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Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) ESTRUCTURA DEL COMPLEMENTO TÉCNICO 1.- Consejo Comunal 1 1.1.- Conformación de los Consejos Comunales 1 1.1.a.- Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas del Consejo Comunal 1 1.1.b.- Colectivo de Coordinación Comunitario 2 1.1.c.- Unidad Ejecutiva 2 1.1.d.- Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria 2 1.1.e.- Unidad de Contraloría Social 3 2.- Contabilidad 3 2.1.- Características 4 2.1.1.- Utilidad 4 2.1.2.- Confiabilidad 5 2.1.3.- Provisionalidad 5 2.2.- Función de la Contabilidad 6 2.3.- Estructura Fundamental 7 2.4.- Tipos o clasificación de la contabilidad 9 2.4.1.- Contabilidad de costos 9 2.4.2.- Contabilidad administrativa 9 2.4.3.- Contabilidad financiera 9 2.4.4.- Contabilidad Gubernamental o Pública 10 2.5.- Asiento Contable 11 2.6.- La cuenta 11 2.7.- Ecuación Patrimonial 12 2.8.- Teoría del Cargo y del Abono 12 2.8.1.- Aumento de un activo; aumento de un pasivo 13 2.8.2.- Aumento de un activo; aumento de capital 13 2.8.3.- Aumento de un activo, disminución de otro activo 13 2.8.4.- Disminución de un pasivo; disminución de un activo 13 2.8.5.-Disminución de un pasivo, aumento de otro pasivo 13 2.8.6.- Disminución de un pasivo; aumento de una partida de capital 13 2.8.7.- Disminución de capital; disminución de un activo 14 2.9.- Libro Diario 14 2.10.- Libro Mayor 14 2.11.- Balance de Comprobación 14 2.12.- Requisitos de la Información Contable 15 3.- Planificación: 16 3.1.- Sistema Nacional de Planificación 17 3.2. Proyectos 17 3.3.- Planificación de Proyectos 18 Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 3.4.- Ciclo de vida de un Proyecto 18 3.5.- Proyecto Comunitario 19 3.5.1.- Tipos de Proyectos comunitarios 20 4.- Presupuesto 21 4.1.- Tipos de Presupuestos 21 4.2.- Principios Presupuestarios 22 4.3.- Presupuesto Público 27 4.4.- Recursos o asignación presupuestarias 27 5.- Gestión y/o Administración 29 5.1.- Tipos de Gestión. 31 5.1.1.- Gestión de Proyectos 31 5.1.2.- Gestión Presupuestaria 32 5.1.3.- Gestión Social 32 5.1.4.- Gestión financiera 32 5.1.5.- Gestión Pública 33 6.- Control 33 6.1.- Elementos del Control. 34 6.2.- Requisitos del Control 36 6.3.- Tipos de Control 37 7.- Rendición de Cuentas 40 7.1.- Sujetos que deben Rendir Cuentas, según el Marco Institucional 43 7.2.- Rendición de Cuentas de los Consejos Comunales 46 Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 1 1.- Consejo Comunal: es la instancia social que asume el ejercicio real del poder popular, sirve para diseñar, realizar, controlar y evaluar la calificación final de proyectos sociales destinados a solucionar problemas [salud, educación, trabajo, deportes, medio ambiente, habitacionales, entre otros], de la comunidad. Según el artículo 2 de la Ley Orgánica de los Consejos Comunales son instancias de participación, articulación e integración entre los ciudadanos, ciudadanas y las diversas organizaciones comunitarias, movimientos sociales y populares, que permiten al pueblo organizado ejercer el gobierno comunitario y la gestión directa de las políticas públicas y proyectos orientados a responder a las necesidades, potencialidades y aspiraciones de las comunidades. 1.1.- Conformación de los Consejos Comunales: están integrados por entre 150 y 400 familias en las zonas urbanas y a partir de 20 familias en las zonas rurales. Se constituye de forma democrática en una Asamblea de ciudadanos (as). A los fines de su funcionamiento, el Consejo Comunal estará integrado por: a) Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas del Consejo Comunal b) Colectivo de Coordinación Comunitario c) La Unidad Ejecutiva d) Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria e) Unidad de Contraloría Social 1.1.a.- Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas del Consejo Comunal: es la máxima instancia de debate y decisión para el ejercicio del poder comunitario, la participación y el protagonismo popular; sus decisiones son de carácter vinculante para el Consejo Comunal en el marco de la Ley, estará conformada por los y las habitantes de la comunidad mayores de 15 años, las decisiones son tomadas por mayoría simple de los y las asistentes a la Asamblea de las y los Ciudadanos, siempre que la misma cuente con un quórum Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 2 mínimo del 30% de la Asamblea en primera convocatoria y del 20% mínimo en segunda convocatoria. 1.1.b.- Colectivo de Coordinación Comunitario: es la instancia de articulación, trabajo conjunto y funcionamiento, conformado por los y las voceras de la Unidad Ejecutiva, Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria y Unidad de Contraloría Social del Consejo Comunal. El Colectivo de ésta Coordinación y las unidades que conforman el Consejo Comunal, establecerán el sistema de trabajo en el reglamento interno, que deberá contemplar como mínimo una periodicidad quincenal para las reuniones, sin menoscabo de realizar convocatoria cuando lo estimen necesario, dejando constancia escrita de los acuerdos aprobados. 1.1.c.- Unidad Ejecutiva: es la instancia encargada de promover y articular la participación organizada de los habitantes de la comunidad, organizaciones comunitarias, los movimientos sociales y populares en los diferentes comités de trabajo; se reunirá a fin de planificar la ejecución de las decisiones de la Asamblea de las y los Ciudadanos, así como conocer las actividades de cada uno de los comités y de las áreas de trabajo. 1.1.d.- Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria: es la instancia del Consejo Comunal que funciona como un ente de administración, ejecución, inversión, crédito, ahorro e intermediación financiera de los recursos y fondos de los consejos comunales, de acuerdo a las decisiones y aprobaciones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, privilegiando el interés social sobre la acumulación de capital. Estará integrada por cinco habitantes de la comunidad, electos o electas a través de un proceso de elección popular. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 3 1.1.e.- Unidad de Contraloría Social: es la instancia del Consejo Comunal integrada por cinco habitantes de la comunidad, electos o electas, a través de un proceso de elección popular, para realizar la evaluación de la gestión comunitaria y la vigilancia de las actividades, recursos y administración de los fondos del Consejo Comunal. Esta unidad debe realizar sus funciones sin perjuicio del control social que ejerza la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas y otras organizaciones comunitarias, de conformidad con el ordenamiento jurídico; además La deberá coordinar, en el ejercicio de sus funciones, con los órganos del Poder Ciudadano. 2.- Contabilidad La contabilidad es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan, en este sentido Earl y Martín (1989), señalan que “la contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad”. (p. 5). El Diccionario de Contabilidad y Finanzas define la palabra contabilidad como «Rama de la ciencia empresarial-social y económica que trata sobre la forma de registrar las variaciones que experimentan los patrimonios de la empresa, sociedades, comerciantes individuales, instituciones públicas o privadas, etc., así como de la cantidad y clase de las pérdidas o ganancias que éstos tengan como producto de su actividad empresarial...» (p.48) En concordancia con las definiciones anteriores, se concreta que la contabilidad es el campo o disciplina perteneciente a laciencia-social, que establece las normas y procedimientos para registrar, cuantificar, analizar e interpretar los hechos económicos que afectan el patrimonio de cualquier organización económica o entidad. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 4 2.1.- Características Senés (2002), expone que el principal propósito que persigue la contabilidad es preparar información contable de calidad. Para que esta calidad se dé, deben estar presente una serie de características que le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y provisionalidad. 2.1.1.- Utilidad: La característica de utilidad se refiere a que la información pueda efectivamente ser usada en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es importante y que ha sido presentada en forma oportuna. La utilidad es la calidad de adecuar la información contable al propósito del usuario. La utilidad de esta información está en función de su “contenido informativo” y de su “oportunidad”. El contenido informativo se refiere básicamente al valor intrínsico que posee dicha información y, está compuesto por las siguientes características: � Significación: Esta característica mide la capacidad que tiene la información contable para representar simbólicamente con palabras y cantidades, la entidad y su evolución, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación. � Relevancia: La cualidad de seleccionar los elementos de la información financiera que mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares. � Veracidad: La cualidad de incluir en la información contable eventos realmente sucedidos y de su correcta medición de acuerdo con las reglas aceptadas como válidas por el sistema. � Comparabilidad: La cualidad de la información de ser cotejable y confrontable en el tiempo por una entidad determinada, y válidamente confrontable dos o más entidades entre si, permitiéndose juzgar la evolución de las entidades económicas. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 5 Oportunidad: Esa cualidad de la información se refiere a que ésta llegue a mano del usuario cuando él pueda usarla para tomar decisiones a tiempo y lograr sus fines. 2.1.2.- Confiabilidad. La característica confiabilidad, se integra con los elementos que dan al usuario el convencimiento de que se puede basar en los estados contables para formarse el juicio que requiere acerca de la entidad sobre la cual se le informa. La teoría de la contabilidad y el método para procesarla, contienen dichos elementos. La confianza que el usuario de la información contable le otorga, requiere que la operación del sistema sea: � Estable: La estabilidad del sistema indica que su operación no cambia en el tiempo y que la información que produce sea obtenida aplicando la misma regla para captar los datos, cuantificarlos y presentarlos, a esta característica se le conoce también como consistencia. � Objetivo: Esta característica implica que las reglas bajo las cuales fue generada la información contable no ha sido deliberadamente distorsionada y que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas. � Verificable: Esta característica permite que puedan aplicarse pruebas al sistema que generó la información contable y obtener el mismo resultado. 2.1.3.- Provisionalidad: Es provisional, porque los reportes contables presentados a una fecha determinada, incluyen transacciones o hechos cuyos efectos no han terminado y, por lo tanto, algunos de dichos efectos ocurrían o pueden ocurrir posteriormente. Desde luego, ésta es una característica negativa, porque resta precisión a los informes contables, pero es inevitable porque como la empresa está en operación, ocurre que cualquiera que sea el momento en que se formulen los estados, habrán hechos o transacciones cuyas consecuencias no estén del todo concluidas. Este carácter provisional resulta de la necesidad de que la información sea oportuna, y se puedan rendir informes periódicos. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 6 2.2.- Función de la Contabilidad: la función de la contabilidad (Mora, G; Montes, C y Mejía, E., 2001), ha sido tradicionalmente entendida desde un enfoque reduccionista, limitando a funciones de ofrecer información para fines rentístico-lucrativos. La nueva época de la contabilidad, denominada de ésta forma a partir de la ampliación de su objeto de estudio, amplia su radio de acción para poder dar cuenta de realidades diferentes a la financiera, como es la realidad económica, la social, la cultural e histórica. (p. 59). Se deduce entonces, que la función de la contabilidad es controlar los recursos de las entidades para que puedan ser administrados de manera adecuada, requiriéndose establecer antes el proceso contable y cumplir con sus fases de: sistematización, valuación y registro. Su otra función es informar mediante los estados financieros las afectaciones de las operaciones realizadas cuando los usuarios de la contabilidad lo requieran. Otros autores exponen que la función depende de la aplicación y contexto, a saber: Histórica, se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de la empresa. Ej.: La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando. Estadística, es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la situación de la empresa. Ej.: Ver el crecimiento de la empresa en cinco años. Económica, estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto. Ej.: Costo – beneficio. Financiera, analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa. Ej.: Ver con qué dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 7 Fiscal, es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes. Ej.: IVA, ISLR, etc. Legal, conocer los artículos del código de comercio, código del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad. 2.3.- Estructura Fundamental Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (citado por Trujillo, A.; Fuentes D., y Molina, E., 2004), hay una abundante cantidad de términos en literatura contable para denominar los conceptos y las clases de los mismos que integran la teoría de la contabilidad. La abundancia de la terminología es un claro indicio de que no se ha logrado llegar a un acuerdo entre los tratadistas y practicantes de la contabilidad en lo referente a la estructura básica de la teoría contable. (p. 70) Éste Instituto, menciona que esta estructura es una base susceptible de ser modificada y adaptada o cambiada cuando se considere que entorpece el avance de la contabilidad. La teoría establecida está compuesta por varias clases de conceptos ordenados de acuerdo con su jerarquía, los cuales son: a) Principios; b) Reglas particulares y, c) Criterio prudencial de aplicación de las reglas particulares. Así mismo, que el orden en que se presentan los conceptos que forman la estructura de la teoría de la contabilidad está basado en generalidad decreciente, que se da entre los principios y las reglas particulares, se detallan: a) Principios: los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 8 operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros. Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente económico y a sus aspectos financieros son: entidad,la realización y periodo contable. Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico y su presentación, son: el valor histórico original, el negocio en marcha y la dualidad económica. El principio que se refiere a la información es revelación suficiente. Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales del sistema son: importancia relativa y consistencia. b) Las Reglas particulares: son la especificación individual y concreta de los conceptos que integran los estados financieros. Se dividen en: reglas de valuación y reglas de presentación. Las primeras se refieren a la aplicación de los principios y a la cuantificación de los conceptos especificados en los estados financieros. Las segundas se refieren al monto particular de incluir adecuadamente cada concepto en los estados financieros. c) El Criterio prudencial de aplicación de las reglas particulares: es la medición o cuantificación contable no obedece a un modelo rígido, sino que se refiere, de la utilización de un criterio general para elegir entre alternativas que se presenten como equivalentes, tomando en consideración los elementos de juicio disponibles. Este criterio se aplica al nivel de las reglas particulares. (pp. 71-72) Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 9 2.4.- Tipos o clasificación de la contabilidad En la definición emitida por la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, en su boletín A-1, se destaca que el objetivo de la contabilidad es facilitar la toma de decisiones por sus diferentes usuarios. Si no cumple con ese objetivo, la contabilidad pierde su razón de ser; ésta se clasifica en varias ramas, adaptándose a las necesidades de cada una de las empresas y/o entes; entre las principales se mencionan: 2.4.1.- Contabilidad de costos: Es la rama de la contabilidad que trata de la clasificación, contabilización, distribución, recopilación e información de los costos corrientes y en perspectiva. Se encuentran incluidos en el campo de la Contabilidad de Costos: el diseño de la operación de sistemas y procedimientos de costos, la determinación de costos por departamentos, funciones, responsabilidades, actividades, productos, territorios, periodos y otras unidades; así mismo los costos futuros previstos o estimados o los costos estándares o deseados así como también los costos históricos a comparación de los costos de diferentes periodos de los costos reales con los costos estimados, presupuestados o estándar y de los costos alternativos, la presentación e interpretación de los datos de costos como a huida a la gerencia para controlar las operaciones presentes o futuras. 2.4.2.- Contabilidad administrativa: Se refiere de manera más directa a una información preparada y presentada para ser utilizada por las personas que internamente en la entidad, día a día, deben tomar decisiones respecto a la administración de ésta (directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.) . 2.4.3.- Contabilidad financiera: Es definida como la rama de la contabilidad centrada en la preparación y presentación de un juego de estados contables con el propósito de suministrar información que es útil en la toma de decisiones de naturaleza económica por Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 10 parte de la mayoría de los usuarios, especialmente los externos (propietarios, proveedores, instituciones financieras, inversionistas, gobierno y entidades gubernamentales, trabajadores y público en general). El propósito básico de la contabilidad financiera y de los estados financieros es proveer información financiera acerca de las empresas individuales, útil para la toma de decisiones económicas. 2.4.4.- Contabilidad Gubernamental o Pública: Según Carreño (2005), son principios, costumbres y procedimientos asociados con la contabilidad de las unidades gubernamentales, municipales, estatales y nacionales. Entre las características de esta contabilidad se encuentran el registro en los libros de contabilidad y la presentación de los estados financieros de las cuentas presupuestarias y otras limitaciones impuestas legal o administrativamente sobre los gastos así como el registro de las obligaciones contraídas, todo lo cual se consideran hoy características optativas. La contabilidad pública debe producir los estados financieros necesarios para mostrar los resultados de la gestión presupuestaria y financiera, y la situación patrimonial de las organizaciones públicas, todo ello con la estructura, oportunidad y periodicidad que las normas vigentes y los usuarios requieran. Además, afirma el Ministerio del Poder Popular para las Finanzas en sus consecutivos informes de los Estados Financieros de sus ejercicios económicos, que en el sector público venezolano, la contabilidad pública ha logrado convertirse en una importante fuente de información para la toma de decisiones por parte de los distintos usuarios o destinatarios; en un componente vital de la memoria institucional; en un instrumento fundamental para el control social y la auditoría interna y externa; y, en una herramienta de gran utilidad en la lucha contra la corrupción. (p. 5,7) Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 11 2.5.- Asiento Contable: Se denomina asiento contable o apunte contable a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en el Libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa. En el sistema de partida doble, cada asiento tiene dos vertientes: el debe y el haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contrapartida. En todo caso, aunque nada especifica la normativa legal, cada asiento debe reunir al menos la siguiente información: � Fecha de la anotación; � Número que hace el asiento a lo largo del ejercicio; � Cuentas que intervienen (con su código y denominación); � Importes asociados a cada cuenta, señalando si son cargos o abonos; � Breve descripción de la operación. 2.6.- La cuenta: Es la unidad básica de la contabilidad. Podría definirse como el medio o instrumento contable a través del cual son registradas las operaciones de acuerdo a su naturaleza, y donde se refleja el movimiento de todo lo que recibió y todo lo que entregó esa cuenta. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 12 2.7.- Ecuación Patrimonial: Para determinar el estado de una empresa se deben tener el total de los activos y de los pasivos. La operación que calcula el estado de la empresa es la ecuación patrimonial. Esta ecuación dice que la suma de los activos menos la suma de los pasivos es igual al capital. Esta teoría se expresa como: Capital = Activo − Pasivo. Activo: un bien de una persona o empresa que puede convertirse de manera directa en dinero, también son los derechos que tiene la persona o empresa. Pasivo: es una deuda o un compromiso que ha adquirido una empresa, institución o individuo, es decir sus obligaciones. Capital: es la diferencia entre activo y el pasivo. De acuerdo a la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, define al capital contable como el derecho de los propietarios sobre los activos netos, que surgen por aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce mediante reembolso o distribución. La ecuación matemática A=P+C siempre se cumple, sin importar qué tipo de operaciónse registre, por ello es una Ley Universal. 2.8.- Teoría del Cargo y del Abono: Se refiere al efecto que tienen las transacciones comerciales sin alterar la ecuación patrimonial. Cada transacción afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la ecuación. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 13 En cada una de esas transacciones, actúan por lo menos dos cuentas y existen siete tipos de transacciones que siguen la teoría del cargo y del abono. 2.8.1.- Aumento de un activo; aumento de un pasivo: Este tipo de transacción es muy frecuente, ya que se origina con todas las compras a crédito realizadas y préstamos obtenidos como se explica a continuación: 2.8.2.- Aumento de un activo; aumento de capital: Este tipo de transacción se da sólo cuando el dueño o algunos de los socios de la empresa hacen un aporte inicial o algún aporte adicional a la empresa. Aquel aporte, generalmente, es depositado en un banco, aumentando la cuenta del mismo nombre ("Banco") por el monto del aporte y aumentando el capital de la empresa. 2.8.3.- Aumento de un activo, disminución de otro activo: Una transacción de este tipo se produce cuando hay una permuta de activos, es decir un cambio de un activo por otro activo de igual valor que el anterior. Ocurre cuando hay cobros a clientes, compras al contado y depósito de dinero en una cuenta corriente bancaria. 2.8.4.- Disminución de un pasivo; disminución de un activo: Este tipo de transacción ocurre cuando es pagada una obligación o un compromiso, tales como deudas con un proveedor o el pago de un préstamo. 2.8.5.-Disminución de un pasivo, aumento de otro pasivo: Este tipo de transacción no es muy frecuente, ya que sólo se produce cuando es pospuesto los convenios de pago de un compromiso a una fecha posterior. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 14 2.8.6.- Disminución de un pasivo; aumento de una partida de capital: Esto sólo ocurre cuando algún empleado de la empresa, pasa a ser socio de la misma empresa con el aporte de sus prestaciones sociales aún no pagadas. La cuenta "Prestaciones sociales por pagar" es un pasivo a largo plazo que disminuye, pero aumenta la cuenta "Capital" por ese aporte. 2.8.7.- Disminución de capital; disminución de un activo: Ocurre cuando hay que pagar de imprevisto una cuenta pendiente de pago y cuando el dueño de la empresa desea retirar dinero para su cuenta personal y para sus propios gastos personales. y toda cuenta debe ser pagada activamente. En 1494 se publicó el libro Summa de Arithmetica, de Fray Francesco Di Luca Paccioli. Uno de sus capítulos, referente a las cuentas y las escrituras, se refiere al sistema de partida doble. La obra se publicó en Venecia, por lo que al nuevo sistema se le llamó “sistema veneciano”. 2.9.- Libro Diario: también denominado libro de primeras entradas, viene a ser éste el primer libro que interviene en el registro de las transacciones. Se trata de un libro legal que antes de poner en uso, debe ser previamente presentado en el Registro Mercantil o la Notaria de la localidad, para dar evidencia de haber sido registrado en la primera pagina se le estampa un sello en el que consta el nombre de la empresa, el destino que se le dará al libro y la cantidad de folios que contiene. Este sello deberá ser firmado por la Autoridad Competente en el Registro Mercantil o La Notaria de la Localidad. En el libro diario se procederá a registrar las operaciones diariamente y en orden cronológico que el Consejo Comunal realice por la ejecución de los proyectos. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 15 2.10.- Libro Mayor: es el libro utilizado para registrar de forma cronológica, el movimiento que cada cuenta ha tenido durante un período determinado. (Este libro no es obligatorio su legalización, más sin embargo puede realizarse al igual que el libro diario). 2.11.- Balance de Comprobación: Se define como una relación de todas las cuentas que aparecen en el mayor a una fecha determinada, pero donde se menciona sólo el saldo de cada una de ellas. 2.12.- Requisitos de la Información Contable: según el artículo N° 6 de las Normas Generales de Contabilidad pública son los siguientes: 1. IDENTIFICACIÓN: La información contable se refiere a entes públicos perfectamente definidos en cuanto a su actividad económica, a momentos o lapsos temporales identificados y a transacciones específicas de carácter económico y financiero. 2. OPORTUNIDAD: La información contable debe ser del conocimiento de los usuarios oportunamente y en las circunstancias que determine la normativa legal y reglamentaria, a los fines de adoptar las decisiones que se estimen convenientes. 3. CLARIDAD: La información contable debe ser presentada en forma clara y sencilla a los fines de facilitar su utilización por parte de los diferentes destinatarios. 4. RELEVANCIA O PERTINENCIA: La información contable debe ser completa por lo que es necesario incluir todos los datos pertinentes e informaciones adicionales que puedan incidir en la toma de decisiones del ente público. 5. ECONÓMICIDAD: La información contable que se proporcione a los destinatarios debe ser procesada bajo el criterio de costo beneficio en cuanto al mayor o menor nivel de detalle. 6. OBJETIVIDAD: La información contable debe procesarse utilizando métodos y procedimientos que impidan al máximo el uso de criterios subjetivos Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 16 7. VERIFICABILIDAD: El sistema de contabilidad debe generar información susceptible de control y revisión a nivel interno o externo. 8. IMPARCIALIDAD: La información contenida en los estados financieros debe registrarse con criterio neutral e imparcial a fin de no distorsionar o tergiversar los datos, indistintamente de su destinatario. 9. UTILIDAD: La información producida por la contabilidad debe ser eficaz y eficiente, su contenido debe ser significativo, relevante, veraz y comparable, de modo tal que sirva para satisfacer razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios. 10. CONFIABILIDAD: La información contable debe reunir requisitos de certidumbre tal que le otorgue, frente a los usuarios, el carácter de creíble y válida para adoptar decisiones pertinentes. 3.- Planificación: Para Carucci, la planificación es el proceso de análisis que antecede y orienta la toma de decisiones; es un instrumento destinado a mejorar las tareas de gobierno en cualquier nivel o plano de la realidad desde el cual éstas se practiquen. (p.15). Para la Oficina Nacional de Presupuesto (en adelante ONAPRE), La planificación, es un proceso de toma de decisiones y acciones tendientes a definir una política orientada a lograr un sostenido y a la vez ordenado mejoramiento de todos los complejos problemas que enfrenta la sociedad. La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV)-1999 consagra la planificación como una estrategia de Estado, donde su artículo 299, refiere que “[…] conjuntamente con la iniciativa privada, el Estado promoverá el desarrollo armónico de la Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 17 economía nacional, mediante una planificación estratégica, democrática, participativa y de consulta abierta”. (Subrayado nuestro). En la Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular del 2010 (LOPPyP), se define como proceso de formulación de planes y proyectos con vista a su ejecución racional y sistemática, en el marco de un sistema orgánico nacional, que permita la coordinación, cooperación, seguimiento y evaluación de las acciones planificadas, de conformidad con el proyecto nacional plasmado en la Constitución de la República y en el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación (Art. 5). 3.1.- Sistema Nacional de Planificación Es la coordinacióny articulación de las instancias de planificación participativa de los distintos niveles de gobierno para definir, formular, priorizar, direccionar y armonizar las políticas públicas, en concordancia con lo establecido en el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación, de conformidad con la Constitución de la República. (LOPPyP, Art. 5). Integran el Sistema Nacional de Planificación (Art. 10): 1. El Consejo Federal de Gobierno 2. Los consejos estadales de planificación y coordinación de políticas públicas. 3. Los consejos locales de planificación pública. 4. Los consejos de planificación comunal. 5. Los consejos comunales 3.2. Proyectos: Es un conjunto de actividades interrelacionadas a ser llevadas a cabo bajo una gerencia unificada, para logar un objetivo específico, en un plazo determinado mediante la utilización de recursos. (Carucci, F., 2003, p.1). Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 18 Es el “Instrumento de planificación que expresa en forma sistemática un conjunto de acciones, actividades y recursos que permiten, en un tiempo determinado, el logro del resultado específico para el cual fue concebido”. (LOPPyP, Art. 5) Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 19 3.3.- Planificación de Proyectos Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su desarrollo, la distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de los recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificación de proyectos. El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos recursos, etc. Por tanto la “planificación de proyectos” es una programación de actividades y una gestión de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por el interesado del mismo. 3.4.- Ciclo de vida de un Proyecto: el proyecto comienza con una definición que incluye la elaboración de la oferta y la especificación de requisitos, cuando se ha aprobado la oferta, se procede a la contratación y lanzamiento del proyecto, entonces se planifica y posteriormente se pasa a la ejecución que habrá que supervisar para que no se produzcan desviaciones con respecto al Base-line o para replanificarlo en caso de que sea necesario establecer un nuevo Base-line debido a que las condiciones iniciales planificadas (objetivos, plazos, presupuestos) hayan variado tanto que no sirvan como referentes. La última fase es la finalización. (Crespo, M., 2009; 92). (Ver imagen en Pág. Siguiente) Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 20 Ciclo de vida de un Proyecto Nota: Tomado del documento Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo el enfoque del marco lógico. 2009. Crespo A., M.A. 3.5.- Proyecto Comunitario Es un instrumento en el cuál se plantea la solución a un problema o la satisfacción a una necesidad colectiva; es decir, un plan de acción detallado tomando en cuenta los principios de corresponsabilidad y cogestión comunitaria, dirigidos a materializar obras de infraestructuras de carácter educativo, deportivo, salud, viabilidad , sistema de electricidad, construcción de calles, aceras, viviendas, acueductos, entre otros. Es una categoría especial de proyectos también denominados proyectos de inversión social, los cuales se definen como: “conjunto de actividades concretas orientadas a lograr uno o varios objetivos, para dar respuesta a las necesidades, aspiraciones y potencialidades de las comunidades”. . Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 21 3.5.1.- Tipos de Proyectos comunitarios. Los proyectos comunitarios pueden ser de diferentes tipos, según la necesidad de la comunidad que se vaya a satisfacer, los más comunes son: 1) Los dirigidos a crear espacios de encuentro, reforzar la identidad comunal y atender problemas y fortalezas propias de la dinámica comunitaria. Por ejemplo: instalación de una casa de la cultura, radios comunitarias, prensa comunitaria, dotación de insumos para los grupos culturales y educativos (bibliotecas, cines, teatro de calle entre otros). 2) Los encaminados a atender situaciones y reducir carencias de servicios comunitarios de atención social, tales como: niños abandonados, adolescentes en situación de riesgo, niños y jóvenes excluidos del sistema escolar, casas comunales y programas dirigidos a atender a la tercera edad, entre otros. Estos son los proyectos Sociales. 3) Los que sirven de apoyo, generando condiciones que faciliten e induzcan a la realización de actividades productivas, propiciando efectos económicos y sociales en distintos grupos poblacionales. Ej.: desarrollos viales, electrificación, agua potable, mercado de mayoristas, sistemas de riego. Estos proyectos se denominan de infraestructura. 4) Los dirigidos al aprovechamiento de las potencialidades productivas locales basados en los recursos naturales, vocaciones y cultura de la comunidad. Ejemplo: Chuao con su proyecto cacao y Calabozo con su proyecto agroindustrial. Estos proyectos se les denominan endógenos. 5) Los dirigidos a materializar dos o más iniciativas presentadas por la comunidad. Ejemplo: Proyecto de vertedero de residuos sólidos (social) y proyecto de reciclaje de Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 22 residuos sólidos a través de cooperativas (productivo). Estos proyectos se les denominan integrales. (Crespo, 2009, p. 13-14) 4.- Presupuesto Para la Real Academia de La Lengua, presupuesto (del part. irreg. de presuponer) significa, cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación. Para Araneda (1994), un presupuesto consiste en la valoración “a priori” de un producto o servicio, esta valoración se basa en la previsión del total de los costes involucrados incrementados con el margen de beneficio previsto. (p.75) 4.1.- Tipos de Presupuestos La ONAPRE, con la finalidad de abordar los aspectos que se consideran básicos dentro de cada una de las técnicas empleadas, describe las características más resaltantes de los sistemas de: presupuesto tradicional; Planeamiento-Programación-Presupuestación; Presupuesto por Programas y Presupuesto Base Cero. 1. Presupuesto Tradicional: el fundamento del presupuesto tradicional es la asignación de los recursos tomando en cuenta, básicamente, la adquisición de los bienes y servicios según su naturaleza o destino, sin ofrecer la posibilidad de correlacionar tales bienes con las metas u objetivos que se pretenden alcanzar. Es sólo un instrumento financiero y de control. Por otra parte, la metodología de análisis que emplea es muy rudimentaria, fundamentándose más en la intuición que en la razón, es decir, que las acciones que realizan las diferentes instituciones no están vinculadas a un proceso consciente y racional de planificación. Otra desventaja que ofrece el método tradicional es que los usuarios del documento presupuestario, no dispone de la información suficiente que le permita observar en que se utilizan los ingresos que se recaudan por los diversos conceptos. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 23 2. Presupuesto por Programas: aparece para dar respuesta a las contradicciones implícitas en el Presupuesto Tradicional y en especial para que el Estado y las instituciones que lo integran dispongan de un instrumento programático que vincule la producción de los bienes y servicios a alcanzar con los objetivos y metas previstas en los planes de desarrollo. 3. Sistema de Planeamiento-Programación-Presupuestación (PPBS):es un nuevo sistema presupuestario en el que los fondos son asignados directamente a los fines, objetivos o funciones del gasto, y no a los órganos ni a los objetos del mismo, como ocurriría en el sistema tradicional. Las previsiones en este sistema no se limitan a un año sino que abarcan un periodo más amplio. 4. Presupuesto Base Cero: Esta técnica presupuestaria es de reciente data. Comienza a utilizarse a partir de 1973 en algunas entidades federales del gobierno Norteamericano, la nueva metodología pretende determinar si las acciones que desarrollan los diferentes órganos que conforman el Estado son eficientes. Si se deben suprimir o reducir ciertas acciones con el fin de propiciar la atención de otras que se consideran más prioritarias. 5. Presupuesto por Proyectos: Es un instrumento para asignar y distribuir los recursos públicos a través de proyectos, a los entes u organismos nacionales, estadales y municipales en función de las políticas y objetivos estratégicos de la nación, expresados en los respectivos planes anuales; además, facilita coordinar, controlar y evaluar su ejecución.. 4.2.- Principios Presupuestarios Los principios presupuestarios son aquellas reglas que determinan el contenido y ámbito de los presupuestos, constituyendo, desde el punto de vista formal, una garantía de los Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 24 derechos de los administrados. Reflejan los criterios políticos existentes sobre el papel de las Entidades locales, así como de la necesidad de transparencia en la gestión de los ingresos y gastos públicos. El presupuesto aparece tradicionalmente regido por ciertos principios generales, cuya validez, a pesar de discutida en la actualidad, constituye una base útil para comprender el mecanismo presupuestario. Estos principios presupuestarios en Venezuela y según la ONAPRE, pueden resumirse en los siguientes enunciados fundamentales: 1. Programación: se desprende de la propia naturaleza del presupuesto y sostiene que éste -el presupuesto- debe tener el contenido y la forma de la programación. a) Contenido: establece que deben estar todos los elementos que permitan la definición y la adopción de los objetivos prioritarios. El grado de aplicación no está dado por ninguno de los extremos, pues no existe un presupuesto que carezca completamente de una base programática, así como tampoco existe uno en el que se hubiese conseguido la total aplicación de la técnica. b) Forma: en cuanto a la forma, con él deben explicitarse todo los elementos de la programación, es decir, se deben señalar los objetivos adoptados, las acciones necesarias a efectuarse para lograr esos objetivos; los recursos humanos, materiales y servicios de terceros que demanden esas acciones así como los recursos monetarios necesarios que demanden esos recursos. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 25 2. Integralidad: en la actualidad, la característica esencial del método de presupuesto por programas, está dado por la integralidad en su concepción y en su aplicación en los hechos. El presupuesto no sería realmente programático si no cumple con las condiciones que imponen los cuatro enfoques de la integralidad. Es decir, que el presupuesto debe ser: a. Un instrumento del sistema de planificación; b. El reflejo de una política presupuestaria única; c. Un proceso debidamente vertebrado; y d. Un instrumento en el que debe aparecer todos los elementos de la programación. 3. Universalidad: dentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello que constituye materia del presupuesto debe ser incorporado en él. Naturalmente que la amplitud de este principio depende del concepto que se tenga de presupuesto. Si este sólo fuera la expresión financiera del programa de gobierno, no cabría la inclusión de los elementos en términos físicos, con lo cual la programación quedaría truncada. En la concepción tradicional se consideraba que este principio podía exponerse cabalmente bajo la "prohibición" de la existencia de fondos extrapresupuestario. 4. Exclusividad: en cierto modo este principio complementa y precisa el postulado de la universalidad, exigiendo que no se incluyan en la ley anual de presupuesto asuntos que no sean inherentes a esta materia. Ambos principios tratan de precisar los límites y preservar la claridad del presupuesto, así como de otros instrumentos jurídicos respetando el ámbito de otras ciencias o técnicas. No obstante, de que en la mayoría de los países existe legislación expresa sobre el principio de exclusividad, en los hechos no siempre se cumplen dichas disposiciones legales. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 26 5. Unidad: este principio se refiere a la obligatoriedad de que los presupuesto de todas las instituciones del sector público sean elaborados, aprobados, ejecutados y evaluados con plena sujeción a la política presupuestaria única definida y adoptada por la autoridad competente, de acuerdo con la ley, basándose en un solo método y expresándose uniformemente. En otras palabras, es indispensable que el presupuesto de cada entidad se ajuste al principio de unidad, en su contenido, en sus métodos y en su expresión. 6. Acuciosidad: para su cumplimiento es imprescindible la presencia de las siguientes condiciones básicas en las diversas etapas del proceso presupuestario: a.- Profundidad, sistema y organicidad en la labor técnica, en la toma de decisiones, en la realización de acciones y en la formación y presentación del juicio sobre unas y otras, y b.- Sinceridad, honestidad y precisión en la adopción de los objetivos y fijación de los correspondientes medios; en el proceso de su concreción o utilización; y en la evaluación de nivel del cumplimiento de los fines, del grado de racionalidad en la aplicación de los medios y de las causas de posibles desviaciones. Es decir, que se debe tender a la fijación de objetivos posibles de alcanzar, altamente complementarios entre sí y que tengan la más alta prioridad. 7. Claridad: […] Es esencialmente de carácter formal; si los documentos presupuestarios se expresan de manera ordenada y clara, todas las etapas del proceso pueden ser llevadas a cabo con mayor eficacia. 8. Especificación: refiere al aspecto financiero del presupuesto y significa que, en materia de ingresos debe señalarse con precisión las fuentes que los originan, y en el caso de las erogaciones, las características de los bienes y servicios que deben adquirirse. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 27 9. Periodicidad: este principio tiene su fundamento, por un lado, en la característica dinámica de la acción estatal y de la realidad global del país, y, por otra parte, en la misma naturaleza del presupuesto. 10. Continuidad: se podría pensar que al sostener la vigencia del principio de perioricidad se estuviera preconizando verdaderos cortes en el tiempo, de tal suerte que cada presupuesto no tiene relación con los que le antecedieron, ni con los venideros. De ahí que es necesario conjugar la anualidad con la continuidad, por supuesto que con plenos caracteres dinámicos. Esta norma postula que todas la etapas década ejercicio presupuestario deben apoyarse en los resultados de ejercicios anteriores y tomar, en cuenta las expectativas de ejercicios futuros. 11. Flexibilidad: a través de este principio se sustenta que el presupuesto no adolezca de rigideces que le impidan constituirse en un eficaz instrumento de: Administración, Gobierno y Planificación. Según este principio es necesario sino eliminar, por lo menos restringir al máximo los llamados "Recursos Afectados" es decir, las asignaciones con destino específico prefijado. 12. Equilibrio: este principio se refiere esencialmente al aspecto financiero del presupuesto aún cuando éste depende enúltimo término de los objetivos que se adopten; de la técnica que se utilice en la combinación de factores para la producción de los bienes y servicios de origen estatal; de las políticas de salarios y de precios y en consecuencia, también del grado de estabilidad de la economía. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 28 4.3.- Presupuesto Público: Según el "Manual de Elaboración del Presupuesto por Programas", conocido como documento de Tucumán con ligeras adaptaciones, y el que se extracta de las Bases Teóricas del Presupuesto por Programas, publicación hecha por esta Oficina, se conoce como Presupuesto al sistema mediante el cual se elabora, aprueba, coordina la ejecución, controla y evalúa la producción pública (Bien o Servicio) de una institución, sector o región, en función de las políticas de desarrollo previstas en los Planes. La técnica debe incluir además, en forma expresa, todos los elementos de la programación (objetivos, metas, volúmenes de trabajo, recursos reales y financieros) que justifiquen y garanticen el logro de los objetivos previstos. (ONAPRE, p. s/n) 4.4.- Recursos o asignación presupuestarias Son Créditos asignados a los proyectos y acciones, dentro de la respectiva estructura presupuestaria, a nivel de las partidas previstas en el plan operativo anual. En la Administración Pública, son los Recursos Públicos contenidos en la Ley Anual de Presupuesto, aprobados para una determinada Entidad del Sector Público. Dichos recursos deben permitir lograr los Objetivos Institucionales del Documento debiendo consignarse necesariamente en el Presupuesto Institucional como condición necesaria para su utilización por parte de la Entidad. Para la ONAPRE, los Recursos (Ingresos) Públicos “son las diversas formas de agrupar, ordenar y presentar los recursos (ingresos) públicos, con la finalidad de realizar análisis y proyecciones de tipo económico y financiero que se requiere en un período determinado”. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 29 Su clasificación depende del tipo de análisis o estudio que se desee realizar; sin embargo, generalmente se utilizan tres clasificaciones que son: (a) De acuerdo a su periodicidad; (b) Económica y; (c) Por sectores de origen. (a) De acuerdo a su periodicidad: esta agrupa a los ingresos de acuerdo a la frecuencia con que el Fisco los percibe. Se clasifican en ordinarios y extraordinarios, siendo los ordinarios, aquellos que se recaudan en forma periódica y permanente, provenientes de fuentes tradicionales, constituidas por los tributos, las tasas y otros medios periódicos de financiamiento del Estado. Los ingresos, extraordinarios por exclusión, serían los que no cumplen con estos requisitos. Conforme al Artículo 14 de Ley Orgánica de Régimen Presupuestario: Son extraordinarios los ingresos fiscales no recurrentes, tales como los provenientes de operaciones de crédito público, de leyes que originen ingresos de carácter eventual o cuya vigencia no exceda de tres (3) años y de la venta de activos propiedad de la República y la porción que se use de las Reservas del Tesoro no comprometidas. No obstante, para efectos de la clasificación presupuestaria, deben considerarse también como ingresos extraordinarios la existencia del Tesoro no comprometidas al treinta y uno de diciembre del ejercicio fiscal anterior al vigente, utilizadas de acuerdo al artículo 17 de la misma Ley que al efecto establece: Cuando fuere indispensable para cumplir con lo dispuesto en el artículo 3° de la presente ley, en el Presupuesto de Ingresos se podrá incluir hasta la mitad de las existencias del Tesoro no comprometidas y estimadas para el treinta y uno de diciembre del año de presentación del Proyecto de Presupuesto[…] […]Esta fuente de financiamiento tendrá carácter de ingreso extraordinario. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 30 (b) Económica: según esta clasificación los ingresos públicos se clasifican en corrientes, recursos de capital y fuentes financieras. • Los ingresos corrientes son aquellos que proceden de ingresos tributarios, no tributarios y de transferencias recibidas para financiar gastos corrientes. • Los recursos de capital son los que se originan por la venta de bienes de uso, muebles e inmuebles, indemnización por pérdidas o daños a la propiedad, cobros de préstamos otorgados, disminución de existencias, etc. • Las fuentes financieras se generan por la disminución de activos financieros (uso de disponibilidades, venta de bonos y acciones, recuperación de préstamos, etc.) y el incremento de pasivos (obtención de préstamos, incremento de cuentas por pagar, etc.) (c) Por Sectores de Origen: esta clasificación se fundamenta en uno de los aspectos que caracterizan la estructura económica de Venezuela, donde una elevada proporción de productos se realizan en actividades petroleras y de hierro, lo cual implica que la mayoría de los ingresos surgen de las operaciones ejecutadas en el exterior. 5.- Gestión y/o Administración Estudios sobre gestión y administración han dado lugar a varias definiciones y contraposiciones de estos dos términos; para algunos el concepto de gestión hace referencia a la acción y al efecto de «gestionar o de administrar»; enuncian que gestionar implica el conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto, por otra parte, administrar consiste en gobernar, dirigir, ordenar, disponer u organizar. La gestión es también la «gerencia o administración» de una empresa o de un negocio. (Barreiro, J; Diez de Castro, Barreiro B y Losada, 2003) Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 31 Por su parte, Domínguez y Fernández (2000), ostentan que es importante destacar que aunque la administración y la gestión sean herramientas conjuntas, no significan lo mismo; por un lado la gestión es el proceso que se encarga de desarrollar todas aquellas actividades productivas en una empresa, con el objetivo de generar rendimientos de los factores que suelen intervenir en el desarrollo de la misma. En palabras más simples, la gestión es una suerte de diligencia que ayuda a la conducción hacia el objetivo de una empresa o negocio. Por otro lado, la administración es la correcta y adecuada disposición de bienes y de recursos de una empresa para poder lograr la optimización del desarrollo correspondiente a la misma en la consecución de la utilidad o la ganancia. (pp. 12-16) Como se pudo observar en los párrafos anteriores, el término Gestión es tomado para algunos autores, como sinónimo de Administración y de Gerencia, mientras que para otros estos términos no significan lo mismo. Por lo anteriormente referido y de acuerdo a cierto origen galo del término gestión, éste alude a las nociones de manejo, conducción y administración en general. En cierto modo, gestión se vincula con una actividad directiva enfocada primordialmente a un funcionamiento de tipo prospectivo. En contraste, la administración se aproxima más a la dinámica de la operación interna de una empresa o de cualquier tipo de organización; por lo que para esta investigación y sus Autores, en concordancia con las definiciones y aclaraciones expuestas, la gestión implica administrar y gerenciar, es decir enmarca esa dos acciones aunado a la aplicación de estrategias, herramientas y técnicas, siendo pues el término “Gestión” el que será Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 32 desarrollado en adelante para la sustentación teórica y consecución de los objetivos presentados. Diferencia entre Gestionar-Administrar y Gerenciar. Datos tomados de Empresa y Administración-Administración y Gestión. Domínguez y Fernández.2000. Elaboración Propia: Gómez y Ramírez. 2011. 5.1.- Tipos de Gestión. Existen distintostipos de gestión, por lo que para esta investigación sólo se definen las que tienen que ver, de una u otra forma, con el tema central del mismo. 5.1.1. Gestión de Proyectos: es la disciplina que se encarga de organizar y de administrar los recursos de manera tal que se pueda concretar todo el trabajo requerido por un proyecto dentro del tiempo y del presupuesto definido; la Gestión de proyectos (Rodríguez, 2008) también conocida como Gerencia, Dirección o Administración de Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 33 proyectos es la disciplina de planear, organizar, asegurar y coordinar recursos y personas para cumplir con los Objetivos, Entregables y Criterios de Éxito de los proyectos. 5.1.2. Gestión Presupuestaria: La gestión presupuestaria se define como la práctica de la dirección de una empresa o administración destinada a definir en volumen y en valor las previsiones de actividad de la organización en el plazo de un año, y posteriormente a seguirlas en vías de realización mediante una permanente confrontación entre previsiones y realizaciones, se apoya en la estructuración de la organización en centros de responsabilidad (según los casos son centros de costes, de ingresos, de beneficios y de inversión), estableciéndose en cada centro un programa preventivo de actividad, de este modo la gestión presupuestaria se relaciona con el sistema de planificación, la organización contable y la estructura jerárquica de la organización. (Bueno, A. 2008, p. s/n) 5.1.3. Gestión Social: consiste en la construcción de diversos espacios para la interacción social. Es la construcción de diversos espacios para la interacción social. Se trata de un proceso que se lleva a cabo en una comunidad determinada y que se basa en el aprendizaje colectivo, continuo y abierto para el diseño y la ejecución de proyectos que atiendan necesidades y problemas sociales. Implica el diálogo entre diversos actores, como los gobernantes, las empresas, las organizaciones civiles y los ciudadanos. 5.1.4. Gestión financiera: La gestión financiera es una de las tradicionales áreas funcionales de la gestión, hallada en cualquier organización, competiéndole los análisis, decisiones y acciones relacionadas con los medios financieros necesarios a la actividad de dicha organización. Así, la función financiera integra todas las tareas relacionadas con el logro, utilización y control de recursos financieros. Es decir, la función financiera integra: Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 34 • La determinación de las necesidades de recursos financieros (planteamiento de las necesidades, descripción de los recursos disponibles, previsión de los recursos liberados y cálculo las necesidades de financiación externa); • La consecución de financiación según su forma más beneficiosa (teniendo en cuenta los costes, plazos y otras condiciones contractuales, las condiciones fiscales y la estructura financiera de la empresa); • La aplicación juiciosa de los recursos financieros, incluyendo los excedentes de tesorería (de manera a obtener una estructura financiera equilibrada y adecuados niveles de eficiencia y rentabilidad); • El análisis financiero (incluyendo bien la recolección, bien el estudio de información de manera a obtener respuestas seguras sobre la situación financiera de la empresa) • El análisis con respecto a la viabilidad económica y financiera de las inversiones. (Nunes, P. 2008, p. s/n) 5.1.5. Gestión Pública: se refiere a tareas tales como las de modificar la estructura de organización de un organismo público para adaptarla a nuevos objetivos, introducir mayor eficiencia en los presupuestos, afinar los objetivos de la función pública e introducir contratos vinculados al rendimiento para el personal de gestión de las empresas públicas. (p. 2-4) 6.- Control Manifiesta Barbieri (2009), en su trabajo compilado “Sistemas Administrativos”, que el control puede definirse como la evaluación de la acción, para detectar posibles desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un sistema determinado cuando excedan los límites admitidos; también puede definirse Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 35 como la regulación de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes. El objetivo fundamental es asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización, lo que requiere tener conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlación existente entre estas acciones respecto al objetivo y la eliminación de los obstáculos que puedan trabar el logro de las metas establecidas. (p. 1-Tema 7) Para Chiavenato (1987); el control “es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador”. (p. 68) 6.1.- Elementos del Control. De los conceptos anteriores, surge que se puede concebir al Control como parte de un todo, o como un Subsistema dentro de un sistema mayor, superando al concepto clásico, estático, como una etapa más dentro del proceso administrativo típico de Planificar, Administrar y Controlar. (Barbieri, ob. Cit) Reseña que de esta concepción del control que lo ubica como un Subsistema dentro del Sistema Administrativo total de la Organización, permite analizar los elementos que componen este subsistema de la siguiente manera: 1) Una característica o atributo o condición a controlar. (Norma, Plan, Conducta), Un sistema "anda bien" cuando cumple sus objetivos, para poder controlarlo hay que seleccionar de la totalidad de operaciones que se desarrollan dentro del sistema, aquellas más relevantes, cuya medida da la pauta del funcionamiento total del sistema. 2) Un mecanismo o sistema sensor, que sea capaz de medir, a intervalos determinados, el atributo bajo control. El desarrollo de técnicas de control consiste fundamentalmente en Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 36 diseñar estos instrumentos de medición y su colocación dentro del sistema, de manera tal que el consumo de energías para el control sea lo más bajo posible. Por ejemplo, el diseño de un buen plan de cuentas y su correcta utilización, serán fundamentales para el éxito del sistema de control contable. 3) Una red de comunicación que vincula al instrumento de control con el grupo de control. Siendo el control información para evaluar y corregir, es fundamental que en el diseño de la red de comunicación se tengan presentes los dos principales problemas que se presentan: La longitud y el ritmo del flujo de la información. La rapidez que el conocimiento de la información requiera, se puede ver afectada por una excesiva amplitud y bifurcaciones en el sistema de comunicaciones internas dentro de la organización. El respeto a las líneas jerárquicas, la inexistencia de cronogramas que obliguen al cumplimiento de plazos, etc., son problemas que se presentan. Por otra parte, la corriente de información para control no es continua sino alternada, en plazos que el analista de sistemas de control debe establecer con sumo cuidado para que la información necesaria para la toma de decisiones correctivas se pueda tomar dentro de límites tolerables. 4) Una Unidad de Control, para que compare lo planeado con lo ejecutado, detectando la magnitud y el sentido de los desvíos. La determinación de las causas y la adopción de las medidas correctivas son actividades de los centros de planeamiento y dirección, no del centro de control. Algunos sistemas de control incorporan un instrumento corrector para que el sistema vuelva al equilibrio planeado, esto se denomina sistema de control automático u homeostático. Ejemplo de ello: el termostato en un sistema de control y regulación de temperatura. Autores:Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 37 En administración, casi todos los sistemas de Control presentan la fase de “Retroalimentación”, es decir que la información genera modificaciones en los subsistemas de Planeamiento o de Dirección, previa intervención humana. Son muy pocos aquellos casos en que son posibles implantar mecanismos de corrección automáticos. (p.2) 6.2.- Requisitos del Control • Debe reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y organización: Un sistema de control debe adaptarse al tipo de operaciones que se deseen controlar. Los instrumentos para controlar ventas serán distintos de los diseñados para ser empleados en las compras o las finanzas de la empresa. Asimismo una pequeña empresa necesita controles distintos a una mediana o gran empresa. • Debe reflejar rápidamente los desvíos: La información debe llegar al responsable de tomar las decisiones correctivas lo antes posible para minimizar los daños que puedan causar las fallas detectadas. • Debe ser flexible: en caso de cambios en los planes o de circunstancias imprevistas, el control tiene que ser factible de ser modificado. • Debe reflejar el modelo de organización: Al ser la organización el vehículo fundamental de coordinación entre las personas que forman la estructura de la empresa, los controles deben respetar el modelo estructural vigente. • Debe ser económico: es decir, cada control debe justificar lo que cuesta implantarlo. Dependerá de la capacidad de quién elija los factores auténticamente estratégicos en las áreas más importantes y diseñe los instrumentos para controlarlos. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 38 • Debe ser comprensible: algunos mecanismos de control, como las fórmulas matemáticas, gráficos complicados, estadísticas, etc., suelen ser complejos y poco comprensibles para los dirigentes que han de servirse de ellos. • Debe asegurar una acción correctiva: el control debería indicar el camino para la acción necesaria identificando dónde se produjo el problema, quién es el responsable y qué debe hacerse para corregirlo. (Barbieri, 2009, pp.2-3) 6.3.- Tipos de Control Como se ha podido observar, la palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; por lo que puede ser tipificado como: 1. Control aplicado a las Áreas Funcionales de la Empresa: el control, al igual que la planificación, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, según se relacione con actividades de producción, administración de personal, mercadeo y finanzas. Control de Personal: Este control evalúa las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la aplicación de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral. Control de Mercadeo: Es el control que examina la planificación de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado. Control Financiero: Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 39 registros contables y el comportamiento de los costos en relación a la producción de ventas. 2. Control Organizacional: este, a la vez, puede ser de tres tipos: Físico, Material o Simbólico. • Es Físico cuando la aplicación de la sanción afecta al cuerpo humano. El uso del látigo, el encierro o del revólver son designados como control coercitivo. • Material cuando se usan recompensas para el logro de objetivos, que pueden ser cosas o servicios, y no se dan cuando no se alcanzan esos objetivos. Se denomina control utilitario y su principal símbolo es el dinero. • Es Simbólico cuando se busca la obediencia a través de la adhesión de los individuos a un credo, idea u otro símbolo. Se denomina control normativo. 3. Control Administrativo: el control en administración tiene tres elementos: (1) Normas que representan una actuación deseada. Estas pueden ser tangibles o intangibles, vagas o específicas, pero si los interesados no entienden los resultados esperados se crean confusiones; (2) Comparación de los resultados efectivamente logrados contra las normas. De esa comparación surge una evaluación, hecha por alguien competente que luego informa a la Dirección Superior con autoridad para tomar las decisiones correctivas; (3) Acciones correctivas, que como resultado de la evaluación realizada rectifican los errores detectados para obtener los resultados planeados. Este tipo de control, si bien tiende a hacerse "Normativo" por el tipo de sanción que implican los incumplimientos, es en definitiva "Utilitario" y, refleja el concepto del control administrativo en su forma más amplia. Primero existe una norma, luego una Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 40 comparación entre plan y acción, una evaluación de los desvíos y luego la corrección de la autoridad competente. 4. Control de sistemas: es la función del sistema, que sostiene las variaciones de lo ejecutado dentro de los límites permitidos, de acuerdo a un plan. Aquí se enfatiza que existe en todo sistema un plan con objetivos que tienen tolerancias definidas y que las variaciones, fuera de los límites permitidos, son corregidas por el control. (pp.2-4, tema-7) 5. Control Interno: el Control Interno es un subsistema organizado de controles que garantizan que la empresa, sus funciones, procesos y actividades, globalmente, se lleven a cabo de manera eficiente y eficaz, en el respeto de las normas aplicables; que los activos utilizados en la vida de la empresa estén protegidos contra perdidas y que la información que se obtiene sea fiable y correcta. El Control Interno, puede subdividirse de la siguiente manera: 5.1. Control preliminar: este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. 5.2. Control concurrente: este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran. 5.3. Control de retroalimentación: se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable. (Fernández F., M, 2003, pp. 65-68) Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 41 6. Control Social: el control social puede ser definido como el conjunto de mecanismos de participación ciudadana y de acciones de control, vigilancia y seguimiento que realizan los ciudadanos de forma independiente u organizados colectivamente, para la toma de decisiones de la gestión pública, asumiendo compromisos para contribuir a que la administración de gobierno se realice de forma transparente, efectiva y oportuna, procurando que los derechos de participación se materialicen en forma efectiva, suficiente y oportuna. (Martínez, 2011, p. 2) Por lo antes indicado, el control social corresponde a medidas formales, en contra de las conductas no deseadas con el fin de evitar lo acaecido gradualmente en los órganos centralizados y descentralizados, quienes conforman el sector público, donde pudiese debilitarse el sistema de control interno desde el punto de vista fiscal, lo cual se atribuiría a la falta de cultura fiscalizadora y contralora, y por la preponderancia de una ética débil e indiferente, por la cual se le facilitaría a funcionarios al servicio de la nación, la práctica de conductas ilícitas, así como burlar los dispositivos de controly la disposición a su juicio del dinero público, mal poniendo la gestión pública. Con estos alcances sobre el control y sus diversas formas se quiere hacer notar que es necesario un conocimiento más amplio y profundo de sus técnicas que faciliten el buen desarrollo de los Proyectos Comunales y sobre todo que contribuyan al cumplimiento de los resultados esperados. 7.- Rendición de Cuentas La palabra rendición de cuentas, trata de un término que no tiene una definición concreta en castellano. A veces se traduce como control, a veces como fiscalización, otras como responsabilidad. Sin embargo, la noción de rendición de cuentas tiene dos dimensiones básicas. Incluye, por un lado, la obligación de políticos y funcionarios de informar sobre Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 42 sus decisiones y de justificarlas en público, por otro, incluye la capacidad de sancionar a políticos y funcionarios en caso de que hayan violado sus deberes públicos (Scheldler. A, 2004, p.11). La rendición de cuentas abarca, de manera genérica, tres formas diferentes para prevenir y corregir abusos de poder: obliga al poder a abrirse a la inspección pública; lo fuerza a explicar y justificar sus actos, y lo supedita a la amenaza de sanciones (ver Figura en Pág. Siguiente). Los tres aspectos en su conjunto –información, justificación y castigo- convierten a la rendición de cuentas en una empresa multifacética. La convierten en una conceptualización amplia que alberga una abundancia de términos afines, como la vigilancia, la auditoría, la fiscalización o la penalización, y todos comparten la pretensión de moderar el ejercicio del poder. Conceptualización de la Rendición de Cuentas Nota: Tomado de Cuaderno de Transparencia Nº 3: ¿Qué es la rendición de cuentas? (1ª ed.), por Scheldler. A, 2004, p. 12. Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 43 Prosigue exponiendo Scheldler, que sin embargo, las tres aspectos (información, justificación y castigo) no forman un núcleo de “atributos necesarios” que de manera binaria estén o presentes o ausentes y que deban estar presentes en todos los casos que se reconocen como instancias de rendición de cuentas. Por un lado, se trata de variables continuas que no son una cuestión del todo o nada, sino de grados. Las tres pueden presentarse con énfasis e intensidades y variadas. Por otro lado, hay muchos casos en los cuales una o dos de las tres dimensiones estén ausentes, o sólo débilmente presentes, y de todos modos podemos hablar de ejercicios efectivos de rendición de cuentas. (p. 12) Asimismo, por rendición de cuentas se entiende el proceso político-administrativo mediante el cual los gobernantes dan cuenta de sus decisiones y acciones, con todas las variantes que puedan existir respecto a: El sujeto que da cuentas, el sujeto a quien se rinde cuentas, el objeto de la rendición de cuentas y los medios a través de los cuales tiene lugar. (Ochoa y Montes de Oca, 2004). La rendición de cuentas significa, como ha dicho Crespo (2001:6), que los actores envían señales a los contralores, las cuales pueden ser comparadas con la memoria de éstos, a partir de lo cual pueden aplicarse castigos y recompensas. El tema de la Rendición de Cuentas, se introduce como principio en la constitución venezolana (Artículos 66, 141, 161, 162, 197, 315, y 244) y más adelante en un conjunto de leyes aprobadas para avanzar en el nuevo marco institucional, lo cual constituye una necesidad debido a que está prevista la contraloría social a la gestión pública, la cual requiere de transparencia y rendición de cuentas para su viabilidad, al igual que otras leyes y principios que se encuentran en estrecha relación, entre ellos el de la transparencia, se trata de principios que deben ser asumidos por las instituciones que conforman el aparato público e igual manera se evidencia la consideración de estos Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 44 principios en la promulgación de otros documentos jurídicos, corroborando su importancia para el proceso de transformación. De los artículos de la CRBV, anteriormente mencionados, se desprenden reglamentos con el objetivo de garantizar la obligatoriedad de parte del sector público y de “todo funcionario que recaude, administre, reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado de rendir cuenta de la administración a su cargo por intermedio del sistema contable” (Manual de Normas de Control Interno Gaceta Oficial No. 38282 del 28/09/2005). En este contexto, el marco institucional que se ha creado con respecto a la rendición de cuentas en el ámbito nacional, además de la CRVB, concretamente son: la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), la Ley Orgánica Contra la Corrupción; cuatro leyes que tienen que ver con el Poder Ciudadano: La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, la Ley Orgánica del Ministerio Público, la Ley Orgánica del Poder Ciudadano y la Ley Orgánica de la Defensoría del Pueblo; del Poder Judicial: la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Justicia; del Poder Electoral: la Ley Orgánica del Poder Electoral y del Poder Legislativo, el Reglamento Interior y de Debates, entre muchas otras. 7.1.- Sujetos que deben Rendir Cuentas, según el Marco Institucional En la CRBV (2009), se entiende como sujetos que deben rendir cuentas a los funcionarios e instituciones del aparato estatal que están obligados jurídicamente a dar cuenta de sus decisiones y acciones. La Carta Magna, identifica como sujetos de Rendición de Cuentas a todos los funcionarios del Poder Ejecutivo en sus distintos niveles político-territoriales, cuando expresa que deben rendir cuentas: El Poder Ejecutivo, el Presidente de la Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 45 República, la Administración Pública, el Banco Central de Venezuela, los Ministros, los Gobernadores y los Alcaldes, Concejales y miembros de Juntas Parroquiales. Además, queda establecido que deben rendir cuentas, los miembros del Poder Legislativo, concretamente los Diputados y Diputadas de la Asamblea Nacional y los Diputados(as) de los Consejos Legislativos de los Estados. En la Constitución venezolana, no queda definido el deber de rendición de cuentas por los poderes: Judicial, Ciudadano y Electoral, sin embargo en las leyes que rigen los órganos del Poder Ciudadano y el Poder Electoral, queda establecido el tema de la rendición de cuentas. Distinto es lo referente al Poder Judicial, el cual sólo a través de la ley contra la corrupción se encuentra obligado a rendir cuentas. La Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, cuyo objeto es el aparato del Poder Ejecutivo en sus niveles político-territoriales (Nacional, Estadal y Municipal), identifica los siguientes sujetos de la administración pública que deben rendir cuentas: Funcionarios(as) y Ordenadores de Pago; Ejecutivo Nacional; el Ministro o Ministra de Planificación y Finanzas; el Presidente o Presidenta del Banco Central de Venezuela y el Ejecutivo Nacional por órgano del Ministro(a) de Planificación y Finanzas. La Ley Contra la Corrupción, no deja ningún espacio del aparato estatal sin la obligación de rendir cuentas, precisa todas las instituciones del Poder Ejecutivo, incluso en instituciones donde el Estado no es totalmente ni mayoritariamente propietario, es decir organizaciones consideradas como del sector privado o del tercer sector, lo cual revela la importancia que se le asigna a la rendición de cuentas como estrategia contra la corrupción; adicionalmente al identificar a los órganos y entidades del Poder Público en Autores: Aquiles Ramirez / Bersy Gómez (Año 2012) 46 sus distintos niveles político-territoriales, incorpora a
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