CARLOS MANUEL ACOSTA GÁLVEZ

•

SIN SIGLA

elizabethsosa6324

12/2/2024

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2
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………….6
CAPÍTULO 1
CRÓNICA DE RESIDENCIA
1.1 OBJETIVOS…………………………………………………………………………...7
1.1.1 OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………..7
1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS………………………………………………………7
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………………...7
1.2.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA…………………………………………….7
1.2.2 PROPUESTA DE SOLUCIÓN.…………………………………………………...8
1.3 ALCANCES Y LIMITACIONES……………………………………………………..8
1.3.1 ALCANCES…………………………………………………………………………8
1.3.2 LIMITACIONES…………………………………………………………………….9
1.4 VENTAJAS COMPETITIVAS……………………………………………………….9
CAPÍTULO 2
MARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES.…………………………………………………………………..10
2.1.1 ORGANIZACIÓN…………………………………..……………………………..10
2.1.DIVISIÓN DEL TRABAJO…………………………………..……………………...11
2.1.3 DEPARTAMENTALIZACIÓN…………………………………………………….11
2.2 APORTACIÓN DE FEDERICO W. TAYLOR………………………...…………..11
2.2.1 APORTACIÓN DE ENRIQUE FAYOL……………………………………..…..13
2.2.2 APORTACIÓN DE MAX WEBER……………………..………………………..20
2.3 INSTRUMENTOS…………………………………………………...……………....21
2.3.1 ORGANIGRAMA…………………………………………………………………..21

3
2.3.2 ORIGEN DE LOS ORGANIGRAMAS…………………………………………22
2.4 MANUALES.……………………………………………………………………….22
2.4.1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN.……………………………………………....23
2.4.2 MANUAL DE INDUCCIÓN……………………………………………………..23
2.5 DISEÑO ORGANIZACIONAL…………………………………………………....24
2.5.1 DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA…..……………………25
2.5.2 ANÁLISIS DE PUESTOS...…………………………………………………….25
2.6 ANTECEDENTES DE LAS CONSULTORÍAS...…………………………….…26
CAPÍTULO 3
SITUACIÓN ACTUAL DE CONSULTORÍA EMPRESARIAL DE OCCIDENTE
3.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA………...………………………………….28
3.1.2 MISIÓN……………………………………………………………………………..28
3.1.3 VISIÓN………………………………..…………………………………………...29
3.1.4 VALORES……………………………..…………………………………………..29
3.1.5 ¿QUÉ HACEN?.............................................................................................29
3.1.6 ¿CÓMO LO HACEN?....................................................................................29
3.1.7 ANÁLISIS FODA…………………………………………………………………..29
3.1.8 CLIENTES Y MERCADO……………………………………………...…………31
3.1.9 RECURSOS DE LA EMPRESA………………………………………...……….31
3.1.10 COMPETENCIA………………………………………………………………….31
3.2 ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA…………………………………………......32
3.2.1 DIVISIÓN DEL TRABAJO……………………………………………..………...32
3.2.2 DEPARTAMENTALIZACIÓN…………………………………………………….32
3.2.3 FLUJO DE TRABAJO………………………………………..…………………..32
3.3 DIAGNÓSTICO………………………………..…………………………………....32

4
CAPÍTULO 4
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE CONSULTORÍA
EMPRESARIAL DE OCCIDENTE (CONEM)
4.1 JUSTIFICACIÓN DEL DISEÑO…………………………………………………....34
4.2 ORGANIZACIÓN…………………………………………………………………….35
4.2.1 MISIÓN……………………………………………………………………………..35
4.2.2 VISIÓN………………………………………...…………………………………...35
4.2.3 VALORES………………………………………...………………………………..36
4.3 FUNCIONES REALIZADAS EN CONEM……………………………..………....36
4.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA……………...……………..38
4.5 FUNCIONES PROPUESTAS PARA CADA PUESTO DE TRABAJO…………41
4.6 DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE PUESTOS…………………………..…………...46
4.6.1 GERENTE GENERAL…………………………………………………………….47
4.6.2 ASISTENTE DE GERENCIA GENERAL……………………………………….50
4.6.3 CONTADOR……………………………………………………………………….53
4.6.4 GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO………………………………...56
4.6.5 ASISTENTE DE GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA…………….59
4.6.6 AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y CONTABLE…………………………………62
4.6.7 GERENTE DE OPERACIONES………………………………………………...65
4.6.8 ASISTENTE DE GERENCIA DE OPERACIONES…………………………...68
4.6.9 ASISTENTE DE OPERACIONES………………………………………………71
4.7 IMPLEMENTACIÓN DEL REDISEÑO ORGANIZACIONAL.…………………..74
CAPITULO 5
MANUAL DE INDUCCIÓN
CARTA DE BIENVENIDA.…………………….……………………………….……….75
INTRODUCCIÓN…...…………………………………………………………………...76

5
5.1 HISTORIA DE LA EMPRESA……………………………………………………..77
5.2 MISIÓN………………………………………………………………………………78
5.3 VISIÓN...…………………………………………………………………………….78
5.4 VALORES…………………………………………………………………………...78
5.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL…………………………………………….79
5.6 DERECHOS………………………………………………………………………...80
5.6.1 SALARIO………………………………………………………………………….80
5.6.2 VACACIONES Y PRIMA VACACIONAL………………………………………80
5.6.3 UTILIDADES……………………………………………………………………...80
5.6.4 AGUINALDO……………………………………………………………………...81
5.6.5 DERECHOS GENERALES……………………………………………………..81
5.7 OBLIGACIONES…………………………………………………………………..82
5.7.1 JORNADA DE TRABAJO………………………………………………………82
5.7.2 GAFETTE DE IDENTIFICACIÓN.……………………………………………..82
5.7.3 RETARDOS.……………………………………………………………………..82
5.7.4 AUSENCIAS.…………………………………………………………………….82
5.7.5 PORTACIÓN DE UNIFORME…………………………………………………82
CONCLUSIÓN….……………………………………………………………………..84
RECOMENDACIONES…………………….……..………………………………….85
BIBLIOGRAFÍA……………………………………...………………………………..86

6
INTRODUCCIÓN

El presente trabajo es un estudio realizado en la empresa CONSULTORÍA
EMPRESARIAL DE OCCIDENTE (CONEM), cuyo tema general es ¨Diseño de la
Estructura Administrativa de Consultoría Empresarial de Occidente¨, se espera
que con este trabajo los resultados sean de utilidad para una mejor administración
en la misma empresa.

El objetivo de este trabajo es desarrollar un diseño de la estructura administrativa
de la empresa, con el fin de ordenar y coordinar todas las actividades que esta
realiza, para así maximizar la utilización de sus recursos humanos y tecnológicos,
provocando así que esto minimice sus costos.

El informe está integrado por 5 capítulos, descritos a continuación:

- El primer capítulo habla sobre los objetivos, alcances y ventajas del
presente trabajo.
- En el capítulo dos comprende los conceptos y definiciones que permita
abordar la problemática administrativa que enfrenta en la actualidad la
empresa.
- En el capítulo tres se presenta la situación actual de la empresa.
- El cuarto capítulo comprende el diseño de la estructura administrativa que
le permitirá a la empresa la eficiente aplicabilidad de los recursos que
posee, así como también se definieron las actividades que cada puesto de
trabajo realizará.
- El capítulo cinco se muestra el manual de bienvenida e inducción ya que
será un buen instrumento para la empresa y para los nuevos elementos que
se vayan integrando y estos puedan realizar mejor su trabajo.

Espero este documento sea de gran utilidad para la empresa y para aquellas
personas que lo vean.

7
CAPÍTULO 1

CRÓNICA DE RESIDENCIA
1.1 Objetivos.

1.1.1 Objetivo general.

Diseñar la estructura administrativa de Consultoría Empresarial de Occidente.

1.1.2 Objetivos específicos.

- Realizar el diagnóstico de la situación actual de la empresa.
- Determinar la naturaleza de las funciones de cada unidad de Consultoría
Empresarial de Occidente.
- Diseñar una propuesta de imagen organizacional.
- Diseñar las funciones básicas administrativas y operativas de cada unidad
organizacional de CONEM.
- Diseñar el manual de bienvenida e inducción al personal de nuevo ingreso.

1.2 Planteamiento del problema.

1.2.1 Identificación del problema.

Para la investigación se realizó una visita a la empresa, para conocer las
problemáticas que en ella existen,siendo entonces en el área administrativa, ya
que existieron ciertos fenómenos tales como:

- No existe una secuencia de las actividades a realizar.
- No se tiene una división funcional (no se especifican las tareas a realizar).
- No se realizan las actividades en tiempo y forma.

8
- No cuenta con un organigrama.

Siguiendo con lo anterior, se pudo observar que existe una mayor problemática en
las tareas a realizar que va encaminada a causales en la medición de los
elementos administrativos de la empresa.

Se entiende lo anterior como una ineficiencia de los conocimientos en los aspectos
de:
- Satisfacción al cliente.
- Ganancia en costo/beneficio.
- Poca productividad.
- Aplicación de tiempos para realizar tareas específicas.

A continuación se presenta la problemática que fue investigada:

La falta de mediciones de los factores administrativos provoca que no se tenga un
buen control de las tareas cotidianas a realizar, por lo cual la limitación de
conocimientos administrativos provoca una carencia en la división funcional de
trabajo en Consultoría Empresarial de Occidente, en Villa de Álvarez, Colima.

1.2.2 Propuesta de solución.

Diseñar una estructura administrativa a CONEM para regular el comportamiento
organizacional e implementar la delimitación de la organización en base a sus
funciones o a una departamentalización que den origen a una sistematización de
las tareas cotidianas a realizar.

1.3 Alcances y Limitaciones.
1.3.1 Alcances.

9
Uno de los alcances que se tiene en este proyecto con la estructura organizacional
en la empresa será de gran ayuda debido a que se mejorará la imagen
organizacional, la cultura que en ella existe y el tipo de decisiones que en ella se
implementan. Lo anterior auxiliará a tener un mejor ambiente laboral, logrando en
un futuro un mejor desempeño en la administración interna de la empresa.

1.3.2 Limitaciones.

La principal limitación seria que el personal de la empresa no se adaptará
adecuadamente a la nueva estructura administrativa.

1.4 Ventajas competitivas.

Realizando una estructura administrativa, la empresa tendrá múltiples ventajas
contra sus competidores, algunas son:

- Se definirá de manera factible la estructura organizacional de la empresa,
ya que optimizará sus recursos y reducirá sus costos.
- Procesos internos claros y definidos.
- Una imagen organizacional de mejor calidad.
- Las funciones y responsabilidades de la empresa y sus trabajadores, serán
más precisas y claras.
- Se generará un mayor interés del mercado meta, logrando en un futuro que
la empresa tenga mayor potencial para crecer.

Las anteriores son algunas de las ventajas que tendrá la empresa al realizársele la
estructura organizacional; con el tiempo, el desarrollo de esta y, sobre todo,
adaptarse a esta nueva forma de trabajo será muy favorable para la empresa.

10
CAPÍTULO 2
MARCO TEÓRICO
El presente marco teórico está contemplado con base a la administración científica
de Frederick Taylor y Henry Fayol, en los tiempos de su aparición en el siglo XX,
quienes sostenían que la administración debía de pasar los conocimientos
empíricos a un nuevo sistema que organice las tareas funcionales de las
empresas.
Con referencia a lo anterior se expone que la organización científica del trabajo
son las actividades que mejoran los métodos de trabajo ineficientes en base a
mejoras de tiempos, movimientos y operaciones.

A continuación se hará mención sobre la cooperación entre directivos y operarios;
es con el fin que se tengan intereses similares que ayuden a lograr una mejor
eficiencia para cada unidad de producto, logrando entonces que el trabajador
produzca más y se genere más riqueza.

2.1 Antecedentes.

Las teorías, conocidas también como corrientes, agrupan los pensamientos más
selectos de un enfoque. Los principales autores tienen ciertas características que
permiten agruparlos. Obviamente, no hay autor repetido, en tanto diga
exactamente lo mismo; lo que hay es un autor central que señala el camino de esa
escuela, punta de lanza en un momento y circunstancias determinados.

2.1.1 Organización.

La organización consiste en efectuar una serie de actividades coordinadas, de tal
forma, que el conjunto de las mismas, actúen como una sola, para lograr un
propósito común.

11
La organización es la parte de la administración que establece una estructura para
que el recurso humano conozca las actividades que debe de ejecutar. La
estructura debe de garantizar la asignación de todas las tareas necesarias, para el
cumplimiento de las metas, visión, misión y objetivos establecidos por la empresa.

2.1.2 División del trabajo.

La división de trabajo que las organizaciones utilizan es por funciones. Una
función es una sola actividad, pero en las organizaciones modernas a menudo
significa un grupo de actividades relacionadas que se colocan juntas bajo un solo
jefe de departamento.

La división del trabajo provoca una necesidad de coordinación, porque al dividirlo
en labores más reducidas y especializadas permite a un grupo de personas
conseguir mejores resultados.

2.1.3 Departamentalización.

La departamentalización es una forma práctica de dividir el trabajo en funciones
separadas, esto contribuye al éxito de la administración, ya que va a existir una
mayor especialización y conocimientos por parte de los trabajadores en el área
donde se desenvuelvan. Se llama departamentalización al “Agrupamiento de
funciones dentro de la estructura de una organización”.

2.2 Aportación de FEDERICO W. TAYLOR.

Se ha calificado a Federico W. Taylor como "padre de la administración científica",
por investigar en forma sistemática el trabajo humano de las operaciones
productivas en las empresas con el método científico.

12
Taylor estableció que era necesario modificar el sistema de autoridad lineal
basado en la milicia para que cada departamento sea una autoridad especializada.
A esto le llamó autoridad Líneo-funcional, lo cual permitió, en el caso de las
remuneraciones, que un solo departamento atendiese todos los asuntos
relacionados con los salarios, el de personal.

Fig. 1 Principales aportaciones de Taylor.

Fig. 2 Principales aportaciones de los Gilbreth para Taylor.

Fig. 3 Gráfica utilizada en las organizaciones, hecha por Gantt, seguidor de Taylor.

2.2.1 Aportación de ENRIQUE FAYOL.

Fayol señaló, de manera enfática, que la administración, sus principios, procesos y
técnicas tienen aplicación universal; es decir, no importa el tipo de organismo o
empresa (pública o privada) ni el tamaño, país, actividad, en todas es posible
aplicar los principios y procesos administrativos.

Fayol define:

 Administrar: Prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
 Prever: Estructurar el futuro con un programa de acción (plan o proyecto
rector de gerencia).
 Organizar: Constituir la estructura orgánica (organigrama) y social
(integración del factor humano).
 Dirigir: Hacer funcionar al personal.

14
 Coordinar: Unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.
 Controlar: Verificar que todo se desarrolle de acuerdo con las normas
(conforme al plan rector) establecidas y órdenes dadas.

El gerente de una empresa tiene que proyectar su actuación al imaginar el futuro
de la empresa para anticiparse a situaciones probables. Así, deberá afinar sus
procesos productivos, presupuestos y crecimiento de la empresa; también debe
organizarse mediante una estructura humana, repartiendo el trabajo por áreas e,
incluso, jerarquías (relación jefes-subordinados), y dirigir, o como Fayol lo
estableció, comandar y coordinar las actividades. Y tiene que controlar, es decir,
comparar continuamente sus planes con sus resultados para mantenersu
proyecte de trabajo en los términos previstos; de ahí que el Proceso Administrativo
sea permanente y continuo.

Previsión-planeación (como parte de la previsión).

La previsión es imaginar el futuro en un proyecto de acción de largo plazo,
estableciendo objetivos y metas, tomando decisiones y fijando políticas de acción.
Fayol incluyó la planeación dentro de la previsión.

Programa de acción (proyecto general de acción).

El programa de acción es el proyecto de empresa ideal (deseada), y en él
participan todas las áreas: desde sus planes generales de crecimiento T
superación de problemas hasta su control.

Objetivos.

Los objetivos son propósitos concretos. Al establecer el programa de acción, la
previsión los define en forma general para orientar el rumbo deseado.

15
Planeación.

La planeación es la proyección de la acción que define objetivos cuantitativos para
periodos específicos.

Políticas.

Una vez determinado el proyecto de negocio deseado, en la previsión, se requiere
determinar con más precisión las políticas generales, que se definen como guías-
orientaciones de la acción directiva para alcanzar el proyecto de negocio. Las
políticas se distinguen de las normas en tanto que son generales, mientras que
estas son específicas.

Procedimientos y Programas.

Los procedimientos y los programas son planes para el logro de objetivos
particulares. Los primeros son permanentes, mientras que los segundos son de
uso único; así, los procedimientos se utilizan, sobre todo, para la producción
continua de los productos de la empresa; se conocen también como procesos.

Fig. 4 Simbología de Gantt utilizada por FAYOL.

Proyectos.

Los proyectos son estudios específicos sobre nuevos negocios (proyectos de
inversión), por ejemplo: modificaciones en proyecto de nuevos productos y/o
servicios.

17
Presupuesto.

El presupuesto es un tipo de plan financiero para un periodo determinado o para
un proyecto específico. El presupuesto establece la cantidad y el tiempo que hay
que entregar a cada área por concepto de sueldos, salarios y prestaciones,
materiales necesarios para el trabajo y adquisición de equipo, así como los gastos
directos (cuando se integran en forma específica a la estimación de un costo de
producción o gastos indirectos, cuando se prorratean).

FAYOL dice que "organizar" la empresa es proveerla de todo lo útil, tanto material,
capital, maquinaria, equipo como personal. A esto le llama cuerpo social, hoy
representado por un organigrama (expresión gráfica de la estructura de puestos y
jerarquías), el cual es funcional en tanto que expresa el área de trabajo: dirección
(máximo puesto), ventas, producción, finanzas, entre otros (departamentos
subordinados de primera línea).

Integración: lo que Fayol llama cuerpo social.

Dirección. Fayol denomina a la función de la dirección comando que consiste en
hacer funcionar el cuerpo social. Dicha tarea es responsabilidad de los gerentes o
jefes de las áreas de trabajo, junto con el director general, a fin de obtener lo mejor
del personal de cada área.

Coordinación. Generar la armonía entre todos los elementos humanos y
materiales para facilitar el funcionamiento y éxito de la empresa.

Control. La comprobación de lo que ocurre contra el programa de acción. En
pocas palabras, es comparar la realidad con lo que se estableció en el plan.

18
Áreas funcionales en las organizaciones.

Las áreas funcionales son claves para una empresa por la actividad que realizan.
De manera conjunta, son la división departamental por gerencias encargadas de
realizar trabajos especializados; la más común es por su función. Las funciones se
relacionan con las profesiones; por ejemplo: finanzas con los contadores públicos,
producción con ingenieros, mercadotecnia y recursos humanos con
administradores, etcétera.

Dirección.

Fayol llamó a la dirección general administración general, y la consideró un área
funcional básica de la que dependen otras funciones, como ventas, producción y
finanzas.

Producción.

Es aquella que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la
elaboración de los productos al suministrar y coordinar la mano de obra, equipo,
instalaciones, materiales y herramientas requeridos.

19
Finanzas.

Su objetivo es el uso óptimo del capital. Comprende la búsqueda de recursos en
las fuentes: bancos, financieras, proveedores, acreedores y programación de
pagos. La función financiera abarca la contabilidad (registro y clasificación de las
operaciones para la generación de estados financieros principales: balance
general, estado de resultados y analíticos, costo de producción y otros).

Ventas, mercadotecnia y distribución.

Ventas, conocida hoy en las grandes empresas como mercadotecnia; también
denominada en menor medida como distribución, se encarga de vender o distribuir
(surtir) a comercializadores independientes, así como del control de vendedores
(fuerza de ventas) desde su selección hasta su control.

Mercadotecnia realiza estudios de mercado para conocer a las poblaciones y
segmentos o clases económicas, que las forman. Comprende la publicidad, la
promoción y la propaganda.

Personal o recursos humanos.

Se encarga de proveer y mantener en la empresa al personal altamente calificado
para cada área. Esto implica la planeación, reclutamiento, selección y contratación
de empleados. Realiza la política y sistemas de pagos de sueldos y salarios,
incluyendo la nómina semanal, salarial o quincenal en el caso de sueldos, junto
con el área de finanzas. Asimismo, Negocia los contratos colectivos de trabajo, los
cuales implican las relaciones con los sindicatos. Se encarga también de la
capacitación y el desarrollo del personal y de establecer la cultura laboral con los
hábitos, principios y valores que favorezcan el crecimiento individual del personal y
de la empresa.

20
Perfil de habilidades de los administradores.

Fayol dice textualmente:

A cada grupo de operaciones o función esencial corresponde una capacidad
especial. Se distinguen la capacidad técnica, la capacidad comercial, la capacidad
financiera, la capacidad administrativa, etcétera.

Cada una de estas aptitudes se basa en un conjunto de características y
conocimientos que se pueden resumir así:

o Cualidades físicas: salud, vigor, habilidad.
o Cualidades intelectuales: aptitudes para comprender y aprender, juicio,
vigor y agilidad intelectuales.
o Cualidades morales: energía, firmeza, valor para aceptar
responsabilidades; iniciativa, sacrificio, tacto, dignidad.
o Cultura general: nociones diversas no exclusivas del dominio de la función
ejercida.
o Conocimientos especiales: conciernen sólo a la función, ya sea técnica,
comercial, financiera, administrativa, etcétera.
o Experiencia: conocimiento que se deriva de la práctica en los negocios. Es
el recuerdo de las lecciones extraídas de los hechos por el individuo.

2.2.2 Aportación de MAX WEBER.

El modelo ideal de burocracia debe comprender:

Máxima división del trabajo. Para lograr sus objetivos, las empresas públicas y
privadas deben dividir el trabajo total en operaciones similares, lo que a su vez
implica la rigurosa fijación formal de las subtareas y deberes de cada eslabón de
la organización: formalización, estructuración y organización.

21
Jerarquía de autoridad. La organización debe estructurarse en una jerarquía de
autoridad. Todo empleado debe estar sujeto al control y supervisión de un
superior. Además, éste debe responder de sus actos y de los de sus
subordinados; y para lograr lo debe tener autoridad legal.

Reglas que definen la responsabilidad y la labor. La labor debe regirse por normas
y políticas que emanen de la dirección. Weberescribió que las órdenes deben ser
precisas, claras y sencillas, y han de determinar las competencias o ámbito legal
de actuación y su responsabilidad.

2.3 Instrumentos.

Dentro de los instrumentos de la organización se pueden mencionar los
siguientes:

2.3.1 Organigramas.

Para Enrique B. Franklin, el organigrama es "la representación gráfica de la
estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se
muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen".

Según Jack Fleitman, define el organigrama como la "representación gráfica de la
estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas
que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de
asesoría".

En síntesis de las definiciones anteriores son representaciones gráficas,
necesarias para llevar a cabo una organización racional, muestran los diferentes
niveles de autoridad que existen en la misma; los cuales van de mayor a menor
jerarquía.

22
2.3.2 Origen de los organigramas.

El primer organigrama fue creado probablemente en 1854 por Daniel McCallum,
superintendente de la compañía del ferrocarril de Nueva York y Erie. McCallum
era responsable de crear una línea de casi 500 millas que iba desde la ciudad de
Jersey, a través de Pennsylvania y de Nueva York, hasta las orillas de los
Grandes Lagos.

Las funciones esenciales de una compañía de ferrocarriles - para coordinar la
entrega de carga y gente, reparar los coches y la pista, supervisar la ubicación de
los trenes, etc. - eran sumamente más complejas para una línea de 500 millas que
para otra de sólo 50 millas.

Sin una organización eficaz, las millas adicionales de la pista harían que
los ferrocarriles sean más costosos de operar. McCallum convirtió al organigrama
en una forma que el escritor Henry Varnum llamó &quot; una pobre semblanza
de un árbol&quot. Sus raíces representaron al presidente y a la junta directiva. Sus
ramas eran las cinco divisiones funcionales y los departamentos de pasajeros
y carga. Sus hojas representaban a los varios agentes vendedores de pasajes y a
los agentes de carga, a las tripulaciones y capataces, y así sucesivamente.

2.4 Manuales.

Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemática,
información acerca de la organización de la empresa y pueden ser: de políticas,
departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de
contenido múltiple, de técnicas y de puestos.

23
2.4.1 Manual de organización.

Es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del
personal que conforma la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus
responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la
correspondencia funcional entre puestos y estructura.

Una de las partes medulares del Manual de organización son las descripciones de
puestos, las cuales delimitan de manera ordenada y clara las funciones de cada
unidad administrativa y operativa, además de identificar las líneas de mando,
comunicación, autoridad, y las condiciones generales del puesto, como
condiciones ambientales, riesgos de trabajo, responsabilidad sobre bienes, dinero
o, documentación, edad, escolaridad y conocimientos necesarios para ocupar el
puesto, etc.

2.4.2 Manual de inducción.

El manual de inducción contiene la información necesaria que el empleado de
nuevo ingreso debe saber acerca de la compañía para poder desempeñar su
trabajo satisfactoriamente. Es útil para orientar a los nuevos empleados, así como
una guía de referencias para empleados de mayor antigüedad. Es de gran valor
pues se considera como un promotor auxiliar en mejorar las relaciones entre
patrón y empleado.

Aspectos que debe contener un manual de inducción:
- Bienvenida
- Misión y visión
- Organigrama (s)
- Descripción del logotipo.
- Breve historia de la empresa

24
- Productos que fabrica, distribuye o comercializa: se debe señalar la
variedad de productos que se elaboran o venden, principales clientes o
distribuidores
- Instalaciones, estructura física: ubicación física de la oficina principal y/o
sucursales y planta, con número de teléfono, fax, correo electrónico, página
web, etc... Puede incluirse un plano de distribución.
- Planes y beneficios: este apartado debe contener información acerca de
planes como capacitación, evaluación del personal y de los beneficios
socioeconómicos más importantes como vacaciones, vales de despensa,
reparto de utilidades, caja de ahorro, atención médica, forma de pago, tipos
de deducciones, etc.
- Condiciones de trabajo: en esta sección se indica el horario, registro de
asistencia, descansos, equipos de seguridad, riesgos de trabajo y cualquier
otra información considerada de importancia para el nuevo trabajador.
Causas de suspensión y terminación de las relaciones laborales.
- Normas de comportamiento interno: que normas rigen en relación al uso del
teléfono, puntualidad, fotocopiado de documentos, etc.
- Directorio

2.5 Diseño organizacional.

Por pequeña que sea una organización, debe de poseer un adecuado diseño
organizacional para aprovechar al máximo los recursos que la empresa posee. “El
diseño de un nuevo sistema de organización es el paso más importante en el
proceso de reorganización de una empresa; la estructura de la organización es un
mecanismo proyectado para ayudar a lograr las metas de la empresa”.

El diseño de la estructura organizacional requiere una formulación de objetivos y la
asignación de responsabilidades, para que todos los empleados que integran la
organización, distribuyan el tiempo para cada proceso tan eficazmente como sea
posible.

2.5.1 Diseño de la estructura administrativa.

El propósito de una estructura organizacional, es contribuir a la creación de un
entorno favorable para el desempeño del recurso humano. Es un instrumento
administrativo que permite la coordinación de todos los elementos con los que la
empresa cuenta y su eficaz aplicación. En la estructura se debe definir las tareas
por realizar y para su diseño debe tomarse en cuenta las capacidades y
motivaciones del personal disponible.

2.5.2 Análisis de puestos.

Según Chiavenato (1988), la importancia del Análisis de los Puestos de trabajo es
un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideración a la persona
que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí.

Proceso de análisis de puestos.

1. Recopilación de información para el análisis de puestos. Previo
reconocimiento de los puestos, se procede a la recopilación de la
información mediante las siguientes técnicas: La observación directa o
indirecta de la actividad, aplicación de cuestionarios, la entrevista al
ocupante del puesto y al supervisor, la medición de los tiempos y
movimientos, evaluación de las cargas de trabajo, etc.
2. Análisis y descripción del cargo o puesto. Esta etapa tiene 2 fases: la
primera que es el análisis de la información recopilada que en esencia
viene a ser el análisis de puestos y luego la segunda que es la
trascripción de este en una información más elaborada y estandarizada.
3. Especificación del puesto. La especificación del puesto de trabajo indica
o señala los requisitos y calificaciones académicas, técnicas y de
personalidad exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas.

26
Comprende el nivel de estudios o conocimientos, las competencias
técnicas, cognitivas o personales, tiempo de experiencia, sexo, etc.

2.6 Antecedentes de las Consultorías.

Desde hace algunos años, las empresas de software han revolucionado la manera
de atender a sus clientes, mediante distintas formas de distribución de sus
productos y/o servicios, desarrollando nuevas maneras de comunicación, creando
franquicias desoftware con procesos estandarizados, y realizando su crecimiento
de manera exitosa.

La Consultoría Empresarial se ha convertido en una herramienta a la que recurren
cada vez más empresas que desean simultáneamente mejorar su posición
competitiva y mantener su independencia sin tener que dedicar muchos recursos a
actividades en las que no tienen ventajas competitivas. Las consultorías
empresariales se han incrementado en aquellas empresas que se han visto
sometidas a la presión acelerada de la introducción de nuevos productos o
servicios.

Esto les ha forzado a concentrar sus recursos en las actividades que mejor
desempeñan y al mismo tiempo delegar funciones de mejor rango a consultoras
dedicadas a dichos rubros. El trabajo del consultor empieza al surgir alguna
situación juzgada insatisfactoria y susceptible de mejora y que termina en una
situación que produzca un cambio y que constituya una mejora.

Por último el autor Álvarez de Novales José Mario señaló que la existencia de este
tipo de organizaciones es aportar valor. El valor se encuentra en la solución de
necesidades de aquellos con quienes interactúa.

Al respecto existen una serie de definiciones establecidas por muchos
especialistas del tema. Es en este sentido que el autor Cohen William considera

27
que la consultoría empresarial es cualquier empresa que da consejos o presta
otros servicios de naturaleza profesional a cambio de una retribución económica.

De otro lado, el autor Díaz Zambrano Alfonso señaló que la Consultoría
Empresarial es un servicio prestado por una persona o personas independientes,
calificadas en la identificación e investigación de problemas relacionados con
políticas, organización, procedimientos y métodos.

Por último, el autor Meza Francisco refirió que la consultoría empresarial es un
servicio al cual los directores de empresas pueden recurrir si sienten necesidad de
ayudar en la solución de problemas.

28
CAPÍTULO 3
SITUACIÓN ACTUAL DE CONSULTORÍA EMPRESARIAL DE OCCIDENTE

3.1 Generalidades de la empresa.

Consultoría Empresarial de Occidente (CONEM) fue fundada el 8 de enero del
2013 como TOTAL SOLUTIONS siendo una empresa pequeña dedicada a la
implementación de sistemas administrativos y capacitación en procesos para la
optimización del recurso tecnológico y humano.

CONEM cuenta con 6 trabajadores siendo 3 trabajadores de planta y 3 eventuales
(se subcontratan para proyectos específicos u otra actividad relevante).

Actualmente CONEM es distribuidor autorizado Microsip en los estados de Colima
y Jalisco. Microsip es un completo ERP para Pymes con más de 25 años de
experiencia en el mercado y que se encuentra conformado por nueve módulos:
cuentas por cobrar, inventarios, ventas, cuentas por pagar, compras, punto de
venta, contabilidad, bancos y nómina. Los cuales pueden funcionar en forma
individual o integral, dependiendo de las necesidades de su negocio y permiten
llevar controles precisos y eficientes de manera fácil y accesible en todo momento,
sin importar el giro al que se dedique la empresa.

3.1.2 Misión.

Ayudar a nuestros clientes a aprovechar el máximo potencial de su recurso
humano y tecnológico, capacitando al personal y analizando los procesos de la
empresa, reduciendo costos y aumentando utilidades.

29
3.1.3 Visión.

Ser empresa líder en el Sur de Jalisco y el estado de Colima, en consultorías de
sistemas y procesos administrativos, innovando el desarrollo productivo de cada
uno de nuestros clientes.

3.1.4 Valores.
Respeto.

Responsabilidad.

Trabajo en equipo.

Ética.

3.1.5 ¿Qué hacen?
Brindan capacitación en sistemas administrativos y análisis de procesos
operativos.
3.1.6 ¿Cómo lo hacen?
Mediante un análisis previo de los procesos del cliente, elaboración de proyecto
(elaboración del plan de trabajo, objetivos y requerimientos), y ejecución del plan
de trabajo.

3.1.7 Análisis FODA.

Fortalezas.

-Capacitación para consultores de sistemas administrativos Microsip:
* Distribución básica.

30
* Distribución intermedio.
* Distribución avanzada.
* Reporteador básico.
* Reporteador intermedio.
* Reporteador avanzado.
* Contabilidad.
* Bancos.
* Nómina.
* Sistemas Web (Microsip en ruta y Cómputo Móvil).

-Experiencia en atención a más de 250 empresas en todo el estado de Colima y
Sur de Jalisco.

Debilidades.

-Una mala organización.
-Falta de publicidad.

Oportunidades.

-Crecimiento y reconocimiento en el mercado.
-Clientes potenciales.

Amenazas.

- Competencia.

3.1.8 Clientes y Mercado.
Actualmente se cuenta con casi 50 clientes, los cuales son pequeñas y medianas
empresas, la mayoría con una presencia en todo el estado de Colima, mediante
distribución y/o varias sucursales. Siendo algunas de ellas, las empresas locales
mejor posicionadas en el mercado estatal.

3.1.9 Recursos de la empresa

Recurso humano. La productividad del empleado se mide a través de la
contratación eventual para un proyecto.

Instalaciones. Se trata de hacer innovaciones cada año.

Desarrollo de productos. Se pretende reestructurar la oferta de servicios en un
plazo de 6 meses, ofreciendo mayores beneficios, y soluciones más
personalizadas.

3.1.10 Competencia.

En la zona de trabajo, se encuentran cerca de 5 competidores fuertes, sin
embargo, existen algunos diferenciadores que se pueden aprovechar para mejorar
el posicionamiento de la empresa, por ejemplo: Una de los competidores analiza
procesos empresariales, sin implementar sistemas de información para su
corrección; otro de ellos se enfoca en un 90% a la implementación de sistemas
administrativos, dejando de lado el aprovechamiento en sus procesos; un tercer
competidor se dedica únicamente al análisis general de los procesos de las
empresas, sin profundizar detalladamente en cada caso particular, ofreciendo más
que mejoría en los procesos, motivación a los empleados y empresarios.

32
3.2 Organización de la empresa.

Consultoría Empresarial de Occidente carece de un organigrama que muestre los
niveles de autoridad y responsabilidad, lo que hace que nadie tenga una función
en específica. También, no cuenta con una descripción de puestos, por lo que
hace que las actividades se realicen desordenadamente, haciendo así un mal
desempeño en las funciones que permitirán a la empresa continuar con su
crecimiento.

3.2.1 División del trabajo.

La empresa no cuenta con los documentos necesarios, debido a esto se
determinó que las diferentes actividades que se realizan, no están adecuadamente
asignadas.

3.2.2 Departamentalización.

La empresa no cuenta con una departamentalización adecuada a sus
necesidades, ya que desarrollan actividades mixtas y variables.

3.2.3 Flujo de trabajo.

Por el desorden que tiene la empresa en la asignación de funciones, esto no
permite que avance en su desarrollo y crecimiento.

3.3 Diagnóstico.

La empresa desarrolla sus actividades de forma desordenada, por lo que es
necesario crear instrumentos que ayuden, apoyen y guíen al empleado a
desarrollar las tareas que sean necesarias para su buen funcionamiento.

33
Es importante que la empresa posea una estructura que permita definir claramente
las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de la organización.

34
CAPITULO 4
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE CONSULTORIA
EMPRESARIAL DE OCCIDENTE
Con base en la situación actual de la empresa Consultoría Empresarial de
Occidente, se determinó la necesidad de realizar un diseño en el área
administrativa de la empresa, con el fin de resolver la problemática que está
enfrentando, la cual le está impidiendo tenerun mayor desarrollo.

4.1 Justificación del diseño.

Se sugiere aplicar un diseño en la estructura administrativa, con el fin de tener un
mayor desarrollo para la empresa. El diseño en la estructura administrativa está
enfocado a la reestructuración de los puestos de trabajo y así asignarles las
actividades que deben cumplir.

De acuerdo a la situación actual de la empresa, la empresa carece de una
estructura organizacional que le permita tener un control de las actividades o
tareas que se realizan, haciendo así que los recursos humanos, materiales y
financieros, se desperdicien y, por lo consiguiente, se generen problemas que no
le permiten su eficiente desarrollo.

Con el nuevo diseño organizacional, la empresa podrá enfrentar problemas que se
presenten hoy y en un futuro, ya que en la actualidad los negocios van cambiando
constantemente y se necesita estar en constante cambio e innovación, para esto
se tiene que tener una buena administración.

Hoy en día la forma de hacer negocios ha cambiado mucho y las empresas tienen
que utilizar nuevos métodos para poder tener éxito, para esto debe estar muy bien
organizada y tener bien definida la autoridad.

35
4.2 Organización.

Debido a la situación de la empresa, es importante que en su organización se
realice un diseño en la estructura administrativa que permita que cada unidad
administrativa esté en buen funcionamiento para realizar las tareas que a cada
una le corresponden.

Esta etapa del proceso administrativo se fundamenta en un adecuado orden y
coordinación en los recursos que cuenta la empresa, para su futuro desarrollo.

4.2.1 Misión.
La misión con la que cuenta la empresa es la siguiente:

La misión que se pretende aplicar es la siguiente:

Ser reconocidos por nuestro liderazgo y compromiso para crear oportunidades de
crecimiento y así nuestros clientes aprovechen el máximo potencial de su recurso
humano y tecnológico, reduciendo costos y aumentando utilidades.

4.2.2 Visión
La visión con la que cuenta la empresa continuará de la misma manera.

Ser empresa líder en el Sur de Jalisco y el estado de Colima, en consultorías de
sistemas y procesos administrativos, innovando el desarrollo productivo de cada
uno de nuestros clientes.

36
4.2.3 Valores.

Los valores con los que la empresa cuenta quedarán de igual manera, pero ahora
se definirá cada uno.

Respeto. El respeto hacia el tiempo y actitud de nuestros clientes es nuestra
mayor importancia.

Responsabilidad. Ser una empresa responsable de nuestros actos, aceptando así
las consecuencias de éstos.

Trabajo en equipo. El trabajo en equipo con el cliente garantiza excelentes
resultados en nuestras actividades.

Ética. Ser una empresa con responsabilidad moral hacia la misma y el cliente.

4.3 Funciones actuales realizadas en CONEM.

Las funciones que cada unidad administrativa realiza son las siguientes:

Dirección.

- Administra las relaciones de la empresa (dinero y trabajo).
- Toma decisiones.
- Trasmite información hacia el gerente general.

Gerencia General.

- Toma algunas decisiones de la empresa.
- Atiende a algunos clientes especiales.
- Se encarga de todo lo administrativo y financiero de la empresa.

37
- Se encarga de conseguir más clientes.
- Agenda las citas para clientes.

Contador.

- Registra e interpreta la información financiera.

Gerencia de operaciones.

- Atiende a clientes, ya sea por llamada o directamente en su negocio.
- Supervisa el tiempo, para así tener un mejor rendimiento.

Asistente.

- Lleva un registro de las actividades que se realiza.
- Constante actualización en la cartera de clientes.
- Recibir llamadas de clientes.
- Agendar citas para clientes.
- Capturar facturas o información de la empresa.
- Llamar a futuros clientes.
- Recibe y envía correspondencia.
- Toma mensajes y los transmite.
- Elabora cheques.
- Desglosa y entrega cheques.
- Lleva control de caja chica.
- Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización.
- Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
- Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

38
4.4 Estructura organizacional propuesta.

La presente propuesta del diseño en la estructura administrativa está dirigida al
aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y a la creación de puestos
administrativos eficientes, ya que se requiere contar con personal idóneo que
asuma de manera responsable y eficiente la realización de las diferentes tareas
que se llevan a cabo en la organización.

Se propone para la aplicación del nuevo diseño administrativo el establecimiento
de las siguientes unidades administrativas:

1. Dirección.
2. Gerencia General.
3. Gerencia Administrativa Financiera.
4. Gerencia de Operaciones.

La empresa cuenta con el puesto de Gerente General, mismo que será necesario
que continúe, para el cumplimiento de las funciones y actividades que a este
puesto de trabajo le corresponde realizar.

Se creará el puesto de Gerente Administrativo Financiero y se dedicará en su
totalidad a la administración del área que le corresponde, con el propósito de
evitar la duplicidad de mando que se ejerce actualmente en el puesto de trabajo
del Gerente General. El Gerente de Operaciones se dedicará a todos los procesos
operativos de la empresa para que se realicen en el momento adecuado y preciso.

Se sugiere para la Gerencia General que la asistente que ya existe quede como
asistente de gerencia y para la Gerencia Administrativa Financiera, se crearán
dos puestos de trabajo, los cuales consisten en un asistente y un auxiliar
administrativo y contable, con el fin de que cada unidad tenga una mejor

39
funcionalidad. Para la Gerencia de Operaciones se creará el puesto de auxiliar de
atención al cliente y un asistente.

Entonces, el Gerente General tendrá bajo su cargo al Gerente Administrativo
Financiero y al Gerente de Operaciones. También se requirió diseñar las
actividades que se realizarán en cada puesto de trabajo y así poder capacitar a las
personas asignadas.

A continuación, se muestra el organigrama general propuesto donde se muestran
los puestos de trabajo de cada unidad administrativa.

40
Organigrama General Propuesto

Consultoría Empresarial de Occidente

El organigrama representa las unidades que integraran la empresa y los diferentes
niveles de autoridad, esto permitirá el control de todas las actividades que se
realicen en la empresa.

Gerencia
General
Gerencia
Administrativa
Financiera
Gerencia
de
Operaciones
Contador
Auxiliar
administrativo
y contable
Asistente
Auxiliar de
atención al
cliente
Asistente
Asistente

41
4.5 Funciones propuestas de cada puesto de trabajo.

A continuación se describen las principales funciones para las unidades
administrativas.

Dirección.

- Velar por los resultados de la empresa.
- Gestionar negocios de la empresa.
- Rechazar o aprobar decisiones en la empresa.
- Encontrar soluciones en la empresa.
- Prever el financiamiento de la organización.

Gerencia General.

- Representación legal de la empresa.
- Planear, organizar y controlar las actividades de la empresa.
- Supervisar a los gerentes de área.
- Buscar nuevos clientes.
- Conocer el mercado más a fondo.
- Administrar todos los recursos de la empresa.
- Buscar el buen funcionamiento de la empresa parael logro de objetivos.
- Presentar a Dirección las actividades realizadas en la empresa.
- Cumplir con funciones que le asigne Dirección.
- Motivar a los empleados.
- Controlar el presupuesto de la empresa.
- Interpretar estados financieros para toma de decisiones.
- Establecer planes de desarrollo para la empresa.
- Organizar la estructura actual y a futuro.
- Supervisar y aprobar contrataciones de personal.

42
Contador.

- Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto
de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de la
contabilización de cada una de las operaciones.
- Llevar el control sobre las distintas partidas que constituyen el movimiento
contable y que dan lugar a los balances y demás reportes financieros.
- Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan
correctamente los datos fiscales de la empresa que cumplan con las
formalidades requeridas.
- Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante
el registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración
de IVA.
- Revisar que se cumplan con los principios de contabilidad de aceptación
general.
- Mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad.
- Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la
información suministrada por la organización y por el cliente.

Gerencia Administrativa Financiera.

- Administrar las cuentas bancarias de la empresa.
- Velar que se cumplan los procedimientos financieros de la empresa.
- Realizar cálculos matemáticos y financieros.
- Revisar estados financieros.
- Elaborar presupuesto de ingresos y egresos de la empresa.
- Presentar informes al Gerente General.
- Administrar presupuesto de compras.
- Elaboración y registro de pagos en general.
- Reclutar, seleccionar y contratar personal para los puestos que se
encuentren vacantes en la empresa.

43
- Llevar a cabo el pago de nómina a los trabajadores.

Gerencia de Operaciones.

- Manejar problemas con clientes nuevos o insatisfechos.
- Actualización de sistema con clientes.
- Toma de algunas decisiones.
- Reducir tiempos en los servicios hacia el cliente.
- Incorporar nuevas tecnologías.
- Trabajar eficazmente con las otras funciones de la empresa.
- Actuar eficazmente con proveedores.
- Controlar recursos necesarios.
- Establecer estrategias de servicios en mercados nuevos.
- Verificar la calidad del servicio brindado hacia los clientes.

Auxiliar administrativo y contable.

- Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón
de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle.
- Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos,
que resulten más adecuados a los fines perseguidos.
- Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razón del
puesto que desempeña.
- Efectuar los gastos contemplados en presupuesto a través del banco.
- Confeccionar nóminas y seguros sociales de los empleados.
- Tramitación de Altas/bajas de los empleados por accidente o enfermedad.
- Llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como:
pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes,
asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos
fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos
y otras asignaciones especiales.

44
Asistente de Gerente General.

- Agendar o calendarizar las actividades de tu jefe.
- Llevar un control de dicha agenda en cuanto a las citas con clientes.
- Atender al teléfono las llamadas que van dirigidas al gerente general, tomar
datos de la llamada, con ello pasar la información al gerente.
- Elaborar oficios que se requieran ya sea cartas, memorandos, informes
utilizando procesador de textos, bases de datos, hojas de cálculo y
programas de presentación.
- Coordinar actividades de la empresa.
- Responder preguntas con clientes.
- Recibir correspondencia o paquetes que se reciban.
- Ser puntual en todas las actividades.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

Asistente de Gerente Administrativo Financiero.

- Agendar o calendarizar las actividades de tu jefe.
- Desarrollar sistemas de gestión de documentos.
- Preparar estados financieros y facturas.
- Recopilar datos numéricos.
- Mantener control de lo que está en inventario y cuándo solicitar insumos de
oficina.
- Ser puntual en todas las actividades.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Elabora informes de las actividades realizadas.

Asistente de Gerente de Operaciones.

- Agendar o calendarizar las actividades de tu jefe.
- Capaz de responder consultas con clientes.

45
- Mantener y operar las fotocopiadoras, impresoras, los sistemas de teléfono,
de videoconferencia y de otro equipo de oficina.
- Elabora informes de las actividades realizadas.
- Ser puntual en todas las actividades.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

Auxiliar de atención al cliente.

- Ayudar en todo lo que requiera el Gerente de operaciones respecto hacia el
cliente.
- Interactuar con todos los clientes posibles.
- Asegurar día con día una correcta supervisión hacia el cliente.
- Llevar a cabo algunas tareas de captura de datos y organización de
documentos.
- Resolver problemas técnicos en la empresa y con el cliente.
- Ayudar en la capacitación de nuevos clientes.
- Supervisión de bitácora de operación.
- Atención y servicio al cliente.

46
4.6 Descripción técnica de puestos.

Consultoría Empresarial de Occidente

1. Unidad administrativa: Gerencia General.

a. Gerente General.
b. Asistente de Gerencia.
c. Contador.

2. Unidad administrativa: Gerencia Administrativa Financiera.

a. Gerente Administrativo Financiero.
b. Auxiliar administrativo y contable.
c. Asistente de Gerencia Administrativa financiera.

3. Unidad administrativa: Gerencia de Operaciones.

a. Gerente de Operaciones.
b. Asistente de Gerencia de Operaciones.
c. Auxiliar de atención al cliente.

47
4.6.1 Gerente General.

DATOS GENERALES DEL PUESTO:
Título del puesto Unidad administrativa
Gerente General Gerencia General
Superior inmediato Subalternos
Dirección Gerente Administrativo Financiero y
Gerente de Operaciones

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Velar por el cumplimiento de la empresa, a través de la planificación, dirección y
coordinación de los diferentes recursos de la empresa.

Atribuciones
 Representación legal de la empresa.
 Planear, organizar y controlar las actividades de la empresa.
 Supervisar a los gerentes de área.
 Buscar nuevos clientes.
 Conocer el mercado más a fondo.
 Administrar todos los recursos de la empresa.
 Buscar el buen funcionamiento de la empresa para el logro de objetivos.
 Presentar a Dirección las actividades realizadas en la empresa.
 Cumplir con funciones que le asigne Dirección.
 Motivar a los empleados.
 Controlar el presupuesto de la empresa.
 Interpretar estados financieros para toma de decisiones.
 Establecer planes de desarrollo para la empresa.
 Organizar la estructura actual y a futuro.
 Supervisar y aprobar contrataciones de personal.

COMUNICACIÓN:
Interna Externa
 Dirección
 Gerente Administrativo
Financiero
 Gerente de Operaciones
 Asistentes
 Clientes
 Proveedores
 Bancos
 SAT

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:
Horario Escolaridad
Lunes a Viernes de 9:00 am-2:00
pm y de 4:00 pm-7:00 pm hrs.
Licenciatura en Áreas Económico-
Administrativas
Experiencia Estado Civil
4 años Indistinto
Edad Sexo
28 a 40 años Indistinto
Conocimientos Habilidades
Alta Dirección.
Administración de RecursosHumanos.
Ley Federal del Trabajo.
Ley del Seguro Social.
Manejo del paquete básico de
Office.
Normas de Información Financiera.
Contabilidad Financiera.
Contabilidad Administrativa.

Buen líder.
Motivador.
Disciplina y calidad de trabajo.
Facilidad de expresión oral y escrita.
Don de mando.
Negociación.
Gestión de recursos.
Comunicación oral y escrita.
Manejo de conflictos.
Proactividad.
Capacidad de análisis.

49
Comunicación.
Organización.
Empatía.
Trabajo en equipo.
Orientación al logro.
Gestión del estrés.

RESPONSABILIDAD
De materiales Tiene responsabilidad en cuanto a los bienes muebles e
inmuebles de la empresa.
De supervisión Cumplimiento de los objetivos organizacionales a través
del buen trabajo realizado por cada integrante de la
empresa.
De dinero Sobre las cuentas bancarias de la empresa.

De documentación Documentos internos de la institución, actas constitutivas,
contratos con bancos y empresas, etc.
De toma de
decisiones
Basadas en experiencias para un mejor desarrollo de la
empresa.
De información
confidencial
Un grado de confidencialidad alta.

50
4.6.2 Asistente de Gerencia General.

DATOS GENERALES DEL PUESTO:
Título del puesto Unidad administrativa
Asistente de Gerencia general Gerencia General
Superior inmediato Subalternos
Gerente General Ninguno

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Encargado de realizar todas las actividades de carácter secretarial y brindar
apoyo en las actividades de gerencia general y dirección.

Atribuciones
 Agendar o calendarizar las actividades de tu jefe.
 Llevar un control de dicha agenda en cuanto a las citas con clientes.
 Atender al teléfono las llamadas que van dirigidas al gerente general,
tomar datos de la llamada, con ello pasar la información al gerente.
 Elaborar oficios que se requieran ya sea cartas, memorandos, informes
utilizando procesador de textos, bases de datos, hojas de cálculo y
programas de presentación.
 Coordinar actividades de la empresa.
 Responder preguntas con clientes.
 Recibir correspondencia o paquetes que se reciban.
 Ser puntual en todas las actividades.
 Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

COMUNICACIÓN:
Interna Externa
 Dirección  Clientes

51
 Gerente General
 Gerente Administrativo
Financiero
 Gerente de Operaciones
 Asistentes
 Proveedores

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:
Horario Escolaridad
Lunes a Viernes de 9:00 am-2:00
pm y de 4:00 pm-7:00 pm hrs.
Título de asistente (secretari@)
Experiencia Estado Civil
3 años Indistinto
Edad Sexo
22 a 40 años Indistinto
Conocimientos Habilidades
Técnicas secretariales.
El manejo de equipo común de
oficina (computadora, fax,
fotocopiadora, máquina de escribir
electrónica y otros).
Métodos y procedimientos de
oficina.
Técnicas de archivo, ortografía,
redacción y mecanografía.
Computación básica.
Relaciones humanas.
Normas de cortesía.
Técnicas de Fichaje y Kardex.
Facilidad de expresión.
Ser una persona colaboradora.
Iniciativa propia.
Buenas relaciones interpersonales.
Trabajo en equipo.
Organizar el trabajo.

52
RESPONSABILIDAD
De materiales Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso y medianamente complejos, siendo su
responsabilidad directa.
De supervisión El cargo recibe supervisión general de manera directa y
constante y no ejerce supervisión.
De dinero Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y
valores y custodia de materiales.
De documentación Documentos internos de la institución, actas
constitutivas, contratos con bancos y empresas, etc.
De toma de
decisiones
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
De información
confidencial
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
media.

53
4.6.3 Contador.

DATOS GENERALES DEL PUESTO:
Título del puesto Unidad administrativa
Contador (externo) Gerencia General
Superior inmediato Subalternos
Dirección Gerente Administrativo Financiero y
Gerente de Operaciones

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Velar por el cumplimiento de la empresa, a través de la planificación, dirección y
coordinación de los diferentes recursos de la empresa.

COMUNICACIÓN:
Interna Externa
 Dirección
 Gerente Administrativo
Financiero
 Gerente de Operaciones
 Asistentes
 Clientes
 Proveedores
 Bancos
 SAT

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:
Horario Escolaridad
Lunes a Viernes de 9:00 am-2:00
pm y de 4:00 pm-7:00 pm hrs.
Licenciatura en Áreas Económico-
Administrativas
Experiencia Estado Civil
4 años Indistinto
Edad Sexo
28 a 40 años Indistinto
Conocimientos Habilidades
Alta Dirección.
Administración de Recursos
Humanos.
Ley Federal del Trabajo.
Ley del Seguro Social.
Manejo del paquete básico de
Office.
Normas de Información Financiera.
Contabilidad Financiera.
Contabilidad Administrativa.

55
Comunicación.
Organización.
Empatía.
Trabajo en equipo.
Orientación al logro.
Gestión del estrés.

56
4.6.4 Gerente Administrativo Financiero.

DATOS GENERALES DEL PUESTO:
Título del puesto Unidad administrativa
Gerente Administrativo Financiero Gerencia Administrativa Financiera
Superior inmediato Subalternos
Gerente General Asistente de Gerencia Administrativa
Financiera

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Encargado de dar cumplimiento a los procedimientos financieros establecidos
junto con dirección y gerencia general.

Atribuciones
 Administrar las cuentas bancarias de la empresa.
 Velar que se cumplan los procedimientos financieros de la empresa.
 Realizar cálculos matemáticos y financieros.
 Revisar estados financieros.
 Elaborar presupuesto de ingresos y egresos de la empresa.
 Presentar informes al Gerente General.
 Administrar presupuesto de compras.
 Elaboración y registro de pagos en general.
 Reclutar, seleccionar y contratar personal para los puestos que se
encuentren vacantes en la empresa.
 Llevar a cabo el pago de nómina a los trabajadores.

COMUNICACIÓN:
Interna Externa
 Dirección  Clientes

57
 Gerente General Gerente de Operaciones
 Asistentes
 Proveedores
 Bancos
 SAT

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:
Horario Escolaridad
Lunes a Viernes de 9:00 am-2:00
pm y de 4:00 pm-7:00 pm hrs.
Licenciatura en Áreas Económico-
Administrativas
Experiencia Estado Civil
3 años Indistinto
Edad Sexo
26 a 40 años Indistinto
Conocimientos Habilidades
Alta Dirección.
Administración de Recursos
Humanos.
Ley Federal del Trabajo.
Ley del Seguro Social.
Manejo del paquete básico de
Office.
Normas de Información Financiera.
Contabilidad Financiera.
Contabilidad Administrativa.

Elocuente.
Líder.
Capacidad analítica.
Don de mando.
Calidad de trabajo.
Disciplina.
Facilidad de expresión.
Planificación de actividades laborales.
Trabajo bajo presión.
Motivador.
Iniciativa propia.

RESPONSABILIDAD
De materiales Tiene responsabilidad en cuanto a los bienes muebles e
inmuebles de la empresa.
De supervisión Cumplimiento de los objetivos organizacionales a través

58
del buen trabajo realizado por cada integrante de la
empresa.
De dinero Sobre las cuentas bancarias de la empresa y el efectivo
en caja.
De documentación Documentos internos de la institución, actas constitutivas,
contratos con bancos y empresas, etc.
De toma de
decisiones
Basadas en experiencias para un mejor desarrollo de la
empresa.
De información
confidencial
Un grado de confidencialidad alta.

59
4.6.5 Asistente de Gerencia Administrativa Financiera.

DATOS GENERALES DEL PUESTO:
Título del puesto Unidad administrativa
Asistente de Gerencia Administrativa
Financiera
Gerencia Administrativa Financiera
Superior inmediato Subalternos
Gerente Administrativo Financiero Ninguno

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Encargado de realizar todas las actividades de carácter secretarial y brindar
apoyo en las actividades de gerencia administrativa financiera.

Atribuciones
 Agendar o calendarizar las actividades de tu jefe.
 Desarrollar sistemas de gestión de documentos.
 Preparar estados financieros y facturas.
 Recopilar datos numéricos.
 Mantener control de lo que está en inventario y cuándo solicitar insumos
de oficina.
 Ser puntual en todas las actividades.
 Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
 Elabora informes de las actividades realizadas.

COMUNICACIÓN:
Interna Externa
 Dirección
 Gerente General
 Gerente Administrativo
 Clientes
 Proveedores

60
Financiero
 Gerente de Operaciones
 Asistentes

RESPONSABILIDAD

61
De materiales Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso y medianamente complejos, siendo su
responsabilidad directa.
De supervisión El cargo recibe supervisión general de manera directa y
constante y no ejerce supervisión.
De dinero Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y
valores y custodia de materiales.
De documentación Documentos internos de la institución, actas
constitutivas, contratos con bancos y empresas, etc.
De toma de
decisiones
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
De información
confidencial
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
media.

62
4.6.6 Auxiliar administrativo y contable.

DATOS GENERALES DEL PUESTO:
Título del puesto Unidad administrativa
Auxiliar administrativo y contable Gerencia Administrativa Financiera
Superior inmediato Subalternos
Gerente Administrativo Financiero Ninguno

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de
correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de las
operaciones de la compañía y verificar su adecuada contabilización.

Atribuciones
 Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón
de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle.
 Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o
informáticos, que resulten más adecuados a los fines perseguidos.
 Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razón
del puesto que desempeña.
 Efectuar los gastos contemplados en presupuesto a través del banco.
 Confeccionar nóminas y seguros sociales de los empleados. Tramitación
de Altas/bajas de los empleados por accidente o enfermedad.
 Llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales
como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes,
asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de
fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas
de cursos y otras asignaciones especiales.

COMUNICACIÓN:
Interna Externa
 Dirección
 Gerente General
 Gerente Administrativo
Financiero
 Gerente de Operaciones
 Asistentes
 Clientes
 Proveedores

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:
Horario Escolaridad
Lunes a Viernes de 9:00 am-2:00
pm y de 4:00 pm-7:00 pm hrs.
Carrera de administración o técnico en
contabilidad.
Experiencia Estado Civil
2 años Indistinto
Edad Sexo
22 a 40 años Indistinto
Conocimientos Habilidades
Manejo de los programas de Office
(Word, Excel).
Conocimientos actualizados
contabilidad y tributaria.
Manejo de herramientas de oficina.
Conocimiento como mínimo de un
programa contable.
Conocimiento de los
procedimientos del sistema de
gestión integrado relacionados en
Competencias comunicacionales,
interpersonales intrapersonales y de
gestión.
Trabajo en equipo.
Iniciativa, creatividad, prudencia y
proactividad. Orientación al servicio.

64
la caracterización del proceso al
cual pertenece.

RESPONSABILIDAD
De materiales Maneja constantemente equipos y materiales de fácil
uso y medianamente complejos, siendo su
responsabilidad directa.
De supervisión El cargo recibe supervisión general de manera directa y
constante y no ejerce supervisión.
De dinero Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y
valores y custodia de materiales.
De documentación Documentos internos de la institución, actas
constitutivas, contratos con bancos y empresas, etc.
De toma de
decisiones
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
De información
confidencial
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
media.

65
4.6.7 Gerente de Operaciones.

DATOS GENERALES DEL PUESTO:
Título del puesto Unidad administrativa
Gerente de Operaciones Gerencia de Operaciones
Superior inmediato Subalternos
Gerente General Asistente de Gerencia de Operaciones
y Auxiliar de atención al cliente

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Encargado de planificar, dirigir, controlar todas las operaciones referentes a
cliente-empresa.

Atribuciones
 Manejar problemas con clientes nuevos o insatisfechos.
 Actualización de sistema con clientes.
 Toma de algunas decisiones.
 Reducir tiempos enlos servicios hacia el cliente.
 Incorporar nuevas tecnologías.
 Trabajar eficazmente con las otras funciones de la empresa.
 Actuar eficazmente con proveedores.
 Controlar recursos necesarios.
 Establecer estrategias de servicios en mercados nuevos.
 Verificar la calidad del servicio brindado hacia los clientes.

COMUNICACIÓN:
Interna Externa
 Dirección
 Gerente General
 Clientes
 Proveedores

66
 Gerente Administrativo
Financiero
 Asistentes

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:
Horario Escolaridad
Lunes a Viernes de 9:00 am-2:00
pm y de 4:00 pm-7:00 pm hrs.
Licenciatura en Áreas Económico-
Administrativas
Experiencia Estado Civil
3 años Indistinto
Edad Sexo
26 a 40 años Indistinto
Conocimientos Habilidades
Alta Dirección.
Administración de Recursos
Humanos.
Ley Federal del Trabajo.
Ley del Seguro Social.
Manejo del paquete básico de
Office.
Normas de Información Financiera.
Contabilidad Financiera.
Contabilidad Administrativa.
Habilidad para comunicarse.
Adaptación.
Trabajo en equipo.
Toma de decisiones.
Don de mando.
Manejo de programas de operación.
Capacidad negociadora.
Liderazgo.

RESPONSABILIDAD
De materiales Tiene responsabilidad en cuanto a los bienes que se
utilicen hacia el cliente y de la empresa.
De supervisión Cumplimiento de los objetivos organizacionales a través
del buen trabajo realizado por cada integrante de la

67
empresa.
De documentación Documentos internos de la institución, contratos con
empresas, etc.
De toma de
decisiones
Basadas en experiencias para un mejor desarrollo de la
empresa.
De información
confidencial
Un grado de confidencialidad alta.

68
4.6.8 Asistente de Gerencia de Operaciones.

DATOS GENERALES DEL PUESTO:
Título del puesto Unidad administrativa
Asistente de Gerencia de Operaciones Gerencia de Operaciones
Superior inmediato Subalternos
Gerente de Operaciones Ninguno

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Encargado de realizar todas las actividades de carácter secretarial y brindar
apoyo en las actividades de gerencia de operaciones.

Atribuciones
 Agendar o calendarizar las actividades de tu jefe.
 Capaz de responder consultas con clientes.
 Mantener y operar las fotocopiadoras, impresoras, los sistemas de
teléfono, de videoconferencia y de otro equipo de oficina.
 Elabora informes de las actividades realizadas.
 Ser puntual en todas las actividades.
 Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

COMUNICACIÓN:
Interna Externa
 Dirección
 Gerente General
 Gerente Administrativo
Financiero
 Gerente de Operaciones
 Asistentes
 Clientes
 Proveedores

70
De documentación Documentos internos de la institución, actas
constitutivas, contratos con bancos y empresas, etc.
De toma de
decisiones
Las decisiones que se toman se basan en
procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
De información
confidencial
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
media.

71
4.6.9 Auxiliar de atención al cliente.

DATOS GENERALES DEL PUESTO:
Título del puesto Unidad administrativa
Auxiliar de atención al cliente Gerencia de Operaciones
Superior inmediato Subalternos
Gerente de Operaciones Ninguno

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Realizar la coordinación de la operación e instalaciones, prestar servicios de
atención al cliente, ofrecimiento de mantenimiento como parte de los objetivos de
la empresa.

Atribuciones
 Ayudar en todo lo que requiera el Gerente de operaciones respecto hacia
el cliente.
 Interactuar con todos los clientes posibles
 Asegurar día con día una correcta supervisión hacia el cliente.
 Llevar a cabo algunas tareas de captura de datos y organización de
documentos.
 Resolver problemas técnicos en la empresa y con el cliente.
 Ayudar en la capacitación de nuevos clientes.
 Supervisión de bitácora de operación.
 Atención y servicio al cliente.

COMUNICACIÓN:
Interna Externa
 Dirección
 Gerente General
 Clientes
 Proveedores

72
 Gerente Administrativo
Financiero
 Gerente de Operaciones
 Asistentes

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:
Horario Escolaridad
Lunes a Viernes de 9:00 am-2:00
pm y de 4:00 pm-7:00 pm hrs.
Preparatoria terminada
Experiencia Estado Civil
3 años Indistinto
Edad Sexo
22 a 40 años Indistinto
Conocimientos Habilidades
El manejo de equipo común de
oficina (computadora, fax,
fotocopiadora, máquina de escribir
electrónica y otros).
Computación básica.
Relaciones humanas.
Normas de cortesía.
Verbal escrita, numérica y comercial.
Capacidad negociadora.
Personalidad abierta.
Facilidad de desplazamiento.
Carácter definido.
Buena presencia.

73
decisiones procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
De información
confidencial
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad
media.

74
4.7 Implementación del rediseño organizacional.

Para la implementación de la estructura organizacional de Consultoría Empresarial
de Occidente, es necesario que se realice lo siguiente:

- Explicar a Dirección y al Gerente General los cambios para ordenar las
actividades que se desarrollan en la empresa.

- Dirección y Gerente General deben dar la autorización de la nueva
estructura administrativa.

- El Gerente General debe diseñar las técnicas adecuadas para el cambio,
así como informar a los empleados en que consiste la nueva estructura.

- El Gerente Administrativo Financiero debe capacitar a los empleados para
que conozcan y utilicen la forma adecuada de los nuevos procesos.

75
CAPITULO 5
MANUAL DE INDUCCIÓN
Carta de bienvenida.

A partir de este momento usted pertenece a nuestro equipo de trabajo ya que sus
habilidades le han servido para su ingreso a CONSULTORIA EMPRESARIAL DE
OCCIDENTE, es por eso que le damos la más cordial bienvenida.

Esperemos que su colaboración y servicio estén disponibles en nuestro equipo de
trabajo para tener una mejor calidad y servicio al cliente. Le deseamos que
CONSULTORIA EMPRESARIAL DE OCCIDENTE sea un importante medio que le
permita la superación profesional como personal.

Al pertenecer en nuestro equipo de trabajo has adquirido derechos así como
también obligaciones que son necesarias cumplir y respetar.

En este manual