ADMINISTRACION DE INVENTARIOS Y ALMACENES

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INTRODUCCIÓN
El departamento de compras es una parte importante de cualquier empresa que se dedica a la venta de productos o servicios. Su origen se remonta a la antigüedad, cuando se realizaban intercambios comerciales entre diferentes regiones y culturas. Con el paso del tiempo, las compras se han profesionalizado y han adquirido una mayor relevancia estratégica, ya que influyen en la calidad, el costo y la satisfacción del cliente. 
Para tales efectos, en este trabajo de investigación se pretende demostrar que el departamento de compras, los almacenes y las almacenadoras son factores clave para el éxito de una empresa en el mercado actual. Para ello, se analizará cómo estos tres principales componentes integran la cadena de suministro, que es el conjunto de procesos que permiten llevar los productos desde su origen hasta el cliente final. Asimismo, se estudiará el papel y la importancia de cada uno de estos elementos, así como las mejores prácticas, métodos y herramientas que se aplican para optimizar su funcionamiento y rentabilidad. Por último, se presentarán las conclusiones derivadas de la investigación realizada.
COMPRAS
Las compras son una actividad que consiste en adquirir bienes o servicios a cambio de dinero. Las compras pueden realizarse por diferentes motivos, como satisfacer una necesidad, obtener un beneficio, disfrutar de un placer o cumplir con una obligación. Las compras implican una interacción entre el comprador y el vendedor, que ofrecen y demandan productos o servicios en el mercado. Estas pueden ser presenciales o virtuales, dependiendo del medio que se utilice para realizarlas. Las compras tienen efectos económicos, sociales y psicológicos tanto para los individuos como para las organizaciones que las realizan.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El departamento de compras es una parte esencial de cualquier empresa que necesita adquirir bienes o servicios para su funcionamiento. El departamento de compras se encarga de planificar, negociar y gestionar las compras de la empresa, buscando los mejores proveedores al mejor precio y calidad. Además, el departamento de compras debe asegurar el cumplimiento de los plazos de entrega, la calidad de los productos y servicios adquiridos, y el control de los inventarios. El departamento de compras también debe coordinarse con los demás departamentos de la empresa, asesorándolos sobre sus necesidades y ayudándolos a optimizar sus procesos. El departamento de compras tiene un impacto directo en la rentabilidad, la productividad y la satisfacción de los clientes de la empresa.
IMPORTANCIA
El departamento de Compras es una unidad estratégica dentro de una organización que se encarga de gestionar y optimizar los recursos necesarios para el funcionamiento de la misma. El mismo tiene como principales funciones: seleccionar y negociar con los proveedores, realizar pedidos y seguimientos, controlar la calidad y el cumplimiento de los plazos, y evaluar el rendimiento de los proveedores. Su importancia radica en que este contribuye a mejorar la competitividad y la rentabilidad de la organización, al reducir los costes, aumentar la eficiencia y garantizar la satisfacción de los clientes internos y externos. Entonces, un buen departamento de compras puede generar un valor añadido para la empresa.
ESTRUCTURA
La estructura del departamento de Compras es la que define las funciones y responsabilidades de las personas que lo integran. El objetivo principal de este es gestionar de forma eficiente y rentable las adquisiciones de bienes y servicios que necesita la empresa para su actividad. Para ello, el departamento de Compras se organiza en diferentes áreas o secciones, según el tipo de compra, el proveedor o el cliente interno. Algunas de las áreas o secciones que puede tener el departamento de Compras son:
1. Planificación y control: se encarga de analizar las necesidades de compra, elaborar el presupuesto, definir las políticas y estrategias de compra, y supervisar el cumplimiento de los objetivos y los indicadores de gestión.
2. Negociación y contratación: se ocupa de seleccionar y evaluar a los proveedores, negociar las condiciones de compra, formalizar los contratos y gestionar las incidencias o reclamaciones.
3. Seguimiento y control de calidad: se responsabiliza de verificar que los bienes y servicios adquiridos cumplan con los requisitos de calidad, plazo y precio establecidos, y de aplicar las medidas correctivas o preventivas necesarias.
4. Almacén y logística: se dedica a recibir, almacenar, distribuir y controlar el inventario de los bienes adquiridos, así como a coordinar el transporte y la entrega a los clientes internos o externos.
FUNCIONES DEL PERSONAL
Las funciones del personal del departamento de Compras son las siguientes:
· Planificar y gestionar las compras de materiales, productos y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.
· Negociar con los proveedores las condiciones de calidad, precio, plazo de entrega y forma de pago de las compras.
· Realizar el seguimiento y control de los pedidos y las facturas de los proveedores.
· Evaluar el desempeño de los proveedores y buscar alternativas que mejoren la relación calidad-precio.
· Colaborar con otros departamentos en la definición de las necesidades y especificaciones de las compras.
· Mantener actualizada la base de datos de los proveedores y los productos adquiridos.
OBJETIVOS
Los objetivos del departamento de Compras son los siguientes:
· Asegurar el abastecimiento de los materiales y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
· Optimizar la calidad, el precio y el plazo de entrega de las compras realizadas.
· Establecer y mantener relaciones de confianza y colaboración con los proveedores.
· Gestionar eficientemente los procesos y los recursos del departamento.
· Contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.
CLASIFICACIÓN
Según su función y organización, se puede clasificar en:
1. Centralizado: cuando existe una sola unidad de compras que atiende a todas las áreas de la empresa.
2. Descentralizado: cuando cada área o unidad tiene su propio personal de compras y autonomía para realizarlas.
3. Mixto: cuando se combinan ambos sistemas, por ejemplo, delegando algunas compras en las unidades y otras en la central.
COMPRADOR
Un comprador es alguien que paga por un bien o servicio que desea o necesita. Este puede ser una persona o una empresa, y puede comprar por internet o en una tienda física. El comprador representa la demanda del mercado, y tiene en cuenta el precio, la calidad, la disponibilidad y otros factores para elegir el producto que más le conviene.
MATERIALES
El departamento de compras es el encargado de gestionar los materiales que necesita la empresa para su funcionamiento. Los materiales pueden ser de diferentes tipos, como materias primas, productos terminados, suministros de oficina o equipos.
PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN
Los procedimientos de adquisición en el departamento de compras son los pasos que se siguen para obtener los bienes y servicios que necesita la organización. Estos procedimientos pueden variar según el tipo y la complejidad de la adquisición, pero en general incluyen las siguientes etapas:
1. Identificar la necesidad de adquirir un bien o servicio.
2. Elaborar el pliego de condiciones o los términos de referencia que describan los requisitos y las condiciones de la adquisición.
3. Solicitar y evaluar las ofertas o propuestas de los proveedores potenciales.
4. Seleccionar al proveedor que ofrezca la mejor relación calidad-precio y cumpla con los criterios de elegibilidad.
5. Negociar y firmar el contrato o el pedido de compra con el proveedor seleccionado.
6. Recibir y verificar el cumplimiento del bien o servicio entregado.
7. Pagar al proveedor según lo acordado en el contrato o el pedido de compra.
8. Realizar el seguimiento y la evaluación de la adquisición y del desempeño del proveedor.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un documento que se utiliza para solicitar la adquisiciónde bienes o servicios a un proveedor. El departamento de compras es el encargado de elaborar y gestionar las órdenes de compra, siguiendo los criterios de calidad, precio y plazo establecidos por la empresa. Así mismo, las órdenes de compra deben contener la información necesaria para identificar al proveedor, al solicitante, al producto o servicio requerido, la cantidad, el precio, las condiciones de pago y de entrega, y la firma de autorización.
FORMAS DE PAGO
Las formas de pago en el departamento de compras son los instrumentos que se utilizan para realizar las transacciones comerciales con los proveedores. Algunas de las formas de pago más comunes son: La transferencia bancaria, las plataformas de pago, los cheques o pagarés, los recibos bancarios domiciliados, entre otros.
VALOR DE COMPRA
El valor de compra es el precio que se paga por un producto o servicio en el departamento de compras de una empresa. Este valor puede variar según la cantidad, la calidad, el plazo de entrega y las condiciones de pago. El mismo es importante para calcular el costo de los bienes vendidos y el margen de beneficio de la empresa.
FICHA DE PROVEEDORES
Una ficha de proveedores es un documento que contiene los datos relevantes de las empresas o personas que suministran productos o servicios a un departamento de compras. Su objetivo es facilitar la gestión de las compras, el control de la calidad y el seguimiento de las operaciones realizadas con cada proveedor. La misma debe estar actualizada y revisada periódicamente para asegurar la fiabilidad y calidad de los proveedores. Además, debe ser accesible y fácil de consultar por el personal del departamento de compras.
REGISTRO DE PROVEEDORES
El registro de proveedores en el departamento de compras es un proceso que permite a las empresas que ofrecen bienes o servicios participar en las licitaciones públicas o privadas que realiza el departamento. El registro consiste en llenar un formulario con los datos generales de la empresa, adjuntar los documentos legales que acrediten su existencia y capacidad, y presentar una carta de compromiso con el código de ética del departamento. Este tiene una vigencia de un año y se puede renovar mediante una solicitud previa.
LEY DE LICITACIONES
La ley de licitaciones en Venezuela es el conjunto de normas que regulan los procesos de contratación pública en el país. Su objetivo es garantizar la transparencia, la eficiencia y la igualdad de oportunidades en la adjudicación de obras, bienes y servicios por parte del Estado. La ley establece los principios, las modalidades, los requisitos y los procedimientos para la realización de las licitaciones públicas, así como las responsabilidades y los derechos de los participantes y las autoridades competentes.
REGLAMENTOS
Los reglamentos en el departamento de compras son las normas que regulan el proceso de adquisición de bienes y servicios por parte de la empresa. Estos reglamentos tienen como objetivo garantizar la calidad, la eficiencia, la transparencia y la legalidad de las compras, así como evitar el despilfarro y la corrupción. Algunos ejemplos de reglamentos en el departamento de compras son: el manual de procedimientos, el código de ética, el plan anual de compras y el sistema de evaluación de proveedores.
ALMACÉN
Un almacén es un lugar donde se guardan productos o mercancías para su venta o distribución. Los almacenes pueden ser de diferentes tipos, según el tamaño, la ubicación, la función o el sector al que pertenecen. Algunos ejemplos de almacenes son los depósitos, los centros de distribución, las bodegas o los supermercados.
CLASIFICACIÓN
Algunas de las clasificaciones más comunes de los almacenes son:
· Según su función: pueden ser almacenes de materias primas, de productos intermedios, de productos terminados, de recambios, de materiales auxiliares o de archivos.
· Según su ubicación: pueden ser almacenes de planta o central, almacenes regionales o locales, almacenes de tránsito o almacenes externos.
· Según su diseño: pueden ser almacenes cubiertos o descubiertos, almacenes en bloque, almacenes convencionales o almacenes estratégicos.
· Según la naturaleza de los productos: pueden ser almacenes de productos perecederos, de productos peligrosos, de productos frágiles o de productos especiales.
ESTRUCTURA
La estructura de los almacenes se refiere a la organización y distribución del espacio en distintas áreas operativas que facilitan el flujo de las mercancías y las actividades logísticas. Según el tipo y tamaño de almacén, la estructura puede variar, pero en general se pueden identificar seis secciones principales: recepción, control de calidad, adaptación de unidades de carga, almacenamiento, preparación de pedidos y despacho. Cada sección debe estar bien definida y dimensionada para optimizar el aprovechamiento del espacio, la accesibilidad a los productos, la velocidad de movimiento y el control de inventario.
TECNICAS DE INSTALACIÓN
Las técnicas de instalación en los almacenes son el conjunto de métodos y procedimientos que se aplican para diseñar, organizar y gestionar el espacio y los recursos disponibles en una instalación logística. Estas técnicas tienen como objetivo optimizar el aprovechamiento del espacio, reducir los costes operativos, mejorar la productividad y la calidad del servicio, y garantizar la seguridad de las personas y las mercancías. Entre las técnicas de instalación en los almacenes se pueden destacar las siguientes:
· El layout del almacén
· La elección de los equipos de manutención
· La definición de los sistemas de almacenamiento
· La implantación de los sistemas de gestión
TIPOS DE SERVICIOS
Algunos tipos de servicios en los almacenes son:
· Recepción y control de calidad: consiste en verificar que la mercancía que llega al almacén cumple con los requisitos de cantidad, calidad y estado.
· Almacenamiento y conservación: consiste en guardar la mercancía en el lugar adecuado según sus características y necesidades de temperatura, humedad, seguridad, etc.
· Preparación de pedidos: consiste en seleccionar y empaquetar la mercancía que solicita el cliente según sus especificaciones y preferencias.
· Expedición y transporte: consiste en enviar la mercancía al destino indicado por el cliente, ya sea por medios propios o contratados.
· Servicios adicionales: pueden incluir actividades como etiquetado, embalaje, inventario, gestión de devoluciones, etc.
ALMACENADORAS
Las almacenadoras son empresas que se dedican a guardar, conservar y distribuir mercancías de terceros. Estas empresas ofrecen servicios de logística, transporte y seguridad para facilitar el comercio nacional e internacional. Por ejemplo, una almacenadora puede recibir un cargamento de frutas desde otro país, almacenarlo en sus instalaciones refrigeradas y luego enviarlo a los clientes que lo soliciten. Las almacenadoras pueden ser públicas o privadas, y deben cumplir con una serie de requisitos legales y fiscales para operar.
EXISTENCIA
La existencia en las almacenadoras es la cantidad de mercancía que se encuentra almacenada en un lugar determinado. Esta existencia puede variar según la demanda, el suministro, la rotación y el control de inventario de los productos. La existencia en las almacenadoras es importante para mantener un nivel óptimo de servicio al cliente y evitar el desabastecimiento o el exceso de stock.
FUNCIONES
Estas entidades cumplen varias funciones, entre las que se destacan:
· Garantizar el suministro periódico de los productos según la demanda del mercado.
· Organizar y gestionar la distribución de los medios de transporte para llevar la mercancía al lugar donde se necesita.
· Realizar un control de calidad inmediato de los productos que reciben y despachan.
· Llevar un registro detallado del número, peso, volumen y valor de los productos que almacenan.
· Conservar y manipular los productos que requieren condiciones especiales de almacenamiento, como refrigeración o embalaje.
RITMO DE APROVISIONAMIENTO
El ritmo de aprovisionamiento en las almacenadoras esun factor clave para la eficiencia logística y la rentabilidad de la empresa. Se trata de la frecuencia con la que se realizan los pedidos de suministros, materias primas o mercancías a los proveedores, en función de la demanda y el nivel de inventario. Un ritmo de aprovisionamiento adecuado permite optimizar el espacio de almacenamiento, reducir los costes de mantenimiento y evitar las roturas de stock o el exceso de existencias.
MARGEN DE GANANCIAS
El margen de ganancias en las almacenadoras es la diferencia entre los ingresos y los costos de almacenar productos o mercancías. Este margen puede variar según el tipo de producto, el volumen, la demanda, la competencia y otros factores. Un margen de ganancias alto indica que la almacenadora es eficiente y rentable, mientras que un margen bajo sugiere que hay problemas de gestión o de mercado.
SEGURIDAD
La seguridad en las almacenadoras es un aspecto fundamental para prevenir accidentes, proteger la mercancía y garantizar el buen funcionamiento de las operaciones logísticas. Para ello, se deben seguir una serie de normas y recomendaciones, como:
· Usar los equipos de protección individual (EPI) adecuados, como cascos, guantes, gafas, calzado y protectores auditivos.
· Respetar las capacidades y medidas máximas de las estanterías y no modificarlas sin consultar con el proveedor.
· Leer y tener en cuenta la placa de características que indica las especificaciones técnicas de la instalación. Entre otros.
COMUNICACIÓN
La comunicación en las almacenadoras es un aspecto clave para el buen funcionamiento de estas empresas. Por lo tanto, la comunicación entre los trabajadores, los proveedores y los clientes es esencial para garantizar la calidad, la seguridad y la eficiencia de los servicios que ofrecen las almacenadoras.
LEY DE ALMACENES GENERALES Y DEPÓSITOS
La Ley de Almacenes Generales y Depósitos es una norma que regula la actividad de las empresas que se dedican a guardar y conservar mercancías o productos de terceros, y a emitir certificados de depósito y bonos de prenda que sirven como instrumentos de crédito y garantía. Esta ley establece los requisitos, funciones, obligaciones y derechos de los almacenes generales de depósito, así como de los depositantes y acreedores prendarios.
REGLAMENTOS
Los reglamentos de las almacenadoras son las normas que regulan el funcionamiento de las empresas que se dedican a guardar, conservar y distribuir mercancías de terceros. Estos reglamentos establecen los derechos y obligaciones de las partes involucradas, así como las condiciones de seguridad, calidad y control de los productos almacenados. Algunos ejemplos de reglamentos de las almacenadoras son el Reglamento General de Almacenes Generales de Depósito, el Reglamento para el Funcionamiento de Almacenes Fiscales y el Reglamento para la Operación de Almacenes Frigoríficos.
CONCLUSIÓN
En este trabajo de investigación se ha analizado el concepto de las compras, el papel del departamento de compras en las empresas, la importancia de los almacenes y las almacenadoras y el margen de ganancias que se puede obtener en este sector. Se ha visto que las compras son una actividad económica que implica una serie de decisiones y procesos que afectan a la rentabilidad y competitividad de las organizaciones. Se ha explicado que el departamento de compras es el responsable de gestionar y optimizar los recursos que necesita la empresa para su funcionamiento, buscando los mejores proveedores al mejor precio y calidad. 
Se ha destacado que los almacenes y las almacenadoras son elementos clave en la cadena de suministro, ya que permiten almacenar, conservar y distribuir los productos o mercancías de forma eficiente y segura. Se ha calculado que el margen de ganancias en las almacenadoras depende de varios factores, como el tipo de producto, el volumen, la demanda, la competencia y los reglamentos que regulan este sector. Así que, se ha concluido que las compras, los almacenes y las almacenadoras son aspectos fundamentales para el desarrollo del comercio nacional e internacional y que requieren una gestión profesional y estratégica.