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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2021 Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 2 de 41 VERSIÓN:11 TABLA DE CONTENIDO CAPITULO I INTRODUCCIÓN 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO DEL MANUAL 3. ALCANCE 4. REFERENCIAS NORMATIVAS 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES CAPÍTULO II PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD 1. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD 2. PLANEACIÓN INSTITUCIONAL ORIENTADA A RESULTADOS 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4. PARTES INTERESADAS CAPÍTULO III SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN- ESTRUCTURA GENERAL 1. ESTRUCTURA Y ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN 3. POLÍTICA Y PROPÓSITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5. COMUNICACIÓN CAPÍTULO IV GESTIÓN POR PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 2. PRODUCTOS 3. GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO 4. EVALUACIÓN Y MEJORA ANEXOS Anexo 1. Normograma y Otros Documentos de Origen Externo Anexo 2. Despliegue del Modelo de Operación por Procesos Anexo 3. Listado Maestro de documentos del SIG Anexo 4. Matriz de comunicaciones, participación y consulta Anexo 5. Subcomités y comités integrados en el CGDI Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 3 de 41 VERSIÓN:11 CAPITULO I INTRODUCCIÓN Temas Introducción Objetivo del Manual Alcance Referencias Normativas Términos y Definiciones Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 4 de 41 VERSIÓN:11 1 INTRODUCCIÓN El Departamento Nacional de Planeación (DNP) ha estructurado e implementado el Sistema Integrado de Gestión (SIG) con el fin de mejorar los resultados hacia sus partes interesadas y fortalecer la eficiencia institucional. Para lograrlo, con el compromiso de la Alta Dirección, el DNP orienta el desarrollo de sus actividades bajo un modelo de planeación institucional orientado a resultados, que parte de la plataforma estratégica de la entidad, se despliega a través de la gestión por procesos generadores de productos confiables y emplea las capacidades humanas y tecnológicas, integradas en equipos eficientes. De esta manera, se asumirá cada actividad o proyecto con la importancia y el compromiso necesarios, que promuevan el desarrollo de las políticas y estrategias en cumplimiento del quehacer misional de la entidad. Para garantizar el sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión, el DNP cumple los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), las Normas Internacionales vigentes ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 e ISO 45001. Igualmente, el DNP se rige por la normativa nacional aplicable a cada uno de los sistemas previamente mencionados. El Manual del SIG contiene el enfoque de los elementos transversales para la planeación, implementación y mejora institucional y se convierte en una herramienta de consulta para las personas involucradas a todos los niveles de la entidad. Éste se administra y controla de acuerdo con lo establecido en el “Manual para la elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión” del DNP. Su estructura está diseñada por cuatro (4) capítulos que describen: introducción, presentación de la Entidad, estructura general y gestión por procesos del SIG. La revisión del Manual es responsabilidad del representante de la Alta Dirección para el SIG, quien verifica que lo definido sea consistente con la realidad del DNP y cumpla con los requisitos legales y técnicos, así como con las actualizaciones respectivas derivadas del mejoramiento continuo y los cambios propios derivados por la dinámica de la entidad. La aprobación de este manual es responsabilidad de la alta dirección del DNP, la cual está constituida por: Director(a) General, Subdirector(a) General Territorial, Subdirector(a) General Sectorial y Secretario(a) General, quienes validan su contenido. 2 OBJETIVO DEL MANUAL Integrar los elementos que definen y componen el Sistema Integrado de Gestión del Departamento Nacional de Planeación, con base en los estándares del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), las Normas Internacionales vigentes ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 y la normativa nacional aplicable a cada uno de los sistemas previamente mencionados. Esto con el propósito de que se convierta en un elemento clave para la inducción, capacitación, desarrollo y mejoramiento del accionar de los servidores públicos y demás colaboradores del DNP. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 5 de 41 VERSIÓN:11 3 ALCANCE El Manual del SIG ha sido desarrollado con fundamento en el modelo de planeación institucional orientado a resultados, formalizando el compromiso de la entidad en la búsqueda permanente de la satisfacción de sus partes interesadas, planeando y elaborando productos de calidad, bajo un enfoque por procesos y el uso eficiente de recursos, conforme a lo establecido en las normas legales aplicables que los regulan. Este documento está dirigido a todos los servidores públicos en el DNP, así como a sus partes interesadas. 4 REFERENCIAS NORMATIVAS Las referencias normativas aplicables al Manual del SIG se presentan en el Anexo 1 “Normograma y Otros Documentos de Origen Externo” 5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES A continuación se incluyen términos y definiciones que permiten el entendimiento del presente manual: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Es el proceso continuo basado en el conocimiento, evaluación y manejo de los riesgos, que mejora la toma de decisiones organizacionales. ALTA DIRECCIÓN Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización. ANÁLISIS DE RIESGOS Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo. APCM Acciones preventivas, correctivas y de mejora. CALIFICACIÓN DEL RIESGO Establece el grado de exposición de la Entidad bajo criterios de probabilidad e impacto de los riesgos. COMPONENTE DE SIG Modelo de gestión que se ha integrado al SIG del DNP. Se estructura para el cumplimiento de programas operativos según requisitos del modelo. CONTEXTO ESTRATÉGICO Corresponde al análisis de los factores clave internos y externos que determinan la gestión de la entidad. El resultado de este análisis se ajustará o validará según se requiera. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 6 de 41 VERSIÓN:11 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Constituyen el grupo de documentos emitidos por entes externos a la Entidad (terceras partes) que son utilizados en la ejecución de los procesos de los Sistemas de Gestión. Ejemplo: Ley 1150 de 2007, Manual SIIF, entre otros. DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Es la información contenida en la estructura documental definida para el Sistema Integrado de Gestión del Departamento Nacional de Planeación. HERRAMIENTA TRANSVERSAL Se constituye a partir de los requisitos de modelos de gestión que se atienden transversalmente en el Sistema Integrado de Gestión.LÍNEA DE ACCIÓN Corresponde a las actividades de proceso, mediante las cuales se agrupan los procedimientos. Describen el campo de acción u orientación para la generación de bienes o prestación de servicios. MANUAL Documento explicativo mediante el cual se amplía información para el desarrollo de procedimientos. Establecen directrices generales de varios temas o métodos que incluyen información de interés. No tienen un orden sistémico (por la variedad de temas). MANUAL DEL SIG Documento que contiene el enfoque de los elementos transversales para la planeación, implementación y mejora institucional. Así mismo, integra los elementos que definen y componen el Sistema Integrado de Gestión del DNP con base en estándares, normas internacionales y normativa nacional aplicable. MODELO DE GESTIÓN Esquema o marco de referencia definido en normas técnicas o estándares internacionales. Ejemplo: normas ISO, MIPG. entre otros. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS Es la ruta de navegación que armoniza la misión y visión de la entidad mediante un diagrama de valor que representa a manera de inventario gráfico los procesos de la entidad en forma interrelacionada o por niveles. En el DNP representa gráficamente los cuatro niveles de procesos: Estratégico, Misional, Apoyo y Evaluación. OBJETIVO INSTITUCIONAL Los objetivos institucionales son los propósitos de la entidad a largo plazo, en los cuales se debe enfocar el esfuerzo para cumplir con la misionalidad y los fines del estado. PLATAFORMA ESTRATÉGICA Son los componentes de direccionamiento estratégico de la entidad, en los cuales se enmarca su quehacer institucional. Estos componentes son: misión, visión, objetivos institucionales y política del SIG. POLÍTICA DE RIESGO Identifica las opciones para tratar y manejar los riesgos que ha definido la entidad. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 7 de 41 VERSIÓN:11 PROCEDIMIENTO Son documentos que describen una forma específica para llevar a cabo una línea de acción de un proceso y pueden dar directrices o lineamientos generales para el desarrollo de la misma. Son secuenciales y describen el cómo, quién y las salidas que dan cuenta de entregables en la planeación institucional. PROCESO Son documentos que dan cuenta de la generación de productos (bienes y servicios) institucionales y en su descripción incluyen los componentes y elementos clave para la gestión de los procesos del DNP (proveedores- entradas y salidas-clientes). PRODUCTO Son bienes o servicios determinados como un conjunto tangible de atributos reunidos en forma identificable (procesos), que proporcionan satisfacción de necesidades o expectativas y que se ofrecen en un contexto determinado. PROPÓSITOS DEL SIG Pilares específicos u objetivos que desarrollan la Política del SIG. Generalmente cada propósito representa un componente del SIG. RESPONSABLES Rol o cargo encargado de adelantar las acciones propuestas. RIESGO Evento adverso e incierto (externo o interno) que derivado de la combinación de su probabilidad de ocurrencia y el posible impacto, pudiera obstaculizar o impedir el logro de los objetivos institucionales, o la calidad de los productos ofrecidos por la Entidad. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL DNP Es el conjunto de elementos interrelacionados, que interactúan de manera unificada y armonizada para establecer la orientación del DNP y el modelo operativo que garantice el logro de los objetivos, considerando los diferentes modelos referenciales que aplican a la entidad. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 8 de 41 VERSIÓN:11 CAPITULO II PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Y SU PLATAFORMA ESTRATÉGICA Temas Contexto de la Entidad Planeación institucional orientada a resultados Estructura organizacional Partes Interesadas Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 9 de 41 VERSIÓN:11 1 CONTEXTO DE LA ENTIDAD Desde lo administrativo y funcional. El Departamento Nacional de Planeación (DNP) es un Departamento Administrativo que pertenece a la Rama Ejecutiva del poder público, que depende directamente de la Presidencia de la República. Su misión principal es liderar, coordinar y articular la planeación de mediano y largo plazo para el desarrollo del país en los campos social, económico y ambiental, a través del diseño, la orientación y evaluación de las políticas públicas colombianas, el manejo y asignación de la inversión pública y la concreción de estas en planes, programas y proyectos. El DNP es entonces la entidad técnica, cabeza del sector planeación, encargada de liderar la coordinación intersectorial y el direccionamiento estratégico de las políticas e inversiones públicas en Colombia. Entre las principales funciones del DNP se encuentran: coordinar el diseño y la elaboración del PND y las demás políticas públicas; actuar como máxima autoridad de la inversión pública; facilitar la articulación entre la planeación de las entidades del Gobierno nacional y los demás niveles de Gobierno; efectuar el seguimiento y la evaluación de resultados de las políticas, planes, programas y proyectos del sector público y la economía nacional e internacional; brindar asistencia técnica en la implementación del Sistema General de Regalías (SGR) y administrar el Sistema de Seguimiento, Evaluación y Control (SSEC) del SGR; servir de Secretaría Técnica del CONPES y ejercer la presidencia y Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR. En síntesis, ser la entidad de carácter técnico del Gobierno nacional que orienta la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de las políticas públicas y la inversión, en el marco del Plan Nacional de Desarrollo. El contexto del Departamento Nacional de Planeación está relacionado con los factores internos y externos que pueden afectar de manera positiva o negativa el cumplimiento de su quehacer misional, objetivos y la planificación del Sistema Integrado de Gestión. Factores Internos. Para el análisis de los factores internos se han tenido en cuenta diversos elementos implícitos en el SIG, en donde se ha establecido un modelo de operación por procesos que funciona de forma sistemática para el logro de los objetivos de la entidad. El talento humano es el activo de mayor valor en la entidad, reflejado en los funcionarios y contratistas, que influyen en la generación de nuevo conocimiento a partir de su participación en el ciclo de políticas públicas, formulación de planes, programas y proyectos. De igual manera, se encuentran los proveedores por medio de los cuales se gestionan algunas actividades en el desarrollo de los procesos misionales. Alrededor del talento humano se encuentra la cultura organizacional, la cual contribuye al fortalecimiento de los valores definidos que aportan identidad y sentido de pertenencia, alineado con los valores del servicio público y el código de integridad adoptado por la entidad. En consecuencia, el DNP está comprometido en mantener y mejorar las condiciones de salud y seguridad de todos sus colaboradores y contratistas, identificando los peligros, evaluando y valorando los riesgos con Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 10 de 41 VERSIÓN:11 el fin de establecer los controles necesarios para promover la mejora continua del componente de Gestiónde Seguridad y Salud en el Trabajo del SIG. Otro factor interno importante es el ambiental, donde se ubican: la infraestructura, el uso adecuado de los recursos naturales y la generación de residuos aprovechables, ordinarios y peligrosos. A fin de evitar efectos adversos, el DNP ha gestionado responsabilidades ambientales de forma sistemática para contribuir al pilar ambiental de la sostenibilidad, mediante el cumplimiento de las leyes, decretos y normas, el cumplimiento de los propósitos y la mejora del desempeño ambiental. El factor tecnológico, el capital humano calificado, la actualización tecnológica y la disponibilidad de los sistemas de información que apoyan la operación de la entidad en todos los niveles de gestión inciden en la confiabilidad y eficiencia de los procesos de la entidad. Adicionalmente, la implementación de nuevos lineamientos y tecnologías pueden tener efecto en la curva de aprendizaje de los funcionarios y contratistas para su apropiación y en la preservación de la información de la entidad. Finalmente, el factor financiero viéndolo desde el punto de vista de registro y asignación presupuestal y su respectiva distribución, puede afectar la operación contable o de tesorería. Incluso, el cumplimiento de la misión de la entidad reflejado en la elaboración y ejecución de planes, programas, políticas y proyectos. Factores externos. Se consideran todos los factores que se derivan del factor social, cultural, tecnológico, ambiental, político, legal y económico, Así mismo, se tienen en cuenta los procesos misionales por medio de los cuales se generan los productos del DNP y de ellos depende el cumplimiento y la satisfacción de los requerimientos y expectativas de nuestras partes interesadas. En el factor social y económico, las condiciones de calidad de vida de la población están ligadas a las políticas públicas, al desempeño de los diferentes sectores sociales. El principal objetivo de la Política Social es lograr que todos los colombianos tengan acceso a educación de calidad, a una seguridad social equitativa y solidaria, al mercado laboral promoviendo la formalización o apoyando el emprendimiento y a mecanismos de promoción social efectivos. Para esto, el DNP contribuye a dar los lineamientos en los temas de su competencia y elaborar estudios para toma de decisiones de los diferentes sectores y orientar las acciones del Gobierno Nacional, hacia la articulación y coordinación de políticas públicas, con una visión de Estado en el largo plazo, encaminada a la reducción de la pobreza y la promoción del empleo y la equidad. De esta manera, se pretende generar las condiciones necesarias para que cualquier ciudadano, sin importar su condición, mejore su desarrollo personal y social. Otro factor social es la llegada al territorio, para lo cual el DNP tiene la responsabilidad de proponer una visión desde el Gobierno nacional del desarrollo de los territorios y promover la buena gestión de las entidades territoriales para apoyar la profundización de la descentralización. Se busca consolidar un nuevo esquema de gobernanza multinivel, entendida como una transformación efectiva de la relación entre la nación y el territorio, mediada por la articulación de competencias y ofertas institucionales. La articulación entre dichos niveles de gobierno busca apoyar a las entidades territoriales en la construcción de sus propias capacidades para impulsar el desarrollo y la paz. Del mismo modo, por medio del Sistema General de Regalías (SGR) se presenta otra alternativa de llegada al territorio con el fin de crear condiciones de equidad en la distribución de los ingresos para generar ahorros para épocas de escasez; distribuir los recursos hacia la población más pobre, generando mayor equidad Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 11 de 41 VERSIÓN:11 social; promover el desarrollo y la completitud regional; promover la integración de las entidades territoriales en proyectos comunes; y promover la inversión en la reestructuración social y económica de los territorios donde se desarrollen actividades de exploración y explotación. En el factor legal, la normativa define desde las funciones de la entidad hasta el control de su desempeño y obligaciones, pasando por los lineamientos y restricciones para su actuación en todos los procesos y el desarrollo de su misión. El volumen y permanentes cambios normativos, así como los vacíos en este ámbito, impone retos a la gestión y pueden dar lugar a la libre interpretación generando riesgo de actuaciones erradas. Consecuentemente, el desconocimiento del marco legal aplicable a la entidad puede afectar su cumplimiento en el desarrollo de los procesos, la generación de productos (bienes y servicios) con el consecuente riesgo de sanciones y pérdida de credibilidad e imagen del DNP. En lo político, hay varios factores que pueden afectar la gestión y los resultados del DNP, como el cambio de gobierno, la estabilidad política, las relaciones y compromisos internacionales. Frente al primero, la entidad realiza un ejercicio de coordinación con el Presidente de la República y su equipo de gobierno, en donde se proveen los lineamientos estratégicos de las políticas para la elaboración del Plan Nacional de Desarrollo (PND), el cual se construye con la ciudadanía desde las regiones, realizando mesas de trabajo en los 32 departamentos y el Distrito Capital, con la participación de todos los sectores sociales que priorizan proyectos para mejorar sus condiciones de vida. Dado lo anterior, el PND se convierte en uno de los factores más importantes para el DNP, ya que a partir de éste se señalan los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal en el mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental. Estas últimas serán implementadas por el gobierno, mediante la coordinación, seguimiento y evaluación del DNP. Con ocasión de su quehacer en materia de seguimiento, el DNP crea en 1994, el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados (SINERGIA), cuya intención es la gestión y manejo de la información relacionada con la agenda de evaluación, el seguimiento al PND y el afianzamiento de la cultura de gestión pública por resultados en el país y en la región de América Latina. Por otra parte, la corrupción y el uso inadecuado de los recursos públicos es un factor externo que se ha convertido en uno de los principales problemas políticos del país. De acuerdo con el Índice de Percepción de la Corrupción (IPC) que publica cada año Transparencia Internacional, Colombia mantiene desde hace 4 años una calificación de 37 sobre 100 puntos. Esto indica que no ha cambiado la imagen que grupos de expertos tienen sobre el sector público colombiano en cuanto a este aspecto se refiere. Para combatir la corrupción el DNP diseña y desarrolla estrategias de participación ciudadana, tales como: los ejercicios de rendición de cuentas, en los cuales se muestra de manera transparente la gestión realizada durante la vigencia; la formulación e implementación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, y se realiza seguimiento de manera cuatrimestral; el Cumplimiento de la ley de transparencia, 1712 de 2014, por medio de la publicación de información pública, y proporcionando y facilitando el acceso a las partes interesadas a través de los medios que establece dicha ley. Otro factor que afecta al DNP es el relacionado con el financiamiento público, para lo cual se debe garantizar el cumplimiento de las políticas y metas de inversión pública contenidas en el PND, el Plan Plurianual de Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA:12 de 41 VERSIÓN:11 Inversiones y el marco fiscal de mediano plazo. Para esto, la entidad dirige y coordina las acciones requeridas para la programación, modificación y seguimiento de la inversión pública nacional, la distribución del Sistema General de Regalías y el Sistema General de Participaciones, la priorización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos de crédito externo, y los sistemas y metodologías en los cuales se reporta la información relacionada con el gasto de inversión nacional, según las disposiciones legales, normativas, institucionales y los criterios técnicos relacionados. Frente a los factores ambientales, se reflejan los temas relacionados con el incremento de la deforestación, que según el reporte del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam) para el último trimestre del 2018, la Amazonía concentró el 43 % de las alertas tempranas de deforestación de todo el país y los departamentos de Guaviare y Meta son los que concentran la mayor parte de estas (Cardona, 2019). En lo que se refiere a las condiciones climáticas a finales del siglo XXI, los escenarios sugieren que el calentamiento sobre el territorio colombiano sería paulatino con incrementos de la temperatura media del aire de 2-3° entre 2011-2040 y de 3 y 4°C hacia 2071-2100. En esta versión de los escenarios la precipitación registra reducciones en la parte interandina y en la región Caribe, y aumentos en la región Pacífica, en los Piedemonte Orientales y en un sector sobre el sur de Bolívar, Sucre y Magdalena Medio (Caicedo, 2012). Dado lo anterior, el DNP tiene por competencia la inclusión de políticas ambientales y de gestión del riesgo en la planeación del desarrollo. Para ello, adelanta acciones relacionadas con el conocimiento, uso y conservación de la biodiversidad, la conservación y manejo de áreas protegidas y estratégicas, la gestión integral del recurso hídrico y de los espacios oceánicos, costeros e insulares; la prevención y control de la degradación ambiental y el cambio climático; el desarrollo productivo sostenible y competitivo; el desarrollo de modelos de análisis y valoración económica y ambiental; la planificación ambiental territorial; y la reducción del riesgo y los mecanismos de protección financiera ante desastres. Finalmente, la Agenda 2030 plantea una oportunidad clave para generar transformaciones y dar impulso político a temas de interés a nivel internacional, nacional y local que permitan mejorar la calidad de vida de todos los colombianos, especialmente de los más pobres y vulnerables, siendo además una herramienta para generar las condiciones habilitantes de una paz estable y duradera, para el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible el DNP establece políticas públicas, planes, acciones, programas y actividades a nivel nacional, regional y sectorial, garantizando una visión integrada y participativa de las dimensiones social, ambiental y económica del desarrollo sostenible para el país. 2 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y PLATAFORMA ESTRATÉGICA El DNP ha definido su planeación institucional a través de un modelo de gestión orientado a resultados, cuya función es facilitar en la entidad la dirección efectiva e integrada de su proceso de creación de valor público. Su intención es optimizar la gestión asegurando la máxima eficacia y eficiencia de su desempeño, la consecución de los objetivos institucionales y la mejora continua de los procesos. Apoyados en este concepto, la gestión basada en resultados se puede definir como el uso de información formal sobre el desempeño para mejorar la eficiencia y efectividad de la entidad. Su punto de partida es la definición clara de los resultados que la entidad quiere lograr, y definir mediante qué productos, actividades y recursos se alcanzarán. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 13 de 41 VERSIÓN:11 El esquema de planeación orientado a resultados adoptado por el DNP tiene una periodicidad de cuatro (4) años. Este se encuentra alineado con los tiempos y compromisos asumidos en el Plan Nacional de Desarrollo y se materializa a través de la formulación de la planeación institucional año a año, mediante la programación de productos en términos físicos, temporales y presupuestales. De esta manera, el modelo de gestión y planeación orientado a resultados estaría representado gráficamente de la siguiente manera: Ilustración 1. Modelo de operación por resultados Fuente: Grupo de Planeación DNP 2.1 PLATAFORMA ESTRATÉGICA La plataforma estratégica es la estructura conceptual sobre la cual se define y orienta la entidad. Sus elementos son el resultado del ejercicio de planeación estratégica, la cual se realiza cada cuatro años1, y se revisa anualmente2. La planeación se lleva a cabo a partir del contexto del DNP, las proyecciones del país al mediano y largo plazo, las líneas establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las funciones del DNP y sus capacidades para satisfacer necesidades y expectativas de las partes interesadas. Los elementos específicos de la plataforma estratégica se presentan a continuación: MISIÓN 1 La planeación estratégica se realiza de acuerdo con la periodicidad establecida para el Plan Nacional de Desarrollo (PND). 2 De ser requerido por la Alta Dirección de la Entidad. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 14 de 41 VERSIÓN:11 El DNP es el centro de pensamiento del Gobierno Nacional que coordina, articula y apoya la planificación de corto, mediano y largo plazo del país, y orienta el ciclo de las políticas públicas y la priorización de los recursos de inversión. VISIÓN En 2030 el DNP será una entidad que incidirá efectivamente en el desarrollo sostenible del país a través de la optimización de la planeación, innovación e inversión pública. OBJETIVOS INSTITUCIONALES3 Ilustración 2. Objetivos Institucionales Fuente: Grupo de Planeación DNP 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional del Departamento Nacional de Planeación está reflejada en el organigrama, que podrá ser consultado en la página web de la entidad. 4 PARTES INTERESADAS Las partes interesadas del DNP, con sus necesidades y expectativas constituyen los grupos de valor a los cuales se dirigen todas las actividades de la entidad. Éstas se presentan a continuación: 3 son los propósitos de la entidad a largo plazo, en los cuales se debe enfocar el esfuerzo para cumplir con la misionalidad y los fines del estado. Se definen de acuerdo con los ejes estratégicos. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 15 de 41 VERSIÓN:11 Ilustración 3. Partes Interesadas DNP Fuente: Grupo de Planeación DNP Las partes interesadas son el conjunto de factores internos y externos que ejercen influencia sobre la entidad. Por esta razón el DNP, de acuerdo con sus partes interesadas, ha definido la forma en que se atienden sus necesidades y expectativas mediante el desarrollo de los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión. Tabla 1. Necesidades y Expectativas Partes Interesadas Parte Interesada Necesidades Expectativas razonables ¿Cómo se atiende en DNP? Servidores Públicos (funcionarios y contratistas) ✓ Respeto ✓ Confianza en los líderes ✓ Comunicación de objetivos y retroalimentación ✓ Idoneidad en líderes, pares y personas a cargo ✓ Instalaciones seguras y ambiente de trabajo saludable ✓ Disponibilidad de recursos para desarrollar su función o labor ✓ Aprendizaje y desarrolloprofesional ✓ Trato cercano ✓ Estabilidad laboral ✓ Coordinación entre líderes ✓ Beneficios laborales y personales ✓ Oportunidades de ascenso ✓ Trabajo en equipo ✓ Colaboración e integración ✓ Trámites internos simples y ágiles Proceso de Planeación y Gestión orientada a resultados (funcionarios y Contratistas): Planeación institucional Planeación y mantenimiento del MOP Proceso de Gestión y Desarrollo del Talento Humano: (funcionarios y Contratistas) Divulgación y apropiación del Código de Integridad Plan anual de SST Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 16 de 41 VERSIÓN:11 Parte Interesada Necesidades Expectativas razonables ¿Cómo se atiende en DNP? ✓ Reconocimiento ✓ Compensación justa y oportuna ✓ Trato equitativo ✓ Claridad en funciones y actividades ✓ Equilibrio trabajo – vida personal ✓ Participación ✓ Solución oportuna y clara a requerimientos internos Asesoría y acompañamiento jurídico Proceso de Gestión y Desarrollo del Talento Humano: (funcionarios) Inducción Evaluación de desempeño PIC, gestión de conocimiento interno y apoyo a estudios en el exterior Estrategia de liderazgo transformacional Verificación de requisitos para vinculación de funcionarios Plan de estímulos, bienestar e incentivos Administración de planta de personal Proceso de Gestión Contractual (contratistas) Cumplimiento de regulación en procesos de contratación Supervisión contractual Gestión de contratistas Proceso de Gestión Administrativa: (funcionarios y Contratistas) Mantenimiento de Administración y mantenimiento de instalaciones y recursos físicos Prestación de servicios de apoyo: transporte de funcionarios, aseo y cafetería Proceso Gestión TIC (funcionarios y Contratistas) Cliente externo: - Entidades del Orden Nacional Nivel Central - Entidades del Orden Nacional Nivel Descentralizado - Órganos de control, Fiscalía y otros - Congreso de la República - Entidades territoriales - Conocimiento de las normas - Oportunidad - Claridad en la asesoría - Coordinación entre dependencias - Utilidad de los productos y servicios - Divulgación de documentos aprobados - Articulación interinstitucional - Divulgación del seguimiento - Oportunidad en productos y servicios - Fortalecimiento capacidades institucionales en - Herramientas tecnológicas - Disponibilidad presencial - Facilidad para revisión y validación - Eficiencia en el seguimiento - Divulgación por múltiples medios Productos (bienes y servicios) misionales Coordinación y articulación Procesos misionales Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 17 de 41 VERSIÓN:11 Parte Interesada Necesidades Expectativas razonables ¿Cómo se atiende en DNP? Entidades territoriales - Facilidad de acceso a productos y servicios - Priorización de inversión de recursos del SGR - Calidad de los servicios y productos - Capacitación Ciudadanía ✓ Solución de PQRSD ✓ Claridad en la respuesta a PQRSD ✓ Cumplimiento del plazo en el trámite de PQRSD ✓ Trámites simples y ágiles ✓ Transparencia en la información Proceso de Planeación y Gestión orientada a resultados Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Aliados- Entidades en convenio Proveedores ✓ Claridad en responsabilidades ✓ Cumplimiento oportuno de compromisos ✓ Retroalimentación ✓ Trámites y procesos ágiles y prácticos Proceso de Gestión Contractual Contratos - Supervisión Conocimiento del (los) procesos en los cuales participan Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 18 de 41 VERSIÓN:11 CAPITULO III SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN- ESTRUCTURA GENERAL Temas Estructura y Alcance del Sistema Integrado de Gestión Compromiso de la Alta Dirección Política y Propósitos del Sistema Integrado de Gestión Responsabilidad y Autoridad Comunicación Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 19 de 41 VERSIÓN:11 1 ESTRUCTURA Y ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Sistema Integrado de Gestión (SIG) es el conjunto de elementos interrelacionados, que interactúan de manera unificada y armonizada para establecer la orientación del DNP y el modelo operativo que garantice el logro de los objetivos, considerando los diferentes modelos referenciales que aplican a la entidad. El SIG se ve representado trasversalmente en la generación de productos (bienes y servicios) mediante el cumplimiento de estándares de calidad que dan cuenta de la satisfacción de necesidades y expectativas de las partes interesadas. Los elementos que armonizan la estructura general del SIG son la plataforma estratégica, el modelo de operación por procesos (MOP), los recursos humanos, técnicos, económicos y de infraestructura necesarios para el desarrollo de las funciones. Todos estos elementos interactúan en diferentes niveles, considerando la aplicación de requisitos o directrices de los modelos de gestión aplicables al DNP, de manera unificada e integral. Gráficamente, el SIG se encuentra representado dentro de la cadena de valor de la siguiente manera: Fuente: Grupo de Planeación DNP 1.1 ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION La entidad ha definido los modelos que aplican al SIG en sus versiones vigentes, los cuales, de manera gráfica se presentan a continuación: Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 20 de 41 VERSIÓN:11 Fuente: Grupo de Planeación DNP Los modelos que aplican al SIG son: • Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)4: “es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio”. • Sistema de Gestión de Calidad (SGC)5: es un modelo de requisitos orientados a demostrar la capacidad de suministrar productos que satisfagan requisitos de los clientes, legales y reglamentarios aplicables, aumentando la satisfacción de los clientes y mejorando continuamente al desempeño de la entidad. • Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)6: orienta el establecimiento de los requisitos mínimos de las mejores prácticas en gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), destinados a permitir que la entidad controle sus riesgos y mejore su desempeño de la SST. Así mismo, establece los requisitos para identificar peligros, evaluar y valorar riesgos y establecer controles para la mejora continua del sistema de gestión a través del cumplimiento de la normatividad vigente sobre riesgos laborales. • Sistema de Gestión Ambiental (SGA)7: establece un marco de referencia para proteger el ambiente y responder a condiciones cambiantes en equilibrio con necesidades socioeconómicas. 4 Decreto 1499 de 2017, ARTÍCULO 2.2.22.3.2 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de2015”. 5 ISO 9001:2015 6 Decreto 1072/15- Libro 2- Título 4- Capítulo 6 e ISO 45001:2018 7 ISO 14001:2015 Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 21 de 41 VERSIÓN:11 • Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)8: Especifica los requisitos para establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información documentado dentro del contexto de los riesgos globales del negocio de la organización. Especifica los requisitos para la implementación de controles de seguridad adaptados a las necesidades de las organizaciones individuales o a partes de ellas. • Sistema de Control Interno (SCI)9: Proporciona una estructura que especifica los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno en las organizaciones obligadas por la Ley 87 de 1993, “el cual estará integrado por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad”. 1.2 HERRAMIENTAS TRANSVERSALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION De acuerdo con la estructura del SIG y conforme a sus requisitos, se han definido como herramientas transversales, aquellas que se gestionan de manera unificada y que son aplicables a todos los modelos que componen el SIG. Estas herramientas son: Ilustración 4. Herramientas Transversales del SIG Fuente: Grupo de Planeación DNP 8 ISO 27001:2013 9 Decreto 648 de 2017, Artículo 2.2.21.3.1. “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública” Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62518 MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 22 de 41 VERSIÓN:11 1.3 ALCANCE El alcance del Sistema Integrado de Gestión (SIG), se ha estructurado para ser aplicado por todas las dependencias del Departamento Nacional de Planeación. Cubre todas las funciones establecidas en la normatividad aplicable, la plataforma estratégica, el modelo de operación por procesos, la infraestructura física y tecnológica del DNP. Los requisitos particulares para cada modelo se encuentran incluidos en el Anexo 2. “Despliegue del Modelo de Operación por Procesos”. El alcance del Sistema Integrado de Gestión es: 1.3.1 Exclusiones contempladas frente a los modelos referenciales Se excluye el siguiente numeral de la norma ISO 9001:2015: Numeral 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones: El Departamento Nacional de Planeación no utiliza equipos de seguimiento y medición para proporcionar evidencia de la conformidad de sus productos. Los mecanismos de evaluación se realizan a través de herramientas administrativas. 1.3.2 Convenios y Proveedores Algunas actividades específicas y temporales del DNP se desarrollan a través de proyectos10, que son formulados, gerenciados y ejecutados en instalaciones que no pertenecen al DNP y sobre las cuales la entidad no tiene injerencia directa. En estos casos, los requisitos del SIG no aplican de manera totalizante a los mismos y su aplicación se da en el marco específico del proceso que desarrollan. El DNP es responsable de definir conjuntamente con el organismo aliado las responsabilidades específicas y el esquema de gerencia del proyecto, los cuales se incluyen en los convenios respectivos. Los supervisores/interventores de los convenios por parte del DNP, coordinan el cumplimiento de responsabilidades por parte de la entidad y supervisan y retroalimentan periódicamente a los aliados, de manera que se pueda lograr el objeto, los productos, actividades y entregables del proyecto. En términos generales, el DNP hará la inducción general y específica sobre el SIG al personal que sea contratado en el marco de los convenios y que presten servicios en las instalaciones físicas de la entidad11, de la misma forma que se realiza a los contratistas de la entidad. Para el caso de proveedores de servicios (contratistas y proveedores) que desempeñan un rol específico en las instalaciones del DNP, se establecen los requisitos y condiciones que deben ser aplicados por ambas 10 Estos proyectos se realizan a través de Entidades Aliadas u otros organismos. 11 Son instalaciones físicas el Edificio FONADE (pisos 2,3,4,5,6,7,8,9,12,14,15,16,17,18,23,24,27,31,32,33,34, 35, 36 y local primer piso), Edificio Gomez (pisos 5,6 y 7), Edificio Colombiana de Capitalización Seguros Patria (piso 7) y Edificio World Service (pisos 5 y 14). Preparación, seguimiento de la ejecución y evaluación de resultados de las políticas, planes generales, programas y proyectos del sector público, de mediano y largo plazo, para el desarrollo sostenible e incluyente del país. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 23 de 41 VERSIÓN:11 partes a través de los contratos. Los requisitos generales del SIG aplican en estos casos y los respectivos supervisores son responsables por orientar y evaluar el cumplimiento de los mismos. Las especificidades de cada componente del SIG serán abordadas en los manuales operativos, donde quedarán consignadas las obligaciones y responsabilidades a cargo de los contratistas/proveedores. 2 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN La Alta Dirección del DNP adquirió el compromiso de estructurar y mantener un modelo de planeación institucional orientado a resultados que se gestiona a partir de su SIG, con la intención de facilitar la mejora de la eficiencia institucional y el aumento en la satisfacción y percepción de sus partes interesadas. De igual forma, la Alta Dirección del DNP proporciona los recursos necesarios que permiten el cumplimiento de su misión institucional y dirige y controla la gestión sobre los procesos y programas de la entidad, de manera que los elementos de la plataforma estratégica se logren en beneficio de todas las partes interesadas. Lo anterior, se traduce en el cumplimiento primordial de las siguientes actividades: • Orientar la interpretación y aplicación adecuada e integral de los principios y requisitos incluidos en las normas, marcos de referencia y modelos aplicables al DNP. • Asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas para los modelos del SIG a todos los niveles de la organización. • Gestionar integralmente los riesgos a los que está expuesta la gestión del DNP, a partir de su plataforma estratégica y los niveles táctico y operativo, garantizando un nivel de aseguramiento razonable en la entidad. • Promover la difusión y entendimiento de la política del SIG y sus propósitos, en el marco de la plataforma estratégica. • Estimular el desarrollo de las competencias de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas de manera que su gestión sea eficaz, eficiente y efectiva, y pueda mejorar continuamente. • Legitimar y adoptar el Manual y demás documentos del SIG como referentes para el ejercicio de los procesos de la entidad. • Realizar la revisión periódica del desempeño del SIG para tomar las decisiones y acciones institucionales necesarias que fortalezcan su desempeño y resultados. • Participar y/o facilitar las reuniones y demás actividades que se requieren para el mejoramiento del SIG del Departamento. Con su disposición la Alta Dirección promueve que todos los colaboradores del DNP participenactivamente en el mantenimiento y mejoramiento del SIG, como principal forma de mejorar la gestión bajo estándares reconocidos internacionalmente y en el ámbito del Estado. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 24 de 41 VERSIÓN:11 3 POLÍTICA Y PROPÓSITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 3.1 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La política del SIG del DNP está definida por la Alta Dirección, como una expresión que lo determina y orienta en el marco de la plataforma estratégica así: El Departamento Nacional de Planeación está comprometido con el desarrollo sostenible e incluyente del país, a través del ciclo de planeación, cuyos productos atienden las necesidades de la nación y consideran las características de los territorios. Esto lo logra y consolida a partir de un Sistema Integrado de Gestión, que cumple normativamente y articula la capacidad técnica y compromiso de su talento humano, información confiable, recursos tecnológicos, financieros y de infraestructura, en un ambiente de trabajo seguro, saludable y responsable con el medio ambiente, que contribuyen al mejoramiento continuo de la gestión institucional. 3.2 PROPÓSITOS DE LA POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Los pilares específicos u objetivos que desarrollan la Política del SIG son los siguientes: El despliegue de la planificación del SIG del DNP se puede observar en el ejercicio de planeación institucional, que consiste en la relación entre la formulación de productos institucionales con objetivos institucionales, los cuales, a su vez, se asocian con los procesos que tienen una relación directa con su cumplimiento. 1. Generar productos confiables, oportunos y útiles que garanticen el cumplimiento y logro de los objetivos institucionales y compromisos de la entidad. 2. Gestionar el tratamiento y acceso a la información institucional, el manejo adecuado de los datos abiertos y personales, protegiendo su integridad, disponibilidad y confidencialidad. 3. Gestionar nuestras actividades y recursos en un ambiente de trabajo seguro y saludable, promoviendo una cultura de autocuidado de manera responsable con las personas y con el medio ambiente. 4. Orientar nuestra atención a las partes interesadas bajo principios de legalidad, transparencia, buen gobierno y lucha contra la corrupción. 5. Ejercer adecuado control para garantizar la defensa jurídica de los intereses de la entidad. 6. Prevenir, controlar y mitigar los impactos que se puedan causar al ambiente en desarrollo de las actividades propias de la entidad, mediante el uso racional y eficiente de los recursos naturales y la adecuada disposición de residuos sólidos. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 25 de 41 VERSIÓN:11 4 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La Alta Dirección del DNP en el marco de la normatividad aplicable, que define la estructura y funciones de la entidad, ha establecido la estructura funcional del SIG. Esta permite visualizar la manera como han sido definidos los niveles de responsabilidad y liderazgo en la ejecución del Modelo de Operación por Procesos, así: Ilustración 5. Estructura funcional SIG Fuente: Grupo de Planeación DNP Alta Dirección: Es la máxima autoridad en el sistema. Está conformada por el/la Director(a) General del Departamento, el/la Subdirector(a) General Territorial, el/la Subdirector(a) General Sectorial y el/la Secretario(a) General, quienes aseguran la orientación y estructura estratégica y táctica del SIG, la definición y comunicación de las responsabilidades y autoridades requeridas, y realizan las revisiones al desempeño del SIG y aseguran la disponibilidad de recursos. 12 Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Está conformado13 por el/la Secretario(a) General, quien lo presidirá; el/la Subdirector(a) General Territorial o su delegado; el/la Subdirector(a) General Sectorial o su delegado; el/la Subdirector(a) de Gestión y Desarrollo del Talento Humano; el/la Subdirector(a) Administrativo; el/la Subdirector(a) Financiero; el/la Jefe de la Oficina de Tecnologías y Sistemas de Información; el/la Coordinador(a) del Grupo e Comunicaciones y Relaciones Públicas; y el/la Coordinador(a) del Grupo Planeación, o quien haga sus veces, quien será el Secretario Técnico. Todos responsables de 12 Para Seguridad y Salud en el Trabajo, son funciones del empleador las relacionadas en el Decreto 1072 de 2015, Capítulo 6, Artículo 2.2.4.6.8. 13 Véase Resolución interna 1742 de 2020, modificatoria de la 678 de 2018 Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 26 de 41 VERSIÓN:11 orientar la implementación y evaluación del SIG.14 Representante de la Alta Dirección: Para facilitar el direccionamiento del Sistema, la Alta Dirección del DNP, delega en la Secretaría General su representación ante el SIG, que independientemente de otras responsabilidades, estará encargada de: a) Asegurar que se establezca, implemente y mantenga el Modelo de Operación por Procesos que se ajuste a la realidad de la entidad. b) Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SIG. c) Asegurar que se promueva la toma de conciencia frente al SIG en todos los niveles de la entidad. Adicionalmente, es responsabilidad del representante de la Alta Dirección el trato con partes externas, certificadoras o de control, sobre todos aquellos asuntos relacionados con el SIG.15 Administrador del Sistema Integrado de Gestión: Es el apoyo operativo del Representante de la Alta Dirección que está en cabeza del Grupo de Planeación del DNP. Su labor se resume en: a) Asesorar metodológicamente a las dependencias en las herramientas transversales para la planeación, evaluación y mejora del SIG. b) Elaborar, actualizar y publicar los documentos y el balance de acciones de mejora. c) Facilitar la medición y el seguimiento del sistema, a través de las encuestas, los indicadores y las otras herramientas de seguimiento. d) Divulgar a través de los canales institucionales los aspectos estratégicos y funcionales del SIG. Responsable del proceso: Es la máxima autoridad del proceso encargada de la toma de decisiones sobre éste y de gestionar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades. Es el responsable de la aprobación del proceso y de los productos (bienes y servicios) derivados del mismo. Sus responsabilidades son16: a) Definir las necesidades y asegurar los recursos para el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y fortalecimiento de los procesos del SIG, que se encuentren bajo su responsabilidad. b) Evaluar el correcto funcionamiento de los procesos y programas del SIG, para la oportuna toma de decisiones encaminada hacia la mejora continua. c) Promover la participación de todos los actores involucrados en los cambios o situaciones que puedan afectar el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y fortalecimiento de los procesos del SIG. d) Aplicar los lineamientos para la gestión del riesgo de los procesos a su cargo. 14 Son funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño las descritas en la Resolución interna 678 de 2018 en su artículo 6. 15 Las funciones se encuentran descritas en la Resolución interna 678 de 2018 en su artículo 4. 16 La resolución 678 de 2018 de adopción del SIG, en su artículo 6, literal g), asigna la responsabilidad al Comité de Gestión y Desempeño Institucional establecer las responsabilidades de los diferentes actores que intervienen en el SIG, por lo cual en sesión del día 20 de marzo de 2018 el comité aprueba losroles y responsabilidades para autoridades de proceso, líderes de proceso y gestores integrales. Con la adopción del nuevo MOP, se adopta el rol de responsables de proceso y jefes de dependencia respectivamente. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 27 de 41 VERSIÓN:11 Jefe de Dependencia: Es el conductor operativo de un procedimiento, responsable de velar por la ejecución de las actividades, métodos y documentos descritos, así como de su seguimiento, medición, análisis y mejora. Sus responsabilidades son: a) Coordinar en la dependencia a su cargo, la ejecución de las acciones encaminadas para el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y fortalecimiento del SIG. b) Ejecutar estrategias y mecanismos que propicien, en los servidores públicos, la interiorización, apropiación, comunicación y divulgación del SIG en cada dependencia y/o proceso. c) Definir, implementar y mantener herramientas de medición que faciliten la mejora continua del SIG. d) Evaluar el correcto funcionamiento de los procedimientos y manuales del SIG, que se encuentren bajo su responsabilidad funcional y determinar las acciones de mejora continua. e) Aplicar los lineamientos para la gestión del riesgo que apliquen para su dependencia. f) Asistir o delegar su asistencia a las reuniones programadas para la planeación, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y fortalecimiento del SIG. g) Promover al interior de su dependencia el uso de los documentos, formatos y registros implementados en el SIG y reportar las necesidades de actualización de estos incluyendo los soportes del caso. h) Atender las auditorías que se programen dentro del desarrollo, mantenimiento y mejora del SIG, de acuerdo con la programación definida para este fin. i) Suministrar oportunamente la información solicitada por las dependencias y/o procesos encargados de liderar la implementación del SIG. j) Asegurar el uso y aplicación de la normativa y los documentos vigentes, solicitando cuando se requiera la actualización de normas en el listado maestro de documentos internos y externos. k) Designar y mantener en su dependencia un representante y suplente que se integren al Equipo de Gestores Integrales del SIG, para que le apoye en todas las tareas derivadas del mantenimiento del mismo. Facilitarles los recursos necesarios y disponibilidad de tiempo para su desempeño e informar los cambios de representante de Gestor Integral, al administrador del SIG. l) Informar al Grupo de Planeación los aspectos que puedan afectar la implementación, mantenimiento y mejora del SIG en cada una de sus dependencias. Gestores Integrales: Es el facilitador designado en cada dependencia, que actúa como enlace directo entre el Administrador del Sistema, los jefes y demás integrantes de la dependencia a la cual pertenecen. Se encargan de difundir todo lo relacionado con el sistema; realizar los requerimientos al Administrador, y mantener actualizados los reportes de indicadores, riesgos, acciones de mejora, entre otros. Son responsabilidades del gestor integral17: a) Apoyar la ejecución de las estrategias definidas por el Representante de la Alta Dirección para el SIG, en lo concerniente al desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y mejora del SIG. b) Atender en primera instancia las Políticas y directrices del SIG para llevar a cabo el ejercicio de autoevaluación. c) Brindar asesoría a los integrantes de la dependencia, en relación con las herramientas del SIG. d) Apoyar la implementación de estrategias y mecanismos que propicien la interiorización, apropiación, comunicación y divulgación del SIG. 17 Ibidem Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 28 de 41 VERSIÓN:11 e) Apoyar la socialización en la implementación de la Política y Propósitos del SIG y velar por el respectivo control y monitoreo que se identifiquen en el desarrollo de los procesos. f) Proponer recomendaciones, soluciones y medidas prácticas para subsanar los hallazgos que se identifiquen a partir de los diferentes mecanismos de evaluación definidos por el SIG. g) Realizar la solicitud de acciones correctivas, preventivas y de mejora para los procesos y productos a su cargo y hacer seguimiento a los plazos para las mismas en su dependencia. h) Asistir el reporte de los cambios en los requisitos legales y otros documentos externos asociados a los procesos del SIG, apoyando su actualización y solicitando los cambios en el listado maestro de documentos internos y externos, informando al administrador del SIG a través del correo dispuesto para tal fin. i) Presentar la información necesaria para la implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del SIG de acuerdo con los lineamientos dados por el Representante de la Dirección para el Sistema. j) Facilitar el análisis de seguimiento y/o medición de procesos y productos de su dependencia k) Apoyar los procesos de capacitación con relación al SIG al interior de la dependencia que representa. l) Las demás que se le asignen en el ejercicio del SIG. Funcionarios, contratistas y pasantes18: Son los encargados de mantener y mejorar el SIG, con el cumplimiento de sus funciones y obligaciones, según corresponda.19 Comité institucional de Control Interno: Es el máximo órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del SCI en el MIPG. Está conformado por el/la Director(a) General del DNP o su delegado, quien lo presidirá, el Subdirector General Territorial, el Subdirector General Sectorial, el/la Secretario(a) General, y el/la Coordinador(a) del Grupo Planeación, y con voz pero no voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien ejercerá la secretaría técnica del Comité.20 Coordinador de Auditorías Internas: Es el responsable de programar y coordinar la ejecución de las auditorías internas en la entidad. Esta coordinación está en cabeza de la Oficina de Control Interno, que actúa con independencia acorde con el ejercicio de auditoría. Auditores Internos: Son profesionales que laboran para la Oficina de Control, que han sido debidamente capacitados y entrenados para apoyar la realización de las auditorías internas del sistema integrado de gestión. Subcomité SIG: Es el apoyo al Administrador del SIG, conformado por los líderes operacionales de cada componente que hace parte del SIG, quienes tienen a su cargo la ejecución de los programas operacionales, así: 18 Todos los servidores públicos son sujetos disciplinables en el ejercicio de sus funciones y obligaciones, so pena de incurrir en faltas leves o graves, según corresponda, de conformidad con la ley 734 de 2002. 19 Para Seguridad y Salud en el Trabajo, son responsabilidades de los trabajadores las definidas en el Decreto 1072 de 2015, Capítulo 6, Artículo 2.2.4.6.10. 20 Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno las descritas en la Resolución interna 2180 de 2018 en su artículo 3. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 29 de 41 VERSIÓN:11 Tabla 2. Responsables operacionales por componente SIG Componente de Gestión Responsable operacional Gestión de Calidad Control Interno Grupo de Planeación Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo – SGDTH Gestión Ambiental Grupo de Servicios Generales – SA Gestión de Seguridad de la Información Oficina de Tecnologías y Sistemas de Información Son responsables operacionales de los componentes de gestión, quienes tienen a cargo las siguientes responsabilidades: a) Garantizar el cumplimientode la normatividad nacional vigente aplicable para cada modelo de gestión en armonía con los estándares mínimos definidos por las ISO y demás requisitos aplicables. b) Adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores, en los equipos, instalaciones y ambiente. c) Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para el mantenimiento del componente de gestión aplicable, en el que se identifiquen claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con el plan de implementación del SIG. d) Asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la participación de todos los trabajadores en las actividades de capacitación y divulgación del SIG de conformidad con las estrategias de comunicación definidas. e) Participar en actividades de inducción y reinducción al SIG, desde su componente operacional. f) Coordinar la recolección de información que sirva de insumo para realizar la evaluación de desempeño institucional en el marco de cumplimiento de los propósitos del SIG. A su vez, cada componente operacional contempla roles adicionales en el desarrollo de las actividades propias de los programas operativos u otras obligaciones, las cuales se encuentran descritas en los manuales cada uno de los componentes del SIG. 5 COMUNICACIÓN El DNP ha establecido mecanismos de comunicación, participación y consulta de los servidores públicos y partes interesadas externas (proveedores, contratistas, clientes, comunidad, autoridad, entre otras) sobre los aspectos relevantes del SIG, los cuales se encuentran consignados en el anexo 4. “Matriz de Comunicación, Participación y Consulta del SIG”. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 30 de 41 VERSIÓN:11 CAPITULO IV GESTIÓN POR PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Temas Modelo de operación por procesos Productos Institucionales Gestión Integral del Riesgo Evaluación y Mejora Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 31 de 41 VERSIÓN:11 1 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS El DNP ha determinado los procesos que le permiten cumplir su función en el Modelo de Operación por Procesos. Esto de acuerdo con lo establecido en el proceso de “Planeación y Gestión Institucional Orientado a Resultados” PR-PG, el cual representa de manera gráfica y armonizada la misión y las demás labores que se ejecutan en la Entidad. En el Anexo 2 “Despliegue del Modelo de Operación por Procesos”, se presenta para cada proceso la relación con los requisitos de los modelos referenciales aplicables en cada caso. La representación gráfica de los procesos se muestra a continuación: Ilustración 6. Mapa de Procesos DNP Fuente: Grupo de Planeación DNP El DNP ha jerarquizado sus actividades en un Modelo de Operación por Procesos en niveles de procesos y procedimientos. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 32 de 41 VERSIÓN:11 Los procedimientos describen de manera detallada y continua las formas de generación de bienes o prestación de servicios. En los casos que un procedimiento requiera ampliar detalladamente información contenida en procedimientos, podrá contener manuales. Tabla 3. Niveles de proceso La estructura documental asociada al modelo de operación se presenta en el documento “Manual para la elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión” M-PG-03. Nivel Descripción Proceso E st ra té g ic o Incluye el proceso asociado con la formulación y revisión del direccionamiento estratégico de la Entidad, y el esquema de planeación táctica que garantiza la integridad e integralidad del sistema, a través de su modelo de Operación por Procesos y los productos institucionales, generando herramientas transversales para la planeación y administración del Sistema Integrado de Gestión Planeación y Gestión Institucional orientado a resultados. M is io n al Reúne todas las actividades orientadas al cumplimiento de las funciones específicas de la Entidad, que establecen la Constitución y la Ley de acuerdo con su nivel y naturaleza jurídica. Coordinación y Articulación Gestión de la información, Conocimiento e Innovación Asistencia Técnica Monitoreo, Seguimiento y Control A p o yo Se compone de todos aquellos procesos de soporte administrativo que proporcionan los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos, necesarios para el cumplimiento de la misión institucional Gestión y Desarrollo del Talento Humano Gestión Administrativa Gestión Financiera Gestión de Tecnología de Información y Comunicaciones Gestión de Comunicaciones Gestión Contractual Gestión Jurídica E va lu ac ió n Corresponde al proceso que permite hacer seguimiento sobre el desempeño de la entidad, a través de mecanismos de autocontrol, autoevaluación, evaluación independiente; generando acciones de mejora, que aumenten el desempeño de la entidad Evaluación del Desempeño Institucional Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 33 de 41 VERSIÓN:11 De igual manera, los procesos presentan la siguiente clasificación: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Cada proceso está conformado por líneas de acción representadas en las actividades de proceso, las cuales a su vez se desarrollan en procedimientos. 2 PRODUCTOS INSTITUCIONALES Un producto son bienes o servicios determinados como un conjunto tangible de atributos reunidos en forma identificable (procesos), que proporcionan satisfacción de necesidades o expectativas y que se ofrecen en un contexto determinado. En el Modelo de planeación institucional orientado a resultados, los productos son el eslabón articulador de la promesa de valor. Esto se logra a través de los instrumentos de planificación en la entidad y se obtienen como salida de los procesos misionales. Los productos son: Ilustración 7. Productos Institucionales Fuente: Grupo de Planeación DNP 2.1 ESTRUCTURA DE LOS PRODUCTOS Al interior de cada producto se definen las líneas de acción que agrupan los procedimientos, los cuales describen formas de ejecución en la generación de bienes o prestación de servicios. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 34 de 41 VERSIÓN:11 Tabla 4. Estructura productos institucionales Coordinación y Articulación Conjunto de acciones a través de los cuales las dependencias de manera mancomunada dirigen, coordinan, articulan, armonizan y consolidan temáticas, iniciativas, planes, políticas, programas y proyectos (PPPP) y estrategias, para alcanzar un propósito común a nivel institucional, sectorial o regional. L ín ea s d e ac ci ó n Coordinación y articulación en la formulación instrumentos de planeación Liderar y gestionar la confluencia de actores en la integración, armonización y consolidación de instrumentos de planeación a nivel institucional, sectorial o regional. Gestión de portafolios (PGN, SGR, SGP, Propios territoriales y crédito) Gestionar acciones para la confluencia de los actores en la armonización y consolidación de los portafolios de inversión, quecontribuyan en la construcción efectiva de los PPPP planteados. Gestión de información, conocimiento e innovación Conjunto de acciones a través de las cuales se crean, desarrollan, implementan y evalúan iniciativas, estrategias, PPPP, para la generación, administración, transferencia y realimentación de la información, el conocimiento y la innovación. L ín ea s d e ac ci ó n Lineamientos / metodologías técnicos en aspectos de competencia del DNP Corresponde a la serie de métodos, técnicas y orientaciones que se aplican sistemáticamente durante un proceso de generación de valor. En este sentido, la metodología funciona como el soporte conceptual que rige la manera en que se aplican los procedimientos para alcanzar un resultado válido. Estudios e investigaciones en aspectos de competencia del DNP Conjunto de actividades sistémicas, controladas y críticas que permiten alcanzar un conocimiento nuevo o ampliar los ya existentes. Se pueden categorizar en: exploratorios y descriptivos (sirven para preparar el terreno/temática y fundamenta las investigaciones de manera apriori. como informes, diagnósticos, análisis, entre otros); y correlacionales y explicativos (Evaluaciones e investigaciones propiamente dichas que generan un nuevo conocimiento o crean un nuevo peldaño del existente). Gestión de información y datos - análisis de datos Comprende la gestión y administración de datos e información para la generación de conocimiento y la toma de decisiones. No son sistemas de información. Incluye la explotación de la información para la consecución de los objetivos, mediante la creación, adquisición, procesamiento y difusión de la misma, garantizando su integridad, disponibilidad y confidencialidad. Conceptos técnicos de gestión presupuestal Proceso mediante el cual se emiten posturas, nociones, juicios u opiniones de carácter técnico o jurídico, que conllevan a la configuración de rasgos esenciales de la gestión presupuestal. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 35 de 41 VERSIÓN:11 2.2 CONFORMIDAD DE LOS PRODUCTOS La planificación de la realización o prestación de los productos del DNP, así como las actividades de verificación, validación y seguimiento para garantizar los resultados, se fundamentan de manera prioritaria en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa aplicable a cada producto y en las necesidades de los clientes. La conformidad de los productos se verifica según el mecanismo de seguimiento y medición definido en el marco de la programación de éstos, la cual se realiza de acuerdo con el procedimiento para la formulación de la planeación institucional PT-PG-03. Adicionalmente, se hará conforme al seguimiento de las quejas, reclamos y sugerencias, los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente, y las auditorías realizadas tanto internas como aquellas realizadas por los entes de control. Los productos del DNP, los clientes a quienes se dirigen y las características de los mismos, se generan y Asistencia Técnica Acciones especializadas que se llevan a cabo para brindar apoyo en la generación de capacidades técnicas, conceptuales, procedimentales, tecnológicas y las demás requeridas, con el propósito de mejorar la eficiencia en el desarrollo de PPPP de temas que competen a las instituciones, los sectores y las regiones. L ín ea s d e ac ci ó n Asesoramiento en aspectos de competencia del DNP (Demanda) Orientar y recomendar a partir de un conocimiento previo, a los distintos grupos de interés en los temas de su competencia, en respuesta a sus consultas, necesidades, inquietudes y problemas. Acompañamiento en aspectos misionales de competencia del DNP (Oferta) Conjunto de acciones articuladas, permanentes y programadas mediante las cuales interactúan las partes interesadas con el objeto de fortalecer el conocimiento, las competencias y habilidades en aspectos misionales. Capacitación Desarrollar o fortalecer capacidades para mejorar los conocimientos, habilidades y aptitudes de las partes interesadas. Servicio de monitoreo, seguimiento y control Hace referencia al proceso sistemático y continuo de recolectar, analizar y utilizar información para realizar seguimiento a los PPPP diseñados e implementados en el marco de las temáticas sectoriales, institucionales y regionales. El seguimiento conlleva un conjunto de acciones periódicas que permiten comprobar el cumplimiento de las metas propuestas. L ín ea s d e ac ci ó n Seguimiento y monitoreo a compromisos establecidos en PPPP Proceso sistemático de recolección y análisis de información que permite comparar el grado de avance de una intervención frente a la programación esperada, para la toma de decisiones. Control a proyectos del SGR y SGP Evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas de los procesos de intervención para generar alertas, medidas correctivas, preventivas y/o sancionatorias en los casos que se requieran. Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada. MANUAL DEL SIG CÓDIGO: MC PÁGINA: 36 de 41 VERSIÓN:11 documentan de acuerdo con lo establecido en el “Manual para la Planeación y Desarrollo de Productos del DNP” M-PG-04. 3. GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS El modelo para la gestión integral de riesgos del DNP se ha definido para todos los niveles de planeación de la entidad, estratégico, táctico y operativo. Además, integra los riesgos asociados a los sistemas de gestión que se implementen en la entidad (calidad, seguridad y salud en el trabajo, ambiental, seguridad de la información), y los riesgos de corrupción. Se encuentra definido en el procedimiento PT-PG-01 “Gestión Integral de Riesgos”. En su metodología, se han establecido los parámetros para la gestión integral de los riesgos del DNP. En ella se hace la presentación de los criterios para la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo, revisión, comunicación y consulta de aquellos riesgos, que pueden afectar el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. Todo ello con el propósito de orientar la entidad hacia un nivel de aseguramiento razonable. 3.1 OBJETIVOS DE LA GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS EN EL DNP • Establecer un modelo unificado para la gestión del riesgo que sea aplicable de manera transversal para identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales. • Incluir en el modelo, como elemento transversal de integración, la metodología para la gestión de los riesgos: Estratégicos, Operativos, de Corrupción, de Salud y Seguridad en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información. • Lograr la reducción progresiva del nivel de exposición y severidad de los riesgos significativos para la entidad a los niveles estratégico, táctico y operativo, a través del enfoque preventivo, el fortalecimiento de controles, la ejecución de acciones de tratamiento, el monitoreo continuo a los eventos de materialización y la comunicación y retroalimentación a todos los servidores del DNP, que oriente la apropiación del modelo en todos los niveles y procesos de la entidad. 3.2 POLÍTICAS INSTITUCIONALES PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS Las políticas institucionales para la gestión integral de riesgos del DNP, establecen las opciones para identificar, tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos. Estas políticas reflejan la posición de la dirección y establecen las guías de acción para el tratamiento de los riesgos identificados. • El Departamento Nacional de Planeación se encuentra comprometido con la identificación y gestión
