A103PR02 Procedimiento administracion bienes e inventarios V0 7(2) (1)

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Estructura del
Procedimiento: 
Convenciones del
descriptivo: 
Actividades genéricas
i
Puntos de Control:
Implican verificaciones, 
revisiones y toma de decisiones.
Cómo hacer lectura del
descriptivo
Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de bienes de una
entidad.
Almacenista:
Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo.Avalúo técnico: 
1. OBJETIVO 2. ALCANCE 
El procedimiento cubre todas aquellas actividades que se
desarrollan para la administración de recursos físicos y se divide
en 9 capítulos inicia con el Ingreso de Bienes al Almacén,
contempla las actividades para la salida de bienes de consumo y
devolutivos, traslado, reingreso y baja de bienes, y finaliza con la
toma física de Inventario.
IMPORTANTE: Cómo leer este procedimiento
Este procedimiento se compone de tres capítulos, cada uno en una pestaña diferente: 
Capítulo 1. Disposiciones Generales: Este capítulo se compone de objetivo, alcance, disposiciones generales sobre el procedimiento,
definiciones y documentos de referencia. 
Capítulo 2. Descriptivo: Este capítulo da una descripción detallada de las actividades del procedimiento, divididas en actividades genéricas
a desarrollar. Se encuentra el detalle de cada actividad, tiempos, responsables, registros e identificación de controles. Para dar lectura,
siempre se debe iniciar con las disposiciones generales y posteriormente las actividades genéricas.
Capítulo 3. Registro de aprobación: Este capítulo es administrado por el Equipo Calidad, donde consigna los cambios que se efectúan en
cada versión y se registra el nombre y cargo de quien elabora, revisa y aprueba el procedimiento. 
Procedimiento = Disposiciones Generales + Descripción General 
Determinar la forma eficaz y eficiente, de administrar los recursos físicos del Departamento, identificando las
actividades a realizar y usuarios que intervienen en el procedimiento, para un buen desarrollo de la gestión
de los mismos.
3. DISPOSICIONES GENERALES
De acuerdo con la normatividad vigente este procedimiento define las actividades para la administración de los recursos físicos de propiedad del
Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación COLCIENCIAS.
En el Plan General de Contabilidad Pública-PGCP e instructivos contables, el numeral 17 BIENES DE MEDIO SALARIO MÍNIMO MENSUAL LEGAL
VIGENTE, establece que “Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente pueden registrarse como
activo o como gasto. Cuando la entidad contable pública registre estos bienes como activo, aplica el procedimiento de depreciación para los activos de menor
cuantía (…)”, entrarán a hacer parte del inventario, además de aquellos otros que se consideren pertinentes por parte del área solicitante.
Igualmente, atender lo preceptuado en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 del Código Disciplinario Único sobre los equipos y muebles entregados a los
funcionarios y contratistas para el cumplimiento de sus funciones.
Almacén: 
Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancía de consumo o devolutivos, los cuales han de
suministrarse a las dependencias para que estas cumplan los objetivos misionales.
Amortización:
Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el período en que se van a aprovechar sus
beneficios. 
Almacenamiento (ubicación):
4. DEFINICIONES 
Labor de registro de los artículos y su distribución física desde la recepción hasta que se requiera para su utilización; labor sujeta 
a una organización interna. La organización interna del almacenamiento deberá afectarse de conformidad con la naturaleza de los 
bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez de su manejo.
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES E 
INVENTARIOS
CODIGO A103PR02
Versión: 07
Este procedimiento rige a partir 
de su liberación en GINA
Una vez impreso este documento se considerará una 
COPIA NO CONTROLADA. 
Vigente a partir de su liberación en GINA
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IMPORTANTE: Cómo leer este procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES E 
INVENTARIOS
CODIGO A103PR02
Versión: 07
Este procedimiento rige a partir 
de su liberación en GINA
Objeto fabricado o manufacturado con el fin de prestar un servicio y que no se desgasta en un tiempo prudencial. Ej. Muebles,
equipos de computo, dispositivos electrónicos, entre otros.
Elemento o bien de consumo
Objeto fabricado o manufacturado con el fin de ser utilizado para satisfacer necesidades y que se consume con su primer uso o en
un período razonalbe de tiempo. Ejemplo: tóner, papelería, entre otros.
Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.
Es una herramienta de planeación y gestión, en la cual se plasma la programación con anticipación de la gestión de las
adquisiciones de bienes, servicios y obras que la entidad realizará para su funcionamiento durante un período fiscal determinado.
Debe estar acorde con la visión de la Entidad y los recursos presupuestales asignados. Debe publicarse antes del 31 de enero de
cada año, en el portal de Colombia Compra Eficiente y actualizarse cada vez que sea necesario. 
Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo.
Inventario: 
Asiento o anotación contable que debe ser utilizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al
ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el
principio de partida doble. 
Depreciación:
Bien:
Artículo sobre el cual se puede realizar inventario, o activo de cualquier clase como materiales o activos fijos. Para efectos de
esta guía se considera como tales, los elementos de depósito, los bienes de propiedad, planta y equipo de la entidad y los
recibidos para su uso excluyendo el dinero, títulos valores y similares.
Es la identificación de los bienes conforme a las características, uso y destino de los bienes muebles e inmuebles que posee la
entidad, para obtener información por ubicación física o por responsable de uso o custodia. 
Clasificación administrativa: 
Registro contable: 
Centro de Costos:
Es la identificación de los bienes conforme a los lineamientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública.
Obsolescencia: 
Plan Anual de Adquisiciones:
Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil destinada, con el fin de obtener los
recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva de la
entidad pública.
Muebles y enseres:
Inventario físico:
Es la verificación física de los bienes o elementos en los depósitos o bodegas del almacén y en las dependencias a cargo de los
usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados. 
Experto técnico: 
Elemento o bien devolutivo
Bodega de almacén: 
Comité Técnico de Inventario y Baja de 
Bienes 
Comité tecnico creado con el objeto de servir como instancia asesora al Ordenador del gasto , ejerciendo inspección, analisis y
control sobre la información que produce el almacen general de la entidad, Resolucion 581 de 2014
Se registran los bienes nuevos de utilización futura en desarrollo del cometido estatal de consumo o cargos diferidos y devolutivos
o activos fijos adquiridos y/o donados. Igualmente, se debe entender que tales bienes físicamente están ubicados en un lugar en
el Almacén de manera que se garantice su conservación y buen estado.
Son bienes que habiendo sido registrados directamente al gasto con consumo, la entidad decide que deben ser controlados
administrativamente.
Bienes de consumo controlado: 
Bienes inmuebles: Recursoque no puede transportarse de un lugar a otro como terrenos y edificios. 
Bienes muebles: 
Recurso que puede transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por sí mismos, o por fuerza externa, se exceptúan los
que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destinación. 
Distribución del gasto por dependencias funcionales de la entidad.
Persona que por sus especiales conocimientos, es llamada para informar sobre hechos cuya apreciación se relacionan con su
especial saber o experiencia.
Clasificación contable:
Relación detallada de las existencias materiales, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia
del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES E 
INVENTARIOS
CODIGO A103PR02
Versión: 07
Este procedimiento rige a partir 
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Normatividad Legal Asociada Ver en GINA: documentos/consultar/documentos asociados 
Documentos Internos de Referencia Tipología de proyectos calificados como de carácter científico, tecnológico e innovación (Documento externo disponible en GINA). 
Documentos Externos Controlados Norma ISO 9001: 2015 (consulta en medio físico OAP - Equipo Calidad). 
Es una medida de amparo a que están obligadas todas las instituciones que manejen bienes del Estado para proteger el
patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o deterioro de aquellos se logre obtener su resarcimiento, para lo cual
se fija como regla general, la constitución de un contrato o póliza de seguros.
Reposición Actividad que se genera cuando un servidor público repone un elemento o bien que se ha pérdido o extraviado.
WebSafi Software empleado por la entidad para el control de inventario. 
Traslado / traspaso de elementos:
Es el procedimiento para ejercer un estricto y adecuado control de los bienes cesando la responsabilidad de quien los entrega y 
actualizarlo en el WebSafi para el manejo de inventarios del nuevo servidor público o contratista responsable.
Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el período de vida podrá ser mayor o
menor.
Ley 610 de 2000 Se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías.
Vida útil: 
Decreto 1082 de 2015 
Resolución No.581 de 2014
Ley 734 de 2002
Circular 16 de 2003 de la Contraloría 
General de la República y la Procuraduría 
General de la Nación 
Resolución 354/2007 y Resolución 
356/2007
Código Disciplinario Único, Manejo de Inventarios
Sobre el control que deben tener los funcionarios del Estado por los bienes públicos que tienen a su cargo.
Reglamenta el Plan General de Contabilidad e Instructivos.
"por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional" 
Por la cual se crea el comité técnico de inventarios y baja de bienes de Colciencias. 
Ley 42 de 1993 Organización del sistema de control fiscal y financiero y los organismos que lo ejercen.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Constitución Política de Colombia, 
Artículos 209 y 269 
Establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de 
conformidad con la ley.
Ley 87 de 1993 Se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. 
Seguros de bienes:
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INVENTARIOS CODIGO: A103PR02
VERSIÓN: 07
N°
DESCRIPCIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO 
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
RESPONSABLE REGISTROS TIEMPOS DIAGRAMA DE BLOQUES
1
REMITIR DOCUMENTOS PARA INGRESO AL ALMACÉN
Remitir al almacén el Formato de Ingreso de Bienes o Elementos al Almacén junto con la copia de los 
documentos que soporten la entrega del bien o producto a Colciencias. 
*Para el ingreso de bienes producto de un contrato se deberá adjuntar copia del mismo y factura o documento 
equivalente aceptado (a) por el supervisor. 
*En el caso de sentencia judicial se debe anexar el acto administrativo y sentencia judicial.
*Para el ingreso de bienes producto de una dación en pago, se deberá adjuntar copia del mismo y factura o 
documento equivalente aceptado (a) por el supervisor.
*Para el ingreso de bienes producto de reposición de bienes, se deberá adjuntar copia de la factura o documento 
equivalente o Resolución.
*Para el ingreso de bienes por adquisición a través de caja menor, se deberá adjuntar copia de la factura o 
documento equivalente aceptado (a) por el (ls) cuetadante.
Supervisor cuando se trate 
de contrato. 
Secretaria General en el 
caso de acto administrativo, 
sentencia judicial o dación en 
pago.
Empresa de vigilancia y 
seguridad privada, 
aseguradora o responsable 
del bien en el caso de 
Reposición de bienes. 
Cuentadante para el caso de 
caja menor.
Formato A103PR02F09 
de Ingreso de Bienes o 
Elementos al Almacén 
con documentos 
adjuntos según 
corresponda.
Dentro de los 3 dias 
siguientes al recibo de 
los documentos que 
soportan el recibo del 
bien
2
 RECIBIR Y VERIFICAR BIENES RECIBIDOS
Recibir y verificar los bienes de acuerdo a lo descrito en los documentos recibidos, para que se haga el ingreso 
bajo una de las siguientes modalidades: 
• Órden de compra 
• Contrato
• Donacion
• Dación en pago 
• Sentencia judicial
• Por reposición de los bienes
• Caja menor
Verificar que los bienes recibidos correspondan a los indicados en los documentos soportes recibidos, en lo 
concerniente a estado de los bienes a ingresar, cantidad, marca, modelo o seriales de ser procedente y calidad.
Almacenista N/A 3 dias 
3
REGISTRAR Y CATEGORIZAR EL BIEN RECIBIDO 
Ingresar en el software de almacén la entrada de bienes, se categoriza el bien en: devolutivo, consumo o 
consumo con control, emitiendo el "Comprobante de entrada inventario" con la numeracion secuencial que emite 
el sistema Websafi, de igual manera fija la placa de identificación al bien devolutivo con el correspondiente 
número consecutivo.
Almacenista
Comprobante de 
entrada Inventario.
1 dia
4
UBICACIÓN FÍSICA DEL BIEN
Clasificar los elementos de acuerdo a sus características con el fin de organizarlos en los depósitos dispuestos 
para ello.
Nota: Para los bienes que por características físicas o por necesidad de instalación o funcionamiento no puedan 
ingresar a los depósitos dispuestos para ello, se deberá allegar el Formato de Ingreso de Bienes o Elementos al 
Almacén de manera simultánea con el Formato de Solicitud de Bienes o Elementos .
Almacenista
Formato A103PR02F09 
de Ingreso de Bienes o 
Elementos al Almacén 
Formato A103PR02F01 
Solicitud de Bienes o 
Elementos (si aplica)
2 días
5
SOLICITUD DE INCLUSION DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN LA RESPECTIVA PÓLIZA
Solicitar, mediante correo electrónico dirigido a la Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Apoyo Logístico 
y Documental, la inclusión de elementos devolutivos en el programa de seguros de la Entidad anexando los 
documentos que soportan el comprobante de entrada inventario.
Almacenista
Correo electrónico con 
adjuntos
Dentro de los 5 
primeros días de cada 
mes
6
COTIZACIÓN A PRORRATA 
6.1 Solicitar, mediante correo electrónico al corredor de seguros de la Entidad, la cotización a prorrata de los 
elementos devolutivos informados por el (la) Almacenista en el programa de seguros de la Entidad.
iSe recibe cotización y requiere adición de contrato
Si requiere se informa a la DAF ( continua la actividad 7) si no requiere finaliza el proceso.
 Coordinadora del Grupo 
Interno de Trabajo de Apoyo 
Logístico y Documental
Correoelectrónico 2 días 
7
ADICIÓN DEL CONTRATO DE SEGURO
Solicitar al Grupo Interno de Trabajo de Apoyo Financiero y Presupuestal la adición del Certificado de 
Disponibilidad Presupuestal del contrato de seguros, e informar al supervisor para que continúe con tramite de 
adición del contrato.
Director(a) Administrativo(a) 
y Financiero(a)
Memorando 2 días 
1
SOLICITAR BIENES
Diligenciar y remitir los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, el Formato de Solicitud de Bienes o 
Elementos al almacenista de la Entidad. 
El Director, Subdirector, Secretario General, Director Técnico, Jefe de Oficina, Coordinador de Grupo será el 
responsable administrativa y fiscalmente de la distribución y asignación de estos elementos.
Director, Subdirector, 
Secretario General, Director 
Técnico, Jefe de Oficina, 
Coordinador de Grupo
Formato de Solicitud de 
Bienes o Elementos 
A103PR02F01
Dentro de los 5 
primeros días de cada 
mes
2
DISPONIBILIDAD DEL BIEN
iVerificar la existencia física y disponibilidad en el WebSafi de los bienes u elementos solicitados.
1. Existen los bienes, continua en la actividad No.3
2. Si existe menor cantidad, se hace un distribución de acuerdo a lo bienes disponibles. continua en la actividad 
No.3
3. No hay existencias, se informa al área solicitante. fin del proceso.
Almacenista
Formato de Solicitud de 
Bienes o Elementos 
A103PR02F01
3. Correo electrónico
2 días
INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN
SALIDA DE BIENES DE CONSUMO CONTROLADO
INICIO
Remitir los 
documentos para 
ingreso del bien 
o elemento al 
almacén
Recibir y verificar 
los bienes 
recibidos
Registrar y 
categorizar el 
bien recibido
Clasificar el bien o 
elemento y
ubicarlo 
físicamente
Solicitar la inclusión 
del bien en el plan 
de pólizas de 
seguros de la 
entidad 
Solicitar la 
cotización a 
prorrata
Solicitar la 
inclusión del bien 
en el plan de 
seguros de la 
entidad
FIN
INICIO
Solicitar el bien o 
elemento 
requerido
Requiere
adición
Verificar 
disponibilidad 
NO
SI
SI
NO
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INVENTARIOS CODIGO: A103PR02
VERSIÓN: 07
N°
DESCRIPCIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO 
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
RESPONSABLE REGISTROS TIEMPOS DIAGRAMA DE BLOQUES
3
V/Bo SOLICITUD DE ELEMENTOS
Revisa el formato de solicitud de elementos de consumo, da visto bueno y lo devuelve al Almacenista.
 Coordinadora del Grupo 
Interno de Trabajo de Apoyo 
Logístico y Documental
Formato de Solicitud de 
Bienes o Elementos 
A103PR02F01
2 días
4
ASIGNACIÓN DE BIENES
Registrar la asignación del elemento en el sistema WebSafi e imprimir en original (con destino al almacén) y 
copia (con destino al servidor público o contratista solicitante).
Firmar el comprobante de salida a inventario, emitido mediante el sistema Websafi
Almacenista
Comprobante de salida 
de inventario
2 días 
5
ENTREGA DE ELEMENTOS Y FIRMA DEL COMPROBANTE
5.1. Entregar los bienes u elementos de acuerdo con la solicitud y existencia.
5.2. Firmar el comprobante de salida de inventario (original) tan pronto se reciben los bienes u elementos y 
entregarlo para su archivo en el almacén.
5.1. Almacenista
5.2. Servidor público o 
contratista responsable del 
bien o elemento
Comprobante de salida 
de inventario firmado
2 días 
1
SOLICITAR BIENES
Diligenciar y remitir el Formato de Solicitud de Bienes o Elementos al almacenista de la Entidad. 
Director, Subdirector, 
Secretario General, Director 
Técnico, Jefe de Oficina, 
Coordinador de Grupo
Formato de Solicitud de 
Bienes o Elementos 
A103PR02F01
Según necesidad del 
servicio
2
DISPONIBILIDAD DEL BIEN
iVerificar la existencia y disponibilidad física y en el sistema WebSafi de los bienes o elementos solicitados.
1. Existen los bienes, continua en la actividad No.3
2. No hay existencias, se informa al área solicitante. fin del proceso.
Almacenista
1. Formato de Solicitud 
de Bienes o Elementos 
A103PR02F01
2. Correo electrónico
3 días 
3
V/Bo SOLICITUD DE ELEMENTOS
Revisa el formato de solicitud de elementos de consumo, da visto bueno y lo devuelve al Almacenista.
 Coordinadora del Grupo 
Interno de Trabajo de Apoyo 
Logístico y Documental
Formato de Solicitud de 
Bienes o Elementos 
A103PR02F01
2 días
4
ASIGNACIÓN DE BIENES
Registrar la asignación del elemento en el WebSafi e imprimir en original con destino al almacén y generar una 
copia con destino al servidor público o contratista responsable del bien o elemento.
Firmar el comprobante de salida de inventario.
Almacenista
Comprobante de salida 
de inventario
2 días 
5
ENTREGA DE ELEMENTOS Y FIRMA DEL COMPROBANTE
5.1. Entregar los bienes o elementos de acuerdo con la solicitud y existencia.
5.2. Firmar el comprobante de salida de inventario (original) tan pronto se reciben los bienes o elementos y 
entregarlo para su archivo en el almacén.
5.1. Almacenista
5.2. Servidor público o 
contratista responsable del 
bien o elemento
Comprobante de salida 
de inventario
5.1. 2 días
5.2. Dentro del día 
hábil siguiente al 
recibo del bien 
1
SOLICITUD DE BIENES 
Solicitar equipos de computo y comunicación a la Mesa de Servicio a cargo de la OTIC, a través de correo 
electrónico o mediante el aplicativo Cruz Amarilla.
Director, Subdirector, 
Secretario General, Director 
Técnico, Jefe de Oficina, 
Coordinador de Grupo o 
supervisor de contrato 
(según se trate de servidor 
público o contratista)
Caso (de Cruz amarilla 
o correo electrónico)
Según necesidad del 
servicio
2
VERIFICACION Y SOLICITUD A ALMACEN
2.1. Verificar la disponibilidad de los equipos requeridos en el inventario, mediante el aplicativo WebSafi.
2.2. Diligenciar el Formato de Solicitud de Bienes y Elementos y remitirlo únicamente al Almacenista de la 
Entidad. 
Servidor público o contratista 
de la "Mesa de Servicio".
Formato de Solicitud de 
Bienes o Elementos 
A103PR02F01
Según los tiempos 
previstos de atención 
en la Mesa de Servicio
3
DISPONIBILIDAD DEL BIEN
i Verificar la existencia y disponibilidad de los bienes o elementos solicitados.
1 Hay disponibilidad, continua en la actividad No.4
2. No hay existencias, se informa al área solicitante. fin del proceso.
Almacenista
1. Formato de Solicitud 
de Bienes o Elementos 
A103PR02F01
2. Correo electrónico
2 días
4
V/Bo SOLICITUD DE ELEMENTOS
Revisa el formato de solicitud de elementos de consumo, da visto bueno y lo devuelve al Almacenista.
 Coordinadora del Grupo 
Interno de Trabajo de Apoyo 
Logístico y Documental
Formato de Solicitud de 
Bienes o Elementos 
A103PR02F01
2 días
SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS
SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS (EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN)
Aprobar la 
solicitud de 
elementos
Asignar el bien o 
elemento a la 
persona solicitante 
Entregar el bien 
y firmar el 
comprobante de 
la transacción 
FIN
INICIO
Solicitar el bien o 
elemento 
requerido
Aprobar la 
solicitud de 
elementos
Asignar el bien o 
elemento a la 
persona 
solicitante 
Entregar el bien 
y firmar el 
comprobante de 
la transacción 
FIN
Solicitar el bien o 
elemento 
requerido
INICIO
verificar 
disponibilidad del 
bien o elemento
Verificar 
disponibilidad 
NO
SI
Verificar 
disponibilidad
VoBo Solicitud 
de elementos
SI
NO
Informar
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INVENTARIOS CODIGO: A103PR02
VERSIÓN: 07
N°
DESCRIPCIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO 
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
RESPONSABLE REGISTROS TIEMPOS DIAGRAMA DE BLOQUES
5
ASIGNACIÓN DE BIENES
Registrar la asignación del elemento en el sistema WebSafi e imprimir en original (con destino al almacén) y 
copia (con destino al servidor público o contratista).
Firmar el comprobante de traslado de inventario(original y copia)
Nota: Cuando se trate de bienes o elementos solicitados para ser usados por personas que no tienen vinculo 
directo con COLCIENCIAS, es decir, no son servidores públicos ni contratistas de la Entidad, el responsable del 
bien o elemento será el supervisor del contrato o convenio marco o en su defecto el Director, Subdirector, 
Secretario General, Director Técnico o Jefe de Oficina en la que preste servicios o ejecute actividades.
Almacenista
Comprobante de salida 
de inventario
2 días 
6
ENTREGA DE ELEMENTOS A MESA DE AYUDA, ENTREGA DE ELEMENTOS A RESPONSABLE FINAL Y 
FIRMA DEL COMPROBANTE
5.1. Entregar los bienes o elementos de acuerdo con la solicitud y existencia al servidor público o contratista de la 
"Mesa de Servicio".
5.2. Recibir los bienes o elementos junto con el comprobante de traslado de inventario (original y copia) para que 
sea(n) entregados directa y únicamente al servidor público o contratista relacionado en el mencionado 
comprobante.
5.3. Solicitar la firma del servidor público o contratista relacionado en el comprobante de traslado de inventario 
(original), quien debe ser la persona que recibe el bien (es) o (los) elemento (s), una vez son instalados y 
probados los bienes.
Nota: La entrega física del bien (es) o elemento (s) está condicionada a la firma del comprobante de traslado de 
inventario por parte del servidor público o contratista que lo recibe, y que está relacionado en dicho comprobante.
5.4. Entregar el comprobante de traslado original de inventario al almacén, el mismo día en el que son entregados 
e instalados los bienes o elementos, para su respectivo archivo.
5.1. Almacenista
5.2. Servidor público o 
contratista de la "Mesa de 
Servicio".
5.3. Servidor público o 
contratista de la "Mesa de 
Servicio".
5.4. Servidor público o 
contratista de la "Mesa de 
Servicio".
Comprobante de salida 
de inventario de 
WebSafi
5.1. 2 días
5.2. Inmediatamente
5.3. Inmediatamente
5.4. Dentro del día 
hábil siguiente a la 
entrega del bien
1
SOLICITUD DE TRASLADO DE BIENES 
Solicitar el traslado de equipos de computo y comunicación a la Mesa de Servicio a cargo de la OTIC, a través de 
correo electrónico o mediante el aplicativo Cruz Amarilla.
Director, Subdirector, 
Secretario General, Director 
Técnico, Jefe de Oficina, 
Coordinador de Grupo o 
supervisor de contrato 
(según se trate de servidor 
público o contratista)
Caso de Cruz amarilla 
con el consecutivo 
asignado
Según necesidad del 
servicio
2
VERIFICACION Y SOLICITUD A ALMACEN
2.1. Verificar el estado de los bienes, emitir concepto técnico y comunicarlo al Director, Subdirector, Secretario 
General, Director Técnico, Jefe de Oficina, Coordinador de Grupo o supervisor de contrato (según se trate de 
servidor público o contratista)
2.2. Diligenciar el formato de traslado de equipos de computo y comunicación, y entregarlo a la Almacenista de la 
Entidad. 
Servidor público o contratista 
de la "Mesa de Servicio".
Traslado o devolución 
de elementos 
informáticos
Según los tiempos 
previstos de atención 
en la Mesa de Servicio
3
VERIFICACIÓN DE LA SOLICITUD Y DE LOS BIENES
i 3.1 Verificar la solicitud y compararla con la información existente en el WebSafi
Nota: El traslado de los bienes se autorizará con el cumplimiento previo de los siguientes requisitos:
a. Que el recibo material de los bienes se realice a más tardar el día hábil siguiente a la desvinculación del 
servidor público o finalización del plazo de ejecución del contrato.
b. Que el concepto técnico arroje como resultado, elemento en condiciones óptimas para el desarrollo de las 
funciones.
Si la solicitud no cumple con los requisitos previos, no procede el tramite de traslado y el solicitante debe 
remitirse al capitulo de REINGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS (EQUIPOS DE COMPUTO y 
COMUNICACIÓN)
3.1. Almacenista
Traslado o devolución 
de elementos 
informáticos
3.1. 2 días 
4
ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE TRASLADO DE INVENTARIO
Registrar el traslado del elemento en el sistema WebSafi. imprimir el comprobante de traslado de inventario en 
original con destino al almacén y copia con destino al servidor público o contratista. Firmar el comprobante de 
traslado de inventario.
Almacenista 
Comprobante de 
traslado de inventario 
firmado
2 días
5
ENTREGA DE ELEMENTOS A MESA DE AYUDA, ENTREGA DE ELEMENTOS A RESPONSABLE FINAL Y 
FIRMA DEL COMPROBANTE
5.1. Entregar el comprobante de traslado de inventario (original y copia) al servidor público o contratista de la 
"Mesa de Servicio".
5.2. Recibir el comprobante de traslado de inventario (original y copia) para que sea(n) entregados directa y 
únicamente al servidor público o contratista relacionado en el mencionado comprobante.
5.3. Recibir el comprobante de traslado de inventario (original y copia) , revisarlo frente a los bienes a serle 
trasladados y firmar el comprobante del traslado de inventario (original).
5.4. Solicitar la firma del comprobante de traslado de inventario (original) por parte del servidor público o 
contratista relacionado en el mismo y que recibe el bien o elemento, tan pronto son instalados y probados los 
bienes.
Nota: La entrega física del bien o elementos está condicionada a la firma del comprobante de traslado de 
inventario por parte del servidor público o contratista que lo recibe y está relacionado en dicho comprobante.
5.5. Entregar el comprobante de traslado de inventario (original) al almacén el mismo día en el que son 
entregados e instalados los bienes o elementos, para su respectivo archivo.
5.1. Almacenista
5.2. Servidor público o 
contratista de la "Mesa de 
Servicio".
5.3. Servidor público o 
contratista responsable de 
los bienes
5.4. Servidor público o 
contratista de la "Mesa de 
Servicio".
5.5. Servidor público o 
contratista de la "Mesa de 
Servicio".
Comprobante de 
traslado de inventario y 
WebSafi firmado
5.1. 2 días
5.2. Dentro del día 
hábil siguiente a la 
elaboración de 
comprobante
5.3. Inmediatamente al 
recibo del bien
5.4. Inmediatamente a 
la entrega del bien
5.5. Dentro del día 
hábil siguiente a la 
suscripción del 
comprobante 
TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS (EQUIPOS DE COMPUTO y COMUNICACIÓN)
Asignar el bien o 
elemento a la 
persona solitante 
Entregar el bien 
y firmar el 
comprobante de 
la transacción 
FIN
Solicitar el bien 
o elemento 
requerido
INICIO
Emitir estado del 
bien y diligenciar 
solicitud de 
traslado
Elaborar el 
traslado con el 
debido 
comprobante 
Entregar el bien 
y firmar el 
comprobante de 
la transacción 
FIN
Verificar 
solicitud
NO
SI
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COPIA NO CONTROLADA. 
Vigente a partir de su liberación en GINA
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INVENTARIOS CODIGO: A103PR02
VERSIÓN: 07
N°
DESCRIPCIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO 
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
RESPONSABLE REGISTROS TIEMPOS DIAGRAMA DE BLOQUES
1
SOLICITUD DE REINGRESO DE BIENES 
Realizar la solicitud de reingreso de equipos de cómputo y comunicación dirigida a la Mesa de Servicios de la 
OTIC, a través de correo electrónico o mediante el aplicativo Cruz Amarilla.
Director, Subdirector, 
Secretario General, Director 
Técnico, Jefe de Oficina, 
Coordinador de Grupo o 
supervisor de contrato 
(según se trate de servidor 
público o contratista)
Caso de Cruz amarilla 
con el consecutivo 
asignado o correo 
electrónico
Según necesidad del 
servicio
2
VERIFICACION Y SOLICITUD A ALMACEN
2.1. Verificar el estado de los bienes, emitir concepto técnico y comunicarlo al Director, Subdirector, Secretario 
General, Director Técnico, Jefe de Oficina, Coordinador de Grupo o supervisor de contrato (según se trate de 
servidor público o contratista)
2.2. Diligenciar el Formato de Solicitud de Reingreso al Almacén y remitirlo únicamente al almacén de la Entidad. 
Servidor público o contratista 
de la "Mesa de Servicio".
FormatoA103PR02F11 
Reingreso de bienes o 
elementos al Almacén
Según los tiempos previstos 
de atención en la Mesa de 
Servicio
3
VERIFICACIÓN DE LA DEVOLUCION DE LOS BIENES Y ELABORACIÓN DE COMPROBANTE
i2.1. Verificar la solicitud y compararla con la información existente en el WebSafi
2.2. Recibir los bienes y verificar el estado de los mismos.
2.3. Registrar el traslado del elemento al almacén en el WebSafi e imprimir en original con destino al almacén y el 
respectivo comprobante de traslado de inventario.
2.4. Firmar el comprobante de traslado de inventario.
Almacenista
Comprobante de 
traslado de inventario
2 días
4
CUSTODÍA
Trasladar el bien o elemento al respectivo depósito para su custodia.
Almacenista 1 día
1
IDENTIFICAR BIENES QUE NO PRESTAN NINGÚN SERVICIO
1.1. Identificar y relacionar los bienes en depósito de almacén que no prestan ningún servicio a la Entidad por
daños, obsolescencia o por deterioro, y proyectar la Ficha Técnica del Comité de Inventarios y Baja de bienes la
cual debe ser remitida a la Dirección Administrativa y Financiera.
1.2. Para el caso de los equipos de cómputo, comunicación, equipos periféricos y accesorios, la OTIC será la
encargada de identificar los bienes que no prestan ningún servicio a la Entidad por daños, obsolescencia o por
deterioro, y de proyectar la Ficha Técnica del Comité de Inventarios y Baja de bienes la cual debe ser remitida
debidamente firmada a la Dirección Administrativa y Financiera.
1.1. Almacenista
1.2. Jefe de la Oficina de 
Tecnologías de la 
Información y las 
Comunicaciones
Ficha Técnica del 
Comité de Inventarios y 
Baja de bienes
Mínimo una vez al año
2
VERIFICAR RELACIÓN DE BIENES 
i Verificar frente al WebSafi y existencias en los depósitos, la relación de bienes remitidos por la Oficina de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Almacenista 8 días 
3
SOLICITUD DE CONVOCAR AL COMITÉ TÉCNICO DE INVENTARIO Y BAJA DE BIENES
Solicitar a la secretaria del Comité Técnico de Inventario y Baja de Bienes convocar a reunión
Director(a) Administrativo(a) 
y Financiero(a)
Memorando
4
CITAR A REUNIÓN AL COMITÉ TÉCNICO DE INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES 
Citar al Comité Técnico de Inventario y Baja de Bienes con el fin de someter a su consideración la documentación 
recopilada, para que esta instancia se pronuncie sobre la misma, de conformidad con lo establecido en el acto
administrativo que regule el funcionamiento del Comité.
Secretaria Técnica del 
Comité
Memorando
Dentro de los 5 días 
siguientes al recibo de 
la solicitud, según 
disponibilidad de 
tiempo de los 
integrantes del Comité
5
EVALUAR Y RECOMENDAR AL ORDENADOR DEL GASTO
De conformidad con las funciones del comité y sus integrantes: 
Evaluar y recomendar al Ordenador del Gasto de la Entidad la gestión que consideren respecto del tema tratado
en la sesión del Comité.
Comité Técnico de 
Inventarios y Baja de Bienes 
Acta del comité
6
ELABORAR ACTA DEL COMITÉ TÉCNICO DE INVENTARIO Y BAJA DE BIENES
Proyectar el acta del comité técnico de inventario y baja de bienes, la cual será firmada por quien preside el
Comité y la Secretaría Técnica.
Secretaria Técnica del 
Comité
Acta del comité
Dentro de los 3 días 
siguientes a la sesión
7
FIRMAR EL ACTA DEL COMITÉ TÉCNICO DE INVENTARIO Y BAJA DE BIENES
Revisar y firmar el acta del comité técnico de inventario y baja de bienes, la cual será firmada por todos los
integrantes del mismo.
Integrantes del Comité 
Técnico de Inventario y Baja 
de Bienes
Acta del comité firmada
Dentro de los 3 días 
siguientes a la sesión
REINGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS (EQUIPOS DE COMPUTO y COMUNICACIÓN)
BAJA DE BIENES CUYO ESTADO ES INSERVIBLE, OBSOLETO O VENCIDO
INICIO
Solicitar el 
reingreso del 
bien o elemento 
requerido
Emitir estado del 
bien y diligenciar 
solicitud de 
traslado.
Almacenar el bien 
en el lugar 
asignado.
FIN
INICIO
Identificar los 
bienes que no
prestan ningún 
servicio.
Citar a reunión al 
comité técnico de 
inventarios y baja 
de bienes 
Elaborar acta del
comité técnico 
de inventario
Firmar el acta del 
comité técnico de 
inventario
Evaluar y 
recomendar al 
ordenador del 
gasto
Autorizar la 
solicitud
NO
SI
Convocar al 
comité técnico de 
inventario
Validar stock 
NO
SI
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INVENTARIOS CODIGO: A103PR02
VERSIÓN: 07
N°
DESCRIPCIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO 
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
RESPONSABLE REGISTROS TIEMPOS DIAGRAMA DE BLOQUES
8
SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN
Proyectar memorando dirigido a la Secretaria General solicitando la proyección de la respectiva resolución,
conforme la recomendación dada por el Comité Técnico de Inventario y Baja de Bienes.
Revisar y aprobar el memorando dirigido a la Secretaria General solicitando la proyección de la respectiva
Resolución, conforme la recomendación dada por el Comité Técnico de Inventario y Baja de Bienes.
Secretaría Técnica
Presidente del Comité
Memorando
Dentro de los 3 días 
siguientes a la firma 
del acta
9
ELABORACIÓN Y FIRMA DE LA RESOLUCIÓN
10. 1 Proyectar, revisar y tramitar para firma la resolución con la decisión de fondo, teniendo en cuenta la
recomendación dada por el Comité Técnico de Inventario y Baja de Bienes. 
i 10.2 Aprobación de resolución de baja de bienes
Secretaría General Resolución
Según los tiempos 
previstos en SEGEL
10
FIRMAR RESOLUCIÓN
i Firmar la resolución remitida por la Secretaria General.
Director(a) General Resolución
Según los tiempos 
previstos en SEGEL
11
NUMERAR Y FECHAR RESOLUCIÓN 
Una vez firmada la resolución se procede a su numeración. Notificar y/o comunicar según corresponda. Secretaría General Resolución
Según los tiempos 
previstos en SEGEL
12
DESCARGAR BIENES DEL SISTEMA
Con la resolución firmada y numerada, se procede a: i) descargar del aplicativo dispuesto para tal fin los bienes
relacionados en la resolución; y ii) al retiro físico de los bienes, los cuales, según sea el caso se deberá elaborar
un Acta, así: 
- Inservibles, obsoletos o vencidos: Destrucción, incineración, desmantelamiento o enajenación conforme la
normatividad legal vigente. 
- Ruina inminente, hurto o pérdida (extravío): Respecto a la ruina inminente conforme la normatividad legal
vigente. En los demás casos, conforme la respectiva inclusión de responsables por determinar en el WebSafi.
- Usados servibles innecesarios para la Entidad: Dación en pago, permuta, transferencia a una entidad pública o
comercialización.
Una vez realizados los pasos anteriores, se informará por escrito al Grupo Interno de Trabajo de Apoyo
Financiero y Presupuestal con los documentos soportes para que se proceda a dar de baja los bienes. 
Se procede a informar a la compañía de seguros para excluir los bienes de las pólizas contratadas por la Entidad.
Almacenista
WebSafi
Acta
De acuerdo a tramite 
pertinente
13
SOLICITAR ADELANTAR EL RESPECTIVO PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL
13.1. Mediante oficio la DAF solicita a la Secretaria General, adelantar el Proceso de Contratación a que haya
lugar. Lo anterior de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia.
13.2. Comunicar al corredor de seguros sobre las decisiones tomadas respecto de los bienes.
13.1. Director Administrativo 
y Financiero
13.2. Coordinadora del 
Grupo Interno de Trabajo de 
Apoyo Logístico y 
Documental
Memorando
Estudio previo
De acuerdo a tramite 
pertinente
1
COMUNICAR PÉRDIDA DEL BIEN
Informar a la Dirección Administrativa y Financiera, dentro de los tres (3) días siguientes a haber ocurrido el
hecho o de la fecha en que tenga conocimiento, el extravío o hurto del bien, a través de memorando
acompañado del informe en el cual se expresen las circunstancias de modo, tiempo y lugar en las cuales
ocurrieron los hechos que dieron lugar a la situación reportada,así como la denuncia realizada ante la autoridad
judicial competente.
Servidor público o contratista 
responsable del bien
Memorando
Copia de la denuncia 
realizada ante la 
autoridad judicial 
competente
Dentro de los 3 días 
siguientes a la pérdida, 
extravío o hurto del 
bien
2
SOLICITUD DE REPOSICIÓN DEL BIEN PERDIDO
Elaborar y firmar oficio para la solicitud de reposición del bien perdido, ante la compañía de vigilancia o ante el
corredor de seguros, según sea el caso, anexando los siguientes documentos: 
• Informe detallado remitido por el servidor público o contratista responsable del bien.
• Copia de la factura de adquisición.
• Comprobante de ingreso al almacén.
• Demás documentos requeridos por el corredor de seguros o compañía aseguradora.
 Coordinadora del Grupo 
Interno de Trabajo de Apoyo 
Logístico y Documental
oficio
Dentro de los 5 días 
siguientes al recibo de 
los documentos 
relacionados en el 
anterior paso
3
ENVÍAR MEMORANDO A LA SECRETARÍA GENERAL
Elaborar y firmar el memorando dirigido a la Secretaría General para que se adelante la respectiva investigación
disciplinaria, por el extravío o hurto del bien, con copia al Almacenista de Colciencias, al (a la) Director(a)
Administrativo(a) y Financiero(a), y al supervisor del contrato en el evento de que se trate de un contratista
responsable del bien. para lo de su competencia.
 Coordinadora del Grupo 
Interno de Trabajo de Apoyo 
Logístico y Documental
Memorando
Dentro de los 5 días 
siguientes al recibo de 
los documentos 
relacionados en el 
anterior paso
BIENES DADOS DE BAJA POR PÉRDIDA, EXTRAVÍO O HURTO
Firmar el acta del 
comité técnico de 
inventario
Elaborar la 
resolución de 
baja de bienes 
Numerar y fechar la 
resolución de baja de 
bienes 
Descargar bienes 
del sistema 
Solicitar 
adelantar el 
respectivo 
procedimiento 
contractual
FIN
INICIO
Comunicar 
perdida del bien
Solicitar la 
reposición del 
bien perdido
Enviar 
memorando a la 
secretaría 
general
Acoger
recomendación 
del comité 
SI
NO
Suscribir
resolución de 
baja de bienes
SI
NO
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INVENTARIOS CODIGO: A103PR02
VERSIÓN: 07
N°
DESCRIPCIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO 
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
RESPONSABLE REGISTROS TIEMPOS DIAGRAMA DE BLOQUES
4
REGISTRAR SALIDA DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
Con base en los documentos recibidos, elaborar un Comprobante de Salida de Inventario y un Egreso por
Responsabilidad en Proceso.
Almacenista Comprobante 2 días
5
CREAR RESPONSABILIDAD A CARGO DEL FUNCIONARIO
Con base en el memorando enviado por el Coordinador(a) del Grupo Interno de Trabajo de Apoyo Logístico y
Documental, se carga en la cuenta de responsabilidad en proceso en contra del funcionario que tenía bajo su
responsabilidad el bien de que se trate. En caso de establecerse administrativamente responsabilidades por,
faltantes, o cualquier otro concepto, y el funcionario las acepte, deberá resarcir el daño causado cancelando el
valor monetario que resulte legalmente a su cargo, sin perjuicio de las acciones jurídicas pertinentes.
Almacenista WebSafi 2 días
6
REPOSICIÓN DEL BIEN
7.1. Cuando el bien se haya extraviado, perdido o hurtado en o de las instalaciones de Colciencias en hechos que
comprometan la responsabilidad de la compañía de vigilancia, esta empresa deberá responder por el mismo y
efectuar su reposición, por uno de iguales o mejores características.
7.2. Cuando el bien se haya extraviado, perdido o hurtado en o de las instalaciones de Colciencias o fuera de
ella, en hechos que comprometan la responsabilidad de servidores públicos, contratistas o terceros a quienes se
les permitió el uso de bienes de propiedad de Colciencias, serán los servidores públicos o contratistas
involucrados quienes deberán responder por el mismo y efectuar su reposición, por uno de iguales o mejores
características.
7.3. Cuando la compañía de vigilancia y seguridad privada o la aseguradora haya efectuado la reposición del
bienes por uno de iguales o mejores características, el(la) Almacenista de la entidad lo ingresará al inventario de
la Entidad y fijará la respectiva plaqueta.
7.4. Cuando el servidor público o contratista manifieste interés de efectuar la reposición de bien(es) por uno de
iguales o mejores características, informará de ello a la Secretaría Técnica del comité Técnico de Inventario y
Baja de Bienes, quien citará al Comité para que recomiende al Ordenador del Gasto su alta en el inventario de la 
7.1. Compañía de vigilancia 
y seguridad privada.
7.2. Servidor público o 
contratista
7.3. Almacenista
7.4. Secretaría Técnica del 
Comité previo recibo de la 
solicitud de la persona 
involucrada
NA
Según los tiempos 
externos
8
RECIBIR BIEN POR RESTITUCIÓN
i Recibe el elemento, la factura correspondiente y procede a ingresarlos en el sistema establecido.
Para el caso de equipos de cómputo y sus accesorios así como componente tecnológico, se requerirá de
concepto previo por parte de la OTIC
Almacenista NA 2 días
9
SOLICITUD DE INCLUSION DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN LA RESPECTIVA PÓLIZA
Solicitar mediante correo electrónico dirigido al Profesional Especializado del Grupo de Apoyo Logístico y 
Documental, la inclusión de elementos devolutivos en el programa de seguros de la Entidad.
la solicitud se debe realizar a mas tardar el ultimo día hábil de cada mes, anexando los documentos que soportan 
el Comprobante de entrada inventario.
Almacenista Correo electrónico
Dentro de los 5 
primeros días de cada 
mes
10
COTIZACIÓN A PRORRATA 
Solicitar, mediante correo electrónico, al corredor de seguros de la Entidad, la solicitud de cotización a prorrata de 
los elementos devolutivos informados por el almacén en el programa de seguros de la Entidad.
 Coordinadora del Grupo 
Interno de Trabajo de Apoyo 
Logístico y Documental
Correo electrónico 5 días
11
ADICIÓN DEL CONTRATO DE SEGURO
Solicitar al Grupo Interno de Trabajo de Apoyo Financiero y Presupuestal la adición del Certificado de 
Disponibilidad Presupuestal del contrato de seguros, e informar al supervisor para que continúe con tramite de 
adición del contrato.
Director(a) Administrativo(a) 
y Financiero(a)
Memorando 2 días 
1
CRONOGRAMA DE INVENTARIO
 Presentar la planeación para la elaboración del inventario:
*Propuesta del cronograma de actividades para el inventario.
*Proponer el personal que realizara el inventario. 
*Comunicar las herramientas y equipos a emplear para la toma del inventario.
 Coordinadora del Grupo 
Interno de Trabajo de Apoyo 
Logístico y Documental
Documento de plan de 
trabajo
Minimo una vez al año
2
APROBACIÓN DE CRONOGRAMA DE INVENTARIO
Autorizar el plan de trabajo presentado para la elaboración del inventario 
Director Administrativo y 
Financiero
Documento de plan de 
de trabajo aprobado
Minimo una vez al año
3
COMUNICAR LA TOMA DE INVENTARIOS PERSONALIZADOS
Comunicar mediante correo electrónico a los servidores publicos y contratistas, la toma de inventarios
personalizados.
Director Administrativo y 
Financiero
Correo electronico Minimo una vez al año
4
GENERAR LISTADO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
Generar listado de los elementos devolutivos por servidores publicos y contratistas , remitirlo a cada
dependencia, con el fin que estos tengan conocimiento de los bienes objeto de revisión.
Almacenista Listado web safi
Según cronograma de 
actividades aprobado 
TOMA FISICA DE INVENTARIO 
Registrar salida 
del bien 
Crear 
responsabilidad 
a cargo del 
funcionario
Reponer el bien
Adicionar el 
programa de 
seguros en el 
valor requerido 
por la inclusión.
Solicitar la 
inclusión del bien 
en el plan de 
seguros de la 
entidad
Solicitar la 
cotización a 
prorrata
FIN
Aprobar 
técnicamente el 
bien recibido
NO
SI
Comunicar 
la toma del 
inventarioGenerar el 
listado de 
elementos 
INICIO
Planear el 
inventario
Autorizar el plan de 
trabajo para 
desarrollar el 
NO
SI
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INVENTARIOS CODIGO: A103PR02
VERSIÓN: 07
N°
DESCRIPCIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO 
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
RESPONSABLE REGISTROS TIEMPOS DIAGRAMA DE BLOQUES
5
REALIZAR EL CONTEO DE BIENES O ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
Realizar el conteo de los bienes devolutivos por servidores publicos y contratista, suministrando descripción y
numero de placa conteida en los bienes contados.
Almacenista y equipo 
propuesto
Planilla de inventario
Según cronograma de 
actividades aprobado 
6
VERIFICAR EL INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS
i Verificar que la descripción del elemento y el número de placa de inventario concidan con los datos de los
elementos que le fueron entregados para su uso.
Si se presentan inconsistencias se realizan las respectivas correcciones y se vuelve a imprimir en original y copia. 
Almacenista y equipo 
propuessto
Planilla de inventario Conforme cronograma
7
CONCILIACIÓN DE INVENTARIO
Elaboracion de ajustes necesarios para la actualizacion del inventario.
Almacenista y equipo 
propuessto
Planilla de inventario Conforme cronograma
8
FIRMAR INVENTARIO ACTUALIZADO
Revisar y firmar el inventario actualizado para cada servidor publico y contratista, acorde a la informacion
levantada y a los ajustes realizados
 Servidor público o 
contratista responsable del 
bien o elemento
Inventario individual Conforme cronograma
8
ACTUALIZAR INFORMACION DEL INVENTARIO
Entregar informe final de los inventarios de la entidad actualizados al Profesional Especializado 
del Grupo Apoyo Logístico y Documental DAF, para su debido tramite 
Remitir el inventario y los soportes del mismo a gestión documental.
Almacenista
Memorando
Inventario de bienes 
personalizados firmado 
Realizar el 
conteo de 
elementos
Firmar el 
inventario
actualizado
Actualizar 
información 
del inventario
FIN
Verificar el 
inventario de 
bienes 
NO
SI
Firmar el 
inventario
actualizado
Una vez impreso este documento se considerará una 
COPIA NO CONTROLADA. 
Vigente a partir de su liberación en GINA
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Fecha Numerales
2010-10 Todos
06/10/2012
1
4
5
6
7
8
30/05/2014 Todos
25/05/2015 Todos
27/05/2015
20/08/2015
3.3.
5.
6.1.2
6.1.4
6.3.1. 
6.3.5-3
6.1.1-8
6.3.1-5
29/03/2017 Todos
29/11/2017 Todos
V Revisó Aprobó
Nombre: Nombre: 
Maribel Robayo Ladino
Carolina Iguaran Peña
Leydi Bibiana Patiño
Yolanda Acevedo Rojas
Cargo Cargo
Profesional Especializado Código 
2028 – Grado 19 / Contratista / 
Contratista
Directora Administrativa y Financiera 
7. CONTROL DE CAMBIOS
Cargo
Contratista Grupo de Apoyo Logístico y Documental
Elkin Mauricio Vergara Gutierrez
Se emite por primera vez este documento 
Descripción de la modificación
Elaboró
Nombre: 
Versión
0
7
1
Se ajusta el objetivo.
Se revisan las definiciones.
Se actualizan los documentos de referencia.
Se actualiza el diagrama de flujo.
Se actualizan las actividades, responsables y se incluyen tiempos.
Se actualizan los puntos de control.
5
Obligación de reportar acciones al comité de archivos.
Inclusión nuevo decreto de contratación.
Inclusión herramienta Cruz Amarilla.
 Ingreso de bienes al almacén: que los contratos estén perfeccionados y legalizados. 
 Cambio de responsable de Logística pasa a Sistemas.
 Inclusión de avalúo.
Se amplía el término a 30 días.
Se amplía el término a 30 días.
7
Se eliminaron los capítulos de :
Adquisición de Bienes Inmuebles, Mejoras de Bienes Inmuebles, Venta de Inmuebles, Cableado
Estructurado, Asignación de Bienes Devolutivos al Servicio, Traslado de Bienes y Reintegros de Bienes
Devolutivos al Almacén General, Inventario de Bienes Devolutivos en Servicio.
Se actualizaron los capítulos de:
Ingreso de Bienes al Almacén, Baja de Bienes y Bienes Dados de Baja por Pérdida.
Se incluyeron los capítulos de:
Salida de Bienes de Consumo Controlado, Salida de Bienes Devolutivos, Salida de Bienes Devolutivos
(Equipos de Cómputo y Comunicación), Traslado de Bienes Devolutivos (Equipos de Cómputo y
Comunicación), Reingreso de Bienes Devolutivos (Equipos de Cómputo y Comunicación), Baja de Bienes
Cuyo Estado es Inservible, Obsoleto o Vencido, Toma Física de Inventario.
Se incluyeron los formatos de:
Formato Ingreso de Bienes o Elementos al Almacén.
Formato Traslado de equipos de Computo o Comunicación.
Formato de Solicitud de Reingreso al Almacen.
6
Actualización al nuevo formato. 
Se le cambio el titulo al procedimiento 
Se actualizo el nombre de la dependencia responsable.
Se cambió la responsabilidad en proceso de secretaria general a la profesional especializada del grupo
apoyo logístico y documental DAF.
Se actualizo el manejo de la póliza.
Se modifica la venta o subasta de bienes inmuebles.
Se modifica el formato de Solicitud de Elementos.
Se actualiza el proceso de asignación de bienes. 
2 Se rediseña el SGC
3
Se cambia el nombre del procedimiento de administración de bienes de almacén a administración de
recursos físicos.
Se ajusta el objetivo general.
Se crean los objetivos específicos.
Se actualiza el alcance.
Se ajusta disposiciones generales
Se revisan las definiciones.
Se adoptan los principios de la administración de recursos físicos del Departamento.
Se actualizan los documentos de referencia.
Se crean nuevos procedimientos para la administración de recursos físicos del Departamento.
Se actualizan las actividades, responsables y se incluyen tiempos de cada procedimiento.
Se crean y actualizan los diagramas de flujo.
Se actualizan los puntos de control.
4
Se cambia la versión por inconvenientes en el cargue en GINA.
Se corrige para que coincida con la versión generada en el sistema.