos y servicios ofrecidos 
• Eficiencia en el uso de la intranet empresarial 
• Equipos y herramientas de trabajo eficientes 
• Adecuada utilización de las herramientas de publicidad y promoción de 
los servicios 
• Buen liderazgo y resolución de problemas 
• Empowerment en la realización de actividades y toma de decisiones 
6. ¿Cuáles son las mayores debilidades que posee la empresa? 
• Falta de comunicación interna 
• Personal poco motivado 
• Documentación de procesos nula 
• Deficiencia en el control de los procesos y en el cumplimiento de 
resultados 
• Falta de capacitación continua sobre servicio al cliente y procesos 
notariales 
• Deficiencia en las políticas de cobro de cartera 
7. ¿Cuál (s) oportunidades ofrece actualmente el mercado? 
• Experiencia y reconocimiento en el mercado. 
• Desarrollo de nuevos productos de software. 
• Expansión hacia nuevos mercados. 
• Alianzas estratégicas. 
• Competencia débil. 
 
8. ¿Cuál (s) son los mayores obstáculos que hoy encuentra en el mercado? 
 
• La gran mayoría de los clientes, son notarios que dependen de los 
subsidios que le otorga el Estado. 
• Incertidumbre acerca de los cambios en la legislación. 
• Alta dependencia de la tecnología y el internet. 
• Se han presentado situaciones negativas con algunos clientes con gran 
influencia en el gremio notarial, una mala opinión de estos influenciaría 
a muchos más a no continuar con los servicios e CONNOTAR. 
• Tradicionalismo y resistencia al cambio de parte de los notarios. 
9. Mencionar la Ventaja que ofrece la empresa y que es percibida por el 
cliente: 
A parte de automatizar y unificar todos los procesos notariales en un solo 
lugar, también ofrece el servicio de consultoría notarial. 
 
50 
 
10. Mencionar la Ventaja que ofrece la competencia en relación a la 
empresa 
 
La competencia ofrece servicio especializado en gran variedad de módulos 
de Software Contable. 
3. PLANEACIÓN 
1. La empresa elabora planes: 
Semanales __X__ Mensuales ___ Trimestrales ____ Semestrales ____ 
Anuales____ Largo Plazo___ 
2. La gerencia dedica tiempo a la planeación. SI____ NO__X__ Horas a la 
semana. _____ 
 
3. La gerencia permite la participación de sus empleados en el proceso de 
planeación. SI___NO_X__ 
 
4. Los empleados conocen los objetivos y planes de la empresa. 
SI___NO_X_ 
5. La empresa establece planes de acción que conduzcan al crecimiento 
SI_X_NO___ 
4. ORGANIZACIÓN 
 
1. La empresa tiene el organigrama (cargos definidos y manuales de 
funciones) documentados y actualizados. Si ___ Más o Menos ___ NO 
_X_ 
2. Los procesos de la empresa