Mejorando la presentación y visualización de los datos con Formularios en ACCESS

Vista previa del material en texto

Capítulo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mejorando la presentación y visualización 
de los datos con Formularios en ACCESS 
 
 
En este capítulo trataremos: 
 
 
 Crear formularios. 
 
 Utilizar el asistente de formularios. 
 
 Modificar las propiedades de los formularios 
 
 Agregar campos a un formulario y modificar 
sus propiedades 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Conceptos Previos: 
 
Una base de datos es un “gran almacén de datos” que nos permite guardar grandes 
volúmenes de información de forma organizada para que luego podamos ubicar 
y utilizar estos datos de forma fácil y eficiente. 
 
Una base de datos o banco de datos (Database en Ingles) es un conjunto de 
datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su 
posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos 
compuesta en 
su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. 
 
En la actualidad, y desde el punto de vista informático la base de datos es un sistema 
formado por un conjunto de datos almacenados en discos (formato digital) que permiten 
el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de 
datos. 
 
Descripción y visualización general de los múltiples 
elementos de las Bases de Datos de Access 
 
Archivos de base de datos de Access 
 
Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un 
archivo de base de datos de Access, puede utilizar: 
 
 Tablas para almacenar los datos. 
 
 Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee. 
 
 Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas. 
 
 Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de bases de 
datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como 
tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Un proyecto de Access 
contiene objetos como formularios, informes, macros y módulos.). 
 
Nota: Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que están 
almacenadas en otras bases de datos. Por ejemplo, puede tener una base de datos de 
Access que no contenga nada más que tablas y otra base de datos de Access que 
contenga vínculos a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en 
las tablas vinculadas. En la mayoría de los casos, no tiene importancia si se trata de una 
tabla vinculada o si está realmente almacenada en la base de datos. 
 
Tablas 
 
Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como alumnos, 
profesores, vehículos, distritos, productos o proveedores. La utilización de una tabla 
diferente para cada tema, significa que se almacenan los datos una sola vez, lo cual 
aumenta la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos. 
 
No debe almacenar información de dos temas diferentes en la misma tabla. 
 
Imagine que usted administra una cadena de tiendas que posee cinco locales de venta y 
desea modificar el precio de un producto. Si los datos están centralizados usted sólo 
tendrá que cambiar el precio una vez y ese cambio se verá reflejado en todos los 
establecimientos. De lo contrario tendrá que ir de tienda en tienda haciendo las 
modificaciones. 
 
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas 
registros). Tal como se muestra a continuación. 
 
 Campo 
 
Componente de una tabla que contiene un elemento específico de información, 
como por ejemplo un apellido. Un campo se representa como una columna. 
 
 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Registro 
 
Es una colección de información acerca de cualquier entidad, ya sea 
persona, producto, proveedor, o cualquier otra cosa. Cada registro en una tabla 
contiene el mismo conjunto de campos. Se puede afirmar que un registro 
se confirma de campos. 
 
Un error muy frecuente es guardar el nombre del vendedor, el nombre 
del cliente, la dirección del cliente y los productos que llevó en la misma 
tabla. Debe utilizarse diferentes tablas para guardar la información de 
los vendedores, clientes, y productos. Luego se guardarán los códigos que 
identifican de forma única a cada vendedor y cliente en la tabla facturas, 
nunca sus nombres. Luego se relacionarán las tablas para obtener la 
información necesitada. Respecto a los productos, estos deben guardarse en 
otra tabla de detalles de facturación, junto con las cantidades pedidas y los 
precios a la fecha de la compra. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4 SENATI-Computación e Informática
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Consultas 
 
Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que 
especifique, incluidos los datos de varias tablas. También puede utilizar una consulta 
para actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos predefinidos o 
personalizados con los datos. 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 5
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una 
en una fácilmente. También se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones, 
como enviar datos a otra aplicación. 
 
 
Los formularios contienen normalmente controles que están vinculados a campos 
subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de una o 
más tablas y los muestra en el diseño que haya elegido al crear el formulario. Puede 
crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de opciones, 
el Asistente para formularios, o crear su propio formulario en la vista Diseño. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6 SENATI-Computación e Informática
 
 
 
 
 
I
Informes 
 
Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de 
una forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un 
colega un informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un 
informe con los datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales. 
 
 
Macro 
 
Puede crear una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para 
automatizar tareas.) para realizar un conjunto específico de acciones (acción: 
componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con 
otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros 
lenguajes de macros.), y puede crear un grupo de macros (grupo de macros: colección 
de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un único nombre de macro. A 
menudo, se hace referencia a la colección simplemente como una macro.) Para realizar 
conjuntos de acciones relacionadas. 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 7 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
En Microsoft Office Access 2007, las macros pueden estar incluidas en objetos de 
macro (que a veces reciben el nombre de macros independientes) o incrustadas en las 
propiedades de evento de formularios, informes o controles. Las macros incrustadas 
forman parte del objeto o control en elque están incrustadas. Los objetos de macro se 
pueden ver en el panel de exploración, bajo Macros, pero no ocurre lo mismo con las 
macros incrustadas. 
 
 
 
 
 
 
 
Ejemplo del diseño de una macro. 
 
 
 
Módulos 
 
Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para 
aplicaciones que se almacenan juntos en un objeto denominado módulo. Se requiere 
conocimientos de programación en Visual Basic. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8 SENATI-Computación e Informática
 
 
 
 
 
 
 
 
C
r
Crear una base de datos en blanco 
 
1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en 
blanco, haga clic en Base de datos en blanco. 
 
2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro 
Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, 
Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada 
del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos 
 (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, 
a continuación, haga clic en Aceptar. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vacía 
denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El 
cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo. 
 
4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de 
cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 9
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo 
campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de 
los datos que escribe. 
 
Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar . 
Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados 
en la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, haga clic en No para 
descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta. 
 
Importante Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access 
elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella. 
 
Crear tablas en la Vista Diseño de la tabla 
 
Desde esta opción podremos definir todos los campos de la tabla detalladamente 
con todas sus características. Esta opción le da más control al usuario sobre la tabla 
que define y, por tanto, la opción que vamos a utilizar en este capítulo para crear las 
tablas de nuestras bases de datos. 
 
 
 
De nuestro anterior ejemplo hacer Clic Derecho sobre la 
ficha Tabla1 y pulse sobre Cerrar Todo y luego no 
guarde los cambios. Luego ir a la ficha Crear, grupo 
Tablas y hacer Clic sobre el comando Diseño de tabla. 
Luego MS Access despliega la siguiente interface: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10 SENATI-Computación e Informática
 
 
 
 
 
C
Creación de Campos 
 
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan 
en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos 
podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, 
entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, 
el identificador de producto y el precio. 
 
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un 
campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 
2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente 
almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar 
de almace nar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por 
separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas 
o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna 
independiente. 
 
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo 
tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene 
un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de 
datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden 
realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada 
valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades 
que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la 
propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué 
apariencia tendrá cuando se muestre. 
 
 
 
Condición para las relaciones 
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia 
de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los 
datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo 
una vez. A continuación, se debe proporcionar a MS Access los medios para recopilar 
de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en 
tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, 
primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a 
continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de MS Access. 
 
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a 
MS Access los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. 
Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se 
definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, 
formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. 
Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información 
recopilada de varias tablas: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 11
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Tabla Clientes 
 
2. Tabla Vendedor 
 
3. Tabla Pedidos 
 
4. Tabla Productos 
 
5. Tabla Detalles del Pedido 
 
El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los datos 
del vendedor de la tabla Empleados, los valores de Id. de pedido y Fecha de 
pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla 
Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles 
del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar 
información de cada una e incorporarla al formulario. 
 
Imagine que tiene una tabla de productos y otra de pedidos. En una base de datos 
correctamente estructurada, la primera tabla contendrá toda la información 
concerniente a los productos (descripciones, medidas y todas las especificaciones que 
desee) mientras que en la segunda se representará a los productos solamente por medio 
de un identificador. 
No es necesario que incluya más información pues si usted puede distinguir cuál es 
el producto entonces podrá consultar todos sus detalles en la primera tabla. 
 
En el ejemplo anterior las tablas Producto y Pedido estarán relacionadas a través del 
identificador del producto. En la primera tabla esta columna será la clave principal y 
en la segunda será considerada una clave foránea. 
 
Es una buena costumbre emplear un mismo prefijo para todos los campos de una 
tabla sin embargo las clavesforáneas no deberían seguir esta regla. Por ejemplo, dos 
de los campos de la tabla Producto pueden ser IdProducto y DetalleProducto mientras 
que los campos de la tabla Pedido podrían ser IdPedido, FechaDeEntrega, IdProducto 
y CantidadPedida. 
 
 
12 SENATI-Computación e Informática
 
 
 
 
 
 
O
t 
 
Otra alternativa correcta sería colocar IdPedido, FechaDeEntrega, 
IdPedidoProducto, CantidadPedida. Esto para evitar duplicar el nombre los nombres 
de campo en la base de datos, de tal manera que si se hace referencia al código de 
producto en la tabla Producto se utilice IdProducto y para hacer referencia al código 
del producto en la tabla Pedido se utilice IdPedidoProducto. En realidad debe tratar de 
buscar un mismo criterio y aplicarlo a través de todas las tablas. 
 
En los ejemplos subsiguientes se utilizará la primera sugerencia (IdPedido, 
FechaDeEntrega, IdProducto y CantidadPedida) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A la tabla que contiene a la clave principal se le llama tabla principal y a la que contiene 
la clave foránea se le denomina tabla secundaria. 
Otras consideraciones para crear relaciones: 
1. Debe haber un campo común en ambas tablas 
2. Uno de las campos comunes debe ser clave principal, no olvide que un campo 
clave principal no puede ser: Un campo de búsqueda de Objeto OLE, Memo, 
Datos Adjuntos o Varios valores. 
3. Los campos comunes podrían tener o no el mismo nombre de campo, pero no 
pueden diferir en el tipo de dato. 
 
Crear relaciones 
Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando 
un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea 
una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos 
nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen 
que tener el mismo tipo de datos. 
 
 
SENATI-Computación e Informática 13
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el 
campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad 
Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede 
hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la 
propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos 
campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la 
propiedad Tamaño del campo. 
 
Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones 
 
Para nuestro ejemplo trabajaremos con la base de datos Control de Pedidos de la carpeta 
capitulo 3, si es que no estaba activa, abrir la base 
de datos, luego: 
 
1. En el grupo Mostrar u ocultar de la 
ficha Herramientas de base de datos, 
haga Clic en Relaciones. 
 
 
2. Si aún no ha definido 
ninguna relación, aparecerá 
automáticamente el cuadro 
de diálogo Mostrar tabla. Si 
no aparece, en la ficha Diseño, 
en el grupo Relaciones, haga 
clic en Mostrar tabla. 
En el cuadro de diálogo 
Mostrar tabla se muestran 
todas las tablas y consultas 
de la base de datos. Para 
ver únicamente las tablas, haga 
clic en Tablas. Para ver 
únicamente las consultas, 
haga clic en 
Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. 
 
3. Luego de seleccionar las tablas y aceptar se muestra la ventana relaciones con 
las listas de campos de las tablas seleccionadas 
 
4. Al mostrarse las tablas en la ventana Relaciones, usted verá que en cada una de 
ellas la clave principal se muestra en negrita y el icono de una llave al costado. 
5. Cree la relación arrastrando la clave principal de la tabla Principal hasta la clave 
foránea de la tabla secundaria o viceversa. Por ejemplo, en la ilustración 
anterior, se puede arrastrar el campo IdCliente de la tabla Cliente hasta 
el campo IdCLiente de la tabla Pedido. 
 
 
 
 
 
14 SENATI-Computación e Informática
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6. Después de haber efectuado el arrastre se mostrará el cuadro de diálogo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7. Active la exigencia de integridad referencial y hacer Clic en el botón Crear. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8. El gráfico anterior muestra la relación de uno a varios entre las tablas Cliente y 
Pedido. 
9. Continúe con las demás relaciones de tal modo que obtengamos un resultado 
como se muestra en la siguiente grafica: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 15
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Asistente para Formularios y Autoformularios 
Los formularios constituyen la interfaz más común entre el usuario y los datos 
contenidos en las tablas. A través de ellos se puede presentar los datos en forma 
jerárquica atendiendo a las relaciones que existen entre las tablas. También pueden 
incluirse controles que muestren imágenes propias de cada registro e incluso es posible 
crear formularios que no muestren registros pero que permitan “navegar” ent re los 
distintos objetos que posea la base de datos 
 
Uno de los caminos más cortos para crear formularios es emplear el asistente para 
formularios. Para hacer uso de él ejecute el siguiente procedimiento: 
 
1. Haga clic en la ficha Crear, en la Cinta Formularios, Opción Mas 
Formularios y elegir Asistente para Formularios. 
 
 
 
2. Al iniciar el asistente, seleccione la tabla o consulta desde la que serán 
tomados los datos. Si los datos que necesita ver en el formulario se encuentran 
en dos o más tablas, puede crear primero una consulta que las relacione y 
después crear el formulario. 
 
 
 
 
 
16 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. Seleccione los campos que desea incluir en el formulario. Para esto usted 
puede: 
 
 Hacer doble clic convenientemente en cada uno de los campos de la lista 
izquierda. 
 
 También puede seleccionar un campo y luego emplear el botón >. 
 
 Si desea seleccionar todos los campos, haga uso del botón >>. 
 
 Para deseleccionar campos haga doble clic en los elementos de la lista 
derecha o emplee los botones < o <<. 
 
 
 
4. Haga clic en el botón Siguiente cuando termine. 
 
5. Escoja la distribución que tendrán los campos en el formulario y haga clic en el 
botón Siguiente. 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6. Indique cuál será el estilo que desea emplear. El estilo afectará el aspecto de 
los 
objetos así como la combinación de colores. Haga clic en el botón Siguiente. 
 
 
 
7. Dé el nombre al formulario y finalice la acción con el asistente. 
 
 
 
En el Asistente para formularios es posible seleccionar más de una tabla o 
consulta. Procediendo de esta forma se puede crear de modo automático una 
consulta (invisible para el usuario) entre las tablas o consultas que haya 
seleccionado. A fin de hacer esta acción, Access vincula dichos objetos 
empleando las definiciones establecidas en la ventana de relaciones; si usted 
no había relacionado las tablas o consultas que seleccionó como origen de 
datos, Access no podrá ejecutar la acción. 
 
 
 
 
18 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Actividad 1: Crear Formulario usando asistente 
 
En la base de datos PersForm, usted creará un formulario que muestre los datos de la 
tabla Empleados de modo que se muestre como se aprecia en la siguiente ilustración:Procedimiento 
Formulario Empleados 
 
1. Haga clic en la ficha Crear, en la Cinta Formularios, Opción Mas 
Formularios y elegir Asistente para Formularios. 
 
2. En el primer paso del asistente seleccione la tabla Empleados y luego haga clic 
en el botón > a fin de indicar que todos los campos de la tabla sean mostrados 
en el formulario tal como se muestra en la siguiente imagen: 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 19 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. Haga clic en el botón Siguiente. 
 
4. Al mostrarse la lista de distribuciones haga clic en el botón de opción En 
columnas y luego active el botón Siguiente. 
 
 
 
Distribución del formulario 
 
 
 
5. Haga clic en el estilo Access 2007 y luego active el botón Siguiente. 
 
 
 
Selección del estilo 
 
 
 
6. Se le sugiere Empleados como título del formulario; déjelo así y haga clic en el 
botón Finalizar. 
 
7. Cierre el formulario. 
 
 
 
 
 
 
20 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Propiedades del formulario 
 
 
Propiedades de Formato 
 
 
 
 
a 
 
 
 
 
d 
 
 
 
 
 
 
 
 
b 
c
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
e 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
f 
 
 
g 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 21 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
a. Título: El título que será mostrado en la barra de título del formulario. 
Aunque el nombre del formulario suele ser igual a esta propiedad, es posible 
que estos dos valores sean distintos (el nombre del formulario se puede 
modificar en la ventana de objetos de la base de datos) 
 
b. Vista predeterminada: Los formularios, así como las vistas, tienen 
múltiples vistas; entre ellas están: Un único formulario, Formularios 
continuos y la vista Hoja de datos. Usted puede definir cuál de ellas será la 
que se emplee cuando se abra el formulario 
 
c. Barras de desplazamiento: Es posible establecer si mostrada la barra de 
deslazamiento horizontal o vertical cuando el tamaño de la ventana del 
formulario sea más pequeño que el definido para él. 
 
d. Selector de registro: El selector de registros es un control propio del 
formulario que permite seleccionar uno de los registros de los formularios. Es 
principalmente útil cuando se muestran múltiples registros al mismo 
tiempo. 
 
e. Botones de desplazamiento: Estos controles permiten desplazarse a través de 
los registros tal como se hace en la vista Hoja de datos. 
 
f. Imagen: A través de esta propiedad se puede especificar una imagen par a 
que se presente en el fondo del formulario. 
 
g. Tipo de imagen: Usted puede indicar que la imagen esté incrustada o 
vinculada al formulario. En el primer caso la imagen se añade al archivo de 
la base de datos. En el segundo, se mantendrá como un archivo 
independiente. 
 
 
 
Propiedades de Datos 
 
Para definir propiedades de un formulario realice las siguientes acciones: 
 
1. Abra el formulario en vista diseño. Puede hacer clic derecho sobre él y activar 
Botón Hoja de 
Propiedades 
el comando Vista diseño. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
22 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2. Haga clic en la ficha Diseño, Cinta de opciones Herramientas y luego Hoja de 
Propiedades. 
 
 
 
Al presentársele la Hoja de propiedades, despliegue el primer cuadro 
combinado y seleccione Formulario. Las propiedades están organizadas en 
fichas a fin de facilitar su ubicación 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 23 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
a 
 
 
 
 
 
 
 
 
b 
c 
 
c 
 
 
 
 
 
a. Origen de registros 
 
Es la tabla o consulta desde la cual se extraen los datos para ser mostrados en 
el formulario. Esta propiedad puede ser modificada empleando el Generador 
de Expresiones 
 
 Personalizar con el generador de expresiones 
 
 
 
 
 
b. Permitir Agregar 
 
Indica si el formulario permitirá al usuario añadir registros. 
 
c. Permitir Editar 
 
Indica si el formulario permitirá al usuario actualizar registros. 
 
d. Permitir Eliminar 
 
Indica si el formulario permitirá al usuario eliminar registros. 
 
 
 
 
 
24 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Actividad 2: Formulario sin acceso a datos 
 
En la base de datos PersForm creará un formulario como el que se muestra a 
continuación: 
 
 
 
Procedimiento 
 
1. Hacer clic en la ficha Crear, luego la cinta Formularios, luego Formulario en 
Blanco. 
 
 
 
2. Luego haga click en la Vista Diseño 
 
 
 
3. Active la Hoja de propiedades y defina las siguientes propiedades en ella: 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 25 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Propiedad Valor 
 
Título Bienvenido 
 
Vista predeterminada Un único formulario 
 
Permitir vista Formulario Sí 
 
Barras de desplazamiento Ninguna 
 
Selectores de registros No 
 
Botones de desplazamiento No 
 
Selectores de registro No 
 
Botones de desplazamiento No 
 
Separadores de registro No 
 
Botones Maximizar y Minimizar Ninguno 
 
Botón Cerrar Sí 
 
Imagen Logo_Senati 
 
 
Para establecer la imagen haga clic en la propiedad que tiene este nombre, verá 
un botón que muestra tres puntos y luego haga doble clic sobre el archivo que 
se le ha indicado. 
 
4. Cierre la ventana de propiedades y guarde el formulario con el nombre 
Bienvenido 
 
 
 
26 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Como tarea adicional busque la propiedad que permite cambiar la ubicación de la 
imagen y la que establece que ella pueda ocupar toda el área del formulario. 
 
 
 
Autoformato 
Usted puede modificar el aspecto general del formulario de una manera muy rápida 
empleando el siguiente método: 
 
1. Muestre el formulario en vista diseño. 
 
2. Haga clic en la ficha Organizar Cinta Autoformato y luego en el comando 
Autoformato. 
 
 
 
 
3. Haga clic en el estilo que desee y luego pulse el botón Aceptar. 
 
 
 
Algunos autoformatos 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 27 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4. También puede usar el Asistente para Autoformato 
 
 
 
 
 
Vistas: Formulario, Presentación y Diseño 
Para ver las Vistas de un Formulario, tenemos dos opciones: 
 
1. Hacemos clic con el Botón Derecho del Mouse sobre el Formulario y elegimos 
la Vista 
 
 
 
2. Hacemos doble clic sobre el Formulario, y luego la Ficha Inicio, Cinta Vistas y 
elegimos la que deseamos 
 
 
 
 
 
28 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vista Presentación. 
 
La vista Presentación es una vista más orientada a lo visual que la vista Diseño. 
Mientras visualiza un formulario en una vista Presentación, cada control muestra datos 
reales. En consecuencia, es una vista muy útil para ajustar el tamaño de los controles o 
realizar muchas otras tareas que afectan al aspecto visual y al uso del formulario. 
 
Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentación y que requieren 
pasar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que 
hay que cambiar a la vista Diseño para llevar a cabo un cambio determinado . 
 
 
 
Modificar un formulario en la vista Presentación 
 
 Una vez creado el formulario, puede ajustar fácilmente su diseño en la 
vistaPresentación. Usando los datos reales del formulario como punto 
de referencia, puede reorganizar los controles y ajustar su tamaño. 
Pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las 
propiedades del formulario y de sus controles. 
 
 Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario 
en el nombre del formulario en el panel de navegación y, a continuación, 
haga clic en Vista Presentación. 
 
 Access muestra el formulario en la vista Presentación. 
 
 Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del 
formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de 
propiedades, presione F4. 
 
 Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o 
consulta subyacente al formulario. Para mostrar el panel Lista de 
campos, use uno de los siguientes métodos: 
 
 En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos 
existentes. 
 
 Presione ALT+F8. 
 
 A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel 
Lista de campos hasta el formulario. 
 
 Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el 
panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee que 
se muestre. 
 
 Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla 
CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, 
arrastre los campos seleccionados hasta el formulario. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 29 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vista Diseño. 
 
La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura del informe. Se pueden 
ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. No se pueden 
ver los datos subyacentes mientras se están haciendo cambios en el diseño. No 
obstante, hay ciertas tareas que puede realizar más fácilmente en la vista Diseño que en 
la vista Presentación. Puede realizar las acciones siguientes: 
 
- Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, 
imágenes, líneas y rectángulos. 
 
- Editar orígenes de control de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto 
sin usar la hoja de propiedades. 
 
- Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios, como por ejemplo la 
sección Encabezado del formulario o la sección Detalle. 
 
- Cambiar algunas propiedades del formulario que no se pueden cambiar en la 
vista Presentación (como Vista predeterminada o Permitir vista Formulario). 
 
 
 
Modificar un formulario en la vista Diseño 
 
 El diseño de un formulario también se puede ajustar en la vista Diseño. Se 
pueden agregar nuevos controles y campos al formulario agregándolos a la 
cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades incluye un gran número de 
propiedades que se pueden configurar para personalizar el formulario. 
 
 Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el 
nombre del formulario en el panel de navegación y, a continuación, haga 
clic en Vista Diseño. 
 
 
 
 
30 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Access muestra el formulario en la vista Diseño. 
 
 Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del 
formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, 
presione F4. 
 
 Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o 
consulta subyacente al diseño del formulario. Para mostrar el panel Lista de 
campos, use uno de los métodos siguientes: 
 
 En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Agregar campos 
existentes. 
 
 Presione ALT+F8. 
 
 A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel 
Lista de campos al formulario. 
 
 Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel 
Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee que se muestre. 
 
 Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y 
haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los 
campos seleccionados hasta el formulario. 
 
 
 
 
 
Editar controles 
Usted puede cambiar la presentación de los controles de los formularios. También 
puede añadir nuevos objetos y eliminar los existentes 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 31 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tipos de controles 
 
Usted puede encontrar los siguientes controles en un formulario: 
 
 Etiquetas 
 Cuadros de texto 
 Cuadros combinados 
 Botones de comando 
 Grupos de botones de opción 
 Grupos de botones alternar 
 Casillas de verificación 
 Imágenes 
 Controles de ficha 
 Subformularios 
 
 
Los controles más utilizados son los primeros. En la siguiente imagen usted puede 
apreciar la vista diseño de un formulario y en ella se le indicará cuáles son las cajas de 
texto (T), etiquetas (E) y cuadros combinados (C). 
 
 
 
 
 
Seleccionar controles 
Vista diseño de un formulario 
 
Para seleccionar un control, haga clic sobre él. 
 
Para seleccionar múltiples controles puede realizar cualquiera de las siguientes 
acciones: 
 
 Coloque el puntero fuera de uno de ellos y arrastre hasta formar un 
rectángulo que abarque, aunque sea parcialmente, a todos los controles que 
desea seleccionar. 
 
 
 
 
32 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Haga clic en la regla horizontal de modo que el puntero se tome el aspecto 
de una flecha apuntando hacia abajo. Después de hacer clic todos los 
controles bajo la flecha quedarán seleccionados; si además desea 
seleccionar controles que no se encuentran bajo la primera posición del 
puntero puede arrastrar la fecha horizontalmente. 
 
 
 
 
 De forma análoga, puede seleccionarse múltiples controles colocando el 
puntero sobre la regla vertical del lado izquierdo del formulario. 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 33 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Cambiar las dimensiones 
 
Para modificar el tamaño de un control: 
 
1. Active la vista diseño del formulario. 
 
2. Haga clic sobre el control deseado y coloque el puntero del mouse sobre 
cualquiera de los controladores ubicados en sus esquinas y en la mitad de cada 
uno de sus lados. El puntero del mouse adquirirá la forma de una doble flecha 
indicando que es posible cambiar el tamaño del objeto. 
 
3. Arrastre para cambiar el tamaño. 
 
 
 
Ilustración: Cambiar el tamaño desde la esquina inferior derecha 
 
 
 
Ajustar 
 
Para cambiar el tamaño de múltiples controles simultáneamente: 
 
1. Active la vista diseño. 
 
2. Seleccione los controles cuyos tamaños de sea cambiar. 
 
3. Ejecute alguna de las siguientes acciones: 
 
 Arrastre cualquiera de los controladores de tamaño de uno de los 
controles; el resto de los objetos cambiará su tamaño en la misma forma el 
que usted eligió. 
 
Haga clic en la Ficha Organizar, cinta Tamaño y haga clic en alguno de 
los siguientes botones: 
 
- Ajustar al más ancho 
 
- Ajustar al más estrecho 
 
- Ajustar al más corto 
 
- Ajustar al más alto 
 
 
Mover 
 
Para mover un control: 
 
1. Active la vista diseño del formulario. 
 
2. Haga clic sobre el control deseado y coloque el puntero del mouse sobre 
cualquiera de sus bordes (verá el puntero en forma de cruz con un puntero). 
 
 
 
34 SENATI-Computacióne Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. Arrastre para cambiar la posición. 
 
 
 
 
Alinear 
 
Usted puede alinear múltiples controles. Para ello: 
 
1. Active la vista diseño del formulario. 
 
2. Seleccione los controles que desee alinear. 
 
3. Haga clic en la Ficha Organizar, cinta Alineación de Controles y haga clic en 
alguno de los siguientes comandos: 
 
 Izquierda 
 
 Derecha 
 
 Arriba 
 
 Abajo 
 
 
 
 
Eliminar controles 
 
Usted puede alinear múltiples controles. Para ello: 
 
1. Active la vista diseño del formulario. 
 
2. Seleccione los controles que desee eliminar. 
 
3. Presione la tecla suprimir del teclado 
 
 
Agregar controles 
 
Usted puede añadir controles a un formulario a través de tres caminos: 
 
a. Desde la lista de campos 
 
- Muestre el formulario en vista diseño. 
 
- Haga visible la lista de campos. Para esto lleve a cabo alguna de los 
siguientes acciones: 
 
- Haga clic en el menú Ver y luego active el comando Lista de campos. 
 
- Haga clic en el botón Lista de campos de la barra de herramientas 
Diseño de formulario. 
 
- Arrastre el campo desde la ventana con la lista de campos hasta el 
formulario. 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 35 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
b. Si desea emplear el cuadro de herramientas: 
 
- Muestre el formulario en vista diseño. 
 
- Ubíquese en la Ficha Diseño, Cinta Controles. Para esto lleve a cabo 
alguna de los siguientes acciones: 
 
- Haga clic en el botón que representa al tipo de control deseado y haga 
clic en la posición del formulario donde desea colocar el objeto. 
 
- Establezca las propiedades necesarias para el control. 
 
 
 
c. Si desea emplear un asistente para controles: 
 
- Muestre el formulario en vista diseño. 
 
- Asegúrese de que el botón Asistente para controles de la Cinta 
Controles se encuentre activado. 
 
 
 
 
36 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
- Haga clic en el botón que representa al tipo de control deseado y 
arrastre el puntero en el formulario sobre la posición en la que desea 
colocar el objeto. 
 
- Siga los pasos del asistente. 
 
 
 
Controles a usar 
 
 Botón de opción 
 
Los botones de opción son empleados cuando en un campo hay un 
número pequeño de valores permitidos y hay suficiente espacio en el 
formulario para dejar visible al usuario todas las posibilidades. 
 
Algunos campos en los que se puede emplear este tipo de controles 
son: 
 
1. El campo Sexo en una tabla de datos personales. 
 
2. El campo Categoría cuando hay suficiente espacio disponible 
en un formulario. 
 
Para insertar botones de opción realice lo siguiente: 
 
1. Verifique que el formulario está asociado a un origen de datos 
 
2. Active el botón Asistente para controles. 
 
Asistente para 
controles 
 
 
 
 
Grupo de 
opciones 
 
3. En la ficha Diseño, Cinta Controles, haga clic en el botón 
Grupo de opciones y luego haga clic en el formulario. 
Aparecerá el asistente. 
 
4. Escriba el texto que debe ir en cada opción y pulse Siguiente. 
 
5. Si lo desea, escoja una opción predeterminada y haga clic en 
Siguiente. 
 
6. Asocie un valor numérico a cada opción; cuando se seleccione 
una opción el grupo tomará el valor de la opción elegida. 
 
7. En la siguiente ventana, el cuadro de diálogo le permitirá 
vincular el valor del grupo con uno de los campos numéricos 
del origen de datos. Por ejemplo, el campo zona puede tener 
cuatro valores posibles: 1, 2, 3, y 4; el grupo de opciones podría 
tener las descripciones de estos valores del siguiente modo: 1 - 
Norte, 2-Sur, 3-Este y 4-Oeste. 
 
8. Indique el tipo de controles que desea emplear y avance a la 
siguiente ventana. 
 
9. Escriba un título para el grupo y haga clic en Finalizar. 
 
 
 
Cuadro de texto 
 
Los cuadros de texto se usan para mostrar información provenientes de 
la base de datos y para ingresar los datos en ella. 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 37 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Después de insertar un cuadro de texto a partir del cuadro de 
herramientas, usted verá el control con la palabra ‟Independiente‟ en su 
interior. A fin de enlazar el control con el origen de datos del 
formulario: 
 
1. Verifique que el formulario está asociado a un origen de datos; 
para esto: 
 
a. Haga visible la ventana de propiedades y despliegue el 
cuadro combinado para que sean mostradas las propiedades 
del formulario. 
 
b. Active la ficha Datos y verifique que la propiedad Origen 
del registro contiene algún valor (puede ser una tabla, una 
consulta o una expresión SQL). Si no hay ningún valor 
definido en esta propiedad puede crearlo haciendo uso del 
generador de consultas que se encuentra a la derecha. 
 
c. La imagen Origen del registro de la página 24 muestra que 
el formulario tomado de ejemplo tiene como fuente la tabla 
Pedido. En esta ilustración el generador de consultas es el 
botón que posee tres puntos y que se ve seleccionado con 
el puntero del mouse. 
 
 
 
Origen del registro 
d. Cierre la ventana de propiedades. 
2. Haga clic derecho en el interior del cuadro de texto del formulario 
y luego active el comando Propiedades. 
 
3. Active la ficha Datos. 
 
4. Para el enlace: 
 
a. Haga clic en la propiedad Origen de datos 
 
 
 
 
38 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
b. Si el cuadro contendrá el valor de un campo tal como se 
encuentra en la base de datos, despliegue la lista y 
seleccione el campo que desea utilizar. 
 
c. Si el cuadro calculará un valor a partir de uno o más 
campos, haga clic en el botón del generador de expresiones 
que se encuentra a la derecha del campo y escriba la 
fórmula a emplear. El generador de expresiones es un 
botón con tres puntos en su superficie, semejante al 
generador de consultas que se encuentra a la derecha de la 
propiedad Origen de datos. 
 
 
 
Generador de expresiones 
 
La ilustración anterior muestra al Generador de 
expresiones con la fórmula que calcula la edad de un 
trabajador a partir de su fecha de nacimiento. 
 
5. Cierre la ventana de propiedades. 
 
 
 
Etiqueta 
 
Las etiquetas tienen como fin presentar un texto al usuario de modo 
que le sea más fácil entender el propósito del formulario y sus demás 
controles. 
 
Después de insertar una etiqueta a partir del cuadro de herramientas, se 
le presentará un rectángulo con el punto de inserción parpadeando de 
tal forma que usted pueda escribir el texto que contendrá. 
 
 
 
Casilla de verificación 
 
Las casillas de verificación se emplean para presentar datos que 
pueden tener solamente dos valores que se expresan en términos de Sí 
o No, o Activado y Desactivado. Los siguientes ejemplos pueden 
ayudarlo a familiarizarse con casos de uso típico de estos controles: 
 
1. El campo Importado para el catálogo de productos de una 
empresa. 
2. El campo Sindicalizado para una tabla de datos personales. 
Algunas personas emplean casillas de verificación para el campo Sexo, 
proceder de esta manera indicaría „Sexo: Sí „o „Sexo: No‟; sería mucho 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 39 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
mejor emplearbotones de opción o cuadros combinados para este tipo 
de campos. 
 
Después de insertar una casilla de verificación a partir del cuadro de 
herramientas, usted verá el control con la expresión ‟VerificaciónX‟ 
donde X es un número que representa el orden de aparición del control 
en el formulario. 
 
 
 
A fin de enlazar el control con el origen de datos: 
 
1. Verifique que el formulario está asociado a un origen de datos. 
 
2. Haga clic derecho sobre el visto bueno de la izquierda y active 
el comando Propiedades. 
 
3. Active la ficha Datos. 
 
4. Modifique la propiedad Origen del control para indicar cuál es 
el campo vinculado. 
 
5. Cierre la ventana 
 
6. Haga clic derecho sobre la etiqueta VerificaciónX y active el 
comando Propiedades. 
 
7. Active la ficha Formato. 
 
8. Modifique la propiedad Título para indicar cuál debe ser el 
texto que se muestre. 
 
 
 
Fichas 
 
Las fichas permiten agrupar los controles de acuerdo a alguna 
característica que tengan en común; son empleadas comúnmente 
cuando se cuenta con una gran cantidad de controles y se desea 
mostrarlos por etapas. 
 
Para utilizar estos controles: 
 
1. Muestre el formulario en vista diseño. 
 
2. En el cuadro de herramientas, haga clic sobre el control Ficha y 
luego haga clic sobre el formulario. 
 
3. Seleccione el control y emplee los controladores de tamaño de 
modo que ocupe el área que usted desee. 
 
4. Modifique la propiedad Título de cada ficha para que muestren 
el texto deseado. A fin de realizar esta acción: 
 
a. Haga clic derecho sobre la primera pestaña del control y 
luego haga clic sobre el comando Propiedades. 
 
 
 
 
 
40 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
b. En la ficha Formato, busque la primera propiedad y 
cambie el título. 
 
c. Repita estas acciones con las demás fichas. 
 
Para colocar controles en las fichas puede emplear dos métodos: 
 
a. Utilizar controles que ya existen en el formulario. 
 
i. Corte los controles que desea colocar en la ficha. 
ii. Seleccione la ficha y pegue (CTRL+V) 
iii. Desplace los controles dentro de la ficha para 
ubicarlos en el lugar exacto que desee. 
 
b. Crear controles desde el cuadro de herramientas. 
 
i. Seleccione la ficha. 
 
ii. Haga clic en el control deseado dentro del cuadro 
de herramientas. 
 
iii. Haga clic dentro de la ficha. 
 
iv. Personalice el tamaño y posición del control dentro 
de la ficha. 
 
 
 
Dos selecciones distintas 
 
 
 
Cambiar el título de una ficha 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Propiedades de los controles 
 
Usted puede modificar el aspecto y comportamiento de los controles individualmente a 
través de sus propiedades. Entre aquellas que modifican la apariencia se encuentran las 
propiedades de la fuente (nombre, tamaño, estilo, alineación y color); están, también el 
color de fondo, el grosor y color de los bordes y el efecto e special. La forma más fácil 
de configurar estas propiedades es la siguiente: 
 
1. Seleccione el control al que desea cambiar una determinada propiedad. Puede 
hacer una selección múltiple si desea hacer cambios en múltiples controles. 
 
2. Haga clic en la opción correspondiente a la propiedad en la Hoja de 
Propiedades. 
 
 
 
a. Orden de tabulación 
 
Cuando se agrega y mueve controles se debe tener cuidado en el orden en el 
cual usted se podrá desplazar por el formulario empleando la tecla TAB. 
Para configurar la secuencia en que los controles obtienen el enfoque usted 
puede hacer clic derecho sobre cualquiera de ellos y activar el comando 
Orden de tabulación. 
 
 
 
 
 
42 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
b. Color de fondo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
c. Efecto especial 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
d. Color de bordes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
e. Formato 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 43 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Cuadro 
combinado 
Cuadros combinados 
 
Los cuadros combinados se emplean para que el usuario elija un valor dentro de un 
conjunto de posibilidades. Se prefiere este tipo de controles frente a los botones de 
opción cuando el espacio en el formulario es reducido o cuando se espera que el 
conjunto de valores disponibles cambie. 
 
La forma más sencilla de insertar cuadros combinados en la vista diseño de un 
formulario existente es emplear el asistente para cuadros combinados tal como se 
detalla a continuación: 
 
1. Verifique que el formulario está asociado a un origen de datos tal como se 
detalla en el primer paso de Insertar cuadros de texto 
 
2. Active el asistente para controles y guíese por sus instrucciones. 
 
 
 
Usando el asistente para controles 
 
 
Usando una tabla o consulta 
 
Una tabla o consulta: Escoja esta opción si desea colocar en el cuadro 
combinado valores que se encuentran en alguna tabla de la base de 
datos. Esta sería una buena opción, por ejemplo, si desea mostrar 
distritos en lugar de códigos postales. 
 
Haga clic en Siguiente: 
 
i. Indique cuál desea emplear. 
 
ii. En el siguiente paso, seleccione los campos que desea emplear. 
Recuerde que lo más recomendable es seleccionar dos columnas: 
una para los códigos (que serán los que se almacenen) y otra 
para las descripciones (que serán las que se muestren). 
 
iii. Luego, indique la forma en la que se ordenarán los registros. 
 
iv. En la siguiente ventana, indique el ancho de las columnas (se 
recomienda ocultar la columna de los códigos) 
 
 
 
Escribiendo la lista 
 
Una lista de valores que usted mismo escribirá en el asistente. Esta es la 
opción que debe seleccionarse si los valores no se encuentran en 
ninguna tabla de la base de datos. Por ejemplo: es común tener un 
campo Sexo en los datos del personal de las empresas; el valor 
almacenado en las tablas suele ser M o F aludiendo a Masculino y 
Femenino pero estas palabras nunca están almacenadas en ninguna 
tabla. 
 
Haga Clic en Siguiente 
 
i. Indique el número de columnas que va a emplear (normalmente 
son dos) y, en la cuadrícula, escriba los valores. Se recomienda 
que oculte la columna que contenga los códigos. 
 
 
 
44 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ii. En la siguiente ventana, indique cuál de las columnas es la que 
contiene los valores que deben ser almacenados en la base de 
datos (normalmente es la columna de los códigos). 
 
iii. Avance a la siguiente pantalla del asistente e indique qué campo 
del formulario debe almacenar el valor asociado al cuadro 
combinado. 
 
iv. Finalmente, dé una etiqueta para el cuadro combinado. 
 
 
 
Búsqueda de registros. 
 
Se puede crear un cuadro combinado agregando un campo de búsqueda 
a un formulario. 
 
1. Cree un campo de búsqueda en una tabla. Este campo puede ser 
un campo multivalor o un campo que contiene un solo valor. 
 
Siga uno de estos procedimientos: 
 
 Cree un nuevo formulario basado en un origen de 
registros que incluya el campo de búsqueda. Por ejemplo, 
en el panel de exploración, seleccione una tabla o consulta 
que contenga el campo de búsqueda y, a continuación, en 
la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en 
Formulario. 
 
Access crea automáticamenteun cuadro combinado para 
el campo de búsqueda. 
 
 Agregue un cuadro de lista o un cuadro combinado a un 
formulario: 
 
- En la vista Diseño, abra un formulario que esté 
basado en un origen de registros que incluya el 
campo de búsqueda. 
 
- Si no se muestra el panel Lista de campos, presione 
ALT+F8 para que se muestre. 
 
- Haga doble clic en el campo de búsqueda, o bien, 
arrastre el campo de búsqueda desde el panel Lista de 
campos hasta el formulario. Access crea 
automáticamente un cuadro combinado enlazado al 
campo. 
 
 
 
Generación automática mediante el uso del asistente de búsquedas en el diseño 
de las tablas 
 
Una columna (o campo) de búsqueda es un campo de una tabla cuyo valor se obtiene 
de otra tabla o de una lista de valores. Puede usar una columna de búsqueda para 
mostrar una lista de opciones en un cuadro combinado o un cuadro de lista. Las 
opciones pueden proceder de una tabla o consulta, o pueden ser valores especificados. 
Puede crear una columna de búsqueda manualmente, configurando las propiedades de 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 45 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
campo de búsqueda de un campo, o automáticamente, completando el Asistente para 
búsquedas. Siempre que sea posible, debe usar el Asistente para búsquedas para crear 
una columna de búsqueda. El Asistente para búsquedas simplifica el proceso y rellena 
automáticamente las propiedades del campo apropiadas y crea las relaciones de tabla 
apropiadas. 
 
 
 
Puede crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. 
 
 
 
Crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos 
 
De forma predeterminada, al abrir una tabla, si abre en la vista Hoja de datos. Puede 
agregar una columna de búsqueda haciendo clic en Columna de búsqueda en el grupo 
Campos y columnas en la ficha Hoja de datos. Haciendo esto se abre el Asistente 
para búsquedas, que le guía en el proceso de creación de la columna de búsqueda. 
 
 
 
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en 
Abrir. 
 
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 
 
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la 
columna de búsqueda, esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos. 
 
4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en 
Columna de búsqueda. 
 
 
 
Se iniciará el Asistente para búsquedas. 
 
 
 
 
 
 
46 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5. En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la 
columna de búsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista 
de valores que escriba. 
 
El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores 
buscados de una tabla o consulta relacionada. 
 
6. Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar 
el asistente. Para obtener más información sobre cómo completar el asistente, 
vea la sección Uso del Asistente para búsquedas. 
 
Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de 
campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas. 
 
 
 
Crear una columna de búsqueda mediante el panel Lista de campos 
 
Si usa una base de datos que contiene más de una tabla, puede iniciar el proceso de 
creación de un campo de búsqueda arrastrando un campo del panel Lista de campos. 
El panel Lista de campos muestra los campos disponibles en otras tablas de la base de 
datos. Al crear una columna de búsqueda de este modo, el Asistente para búsquedas se 
inicia automáticamente y el campo que arrastra a la hoja de datos se convierte en uno 
de los campos de la columna de búsqueda. 
 
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en 
Abrir. 
 
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 
 
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la 
columna de búsqueda , esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos. 
 
4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en 
Agregar campos existentes. 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 47 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Aparecerá el panel Lista de campos. 
 
5. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla para mostrar la lista de 
campos de esa tabla. 
 
6. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista 
Hoja de datos. 
 
7. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. 
 
 
 
Se iniciará el Asistente para búsquedas. 
 
8. Siga las instrucciones para completar el asistente. Para obtener más 
información sobre cómo completar el asistente, vea la sección Uso del 
Asistente para búsquedas. 
 
Una vez completado el asistente, aparecerá la columna de búsqueda en la tabla 
en la vista Hoja de datos. 
 
 
 
Crear una columna de búsqueda en la vista Diseño 
 
Puede crear una columna de búsqueda en la vista Diseño, además de en la vista Hoja de 
datos. Cuando trabaja en la vista Diseño, puede crear una columna de búsqueda usando 
el mismo Asistente para búsquedas que usa en la vista Hoja de datos. Sin embargo, en 
la vista Diseño, también tiene acceso pleno a toas las propiedades del campo: Como 
resultado, puede editarlas directamente. 
 
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en 
Abrir. 
 
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 
 
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la 
que desee agregar la columna de búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista 
Diseño en el menú contextual. 
 
4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla. 
 
5. En la primera fila vacía disponible, haga clic en una celda de la columna 
Nombre de campo, y escriba el nombre de campo de la columna de búsqueda. 
 
6. A continuación, haga clic en una celda de la columna Tipo de datos de dicha 
fila, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Asistente para búsquedas. 
 
Se iniciará el Asistente para búsquedas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
48 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7. En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la 
columna de búsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista 
de valores que escriba. 
 
El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores 
buscados de una tabla o consulta relacionada. 
 
8. Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar 
el asistente. Para obtener más información sobre cómo completar el asistente, 
vea la sección Uso del Asistente para búsquedas. 
 
Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de 
campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas. Puede ver las 
propiedades de campo en el panel inferior de la vista Diseño, bajo Propiedades del 
campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente a la columna de 
búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda 
 
 
 
Usar el Asistente para búsquedas 
 
El Asistente para búsquedas se inicia en los siguientes casos: al crear una columna de 
búsqueda en la vista Hoja de datos,al arrastrar un campo desde el panel Lista de 
campos hasta una tabla que se abre en la vista Hoja de datos y, en la vista Diseño, al 
seleccionar Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. El asistente le 
guía en los pasos necesarios para crear una columna de búsqueda y establece 
automáticamente las propiedades de campo apropiadas de acuerdo con sus elecciones. 
 
El asistente también crea relaciones de tabla e índices, cuando es necesario, para asistir 
a la columna de búsqueda. 
 
Cuando se inicia el Asistente para búsquedas, deberá decidir si desea basar la columna 
de búsqueda en una tabla o consulta, o en una lista de valores especificados. La 
mayoría de las veces, si la base de datos está diseñada correctamente y la información 
se divide en tablas basadas en temas, deberá elegir una tabla o consulta c omo el origen 
de los datos para la columna de búsqueda. 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 49 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Columna de búsqueda basada en una tabla o consulta 
 
Si eligió la opción Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una 
tabla o consulta, cuando haga clic en Siguiente, el Asistente para búsquedas mostrará 
una lista de tablas que proporcionan los valores para la columna de búsqueda. Para ver 
únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic 
en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas. Si eligió una tabla o consulta, haga 
clic en Siguiente. 
 
 
 
El Asistente para búsquedas enumera los campos disponibles de la tabla o consulta. 
Para cada campo que desee incluir en la columna de búsqueda, haga clic en el campo y, 
a continuación, en el botón mayor que (>) para moverlo a la lista Campos 
seleccionados. Observe que debe seleccionar los campos que desee dejar visibles 
además del campo que desea que suministre el valor que se almacena al realizar una 
selección en la columna de búsqueda. Cuando termine, haga clic en Siguiente. 
 
 
 
 
 
50 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
El Asistente para búsquedas muestra una página que permite especificar un campo o 
campos que puede usar para ordenar la columna de búsqueda. Esta ordenación es 
opcional. Cuando termine, haga clic en Siguiente. 
 
 
 
Puede ajustar el ancho de las columnas que aparecerán en la columna de búsqueda. Si 
reduce el ancho de un campo para que ya no esté visible, no aparecerá en la columna de 
búsqueda. Por ejemplo, puede usar esta función para impedir que se muestre una 
columna de Id. Cuando termine, haga clic en Siguiente. 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 51 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Al seleccionar una fila de la columna de búsqueda, puede almacenar un valor de dicha 
fila en la base de datos o usar el valor posteriormente para realizar una acción. Esta 
página del asistente, que se muestra en la siguiente figura, permite elegir el campo que 
suministra dicho valor. Debe elegir un campo que identifique de forma exclusiva la 
fila. Normalmente, el campo de clave principal de la tabla de origen resulta una buena 
elección. Cuando termine, haga clic en Siguiente. 
 
 
 
En la página final del Asistente para búsquedas, debe escribir un nombre para la 
columna de búsqueda; éste se convertirá en el nombre del campo de la tabla. 
 
 
 
Si desea permitir la selección de más de un valor cuando aparece la columna de 
búsqueda y, a continuación, almacenar varios valores, active la casilla de verificación 
Permitir varios valores. Observe que activar esta casilla de verificación cambia la 
columna de búsqueda por un campo multivalor. 
 
 
 
 
 
 
 
52 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Actividad 3: Insertar una etiqueta 
 
En la base de datos PersForm modificará el formulario Bienvenida para que se muestre 
como la siguiente ilustración: 
 
 
 
 
 
 
 
Etiqueta 
Procedimiento 
 
1. Abra el formulario en vista diseño. 
 
2. En el cuadro de herramientas, haga clic en el icono etiqueta y luego haga clic en 
el formulario. 
 
3. Escriba Comercial DOUP y luego haga clic fuera del control pero dentro del 
formulario. 
 
4. Puede seleccionar la etiqueta y modificar su fuente, tamaño y demás 
características. 
 
5. Muestre la vista formulario, guarde y cierre. 
 
 
 
Actividad 4: Editar los controles de un formulario 
 
En la base de datos PersForm, usted creará un formulario con la tabla Trabajador 
empleando el asistente para formularios y lo modificará que se vea como se muestra en 
la siguiente ilustración: 
 
 
 
 
 
Procedimiento 
Aspecto final del formulario 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 53 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Emplee el asistente para formularios a fin de crear uno que tome los campos de 
la tabla indicada que se muestran en la imagen. 
 
2. Cuando el asistente le muestre el objeto terminado, cambie a la vista diseño y 
seleccione los cuatro primeros campos; haga clic en el menú Formato, 
despliegue el submenú Tamaño y active el comando Ajustar al más estrecho. 
 
3. Repita la operación anterior con los campos Cargo y Dirección. 
 
4. Active la vista formulario, guarde el formulario con el nombre predeterminado 
y ciérrelo. 
 
 
 
Actividad 5: Agregar etiquetas, cajas de texto y fichas 
 
En la base de datos PersForm, usted modificará el formulario creado en la actividad 
anterior de modo que contenga un control de fichas tal como indica la siguiente 
ilustración: 
 
 
 
 
 
Procedimiento 
 
1. Active la vista diseño. 
Formulario con fichas 
 
2. Aumente ligeramente el tamaño de la sección detalle del formulario arrastrando 
sus bordes tal como se indica en la imagen: 
 
 
 
Cambiar el ancho y alto del formulario 
 
 
 
54 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Control ficha 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Cuadro de 
texto 
3. Para colocar el control de fichas: 
 
a. Active el formulario Edición y haga clic sobre el comando Seleccionar 
todo. 
 
b. Efectúe la acción Cortar mediante la combinación de teclas Ctrl+X o 
cualquier otro método disponible. 
 
c. Haga clic en el botón Control ficha del cuadro de controles. 
d. Haga clic en la sección Detalle del formulario. 
e. Haga clic en la primera lengüeta del control ficha. Con esta acción usted 
indica que los objetos que colocará en el formulario deberán pertenecer 
a esta página. 
 
f. Efectúe la acción Pegar mediante la combinación de teclas Ctrl+V o 
cualquier otro método disponible. 
 
g. Redimensione el control ficha para que sea apropiado para las etiquetas 
y cajas de texto que ha colocado en él. 
 
 
 
h. Haga doble clic sobre la primera lengüeta del control. En la propiedad 
Título (primera ficha de la página de propiedades), escriba Datos 
básicos. 
 
i. Mueva la ventana de propiedades para que no obstaculice la visión del 
formulario. Sin cerrar esta ventana, haga clic en la segunda lengüeta del 
control ficha y escriba Datos adicionales en la propiedad Título. 
 
4. Para los controles de la segunda ficha: 
 
a. Haga clic en la segunda lengüeta del control ficha del formulario. 
 
b. Muestre la lista de campos del formulario haciendo clic en el menú Ver 
y luego en el comando Lista decampos. 
 
c. Arrastre el campo traFechaNac dentro de la ficha. 
 
d. En el cuadro de herramientas, haga clic en el botón Cuadro de texto y 
luego haga clic dentro de la ficha, debajo del campo que acaba de crear. 
 
e. Cambie la propiedad Título de la etiqueta, para que en ella se lea Edad. 
 
f. Cambie la propiedad Origen del control –ubicada en la segunda ficha de 
la ventana de propiedades-a se lea: 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 55 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
=Ent((ahora()-traFechaNac)/365) 
 
g. Repita los pasos del c al f para la fecha de contratación y el tiempo de 
servicio. 
 
h. Active la vista formulario, guarde el formulario con el nombre 
predeterminado y ciérrelo. 
 
 
 
Formularios continuos 
Los formularios continuos permiten que sean vistos los detalles de más de un registro 
simultáneamente, tal como se aprecia en la siguiente ilustración: 
 
 
 
Formulario continuo para los productos 
 
 
Aunque la forma más sencilla de presentar un formulario en modo de formulario 
continuo es a través del asistente para formularios (en la distribución simplemente se 
selecciona la que está identificada como Tabular), también puede activar esta vista 
desde la propiedad Vista predeterminada que se encuentra en la ficha Formato. 
 
 
 
Actividad 6: Crear un formulario continuo 
 
En la base de datos Persform, usted creará el formulario de la ilustración anterior. 
 
Procedimiento 
 
1. Cree el formulario empleando el asistente. 
 
a. Haga clic en el enlace Crear un formulario utilizando el asistente en la 
sección Formularios de la ventana de la base de datos. 
 
b. Primer paso: tabla y campos de origen del formulario. Indique al 
asistente que empleará la tabla Producto y, en ella, los campos 
proNombre, medID, proPrecio y catId 
 
c. Segundo paso: Seleccione la distribución Tabular. 
 
d. Tercer paso: Elija el estilo Estándar (más adelante puede emplear el 
autoformato para cambiarlo por cualquier otro) 
 
 
56 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ampliar el pie 
e. Cuarto paso: Indique que el título del formulario será Múltiples 
productos. 
 
2. Modifique el diseño para que se muestre como el gráfico. 
a. Active la vista diseño. 
b. Para la sección detalle: 
 
i. Cambie el ancho de las cajas de texto y cambie su posición 
 
c. Para la sección del encabezado: 
 
i. Modifique las etiquetas. Algunas necesitan que cambie su 
texto, otras su alineación, otras su posición y todas que las 
coloque en negrita. 
 
d. Para la sección del pie: 
 
i. Amplíe la sección arrastrando el puntero desde la parte 
inferior de la banda. 
 
ii. Haga clic en el botón Cuadro de texto del cuadro de 
herramientas y luego haga clic en la sección Pie del 
formulario. 
 
iii. Modifique el texto de la etiqueta para que diga “Productos 
mostrados.” 
 
iv. Cambie la propiedad Origen de datos del cuadro de texto que 
acaba de crear para que sea: =Cuenta(proId) 
 
v. Cambie el formato del cuadro de texto de para que la 
alineación sea izquierda, la propiedad Estilo de fondo sea 
Transparente, la propiedad Efecto especial sea Sin relieve y 
el Estilo de los bordes sea Transparente. 
 
3. Cambie las propiedades del formulario 
 
a. Establezca la propiedad Barras de desplazamiento al valor Sólo vertical 
 
b. La propiedad Botones de desplazamiento debe estar configurada en No. 
 
4. Muestre la vista formulario, guárdelo con el nombre que se le sugiere 
(Múltiples productos) y ciérrelo. 
 
 
 
Pie de formulario 
 
Los formularios presentan comúnmente tres secciones: encabezado, detalle y pie. Usted 
puede mostrar y ocultar la primera y la tercera sección a través del comando 
Encabezado o Pie del formulario. 
 
Es común emplear estas secciones para colocar controles de búsqueda; en el siguiente 
formulario el cuadro combinado se emplea para buscar el producto cuyos detalles serán 
mostrados. 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 57 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formulario con cuadro combinado de búsqueda 
 
 
Es importante que usted comprenda completamente la diferencia entre los el cuadro 
combinado del encabezado y los dos de la sección de detalles: el primero permite 
buscar un registro para mostrar o modificar sus detalles, los otros dos ayudan al usuario 
a elegir la unidad de medida del producto y su categoría. 
 
 
 
 
Encabezado de formulario 
 
 
Actividad 7: Cuadro combinado en el encabezado 
 
En la base de datos Persform, usted creará el formulario de la ilustración Formulario 
con cuadro combinado de búsqueda. 
 
Botón Tablas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ampliar el 
encabezado 
 
Procedimiento 
 
1. Para crear el formulario: 
 
a. Active el botón Tablas de la ventana de la base de datos. 
 
b. Haga clic sobre la tabla Producto y luego haga clic en el botón 
Autoformulario. 
 
2. Para crear el encabezado del formulario: 
 
a. Active la vista diseño y haga visible el encabezado y pie del formulario 
utilizando para ello el menú Ver. 
 
b. Amplíe la sección Encabezado del formulario arrastrando la banda 
Detalle hacia abajo. 
 
3. Para colocar el cuadro combinado en el encabezado: 
 
a. Asegúrese de que el asistente para controles esté activado y luego haga 
clic sobre el botón Cuadro combinado. 
 
 
 
58 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
Formularios 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
b. Haga clic sobre el encabezado. En este momento el asistente debe haber 
empezado a guiarlo por el proceso de configuración del control: 
 
 Indique que desea que desea buscar un registro en el formulario 
según el valor que seleccione en el cuadro y pulse Siguiente. 
 
 Haga doble clic sobre el campo proNombre para indicar que ese 
campo es el que empleará como origen del control y pulse 
Siguiente. 
 
 Usted verá la lista de los nombres de productos que contiene la 
tabla. Haga clic en el botón Siguiente. 
 
 Escriba Seleccione un producto como etiqueta del cuadro 
combinado y haga clic en Finalizar 
 
 
 
Subformularios 
Los subformularios son formularios dentro de otros formularios y son empleados 
comúnmente para mostrar registros de tablas que tienen alguna relación con el origen 
de datos del formulario; por ejemplo, puede mostrarse los pedidos que se han hecho 
sobre el producto que se esté mostrando en el formulario de productos, o los recibos 
que corresponden al cliente que se esté viendo en el formulario de los clientes. 
 
La siguiente vista muestra un formulario que presenta en el formulario padre a las 
categorías y, como un subformulario, a los productos que pertenecen a aquella 
categoría que se muestra actualmente. 
 
 
 
 
Para crear un subformulario: 
Formulario y subformulario 
 
1. Muestre el formulario en vista diseño. 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 59 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Subformulario 
/Subinforme 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Información 
adicional 
Si es necesario, cambie la propiedad Vista predeterminada del formulario al valor 
Un único formulario (no es posible colocar un subformulario en formularios 
continuos) 
 
2. Si es necesario, modifique el tamaño de la sección Detalle de modo que quepa 
el subformulario que creará. 
 
3. Asegúrese de que el Asistente para